LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỆ THỐNG TÀI KHOẢN KẾ TOÁN 1.1 Kế toán và qui trình xử lý thông tin kế toán
Đặc điểm và vai trò của thông tin kế toán
1.1.1.1 Khái niệm về kế toán
Theo AICPA, kế toán được định nghĩa là nghệ thuật ghi chép, phân loại và tổng hợp các giao dịch kinh tế một cách có ý nghĩa, sử dụng tiền tệ để phản ánh tình hình tài chính và giải thích kết quả từ những ghi chép đó.
Kế toán, theo Hiệp hội kế toán Hoa Kỳ, được định nghĩa là một hệ thống thông tin nhằm đo lường, xử lý và truyền đạt thông tin tài chính của một đơn vị kinh tế.
Theo Luật Kế toán Việt Nam năm 2003, kế toán được định nghĩa là quá trình thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính Thông tin này được trình bày dưới các hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động.
Mặc dù mỗi quốc gia và thời kỳ lịch sử có những cách định nghĩa riêng về kế toán, nhưng mục đích cốt lõi của nó vẫn là cung cấp thông tin hữu ích cho việc ra quyết định của các đối tượng cần sử dụng Các đối tượng này không chỉ giới hạn trong một đơn vị mà ngày càng mở rộng ra nhiều bên liên quan khác Kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc truyền đạt dữ liệu tài chính, giúp các đối tượng sử dụng đưa ra quyết định tốt hơn, do đó, kế toán được coi là ngôn ngữ của kinh doanh.
Kế toán có hai chức năng chính là cung cấp thông tin và kiểm soát Để thực hiện chức năng này, kế toán cần thu thập, ghi nhận và xử lý các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong hoạt động của đơn vị Đồng thời, kế toán cũng phải kiểm tra và giám sát các hoạt động liên quan đến nguồn hình thành, sử dụng và quản lý tài chính, nhằm ngăn ngừa các hành vi vi phạm pháp luật về tài chính và kế toán Cuối cùng, kế toán còn có nhiệm vụ phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính cho các đối tượng có nhu cầu sử dụng.
Có nhiều cách để phân loại kế toán, nhưng nhìn chung kế toán được phân loại dựa trên các nhân tố sau:
Phân loại theo tính chất và đối tượng sử dụng thông tin
Theo cách phân loại này kế toán gồm có 2 loại: kế toán tài chính và kế toán quản trị
Kế toán tài chính là quá trình thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính về một đơn vị thông qua các báo cáo tài chính (BCTC) cho những đối tượng có nhu cầu Nó cung cấp thông tin cho cả bên trong và bên ngoài đơn vị, do đó cần tuân thủ các quy định và chuẩn mực kế toán (CMKT).
Kế toán quản trị là quá trình thu thập, xử lý và phân tích thông tin kinh tế, tài chính nhằm hỗ trợ ra quyết định trong quản lý nội bộ của tổ chức Do đó, kế toán quản trị không bị ràng buộc bởi các quy định và chuẩn mực kế toán chung.
Phân loại theo lĩnh vực hoạt động
Theo lĩnh vực hoạt động kế toán được chia làm 2 loại: Kế toán công và kế toán tư (kế toán DN)
Kế toán công là hoạt động kế toán tại các đơn vị và tổ chức do cơ quan Nhà nước thành lập, nhằm thực hiện nhiệm vụ quản lý Nhà nước hoặc cung cấp dịch vụ công cho xã hội mà không nhằm mục đích lợi nhuận Ví dụ về kế toán công bao gồm kế toán tại Ủy ban nhân dân các cấp, bệnh viện, và trường học.
Kế toán tư là hoạt động kế toán diễn ra tại các đơn vị và tổ chức được thành lập với mục tiêu tối ưu hóa lợi nhuận thông qua các hoạt động sản xuất và kinh doanh Ví dụ, kế toán tại các doanh nghiệp sẽ tập trung vào việc ghi chép, phân tích và báo cáo các giao dịch tài chính nhằm hỗ trợ quá trình ra quyết định và nâng cao hiệu quả kinh doanh.
DN tư nhân, công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty cổ phần…
Phân loại theo phương pháp ghi nhận
Theo phương pháp này, kế toán có thể phân thành 2 loại: kế toán dựa trên cơ sở tiền và kế toán dồn tích
Kế toán dựa trên cơ sở tiền ghi nhận các nghiệp vụ tài chính khi có tiền thực thu hoặc thực chi Phương pháp này đảm bảo rằng chỉ những giao dịch đã được thanh toán mới được ghi vào sổ kế toán, giúp phản ánh chính xác tình hình tài chính của doanh nghiệp.
- Kế toán dồn tích: việc ghi nhận nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh không phụ thuộc vào số tiền đã thực thu hoặc thực chi hay chưa
Căn cứ vào mức độ phản ánh các đối tượng kế toán
Kế toán tổng hợp là quá trình thu thập, xử lý và ghi chép thông tin tổng quát về hoạt động kinh tế và tài chính của một đơn vị Nó sử dụng đơn vị tiền tệ để phản ánh tình hình tài sản, nguồn hình thành tài sản, cũng như kết quả hoạt động kinh tế và tài chính của đơn vị đó.
Kế toán chi tiết đóng vai trò quan trọng trong việc thu thập, xử lý và ghi chép thông tin về hoạt động kinh tế và tài chính của một đơn vị Nó không chỉ sử dụng thước đo tiền tệ mà còn áp dụng các thước đo hiện vật và thời gian lao động để chi tiết hóa thông tin đã được tổng hợp.
Căn cứ vào cách ghi chép và thu nhận thông tin
- Kế toán đơn: phản ánh đối tượng kế toán một cách độc lập, riêng lẻ, không thể hiện mối quan hệ giữa các đối tượng kế toán với nhau
Kế toán kép là phương pháp ghi chép phản ánh sự biến động của các đối tượng kế toán, chịu ảnh hưởng từ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và thể hiện mối quan hệ khách quan giữa các đối tượng này.
