Mục tiêu,nhiệm vụ nghiên cứu
Mục tiêu nghiên cứu
Nghiên cứu cơ sở khoa học về việc phát huy giá trị tài liệu lưu trữ là rất quan trọng, đồng thời cần làm rõ thực trạng phát huy giá trị tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ để nâng cao hiệu quả sử dụng và bảo tồn tài liệu.
Lịch sử tỉnh Thừa Thiên Huế
Thứ ba, đề xuất các giải pháp nâng cao công tác phát huy giá trị tài liệu tại
Trung tâm Lưu trữ Lịch sử tỉnh Thừa Thiên Huế.
Nhiệm vụ nghiên cứu
Em đã tiến hành thực hiện các nhiệm vụ nghiên cứu để đạt được những mục tiêu đề ra như sau:
- Khái quát lịch sử nghiên cứu vấn đề nghiên cứu từ đó kế thừa, phát triển các đề tài nghiên cứu về phát huy giá trị TLLT;
- Tìm hiểu cơ sở lý luận, cơ sở pháp lý của vấn đề nghiên cứu;
Trung tâm Lưu trữ Lịch sử tỉnh Thừa Thiên Huế đóng vai trò quan trọng trong việc bảo quản và lưu giữ tài liệu lịch sử Nhiệm vụ của trung tâm bao gồm quản lý, bảo tồn và phát huy giá trị của các tài liệu quý báu Cơ cấu tổ chức của trung tâm được thiết lập nhằm đảm bảo hiệu quả trong công tác lưu trữ Tại đây, các tài liệu đang được bảo quản bao gồm nhiều loại hình phong phú, từ văn bản, hình ảnh đến các tài liệu âm thanh, phục vụ cho nghiên cứu và giáo dục lịch sử địa phương.
- Khảo sát, đánh giá thực trạng công tác phát huy giá trị tài liệu đang được bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Lịch sử tỉnh Thừa Thiên Huế;
Bài viết này nhằm phân tích ưu điểm và hạn chế trong công tác phát huy giá trị tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ Lịch sử tỉnh Thừa Thiên Huế, đồng thời tìm hiểu nguyên nhân của những vấn đề này Dựa trên những phân tích đó, chúng tôi sẽ đề xuất các giải pháp cụ thể nhằm nâng cao hiệu quả công tác phát huy giá trị tài liệu tại trung tâm.
4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu
Công tác phát huy giá trị tài liệu lưu trữ đang được bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Lịch sử Tỉnh Thừa Thiên Huế
Phạm vi nghiên cứu
Trung tâm Lưu trữ Lịch sử tỉnh Thừa Thiên Huế, số 16 Lê Lợi, phường Vĩnh Ninh, thành phố Huế, tỉnh Thừa Thiên – Huế
Phương pháp nghiên cứu
Nghiên cứu các hình thức phát huy giá trị tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ Lịch sử tỉnh Thừa Thiên Huế, tôi đã áp dụng nhiều phương pháp nghiên cứu khác nhau Những phương pháp này giúp khám phá và phân tích hiệu quả của các hình thức sử dụng tài liệu, từ đó nâng cao giá trị và ý nghĩa của chúng trong việc bảo tồn di sản văn hóa địa phương.
Phương pháp điều tra, khảo sát và phỏng vấn được áp dụng nhằm thu thập số liệu từ các bộ, viên chức, phản ánh thực trạng phát huy giá trị tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ Lịch sử tỉnh Thừa Thiên Huế.
Phương pháp thống kê được áp dụng để đánh giá nhu cầu khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ của độc giả phục vụ cho nghiên cứu Qua đó, các hình thức tổ chức khai thác tài liệu lưu trữ được triển khai nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng.
Phương pháp phân tích và tổng hợp được sử dụng để xử lý và phân tích các số liệu đã được thu thập và chọn lọc trong quá trình khảo sát thực tế tại Trung tâm Lưu trữ Lịch sử tỉnh Thừa Thiên Huế.
Đóng góp của đề tài
Đề tài khóa luận này nhằm giúp độc giả hiểu rõ hơn về tài liệu lưu trữ, công tác phát huy giá trị của chúng, cũng như vai trò và sự cần thiết của tài liệu lưu trữ trong đời sống xã hội Bên cạnh đó, nó cũng cung cấp cái nhìn sâu sắc về thực trạng phát huy giá trị tại Trung tâm Lưu trữ Lịch sử tỉnh Thừa Thiên Huế Hy vọng rằng, nghiên cứu này sẽ trở thành tài liệu tham khảo hữu ích không chỉ cho công tác phát huy giá trị tài liệu lưu trữ tại Trung tâm mà còn cho các sinh viên nghiên cứu khoa học trong lĩnh vực này.
Cấu trúc khóa luận
Khóa luận được kết cấu gồm 3 phần:
Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục hình ảnh, mục và và tài liệu tham khảo, nội dung chính của khoa luận được chia làm 3 chương như sau:
CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ PHÁT HUY GIÁ TRỊ
Cơ sở lý luận
1.1.1.1 Khái niệm tài liệu, tài liệu lưu trữ:
Tài liệu và tài liệu lưu trữ đóng vai trò quan trọng trong đời sống xã hội, đặc biệt trong bối cảnh phát triển của công nghệ thông tin hiện nay Sự bùng nổ thông tin đã làm tăng tính cần thiết và ý nghĩa của tài liệu lưu trữ Với nhiều góc nhìn khác nhau, khái niệm về tài liệu và tài liệu lưu trữ cũng trở nên đa dạng hơn.
Theo Khoản 2 Điều 2 Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 năm 2011 do Quốc hội khóa XIII ban hành cụ thể như sau:
“Tài liệu là vật mang tin hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân.”
Tài liệu bao gồm nhiều loại hình như văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản đồ, công trình nghiên cứu, sổ sách và biểu thống kê Ngoài ra, còn có âm bản, dương bản phim, ảnh, vi phim, cũng như băng và đĩa ghi âm, ghi hình Tài liệu điện tử, bản thảo tác phẩm văn học và nghệ thuật, sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích và tài liệu viết tay cũng được xem là tài liệu Cuối cùng, tranh vẽ hoặc in, ấn phẩm và các vật mang tin khác cũng nằm trong danh mục tài liệu.
