8. Bố cục của khóa luận
1.5 Nội dung và yêu cầu hiện đại hóa hành chính đối với hoạt động của văn phòng Bộ
1.5.2 Ứng dụng công nghệ thông tin đối với quy trình xử lý công việc
Quy trình xử lý công việc được hiểu là một trình tự phải tuân theo để tiến hành những công việc nào đó.
37
Văn phòng Bộ cũng giống như những cơ quan hành chính nhà nước khác, trong quá trình thực hiện nhiệm vụ cũng đòi hỏi phải được giải quyết một cách nhanh chóng, kịp thời và linh hoạt. Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quy trình công việc xử lí công việc trong Văn phòng nhằm đổi mới cách thức, phương pháp làm việc nhanh chóng, chính xác và khoa học để giải quyết công việc đúng tiến độ kế hoạch. Từ những tình thế cấp bách đó nhiều khi đưa ra những quyết định thiếu sáng suốt và có thể dẫn tới những sai lầm nghiêm trọng ảnh hưởng tới kết quả chung rất nhiều, vì vậy việc đưa khoa học công nghệ vào quy trình hết sức cần thiết.
Nâng cao năng suất và hiệu quả công việc và thay đổi cách thức, lề lối làm việc, đưa những yếu tố khoa học kỹ thuật vào quy trình xử lý công việc sẽ giúp giảm thiểu rủi ro như đã trình bày trên. Khó có sự nhầm lẫn trong quy trình đã được cài đặt sẵn. Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quy trình chính là việc để hiện đại hóa quy trình giải quyết công việc điều này sẽ giúp công việc thực hiện nhanh chóng và dễ dàng kiểm soát được công việc, đẩy mạnh công nghệ thông tin không chỉ trong quy trình xử lý công việc mà còn cả trong công tác văn phòng nói chung là yêu cầu cấp thiết hiện nay.
Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quy trình này còn giúp giảm được số người làm việc (tiết kiệm được nguồn nhân lực văn phòng) thay vì cần số lượng người nhiều để giải quyết những công việc với nhiều công đoạn khác nhau. ứng dụng công nghệ thông tin vào quy trình có thể một người thay thế và làm được nhiều nhiệm vụ cùng một lúc nhưng vẫn đảm bảo, kiểm soát được công việc đang xử lý và rút gọn những đầu mối làm việc;
Từ chính việc giảm số lượng nhân sự, ứng dụng khoa học công nghệ vào quy trình này giúp giảm chi phí hành chính. Cụ thể là giảm đi chi phí gửi và nhận văn bản giấy, tiết kiệm được thời gian gửi và nhận văn bản vì thông thường sẽ mất thời gian chuyển giấy tờ, hiện đại thì chỉ cần chuyển văn bản
38
điện tử vừa nhanh chóng, chính xác và đặc biệt là giảm thiểu rủi ro thất lạc văn bản, từ đó khi có phát sinh vấn đề cần xử lý có thể giải quyết một cách nhanh chóng và kịp thời. Lãnh đạo đơn vị hoàn toàn có thể theo dõi, giám sát một cách cụ thể với từng loại văn bản, từng ngày tháng năm với tình trạng đang xử lý hay chờ xử lý từ đó góp phần giảm chi phí xã hội.