CHƯƠNG 01 : CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ PHÁT HUY GIÁ TRỊ
2.5 Các hình thức phát huy giá trị tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ Lịch sử tỉnh
2.5.1 Phịng đọc:
“Phịng đọc là hình thức tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu phục vụ độc giả đến tra tìm và nghiên cứu tại liệu ngay tại cơ quan, tổ chức. Đây là hình thức phát huy giá trị phổ biến nhất đối với các Trung tâm LTLS cấp tỉnh.Đối tượng phục vụ khá rộng rãi gồm độc giả trong nước, ngoài nước và quần chúng nhân dân. Đây là hình thức hướng tới đối tượng có nhiều thời gian, cần khai thác tài
Phòng đọc của Trung tâm được đặt tại tầng 1 của trụ sở đảm bảo yêu cầu yên tĩnh, thoáng mát, thuận tiện cho độc giả đến khai thac, sử dụng tài liệu. Phòng đọc được trang bị đầy đủ các trang thiết bị như: bàn, ghế, hệ thống chiếu sáng, quạt, điều hòa, giá đựng tài liệu, tủ thẻ cho độc giả.
Đối tượng đến khai thác, sử dụng tài liệu tại Trung tâm chủ yếu là các học sinh, sinh viên và nghiên cứu sinhnghiên cứu các vấn đề về chính trị, lịch sử, kinh tế, văn hóa xã hội,… Tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại trung tâm là cơ sở quan trọng trong việc học tập và nghiên cứu, là bằng chứng xác thực và khách quan nhất, độ chính xác cao vì thế rất nhiều độc giả đến trung tâm để khai thác các tài liệu này.
Một số luận văn thạc sĩ, tiến sĩ sử dụng nội dung từ các TLLT tại trung tâm phải được kể đến như: Luận văn thạc sĩ “Kinh tế công thương nghiệp Đà Nẵng”; Luận văn Tiến sĩ “Thành phố Đà Nẵng thời Pháp thuộc (1888-1945); Luận văn Tiến sĩ “Đời sống xã hội của cư dân thành phố Huế những năm 1957-1967”;….
Thường xuyên phục vụ các tài liệu cho Trung tâm Bảo tồn Di tích Cố đơ Huế để nghiên cứu, trùng tu, tu bổ các cơng trình di tích trên địa bàn tỉnh trong quần thể Di tích Cố đơ Huế.
Đặc biệt, năm 2010 đã cung cấp hồ sơ tu sửa Ty Khí tượng tại đảo Hoàng Sa của Ty Kiến thiết vào năm 1955 cho Bộ Ngoại giao để phục vụ công tác đấu tranh bảo vệ chủ quyền biển đảo.
Người khai thác đến khai thác tài liệu tại Trung tâm phải xuất trình giấy chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu hoặc giấy giới thiệu của cơ quan, đơn vị và tổ chức cùng với đơn xin khai thác TLLT.
Hình 2.3: Phòng đọc tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Thừa Thiên Huế ( Nguồn: Do sinh viên chụp)
Quy trình thực hiện việc khai thác TLLT tại phịng đọc: Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu làm thẻ độc giả và mở hồ sơ.
Bước 2: Cán bộ hướng dẫn độc giả tra tìm tài liệu và viết phiếu yêu cầu khai thác TLLT
Bước 3: Trình duyệt phiếu yêu cầu cho lãnh đạo Trung tâm phê duyệt, đối với các tài liệu quý hiếm, đặc biệt quan trọng thì trình xin ý kiến của Chi cục trưởng Chi cục Văn thư- Lưu trữ.
Bước 4: Nhận lại phiếu yêu cầu, chuyển tới chuyên viên Bảo quản TLLT. Bước 5: Nhận và kiểm tra tài liệu trước khi đưa cho độc giả
Bước 6: Giao tài liệu cho độc giả, thu phí khai thác theo quy định (biểu mức thu phí được in và dán tại phòng đọc)
Bước 8: Nhận lại tài liệu từ độc giả
Bước 9: Trả lại tài liệu cho Chuyên viên bảo quản TLLT để đưa vào kho Bước 10: Kết thúc, hoàn thiện và lưu hồ sơ độc giả.
