CHƯƠNG 01 : CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ PHÁT HUY GIÁ TRỊ
2.2 Thành phần, nội dung, khối lượng Tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ
2.2.2. Thành phần và nội dung tài liệu
2.2.2.1 Thành phần tài liệu
Thành phần tài liệu đang được bảo quản tại Lưu trữ lịch sử tỉnh Thừa Thiên Huế bao gồm:
Tài liệu hành chính: đây là khối tài liệu chiếm tỷ lệ 85% thành phần tài
liệu bảo quản trong kho. Bao gồm: các hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức đơn vị thuộc nguồn nộp lưu vào LTLS theo quy định, bên cạnh đó cịn một số ít hồ sơ tài liệu cá nhân
Tài liệu khoa học kỹ thuật: chiếm khoảng 10% bao gồm các bản vẽ thiết
kế, bản vẽ thi cơng, bản vẽ nghiệm vụ các cơng trình của các cơ quan, tổ chức và các cơng trình du lịch, văn hóa- xã hội trên địa bàn tỉnh. Ngồi ra, trung tâm cịn đang bảo quản 1 số lượng lớn bản đồ Ty kiến Thiết trong tình trạng hư hỏng, đang chờ phục chế để đưa vào khai thác, sử dụng.
Tài liệu phim, ảnh, ghi âm: chiếm tỷ lệ khoảng 5% thành phần tài liệu của
Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Thừa Thiên Huế. Chủ yếu là băng ghi âm, hình ảnh về một số kỳ họp quan trọng của các cơ quan, tổ chức là nguồn nộp lưu. Các ảnh kỷ niệm với lãnh đạo Đảng, Nhà nước, các bộ ngành Trung ương về thăm và làm việc với Trung tâm và tỉnh Thừa Thiên Huế
Tài liệu điện tử: Các tài liệu giấy đã được Trung tâm tiến hành số hóa và
quản lý trên hệ thống của Trung tâm.
2.2.2.2 Nội dung tài liệu
Tài liệu đang được bảo quản tại kho Lưu trữ lịch sử tỉnh Thừa Thiên Huế của các cơ quan, tổ chức, với các nội dung phong phú phản ánh một số vấn đề của các cơ quan tổ chức. Nội dung chính của các phơng có khối lượng tài liệu lưu trữ lớn tại Trung tâm như sau:
Phông Hội đồng nhân dân tỉnh Thừa ThiênHuế phản ánh những nội dung
cơ bản sau:
Một là, Quyết định những chủ trương, biện pháp quan trọng của địa phương nhằm xây dựng và phát triển về kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh;
Hai là, cơng tác xây dựng chính quyền, bầu cử (tổ chức bầu cử đại biểu Quốc hội, HĐND các cấp; Hội nghị tổng kết và Hội nghị chuyên đề về cơng tác xây dựng chính quyền, bầu cử);
Ba là, giám sát đối với hoạt động của Thường trực HĐND, UBND, Toà án nhân dân, Viện kiểm sát nhân dân cùng cấp; giám sát việc thực hiện các nghị quyết của HĐND.
Phông Uỷ ban Hành chính tỉnh Thừa Thiên Huế (giai đoạn 1975-1989)
phản ánh những nội dung cơ bản sau:
Một là, hoạt động chỉ đạo, điều hành của Ủy ban Hành chính tỉnh và kết quả đạt được;
Hai là, công tác thành lập, chia tách, phân định địa giới hành chính thuộc địa bàn tỉnh: quyết định thành lập, chia tách, phân định các huyện, các vụ, ty, chi sở, ...
Ba là, công tác tổ chức bộ máy, cán bộ, công chức, viên chức của tỉnh: các tập quyết định về bổ nhiệm, tuyển dụng, luân chuyển, thôi việc, nghỉ hưu, ... về cán bộ, công chức, viên chức công tác trong bộ máy hành chính nhà nước của tỉnh.
Bốn là, công tác xây dựng lực lượng quân đội địa phương, bảo đảm trật tự trị an, tiễu phỉ, quản lý hộ tịch... của tỉnh;
Năm là, kết quả về khôi phục, phát triển kinh tế của tỉnh;
Sáu là, kết quả về xây dựng, phát triển văn hóa - xã hội của tỉnh.
