2.1 .Khái quát về Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam
3.1. Nhận xét về thực trạng quản lý tài liệu lƣu trữ điện tử tại Ngân
hàng Nhà nƣớc Việt Nam
3.1.1. Ưu điểm
Đối với Phần mềm quản lý văn bản và điều hành của Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam:
+ Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam đã xây dựng, triển khai hoạt động lƣu trữ trên Phần mềm theo quy định và đáp ứng đƣợc các yêu cầu chung: hiện đại, đƣợc cài đặt đáp ứng các yêu cầu nghiêm ngặt đảm bảo sự bảo mật.
+ Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam thƣờng xuyên nâng cấp chất lƣợng Phần mềm, cập nhật chƣơng trình, các giải pháp đảm bảo an tồn thơng tin, các giải pháp kỹ thuật phục vụ hoạt động lƣu trữ đạt hiệu quả cao.
+ Triển khai dịch vụ chữ ký số trên Phần mềm quản lý văn bản và điều hành của Ngân hàng Nhà nƣớc.
Đối với hoạt động số hóa TLLT:
+ Ngân hàng luôn đƣợc Nhà nƣớc cấp kinh phí để phục vụ cho việc mua sắm các trang thiết bị, áp dụng công nghệ thơng tin để phục vụ cơng tác số hóa TLLT, hệ thống cơ sở hạ tầng và trang thiết bị phục vụ cơng tác số hóa TLLT tại Ngân hàng đang dần đƣợc hoàn thiện và đáp ứng theo quy định và đƣợc trang bị tƣơng đối tốt.
+ Ban Lãnh đạo của Ngân hàng đã có sự nhận thức đúng đắn về vai trị, tầm quan trọng của cơng tác số hóa TLLT. Vì vậy Ngân hàng đã có những kế hoạch, đề án, dự án trong việc tiếp tục số hóa TLLT.
+ Cán bộ thực hiện cơng tác số hóa TLLT đều có trình độ chun mơn cao, thành thạo tin học văn phịng, đồng thời có nhận thức đúng đắn về vai trị và tầm quan trọng của cơng tác số hóa tài liệu lƣu trữ .
Đối với công tác thu thập tài liệu lƣu trữ điện tử:
+ Lƣu trữ NHNN có tinh thần trách nhiệm cao, thực hiện nghiệp thu thập tài liệu lƣu trữ điện tử theo quy trình;
+ Các đơn vị và cá nhân giao nộp tài liệu, hồ sơ đầy đủ;
+ Dạng thức và cấu trúc đƣợc Lƣu trữ cơ quan và các đơn vị thống nhất, đảm bảo thời gian và địa điểm chuyển giao tài liệu chính xác và không làm chậm tiến độ công việc.
Đối với công tác bảo quản tài liệu lƣu trữ điện tử:
+ NHNN Việt Nam đã xây dựng kho lƣu trữ điện tử đáp ứng đƣợc các nhu cầu cơ bản phù hợp với quy định của pháp luật và sự tiên tiến của CNTT.
+ Quy trình bảo quản TLLT điện tử đƣợc thực hiện một cách nghiêm túc, đáp ứng quy định của Nhà nƣớc.
Đối với công tác khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ điện tử:
+ Các trang thiết bị phục vụ độc giả đƣợc đầu tƣ, kiểm tra và bảo dƣỡng thƣờng xuyên.
+ Các ấn phẩm điện tử của NHNN Việt Nam đƣợc công bố khá đa dạng, giúp độc giả tiếp cận với TLLT một cách triệt để.
3.1.2. Hạn chế
Đối với cơng tác số hóa TLLT:
+ Tài liệu của Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam chủ yếu là từ sau năm 1951, qua thời gian chiến tranh, điều kiện bảo quản khơng đƣợc tốt nên tình trạng vật lý rất kém, dính bết, cong mép tài liệu cho nên gây khó khăn cho việc số hóa. Khơng dùng máy qt cuốn hiện đại đƣợc mà phải dùng máy quét thủ công truyền thống năng suất ảnh quét thấp.
+ Khối lƣợng tài liệu đã tu bổ chƣa đƣợc nhiều nên tình trạng vật lý kém, vì vậy, trƣớc khi quét đều phải đƣợc bồi nền mới quét đƣợc điều này làm ảnh hƣởng đến công tác quét ảnh.
+ NHNN Việt Nam chƣa có quy định cụ thể về xác định giá trị TLLT điện tử nên cơng tác này cịn gặp khó khăn.
+ Các TLLT điện tử không đƣợc tiêu hủy theo quy định nên sau khi scan, toàn bộ tài liệu đƣợc lƣu giữ lại trên máy tính, làm giảm khả năng hoạt động của Hệ thống.
Đối với công tác bảo quản TLLT điện tử:
+ Tuy NHNN Việt Nam đã xây dựng kho lƣu trữ điện tử nhƣng kho chƣa đáp ứng đƣợc những yêu cầu về phần mềm nên cịn khó khăn khi áp dụng vào nghiệp vụ này.
+ Việc bảo quản TLLT điện tử chƣa thực sự đƣợc ban lãnh đạo NHNN Việt Nam chú trọng.
Đối với công tác khai thác, sử dụng TLLT điện tử
+ NHNN Việt Nam chƣa xây dựng phòng đọc trực tuyến cho độc giả đến khai thác tài liệu.
+ Việc cung cấp bản sao và bản chứng thực TLLT điện tử chƣa đƣợc thực hiện nên chƣa đáp ứng đƣợc nhu cầu của độc giả.
3.1.3. Nguyên nhân
Việc trang bị phƣơng tiện kỹ thuật quản lý văn bản trên hệ thống phần mềm điện tử còn hạn chế: Máy scan, máy fax, máy photocopy đã sử dụng lâu với tần suất hoạt động thƣờng xuyên nên thƣờng xuyên bị hƣ hỏng, trong khi các khâu nghiệp vụ đều cần sử dụng đến.
Năng lực, khả năng nắm bắt về ứng dụng công nghệ của một số cán bộ cơng chức cịn hạn chế nên chỉ cần một sự cố lỗi nhỏ về hệ thống mạng máy tính cũng dẫn đến sự đình trệ trong việc quản lý và giải quyết văn bản.