8. Bố cục của khóa luận
2.3 Đánh giá chung
2.3.1 Ưu điểm
Một là, Văn phòng Bộ Nội vụ đã xây dựng những đơn vị có chức năng chuyên trách thường trực để tham mưu về cải cách hành chính. Đối với nhiệm vụ này được thực hiện tại Phòng Văn thư – Lưu trữ và Kiểm soát thủ tục hành chính
Hai là, Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ được hợp lý, gọn nhẹ, một số đầu mối đã được sát nhập hoặc giải thể để phù hợp với thực tế.
Ba là, việc ứng dụng CNTT vào hoạt động của Văn phòng Bộ được diễn ra thường xuyên hơn, năng cao năng suất, hiệu quả công việc, góp phần nâng cao năng lực và hiệu quả quản lý. Văn phòng Bộ Nội vụ tổng hợp kể từ khi ứng dụng hệ thống quản lí văn bản đã không nợ đọng văn bản quy phạm pháp luật. Văn phòng Bộ đã chủ động phối hợp với Tập đoàn Công nghiệp -Viễn thông Quân đội Viettel xây dựng và sử dụng phần mềm Hệ thống quản lý, sử dụng văn bản điện tử của Bộ Nội vụ (gọi tắt là Voffice) áp dụng thực hiện từ ngày
70
01/10/2018. Đối với việc gửi, nhận văn bản điện tử và phản hồi trạng thái của hệ thống quản lý văn bản, phần mềm Voffice của Bộ Nội vụ đã hoàn thành được 7/7 yêu cầu nghiệp vụ của Quyết định 28/2018/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ.
Bốn là, việc ứng dụng CNTT vào xử lý công việc đã nâng cao năng suất và hiệu quả công việc của chuyên viên và người quản lý, giảm được dần số biên chế trong Văn phòng Bộ.
Năm là, Văn phòng Bộ đã đẩy mạnh giao dịch điện tử, gửi và nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước; Thực hiện chuyển đổi, liên kết, kết nối liên thông Trục liên thông văn bản quốc gia với hệ thống quản lý văn bản và điều hành của các bộ, ngành, địa phương theo quy định tại Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12/7/2018 của Thủ tướng Chính phủ Về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước. Việc sử dụng tối đa văn bản điện tử và sử dụng các hình thức làm việc từ xa, họp trực tuyến đã tiết kiệm thời gian, tiết kiệm được kinh phí và văn phòng phẩm.
Sáu là, một số những quy trình được đưa vào việc giải quyết công việc theo tiêu chuẩn ứng dụng TCVN ISO 9001:2008 vào công tác văn phòng đang áp dụng tương đối hoàn chỉnh
Bảy là, trong quá trình xây dựng và phát triển Chính phủ điện tử đã giúp tiết kiệm thời gian cho người dân; Công khai, minh bạch trong thực hiện pháp luật, phòng và chống tham nhũng; Nâng cao chất lượng phục vụ dịch vụ hành chính.
Đặc biệt, Chánh Văn phòng Bộ Vũ Đăng Minh đề nghị lãnh đạo các đơn vị và công chức, viên chức bố trí thời gian tham gia đầy đủ, tập trung nghiên cứu, học tập, tăng cường trao đổi kinh nghiệm thực tế trong thực hiện các lĩnh vực công tác chuyên môn gắn kết giữa lý thuyết và thực hành. Với vị trí công việc của mình, với kinh nghiệm thực tế, phát hiện được những khó khăn, vướng mắc, những bất cập để cùng bàn luận, trao đổi, giải quyết.
71
2.3.2 Hạn chế
Bên cạnh những mặt tích cực trong công tác của Văn phòng Bộ đã làm được, thì hoạt động của Văn phòng Bộ vẫn tồn tại những hạn chế như:
Một là, việc tiếp nhận và xử lý hồ sơ trên phần mềm một cửa điện tử kết nối hệ thống văn bản điện tử Voffice chưa đạt được mục tiêu đề ra.
Cụ thể như việc tiếp nhận, xử lý hồ sơ và trả kết quả vẫn còn gặp nhiều khó khăn; số lượng hồ sơ nộp trực tuyến còn thấp; chưa có sự tham gia tích cực của công chức, viên chức chuyên trách và kiêm nhiệm trên phần mềm. Việc rà soát thủ tục hành chính và xây dựng Quy trình ISO trong hoạt động của Bộ trên môi trường điện tử chưa được triển khai tích cực.