Bảy là, kết quả phát triển ngành du lịch của tỉnh qua các thời kỳ lịch sử
Phơng Uỷ ban nhân dân tỉnh Bình Trị Thiên (giai đoạn 1989- nay)phản ánh
những nội dung cơ bản sau:
Một là, hoạt động chỉ đạo, điều hành của UBND tỉnh (xây dựng quy hoạch tổng thể phát triển kinh tế - xã hội, an ninh quốc phịng, phát triển ngành, phát
triển đơ thị và nơng thôn trong phạm vi quản lý; xây dựng kế hoạch dài hạn và hàng năm về phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh…);
Hai là, công tác thành lập, chia tách, phân định địa giới hành chính thuộc địa bàn tỉnh;
Ba là, công tác tổ chức bộ máy, cán bộ, công chức, viên chức của tỉnh; Bốn là, công tác bảo đảm trật tự trị an, quản lý hộ tịch... của tỉnh; Năm là, kết quả về khôi phục, phát triển kinh tế của tỉnh;
Sáu là, kết quả về xây dựng, phát triển văn hóa - xã hội của tỉnh.
Phơng Văn phịng Uỷ ban nhân dân tỉnh Thừa Thiên Huế (giai đoạn 1989 - nay)
Một là, công tác tham mưu cho UBND tỉnh và Chủ tịch UBND (xây dưng, quản lý chương trình cơng tác của UBND tỉnh; theo dõi, đơn đốc các Sở, ngành, UBND cấp huyện thực hiện chương trình cơng tác và Quy chế làm việc của UBND tỉnh; xây dựng đề án, dự án, văn bản quy phạm pháp luật…);
Hai là, công tác bảo đảm thông tin phục vụ công tác lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của UBND, Chủ tịch UBND;
Ba là, công tác quản lý biên chế và tổ chức bộ máy hoạt động; chế độ tiền lương và các chế độ, chính sách đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật; đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ đối với cán bộ, công chức, viên chức thuộc Văn phịng UBND tỉnh.
Phơng Khu Kinh tế Cảng Chân mây- Lăng cô phản ảnh nội dung cơ bản
sau:
Một là hoạt động chỉ đạo, điều hành của Khu kinh tế.
Hai là quá trình hình thành và phát triển, cơ cấu tổ chức, hồ sơ cán bộ, nhân viên của Khu kinh tế.
Các phông của các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu: Các hồ sơ, tài liệu có trong phơng có nội dung chủ yếu là phản ánh quá trình hình thành, phát triển và quá trình hoạt động của cơ quan tổ chức đó.
2.2.3 Giá trị tài liệu
Khối lượng, thành phần, nội dung của TLLT đang bảo quản tại Kho LTLS tỉnh Thừa Thiên Huế phản ánh các mặt của đời sống, xã hội của tỉnh Bình Trị Thiên (từ năm 1975 – 1989) và của tỉnh Thừa Thiên Huế (từ 1989 đến nay). Những tài liệu này có giá trị đặc biệt quan trọng trong việc khai thác, sử dụng tài liệu phục vụ trong các hoạt động chính trị, kinh tế, văn hóa, ... của tỉnh.
Ý nghĩa về quản lý lãnh thổ: Dựa vào những thông tin trong khối tài liệu,
các chuyên viên nghiên cứu, làm công tác tổng hợp sẽ tạo ra các sản phẩm thơng tin mang tính chính trị cao, phù hợp với tiêu chí, điều kiện lịch sử của tỉnh.
Tài liệu lưu trữ là cung cấp nguồn thông tin đáng tin cậy phục vụ công tác bảo đảm trật tự trị an tại địa phương, làm cơ sở cho các cơ quan giải quyết các chế độ chính sách cho cơng chức, viên chức và người có cơng; những đối tượng xã hội có liên quan như: hồ sơ liệt sỹ, thương binh, hồ sơ cán bộ đi B, hồ sơ khen thưởng Huân chương, Huy chương,… Có thể thấy, TLLT đang bảo quản tại LTLS tỉnh Thừa Thiên Huế có giá trị to lớn về mặt quản lý lãnh thổ nhằm giúp cơ quan quản lý tại tỉnh đề ra những chủ trương, chính sách phù hợp trong từng giai đoạn phát triển.
