Nâng cao hiệu quả công tác quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại ủy ban nhân dân quận tây hồ thành phố hà nội

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA VĂN THƯ - LƯU TRỮ KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ, THÀNH PHỐ HÀ NỘI Khóa luận tốt nghiệp ngành : LƯU TRỮ HỌC Người hướng dẫn : THS NGUYỄN NGỌC LINH Sinh viên thực : ĐOÀN THỊ VY Mã số sinh viên : 1405LTHC069 Khóa : 2014-2018 Lớp : ĐH LTH 14C HÀ NỘI - 2018 LỜI CAM ĐOAN Lần tiếp xúc sâu nghiên cứu kỹ vấn đề rộng khó, tác giả khơng tránh khỏi bỡ ngỡ thiếu sót Với trình độ có hạn, tác giả chưa trang bị cách đầy đủ toàn diện kiến thức chuyên ngành Văn thư Lưu trữ Do vậy, thời gian làm khóa luận, tác giả phải sử dụng nhiều tài liệu tham khảo khác Tuy nhiên, tài liệu sử dụng mức độ tham khảo với mục đích nâng cao nhận biết mở rộng vấn đề có liên quan đến đề tài nghiên cứu Những số liệu Khóa luận phục vụ cho việc phân tích, nhận xét, đánh giá tác giả thu thập từ nguồn khác có ghi rõ phần tài liệu tham khảo Ngồi ra, cịn sử dụng số nhận xét, đánh số liệu quan tổ chức khác có trích dẫn thích nguồn gốc Mọi ý kiến, khái niệm khơng phải tác giả trích dẫn nêu rõ nguồn Nếu phát có gian lận tác giả xin hoàn toàn chịu trách nhiệm nội dung đề tài LỜI CẢM ƠN Em xin chân thành cảm ơn cô giáo Th.s Nguyễn Ngọc Linh, người tận tình hướng dẫn, giúp đỡ em suốt q trình thực hồn thành khóa luận Em xin gửi lời cảm ơn đến thầy cô khoa Văn thư Lưu trữ trường Đại học Nội vụ Hà Nội tận tình bảo, dạy dỗ em suốt năm học tập Trường Em xin gửi lời cảm ơn tới Ban lãnh đạo anh chị công tác UBND quận Tây Hồ giúp đỡ em nhiều q trình thực tập hồn thành Khóa luận Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, tháng năm 2018 Sinh viên Đoàn Thị Vy DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT Chữ viết đầy đủ Chữ viết tắt Cơ sở liệu CSDL Công nghệ thông tin CNTT Hội đồng nhân dân HĐND Tài liệu lưu trữ TLLT Ủy ban nhân dân UBND Xác định giá trị tài liệu XĐGTTL MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT PHẦN MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Lịch sử nghiên cứu đề tài Mục tiêu nghiên cứu 4 Đối tượng phạm vi nghiên cứu Nhiệm vụ nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Bố cục đề tài CHƯƠNG 1: CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ TLLT ĐIỆN TỬ 1.1 Cơ sở lý luận 1.1.1 Các khái niệm công tác quản lý TLLT điện tử 1.1.1.1 Tài liệu lưu trữ 1.1.1.2 Tài liệu điện tử 1.1.1.3 Tài liệu lưu trữ điện tử 1.1.2 Yêu cầu quản lý TLLT điện tử 1.1.2.1 Yêu cầu thông tin, CSDL 1.1.2.2 Yêu cầu đội ngũ nhân 15 1.1.2.3 Yêu cầu sở vật chất 15 1.1.3 Vai trò tài liệu điện tử 16 1.1.3.1 Tài liệu điện tử giúp hoạt động quản lý cơng tác hành trở nên nhanh chóng, dễ dàng tiết kiệm 17 1.1.3.2 Lưu trữ tài liệu điện tử giảm thiểu phần lớn không gian kho tàng so với tài liệu giấy 19 1.1.3.3 TLLT điện tử giúp quan bắt kịp với phát triển khoa học công nghệ đại 19 1.2 Cơ sở pháp lý 20 1.3 Cơ sở thực tiễn công tác