Đổi mới hoạt động của văn phòng bộ nội vụ đáp ứng yêu cầu hiện đại hóa hành chính

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG - - KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐỔI MỚI HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG BỘ NỘI VỤ ĐÁP ỨNG YÊU CẦU HIỆN ĐẠI HĨA HÀNH CHÍNH Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Người hướng dẫn : TS NGUYỄN MẠNH CƯỜNG Sinh viên thực : TỐNG THỊ TIẾN Mã số sinh viên : 1805QTVA058 Khóa : 2018-2022 Lớp : ĐH.QTVP18A Hà Nội – 2022 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan khóa luận tốt nghiệp với đề tài: “Đổi hoạt động Văn phòng Bộ Nội vụ đáp ứng u cầu đại hóa hành chính” cơng trình nghiên cứu tơi thời gian qua Tơi xin chịu trách nhiệm đề tài Hà Nội, tháng 04 năm 2022 Tác giả Tống Thị Tiến LỜI CẢM ƠN Để hồn thành khóa luận tốt nghiệp với đề tài “Đổi hoạt động Văn phòng Bộ Nội vụ đáp ứng yêu cầu đại hóa hành chính” tơi nhận nhiều giúp đỡ từ quan, tổ chức cá nhân: Tôi xin lời cảm ơn tới TS Nguyễn Mạnh Cường – Trưởng Khoa Quản trị văn phòng, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, người trực tiếp hướng dẫn, bảo tận tâm nhiệt tình suốt q trình tơi thực đề tài khóa luận tốt nghiệp Trong trình học tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, nhận nhiều giúp đỡ từ quý Ban lãnh đạo, thầy Khoa Quản trị văn phịng, thầy truyền đạt cho kiến thức vô quý báu cần thiết suốt 04 năm học tập giảng đường Tơi xin cảm ơn tới Văn phịng Bộ Nội vụ; Vụ Tổ chức cán - Bộ Nội vụ tạo điều kiện tốt sở vật chất, tinh thần, đặc biệt cung cấp liệu cho tơi q trình thu thập thông tin tài liệu phục vụ cho báo cáo khóa luận Tơi mong có ý kiến đóng góp từ phía thầy cơ, để tiếp thu kiến thức bổ ích giúp tơi hồn thiện đề tài Tôi xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, tháng 04 năm 2022 Tác giả Tống Thị Tiến DANH MỤC KÍ HIỆU HOẶC CHỮ CÁI VIẾT TẮT Cụm từ thay thế/chữ viết tắt/ Cụm từ đầy đủ ký hiệu CNTT Công nghệ thông tin CCVCNLĐ Công chức, viên chức, người lao động BPMC Bộ phận cửa CSDL Cơ sở liệu TTB Trang thiết bị TTHC Thủ tục hành DANH MỤC HÌNH ẢNH Hình Cơ cấu tổ chức phòng, đội Văn phòng Bộ 30 Hình Sơ đồ quy trình áp dụng tiêu chuẩn ISO 42 Hình Các bước ứng dụng ISO 9001 43 Hình Lãnh đạo Văn phịng Bộ Nội vụ 47 Hình Hệ thống văn website Bộ 49 Hình Danh mục thủ tục hành 55 Hình Trình tự xử lý cơng việc đơn vị thuộc Bộ 59 Hình Trình tự xử lý cơng việc đơn vị trực thuộc Bộ 63 Hình Cổng thơng tin điện tử Bộ Nội vụ 75 MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN .1 LỜI CẢM ƠN .2 DANH MỤC KÍ HIỆU HOẶC CHỮ CÁI VIẾT TẮT DANH MỤC HÌNH ẢNH MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Tổng quan tình hình nghiên cứu .9 Đối tượng phạm vi nghiên cứu 13 3.1 Đối tượng nghiên cứu 13 3.2 Phạm vi nghiên cứu 13 Mục tiêu nhiệm vụ nghiên cứu 14 4.1 Mục tiêu nghiên cứu 14 4.2 Nhiệm vụ nghiên cứu 14 Giả thuyết nghiên cứu 15 Phương pháp nghiên cứu 15 Đóng góp đề tài 15 Bố cục khóa luận 16 PHẦN NỘI DUNG 17 CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ ĐỔI MỚI HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG BỘ ĐÁP ỨNG YÊU CẦU HIỆN ĐẠI HĨA HÀNH CHÍNH 17 1.1 Các khái niệm 17 1.1.1 Khái niệm văn phòng .17 1.1.2 Khái niệm đổi hoạt động văn phòng .19 1.1.3 Khái niệm đại hóa 20 1.1.4 Khái niệm đại hóa văn phịng 21 1.1.5 Khái niệm đại hóa hành 22 1.2 Vị trí, chức năng, vai trị nhiệm vụ cấu tổ chức Văn phòng Bộ 23 1.2.1 Vị trí, chức Văn phòng Bộ 23 1.2.2 Vai trò nhiệm vụ Văn phòng Bộ 24 1.2.3 Cơ cấu tổ chức văn phòng Bộ 29 1.3 Các nhân tố tác động đến đổi hoạt động Văn phòng Bộ 32 1.3.1 Nhận thức Lãnh đạo 32 1.3.2 Chất lượng đội ngũ nhân .33 1.3.3 Các quy định thể chế 33 1.3.4 Ứng dụng CNTT vào nghiệp vụ văn phòng 34 1.4 Ý nghĩa đổi hoạt động Văn phòng Bộ 34 1.5 Nội dung u cầu đại hóa hành hoạt động văn phịng Bộ 35 1.5.1 Hồn thiện đẩy mạnh hoạt động thông tin điện tử 35 1.5.2 Ứng dụng công nghệ thông tin quy trình xử lý cơng việc 36 1.5.3 Ứng dụng công nghệ thông tin giao dịch văn phòng .38 1.5.4 Hiện đại hóa thủ tục hành 39 1.5.5 Thực áp dụng hệ thống quản lý chất lượng 40 1.5.6 Hiện đại hóa sở vật chất trang thiết bị văn phòng 43 TIỂU KẾT CHƯƠNG 45 CHƯƠNG THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG BỘ NỘI VỤ HIỆN NAY .46 2.1 Các quy định hành hoạt động Văn phòng Bộ Nội vụ 46 2.2 Tình hình hoạt động Văn phòng Bộ Nội vụ đáp ứng yêu cầu đại hóa hành 49 2.2.1 Hoàn thiện đẩy mạnh hoạt động thông tin điện tử 49 2.2.2 Ứng dụng cơng nghệ thơng tin quy trình xử lý công việc 52 2.2.3 Ứng dụng cơng nghệ thơng tin giao dịch văn phịng .54 2.2.4 Hiện đại hóa thủ tục hành 64 2.2.5 Thực áp dụng hệ thống quản lý chất lượng 66 2.2.6 Hiện đại hóa sở vật chất trang thiết bị văn phòng 68 2.3 Đánh giá chung 69 2.3.1 Ưu điểm 69 2.3.2 Hạn chế 71 2.3.3 Nguyên nhân 72 TIỂU KẾT CHƯƠNG 73 CHƯƠNG ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP ĐỔI MỚI HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG BỘ NỘI VỤ ĐÁP ỨNG U CẦU HIỆN ĐẠI HĨA HÀNH CHÍNH 74 3.1 Những yêu cầu hoạt động Văn phòng Bộ Nội vụ đáp ứng u cầu đại hóa hành 74 3.2 Các giải pháp đổi hoạt động Văn phòng Bộ Nội vụ 76 3.2.1 Tăng cường công tác đạo lãnh đạo đổi hoạt động Văn phòng Bộ Nội vụ .76 3.2.2 Nâng cao chất lượng đội ngũ nhân Văn phòng Bộ Nội vụ 77 3.2.3 Tăng cường đầu tư kinh phí, sở vật chất trang thiết bị 78 3.2.4 Tăng cường ứng dụng CNTT hoạt động Văn phòng Bộ Nội vụ 78 TIỂU KẾT CHƯƠNG 80 PHẦN KẾT LUẬN 81 TÀI LIỆU THAM KHẢO .84 PHỤ LỤC 88 Phụ lục 01 88 Phụ lục 02 SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ NỘI VỤ 95 Phụ lục 03 96 Phụ lục 04 97 Phụ lục 05 98 Phụ lục 06 100 Phụ lục 07 MỘT SỐ TRANG THIẾT BỊ TẠI BỘ NỘI VỤ 107 Phụ lục 08 WEBSITE BỘ NỘI VỤ 109 Phụ lục 09 109 PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Trong hoạt động quản lý, điều hành quan Bộ Nội vụ nói chung Văn phịng Bộ đóng vai trị đặc biệt quan trọng Đây đơn vị có chức tham mưu, tổng hợp đảm bảo công tác hậu cần cho hoạt động quản lý, điều hành Lãnh đạo Bộ Nhiệm vụ cải cách hành nhà nước đại hóa hành quan tâm đặc biệt năm gần Đối với quan hành nhà nước gần tích cực ứng dụng cơng nghệ quy trình xử lý