Theo Từ điển “Thuật ngữ lưu trữ” của Hội đồng Lưu trữ Quốc tế năm 1988, tài liệu lưu trữ là những tài liệu không còn giá trị hiện hành được bảo quản bởi những người có trách nhiệm hoặc cơ quan lưu trữ vì giá trị lưu trữ của chúng Luật Liên bang Nga số 125-fz về “Công tác lưu trữ ở Liên bang Nga”, ban hành ngày 22 tháng 12 năm 2004, cũng đưa ra định nghĩa tương tự về vai trò và trách nhiệm trong việc bảo quản tài liệu lưu trữ.
Vật mang vật chất chứa thông tin có các yếu tố thể thức giúp nhận diện và thuộc diện bảo quản, vì nó có ý nghĩa quan trọng đối với công dân, xã hội và nhà nước.
Khoản 3 Điều 2 - Luật Lưu trữ năm 2011, định nghĩa như sau:
Tài liệu lưu trữ (TLLT) là những tài liệu có giá trị phục vụ cho hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học và lịch sử, được lựa chọn để bảo quản TLLT bao gồm bản gốc và bản chính; nếu không có bản gốc, bản chính thì có thể sử dụng bản sao hợp pháp Định nghĩa này chỉ ra rằng TLLT cần phải có ba thuộc tính cơ bản: chứa đựng thông tin quá khứ có giá trị cho nhu cầu xã hội, không phụ thuộc vào nơi bảo quản và thời kỳ lịch sử, đồng thời phương pháp ghi tin phải đảm bảo giá trị pháp lý.
Tài liệu lưu trữ là bản chính, bản gốc của các tài liệu có giá trị được lựa chọn từ toàn bộ khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức và cá nhân Những tài liệu này được bảo quản trong các kho lưu trữ nhằm phục vụ cho các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học và lịch sử của toàn xã hội.
1.1.1.2 Khái niệm Giá trị tài liệu lưu trữ:
Theo từ điển Lưu trữ Việt Nam, giá trị tài liệu lưu trữ (TLLT) được xác định vào năm 1992 là giá trị của thông tin trong TLLT phục vụ cho nhiều lĩnh vực nghiên cứu như khoa học, lịch sử, kinh tế, chính trị và văn hóa Giá trị của TLLT được phân chia thành hai loại chính: giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử.
Theo Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư, lưu trữ Việt Nam (2011), giá trị của tài liệu lưu trữ (TLLT) được hiểu là giá trị thông tin phục vụ nghiên cứu Tài liệu được phân loại thành hai loại giá trị: giá trị hiện hành, phục vụ cho nghiên cứu các hoạt động của cơ quan, tổ chức, và giá trị lịch sử, phục vụ cho nghiên cứu lịch sử Mặc dù có sự khác biệt trong diễn đạt, các khái niệm này đều xuất phát từ góc độ thông tin học để định nghĩa về "giá trị của TLLT".
1.1.1.3 Khái niệm phát huy giá trị tài liệu lưu trữ
Trong Đại từ điển Tiếng Việt của tác giả Nguyễn Như Ý, “phát huy” là:
“Làm cho cái hay, cái tốt nhân thêm tác dụng, thúc đẩy tiếp tục nảy nở nhiều hơn” [28,1321]
Theo Từ điển Tiếng Việt của Viện Ngôn ngữ do Nhà xuất bản Hồng Đức,
Hà Nội năm 2013 giải thích “Giá trị” là: “cái làm cho một vật nào đó trở nên có ích lợi, có ý nghĩa là đáng quý.” [28,375]
"Phát huy giá trị TLLT" là thuật ngữ phổ biến trong thời gian gần đây, đề cập đến việc nghiên cứu và khai thác thông tin có giá trị từ TLLT để phục vụ các lợi ích đa dạng của xã hội.
Theo Trần Hoàng, việc phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ là rất quan trọng, nhằm nâng cao nhận thức của cộng đồng về ý nghĩa, lợi ích và giá trị quý báu của những tài liệu này.
Theo Trịnh Thị Hà (2016), việc phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ lịch sử (TLLT) không chỉ giúp quảng bá giá trị thực tiễn và lịch sử của nó, mà còn phục vụ cho nghiên cứu khoa học, lịch sử, kinh tế, chính trị, văn hóa và các mục đích xã hội khác.
Theo Viện Ngôn ngữ - Từ điển Tiếng Việt, khái niệm "phát huy" được định nghĩa là “làm cho cái hay, cái tốt tỏa tác dụng và tiếp tục nảy nở thêm” (H.1992).
Theo Nguyễn Thị Diệu Loan (2019), việc phát huy giá trị tài liệu lưu trữ (TLLT) được thực hiện thông qua các hình thức tổ chức và sử dụng tài liệu, nhằm chuyển giao các giá trị thông tin từ TLLT vào thực tiễn cuộc sống Điều này không chỉ coi TLLT là nguồn lực gián tiếp mang lại lợi ích vật chất và tinh thần, mà còn góp phần thúc đẩy sự phát triển của xã hội và xây dựng, bảo vệ đất nước.
Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ (TLLT) là hoạt động đa dạng hóa hình thức tổ chức khai thác và tuyên truyền, nhằm giới thiệu giá trị của TLLT đến đông đảo độc giả và đáp ứng nhu cầu xã hội về tài liệu này.
1.1.2 Nội dung công tác phát huy giá trị tài liệu:
Mục tiêu cuối cùng của công tác lưu trữ là tổ chức khai thác, sử dụng và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ (TLLT) Điều này nhằm phục vụ nhu cầu của các cơ quan, tổ chức, nhà nghiên cứu, cũng như đáp ứng nhu cầu chính đáng của cá nhân trong quá trình hoạt động.
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC PHÁT HUY GIÁ TRỊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH THỪA THIÊN HUẾ
Khái quát về Trung tâm Lưu trữ Lịch sử tỉnh Thừa Thiên Huế
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển
Dựa trên các quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Nội Vụ cùng với Chi cục Văn thư - Lưu trữ, UBND tỉnh Thừa Thiên Huế đã tiến hành xem xét việc thành lập Trung tâm Lưu trữ lịch sử.