Hình 2.4: Mẫu phiếu đề nghị khai thác tài liệu tại Trung tâm LTLS (Nguồn: Do sinh viên chụp)
Lịch mở cửa phục vụ độc giả:
Thời gian: Từ thứ Hai đến thứ Sáu hàng tuần (trừ các ngày Lễ, Tết) Buổi sáng: từ 7 giờ 30 - 11 giờ.
Năm Số lượng người KTSD Số lượng hồ sơ 2015 220 450 2016 180 320 2017 100 180 2018 155 1780 2019 119 1150 2020 172 845
Bảng thống kê lượt người đến KTSD và số lượng hồ sơ đưa ra phục vụ độc giả
2.5.2 Cấp bản sao, chứng thực tài liệu lưu trữ.
“Chứng thực lưu trữ là xác nhận của cơ quan, tổ chức hoặc Lưu trữ lịch sử về nội dung thông tin hoặc bản sao tài liệu lưu trữ do Lưu trữ cơ quan hoặc Lưu trữ lịch sử đang quản lý.Cơ quan, tổ chức, Lưu trữ lịch sử sao tài liệu lưu trữ, chứng thực lưu trữ phải chịu trách nhiệm pháp lý về bản sao tài liệu lưu trữ, bản chứng thực lưu trữ.”
Các hình thức cấp chứng thực tại Trung tâm bao gồm: Cấp chứng thực bản sao, trích sao TLLT và cấp chứng thực nội dung TLLT. Hầu hết các TLLT tại trung tâm vẫn ở dạng văn bản giấy nên bản chứng thực cung cấp cho độc giả là bản giấy, một số tài liệu đã được số hóa thì trung tâm tiến hành cấp bản số hóa cho độc giả. Năm 2020, Trung tâm đã tiếp nhận 103 độc giả đến yêu cầu chứng thực TLLT
Quy trình cấp bản sao chứng thực TLLT:
Bước 1: Độc giả đăng ký vào phiếu chứng thực TLLT
Bước 2: Nếu được lãnh đạo duyệt thì cán bộ lưu trữ xác nhận các thông tin về nguồn gốc, địa chỉ của TLLT ( tờ số/ hồ sơ số/ mục lục số/ phông số)
Bước 3: Các bộ lưu trữ điền đầy đủ thông tin trên vào dấu chứng thực ( mẫu dấu được quy định tại phụ lục số 11. Thông tư 10/2014/TT-BNV)
Bước 4: Cán bộ lưu trữ trình lãnh đạo ký và đóng dấu cơ quan.
Hình 2.5: Mẫu phiếu yêu cầu chứng thực tài liệu (Nguồn: Do sinh viên chụp)
Năm Số lượng bản sao Số lượng bản chứng thực 2015 74 251 2016 47 203 2017 58 352 2018 66 404 2019 315 2020 103
Bảng thống kê tình hình Cấp chứng thực, bản sao TLLT tại Trung tâm Lưu trữ Lịch sử tỉnh Thừa Thiên Huế.
2.5.3 Xuất bản ấn phẩm:
“Xuất bản phẩm là các tác phẩm , tài liệu về chính trị, kinh tế, xã hội,… được xuất bản thông quan nhà xuất bản hoặc cơ quan, tổ chức được cấp giấy phép xuất bản bằng các ngơn ngưc khác nhau, bằng hình ảnh, âm thanh và thể hiện dưới nhiều hình thức.”
Đây là hình thức khai thác, sử dụng chủ động của các trung tâm LTLS. Trung tâm có thể giới thiệu các TLLT đang được bảo quản tại Trung tâm đến gần hơn với đọc giả thông qua các chủ đề được nhắc đến trong các ấn phẩm và bài viết. Là cơ sở để làm sáng tỏ sự kiện, hiện tượng lịch sử, các nhân vật tiêu biểu của dân tộc qua các thời kỳ khác nhau; góp phần bảo vệ chủ quyền của dân tộc; Tuyên truyền truyền thông yêu nước, truyền thống cách mạng của dân tộc ta.