cơng việc Trong dịch vụ hành cơng cơng nghệ thơng tin truyền thông ứng dụng phổ biến Điển việc xây dựng sử dụng biểu mẫu điện tử giao dịch quan hành nhà nước, tổ chức cá nhân; Thứ hai công bố cách danh mục dịch vụ cơng đáp ứng u cầu đơn giản hóa; Và việc cải cách thủ tục hành Cùng với yêu cầu việc thực có hiệu hệ thống quản lý chất lượng hoạt động quan hành nhà nước Với phát triển khơng ngừng thời đại, đặc biệt cách mạng công nghiệp 4.0 với tảng bùng nổ thông tin thời đại số xu hướng cải cách hành nhà nước diễn hàng ngày Yêu cầu đổi hoạt động văn phòng yêu cầu tất yếu Văn phòng Bộ Nội vụ không ngoại lệ Đổi hoạt động văn phịng Bộ theo hướng đại hóa, tích cực nhằm nâng cao hiệu chất lượng công việc vấn đề quan tâm Có thể khẳng định việc Cải cách hành bắt buộc phải gắn liền với đổi mới, đại hóa cơng tác văn phịng, để tiến tới việc thực lộ trình điện tử Chính phủ Vì đổi hoạt động văn phịng với đại hóa hành có mối quan hệ chặt chẽ tác động đến Bộ Nội vụ đảm nhận nhiều chức quản lý nhà nước, điển chức tổ chức máy hành nhà nước, tổ chức quyền địa phương, quản lý địa giới hành chính, đào tạo bồi dưỡng chuyên ngành hành quản lý nhà nước, niên quản lý nhà nước dịch vụ công thuộc lĩnh vực quản lý vv Trong năm gần Bộ thực cơng tác đại hóa hành đặc biệt kể tới có cơng tác đổi hoạt động văn phòng Bộ Bộ Nội vụ nơi mà tác giả gắn bó thời gian thực tập ngành nghề mình, việc nghiên cứu đổi hoạt động Văn phịng Bộ có ý nghĩa đặc biệt quan trọng với cá nhân tác giả giúp tác giả có điều kiện hệ thống lại, tổng hợp nâng cao vốn kiến thức chuyên ngành lực nghiên cứu khoa học thân Nhận thấy tầm quan trọng, tính cấp thiết hoạt động để có hội tìm hiểu rõ thực trạng hoạt động Văn phòng Bộ Nội vụ Từ thực trạng kết nghiên cứu, để đề xuất giải pháp đổi hoạt động văn phịng nhằm đáp ứng u cầu đại hóa hành chính, giúp nâng cao hiệu chất lượng cơng việc nâng cao vai trị văn phịng Bộ Nội vụ Từ lý trên, lựa chọn đề tài “Đổi hoạt động Văn phòng Bộ Nội vụ đáp ứng yêu cầu đại hóa hành chính” làm đề tài nghiên cứu khoa học khóa luận tốt nghiệp Tổng quan tình hình nghiên cứu Qua trình tìm hiểu tình hình nghiên cứu cho thấy có nhiều đề tài, giáo trình, sách chuyên khảo, viết đăng tạp chí tổ chức hoạt động văn phịng nói chung, đại đại hóa văn phịng Trong đó, liên quan nhiều đến đề tài tiêu biểu: - Một số sách, giáo trình như: + Giáo trình “Lý luận quản trị văn phòng” tác giả PGS.TS Vũ Thị Phụng, TS Cam Anh Tuấn, TS Nguyễn Hồng Duy, TS Nguyễn Thị Kim Bình, TS Phạm Thị Diệu Linh (2021), NXB Đại học Quốc gia Hà Nội nghiên cứu tổng hợp kiến thức, lý luận bản, truyền thống đại Quản trị văn phòng 99 Phụ lục 06 100 101 102 103 104 105 106 Phụ lục 07 MỘT SỐ TRANG THIẾT BỊ TẠI BỘ NỘI VỤ Máy in máy scan (Ảnh: Tác giả chụp) Cơ sở vật chất văn phòng (Ảnh: Tác giả chụp) 107 Máy photocopy (Ảnh: Tác giả chụp) 108 Phụ lục 08 WEBSITE BỘ NỘI VỤ (Ảnh: Tác giả chụp) Phụ lục 09 Nhân Phòng ban Bảng Nhân Phòng Tổng hợp – Thư ký STT Họ tên Tạ Đức Hòa Chức danh Trưởng phịng Nguyễn Thị Quỳnh Thu Phó Trưởng phòng Vi Tiến Cường Diêm Đăng Quỳnh Cao Đăng Thượng Nguyễn Cơng Tốn Trịnh Thị Trang Chuyên viên Mai Thị Quỳnh Anh Chuyên viên Chuyên viên - Thư ký Thứ trưởng Triệu Văn Cường Chuyên viên - Thư ký Thứ trưởng Nguyễn Duy Thăng Chuyên viên - Thư ký Thứ trưởng Trương Hải Long Chuyên viên - Thư ký Thứ trưởng Vũ Chiến Thắng 109 Bảng Nhân Phịng Kế tốn – Tài vụ STT Họ tên Chức danh Hoàng Trung Thành Trưởng phịng Mai Thị Hương Lan Phó Trưởng phòng Phạm Thị Phương Lan Thủ quỹ Nguyên Thị Nguyệt Nga Chuyên viên Đinh Tiến Dũng Chuyên viên Bảng Nhân Phòng Thi đua – Khen thưởng Truyền thông STT Họ tên Chức danh Đỗ Văn Phong Trưởng phòng Nguyễn Duy Chiến Phó Trưởng phịng Triệu Tú Anh Chun viên Bùi Thị Thu Hiền Chuyên viên Nguyễn Thị Liên Chuyên viên Nguyễn Thị Sự Chuyên viên Nguyễn Thị Mai Hương Chuyên viên STT Họ tên Chức danh Phạm Quang Tuyến Trưởng phòng Lê Thị Thanh Mai Phó Trưởng phịng Nguyễn Thị Hồng Vĩnh Phó Trưởng phịng Nguyễn Thành Nam Chun viên Tạ Thị Loan Chuyên viên Nguyễn Thị Hảo Chun viên 110 Bảng Nhân Phịng Hành – Quản trị STT Họ tên Chức danh Lê Thị Thu Hương Trưởng phịng Hồng Thị Ngọc Phó Trưởng phịng Nguyễn Thị Thúy Chun viên Nguyễn Văn Lâm Chuyên viên Đinh Thị Thanh Thủy Nhân viên Phạm Thị Thùy Hương Nhân viên Phan Thị Minh Trang Nhân viên Nguyễn Thị Thu Lễ tân Nguyễn Thị Kim Châm Nhân viên phục vụ 10 Phạm Thị Tuyết Lan Lễ tân 11 Đào Thị Tâm Nhân viên phục vụ 12 Nguyễn Thị Xuyến Chuyên viên 13 Bùi Thế Hùng NVKT 14 Trần Thanh Minh NVKT 15 Vũ Văn Hoan NVKT 16 Vũ Đức Nhã NVKT 17 Nguyễn Văn Tiến NVKT 18 Bùi Ánh Dương NVKT 19 Ngô Thế Hùng NVKT 20 Trần Ngọc Thanh NVKT 111 Bảng Nhân Phòng Bảo vệ STT Họ tên Chức danh Trần Công Đơ Trưởng phịng Đào Mạnh Hà Phó Trưởng phịng Mai Xuân Trường Nhân viên Nguyễn Danh Chiến Nhân viên Đặng Nhật Linh Nhân viên Nguyễn Văn Trường Nhân viên Hà Mạnh Linh Nhân viên Hàn Đình Hiếu Nhân viên Nguyễn Anh Tuấn Nhân viên 10 Đinh Thế Hưng Nhân viên 11 Lê Văn Đơ Nhân viên 12 Nguyễn Cảnh Tồn Nhân viên 13 Hà Công Thắng Nhân viên 14 Đàm Văn Trường Nhân viên 15 Chu Mạnh Hưng Nhân viên 16 Nguyễn Giao Linh Nhân viên 17 Phạm Bình An Nhân viên 18 Phan Trọng Nghĩa Nhân viên 19 Nguyễn Hữu Hưng Nhân viên 112 Bảng Nhân Đội xe STT Họ tên Chức danh Nguyễn Văn Cần Đội trưởng Nguyễn Văn Thức Lái xe Nguyễn Trần Tân Lái xe Nguyễn Chí Tỵ Lái xe Ngô Bá Nghi Lái xe Nguyễn Văn Vinh Lái xe Vũ Đình Sản Lái xe Trần Mạnh Linh Lái xe Lã Văn Ngọc Lái xe 10 Nguyễn Hồng Minh Lái xe 11 Tô Văn Tân Lái xe 12 Phạm Như Quỳnh Phó đội trưởng 113 ... GIẢI PHÁP ĐỔI MỚI HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG BỘ NỘI VỤ ĐÁP ỨNG YÊU CẦU HIỆN ĐẠI HĨA HÀNH CHÍNH 74 3.1 Những yêu cầu hoạt động Văn phòng Bộ Nội vụ đáp ứng yêu cầu đại hóa hành ... cứu Hoạt động Văn phòng Bộ Nội vụ 3.2 Phạm vi nghiên cứu Về không gian: Nghiên cứu nội dung đổi hoạt động Văn phòng Bộ Nội vụ Về thời gian: Khóa luận nghiên cứu đổi hoạt động Văn phòng Bộ Nội vụ. .. nhân tố tác động đến đổi hoạt động Văn phòng Bộ; Ý nghĩa đổi hoạt động Văn phòng Bộ Đặc biệt tơi phân tích nội dung u cầu đại hóa hành hoạt động Văn phòng Bộ, với sáu nội dung cụ thể Đây nội dung