quản lý TLLT điện tử UBND quận Tây Hồ 23 1.3.1 Lịch sử hình thành phát triển 23 1.3.2 Vị trí chức 24 1.3.3 Nhiệm vụ quyền hạn 25 1.3.4 Cơ cấu tổ chức 26 1.3.5 Đặc điểm TLLT UBND quận Tây Hồ 28 1.3.5.1 Thành phần TLLT 28 1.3.5.2 Loại hình TLLT UBND quận Tây Hồ 30 1.3.5.3 Nội dung tài liệu lưu trữ UBND quận Tây Hồ 31 1.3.5.4 Tình trạng tài liệu 31 Tiểu kết chương 1: 32 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG QUẢN LÝ TLLT ĐIỆN TỬ TẠI UBND QUẬN TÂY HỒ 33 2.1 Hoạt động quản lý TLLT điện tử 33 2.1.1 Các văn quy định công tác quản lý TLLT điện tử UBND quận Tây Hồ 33 2.1.2 Tình hình tổ chức nhận thực cơng tác quản lý TLLT điện tử UBND quận Tây Hồ 33 2.1.3 Tình hình tài liệu số hóa 34 2.1.3.1 Khối lượng tài liệu số hóa 34 2.1.3.2 Thành phần nội dung tài liệu số hóa 35 2.1.3.3 Tình trạng tài liệu số hóa 35 2.1.3.4 Quy trình thực số hóa 36 2.2 Hoạt động nghiệp vụ TLLT điện tử 38 2.2.1 Công tác thu thập TLLT 38 2.2.2 Công tác xác định giá trị TLLT điện tử 39 2.2.1.1 Các nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn xác định giá trị TLLT điện tử 40 2.2.1.2 Thực trạng việc xác định giá trị TLLT điện tử UBND quận 42 2.2.2 Công tác bảo quản TLLT điện tử 43 2.2.3 Công tác tổ chức khai thác sử dụng TLLT điện tử 45 2.3 Nhận xét 50 2.3.1 Ưu điểm 50 2.3.2 Hạn chế 51 2.3.3 Nguyên nhân 52 * Tiểu kết chương 2: 53 CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ TLLT ĐIỆN TỬ TẠI UBND QUẬN TÂY HỒ 54 3.1 Hoàn thiện hệ thống văn hướng dẫn thực việc quản lý TLLT điện tử 54 3.2 Đẩy mạnh hoạt động nghiệp vụ lưu trữ TLLT điện tử 55 3.2.1 Công tác tạo lập TLLT điện tử 55 3.2.2 Về công tác XĐGTTL 56 3.2.3 Về công tác thu thập bảo quản TLLT điện tử 57 3.2.4 Công tác khai thác sử dụng TLLT điện tử 59 3.3 Nâng cao chất lượng đội ngũ cán 60 3.4 Tăng cường tra, kiểm tra việc quản lý TLLT điện tử 62 3.5 Tăng cường trang thiết bị phục vụ công tác quản lý TLLT điện tử 64 3.6 Ứng dụng CNTT, bắt kịp xu hướng đại 66 3.7 Tham khảo kinh nghiệm quản lý TLĐT số nước giới67 Tiểu kết chương 3: 70 PHẦN KẾT LUẬN 71 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Cùng với phát triển mạnh mẽ khoa học công nghệ, bùng nổ nguồn lực thông tin, kỷ nguyên kinh tế trí thức Trong kinh tế trí thức, thông tin trở thành lực lượng sản xuất hàng đầu, định phát triển xã hội Cùng với phát triển cơng nghệ điện tử len lỏi vào lĩnh vực sống xã hội Thông tin điện tử trở thành nguồn tài nguyên quý giá phục vụ cho hoạt động quản lý nhu cầu đời sống xã hội Tại số quốc gia vận hành “chính phủ điện tử” tích cực định hướng cơng dân tới cách tiếp cận với hệ thống quyền theo phương thức Hiện thuật ngữ “tài liệu điện tử” hay “CSDL”, “số hóa tài liệu” khơng cịn xa lạ với nhiều người nữa, đặc biệt cán lưu trữ quan tổ chức Những tiện ích mà tài liệu điện tử mang lại đem đến thành tích tốt công việc Trong hàng loạt quan, tổ chức đại, thư tín, văn bản, giao dịch điện tử xuất đồng thời có tín hiệu thay dần thư tín, văn bản, giao dịch giấy Khác với tài liệu