8. Bố cục của khóa luận
2.2 Tình hình hoạt động của Văn phòng Bộ Nội vụ đáp ứng yêu cầu hiện đại hóa hành
2.2.1 Hoàn thiện và đẩy mạnh hoạt động của thông tin điện tử
Văn phòng Bộ Nội vụ đã tiến hành triển khai hệ thống văn bản điều hành trên nền website của Bộ nên hoàn toàn có thể tích hợp chữ ký số chuyên dùng và hệ thống.
Hình 5 Hệ thống văn bản trên website của Bộ
Việc đẩy mạnh hệ thống văn bản điều hành trên nền website của Bộ giúp cho việc truy cập thông tin chính thống một cách vô cùng tiện lợi. Thuận tiện trong việc truy xuất những văn bản quy phạm pháp luật nói riêng và hệ thống các văn bản điều hành nói chung của Bộ được có vai trò mang lại sự thuận tiện cho người dân và còn giảm áp lực cho bộ máy hành chính.
Việc triển khai ứng dụng chữ ký số đã được thực hiện theo quy định liên quan đến hoạt động cung cấp, quản lý và triển khai sử dụng chứng thư số, chữ ký số của các bộ quy định tại Thông tư 05/2010/TT-BNV ngày 01/7/2010 của Bộ Nội vụ “Hướng dẫn về cung cấp, quản lý và sử dụng hệ thống cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng phục vụ các cơ quan thuộc hệ thống chính trị” (nay là Thông tư 08/2016/TT-BQP ngày 01/02/2016 của Bộ trưởng Bộ Quốc
50
phòng “Quy định về cung cấp, quản lý, sử dụng dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng phục vụ các cơ quan Đảng, Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội”).
Văn phòng Bộ đã ứng dụng chữ ký số được sử dụng vào các mục đích: Một là, sử dụng chữ ký số ứng dụng vào hệ thống quản lý văn bản điều hành thuộc Bộ. Việc ứng dụng chữ ký số được triển khai áp dụng cho Cổng Thông tin điện tử của các Bộ bằng hình thức ký số - xác thực các nội dung đối với các tập tin văn bản quy phạm pháp luật và văn bản chỉ đạo điều hành đã được cập nhật lên Cổng thông tin điện tử của Bộ, phục vụ cho cán bộ công chức, cá nhân và doanh nghiệp xem các nội dung văn bản đã được đăng tải và xác thực.
Hai là, ứng dụng trong việc xác thực các loại văn bản giấy tờ điện tử để trao đổi giữa cơ quan với các cơ quan khác; xác thực các văn bản gửi nhận để thực hiện báo cáo, gửi nhận tài liệu phục vụ triển khai Quyết định số 42/2014/QĐ-TTg về ban hành quy chế theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện nhiệm vụ do Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ giao.
Ba là, ứng dụng chữ ký số để xác thực các công văn trao đổi, đóng góp ý kiến, các tài liệu, hồ sơ cần trao đổi trong quá trình xử lý công việc; các bản sao gửi văn bản để phối hợp xử lý; gửi các báo cáo tuần, tháng, quý, năm, thư mời, giấy mời, giấy triệu tập họp v.v;
Bốn là, các ứng dụng quản lý lịch công tác tuần, quản lý đăng ký sử dụng xe, quản lý đăng ký phòng họp, quản lý đăng ký văn phòng phẩm;
Để triển khai thực hiện ứng dụng chữ ký số, Trung tâm Thông tin của Bộ gửi công văn đến các đơn vị thuộc Bộ về việc tổ chức triển khai và hỗ trợ các đơn vị thuộc Bộ ứng dụng chữ ký số hàng năm. Đồng thời, tổ chức các lớp tập huấn nhằm nâng cao nhận thức về an toàn bảo mật. Bên cạnh đó, lồng ghép các nội dung về hướng dẫn sử dụng các chứng thư số đã được cấp đến các cán bộ đang công tác tại các đơn vị để các đơn vị này có thể tự tổ chức triển khai ứng dụng chữ ký số tại đơn vị.
51
Theo Quyết định số 271/QĐ-BNV của Bộ trưởng Bộ Nội vụ đã ký ngày 01 tháng 4 năm 2022 về việc phê duyệt và công bố báo cáo đánh giá mức độ chuyển đổi số của các đơn vị thuộc, trực thuộc Bộ Nội vụ năm 2021. Cho biết mục đích của việc đánh giá xếp hạng chuyển đổi số là nhằm:
Thứ nhất là Định hướng phát triển, nhận thức đúng đắn về tình hình hiện tại, đẩy mạnh chuyển đổi số trong hoạt động tương lai của các đơn vị thuộc, trực thuộc, đảng, đoàn thể thuộc Bộ Nội vụ.