1.1.1.3 Đặc điểm và vai trò của thông tin kế toán
Kế toán ghi chép các nghiệp vụ kinh tế đã xảy ra, xử lý và cung cấp thông tin hữu ích cho người sử dụng Thông tin kế toán mang tính toàn diện, liên tục và có hệ thống, phản ánh hai mặt của mỗi hiện tượng và quá trình hoạt động như tài sản và nguồn hình thành tài sản, chi phí và thu nhập, cũng như sự tăng giảm trong hoạt động kinh doanh.
Thông qua các thông tin trình bày trên BCTC, các đối tượng sử dụng có thể:
- Đưa ra các quyết định thích hợp về đầu tư, tín dụng hay các quyết định tương tự khác
Dự đoán dòng tiền tương lai của doanh nghiệp cho phép xác định số tiền, thời gian và mức rủi ro liên quan đến các khoản thu từ cổ tức, lãi suất, giao dịch mua bán và các khoản vay.
Qui trình xử lý thông tin kế toán
Kế toán thực hiện chức năng kết nối thông tin từ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, mã hóa dữ liệu và tạo ra thông tin đầu ra phục vụ nhu cầu của người sử dụng Để đảm bảo tính liên kết giữa các giai đoạn này, hệ thống kế toán cần có các yếu tố cấu thành như hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán, hệ thống sổ kế toán và hệ thống báo cáo kế toán, từ đó cung cấp thông tin kế toán hữu ích.
Hệ thống thông tin đầu vào là giai đoạn đầu tiên trong việc thu thập và ghi nhận dữ liệu liên quan đến các hoạt động kinh tế và tài chính tại đơn vị Thông tin ở giai đoạn này có tính chất rời rạc, liên quan đến từng nghiệp vụ kinh tế khác nhau Kế toán cần ghi nhận và tổng hợp thông tin này thông qua việc lập các chứng từ kế toán.
Chứng từ kế toán là các giấy tờ phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh và hoàn thành, đóng vai trò quan trọng trong việc ghi sổ kế toán Chế độ kế toán quy định rõ ràng về các loại chứng từ, nội dung, phương pháp lập, cũng như trình tự luân chuyển và kiểm tra chứng từ Ngoài ra, chế độ này còn quy định việc lưu trữ, quản lý và phát hành biểu mẫu chứng từ kế toán Việc lập chứng từ đảm bảo tính hợp lệ và hợp pháp cho các nghiệp vụ kinh tế tại đơn vị.
Chứng từ kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra hệ thống thông tin đầu vào và cung cấp dữ liệu cho hệ thống xử lý thông tin Chỉ những nghiệp vụ kinh tế phát sinh có đầy đủ chứng từ hợp lệ theo quy định mới được ghi nhận trong kế toán.
Hệ thống xử lý thông tin là giai đoạn quan trọng trong việc phân loại và xử lý thông tin đầu vào rời rạc thành thông tin có tính hệ thống Quá trình này được thực hiện theo trình tự thời gian, theo đối tượng kế toán và từng hoạt động của đơn vị kế toán Hệ thống xử lý thông tin bao gồm hai giai đoạn chính: ghi nhận thông tin vào hệ thống tài khoản kế toán (TKKT) và ghi nhận vào hệ thống sổ kế toán.
Hệ thống TKKT đóng vai trò quan trọng trong việc phân loại và hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế tài chính, theo dõi sự biến động và số lượng của các đối tượng kế toán trong quá trình hoạt động của đơn vị Điều này giúp cung cấp thông tin chính xác về tình hình tài chính, hỗ trợ quyết định quản lý hiệu quả.
Sổ kế toán là công cụ quan trọng để ghi chép, hệ thống và lưu trữ tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính liên quan đến đơn vị kế toán Sổ này được phân loại thành sổ tổng hợp và sổ chi tiết, giúp theo dõi từng đối tượng kế toán và nội dung theo trình tự thời gian.
Hệ thống này dựa vào tài khoản và các sổ kế toán để lựa chọn, sắp xếp và xử lý thông tin, từ đó tạo ra cơ sở dữ liệu cần thiết cho hệ thống thông tin đầu ra, phù hợp với nhu cầu thông tin cụ thể.
Hệ thống thông tin đầu ra là quá trình xử lý và tổng hợp dữ liệu từ hệ thống xử lý, cung cấp các thông tin quan trọng về tài sản, nguồn vốn, doanh thu, chi phí và kết quả hoạt động Những thông tin này được trình bày trong các báo cáo kế toán, giúp người sử dụng có cái nhìn rõ ràng về tình hình kinh tế, tài chính của đơn vị, từ đó đưa ra các quyết định hợp lý và chính xác.
Hệ thống báo cáo tài chính (BCTC) bao gồm hai loại: loại đầu tiên là hệ thống báo cáo được quy định thống nhất về danh mục, biểu mẫu, nội dung, phương pháp lập, kỳ hạn lập, thời hạn nộp và nơi nhận báo cáo; loại thứ hai là hệ thống báo cáo không bắt buộc, được lập theo yêu cầu quản trị của người quản lý Để quy trình xử lý thông tin kế toán diễn ra hiệu quả từ đầu vào đến đầu ra, sự hiện diện của hệ thống kiểm soát nội bộ là điều cần thiết Hệ thống này có mối quan hệ mật thiết với các quy trình trong hệ thống kế toán, giúp các nhà quản lý đánh giá và kiểm soát tình hình tuân thủ pháp luật, nội quy, quy chế hoạt động và thực hiện chế độ kế toán tại đơn vị trong các giai đoạn của quy trình xử lý thông tin kế toán.
Tài khoản và hệ thống tài khoản kế toán
Trong quá trình hoạt động, tài sản và nguồn hình thành tài sản của đơn vị liên tục biến động và trải qua nhiều hình thái khác nhau, dẫn đến phát sinh doanh thu, chi phí và lợi nhuận từ các hoạt động khác nhau Do đó, kế toán cần tổ chức và phản ánh sự tồn tại cũng như biến động của từng đối tượng kế toán bằng phương pháp tài khoản phù hợp.