truyền thống - thông tin ghi giấy người cầm đọc trực tiếp, hoàn cảnh tài liệu điện tử, thơng tin ghi đĩa cứng, đĩa mềm, băng từ, đĩa CD, đĩa DVD, thiết bị lưu trữ khác khai thác, sử dụng thơng qua máy tính có chứa phần mềm tương thích Có thể nói, tài liệu điện tử sản sinh với khối lượng lớn, vấn đề nghiệp vụ văn thư, lưu trữ vấn đề quản lý TLLT điện tử hội thách thức người làm công tác lưu trữ, đòi hỏi phải đầu tư nghiên cứu sâu rộng Với lợi ích thiết thực mà TLLT điện tử mang lại, UBND quận Tây Hồ tiến hành thực áp dụng quan quản lý TLLT điện tử nhiên kết thu cịn hạn chế Trong đó, việc quản lý cung cấp thơng tin TLLT điện tử cịn chứa đựng rủi ro như: sở liệu bị xóa, thơng tin bị chỉnh sửa,… Chính cần thiết kế hệ thống lưu giữ tránh tình trạng xâm nhập trái phép, thực chế độ quản lý tài liệu điện tử phận tổng thể hồ sơ tài liệu, thông tin quan; cần có khn khổ chiến lược tài liệu lưu trữ điện tử Hơn việc ban hành văn quản lý TLLT điện tử UBND quận Tây Hồ nói riêng quan quản lý Nhà nước nói chung cịn gặp nhiều khó khăn, chưa có văn quy định cụ thể Để có nhìn đắn tài liệu điện tử, đồng thời làm tốt công tác quản lý loại hình TLLT điện tử UBND quận Tây Hồ cần đề giải pháp để khắc phục hạn chế Điều khơng góp phần tối ưu hố thành phần Phơng Lưu trữ Quốc gia Việt Nam mà cịn góp phần vào nghiệp bảo tồn di sản văn hoá dân tộc, di sản văn hố nhân loại thời đại Chính lý nên tác giả lựa chọn vấn đề “Nâng cao hiệu công tác quản lý TLLT điện tử UBND quận Tây Hồ, Thành phố Hà Nội” làm đề tài nghiên cứu Khóa luận cho Lịch sử nghiên cứu đề tài Nghiên cứu TLLT điện tử tiến hành nhiều góc độ, lý luận thực tiễn Thứ nhất, góc độ lý luận, có giáo trình “Lý luận thực tiễn công tác lưu trữ” Cuốn giáo trình cung cấp kiến thức nghiệp vụ lưu trữ tài liệu lưu trữ Bên cạnh sách chuyên khảo như: “Tài liệu điện tử quản lý” (Nguyễn Cảnh Đương - dịch), “Quản lý tài liệu điện tử” – tài liệu hướng dẫn Lưu trữ Quốc gia Mỹ, “Cải tiến công tác quản lý tài liệu điện tử” (Bộ Quốc Phòng úc - sách dịch); Cuốn sách “Tin học đổi quản lý công tác văn thư, lưu trữ” Tiến sĩ Dương Văn Khảm, Nhà Xuất trị quốc gia xuất Hà Nội, năm 1994 Nội dung sách chủ yếu đề cập đến vai trị cơng nghệ thơng tin việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư, lưu trữ mà quản lý văn nội dung nhỏ sách Thứ hai cơng trình nghiên cứu khoa học, báo cáo tham gia hội nghị, hội thảo liên quan tới tài liệu điện tử Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước - Các báo cáo Hội nghị khoa học Cục Lưu trữ Nhà nước “Kỷ yếu Hội nghị khoa học lưu trữ tài liệu điện tử, Hà Nội, tháng 12-1998”; “Kỷ yếu hội nghị SARBICA xác định giá trị bảo quản tài liệu điện tử” năm 2004 - Đề tài khoa học cấp ban đảng Vũ Hồng Mây: “Nghiên cứu, xây dựng quy trình quản lý, xử lý tài liệu điện tử công tác văn thư ban tham mưu, giúp việc cấp ủy từ Trung ương đến cấp tỉnh” năm 2010; - Đề tài cấp Bộ TS Lưu Kiếm Thanh “Quản lý văn điện tử quan nhà nước nay” năm 2008; Đề tài khoa học cấp