Hai là, Dịch vụ công trực tuyến được thiết kế riêng lẻ, rời rạc, nhiều hệ thống cho các dịch vụ khác nhau. Giao diện chưa thân thiện, lấy người dân, doanh nghiệp làm trung tâm; chưa có kết nối tổng thể nhằm tạo hệ thống Một cửa điện tử đồng nhất nâng cao hiệu quả điều hành thực hiện các dịch vụ công của Bộ cũng như tăng cường chất lượng dịch vụ cho người dân và doanh nghiệp; số lượng dịch vụ công mức 3, mức 4 triển khai tại Bộ còn thấp, số lượng hồ sơ trực tuyến không cao, tỷ lệ dịch vụ phát sinh hồ sơ thấp;
Ba là, việc sử dụng chữ ký số vào hoạt động quản lý và điều hành của Văn phòng Bộ đã được thực hiện. Tuy nhiên, đối với các đơn vị trực thuộc bộ lại không nhiều dẫn đến thiếu tính đồng bộ giữa Bộ và các đơn vị trực thuộc Bộ. Do đó, trong quá trình trao đổi thông tin giữa Văn phòng Bộ và các cơ quan trực thuộc gặp khó khăn; Công tác bảo đảm an toàn, an ninh thông tin được quan tâm nhưng việc thực hiện chưa triệt để.
72
2.3.3 Nguyên nhân
Nguyên nhân dẫn đến những mặt hạn chế trong hoạt động của Văn phòng Bộ chưa được triển khai tích cực là do nhiều nguyên nhân. Có thể kể đến những nguyên nhân chính như:
Một là, đội ngũ công chức, viên chức chưa nắm bắt được đầy đủ quy trình, nghiệp vụ sử dụng phần mềm Một cửa điện tử và việc áp dụng hệ thống tiêu chuẩn chất lượng TCVN ISO 9001:2008. Xác định vị trí việc làm tại Văn phòng Bộ còn chậm hoàn thành, chưa khoa học; Phân công công việc chưa hiệu quả; Một số công chức làm công tác Văn phòng chưa được bố trí đúng chuyên môn để đáp ứng yêu cầu thực tế;
Hai là, Quy định pháp lý hiện hành về về tổ chức và hoạt động của Văn phòng Bộ có xu hướng giảm dần vai trò tham mưu - tổng hợp và tăng dần nhiều nhiệm vụ có tính chất giúp việc;
Ba là, Hạ tầng kĩ thuật, hệ thống thông tin chưa đồng bộ, thiếu kết nối trên diện rộng, chia sẻ thông tin qua mạng còn hạn chế giữa các đơn vị trong Bộ; Mức độ bảo mật an toàn, an ninh chưa cao; Ứng dụng CNTT chưa đồng nhất về công nghệ phát triển do sử dụng công nghệ và nền tảng khác nhau tại các thời điểm khác nhau dẫn đến sự lạc hậu về công nghệ xây dựng các Phần mềm, CSDL và Cổng Thông tin điện tử, website của đơn vị.
Bốn là, Phần mềm quản lý công việc chưa phát huy được hiệu quả và tính năng sử dụng.
Cuối cùng là do Kinh phí đầu tư để hiện đại hóa văn phòng còn khiêm tốn, các trang thiết bị, điều kiện về mạng của các đơn vị còn hạn chế
73
TIỂU KẾT CHƯƠNG 2
Trong chương 2, tôi đã giới thiệu chi tiết các quy định hiện hành về hoạt động của Văn phòng Bộ Nội vụ. Trên cơ sở lý luận ở chương I, tôi đi phân tích về tình hình hoạt động của Văn phòng Bộ Nội vụ hiện nay. Đánh giá được thực trạng và nêu ra các ưu điểm, hạn chế và tìm ra nguyên nhân của những hạn chế đó trong hoạt động của Văn phòng Bộ Nội vụ trong bối cảnh yêu cầu hiện đại hóa hành chính
Đây chính là cơ sở để tôi đưa ra một số giải pháp nhằm đổi mới hoạt động của Văn phòng Bộ Nội vụ đáp ứng yêu cầu hiện đại hóa hành chính ở chương cuối.
74
CHƯƠNG 3. ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP ĐỔI MỚI HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG BỘ NỘI VỤ ĐÁP ỨNG YÊU CẦU HIỆN
ĐẠI HÓA HÀNH CHÍNH