Ngày 31 tháng 7 năm 2015 Uỷ ban nhân dân tỉnh Thừa Thiên Huế ra Quyết định số1476/QĐ-UBND về việc thành lập Trung tâm Lưu trữ lịch sử trực thuộc Chi cục Văn thư-Lưu trữ, Sở Nội vụ tỉnh Thừa Thiên Huế
Ngày 04 tháng 11 năm 2015 Giám đốc Sở Nội vụ ban hành Quyết định số1440/QĐ-SNV về việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ lịch sử trực thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ
Trung tâm Lưu trữ lịch sử là một đơn vị sự nghiệp công lập, được cấp tư cách pháp nhân, sở hữu con dấu và tài khoản riêng để thực hiện các giao dịch theo quy định của pháp luật.
Cơ quan chủ quản trực tiếp: Chi cục Văn thư- Lưu trữ tỉnh Thừa Thiên Huế
Cơ quan quản lý chuyên môn tại Thừa Thiên Huế là Sở Nội vụ, có trụ sở tại số 16, đường Lê Lợi, Phường Vĩnh Ninh, Thành phố Huế, tỉnh Thừa Thiên Huế.
Hình 2.1: Trụ sở Trung tâm Lưu trữ Lịch sử tỉnh Thừa Thiên Huế
(Nguồn: Do sinh viên chụp)
2.1.2 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ Lịch sử tỉnh Thừa Thiên Huế:
Trung tâm Lưu trữ lịch sử thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ là đơn vị công lập có nhiệm vụ tham mưu và hỗ trợ Chi cục trưởng trong việc quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh Trung tâm cũng tổ chức và thực hiện các hoạt động lưu trữ và dịch vụ lưu trữ theo quy định của pháp luật.
Trung tâm có tư cách pháp nhân, con dấu và tài khoản riêng, hoạt động dưới sự chỉ đạo và quản lý của Chi cục VTLT thuộc Sở Nội vụ Ngoài ra, Trung tâm còn phải tuân thủ sự hướng dẫn, giám sát, thanh tra và kiểm tra về chuyên môn từ các cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Nhiệm vụ, quyền hạn của Trung tâm LTLS tỉnh Thừa Thiên Huế được quy định tại Quyết định 1440/QĐ-SNV ngày 04 tháng 11 năm 2015 của Sở Nội vụ, cụ thể:
Tổ chức thu thập, bổ sung, sưu tầm TLLT của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Chi cục
Khuyến khích, động viên các cá nhân, gia đình, dòng họ ký gửi, hiến tặng tài liệu của cá nhân, gia đình, dòng họ cho lưu trữ nhà nước
Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu đối với TLLT thuộc phạm vi quản lý của Chi cục
Xây dựng nội quy sử dụng tài liệu tại Chi cục nhằm đảm bảo việc khai thác và sử dụng tài liệu hiệu quả Đồng thời, tiếp nhận và bảo quản các tài liệu có giá trị lịch sử từ cá nhân, gia đình, dòng họ được tặng, bán hoặc gửi theo đúng quy định.
Bảo vệ, bảo quản, thống kê TLLT
Tổ chức thực hiện việc lập bản sao bảo hiểm cho các tài liệu lưu trữ đặc biệt quý, hiếm thuộc phạm vi quản lý của Chi cục, cũng như đáp ứng nhu cầu của các cơ quan và tổ chức khác.
Thực hiện tu bổ, phục chế đối với những TLLT bị hư hỏng
Xây dựng và quản lý hệ thống công cụ tra cứu cùng cơ sở dữ liệu; thực hiện báo cáo thống kê định kỳ và đột xuất về công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ theo quy định của Nhà nước.
Chi cục sẽ thực hiện thông báo, giới thiệu và công bố TLLT, đồng thời tổ chức triển lãm phục vụ việc sử dụng TLLT cho tất cả các cơ quan, tổ chức và công dân trong phạm vi quản lý của mình.
Thực hiện một số dịch vụ công về công tác lưu trữ theo quy định của pháp luật hiện hành
Cấp chứng thực TLLT tại Chi cục theo các quy định của pháp luật hiện hành
Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chi cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ giao
Trung tâm gồm 01 Giám đốc và 01 Phó Giám đốc Trung tâm có các bộ phận chuyên môn nghiệp vụ gồm:
- Bộ phận Nghiệp vụ lưu trữ
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ Lịch sử tỉnh Thừa Thiên Huế
Bộ phận Hành chính có nhiệm vụ hỗ trợ Giám đốc trong việc theo dõi hoạt động của Trung tâm, xây dựng báo cáo, kế hoạch và chương trình công tác định kỳ và đột xuất Ngoài ra, bộ phận này còn tổ chức nhân sự, thực hiện chế độ công tác cán bộ, quản lý kế toán tài chính, và quản trị hành chính văn phòng Họ cũng đảm nhiệm công tác đối nội, đối ngoại, thi đua khen thưởng và quản lý công nghệ thông tin.
Phó Giám đốc Trung Tâm
Bộ phận Nghiệp vụ Lưu trữ
Bộ phận Hành chính Bộ phận dịch vụ
Bộ phận Nghiệp vụ có nhiệm vụ tư vấn cho lãnh đạo Trung tâm trong các lĩnh vực quan trọng như thu thập tài liệu vào LTLS, chỉnh lý và xác định giá trị tài liệu, bảo quản và thống kê tài liệu lưu trữ, cũng như hủy bỏ tài liệu đã hết giá trị Ngoài ra, bộ phận này còn đảm bảo khai thác và sử dụng tài liệu một cách hiệu quả.
Bộ phận Dịch vụ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Thừa Thiên Huế chuyên thực hiện các dịch vụ chỉnh lý hồ sơ và tài liệu lưu trữ theo quy định Đội ngũ nhân viên tại đây có số lượng phù hợp và trình độ chuyên môn cao, đảm bảo đáp ứng tốt nhu cầu quản lý và bảo tồn tài liệu lịch sử.