ngành Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước: “Nghiên cứu ứng dụng tin học việc phân loại, quản lý tài liệu từ văn thư vào lưu trữ” thạc sỹ Lê Văn Năng chủ trì Nội dung đề tài chủ yếu tập trung vào việc giải vấn đề mặt kỹ thuật tin học hoạt động theo chế độ cục bộ; Thứ ba, nghiên cứu tài liệu điện tử nhận nhiều quan tâm, điều thể qua viết đăng tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam viết tác giả Cam Anh Tuấn: “Áp dụng tiêu chuẩn ISO công tác văn thư - số kinh nghiệm thực tiễn”, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 6, 2009; Dương Mạnh Hùng: “Trao đổi lập hồ sơ điện tử”, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 6, 2008; Lê Thị Mùi: “Bàn phương pháp bảo vệ sở liệu chiến lược bảo quản tài liệu điện tử”, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 5, 2007… Ngoài tác giả tham khảo, tiếp cận nguồn thông tin internet (các ebook, báo điện tử, website lưu trữ Việt Nam vẽ, báo khổ lớn… • Máy scan Microfilm ScanPro 2000 chuyển dạng microfilm microfiche • Máy scan dạng phẳng (flatbed) khổ A3 (EPSON XL10000) - Xây dựng Hệ thống Mượn – trả tự động bao gồm: • 02 trạm tự phục vụ • 02 Hệ thống an ninh, an tồn tài liệu • Hệ thống kiểm kê tài liệu • Trạm lập trình 3.6 Ứng dụng CNTT, bắt kịp xu hướng đại CNTT ứng dụng tất lĩnh vực đời sống xã hội đem lại hiệu cao Việc ứng dụng CNTT cơng tác lưu trữ nói chung với tài liệu điện tử nói riêng nhu cầu mang tính khách quan, hỗ trợ đắc lực cho khâu nghiệp vụ công tác lưu trữ từ thủ cơng sang tự động hố, góp phần giải cách nhanh khâu chuyển giao lưu văn bản, hồ sơ, khai thác sử dụng tài liệu thể tính khoa học, tính đại giải công việc Ứng dụng CNTT vào công tác lưu trữ vấn đề Đảng Nhà nước ta quan tâm, lĩnh vực mang tính thời đại góp phần khơng nhỏ vào trình hoạt động quan, đơn vị Trong Kế hoạch số 225/KH-UBND UBND TP Hà Nội rõ cần nâng cao tinh thần trách nhiệm quan, tổ chức, cán bộ, công chức, viên chức việc quản lý, bảo quản văn bản, giấy tờ, tài liệu lưu trữ, đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ cải cách hành chính, đại hóa hành chính, phục vụ cơng tác điều hành, nghiên cứu, phát huy giá trị tài liệu lưu trữ Tại UBND quận Tây Hồ năm qua đẩy mạnh ứng dụng CNTT công tác quản lý văn đi, văn đến trao đổi thông tin, đạt hiệu cao Đồng thời triển khai ứng dụng mạng văn phịng điện tử liên thơng để trao đổi văn bản; thực ứng dụng phần mềm 66 công tác quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ điện tử Để thực tốt việc ứng dụng CNTT giúp UBND đạt kết cao cần phải có giải pháp cụ thể sau: Để ứng dụng thành công CNTT vào công tác văn thư lưu trữ yêu cầu tổ chức, quan, đơn vị phải có giái pháp như: - Xây dựng hệ thống mạng LAN, kết nối quan sở ban ngành liên quan hệ thống đảm bảo thông suốt, kịp thời khâu ứng dụng, quản lý khai thác tài liệu, văn sử dụng trang Web quan đơn vị liên quan - Phối hợp quan chức cài đặt phần mềm quản lý văn đi, đến; hồ sơ tài liệu lưu trữ Tăng cường khâu kết nối đồng hệ thống