Ý nghĩa lịch sử: TLLT tại Trung tâm LTLS là tài liệu phản ánh toàn bộ
các hoạt động của: UBND tỉnh, Văn phòng UBND tỉnh, HĐND tỉnh trải qua nhiều giai đoạn lịch sử tới nay. Bên cạnh những giá trị về mặt thực tiễn là những giá trị quan trọng về lịch sử, như: Phục vụ các nhà khoa học nghiên cứu lịch sử các mặt kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội … của tỉnh Thừa Thiên Huế, chứa đựng trong các tài liệu về quy hoạch, kế hoạch, thống kê, đầu tư hàng năm của tỉnh
Góp phần giáo dục truyền thống cho và lịch sử cho học sinh, sinh viên có điều kiện tiếp cận nguồn sử liệu quý giá của địa phương, thể hiện trong các tài
liệu về các hoạt động của Lãnh đạo tỉnh qua các kỳ Đại hội (báo cáo, trả lời chất vấn Quốc hội,…) hay tài liệu về lịch sử hình thành các cơ quan, tổ chức của tỉnh, các cuộc vận động lớn thực hiện Nghị quyết của Đảng, …
Ý nghĩa về kinh tế: Tài liệu lưu trữ tại LTLS tỉnh có giá trị mọi mặt trong
đó bao gồm giá trị kinh tế: Phục vụ xây dựng chiến lược phát triển kinh tế địa phương (du lịch, công nghiệp): Trong thành phần các phông lưu trữ bảo quản tại LTLS tỉnh Thừa Thiên Huế có nhiều tài liệu phản ánh về lĩnh vực kinh tế, đặc biệt là những tài liệu về quản lý kinh tế, các tổ chức kinh tế ở địa phương. Sử dụng các TLLT này sẽ giúp cho việc xây dựng và hoạch địch các kế hoạch phát triển kinh tế ngắn hạn và dài hạn của tỉnh được hoàn chỉnh và phù hợp với thực tế. Từ đó làm cơ sở để xây dựng quy hoạch phát triển kinh tế theo từng vùng, địa hình hướng tới mục tiêu xây dựng Thừa Thiên Huế là thành phố trực thuộc Trung ương.
Ý nghĩa về văn hóa– xã hội: Thơng tin trong TLLT được khai thác, sử
dụng góp phần phục vụ cho việc nghiên cứu văn hóa của các dân tộc trên địa bàn tỉnh. Trong các TLLT được bảo quản tại LTLS tỉnh Thừa Thiên Huế có nhóm tài liệu có nhóm TLLT phản ánh chương trình, chính sách của Đảng đối với vùng dân tộc thiểu số. Vì vậy, việc nghiên cứu, sử dụng TLLT ở đây sẽ giúp cho các cơ quan chun mơn xây dựng các chương trình, chính sách phù hợp đối với từng nhóm dân tộc, từng vùng miền văn hóa. Trong q trình bảo tồn di sản, khơi phục, tơn tạo di tích lịch sử, việc sử dụng TLLT đang bảo quản tại LTLS tỉnh có thể giúp các cơ quan chuyên môn, các nhà nghiên cứu lịch sử hoạt động văn hóa, hoạt động của các tơn giáo, tín ngưỡng, phong tục tập quán, cách ăn mặc, nhà cửa, … qua các thời kỳ khác nhau và trùng tu, phục chế các cơng trình văn hóa vật thể của địa phương.
Ý nghĩa khoa học:Các thông tin chứa đựng trong TLLT sẽ giúp ích cho
việc đánh giá và tổng kết trong lĩnh vực khoa học- kỹ thuật của tỉnh. Từ đó xây dựng nên các chính sách phát triển và là căn cứ để rút kinh nghiệm trong q trình xây dựng về sau. Thơng qua các tập tài liệu sẽ tích lũy được nhiều kinh nghiệm
để phục vụ cho quá trình hoạt động nghiên cứu đối với từng ngành, lĩnh vực cụ thể, được thể hiện trong các tập tài liệu về dự án các cơng trình giao thơng trọng điểm của tỉnh. Vì đây là những tài liệu chứa đựng nhiều thơng tin có giá trị về mặt khoa học kỹ thuật, việc khai thác, sử dụng tài liệu này có ý nghĩa quan trọng trong việc sửa chữa, tu bổ, bảo trì các cơng trình, hoặc nghiên cứu, kế thừa kinh nghiệm sản xuất nhờ dựa trên những bản vẽ, những sơ đồ của các cơng trình trước đó.
2.3 Thực trạng hoạt động nghiệp vụ phục vụ công tác phát huy giá trị tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Thừa Thiên Huế liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Thừa Thiên Huế
2.3.1 Xác định giá trị tài liệu lưu trữ:
Trung tâm đã dựa vào cơ sở lý luận của Lưu trữ học và sử dụng các bảng quy định về thời hạn bảo quản tài liệu để làm căn cứ trong công tác xác định giá trị tài liệu. Các bảng thời hạn bảo quản thường được Trung tâm sử dụng như: Thông tư 09/2011/TT-BNV ngày 03/06/2011 của Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan tổ chức và các bảng thời hạn bảo quản của các cơ quan, tổ chức chuyên ngành.
Sau khi tiếp nhận TLLT từ các LTCQ giao nộp, cán bộ tiến hành lựa chọn và kiểm tra lại các tài liệu hồ sơ, tiến hành loại ra các tài liệu trùng lặp thông tin giữa các phơng nhằm tối ưu hóa thành phần tài liệu trong kho. Kiểm tra công tác chỉnh lý tài liệu của hồ sơ và công cụ thống kê tài liệu nếu phát hiện sai sót, nhầm lẫn tiến hành chỉnh sửa cho hoàn thiện trước khi đưa vào bảo quản trong kho.
