8. Bố cục của khóa luận
1.5 Nội dung và yêu cầu hiện đại hóa hành chính đối với hoạt động của văn phòng Bộ
1.5.5 Thực hiện áp dụng hệ thống quản lý chất lượng
Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng được hiểu là việc thực hiện tăng cường vấn đề về chất lượng sản phẩm, dịch vụ ở mỗi cơ quan, tổ chức. Theo một hệ thống quản lý chất lượng mà bản thân đã đề ra đề ra hoặc ứng dụng các Hệ thống quản lý chất lượng đã được công nhận
ISO được viết tắt từ chữ International Standadition Organization được tạm dịch là “Tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế”. Vai trò chính của tổ chức này là việc làm chuẩn hóa các quy trình xử lý hoạt động của công việc, cải cách công việc nhằm đáp ứng nhu cầu hoàn thiện với sự hài lòng của các nhân và tổ chức. Tổ chức này giúp giải quyết các thủ tục hành chính giảm bớt sự cồng kềnh không minh bạch, đưa tới sự chuẩn hóa và không lạc hậu cũng như chuẩn hóa mọi hoạt động trong quy trình làm việc. Việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng nhằm nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý, hoạt động của các cơ quan, tổ chức thuộc hệ thống hành chính nhà nước là một trong những nhiệm vụ trọng tâm, xuyên suốt góp phần xây dựng Chính phủ kiến tạo, liêm chính, hiệu lực, hiệu quả, tận tâm, tận lực, phục vụ nhân dân.
Việc áp dụng tiêu chuẩn mang lại những vai trò quan trọng như những quy trình và thủ tục xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức phải công khai minh bạch cho tổ chức và công dân điều này tạo nên thuận lợi cho người dân có cơ hội kiểm tra.
Các giai đoạn trong quy trình ứng dụng công nghệ ISO được tóm tắt trong 03 giai đoạn sau:
41
Giai đoạn 1: Chuẩn bị và phân tích tình hình, hoạch định
- Cam kết của lãnh đạo
- Tiến hành thành lập ban chỉ đạo công tác cũng như nhóm công tác và chỉ định người đại diện
- Chọn tổ chức tư vấn
- Đào tạo về nhận thức cũng như cách thức để xây dựng tạo lập văn bản theo chuẩn ISO 9001:2008
- Khảo sát hệ thống hiện có và lập kế hoạch thực hiện
Giai đoạn 2: Xây dựng và thực hiện công tác quản lý chất lượng
- Viết các tài liệu của hệ thống quản lý chất lượng - Thực hiện hệ thống quản lý chất lượng
- Đánh giá chất lượng nội bộ
- Sau đó tiến hành cải tiến hệ thống văn bản hoặc tiến hành cải tiến các hoạt động của nội bộ
Giai đoạn 3: Chứng nhận.
- Đánh giá trước chứng nhận - Hành động khắc phục - Chứng nhận
- Giám sát chứng nhận và đánh giá lại - Duy trì, cải tiến và đổi mới
42
Hình 2 Sơ đồ quy trình áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO
Thông thường, khi ứng dụng ISO 9001 được chia thành các bước cụ thể như sau: Tìm hiểu tiêu chuẩn và xác định phạm vi ứng dụng; lập Ban chỉ đạo thực hiện dự án ISO 9001:2008; đánh giá thực trạng của cơ quan và so sánh với tiêu chuẩn; thiết lập và lập văn bản hệ thống chất lượng theo ISO 9001:2008; ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008; đánh giá nội bộ và chuẩn bị cho đánh giá chứng nhận; duy trì hệ thống chất lượng sau khi chứng nhận.
Giai đoạn 1: Chuẩn bị - phân tích tình hình và
hoạch định
Giai đoạn 2: Xây dựng cũng như tiến hành thực hiện công tác quản lý chất lượng Giai đoạn 3: Chứng nhận.
43
Hình 3 Các bước ứng dụng ISO 9001
Quản lý tiêu chuẩn ISO 9001:2008 là một yêu cầu cần thiết gắn với mục tiêu của cơ quan tổ chức, thông qua việc áp dụng, xây dụng và điểu chỉnh cải tiến các quy trình làm việc bộ tiêu chuẩn sẽ đóng vai trò quản lý và theo dõi hoạt động. Tùy thuộc vào tình hình, tính chất hoạt động của văn phòng hay cơ quan tổ chức mà áp dụng theo tiêu chuẩn nhưng tất cả phải tuân thủ theo yêu cầu, nguyên tắc và những quy định trong điều khoản của tiêu chuẩn ISO 9001:2008.