thông tin nhằm đảm bảo xác, kịp thời, an tồn điều hành tác nghiệp - Đẩy mạnh hoạt động thông tin tuyên truyền, nâng cao nhận thức tạo lập thói quen tác nghiệp mơi trường mạng cho cán chun trách cơng đồn nói chung cán làm cơng tác kiêm nhiệm văn thư nói riêng 3.7 Tham khảo kinh nghiệm quản lý TLĐT số nước giới Xét phạm vi quốc tế với công nghệ tiên tiến, quốc gia đặc biệt coi trọng thực việc quản lý tài liệu điện tử Đối với tài liệu điện tử tài liệu lưu trữ lại có giá trị dùng làm chứng, tiêu chuẩn dẫn (đặc biệt tiêu chuẩn yêu cầu việc bảo quản tài liệu) quan trọng Ở quốc gia khác đưa tiêu chuẩn nhằm đảm bảo việc thực công tác quản lý tài liệu điện tử lưu trữ có hiệu quả, điển hình như: (Trích từ Nguồn: HVTC) - Tiêu chuẩn liên quan đến việc quản lý tài liệu “ISO 15489: Thông tin tư liệu - Quản lý tài liệu” (Information and Documentation – Records Management), tiêu chuẩn quản lý tài liệu điện tử tiếng nay, Tổ chức Tiêu chuẩn hóa quốc tế 67 (ISO) công bố năm 2001 Bên cạnh tiêu chuẩn ISO 15489, cịn có tiêu chuẩn quản lý tài liệu khác áp dụng phổ biến Tiêu chuẩn AS ISO 15489 Australia, Tiêu chuẩn BS ISO 15489 Anh v.v… - Tiêu chuẩn liên quan đến yêu cầu chức + Tiêu chuẩn DOD 5101.20 Mỹ quản lý tài liệu thức Bộ Quốc phòng Mỹ (viết tắt DOD) ban hành năm 1997, tức “Tiêu chuẩn đánh giá việc thiết kế ứng dụng phần mềm quản lý tài liệu điện tử” + Tiêu chuẩn MoReq2 Châu Âu“Yêu cầu mơ hình quản lý tài liệu điện tử” (gọi tắt MoReq) đời năm 2001, mô tả yêu cầu cụ thể việc quản lý tài liệu điện tử - Tiêu chuẩn liên quan đến siêu liệu TLLT Siêu liệu kho lưu trữ số dùng để mô tả nội dung, kết cấu TLLT số liệu đặc trưng bối cảnh, nhằm tiến hành tổ chức, quản lý, phát hiện, nhận biết, lựa chọn, định vị, khai thác, sử dụng đánh giá nguồn thông tin lưu trữ số, theo sát thay đổi TLLT trình quản lý sử dụng, hỗ trợ thực giá trị dùng làm cứ, tổng hợp tích hợp lưu trữ lâu dài nguồn thông tin lưu trữ số Những tiêu chuẩn liên quan đến siêu liệu TLLT thường thấy chủ yếu gồm: + Tiêu chuẩn ISAD (G): ISAD (G) nghĩa “Tiêu chuẩn mô tả lưu trữ quốc tế (Tổng quát chung)”, Hội đồng Lưu trữ quốc tế (ICA) ban hành năm 1993, + Tiêu chuẩn EAD: EAD tức “Mô tả TLLT mã hóa” chủ yếu dùng để mơ tả nguồn TLLT thảo, bao gồm tài liệu dạng văn bản, tài liệu điện tử, tài liệu cứng ghi chép dạng âm +Tiêu chuẩn ISAAR (CPF): ISAAR (CPF) “Văn quy phạm lưu trữ quốc tế thông tin bối cảnh pháp nhân, cá nhân gia đình” + Tiêu chuẩn ISDF: Năm 2008, ICA công bố phiên thứ ISDF, tức “Tiêu chuẩn quốc tế mô tả chức năng” 68 + Tiêu chuẩn ISDIAH: Năm 2008, ICA ban hành “Tiêu chuẩn quốc tế mô tả quan lưu trữ TLLT” - Tiêu chuẩn liên quan đến Lưu trữ số Tiêu chuẩn quan trọng dùng cho việc quy phạm hóa cơng tác lưu trữ số Mơ hình OAIS, tức Tiêu chuẩn “Mơ hình tham khảo hệ thống thông tin lưu trữ mở”, thời gian đầu phát triển Ủy ban Tư vấn Hệ thống liệu không gian (Mỹ) Thông qua tiêu chuẩn quốc gia giới, quan tổ chức Việt Nam áp dụng để thực cơng việc với biện pháp cụ thể như: - Tăng cường việc nghiên cứu khoa học tài liệu điện tử - Nhấn mạnh vào việc quản lý toàn diện, quản lý tồn q trình - Cần chi tiết hóa yêu cầu chức quản lý tài liệu điện tử - Cần xây dựng hệ thống tiêu chuẩn siêu liệu TLLT phù hợp - Nghiên cứu xây dựng kỹ thuật lưu trữ lâu dài tài liệu điện tử - Phát triển hệ thống quản lý tài liệu điện tử, không ngừng cải tiến giao diện thao tác người dùng Do việc quản lý tài liệu điện tử q trình biến hóa lâu dài, thế, phải khơng ngừng hoàn thiện giao diện thao tác người dùng theo cách thức: - Giảm thiểu siêu liệu mà người dùng phải đăng nhập tăng thêm siêu liệu mà hệ thống tự động tạo lập được; - Phương án phân loại vừa phải đơn giản hóa lại vừa phải mang tính lơgic; - Nâng cao tính tìm kiếm, đồng thời khuyến khích nhiều người dùng tích cực sử dụng hệ thống quản lý tài liệu điện tử, đề xướng thực cơng tác tự động hóa văn phịng 69 Việc thực tiêu chuẩn yêu cầu cách để nâng cao trình độ nghiệp vụ quan, giúp tăng cường lực quản lý hiệu tài ngun thơng tin, từ đó, quan thu hiệu suất hiệu ích lớn Dựa vào tình hình thực tiễn quan mình, tham khảo tiêu chuẩn có quốc gia ngành, kết hợp với đơn vị cung ứng phần mềm để tiến hành sửa đổi số tiêu chuẩn sử dụng, tiến hành tổ chức lại ưu việt hóa vài quy trình nghiệp vụ góp phần nâng cao hiệu suất hiệu quan Tiểu kết chương 3: Từ nhận xét rút trình tìm hiểu công tác quản lý TLLT điện tử, tác giả đề biện pháp, giải pháp tích cực nhằm UBND quận thực cơng tác lưu trữ nói chung tài liệu điện tử nói riêng, thúc đẩy hoạt động quan ngày lên phát triển, đạt hiệu làm việc cao tất lĩnh vực Là gương để quan cấp, cấp noi theo, học tập, đưa đất nước thêm vững mạnh 70 PHẦN KẾT LUẬN TLLT di sản văn hóa dân tộc, tài sản đặc biệt Quốc gia, TLLT chứa đựng thơng tin phong phú, có độ tin cậy cao, phản ánh cách toàn diện, trung thực mặt đời sống xã hội, có ý nghĩa to lớn công xây dựng bảo vệ tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa Ngày cách mạng khoa học kỹ thuật bùng nổ kéo theo hình thành cơng nghệ đại áp dụng quản lý Hành nhà nước, giúp cho hoạt động quan tổ chức trở nên dễ dàng, nhanh chóng Song song với việc sản sinh TLLT giấy hầu hết quan đề sử dụng máy tính phục vụ cho việc quản lý văn TLLT điện tử từ xuất Với vai trị to lớn TLLT điện tử mang lại cơng nghệ mà người thực cơng việc xác, tiết kiệm thời gian Sau 20 năm xây dựng phát triển, quận Tây Hồ đạt nhiều thành tựu to lớn, bắt nhịp với phát triển chung nước nhiều lĩnh vực kinh tế, trị, văn hóa, khoa học cơng nghệ… Tất thành ghi lại, thể đầy đủ TLLT điện tử Với việc triển khai thực công tác quản lý TLLT điện tử nêu trên, thời gian qua, UBND quậu Tây Hồ gặt hái số thành công định Điển việc quản lý văn điện tử tổ chức chặt chẽ, cập nhật công nghệ để phù hợp với công việc Có thành cơng nhờ vào đạo, quan tâm lãnh đạo cấp, đồng thời có đóng góp to lớn đội ngũ công chức, viên chức UBND quận đặc biệt người trực tiếp thực công tác Tuy nhiên bên cạnh thành tựu cịn tồn khó khăn hạn chế chưa có văn