CHƯƠNG 01 : CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ PHÁT HUY GIÁ TRỊ
2.1 Khái quát về Trung tâm Lưu trữ Lịch sử tỉnh Thừa ThiênHuế
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển
Căn cứ vào các quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Nội Vụ và căn cứ vào các quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Chi cục Văn thư - Lưu trữ, UBND tỉnh Thừa Thiên Huế đã xem xét về việc thành lập Trung tâm Lưu trữ lịch sử.
Ngày 31 tháng 7 năm 2015 Uỷ ban nhân dân tỉnh Thừa Thiên Huế ra Quyết định số1476/QĐ-UBND về việc thành lập Trung tâm Lưu trữ lịch sử trực thuộc Chi cục Văn thư-Lưu trữ, Sở Nội vụ tỉnh Thừa Thiên Huế.
Ngày 04 tháng 11 năm 2015 Giám đốc Sở Nội vụ ban hành Quyết định số1440/QĐ-SNV về việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ lịch sử trực thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ.
Trung tâm Lưu trữ lịch sử là đơn vị sự nghiệp cơng lập, có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng để giao dịch theo quy định của pháp luật.
Cơ quan chủ quản trực tiếp: Chi cục Văn thư- Lưu trữ tỉnh Thừa Thiên Huế. Cơ quan quản lý về chuyên môn: Sở Nội vụ Tỉnh Thừa Thiên Huế
Địa chỉ: số 16, đường Lê Lợi, Phường Vĩnh Ninh, Thành phố Huế, tỉnh Thừa Thiên Huế.
Hình 2.1: Trụ sở Trung tâm Lưu trữ Lịch sử tỉnh Thừa Thiên Huế (Nguồn: Do sinh viên chụp)
2.1.2 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ Lịch sử tỉnh Thừa Thiên Huế: tâm Lưu trữ Lịch sử tỉnh Thừa Thiên Huế:
2.1.2.1 Vị trí, chức năng:
Trung tâm Lưu trữ lịch sử trực thuộc Chi cục Văn thư- Lưu trữ, là đơn vị sự nghiệp cơng lập, có chức năng tham mưu, giúp Chi cục trưởng Chi cục Văn thư- Lưu trữ trực tiếp quản lý TLLT lịch sử của tỉnh, tổ chức thực hiện các hoạt động lưu trữ, dịch vụ lưu trữ theo quy định của pháp luật.
Trung tâm có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng; chịu sự chỉ đạo, quản lý trực tiếp về tổ chức, số lượng người làm việc và hoạt động của Chi cục VTLT, Sở Nội vụ; đồng thời, chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn, giám sát, thanh tra, kiểm tra về chuyên môn, nghiệp vụ của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
2.1.2.2 Nhiệm vụ quyền hạn:
Nhiệm vụ, quyền hạn của Trung tâm LTLS tỉnh Thừa Thiên Huế được quy định tại Quyết định 1440/QĐ-SNV ngày 04 tháng 11 năm 2015 của Sở Nội vụ, cụ thể:
Tổ chức thu thập, bổ sung, sưu tầm TLLT của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Chi cục.
Khuyến khích, động viên các cá nhân, gia đình, dịng họ ký gửi, hiến tặng tài liệu của cá nhân, gia đình, dịng họ cho lưu trữ nhà nước.
Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu đối với TLLT thuộc phạm vi quản lý của Chi cục.
Xây dựng nội quy sử dụng tài liệu tại Chi cục, tổ chức đầy đủ các hình thức phục vụ khai thác và sử dụng tài liệu. Tiếp nhận và bảo quản các tài liệu của cá nhân, gia đình, dịng họ có giá trị lịch sử được tặng, bán hoặc gửi theo đúng quy định.
Bảo vệ, bảo quản, thống kê TLLT.
Tổ chức lập bản sao bảo hiểm đối với TLLT đặc biệt quý, hiếm thuộc phạm vi quản lý của Chi cục và của các cơ quan, tổ chức khác có nhu cầu.
Thực hiện tu bổ, phục chế đối với những TLLT bị hư hỏng.
Xây dựng và quản lý hệ thống công cụ tra cứu và cơ sở dữ liệu; thực hiện quy định báo cáo thống kê định kỳ và đột xuất về công tác lưu trữ và TLLT theo quy định của Nhà nước.