Thứ hai là Giúp lãnh đạo các đơn vị thuộc, trực thuộc, đảng, đoàn thể thuộc Bộ Nội vụ xây dựng kế hoạch chuyển đổi số tại đơn vị mình phù hợp với việc đẩy mạnh hiện đại hóa hành chính, ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) để giải quyết công việc; có biện pháp, giải pháp đưa ứng dụng CNTT vào hoạt động của cơ quan, đơn vị hiệu quả, thiết thực.
Thứ ba là nâng cao trách nhiệm của công chức, viên chức, người lao động (CCVCNLĐ) đối với việc ứng dụng CNTT trong thực thi công vụ và hoạt động nghề nghiệp. Nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý nhà nước của Bộ Nội vụ, văn phòng Bộ kết hợp Chuyển đổi số với Cải cách hành chính, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí.
Đối với mức độ chuyển đổi số tại đơn vị thuộc, trực thuộc và các tổ chức Đảng, đoàn thể thuộc Bộ Nội vụ đưa ra 07 nội dung đánh giá:
1. Chuyển đổi nhận thức và cơ chế chính sách; 2. Hoàn thiện thể chế;
3. Hạ tầng và nền tảng số; 4. Thông tin và Dữ liệu; 5. Hoạt động chuyển đổi số; 6. An toàn, an ninh mạng;
52
Tuy nhiên, để có sự phản ánh đúng nhất về tình hình thực tế kết quả chuyển đổi số của từng cơ quan, đơn vị, tổ chức. Đồng thời, để đảm bảo việc đánh giá chính xác, minh bạch, khách quan, công khai, dân chủ và công bằng trong việc đánh giá, xếp hạng. Vậy nên các tiêu chí, tiêu chí thành phần trong các nội dung đánh giá đối với các đơn vị thuộc, trực thuộc và các tổ chức Đảng, đoàn thể là khác nhau.
Ngày 1/4/2022 Bộ Nội vụ đã có công bố báo cáo đánh giá về mức độ chuyển đổi số của các đơn vị thuộc, trực thuộc Bộ Nội vụ năm 2021. Theo đó, trong 04 nhóm điểm xếp hạng chuyển đổi số của các đơn vị thuộc Bộ Nội vụ thì Văn phòng Bộ đạt 0,708 điểm ở mức Khá. Nhìn chung, việc đánh giá mức độ chuyển đổi số của các đơn vị thuộc, trực thuộc Bộ, các đơn vị Đảng, đoàn thể Bộ Nội vụ năm 2021 đã cơ bản phản ánh đúng thực trạng công tác chuyển đối số trong hoạt động của Bộ Nội vụ.
Việc đánh giá mức độ chuyển đổi số đã góp phần thay đổi nhận thức của lãnh đạo, công chức, viên chức, người lao động trong việc tuyên truyền, phổ biến về chuyển đổi số, phát triển chính phủ số, kinh tế số, xã hội số trong Bộ, ngành Nội vụ; Ứng dụng CNTT để điều hành, quản lý, giải quyết công việc; thúc đẩy các đơn vị chú trọng, quan tâm hơn đến việc đánh giá mức độ chuyển đổi số tại đơn vị; Đồng thời, giúp các đơn vị có cái nhìn tổng quan về chuyển đổi số tại đơn vị, phát huy những điểm mạnh, khắc phục những điểm yếu trong thời gian tới…vv
2.2.2 Ứng dụng công nghệ thông tin đối với quy trình xử lý công việc
Hiện nay, 100% Văn phòng Bộ đã áp dụng các phần mềm quản lí văn bản và quản lý công việc. Tại điều 10 của quyết định 28/2018/QĐ-TTg, nhà nước đã quy định chặt chẽ về mặt nội dung cũng như yêu cầu về thông tin đối với văn bản điện tử:
53
Một là: thông tin của văn bản điện tử được đưa truyền gửi hoặc nhận trên hệ thống quản lý văn bản và điều hành trong các bộ, ngành, địa phương đã bao gồm đầy đủ nội dung của văn bản điện tử đó và toàn bộ nội dung hồ sơ cũng như tài liệu được gửi kèm theo.
Hai là: các thông tin trong văn bản điện tử phải được thể hiện trên hệ thống quản lý văn bản và điều hành của các bộ, ngành, địa phương bao gồm:
- Mã định danh của cơ quan, tổ chức; - Mã định danh văn bản;
- Số và ký hiệu văn bản; - Ngày, tháng, năm văn bản; - Loại văn bản;
- Trích yếu nội dung văn bản; - Hồ sơ, tài liệu gửi kèm; - Trạng thái xử lý của văn bản; - Chức vụ, họ tên người ký;
- Mức độ khẩn (khẩn/thượng khẩn/hỏa tốc); - Bên gửi;
- Bên nhận;
- Thời gian gửi, nhận; - Thời hạn xử lý;
- Lịch sử gửi, nhận văn bản; - Thông tin khác (nếu có).