quy định cụ thể cơng tác quản lý TLLT điện tử, cán văn thư lưu trữ có kinh nghiệm thực chưa đảm 71 bảo mặt số lượng chất lượng, sở vật chất nghèo nàn, chưa xây dựng chương trình quản lý mạng cách chặt chẽ… Vì qua trình tìm hiểu thực tế, tác giả cố gắng đưa biện pháp nhằm đưa công tác quản lý TLLT điện tử thực tốt Đây coi kết quan trọng mà đề tài Khóa luận đạt Tác giả mong biện pháp phần giúp cho máy hoạt động cơng tác quản lý hành cơng tác lưu trữ thực có hiệu nhất; hy vọng góp phần vào việc bảo vệ, giữ gìn phát huy tốt giá trị tài liệu Trong phạm vi nghiên cứu đề tài, nội dung nghiên cứu bước đầu Bên cạnh cịn có nhiều vấn đề cần tiếp tục tìm hiểu nghiên cứu thời gian tới Điển vấn đề phần mềm mạng, thống trình giao dịch, định dạng chế độ thích hợp thực lưu…Qua q trình nghiên cứu tìm hiểu đề tài khơng thể tránh thiếu xót, tác giả mong tiếp tục nhận góp ý chân thành thầy để đề tài hồn thiện 72 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Chu Thị Hậu (2016), “Giáo trình lý luận phương pháp cơng tác lưu trữ”, NXB lao động, Hà Nội Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước (2009), Công văn số 139/VTLTNNTTTH ngày 4/3/2009 việc quản lý văn đi, văn đến lập hồ sơ mội trường mạng; Đỗ Văn Học (2006), “Quá trình xây dựng, phát triển tổ chức máy đội ngũ cán bộ, công chức lưu trữ 20 năm đổi (1986 2006)”, Kỷ yếu Hội thảo Khoa học Công đổi Việt Nam - vấn đề khoa học thực tiễn, NXB Đại học học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh Nghiêm Kỳ Hồng (2001), Luật Lưu trữ Việt Nam Cộng hòa năm 1973, Đại học Sài Gòn Dương Văn Khảm (2015), Từ điển tra cứu nghiệp vụ Quản trị văn phòng – Văn thư – Lưu trữ Việt Nam, NXB Thông tin Truyền thông, Hà Nội Lê Văn Năng, Danh mục thuật ngữ liên quan đến tài liệu điện tử, giao dịch điện tử, công nghệ thông tin Nguồn: http://www.archive.gov.vn Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 quy định chi tiết thi hành số điều Luật lưu trữ Nghị định Chính phủ số 26/2007/NĐ-CP ngày 15 tháng 02 năm 2007 Quy định chi tiết thi hành Luật giao dịch điện tử chữ ký số dịch vụ chứng thực chữ ký số Nghị định số 27/2007/NĐ-CP ngày 23/02/2007 giao dịch điện tử hoạt động tài quan nhà nước 10 Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 Ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động quan nhà nước 11 Nguyễn Lệ Nhung, Các siêu liệu tài liệu điện tử góc nhìn Tiêu chuẩn Nga Tiêu chuẩn quốc tế Nguồn:http://www.archives.gov.vn/content/Lists/Tin%20nghin%20cu %20trao%20i/DispForm.aspx?ID=20 12 Nguyễn Lệ Nhung, Khái niệm tài liệu tài liệu điện tử, Nguồn:http://www.archives.gov.vn/content/Lists/Tin%20nghin%20cu %20trao%20i/DispForm.aspx?ID=17 13 Nguyễn Lệ Nhung, Các vấn đề pháp lý hệ thống luật pháp liên quan đến tài liệu điện tử, Nguồn:http://www.archives.gov.vn/Pages/Tin%20chi%20ti%E1%BA %BFt.aspx?itemid=3&listId=28a16f14-e4a7-495c-90104b6f6d9fb79c&ws=content 14 Nguyễn Lệ Nhung, Định dạng files tài liệu điện tử, Nguồn: Website - http://my.opera.com 15 Nguyễn