Thực hiện việc thông báo, giới thiệu, công bố và triển lãm TLLT; tổ chức phục vụ sử dụng TLLT thuộc phạm vi quản lý của Chi cục đối với mọi cơ quan, tổ chức, công dân.
Thực hiện một số dịch vụ công về công tác lưu trữ theo quy định của pháp luật hiện hành.
Cấp chứng thực TLLT tại Chi cục theo các quy định của pháp luật hiện hành.
Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chi cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ giao.
2.1.2.3 Cơ cấu tổ chức
Trung tâm gồm 01 Giám đốc và 01 Phó Giám đốc Trung tâm có các bộ phận chun mơn nghiệp vụ gồm: - Bộ phận Hành chính.
- Bộ phận Nghiệp vụ lưu trữ - Bộ phận dịch vụ
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ Lịch sử tỉnh Thừa Thiên Huế Bộ phận Hành chính: Tham mưu giúp Giám đốc theo dõi tình hình hoạt
động của Trung tâm, dự thảo báo cáo, kế hoạch, chương trình cơng tác định kỳ và đột xuất; Tổ chức nhân sự, thực hiện chế độ về công tác cán bộ; Cơng tác kế tốn tài chính; Quản trị hành chính văn phịng; Cơng tác đối nội, đối ngoại, thi đua khen thưởng và quản lý công nghệ thông tin.
Giám đốc Trung tâm
Phó Giám đốc Trung Tâm
Bộ phận Nghiệp vụ Lưu trữ
Bộ phận Nghiệp vụ: Tham mưu lãnh đạo Trung tâm trong các lĩnh vực cụ
thể như: Thu thập tài liệu vào LTLS; Chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu; Bảo quản, thống kê tài liệu lưu trữ, hủy tài liệu hết tài liệu hết giá trị; Khai thác sử dụng tài liệu.
Bộ phận Dịch vụ:Thực hiện dịch vụ về chỉnh lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ theo
quy định.
b) Số lượng người làm việc và trình độ chun mơn tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Thừa Thiên Huế
STT Họ và tên Bộ phận Chức vụ
1 Nguyễn Thị Kiều Anh Lãnh đạo TT GĐ Trung tâm
2 Lê Thị Hồng Phương Lãnh đạo TT PGĐ Trung tâm
3 Hồ Nhật Anh Nghiệp vụ Lưu trữ Chuyên viên
4 Hoàng Thị Minh Hải Nghiệp vụ Lưu trữ Thư viện viên 5 Võ Thị Thùy Linh Nghiệp vụ Lưu trữ Lưu trữ viên 6 Nguyễn Thị Sửu Nghiệp vụ Lưu trữ Lưu trữ viên 7 Nguyễn Thị Thanh Nghiệp vụ Lưu trữ Lưu trữ viên 8 Văn Uyên Phương Nghiệp vụ Lưu trữ Lưu trữ viên 9 Nguyễn Thị Bảo Nhật Nghiệp vụ Lưu trữ Lưu trữ viên 10 Nguyễn Thùy Linh Nghiệp vụ Lưu trữ Lưu trữ viên 11 Nguyễn Thị Mỹ Linh Nghiệp vụ Lưu trữ Lưu trữ viên 12 Phạm Thị Ngọc Lành Nghiệp vụ Lưu trữ Lưu trữ viên 13 Phan Thị Nguyệt Nghiệp vụ Lưu trữ Lưu trữ viên
14 Trần Thị Nguyệt Hành chính Nhân viên
Về trình độ cán bộ, viên chức:
Bậc Đại học: 09 chuyên viên (05 Đại học Luật; 01 Đại học Sư phạm; 01 Đại học Ngoại ngữ; 02 Đại học Kinh tế)
Bậc Cao đẳng: 04 Chuyên viên ( 01 Cao đăng Thư viện- Thông tin; 03 Cao đẳng Sư phạm)
Bậc Trung cấp: 02 chuyên viên (Trung cấp Hành chính Văn thư). Về nhân sự làm công tác phát huy giá trị tài liệu tại Trung tâm:
Trung tâm bố trí 02 cán bộ đảm nhiệm cơng tác phát huy giá trị tài liệu tại Trung tâm ( 01 cán bộ phụ trách quản lý phòng dọc, 01 cán bộ phụ trách tổ chức khai thác, sử dụng TLLT)
2.2 Thành phần, nội dung, khối lượng Tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ Lịch sử Tỉnh Thừa Thiên Huế