Trên hệ thống sẽ tự động hiển thị, cập nhật việc tổng hợp thông tin, tình hình gửi, nhận văn bản điện tử.
Việc triển khai các phần mềm quản lí văn bản đã giúp Văn phòng Bộ tiết kiệm chi phí. Chi phí về nhân sự tiết kiệm được nguồn nhân sự gia gửi văn bản
54
giấy, về tính chính xác của văn bản cũng được đảm bảo, tiết kiệm được nguồn cơ sở vật chất giấy in, mực in… hơn so với văn bản giấy.
Tuy nhiên, trong quá trình quản lý văn bản trên phần mềm tại một số Văn phòng Bộ có một số bất cập cần được khắc khục. Ví dụ: Phần mềm quản lý văn bản của Bộ Nội vụ thiếu chức năng xử lý văn bản đi, phân công chuyển xử lý thực hiện sau khi có bút phê trên bản giấy của lãnh đạo Bộ. Việc chỉnh sửa và khắc phục hạn chế này không khó nhưng cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa các đơn vị.
Mặt khác, ở một số Bộ vẫn chưa triển khai được theo mô hình “cây đơn vị phân cấp” tại Bộ. Trong khi một số phần mềm chưa đáp ứng được tính năng phục vụ việc quản lý hồ sơ công việc, giao việc để tạo thành một chu trình quản lý khép kín hoặc chưa có khả năng cấu hình linh động quy trình xử lý văn bản đi, đến khi có sự thay đổi của quy trình thực tế.
2.2.3 Ứng dụng công nghệ thông tin trong giao dịch của văn phòng
Đối với việc công bố các danh mục hành chính công, Văn phòng Bộ Nội vụ cũng như các Bộ đã có những sự thống nhất trong các biểu mẫu sử dụng với các hoạt động giao dịch đáp ứng với yêu cầu đơn giản cũng như tiến trình cải tiến TTHC.
Quyết định số 448/QĐ-BNV 27/5/2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về việc công bố danh mục thủ tục hành chính tiếp nhận đối với bộ phận một cửa và với hệ thống đường bưu điện.
55
Hình 6 Danh mục thủ tục hành chính
Về dịch vụ công trực tuyến, Văn phòng Bộ Nội vụ cũng như các Bộ khác đã triển khai thực hiện cơ chế một cửa và một cửa liên thông đối với quá trình sử lý các TTHC;
Các quyết định về việc ứng dụng công nghệ thông tin; quyết định về việc gửi và nhận các văn bản điện tử thay thể văn bản giấy được Chính phủ quy định đầy đủ trong quyết định số 1818/QĐ-TTg và quyết định số 28/2018/QĐ-TTg.
Theo thống kê của Ban Cơ yếu Chính phủ, trong 28/30 cơ quan Bộ, ngành Trung ương đã ứng dụng, 70% các cơ quan đã cung cấp các dịch vụ công trên cổng thông tin điện tử ở mức độ 2; Khoảng 40% cơ quan đã triển khai dịch vụ công trực tuyến ở mức độ 3 và 4. Đặc biệt, việc áp dụng dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng Chính phủ để cung cấp các dịch vụ công trực tuyến mức độ 3, 4 đã được các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ áp dụng và phát huy được hiệu quả, tiết kiệm thời gian và chi phí
56
Trình tự xử lý công việc chi tiết đối với đơn vị thuộc Bộ:
Bước 1.Nộp hồ sơ: Công dân, tổ chức thực hiện việc nộp hồ sơ trực tiếp tại Bộ phận Một cửa (BPMC), gửi qua đường bưu chính hoặc nộp trực tiếp tại Cổng dịch vụ công trực tuyến của Bộ Nội vụ
Bước 2. Tiếp nhận và chuyển hồ sơ đến Trưởng hoặc phó Phó Trưởng BPMC (Hồ sơ trực tuyến hoặc trực tiếp): BPMC xem xét kiểm tra thành phần hồ sơ, cụ thể:
Đối với hồ sơ giấy (hồ sơ trực tiếp hoặc qua đường bưu chính) đối với hồ sơ trực tiếp, BPMC kiểm tra thành phần hồ sơ (nếu hồ sơ không đủ trả lại công dân để bổ sung, nếu đủ thì tiếp nhận và thực hiện các bước tiếp theo). Hướng dẫn công dân, tổ chức tạo lập tài khoản, scan hồ sơ và nộp hồ sơ trực tuyến trên Cổng dịch vụ công và thực hiện các bước tiếp nhận như hồ sơ trực tuyến, bản giấy thực hiện chuyển;
Đối với hồ sơ nộp qua bưu chính, BPMC kiểm tra thành phần hồ sơ (nếu không đủ thực hiện thông báo và yêu cầu nộp bổ sung, nếu đủ thì tiếp nhận và thực hiện các bước tiếp theo) nhập thông tin thêm mới hồ sơ tiếp nhận trên hệ thống; Sau đó chuyển Trưởng hoặc Phó trưởng BPMC;
Thực hiện lưu hồ sơ đã tiếp nhận thì hệ thống sinh mã hồ sơ và mã tra cứu hồ sơ, In và ký giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả, để trả công dân, tổ chức
Bản giấy chuyển Trưởng hoặc Phó trưởng BPMC để thực hiện bàn giao cho đơn vị chuyên môn
Đối với hồ sơ trực tuyến: cán bộ Một cửa vào menu hồ sơ để tiếp nhận trực tuyến và chuyển xử lý cho Trưởng hoặc Phó trưởng BPMC; Thực hiện tiếp nhận thì hệ thống sinh mã hồ sơ và mã tra cứu hồ sơ, đồng thời gửi giấy tiếp nhận vào Email của công dân, tổ chức để thông báo và tra cứu hồ sơ trên hệ thống dịch vụ công của Bộ
57
Bước 3. Chuyển hồ sơ đến đơn vị chuyên môn:
Đối với hồ sơ đến nộp trực tiếp tại BPMC và đường bưu chính: Trưởng hoặc Phó trưởng BPMC xem xét, ký giấy bàn giao hồ sơ để bàn giao hồ sơ giấy cho đơn vị chuyên môn xử lý; Sau đó thực hiện thao tác “Chuyển xử lý” trên phần mềm Một cửa. Khi đó hệ thống sẽ tạo và in Phiếu kiểm soát quy trình giải quyết hồ sơ
Đối với hồ sơ nộp trực tuyến: Trưởng hoặc Phó trưởng BPMC thực hiện thao tác “Chuyển xử lý” trên phần mềm Một cửa. Khi đó hệ thống sẽ tạo và in Phiếu kiểm soát quy trình giải quyết hồ sơ.
Bước 4. Phân công xử lý hồ sơ: Lãnh đạo đơn vị thực hiện phân công xử lý hồ sơ bằng thao tác “Chuyển xử lý” đến chuyên viên thụ lý hồ sơ
Bước 5. Thẩm định hồ sơ: Chuyên viên thụ lý thực hiện thẩm định hồ sơ. Hệ thống hiển thị danh sách hồ sơ thụ lý, mỗi hồ sơ hệ thống cho phép hiển thị đầy đủ thông tin và thành phần hồ sơ, nhật ký sửa đổi và hỗ trợ chuyển kết quả xử lý với 3 trường hợp sau:
Hồ sơ cần bổ sung, Chuyên viên thụ lý gửi yêu cầu đến công dân, tổ chức bổ sung hồ sơ 01 lần bằng thao tác “Yêu cầu bổ sung hồ sơ”. Sau đó in Mẫu phiếu yêu cầu bổ sung và hoàn thiện hồ sơ gửi công dân, tổ chức
Hồ sơ không đạt, Chuyên viên thụ lý chọn Trình duyệt văn bản điện tử từ chối gửi trả công dân, tổ chức
Hồ sơ đạt yêu cầu, Chuyên viên thụ lý, thẩm định thực hiện Bước 6
Bước 6. Chuẩn bị hồ sơ trình Lãnh đạo đơn vị: Chuyên viên thụ lý chuẩn bị hồ sơ trình Lãnh đạo đơn vị:
Hồ sơ cần xin ý kiến: Chuyên viên đính kèm hồ sơ trình xin ý kiến và chuyển hồ sơ đến Lãnh đạo đơn vị xem xét, phê duyệt. Tùy thuộc vào TTHC cần xin ý kiến các cơ quan đơn vị khác
58
Hồ sơ không cần xin ý kiến: Chuyên viên thụ lý dự thảo công văn hoặc quyết định kèm hồ sơ trình xét duyệt thủ tục hành chính trình Lãnh đạo đơn vị xem xét, phê duyệt
Bước 7. Xem xét, trình Lãnh đạo Bộ: Lãnh đạo Bộ xem xét thực hiện: Nếu đồng ý, Lãnh đạo đơn vị ký Tờ trình gửi kèm theo dự thảo Quyết định chuyển đến Lãnh đạo Bộ xem xét, ký duyệt.
Nếu hồ sơ thuộc TTHC không cần xin ý kiến Lãnh đạo Bộ: Lãnh đạo đơn vị ký thừa lệnh văn bản chuyển Bộ phận một cửa để trả kết quả cho công