Trung tâm đã phối hợp với các cơ quan, tổ chức như Trung tâm Bảo tồn Di tích Cố đơ Huế, Thư viện tông hợp Thừa Thiên Huế, Báo Thừa Thiên Huế xuất bản nhiều ấn phẩm và bài viết, kể đến như: Lịch sử phong trào đô thị Huế năm 1954-1975 ( năm 2015), Ngành kế hoạch và Đầu tư Thừa Thiên Huế, 70 năm hình thành và phát triển (năm 2015); Nghiên cứu phát triển du lịch tại Trung kỳ (An Nam) giai đoạn 1900-1945 (năm 2017); Bài viết: Vai trò của Quân đội nhân dân
Việt Nam và ngoại giao trong các cuộc chiến tranh Đông Dương 1946-1980 và Bài báo: Thời gian ra đời của huyện Tiên Phước, tỉnh Quảng Nam. Năm 2018, Trung tâm phối hợp cung cấp TLLT cùng với Trung tâm Bảo tồn di tích Cố đô Huế, Thư viện tổng hợp Thừa Thiên Huế và Thư viện khoa học tổng hợp Thành phố Hồ Chí Minh cho xuất bản ấn phẩm “ Thư mục đề yếu Sắc phong triều Nguyễn ở Thừa Thiên Huế.
Hình 2.6: Ấn phẩm Thư mục đề yếu Sắc phong triều Nguyễn ở Thừa Thiên Huế (nguồn: Website Trung tâm bảo tồn di tích Cố đơ Huế)
Hình 2.7: Trung tâm LTLS phối hợp với Trung tâm Bảo tồn Di tích Cố đơ Huế và Ủy ban nhân dân Tỉnh Thừa Thiên Huế tổ chức buổi cơng bố ra mắt ấn phẩm
Địa chí Thừa Thiên Huế (Nguồn: Website Ủy ban nhân dân Tỉnh Thừa Thiên Huế)
2.5.4 Triển lãm
“Triển lãm là hoạt động tổ chức trưng bày tài liệu, tranh ảnh, hiện vậtở không gian cố định, trang trọng và được diễn ra thường xuyên. Triển lãm được diễn ra khi tổ chức các sự kiện trọng đại, không gian rộng rãi ở nhiều địa điểm khác nhau, diễn ra trong một khoảng thời gian nhất định. Tổ chức trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ nhằm quảng bá, giới thiệu đến công chúng tài liệu và các hoạt động của cơ quan, tổ chức. Với hình thức này có thể giới thiệu cùng một lúc nhiều loại hình tài liệu khác nhau.” Đây là một hình thức phát huy giá trị TLLT phổ
biến ở các nước trên thế giới nhằm mục đích tuyên truyền, giáo dục quần chúng về lịch sử dân tộc.
đảo quần chúng về lịch sử triều đại nhà Nguyễn, đồng thời giới thiệu một nguồn tài liệu, tư liệu Triều Nguyễn có giá trị cho người nghiên cứu về khoa học và lịch sử, góp phần gìn giữ và phát huy các giá trị của tài liệu.
Do điều kiện về vật chất, địa điểm nên hiện tại Trung tâm chỉ mới phối hợp cùng các cơ quan, đơn vị khác tổ chức các buổi triển lãm hoặc cung cấp các TLLT để trưng bày tại các buổi triển lãm. Các TLLT thường được mượn để triển lãm của Trung tâm là các tài liệu về các cơ quan của UBND Bình Trị Thiên, Tài liêu về triều Nguyễn và hồ sơ cán bộ đi B,…
Một số triển lãm Trung tâm LTLS đã phối hợp thực hiện như: Triển lãm “Một thời Bút nghiên”, Triển lãm “Quan xưởng Triều Nguyễn- Di sản thư liệu thế giới”, Triển lãm giới thiệu dự án “Tủ sách Huế”,… Do tình hình dịch Covid 19 diễn ra phức tạp trên địa bàn nên từ năm 2020 đến nay, trung tâm chưa tổ chức triển lãm trực tiếp nhằm đảm bảo yêu cầu chống dịch tại địa phương.