Lệ Nhung, Khai thác, sử dụng tài liệu điện tử Nguồn: http://www.archives.gov.vn/ 16 Phần mềm quản lý tài liệu, văn điện tử K-EDMS, Saturday, 25 December 2007 Nguồn: Website - http://my.opera.com 17 Vũ Thị Phụng (2006), “Nghiệp vụ lưu trữ bản” (Giáo trình cho hệ trung học chuyên nghiệp), Hà Nội 18 Vũ Thị Phụng, “TLLT doanh nghiệp Việt Nam vấn đề khoa học cần nghiên cứu”, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 1, 2003 19 Vương Đình Quyền (1990), “Lý luận thực tiễn công tác lưu trữ”, Đại học Trung học chuyên nghiệp 20 Vương Đình Quyền (2005), “Lý luận phương pháp công tác văn thư”, Đại Học Quốc Gia Hà Nội 21 Quốc hội (2011), Luật số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 Luật Lưu trữ 22 Quốc hội (2005) Luật Giao dịch điện tử số 51/2005/QH11 ngày 29 tháng 11 năm 2005 23 Quốc hội (2006) Luật Công nghệ thông tin số 67/2006/QH11 ngày 29 tháng năm 2006 24 Dương Văn Khảm (2006) Luật Giao dịch điện tử với công tác văn thư – lưu trữ, Văn thư Lưu trữ Việt Nam 6/2006, tr.28 25 Nguyễn Văn Thâm (1993), “Một số đề nghị nhằm cải tiến cách xây dựng sử dụng hệ thống văn nhà nước”, kỷ yếu Hội thảo Phương thức tổ chức hoạt dộng máy nhà nước 26 Tiêu chuẩn quốc tế ISO 15489 Thông tin tư liệu – Quản lý hồ sơ 27 Tiêu chuẩn Nga TC GOST 15791-90 Các hệ thống xử lý thông tin Những thuật ngữ định nghĩa 28 Tìm hiểu số kinh nghiệm nước quản lý tài liệu điện tử, (Kỷ yếu hội thảo: Công tác văn thư cải cách hành nhà nước Cục văn thư lưu trữ Nhà nước tổ chức từ ngày 09 đến 10/11/2005) 29 Website: http://www.archives.gov.vn/ http://www.tailieu.vn/ http://www.thuvienphapluat.vn/ http://www.tayho.hanoi.gov.vn/ http://www.hvtc.edu.vn/ DANH MỤC PHỤ LỤC STT Số phụ lục Nội dung Bản dự thảo quy chế văn thư lưu trữ UBND quận Tây Phụ lục Hồ năm 2017 Công văn 931/UBND-VP Về việc thực phần mềm Phụ lục Quản lý văn điều hành Quận Đề án 907/ĐA-UBND Ứng dụng phát triển CNTT quận Phụ lục Tây Hồ Số 146/VP Quy định Về việc tra tìm, khai thác, sử dụng tài Phụ lục liệu, hồ sơ kho lưu trữ UBND huyện Quyết định số 1238/QĐ – UBND Ban hành quy chế quản Phụ lục lý sử dụng phần mềm quản lý văn điều hành quận Tây Hồ Quyết định số 1023/QĐ-UBND Về việc Ban hành danh Phụ lục mục quan thuộc nguồn nộp lưu tài liệu thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu trữ UBND quận Tây Hồ Báo cáo thống kê tổng hợp công tác lưu trữ TLLT năm Phụ lục 2016 Một số hình ảnh cơng tác lưu trữ UBND quận Tây Phụ lục Hồ Phiếu khảo sát việc thực công tác lưu trữ tài liệu Phụ lục điện tử UBND quận Tây Hồ Phụ lục 4: Số 146/VP Quy định Về việc tra tìm, khai thác, sử dụng tài liệu, hồ sơ kho lưu trữ UBND huyện Phụ lục Quyết định số 1238/QĐ – UBND Ban hành quy chế quản lý sử dụng phần mềm quản lý văn điều hành quận Tây Hồ Phụ lục 6: Quyết định số 1023/QĐ-UBND Về việc Ban hành danh mục quan thuộc nguồn nộp lưu tài liệu thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu trữ UBND quận Tây Hồ Phụ lục 7: Báo cáo thống kê tổng hợp công tác lưu trữ TLLT năm 2016