STT Họ và tên Bộ phận Chức vụ
1 Nguyễn Thị Kiều Anh Lãnh đạo TT GĐ Trung tâm
2 Lê Thị Hồng Phương Lãnh đạo TT PGĐ Trung tâm
3 Hồ Nhật Anh Nghiệp vụ Lưu trữ Chuyên viên
4 Hoàng Thị Minh Hải Nghiệp vụ Lưu trữ Thư viện viên
5 Võ Thị Thùy Linh Nghiệp vụ Lưu trữ Lưu trữ viên
6 Nguyễn Thị Sửu Nghiệp vụ Lưu trữ Lưu trữ viên
7 Nguyễn Thị Thanh Nghiệp vụ Lưu trữ Lưu trữ viên
8 Văn Uyên Phương Nghiệp vụ Lưu trữ Lưu trữ viên
9 Nguyễn Thị Bảo Nhật Nghiệp vụ Lưu trữ Lưu trữ viên
10 Nguyễn Thùy Linh Nghiệp vụ Lưu trữ Lưu trữ viên
11 Nguyễn Thị Mỹ Linh Nghiệp vụ Lưu trữ Lưu trữ viên
12 Phạm Thị Ngọc Lành Nghiệp vụ Lưu trữ Lưu trữ viên
13 Phan Thị Nguyệt Nghiệp vụ Lưu trữ Lưu trữ viên
14 Trần Thị Nguyệt Hành chính Nhân viên
15 Đặng Thị Quỳnh Anh Hành chính Kế toán
Về trình độ cán bộ, viên chức:
Bậc Đại học: 09 chuyên viên (05 Đại học Luật; 01 Đại học Sư phạm; 01 Đại học Ngoại ngữ; 02 Đại học Kinh tế)
Bậc Cao đẳng: 04 Chuyên viên ( 01 Cao đăng Thư viện- Thông tin; 03 Cao đẳng Sư phạm)
Bậc Trung cấp: 02 chuyên viên (Trung cấp Hành chính Văn thư)
Về nhân sự làm công tác phát huy giá trị tài liệu tại Trung tâm:
Trung tâm đã bố trí hai cán bộ để phát huy giá trị tài liệu, bao gồm một cán bộ phụ trách quản lý phòng dọc và một cán bộ phụ trách tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.
Thành phần, nội dung, khối lượng Tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ Lịch sử Tỉnh Thừa Thiên Huế
2.2.1 Khối lượng Tài liệu lưu trữ
Trung tâm LTLS tỉnh Thừa Thiên Huế hiện đang quản lý 26 phông lưu trữ với tổng cộng 1800m giá tài liệu giấy, trong đó có 1533.2m giá tài liệu đã được chỉnh lý và 323m giá tài liệu chưa chỉnh lý từ 26 cơ quan, tổ chức Ngoài ra, trung tâm còn lưu giữ 5659 tấm bản đồ khoa học-kỹ thuật, trong đó 451 tấm đã được biên mục và 4757 tấm (Ty kiến Thiết) đã bị hư hỏng Về tài liệu điện tử, trung tâm đã số hóa 1.258.291 hồ sơ trên hệ thống.
Ngoài ra, Trung tâm hiện đang bảo quản một số hình ảnh, video về các kỳ họp quan trọng được tổ chức tại địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế
2.2.2 Thành phần và nội dung tài liệu
Thành phần tài liệu đang được bảo quản tại Lưu trữ lịch sử tỉnh Thừa Thiên Huế bao gồm:
Tài liệu hành chính chiếm 85% tổng số tài liệu được bảo quản trong kho, bao gồm hồ sơ và tài liệu phát sinh từ hoạt động của các cơ quan, tổ chức, đơn vị Những tài liệu này được nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử theo quy định, cùng với một số ít hồ sơ tài liệu cá nhân.
Tài liệu khoa học kỹ thuật chiếm khoảng 10% tổng số tài liệu, bao gồm các bản vẽ thiết kế, thi công và nghiệm thu các công trình của các cơ quan, tổ chức cũng như các công trình du lịch, văn hóa - xã hội trong tỉnh Trung tâm cũng đang bảo quản một lượng lớn bản đồ Ty kiến Thiết trong tình trạng hư hỏng, chờ phục chế để đưa vào khai thác và sử dụng.
Tài liệu phim, ảnh, ghi âm: chiếm tỷ lệ khoảng 5% thành phần tài liệu của
Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Thừa Thiên Huế lưu giữ băng ghi âm và hình ảnh về các kỳ họp quan trọng của các cơ quan, tổ chức, tạo thành nguồn tư liệu quý giá Ngoài ra, trung tâm còn có những bức ảnh kỷ niệm với lãnh đạo Đảng, Nhà nước và các bộ ngành Trung ương trong các chuyến thăm và làm việc tại tỉnh Thừa Thiên Huế.
Tài liệu điện tử: Các tài liệu giấy đã được Trung tâm tiến hành số hóa và quản lý trên hệ thống của Trung tâm
Tài liệu lưu trữ tại kho Lưu trữ lịch sử tỉnh Thừa Thiên Huế chứa đựng nhiều nội dung phong phú, phản ánh các vấn đề quan trọng của các cơ quan và tổ chức Trung tâm lưu trữ này sở hữu khối lượng tài liệu lớn, cung cấp cái nhìn sâu sắc về hoạt động và lịch sử của các cơ quan địa phương.
Phông Hội đồng nhân dân tỉnh Thừa ThiênHuế phản ánh những nội dung cơ bản sau:
Quyết định các chủ trương và biện pháp quan trọng của địa phương nhằm phát triển kinh tế - xã hội, đồng thời củng cố quốc phòng và an ninh là điều cần thiết.
Công tác xây dựng chính quyền và tổ chức bầu cử, bao gồm việc bầu cử đại biểu Quốc hội và Hội đồng Nhân dân các cấp, là những hoạt động quan trọng Các hội nghị tổng kết và hội nghị chuyên đề về công tác này cũng đóng vai trò thiết yếu trong việc nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước và phát huy dân chủ.
Ba là cơ quan giám sát hoạt động của Thường trực HĐND, UBND, Tòa án nhân dân và Viện kiểm sát nhân dân cùng cấp, đồng thời thực hiện giám sát việc thực hiện các nghị quyết của HĐND.
Phông Uỷ ban Hành chính tỉnh Thừa Thiên Huế (giai đoạn 1975-1989) phản ánh những nội dung cơ bản sau:
Một là, hoạt động chỉ đạo, điều hành của Ủy ban Hành chính tỉnh và kết quả đạt được;
Công tác thành lập, chia tách và phân định địa giới hành chính trong tỉnh bao gồm việc quyết định thành lập, chia tách và phân định các huyện, vụ, ty, chi sở Những quyết định này nhằm đảm bảo quản lý hành chính hiệu quả và phù hợp với sự phát triển của địa phương.