Các tài liệu trùng thừa, tài liệu hết giá trị sẽ được tiến hành tiêu hủy theo quy định hiện hành và lập, lưu hồ sơ về việc tiêu hủy tài liệu. Sau khi có quyết định bằng văn bản của người có thẩm quyền các tài liệu hết giá trị sẽ được đóng gói và tiêu hủy bằng phương pháp cắt nhỏ tại Trung tâm. Việc hủy tài liệu hết giá trị phải bảo đảm yêu cầu hủy hết các thông tin chứa đựng trong tài liệu và phải được lập thành biên bản. Hồ sơ huỷ tài liệu hết giá trị, gồm có: Quyết định thành lập Hội đồng; Danh mục tài liệu hết giá trị; tờ trình và bản thuyết minh tài liệu hết giá trị; Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu; Biên bản họp Hội đồng
thẩm tra xác định giá trị tài liệu; Văn bản đề nghị thẩm định, xin ý kiến của cơ quan, tổ chức có tài liệu hết giá trị; Văn bản thẩm định, cho ý kiến của cơ quan có thẩm quyền; Quyết định huỷ tài liệu hết giá trị; Biên bản bàn giao tài liệu hủy; Biên bản huỷ tài liệu hết giá trị.
2.3.2 Phân loại, Chỉnh lý tài liệu lưu trữ:
Bộ phận Nghiệp vụ lưu trữ của Trung tâm có trách nhiệm tổ chức chỉnh lý hồ sơ, tài liệu để bảo quản trong kho. Đối với Trung tâm, trong cơng tác chỉnh lý tài liệu thì việc Phân loại tài liệu là cơng việc đặc biệt quan trọng bởi nếu phân loại tài liệu một cách khoa học sẽ giúp cho việc chỉnh lý đạt được hiệu quả.
Đối với tài liệu của cơ quan, vì số lượng tài liệu của Trung tâm hằng năm cịn ít nên tài liệu sẽ được phân loại theo từng bộ phận. Trong mỗi bộ phận, tài liệu được phân loại theo chức năng của bộ phận, từ chức chức năng tiếp tục phân thành từng nhiệm vụ và kết quả cuối cùng là từng hồ sơ công việc.
Nguyên tắc chỉnh lý của Trung tâm bao gồm: Thứ nhất, không phân tán phông.
Thứ hai, khi phân loại, lập hồ sơ phải tôn trọng sự hình thành tài liệu theo trình tự theo dõi, giải quyết cơng việc (khơng phá vỡ trình tự hồ sơ đã lập).
Thứ ba, tài liệu sau khi chỉnh lý phải phản ánh được các hoạt động của cơ quan, tổ chức. Tài liệu sau khi chỉnh lý phải đạt yêu cầu: Phân loại và lập hồ sơ hoàn chỉnh, xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ.
2.3.3 Xây dựng công cụ tra cứu, thống kê:
Công tác thông kê trong lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Thừa Thiên Huế được thực hiện theo các quy định của Pháp luật về công tác Lưu trữ và báo cáo theo Thông tư số: 03/2018/TT-BNV quy định chế độ báo cáo thông kê trong ngành nội vụ.
Mục lục hồ sơ: 164 quyển
Phần mềm ứng dụng: Phần mềm lưu trữ và Phần mềm Thi đua- Khen thưởng.
2.4 Bảo quản tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ Lịch sử tỉnh Thừa Thiên Huế Thiên Huế
Hiện tại, Trung tâm lưu trữ lịch sử tỉnh Thừa Thiên Huế có 2 kho lưu trữ được đặt tại tầng 2, 3. Việc đặt kho ở tầng 2, 3 giúp cho tài liệu được bảo quản an tồn, tránh lũ lụt, ẩm mốc. Mỗi kho có một cửa chính ra vào, khóa kho sẽ do lưu trữ viên quản lý kho giữ. Trong kho, các giá tài liệu được sắp xếp thẳng hàng đặt vng góc với tường, các giá tài liệu được lắp thành giá hai mặt, mỗi hàng giá dài 10m. Các hàng giá được đặt cách mặt tường 0,4m, lối đi giữa các hàng 0,7m, lối đi giữa hai đầu giá 1,2m.
Tài liệu bảo quản trong kho được xếp trong các cặp hộp, mỗi cặp hộp đã được dán nhãn và ghi đầy đủ thông tin để thuận tiện trong việc thống kê và tra tìm. Tài liệu khi sắp xếp lên giá được để theo thứ tự từ trái sang phải, từ trên xuống dưới, thuận tiện cho việc tìm kiếm tài liệu. Trong kho có lắp thiết bị thơng gió và