Quy trình tổ chức triển lãm tại Trung tâm: Bước 1: Chọn chủ đề triển lãm
Bước 2: Lập kế hoạch tổ chức triển lãm
Bước 3: Sưu tầm, lựa chọn các tài liệu cho cuộc triển lãm Bước 4: Trình bày khơng gian triển lãm
Hình 2.8;2.9: Trung tâm LTLS phối hợp cùng Trung tâm Bảo tồn Di tích Cố đơ Huế và Trung tâm lưu trữ quốc gia I tổ chức triển lãm “Một thời Bút Nghiên”
Hình 2.10: Hình ảnh triển lãm “Quan xưởng Triều Nguyễn- Di sản tư liệu Thế giới (Nguồn: Website Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I)
Do điều kiện về cơ sở vật chất và kinh phí nên trung tâm chưa thực hiện các hình thức nhằm quảng bá TLLT (như giới thiệu trên website, facebook, youtube) đến đông đảo công chúng.
Tiểu kết chương 2:
Dựa trên cơ sở lý luận của chương 1,qua khảo sát thực trạng việc phát huy giá trị TLLT bảo quản tại LTLS Tỉnh Thừa Thiên Huế, tại chương 2 em đã trình bày về thực trạng cơng tác phát huy giá trị tài liệu tại Trung tâm. Bao gồm các nội dung như: Tổ chức bộ máy và tổ chức nhân sự, thực trạng phát huy giá trị tài liệu thơng qua các hình thức cụ thể: Phịng đọc; Trưng bày, triển lãm; Xuất bản Ấn phẩm. Từ đó, làm tiền đề để em rút ra một số nhận xét cơ bản với cách tổ chức và các hình thức phát huy TLLT tại trung tâm. Đó là cơ sở quan trọng để đưa ra các ưu điểm và hạn chế, từ đó đề xuất các giải pháp nhằm phát huy công tác này tại Trung tâm ở chương 3.
CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ PHÁT HUY GIÁ TRỊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH
SỬ TỈNH THỪA THIÊN HUẾ 3.1 Nhận xét:
3.1.1 Ưu điểm:
Trong những năm qua, Trung tâm LTLS tỉnh Thừa Thiên Huế đã nhận được sự quan tâm, tạo điều kiện của Cục Văn thư- Lưu trữ Nhà nước, UBND tỉnh, Sở Nội vụ tỉnh, Chi cục Văn thư- Lưu trữ trong việc thực hiện các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ đặc biệt là hoạt động phát huy giá trị TLLT. Trong những năm gần đây các cấp, ban ngành bước đầu đã có sự quan tâm đến các hình thức phát huy giá trị TLLT thể hiện trong các văn bản hướng dẫn, chỉ đạo và phương hướng nhiệm vụ của mình. Nhằm tạo cơ sở pháp lý cho Trung tâm LTLS tỉnh thực hiện đa dạng các hình thức phát huy giá trị TLLT và dự tốn kinh phí hàng năm cho công tác này. Từng bước đầu tư về kinh phí sửa chữa phịng, kho và mua sắm trang thiết bị, thực hiện cơng tác bồi nền và số hóa tài liệu có nguy cơ hư hỏng cao.
Nhận thức của đội ngũ Lãnh đạo quản lý và đội ngũ làm công tác phát huy giá trị TLLT tại Trung tâm Trung tâm LTLS tỉnh đã có những sự thay đổi đáng kể, từ việc chỉ tập trung vào công tác chỉnh lý và bảo quản TLLT thì gần đây cơng tác phát huy giá trị TLLT đã được chú trọng. Chi cục đã tiến hành phân công nhiệm vụ cụ thể cho Trung tâm LTLS tỉnh trong việc triển khai các nhiệm vụ phát huy giá trị TLLT như: sưu tầm tài liệu quý hiếm, tổ chức trưng bày triển lãm, thực hiện chỉnh lý và số hóa TLLT tạo tiền đề cho công tác phát huy giá trị TLLT.
Nhằm phục vụ kịp thời, chính xác các yêu cầu sử dụng tài liệu của độc giả, Trung tâm Trung tâm LTLS đã tham mưu Chi cục đầu tư, xây dựng hệ thống công cụ tra cứu TLLT hiện đại, song song với việc hoàn thiện các công cụ tra cứu truyền thống (Mục lục hồ sơ, mục lục đơn vị bảo quản).Hiện nay, Trung tâm LTLS tỉnh Thừa Thiên Huế đang tiến hành thực hiện đề án xây dựng cơ sở dữ liệu
TLLT, như: phần mềm cơ sở dữ liệu hồ sơ, tài liệu lưu trữ, số hóa tài liệu cung cấp kịp thời nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu của độc giả.
3.1.2 Hạn chế:
Bên cạnh những kết quả đạt được thì hiện nay cơng tác phát huy giá trị TLLTvẫn cịn nhiều hạn chế phải khắc phục, như:
Công tác phát huy giá trị tài liệu vẫn chưa thực sự được chú trọng và đầu tư đúng mức. Hiện tại, tại tỉnh Thừa Thiên Huế việc phát huy giá trị TLLT mới được triển khai ở các hình thức khai thác truyền thống là chủ yếu, chưa có nhiều hình thức phát huy giá trị TLLT thơng qua hình thức trực tuyến, chưa tự chủ trong việc tổ chức triển lãm và xuất bản phẩm mà hầu như là phối hợp thực hiện (cung cấp tài liệu) cho các cơ quan, tổ chức khác.
Nhận thức chưa đầy đủ của một bộ phận cán bộ, viên chức tại Lưu trữ lịch sử tỉnh cho rằng trách nhiệm thực hiện công tác phát huy giá trị tài liệu chỉ do chuyên viên tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu đảm nhận. Trong khi đó, đây là trách nhiệm của tồn thể cá nhân trong cơ quan việc thực hiện tốt các khâu nghiệp vụ như thu thập, chỉnh lý, bảo quản tốt thì cơng tác phát huy GTTL mới đạt hiệu quả, từ đó dẫn đến việc tham mưu tổ chức phát huy giá trị TLLT của LTLS hiện nay chỉ đáp ứng được yêu cầu, cung cấp kịp thời cho tổ chức, cá nhân.
Cơ sở vật chất chưa được đầu tư kịp thời để đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của công tác phát huy giá trị TLTL tại Trung tâm LTLS tỉnh Thừa Thiên Huế. Trung tâm đang thiếu ngân sách và khơng gian trưng bày tài liệu. Phịng đọc của trung tâm có diện tích nhỏ, không đáp ứng đủ cho nhu cầu khai thác ngày càng lớn của độc giả.
Chưa triển khai được nhiều hình thức PHGT TLLT như: giới thiệu tài liệu trên phương tiện thông tin đại chúng, trang thơng tin điện tử,… Một số hình thức triển khai được cịn nhỏ chưa thực sự đi vào chiều sâu. Mới dừng lại thực hiện một số hình thức mang tính truyền thống có quy mơ và phạm vi nhỏ, cơng tác tham mưu, đề xuất nâng cao hiệu quả trong công tác này còn hạn chế. Các cán bộ,
chuyên viên phụ trách công tác này chưa được đào tạo, bồi dưỡng chuyên sâu về kỹ năng tham mưu và tổ chức thực hiện các hình thức phát huy giá trị TLLT tại trung tâm.
Hạn chế về chuyên môn, năng lực thực hiện nhiệm vụ phát huy giá trị TLLT nên một bộ phận nhân sự của LTLS chưa chủ động tham mưu, tổ chức nghiên cứu