Ba là, công tác tổ chức bộ máy và quản lý cán bộ, công chức, viên chức của tỉnh bao gồm các quyết định quan trọng về bổ nhiệm, tuyển dụng, luân chuyển, thôi việc và nghỉ hưu Những quy định này nhằm đảm bảo hiệu quả hoạt động của bộ máy hành chính nhà nước tại tỉnh.
Bốn là, công tác xây dựng lực lượng quân đội địa phương, bảo đảm trật tự trị an, tiễu phỉ, quản lý hộ tịch của tỉnh;
Năm là, kết quả về khôi phục, phát triển kinh tế của tỉnh;
Sáu là, kết quả về xây dựng, phát triển văn hóa - xã hội của tỉnh
Bảy là, kết quả phát triển ngành du lịch của tỉnh qua các thời kỳ lịch sử
Phông Uỷ ban nhân dân tỉnh Bình Trị Thiên (giai đoạn 1989- nay)phản ánh những nội dung cơ bản sau:
UBND tỉnh thực hiện chỉ đạo và điều hành thông qua việc xây dựng quy hoạch tổng thể phát triển kinh tế - xã hội, an ninh quốc phòng, cùng với phát triển ngành, đô thị và nông thôn trong phạm vi quản lý Đồng thời, UBND tỉnh cũng lập kế hoạch dài hạn và hàng năm nhằm thúc đẩy sự phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh.
Hai là, công tác thành lập, chia tách, phân định địa giới hành chính thuộc địa bàn tỉnh;
Ba là tổ chức bộ máy và quản lý cán bộ, công chức, viên chức của tỉnh; bốn là đảm bảo trật tự trị an và quản lý hộ tịch tại tỉnh.
Năm là, kết quả về khôi phục, phát triển kinh tế của tỉnh;
Sáu là, kết quả về xây dựng, phát triển văn hóa - xã hội của tỉnh
Phông Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh Thừa Thiên Huế (giai đoạn 1989
Công tác tham mưu cho UBND tỉnh và Chủ tịch UBND bao gồm việc xây dựng và quản lý chương trình công tác, theo dõi và đôn đốc các Sở, ngành và UBND cấp huyện thực hiện chương trình và Quy chế làm việc, đồng thời xây dựng các đề án, dự án và văn bản quy phạm pháp luật.
Hai là, công tác bảo đảm thông tin phục vụ công tác lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của UBND, Chủ tịch UBND;
Công tác quản lý biên chế và tổ chức bộ máy tại Văn phòng UBND tỉnh bao gồm chế độ tiền lương, các chính sách đãi ngộ, khen thưởng và kỷ luật Bên cạnh đó, việc đào tạo và bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ cho cán bộ, công chức, viên chức cũng là một phần quan trọng trong hoạt động của văn phòng.
Phông Khu Kinh tế Cảng Chân mây- Lăng cô phản ảnh nội dung cơ bản sau:
Một là hoạt động chỉ đạo, điều hành của Khu kinh tế
Hai là quá trình hình thành và phát triển, cơ cấu tổ chức, hồ sơ cán bộ, nhân viên của Khu kinh tế
Ba là các dự án, báo cáo kết quả phát triển của khu kinh tế
Các phông tài liệu của các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu chủ yếu phản ánh quá trình hình thành, phát triển và hoạt động của tổ chức đó.
Thực trạng hoạt động nghiệp vụ phục vụ công tác phát huy giá trị tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Thừa Thiên Huế
2.3.1 Xác định giá trị tài liệu lưu trữ:
Trung tâm căn cứ vào lý luận của Lưu trữ học và các bảng quy định thời hạn bảo quản tài liệu để xác định giá trị tài liệu Các bảng thời hạn bảo quản thường được áp dụng bao gồm Thông tư 09/2011/TT-BNV ngày 03/06/2011 của Bộ Nội vụ, quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu trong hoạt động của các cơ quan tổ chức, cùng với các bảng thời hạn bảo quản từ các cơ quan, tổ chức chuyên ngành.
Sau khi tiếp nhận tài liệu lưu trữ từ các cơ quan, cán bộ thực hiện việc lựa chọn và kiểm tra các hồ sơ, loại bỏ những tài liệu trùng lặp để tối ưu hóa thành phần tài liệu trong kho Đồng thời, cán bộ cũng kiểm tra công tác chỉnh lý tài liệu và công cụ thống kê, nếu phát hiện sai sót hay nhầm lẫn sẽ tiến hành chỉnh sửa trước khi đưa vào bảo quản.
Các tài liệu trùng thừa và hết giá trị sẽ được tiêu hủy theo quy định hiện hành, đồng thời lập hồ sơ liên quan đến quá trình này Sau khi có quyết định bằng văn bản từ người có thẩm quyền, tài liệu sẽ được đóng gói và tiêu hủy bằng phương pháp cắt nhỏ tại Trung tâm Việc hủy tài liệu phải đảm bảo loại bỏ hoàn toàn thông tin trong tài liệu và được lập thành biên bản Hồ sơ hủy tài liệu bao gồm các tài liệu như quyết định thành lập Hội đồng, danh mục tài liệu hết giá trị, tờ trình, biên bản họp Hội đồng xác định và thẩm tra giá trị tài liệu, cùng với các văn bản đề nghị và quyết định hủy tài liệu.
2.3.2 Phân loại, Chỉnh lý tài liệu lưu trữ:
Bộ phận Nghiệp vụ lưu trữ của Trung tâm có nhiệm vụ tổ chức và chỉnh lý hồ sơ, tài liệu để bảo quản hiệu quả Việc phân loại tài liệu một cách khoa học là rất quan trọng, giúp nâng cao hiệu quả công tác chỉnh lý Do số lượng tài liệu hàng năm của Trung tâm còn ít, tài liệu sẽ được phân loại theo từng bộ phận Trong mỗi bộ phận, tài liệu được phân loại dựa trên chức năng, từ đó tiếp tục phân chia theo từng nhiệm vụ, dẫn đến kết quả cuối cùng là các hồ sơ công việc cụ thể.
Nguyên tắc chỉnh lý của Trung tâm bao gồm:
Thứ nhất, không phân tán phông
Khi phân loại và lập hồ sơ, cần phải tuân thủ quy trình hình thành tài liệu theo thứ tự theo dõi và giải quyết công việc, đảm bảo không làm phá vỡ trình tự của hồ sơ đã được thiết lập.
Tài liệu sau khi chỉnh lý cần phải phản ánh chính xác các hoạt động của cơ quan, tổ chức Đồng thời, tài liệu cũng phải đảm bảo yêu cầu về phân loại và lập hồ sơ hoàn chỉnh, cũng như xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ.
2.3.3 Xây dựng công cụ tra cứu, thống kê:
Công tác thống kê lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Thừa Thiên Huế được thực hiện theo quy định của pháp luật về lưu trữ và báo cáo theo Thông tư số 03/2018/TT-BNV, quy định chế độ báo cáo thống kê trong ngành nội vụ.
Hiện nay, Trung tâm sử dựng 02 loại công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ:
Mục lục hồ sơ: 164 quyển
Phần mềm ứng dụng: Phần mềm lưu trữ và Phần mềm Thi đua- Khen thưởng.
Bảo quản tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ Lịch sử tỉnh Thừa Thiên Huế
Trung tâm lưu trữ lịch sử tỉnh Thừa Thiên Huế hiện có hai kho lưu trữ tại tầng 2 và 3, giúp bảo quản tài liệu an toàn, tránh lũ lụt và ẩm mốc Mỗi kho được trang bị một cửa chính, với khóa do lưu trữ viên quản lý Trong kho, các giá tài liệu được sắp xếp thẳng hàng, vuông góc với tường, với thiết kế giá hai mặt dài 10m Khoảng cách giữa các hàng giá là 0,4m, lối đi giữa các hàng là 0,7m, và lối đi giữa hai đầu giá là 1,2m.
Tài liệu bảo quản trong kho được sắp xếp trong các cặp hộp có nhãn rõ ràng, giúp dễ dàng thống kê và tra cứu Khi xếp lên giá, tài liệu được sắp xếp từ trái sang phải và từ trên xuống dưới, thuận tiện cho việc tìm kiếm Kho được trang bị thiết bị thông gió và máy điều hòa, duy trì nhiệt độ từ 20 đến 22 độ C và độ ẩm từ 50% đến 55% Ngoài ra, lưu trữ viên thực hiện thông gió tự nhiên bằng cách mở cửa kho một lần mỗi tuần và sử dụng quạt thông gió để chống ẩm cho tài liệu.
Hiện nay, Trung tâm trang bị 28 bình chữa cháy, 12 máy điều hòa nhiệt độ,
08 máy hút ẩm, 02 dụng cụ đo nhiệt độ và độ ẩm trong kho và 4 thiết bị thông gió
Trung tâm thực hiện quy định về phòng cháy chữa cháy, trang bị hệ thống báo cháy tự động và bình xịt chống cháy trong kho Tài liệu trước khi đưa vào kho được khử trùng và vệ sinh kỹ lưỡng, đảm bảo kho luôn sạch sẽ Để tránh ẩm mốc, tài liệu được lau chùi thường xuyên bằng máy hút bụi, vải xô hoặc chổi lông mềm.
Hình 2.2: Kho lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ Tỉnh Thừa Thiên Huế
(Nguồn: do sinh viên chụp)
GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ PHÁT HUY GIÁ TRỊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH THỪA THIÊN HUẾ
Nhận xét
Trong những năm qua, Trung tâm LTLS tỉnh Thừa Thiên Huế đã nhận được sự hỗ trợ tích cực từ Cục Văn thư- Lưu trữ Nhà nước, UBND tỉnh, Sở Nội vụ tỉnh và Chi cục Văn thư- Lưu trữ trong việc phát huy giá trị TLLT Các cấp, ban ngành đã bắt đầu chú trọng đến các hình thức phát huy giá trị TLLT thông qua các văn bản hướng dẫn và chỉ đạo Để tạo cơ sở pháp lý cho Trung tâm LTLS tỉnh, việc đa dạng hóa hình thức phát huy giá trị TLLT và dự toán kinh phí hàng năm cho công tác này là cần thiết Đồng thời, Trung tâm cũng đang từng bước đầu tư kinh phí cho việc sửa chữa phòng, kho, mua sắm trang thiết bị, bồi nền và số hóa tài liệu có nguy cơ hư hỏng cao.
Đội ngũ lãnh đạo và nhân viên tại Trung tâm LTLS tỉnh đã có sự chuyển biến rõ rệt trong nhận thức về việc phát huy giá trị TLLT Trước đây, họ chủ yếu tập trung vào công tác chỉnh lý và bảo quản, nhưng hiện nay, việc phát huy giá trị TLLT đã được đặt lên hàng đầu Chi cục đã giao nhiệm vụ cụ thể cho Trung tâm LTLS tỉnh, bao gồm sưu tầm tài liệu quý hiếm, tổ chức trưng bày triển lãm, và thực hiện chỉnh lý cũng như số hóa TLLT, nhằm tạo nền tảng vững chắc cho công tác phát huy giá trị TLLT.
Để đáp ứng nhanh chóng và chính xác các yêu cầu sử dụng tài liệu của độc giả, Trung tâm LTLS đã tư vấn cho Chi cục đầu tư xây dựng hệ thống công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ hiện đại Đồng thời, trung tâm cũng hoàn thiện các công cụ tra cứu truyền thống như mục lục hồ sơ và mục lục đơn vị bảo quản Hiện nay, Trung tâm LTLS tỉnh Thừa Thiên Huế đang triển khai đề án xây dựng cơ sở dữ liệu.
TLLT cung cấp phần mềm cơ sở dữ liệu hồ sơ và tài liệu lưu trữ, giúp số hóa tài liệu một cách hiệu quả Điều này đáp ứng kịp thời nhu cầu khai thác và sử dụng tài liệu của độc giả.
Bên cạnh những kết quả đạt được thì hiện nay công tác phát huy giá trị TLLTvẫn còn nhiều hạn chế phải khắc phục, như:
Công tác phát huy giá trị tài liệu tại tỉnh Thừa Thiên Huế hiện chưa được chú trọng và đầu tư đúng mức Hiện nay, việc khai thác tài liệu lịch sử chủ yếu diễn ra qua các hình thức truyền thống, trong khi các phương thức phát huy giá trị tài liệu qua hình thức trực tuyến còn hạn chế Bên cạnh đó, tỉnh chưa có sự tự chủ trong việc tổ chức triển lãm và xuất bản phẩm, mà chủ yếu phối hợp với các cơ quan, tổ chức khác để cung cấp tài liệu.
Một bộ phận cán bộ, viên chức tại Lưu trữ lịch sử tỉnh chưa nhận thức đầy đủ rằng trách nhiệm phát huy giá trị tài liệu không chỉ thuộc về chuyên viên mà là nhiệm vụ của toàn thể cá nhân trong cơ quan Để công tác phát huy giá trị tài liệu lịch sử đạt hiệu quả, cần thực hiện tốt các khâu nghiệp vụ như thu thập, chỉnh lý và bảo quản tài liệu Hiện nay, việc tham mưu tổ chức phát huy giá trị tài liệu lịch sử chỉ đáp ứng yêu cầu và cung cấp kịp thời cho tổ chức, cá nhân.
Cơ sở vật chất tại Trung tâm LTLS tỉnh Thừa Thiên Huế chưa được đầu tư hợp lý, dẫn đến việc không đáp ứng được nhu cầu ngày càng cao trong công tác phát huy giá trị tài liệu lưu trữ Trung tâm hiện đang đối mặt với tình trạng thiếu ngân sách và không gian trưng bày tài liệu, trong khi phòng đọc có diện tích nhỏ không đủ để phục vụ nhu cầu khai thác ngày càng tăng của độc giả.
Hiện tại, việc triển khai các hình thức phát huy giá trị tài liệu lưu trữ (PHGT TLLT) còn hạn chế, chủ yếu dừng lại ở những phương pháp truyền thống với quy mô nhỏ Các hình thức như giới thiệu tài liệu qua phương tiện thông tin đại chúng và trang thông tin điện tử chưa được thực hiện nhiều Công tác tham mưu và đề xuất nhằm nâng cao hiệu quả trong lĩnh vực này còn yếu kém, do cán bộ và chuyên viên phụ trách chưa được đào tạo bài bản về kỹ năng tham mưu và tổ chức thực hiện các hình thức phát huy giá trị TLLT tại trung tâm.
Một số nhân sự của LTLS chưa chủ động trong việc tham mưu và tổ chức nghiên cứu thông tin trong TLLT, dẫn đến việc hạn chế phát huy giá trị của TLLT Điều này ảnh hưởng đến khả năng xây dựng các chuyên đề về văn hóa-xã hội, an ninh chính trị, kinh tế, và xây dựng, từ đó làm giảm khả năng cung cấp thông tin tổng hợp cho các cơ quan, tổ chức trong các lĩnh vực hoạt động liên quan.
Trụ sở làm việc của Trung tâm nằm trong khuôn viên UBND tỉnh Thừa Thiên Huế, điều này gây khó khăn trong việc thiết lập quan hệ đối tác với các cơ quan, tổ chức và cá nhân khi họ đến liên hệ khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ.
Diện tích kho tàng và trang thiết bị bảo quản tại Trung tâm hiện còn hạn chế, điều này ảnh hưởng nghiêm trọng đến công tác bảo quản tài liệu lưu trữ (TLLT) Hệ quả là, việc phát huy giá trị của TLLT tại Trung tâm gặp nhiều khó khăn.
Trung tâm LTLS tỉnh chưa tích cực giới thiệu tài liệu lưu trữ đến với độc giả, dẫn đến việc số lượng người biết và tìm kiếm tài liệu này còn hạn chế Hiện tại, các hình thức khai thác và sử dụng tài liệu tại trung tâm chủ yếu mang tính chất bị động, thiếu sự chủ động trong việc đưa tài liệu đến gần hơn với công chúng.
Kinh phí dành cho các hoạt động phát huy giá trị tài liệu lưu trữ hiện còn hạn chế, không tương xứng với giá trị của các tài liệu này Điều này dẫn đến việc chưa đáp ứng được nhu cầu ngày càng cao của độc giả.
Hầu hết viên chức tại Trung tâm LTLS tỉnh Thừa Thiên Huế chưa tốt nghiệp chuyên ngành Lưu trữ học và ít có cơ hội tham gia bồi dưỡng chuyên sâu về phát huy giá trị TLLT, dẫn đến việc tham mưu và tổ chức thực hiện còn hạn chế và không thường xuyên.
Một số giải pháp nâng cao hiệu quả phát huy giá trị TLLT tại Trung tâm lưu trữ lịch sử tỉnh Thừa Thiên Huế
Trung tâm lưu trữ lịch sử tỉnh Thừa Thiên Huế
3.2.1 Hoàn thiện hệ thống văn bản quy định về phát huy giá trị tài liệu lưu trữ Đây là một nhiệm vụ cần thiết, quan trọng và cấp bách đối với trung tâm Việc ban hành các văn bản liên quan đến tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu là cơ sở pháp lý quan trọng giúp Trung tâm thực hiện công tác phát huy giá trị TLLT được hiệu quả, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho mọi đối tượng độc giả được tiếp cận, khai thác sử dụng TLLT phục vụ nhu cầu chính đáng của mình.Một số văn bản mà Trung tâm cần phải hoàn thiện và ban hành đó là:
- Văn bản về đề án xây dựng các hình thức phát huy giá trị TLLT áp dụng các biện pháp Khoa học- kỹ thuật
- Kế hoạch phát huy giá trị TLLT qua từng năm cụ thể
3.2.2 Tăng cường kiểm tra, đánh giá chất lượng công tác phát huy giá trị tài liệu
Việc kiểm tra và đánh giá định kỳ các hình thức phát huy giá trị tài liệu tại trung tâm là rất cần thiết, giúp lãnh đạo nắm bắt tình hình thực tiễn công tác Qua đó, họ có thể đưa ra chính sách phù hợp nhằm hoàn thiện quá trình phát huy giá trị tài liệu Chất lượng công tác này có thể được đánh giá thông qua nhiều hình thức khác nhau.
Báo cáo định kỳ hàng quý, 6 tháng và cuối năm cần gửi đến Chi cục Văn thư - Lưu trữ và Sở Nội vụ, bao gồm thông tin về số lượng người khai thác tài liệu, số lượng tài liệu lưu trữ được cung cấp, và các tài liệu thường xuyên được độc giả sử dụng Thông tin này giúp xây dựng chiến lược phù hợp nhằm nâng cao chất lượng phục vụ độc giả.
Để nâng cao chất lượng công tác phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, Trung tâm thường xuyên tổ chức kiểm tra đột xuất tình hình thực hiện các hoạt động này Qua đó, Trung tâm có thể đưa ra các phương án cải thiện, đảm bảo phát huy đúng giá trị của tài liệu đang được bảo quản.
Ý kiến đóng góp của độc giả thông qua hòm thư góp ý và phiếu thăm dò ý kiến là cách hiệu quả để kiểm tra và đánh giá kết quả hoạt động tại Phòng đọc.
Việc khen thưởng kịp thời cho cán bộ hoàn thành xuất sắc công việc và đạt thành tích cao không chỉ giúp khích lệ, động viên mà còn tạo sự hứng thú trong công việc Đồng thời, cần xử lý nghiêm minh những trường hợp thiếu tinh thần trách nhiệm, coi thường hoặc không hoàn thành nhiệm vụ được giao Mức xử phạt sẽ tùy thuộc vào mức độ và tính chất của vi phạm, đảm bảo phù hợp với quy định của Pháp luật.
3.2.3 Hoàn thiện tổ chức nhân sự làm công tác lưu trữ
Nâng cao chất lượng nguồn nhân lực trong công tác lưu trữ là ưu tiên hàng đầu, vì chất lượng này ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả phát huy giá trị tài liệu Để đạt được hiệu quả cao, cần có cán bộ có kỹ năng và chuyên môn nghiệp vụ tốt Chỉ khi đó, các phương án phát huy giá trị tài liệu mới có thể được thực hiện một cách hợp lý và mang lại hiệu quả cao cho trung tâm.
Để nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ tài liệu, Trung tâm cần tuyển dụng nhân sự chuyên trách có chuyên môn về lưu trữ Việc lựa chọn các nhân viên được đào tạo bài bản sẽ giúp quy trình lưu trữ diễn ra khoa học và thuận lợi hơn Trung tâm cũng nên hợp tác với các cơ sở đào tạo chuyên ngành văn thư - lưu trữ trên toàn quốc để tìm kiếm những ứng viên phù hợp cho công việc này.
Bồi dưỡng kiến thức về lưu trữ cho cán bộ chuyên môn là rất cần thiết, vì công việc tại Trung tâm đòi hỏi chuyên viên có kiến thức sâu sắc về lĩnh vực này Việc nâng cao nghiệp vụ giúp cán bộ hiểu rõ hơn về các thay đổi trong chính sách và quy định của nhà nước, từ đó cải thiện công tác lưu trữ Ban lãnh đạo cần chú trọng lựa chọn cán bộ phù hợp để tổ chức các lớp bồi dưỡng nâng cao năng lực chuyên môn Đồng thời, Trung tâm cũng nên tổ chức đào tạo kỹ năng tin học văn phòng cho tất cả các chuyên viên, nhằm đáp ứng yêu cầu phát triển của khoa học công nghệ hiện nay.
Trung tâm có thể hợp tác với các giảng viên từ Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, cũng như phối hợp với Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia IV và Viện Nghiên cứu Hán Nôm để tổ chức các khóa bồi dưỡng và lớp ngắn hạn Ngoài ra, Trung tâm cũng nên tổ chức các chuyến tham quan quy trình và các hình thức phát huy giá trị tài liệu tại các trung tâm Lưu trữ lịch sử cấp Trung ương và cấp tỉnh nhằm học hỏi kinh nghiệm và áp dụng vào thực tiễn của Trung tâm.
3.2.4 Đầu tư trang thiết bị, vật chất
Nhu cầu của độc giả về việc khai thác và sử dụng tài liệu ngày càng tăng cao Tuy nhiên, cơ sở vật chất tại Trung tâm chưa đáp ứng đầy đủ nhu cầu này Do đó, Trung tâm cần tích cực đầu tư vào trang thiết bị để cải thiện dịch vụ phục vụ độc giả.
Chúng tôi đang tích cực thúc đẩy tiến độ xin vốn đầu tư cho dự án xây dựng trụ sở mới, nhằm cải thiện việc bảo quản tài liệu và tạo ra không gian mở để tổ chức triển lãm Điều này sẽ góp phần nâng cao chất lượng công tác nghiệp vụ lưu trữ tại Trung tâm.
Xây dựng dự trù kinh phí mua sắm trang thiết bị vào Dự toán hàng năm của Trung tâm là cần thiết để đáp ứng yêu cầu phát huy giá trị TLLT Các trang thiết bị cần thiết bao gồm bàn, ghế, tủ phục vụ phòng Đọc và máy tính để hỗ trợ viết bài, tuyên truyền và công tác Marketing cho TLLT hiện đang được bảo quản tại trung tâm.
3.2.5 Đa dạng hóa các hình thức phát huy giá trị tài liệu lưu trữ
Thứ nhất, Đổi mới hình thức phục vụ tại Phòng đọc:
Hiện nay, Phòng đọc của Trung tâm vẫn duy trì hình thức phục vụ truyền thống, yêu cầu độc giả phải đến trực tiếp để khai thác tài liệu.
Phòng đọc mới sẽ giúp người dùng tiếp cận tài liệu dễ dàng hơn, đặc biệt là những người ở xa, già yếu hoặc không có thời gian Giải pháp khai thác tài liệu qua mạng nội bộ (LAN) và mạng toàn cầu (Internet) cùng với mô hình “Phòng đọc trực tuyến” sẽ giảm bớt chi phí đầu tư cơ sở vật chất và thủ tục khai thác tài liệu Hình thức này không chỉ tiết kiệm diện tích mà còn giúp quảng bá hình ảnh và giá trị của tài liệu đang được bảo quản Điều này sẽ cải thiện quản lý tài liệu, giảm thiểu tình trạng xuống cấp và hư hỏng do tiếp xúc trực tiếp, đồng thời tăng cường tính công khai, minh bạch trong quy trình khai thác và sử dụng tài liệu.
