8. Bố cục của khóa luận
1.3 Các nhân tố tác động đến đổi mới hoạt động của Văn phòng Bộ
1.3.1 Nhận thức của Lãnh đạo
Hoạt động đổi mới Văn phòng có đạt được đổi mới và chất lượng hoạt động được nâng cao thì điều kiện tiên quyết về nhận thức của Lãnh đạo Bộ nói chung và Lãnh đạo Văn phòng Bộ nói riêng rất quan trọng. Lãnh đạo cơ quan và nhà quản trị văn phòng là những người đứng đầu nhận thức rõ về vai trò, ý nghĩa của công tác này thì sẽ có những phương pháp quản lý, điều hành và sự đầu tư, quan tâm đúng mức, nhận thức của Lãnh đạo được cụ thể hóa qua việc xây dựng các văn bản quy định cụ thể, chi tiết về các nội dung của công tác văn phòng; Chú trọng khâu tuyển dụng, đào tạo, khen thưởng và đầu tư ngân sách, cơ sở vật chất và ứng dụng CNTT trong hoạt động văn phòng.
33
1.3.2 Chất lượng đội ngũ nhân sự
Yếu tố con người là yếu tố quyết định đến việc đổi mới hoạt động của văn phòng Bộ. Đội ngũ cán bộ, công chức thuộc văn phòng khi đạt chất lượng tốt thì sẽ phát huy được phẩm chất và đưa ra những phương hướng làm việc tốt nhất. Trong yếu tố này khi chuẩn hóa yêu cầu về chất lượng sẽ phù hợp với từng vị trí công tác trong văn phòng, lãnh đạo Bộ quan tâm, tạo điều kiện để các cán bộ công chức thuộc Văn phòng Bộ tham gia các khóa đào tạo, các chương trình, hội thảo trao đổi kinh nghiệm công tác được tổ chức trong và ngoài nước để nâng cao kinh nghiệm và trình độ chuyên môn nghiệp vụ và không ngừng học hỏi cập nhật những kiến thức, kỹ năng làm việc hiệu quả từ các chuyên gia trong nước và quốc tế…
Đối với đội ngũ nhân sự, việc đưa trình độ và kinh nghiệp làm yếu tố ảnh hưởng tới hoạt động cỉa văn phòng là cần thiết. Cán bộ công chức, viên chức có trình độ và kinh nghiệm cao sẽ thể hiện được chất lượng tốt, chất lượng công việc hoàn thành một cách tối ưu, điều này dẫn tới việc đổi mới hoạt động của văn phòng đáp ứng yêu cầu hiện đại hóa hành chính dễ dàng hơn.
1.3.3 Các quy định về thể chế
Các văn bản quy định về hoạt động của văn phòng sẽ là hành lang pháp lý và là căn cứ để định hướng cho toàn bộ hoạt động của Văn phòng Bộ. Các văn bản càng được hoàn thiện, sửa đổi thì càng tác động tích cực tới hoạt động chung của văn phòng, văn bản quy định được sửa đổi một cách phù hợp với thực tiễn thì công tác đổi mới trong hoạt động văn phòng càng được thực hiện triệt để. Chánh văn phòng Bộ cần tham mưu cho Bộ trưởng trong việc xây dựng, ban hành và sửa đổi những văn bản và quy định cụ thể nhằm đảm bảo cho việc đổi mới hoạt động của văn phòng được hiệu quả hơn.
34
1.3.4 Ứng dụng CNTT vào các nghiệp vụ văn phòng
Ứng dụng CNTT vào các nghiệp vụ văn phòng sẽ tác động lớn đến việc đổi mới hoạt động của văn phòng. Đây cũng là một nhiệm vụ và vấn đề trọng tâm trong đổi mới hoạt động văn phòng. Từ đây, phản ánh được tính hiện đại sự thuận tiện và xây dựng hình ảnh một văn phòng đổi mới hiện đại và hoàn toàn mới so với văn phòng trước đây.
Đặc biệt là việc đẩy mạnh ứng dụng CNTT trong các nghiệp vụ văn phòng cũng góp phần nâng cao hiệu quả công tác văn phòng. Đổi mới công tác văn phòng trong quy trình xử lý công việc, trong giao dịch của văn phòng,…