2.1 .Khái quát về Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam
2.2. Thực trạng tài liệu lƣu trữ tại Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam
Từ năm 2016, Ngân hàng Nhà nƣớc đã chính thức sử dụng Hệ thống thông tin quản lý văn bản và điều hành trong hoạt động của cơ quan. Từ thời
điểm đƣa vào sử dụng đã hình thành hai loại TLLT điện tử: Văn bản điện tử và Tài liệu số hóa từ các vật mang tin khác; đồng thời bắt đầu hình thành phƣơng thức lƣu trữ mới trên môi trƣờng điện tử.
+ Về văn bản điện tử: Văn bản điện tử tại NHNN Việt Nam bao gồm
văn bản đến và văn bản đi. Trung bình hàng năm, Ngân hàng hình thành trên 15.000 văn bản điện tử đến và 20.000 văn bản điện tử đi với tổng số hàng ngàn GB dữ liệu lƣu trữ. Quy trình quản lý văn bản điện tử tại NHNN đƣợc thực hiện trên phần mềm hệ thống quản lý và đƣợc diễn ra nhƣ sau:
Sơ đồ 2.2. Quy trình quản lý văn bản điện tử đi của Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam
Sơ đồ 2.3. Quy trình quản lý văn bản điện tử đến của Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam
+ Về tài liệu đƣợc số hóa từ vật mang tin khác: Ngân hàng Nhà nƣớc
Việt Nam đƣa ra Kế hoạch cải cách hành chính giai đoạn 2021-2025, trong đó NHNN hƣớng tới số hóa 100% kết các tài liệu đang cịn hiệu lực và có giá trị sử dụng thuộc thẩm quyền giải quyết của Ngân hàng Nhà nƣớc. Tính từ thời điểm triển kế hoạch cho tới nay, Ngân hàng Nhà nƣớc đã số hóa đƣợc khoảng 400 mét giá TLLT theo quy định và mục tiêu kế hoạch.
Tài liệu lƣu trữ của Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam đƣợc hình thành từ những năm 1951 kể từ khi Chủ tịch Hồ Chí Minh ký sắc lệnh số 15/SL thành lập Ngân hàng Quốc gia Việt Nam. Khối tài liệu có thời gian từ những năm 1951 đến năm 1994 tình trạng vật lý kém do chất lƣợng giấy thấp, đánh máy chữ ốp-ty-ma, chữ mờ, tài liệu hƣ hỏng tự nhiên. Khối tài liệu hình thành từ năm 1995 trở lại đây có tình trạng vật lý tốt hơn do chất lƣợng giấy, mực in và điều kiện bảo quản đã đƣợc cải thiện.
Tại các đơn vị trực thuộc Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam, công tác bảo quản tài liệu từng bƣớc đƣợc cải thiện do đƣợc trang bị đầy đủ tủ đựng và hộp, cặp đựng hồ sơ. Hầu hết tài liệu đƣợc lập hồ sơ bảo quản tại các phòng
ban để phục vụ nhu cầu sử dụng hằng ngày. Theo số liệu thống kê đến cuối năm 2020, tổng khối lƣợng tài liệu tại kho lƣu trữ Ngân hàng Nhà nƣớc Trung ƣơng gần 10.000 mét giá. Các tài liệu đến năm 2021 đều đã đƣợc chỉnh lý theo đúng quy định của Cục Văn thƣ lƣu trữ.
2.3. Tình hình quản lý tài liệu lƣu trữ điện tử tại Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam