8. Bố cục của khóa luận
1.2 Vị trí, chức năng, vai trò nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ
1.2.3 Cơ cấu tổ chức của văn phòng Bộ
Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ bao gồm có một Chánh Văn phòng, không quá ba Phó Chánh Văn phòng, cùng với các công chức và người lao động. Trong đó, vị trí Chánh Văn phòng và Phó Chánh Văn phòng được bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức từ Bộ trưởng theo quy định của pháp luật và của Bộ Nội vụ.
Tổ chức bộ máy phân theo hai nhóm thực hiện chức năng của Văn phòng:
Nhóm chức năng tham mưu, tổng hợp
Nhóm chức năng đảm bảo cơ sở vật chất, an ninh
Phòng Hành chính - Tổ chức Phòng Tài vụ Phòng Tổng hợp Phòng Quản trị - Y tế
Phòng Lưu trữ Phòng Quản lý đầu tư xây dựng Phòng Lễ tân
Phòng Quản lý xe Ban chỉ huy Quân sự Bộ.
Như vậy, Văn phòng Bộ Nội vụ đã thực hiện đầy đủ các chức năng chính của một văn phòng nói chung. Từ đó có thể thấy, các nhiệm vụ của Văn phòng đều được cụ thể hóa và đảm bảo thực hiện đầy đủ các chức năng chính.
Ngoài tổ chức bộ máy theo hai nhóm chức năng chính của văn phòng, cơ cấu tổ chức của văn phòng còn được tổ chức theo chức năng chuyên môn gồm 07 phòng, đội (sau đây được gọi chung là phòng). Mỗi phòng sẽ thực hiện một cách tốt nhất các nhiệm vụ khác nhau, đảm bảo thực hiện đầy đủ các chức năng của văn phòng.
30
- Phòng Tổng hợp – Thư ký
- Phòng Thi đua – Khen thưởng và Truyền thông - Phòng Kế toán – Tài vụ
- Phòng Kiểm soát thủ tục hành chính và văn thư lưu trữ - Phòng Hành chính – Quản trị
- Phòng Bảo vệ - Đội xe.
Hình 1 Cơ cấu tổ chức phòng, đội của Văn phòng Bộ
Đối với các Phòng, cơ cấu cụ thể gồm có 01 Trưởng phòng và không quá 02 Phó Trưởng phòng, cùng với các công chức và người lao động.
Văn phòng Bộ làm việc theo chế độ thủ trưởng kết hợp với chuyên viên, tùy thuộc vào tính chất công việc được phân theo các chế độ. Chánh Văn phòng thực hiện phân công cho công chức cũng như người lao động những công việc phù hợp với chức danh và phù hợp với năng lực chuyên môn.
Chánh Văn phòng Bộ điều hành hoạt động của Văn phòng Bộ theo quy chế làm việc của Bộ Nội vụ, chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng và trước pháp
Văn phòng Bộ Phòng Tổng hợp - Thư ký Phòng Thi đua – Khen thưởng và Truyền thông Phòng Văn thư – Lưu trữ và Kiểm soát thủ tục hành chính Phòng Kế toán – Tài vụ Phòng Hành chính – Quản trị Phòng Bảo vệ Đội xe
31
luật về các nhiệm vụ của quy định. Có nhiệm vụ phân công công việc đồng thời kiểm tra việc thực hiện nhiệm vụ của Phó Chánh Văn phòng, Lãnh đạo các phòng, kiểm tra việc thực hiện nhiệm vụ của công chức, người lao động của văn phòng Bộ; Quy định chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị thuộc Văn phòng Bộ; Căn cứ Quy chế làm việc của Bộ, chỉ đạo xây dựng, phê duyệt và tổ chức thực hiện Quy chế làm việc của Văn phòng Bộ.
Thừa lệnh hoặc thừa ủy quyền của Bộ trưởng ký các văn bản theo quy định tại Quy chế làm việc của Bộ Nội vụ. Chánh Văn phòng Bộ có quyền Ký thừa lệnh Bộ trưởng đối với các báo cáo định kỳ hàng tháng để gửi Văn phòng Chính phủ và các cơ quan liên quan, báo cáo giao ban và các văn bản thông báo ý kiến chỉ đạo, kết luận của Bộ trưởng. Khi vắng mặt và thấy cần thiết, Chánh Văn phòng Bộ ủy nhiệm bằng văn bản báo cáo cho một Chánh Văn phòng Bộ
Phó Chánh Văn phòng Bộ có nhiệm vụ giúp Chánh Văn phòng Bộ theo dõi và chỉ đạo một số lĩnh vực công tác theo phân công của Chánh Văn phòng Bộ; Đồng thời phải chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng Bộ và trước pháp luật về những nhiệm vụ được cấp trên phân công. Khi được Chánh Văn phòng Bộ ủy nhiệm bằng vấn đề điều hành công tác, giải quyết công việc của Chánh Văn phòng Bộ trong thời gian Chánh Văn phòng Bộ vắng mặt, Phó Chánh Văn phòng Bộ chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng, trước Bộ trưởng và trước pháp luật về thực hiện nhiệm vụ trong thời gian được ủy nhiệm; Không được ủy nhiệm lại cho người khác những nội dung được Chánh Văn phòng Bộ ủy nhiệm.
Khi vắng mặt và thấy cần thiết, Trưởng phòng ủy nhiệm bằng văn bản cho một Phó Trưởng phòng điều hành công tác, giải quyết công việc của phòng Phó Trưởng phòng giúp Trưởng phòng thực hiện một số nhiệm vụ theo phân công của Trưởng phòng, đồng thời Phó Trưởng phòng chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng, Trưởng phòng và trước pháp luật về thực hiện nhiệm
32
vụ được phân công. Đối với trường hợp được Trưởng phòng ủy nhiệm bằng văn bản để điều hành công tác và giải quyết các công việc của Trưởng phòng trong thời gian Trưởng phòng vắng mặt, Phó Trưởng phòng cũng phải chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng; Trước Chánh Văn phòng Bộ và trước pháp luật về thực hiện nhiệm vụ trong thời gian được ủy nhiệm; Phó Trưởng phòng không được ủy nhiệm lại cho người khác đối với những nội dung được Trưởng phòng ủy nhiệm.
Công chức, người lao động chịu sự quản lý, điều hành trực tiếp của Trưởng phòng nơi công chức, người lao động làm việc; Chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng Bộ, Trưởng phòng và trước pháp luật về thực hiện nhiệm vụ được phân công.
Trường hợp Lãnh đạo Bộ, Lãnh đạo Văn phòng Bộ trực tiếp giao nhiệm vụ thì công chức, người lao động phải chấp hành và kịp thời báo có với Trưởng phòng.