Tài khoản trong kế toán là công cụ phân loại các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, giúp phản ánh và giám sát một cách liên tục và hệ thống tình hình tài chính của đơn vị Nó cho phép theo dõi sự biến động của tài sản, nguồn vốn, doanh thu và chi phí trong suốt quá trình hoạt động kế toán.
Phương pháp tài khoản có một số đặc điểm cơ bản như sau: Đầu tiên, về hình thức, nó được trình bày dưới dạng sổ kế toán tổng hợp, giúp theo dõi số hiện có và tình hình biến động của các đối tượng kế toán qua thước đo tiền tệ Thứ hai, về nội dung, phương pháp này phản ánh liên tục tình hình biến động của các đối tượng kế toán trong quá trình hoạt động của đơn vị Thứ ba, về chức năng, nó đảm bảo việc kiểm tra và giám sát thường xuyên tình hình tiếp nhận, sử dụng và bảo vệ tài sản, nguồn kinh phí, cũng như chi phí, doanh thu và thu nhập của đơn vị Để phân biệt, mỗi tài khoản được đặt tên hoặc đánh số hiệu riêng, với tên gọi ngắn gọn, dễ hiểu, mô tả rõ nội dung kinh tế của nghiệp vụ liên quan, trong khi số hiệu được sắp xếp theo trật tự nhất định để thuận tiện cho việc trình bày trong sổ kế toán.
Tính khách quan trong kế toán thể hiện qua việc mọi loại tài sản và nguồn vốn đều có hai mặt đối lập, như tiền mặt với thu-chi, nguyên vật liệu với nhập-xuất, và nguồn vốn kinh doanh với tăng-giảm Do đó, tài khoản được chia thành hai bên: bên trái gọi là bên Nợ (Debit) và bên phải gọi là bên Có (Credit), nhằm phản ánh và giám sát những mối quan hệ đối lập này.
TK được thiết kế cho từng đối tượng kế toán với nội dung kinh tế riêng biệt, thường được trình bày dưới dạng các trang sổ Những trang này được kết lại thành quyển, gọi là sổ cái TK.
Phân loại tài khoản kế toán (TKKT) là quá trình tổ chức các tài khoản vào từng loại và nhóm dựa trên các tiêu chí khác nhau Việc này không chỉ tạo nền tảng cho việc xây dựng hệ thống tài khoản mà còn giúp người dùng sử dụng tài khoản một cách chính xác khi cần thiết Tùy thuộc vào các tiêu chí phân loại, có nhiều phương pháp khác nhau để phân loại tài khoản kế toán.
Có các cách phân loại TK như sau:
Phân loại theo nội dung kinh tế: các TK thuộc nhóm này được chia làm 3
(1) Nguyễn Việt, Võ Văn Nhị và Trần Văn Thảo (đồng chủ biên), 2011, trang 98. loại: TK tài sản, TK nguồn vốn và TK trung gian
- Nhóm TK tài sản: dùng phản ánh giá trị toàn bộ tài sản có trong đơn vị, bao gồm tài sản ngắn hạn và dài hạn
- Nhóm TK nguồn vốn: dùng theo dõi các nguồn hình thành tài sản, bao gồm nợ phải trả và vốn chủ sở hữu
Nhóm tài khoản trung gian phản ánh quá trình hoạt động của đơn vị, bao gồm việc ghi nhận doanh thu, chi phí và xác định kết quả hoạt động của đơn vị.
Phân loại theo công dụng và kết cấu: các TK được chia làm 3 loại: TK chủ yếu, TK điều chỉnh và TK nghiệp vụ
- Nhóm TK chủ yếu: là loại TK phản ánh tình hình biến động của các đối tượng kế toán chủ yếu tài sản và nguồn vốn
Nhóm tài khoản điều chỉnh là các tài khoản phản ánh sự điều chỉnh tăng hoặc giảm số liệu đã được ghi nhận trên các tài khoản chính, nhằm cung cấp thông tin chính xác về tình hình tài sản và nguồn vốn tại thời điểm báo cáo.
Nhóm tài khoản nghiệp vụ bao gồm các tài khoản được thiết lập nhằm mục đích tổng hợp và tính toán các thông tin cần thiết phục vụ cho công tác quản lý Những tài khoản này thường được sử dụng để tập hợp chi phí, tính giá thành sản phẩm, cũng như xác định kết quả kinh doanh.
Theo mối quan hệ với báo cáo tài chính, các tài khoản được phân loại thành ba loại: tài khoản thuộc bảng cân đối kế toán, tài khoản ngoài bảng cân đối kế toán và tài khoản thuộc báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.
- TK thuộc BCĐKT: bao gồm các TK có số dư cuối kỳ được dùng để lập BCĐKT như TK tài sản, nợ phải trả và vốn chủ sở hữu
TK ngoài BCĐKT được sử dụng để ghi nhận những tài sản mà đơn vị không sở hữu nhưng đang tạm thời quản lý và sử dụng Ngoài ra, tài khoản này cũng giúp theo dõi chi tiết một số đối tượng cần thiết để phục vụ cho công tác quản lý hiệu quả.
- TK thuộc báo cáo kết quả hoạt động: các TK phản ánh doanh thu, chi phí…
Nguyên t ắ c ghi chép c ủ a các nhóm TK đượ c đ ính kèm ph ụ l ụ c 1- trang 1
1.2.2 Hệ thống tài khoản kế toán
Hệ thống tài khoản kế toán (TKKT) là tập hợp các tài khoản kế toán được sử dụng trong đơn vị, được phân loại và sắp xếp theo từng loại, từng nhóm dựa trên các nguyên tắc nhất định Mục đích của việc này là để xử lý thông tin liên quan đến từng đối tượng kế toán, phục vụ cho công tác tổng hợp, kiểm tra và kiểm soát.
Việc tổ chức và xử lý thông tin kế toán qua hệ thống TKKT giúp cung cấp cái nhìn toàn diện về tình hình tài sản và nguồn vốn của đơn vị Thông qua đó, các báo cáo được lập ra sẽ đáp ứng yêu cầu quản lý và thông tin cho các đối tượng liên quan.
Các nội dung cơ bản được quy định trong hệ thống TKKT bao gồm:
- Số lượng, loại, tên gọi và số hiệu của các TK;
- Công dụng, nội dung kinh tế và phạm vi phản ánh vào từng TK;
- Kết cấu của từng TK;
- Những quy định, hướng dẫn ghi chép nghiệp vụ và một số quan hệ đối ứng chủ yếu giữa các TK có liên quan
Các đơn vị kế toán cần nghiên cứu và áp dụng hệ thống tài khoản kế toán phù hợp với đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý Điều này giúp tạo ra thông tin hữu ích cho việc lập báo cáo kế toán, đáp ứng yêu cầu kiểm soát quá trình hoạt động của đối tượng kế toán trong đơn vị.
Có 2 xu hướng để xây dựng hệ thống TKKT:
Nhà nước không quy định một hệ thống tài khoản kế toán (TKKT) thống nhất cho tất cả các đơn vị trong khu vực công và tư, mà mỗi đơn vị tự xây dựng hệ thống TK dựa trên yêu cầu báo cáo tài chính, lĩnh vực hoạt động, ngành nghề kinh doanh và quy mô của mình Ví dụ điển hình là Anh và Mỹ, nơi hệ thống TKKT được thiết lập linh hoạt, cho phép tư duy năng động trong công tác kế toán Tuy nhiên, điều này cũng gây khó khăn trong việc so sánh, đối chiếu và tổng hợp thông tin, cũng như trong việc kiểm tra, kiểm soát và hướng dẫn nghiệp vụ.
Chuẩn mực kế toán công quốc tế và những vấn đề có liên quan đến việc xây dựng hệ thống TKKT
1.3.1 Giới thiệu tổng quan chuẩn mực kế toán công quốc tế
Trong quá trình hội nhập kinh tế toàn cầu, việc so sánh và phân tích báo cáo tài chính (BCTC) giữa các quốc gia gặp nhiều khó khăn do sự khác biệt trong hình thức tổ chức, phân loại và trình bày BCTC Điều này tạo ra trở ngại cho các đối tượng sử dụng thông tin trong việc hiểu và đánh giá chính xác tình hình tài chính của các doanh nghiệp trên thế giới.
TiRon TuDor và MuTiu (2006) đã nỗ lực nghiên cứu và phát triển các chuẩn mực kế toán thống nhất nhằm giảm thiểu sự khác biệt trong cách trình bày các chỉ tiêu kinh tế và tài chính trên báo cáo tài chính (BCTC) giữa các quốc gia Mục tiêu của họ là tạo ra sự nhất quán về nội dung và tính chất của thông tin kế toán ở cả cấp độ quốc tế và khu vực.
Sự ra đời của IFAC vào năm 1977 đã tạo ra một bước ngoặt quan trọng trong sự hòa hợp và phát triển của hệ thống kế toán toàn cầu IFAC là tổ chức nghề nghiệp đại diện cho hơn 2,5 triệu kế toán viên và kiểm toán viên chuyên nghiệp tại 124 quốc gia thông qua 159 tổ chức thành viên Nhiệm vụ của IFAC là phục vụ lợi ích công, củng cố nghề kế toán toàn cầu, và thúc đẩy phát triển kinh tế quốc tế bằng cách thiết lập các chuẩn mực nghề nghiệp chất lượng cao, đồng thời đẩy mạnh sự hòa hợp giữa các chuẩn mực này.
Nỗ lực xây dựng và hoàn thiện IAS và IFRS đã mang lại thành công lớn cho kế toán tư trên toàn cầu Dựa trên nền tảng này, IFAC tiếp tục nghiên cứu và phát triển hệ thống CMKT công quốc tế để nâng cao chất lượng thông tin tài chính từ các quốc gia IFAC đã thành lập IPSASB với 18 thành viên, trong đó 15 thành viên do IFAC đề cử và 3 thành viên công chúng Mục tiêu của IPSASB là phát triển hệ thống CMKT công chất lượng cao, nhằm nâng cao sự hòa hợp giữa các CMKT công quốc gia và quốc tế, từ đó cải thiện chất lượng và tính thống nhất của báo cáo tài chính công toàn cầu IPSASB không ngừng nghiên cứu, xây dựng và công bố các IPSASs, cùng với tài liệu hướng dẫn giải quyết các vấn đề trong lập báo cáo tài chính công.
Sự ra đời của IPSASs đã thiết lập một ngôn ngữ kế toán chung, giúp chuẩn hóa việc lập và trình bày báo cáo tài chính (BCTC) Điều này tạo ra một hệ thống thông tin tài chính đồng nhất, nâng cao khả năng so sánh và công nhận lẫn nhau giữa các BCTC của các đơn vị công trên toàn cầu Tính đến nay, IPSASB đã ban hành 32 chuẩn mực IPSAS, trong đó có 31 chuẩn mực dựa trên cơ sở dồn tích và 1 chuẩn mực dựa trên cơ sở tiền mặt.
N ộ i dung c ủ a các IPSASs đ ính kèm ph ụ l ụ c 2- trang 2
IPSASs theo cơ sở dồn tích là chuẩn mực kế toán được phát triển từ IAS và IFRSs của IASB, nhằm tạo sự hòa hợp giữa khu vực công và tư IPSASB đã duy trì phương pháp kế toán và ngôn ngữ của chuẩn mực khu vực tư, đồng thời tích hợp các đặc thù của khu vực công để áp dụng cho báo cáo tài chính của các đơn vị công Các chuẩn mực này quy định nguyên tắc, nội dung, phương pháp và thủ tục kế toán cơ bản, đảm bảo tính trung thực, hợp lý, khách quan và minh bạch trong báo cáo tài chính Khi có sự thay đổi trong IAS/IFRS, IPSAS cũng được xem xét và điều chỉnh cho phù hợp, như đã diễn ra với một số IPSASs vào năm 2010, bao gồm IPSAS 1, IPSAS 2, IPSAS 3, IPSAS 4 và IPSAS 7.
IPSASB đã nỗ lực xây dựng các hướng dẫn trình bày bắt buộc và khuyến khích cho các quốc gia áp dụng kế toán tiền mặt, nhưng cũng khuyến khích chuyển đổi sang cơ sở dồn tích để nâng cao hiệu quả Để giúp các quốc gia dễ dàng áp dụng, IPSASB đã định nghĩa rõ ràng về lĩnh vực công, bao gồm các đơn vị như chính quyền Trung ương, chính quyền khu vực, chính quyền địa phương và các đơn vị dịch vụ công phụ thuộc vào tài trợ của Chính phủ Những đơn vị này hoạt động vì lợi ích công và xã hội, không vì mục đích lợi nhuận Trong khi đó, các đơn vị kinh doanh sử dụng vốn Nhà nước phải tuân theo IAS và IFRS thay vì IPSASs.
IPSASs 1 cũng đã đưa ra mục đích của BCTC hướng tới là phải cung cấp được thông tin về nguồn lực, phân bổ và sử dụng nguồn lực tài chính; thông tin về đơn vị đã làm thế nào để đảm bảo đủ vốn hoạt động và nhu cầu về tiền mặt; thông tin về khả năng của đơn vị trong việc tài trợ cho các hoạt động của nó; thông tin về điều kiện tài chính và những thay đổi về tài chính; bên cạnh đó còn yêu cầu cung cấp các thông tin liên quan đến việc thu và sử dụng NS theo dự toán của Nhà nước, thực tế đã thu và sử dụng vào các khoản chi tiêu như thế nào Để đáp ứng mục đích này bộ BCTC hoàn chỉnh cho các đơn vị công theo cơ sở dồn tích bao gồm: BCĐKT (statement of financial position); BC kết quả hoạt động (statement of financial performance); BC những thay đổi trong tài sản thuần/ vốn chủ sở hữu (statement of changes in net assets/equity);BC lưu chuyển tiền tệ (cash flow statement); So sánh NS theo dự toán và
The financial statements may include a separate report or an additional column for actual usage, along with explanations of accounting policies and other relevant notes These notes provide a summary of significant accounting practices and additional clarifications essential for understanding the financial statements.
Nếu áp dụng cơ sở tiền mặt, báo cáo tài chính (BCTC) chủ yếu sẽ bao gồm báo cáo thu, chi tiền mặt Ngoài ra, các đơn vị công tại nhiều quốc gia có thể lập BCTC phục vụ cho yêu cầu của một số nhóm đối tượng đặc biệt, và trong trường hợp này, IPSASB khuyến khích việc sử dụng chuẩn mực này.
IPSASs công nhận quyền của các Chính phủ và cơ quan soạn thảo chuẩn mực quốc gia trong việc phát triển các chuẩn mực kế toán công (CMKT) và hướng dẫn lập báo cáo tài chính công (BCTC) trong phạm vi pháp lý của họ Nội dung của IPSASs tập trung vào các vấn đề nền tảng, cung cấp khuôn mẫu, nguyên tắc và phương pháp cơ bản Các quốc gia có thể áp dụng những nội dung này để xây dựng, hoàn thiện và bổ sung CMKT công quốc gia theo tiêu chuẩn quốc tế.
Hiện nay, việc áp dụng IPSASs tại các quốc gia theo 4 mô hình (Bùi Văn Mai, 2007):
- Thứ nhất: áp dụng 100% các IPSASs mà không có sửa đổi, bổ sung
- Thứ hai: áp dụng 100% các IPSASs, nhưng có phần ghi chú để thêm hoặc bớt trong từng chuẩn mực
Vào thứ ba, cần vận dụng có chọn lọc các quy định của IPSASs để điều chỉnh, bổ sung và phát triển các chuẩn mực kế toán công quốc gia, sao cho phù hợp với đặc thù của nền kinh tế Đồng thời, cũng cần ban hành thêm các chuẩn mực kế toán công quốc gia mới.
- Thứ tư: không áp dụng CMKT công quốc tế mà tự xây dựng, ban hành hệ thống CMKT công quốc gia
Đến nay, hơn 70 quốc gia trên thế giới đã áp dụng IPSASs, mang lại nhiều lợi ích cho cả nước phát triển và đang phát triển Các quốc gia lựa chọn mô hình và cơ sở kế toán IPSASs dựa trên điều kiện kinh tế đặc thù của mình Một số nước có nền kinh tế phát triển như Mỹ, Anh, Pháp, Úc, Canada, Nga, và Colombia đã áp dụng IPSASs theo cơ sở dồn tích đầy đủ Trong khi đó, các quốc gia nhỏ như Cyprus, East Timor và Fiji cũng áp dụng hoàn toàn IPSASs nhưng theo cơ sở tiền mặt.
Tình hình áp dụng IPSASs tại các quốc gia trên thế giới đến thời điểm năm 2012
( đượ c đ ính kèm ph ụ l ụ c 3- trang 8 )
1.3.2 Những vấn đề liên quan đến xây dựng hệ thống tài khoản kế toán
Giống như IAS và IFRS, IPSAB không thiết lập một hệ thống tài khoản kế toán thống nhất cho IPSASs, mà chỉ quy định các nhóm tài khoản và một số loại tài khoản chính cùng với nguyên tắc hạch toán cơ bản Điều này nhằm theo dõi biến động của các đối tượng kế toán, phục vụ cho việc tổng hợp, trình bày và báo cáo thông tin trên báo cáo tài chính IPSASs được xây dựng dựa trên IASs/IFRSs, vì vậy tên gọi, phân loại, công dụng, cấu trúc và cách hạch toán của các tài khoản này trong khu vực công tương tự như khu vực tư Tuy nhiên, do mục đích hoạt động là cung cấp dịch vụ công, một số thuật ngữ đã được điều chỉnh cho phù hợp với đặc thù của khu vực này.
Mỗi quốc gia sẽ tự xây dựng hệ thống tài khoản kế toán (TKKT) với các loại tài khoản, số lượng, tên gọi và số hiệu phù hợp với đặc thù hoạt động của các đơn vị công Khi thiết lập hệ thống TKKT, các quốc gia dựa trên những hướng dẫn và cơ sở nhất định để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong quản lý tài chính.
- Các nguyên tắc kế toán được quy định trong IPSASs, các IPSASs hay các nguyên tắc kế toán của mỗi quốc gia;
- Bản chất, nội dung kinh tế của đối tượng kế toán được phản ánh;
- Dựa vào yêu cầu cung cấp thông tin trình bày trên các BCTC đã được quy định và các BC kế toán theo nhu cầu của đơn vị;
- Yêu cầu quản lý, lĩnh vực, đặc điểm và quy mô hoạt động của đơn vị công;
- Trình độ, nhận thức của nhân viên kế toán;
- Sự phát triển và khả năng ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán
Tổng quan về đơn vị hành chính sự nghiệp
2.1.1 Đặc điểm và phân loại đơn vị hành chính sự nghiệp Đặc điểm của đơn vị hành chính sự nghiệp Đơn vị HCSN là các đơn vị hoạt động vì mục tiêu phi lợi nhuận, sử dụng kinh phí NSNN để thực hiện các công việc quản lý Nhà nước, quản lý hành chính, quản lý xã hội và cung cấp các loại dịch vụ công cho xã hội Hoạt động HCSN luôn gắn liền với mục tiêu phục vụ cho đời sống và lợi ích của nhân dân và đây là mục đích chính, cơ bản, chủ yếu
Nguồn kinh phí hoạt động của đơn vị HCSN chủ yếu đến từ ngân sách nhà nước (NSNN), bao gồm cả tài trợ toàn bộ và một phần, cũng như các khoản thu khác như phí, lệ phí, thuế và trợ cấp Điều này dẫn đến việc không tồn tại mối quan hệ trực tiếp giữa người thụ hưởng dịch vụ và người chi trả dịch vụ, đồng thời các đơn vị này phải tuân thủ sự quản lý và chi phối của Luật ngân sách Nhà nước.
Đơn vị HCSN hoạt động rộng rãi trên mọi vùng miền và lĩnh vực, bao gồm tất cả các cấp độ quản lý của Nhà nước cùng với các dịch vụ công cho xã hội HCSN được chia thành hai loại.
Các đơn vị hành chính bao gồm các tổ chức trong hệ thống lập pháp, hành pháp và tư pháp của Nhà nước, như các bộ và ủy ban nhân dân các cấp Chức năng chính của các đơn vị này là cung cấp dịch vụ quản lý hành chính công và luật pháp cho xã hội Chất lượng hàng hóa và dịch vụ mà các đơn vị hành chính cung cấp ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu lực và hiệu quả của bộ máy quản lý tài chính Nhà nước Do mục tiêu phục vụ quản lý Nhà nước, các đơn vị này không tạo ra nguồn thu lớn, mà chủ yếu thu từ các khoản phí không đáng kể.
Đơn vị sự nghiệp là những tổ chức hoạt động chủ yếu trong việc cung cấp hàng hóa và dịch vụ công cho xã hội trong các lĩnh vực như kinh tế, giáo dục, y tế, văn hóa và thể dục thể thao, với mục đích không vì lợi nhuận Trong quá trình cung cấp dịch vụ, các đơn vị này có thể tạo ra nguồn thu nhập từ phí và các khoản thu khác để trang trải chi phí và tăng thu nhập cho cán bộ, viên chức, tuy nhiên, các hoạt động này không được phép ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ công Ngoài ra, các đơn vị sự nghiệp cũng có nhiệm vụ tổ chức công tác kế toán theo quy định của Nhà nước, nhằm thu thập, xử lý và cung cấp thông tin kế toán, tài chính qua các báo cáo tài chính để phục vụ nhu cầu thông tin của các đối tượng sử dụng bên trong và bên ngoài đơn vị.
Phân loại đơn vị HCSN
Có 3 cách để phân loại đơn vị HCSN, phân loại theo chức năng hoạt động, theo cấp quản lý, và theo tình hình tiếp nhận, phân bổ, sử dụng nguồn kinh phí
• Căn cứ vào chức năng hoạt động, đơn vị HCSN được chia làm 4 loại:
- Các đơn vị hành chính Nhà nước từ Trung ương cho tới các địa phương
- Các đơn vị sự nghiệp thực hiện việc cung cấp các dịch vụ công hoạt động trong các vùng lãnh thổ của quốc gia
- Các tổ chức đoàn thể xã hội, nghề nghiệp
- Các đơn vị an ninh, quốc phòng bao gồm các đơn vị quân đội, công an
Đơn vị HCSN được phân loại thành hai loại dựa trên cấp quản lý trong cơ cấu bộ máy Nhà nước: Đơn vị HCSN cấp Trung ương và Đơn vị HCSN cấp địa phương.
• Căn cứ vào việc tiếp nhận, phân bổ và sử dụng kinh phí Nhà nước thì đơn vị HCSN được phân thành 3 cấp:
Đơn vị dự toán cấp 1 là cơ quan trực tiếp nhận kinh phí ngân sách từ Thủ tướng Chính phủ hoặc Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương Nhiệm vụ của đơn vị này là phân bổ kinh phí cho các đơn vị dự toán cấp 2 và cấp 3.
Đơn vị dự toán cấp 2 nhận kinh phí từ ngân sách phân bổ bởi đơn vị dự toán cấp 1 và có nhiệm vụ phân bổ lại kinh phí cho các đơn vị dự toán cấp 3.
Đơn vị dự toán cấp 3 nhận kinh phí từ đơn vị dự toán cấp 1 hoặc cấp 2 và sử dụng số tiền này để thực hiện các hoạt động cần thiết.
2.1.2 Đặc điểm và vai trò của thông tin kế toán HCSN Đơn vị HCSN hoạt động tại các cấp, ngành, các lĩnh vực khác nhau với mục đích thực hiện công việc quản lý Nhà nước, bảo vệ, duy trì an ninh quốc gia và cung cấp các dịch vụ công cho toàn xã hội, vì vậy các hoạt động của các đơn vị HCSN là biểu hiện bộ mặt của một quốc gia về cơ chế điều hành, trình độ tư duy, sự phát triển kinh tế- xã hội, trình độ văn minh, về tính nhân văn và đạo đức xã hội của bộ máy quản lý Nhà nước Do đó, để một đất nước có thể phát triển tốt về kinh tế- chính trị- xã hội thì việc đảm bảo và nâng cao chất lượng các hoạt động tại các đơn vị HCSN là điều kiện không thể thiếu, muốn làm được điều này thì thông tin kế toán trong đơn vị HCSN đóng vai trò rất quan trọng
Do đặc thù về lĩnh vực, mục tiêu, tổ chức hoạt động và nguồn tài chính, các đơn vị HCSN cần áp dụng phương pháp kế toán linh hoạt hơn so với doanh nghiệp Cụ thể, để thu thập và cung cấp thông tin kinh tế - tài chính, các đơn vị này không chỉ dựa vào cơ sở kế toán dồn tích mà còn lồng ghép các phương pháp như cơ sở tiền mặt, cơ sở tiền mặt có điều chỉnh và cơ sở dồn tích có điều chỉnh Để đảm bảo cung cấp thông tin hữu ích, công tác kế toán cần được tổ chức phù hợp với cấp dự toán, quy mô hoạt động, yêu cầu quản lý, trình độ chuyên môn và cơ sở vật chất kỹ thuật, đồng thời tuân thủ các quy định pháp luật về kế toán áp dụng cho đơn vị HCSN.
Kế toán HCSN đóng vai trò quan trọng trong việc phản ánh các hoạt động kinh tế tài chính tại các đơn vị HCSN, nhằm cung cấp thông tin về tình hình tiếp nhận, quản lý và sử dụng ngân sách Thông qua các báo cáo kế toán, thông tin này được chuyển đến các đối tượng sử dụng liên quan Đối tượng sử dụng thông tin kế toán của đơn vị HCSN khá đa dạng, bao gồm hai nhóm chính: bên trong và bên ngoài đơn vị Nhóm bên trong gồm thủ trưởng đơn vị và các phòng, ban, trong khi nhóm bên ngoài bao gồm cơ quan tài chính, thống kê, KBNN, đơn vị dự toán cấp trên, Chính phủ, Quốc hội cùng với các tổ chức và cá nhân viện trợ, tài trợ.
Vì nguồn kinh phí hoạt động chủ yếu được cấp từ ngân sách nhà nước (NSNN), tổ chức kế toán cần tuân thủ theo mục lục ngân sách để đảm bảo việc tổng hợp và kiểm soát tình hình thu chi của NSNN.
Thông tin kế toán của các đơn vị hành chính sự nghiệp (HCSN) đóng vai trò quan trọng đối với các đối tượng sử dụng, giúp họ đưa ra quyết định chính xác Dựa vào thông tin kế toán được cung cấp, các cơ sở dữ liệu này hỗ trợ quá trình ra quyết định hiệu quả.
Đánh giá hệ thống TKKT áp dụng cho các đơn vị HCSN ở Việt Nam
Phạm vi và đối tượng khảo sát
Khảo sát được thực hiện tại 23 đơn vị HCSN, chủ yếu tập trung ở TP Hồ Chí Minh và một số tỉnh khác, như Bình Dương đại diện cho vùng Đông Nam Bộ và Đồng Tháp cho khu vực Tây Nam Bộ Danh sách các đơn vị khảo sát được đính kèm phụ lục 8, trang 21.
Trong lĩnh vực HCSN, các loại hình đơn vị được phân chia như sau: Trường học chiếm 25%, bệnh viện và cơ sở y tế chiếm 43%, công ty kiểm toán độc lập thực hiện kiểm toán cho đơn vị HCSN chiếm 12%, và các đơn vị khác như trung tâm, Ủy ban nhân dân quận, tổ chức đoàn thể, tổ chức xã hội chiếm 20%.
Trong khảo sát, 67% là các đơn vị sự nghiệp có hoạt động sản xuất kinh doanh, 12% là đơn vị hành chính, 12% là công ty kiểm toán, 8% là đơn vị sự nghiệp không có hoạt động sản xuất kinh doanh, và 2% là tổ chức đoàn thể, tổ chức xã hội Đối tượng khảo sát chủ yếu bao gồm kế toán trưởng, kế toán tổng hợp, một số kế toán viên có kiến thức về kế toán HCSN, kiểm toán viên và trợ lý kiểm toán viên tham gia kiểm toán đơn vị HCSN, cùng với các giảng viên giảng dạy và nghiên cứu về kế toán HCSN, với tổng số 51 đối tượng tham gia.
Bảng câu hỏi khảo sát được thiết kế nhằm đánh giá các vấn đề liên quan đến hệ thống tài khoản kế toán (TKKT) mà đơn vị hành chính sự nghiệp (HCSN) đang áp dụng Nội dung khảo sát tập trung vào việc phân loại, sắp xếp, đặt tên và đánh số hệ thống TKKT, cũng như các quy định pháp lý liên quan Ngoài ra, khảo sát còn xem xét vai trò của hệ thống TK trong việc theo dõi các đối tượng kế toán để cung cấp thông tin cần thiết và những hạn chế của hệ thống TKKT hiện tại Thêm vào đó, khảo sát cũng đề cập đến các vấn đề liên quan như hệ thống chứng từ, sổ sách, báo cáo và phần mềm kế toán (Xem Bảng câu hỏi khảo sát đính kèm phụ lục 9 - trang 22)
Bảng câu hỏi được gửi đến những người thực hiện công tác kế toán trong đơn vị, bao gồm kế toán trưởng và kế toán tổng hợp, cũng như các kiểm toán viên đang thực hiện kiểm toán tại các đơn vị HCSN và giảng viên tham gia nghiên cứu, giảng dạy kế toán HCSN.
- Thiết kế bảng khảo sát trên Google Docs và gửi bảng khảo sát qua email
- Khảo sát bằng phương pháp phỏng vấn trực tiếp
(Xem chi ti ế t đ ính kèm ph ụ l ụ c 10 - trang 28)
Các quy định pháp lý liên quan đến hệ thống kế toán hành chính sự nghiệp (HCSN) hiện tại khá đầy đủ và chi tiết, nhưng vẫn còn một số điểm chưa rõ ràng Việc các quy định này thường xuyên bị sửa đổi, bổ sung mà không có hướng dẫn kịp thời đã gây ra nhiều khó khăn trong công tác kế toán Hơn nữa, quy định ghi nhận theo cả hai cơ sở tiền mặt và dồn tích cũng tạo ra thách thức cho các đơn vị trong việc thực hiện.
Hệ thống tài khoản kế toán (TKKT) trong lĩnh vực hành chính sự nghiệp (HCSN) hiện nay đã được xây dựng khá đầy đủ và chi tiết Tuy nhiên, việc phân loại, sắp xếp, đặt tên và đánh số các tài khoản vẫn chưa hợp lý, gây khó khăn trong việc hiểu và ghi nhớ bản chất của từng tài khoản.
- Sự phù hợp của hệ thống TKKT trong việc cung cấp thông tin lập BCTC:
Hầu hết đối tượng khảo sát (94%) cho rằng hệ thống TKKT có ảnh hưởng lớn đến việc tập hợp thông tin lập BCTC Mặc dù 59% đồng ý rằng hệ thống TKKT hiện tại tương đối đầy đủ cho hoạt động HCSN, nhưng vẫn có 59% cho rằng hệ thống này chưa đáp ứng đầy đủ yêu cầu cho hoạt động HCSN.
Hệ thống tài khoản kế toán (TKKT) đơn vị hành chính sự nghiệp (HCSN) hiện nay gặp nhiều hạn chế, với 73% ý kiến cho rằng chưa nhất quán giữa các lĩnh vực hoạt động và 67% đồng ý rằng tên gọi, ký hiệu dễ gây nhầm lẫn Ngoài ra, 76% cho rằng hệ thống thiếu nhiều tài khoản và 82% cho rằng việc mở thêm tài khoản cấp 1 là rất khó khăn Do đó, 90% người tham gia khảo sát đồng ý rằng cần thiết phải xây dựng lại hệ thống TKKT, và 63% cho rằng Bộ Tài chính nên quy định những nhóm tài khoản cơ bản, cho phép các đơn vị tự mở thêm tài khoản cấp 1, 2…
Hệ thống chứng từ kế toán hiện tại được đánh giá là đầy đủ để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, với 88% người tham gia đồng ý Điều này dẫn đến việc chỉ có 61% đơn vị có nhu cầu mở thêm chứng từ ngoài danh mục Hơn nữa, 92% các đơn vị kế toán thuộc Nhà nước cho rằng hệ thống chứng từ hiện tại khá thống nhất Tuy nhiên, vẫn còn 69% ý kiến cho rằng các quy định về chứng từ điện tử chưa được đầy đủ.
Hệ thống sổ sách kế toán hiện tại được đánh giá là hướng dẫn khá đầy đủ, với 78% người đồng ý Tuy nhiên, 63% cho rằng một số sổ sách có nội dung trùng lặp Ngoài ra, có 63% ý kiến cho biết đơn vị cần mở rộng hệ thống sổ sách để theo dõi chi tiết các đối tượng kế toán Đặc biệt, 59% người đồng ý rằng hệ thống sổ sách hiện tại thuận lợi cho việc sử dụng phần mềm kế toán.
Hệ thống báo cáo kế toán hiện tại cần được cải thiện, với 84% đối tượng khảo sát đồng ý rằng các chỉ tiêu trên báo cáo cần sửa đổi và bổ sung Ngoài ra, cũng có 84% ý kiến ủng hộ việc tách biệt báo cáo về hoạt động thường xuyên và hoạt động sản xuất kinh doanh.
Hầu hết các đơn vị HCNS hiện nay sử dụng phần mềm cho công tác kế toán, với 98% đã áp dụng Trong số đó, 39% sử dụng phần mềm do cơ quan chủ quản cung cấp, 22% mua từ bên ngoài, và 39% kết hợp cả hai loại Mặc dù phần mềm kế toán đáp ứng nhu cầu ở mức tạm được (84%), nhưng 71% người dùng cho rằng việc áp dụng phần mềm hiện tại gặp nhiều khó khăn.
Chế độ kế toán HCSN theo QĐ 19/2006/QĐ - BTC đã mang lại nhiều thuận lợi cho công tác kế toán tại các đơn vị HCSN và việc tổng hợp thông tin của Nhà nước Hệ thống TKKT được xây dựng cùng với các phương pháp kế toán, trình bày và báo cáo thông tin một cách đầy đủ và chi tiết, đáp ứng yêu cầu cung cấp thông tin kế toán của Nhà nước Điều này không chỉ nâng cao chất lượng thông tin báo cáo mà còn thúc đẩy sự phát triển của nền kế toán công, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý tài chính công tại Việt Nam.
Chế độ kế toán HCSN được quy định chi tiết và đầy đủ, với các hướng dẫn bổ sung cho từng trường hợp đặc thù của các đơn vị Điều này giúp kế toán viên nắm rõ và thực hiện kế toán theo đúng quy định pháp luật Hơn nữa, các quy định về kế toán cũng thường xuyên được cập nhật, nhằm đáp ứng nhu cầu thực hành kế toán phù hợp với sự phát triển của nền kinh tế và các văn bản pháp lý liên quan.
