Chuẩn hoá hoạt động của văn phòng tại công ty tnhh trek asia

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG KHỐ LUẬN TỐT NGHIỆP CHUẨN HỐ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY TNHH TREK ASIA Khoá luận tốt nghiệp ngành Người hướng dẫn Sinh viên thực Mã số sinh viên Khoá Lớp : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG : TS NGUYỄN MẠNH CƯỜNG : HOÀNG THỊ THUÝ HIỀN : 1805QTVC017 : 2018 - 2022 : ĐHCQ QTVP 18C Hà Nội - 2022 BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG KHỐ LUẬN TỐT NGHIỆP CHUẨN HỐ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY TNHH TREK ASIA Khoá luận tốt nghiệp ngành Người hướng dẫn Sinh viên thực Mã số sinh viên Khoá Lớp : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG : TS NGUYỄN MẠNH CƯỜNG : HOÀNG THỊ THUÝ HIỀN : 1805QTVC017 : 2018 - 2022 : ĐHCQ QTVP 18C Hà Nội - 2022 LỜI CẢM ƠN Trong trình học tập rèn luyện Khoa Quản trị văn phòng, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, nhận giảng dạy, giúp đỡ nhiệt tình từ thầy giảng viên Khoa giảng viên mơn Vì vậy, tơi có hội tiếp cận trau dồi nhiều kiến thức, kỹ quản trị văn phịng nói chung nội dung chuẩn hố hoạt động văn phịng nói riêng Tất tạo tiền đề cho tham gia thực đề tài khoá luận tốt nghiệp Để thực đề tài khố luận này, tơi xin chân thành cảm ơn thầy, cô giảng viên Khoa Quản trị văn phòng cung cấp kiến thức tạo hội cho tơi tìm hiểu sâu chuẩn hố hoạt động văn phịng quan, doanh nghiệp Tôi xin chân thành cảm ơn Công ty TNHH Trek Asia tạo điều kiện tốt cho tiếp cận, nắm bắt quan sát nghiệp vụ trình khảo sát thực tế, cung cấp cho tài liệu liên quan để tiến hành nghiên cứu Đặc biệt, xin cảm ơn TS Nguyễn Mạnh Cường tận tình hướng dẫn, trao đổi kiến thức cách làm để hồn thành đề tài khố luận Trong q trình nghiên cứu cịn nhiều thiếu sót hạn chế, tơi mong nhận ý kiến đóng góp từ phía giảng viên để tiếp thu nhiều ý kiến bổ ích hồn thiện đề tài Tơi xin chân thành cảm ơn! LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đề tài tơi thực Nếu có vấn đề nào, tơi xin chịu hồn tồn trách nhiệm làm Hà Nội, ngày 20 tháng 04 năm 2022 DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT Stt Chữ viết tắt Diễn giải TNHH Trách nhiệm hữu hạn HC - TH Hành - Tổng hợp MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT PHẦN MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài .1 Tổng quan tình hình nghiên cứu Đối tượng phạm vi nghiên cứu Mục tiêu nhiệm vụ nghiên cứu Giả thuyết nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu .8 Đóng góp đề tài 8 Bố cục khóa luận .9 PHẦN NỘI DUNG 10 CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ CHUẨN HOÁ HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG 10 1.1 Một số khái niệm 10 1.1.1 Khái niệm văn phòng 10 1.1.2 Khái niệm hoạt động văn phòng 12 1.1.3 Khái niệm chuẩn hoá .13 1.1.4 Khái niệm chuẩn hố hoạt động văn phịng 15 1.2 Mục tiêu lợi ích việc chuẩn hố hoạt động văn phịng .15 1.2.1 Mục tiêu việc chuẩn hố hoạt động văn phịng 15 1.2.2 Lợi ích việc chuẩn hố hoạt động văn phịng .16 1.3 Quy trình chuẩn hố hoạt động văn phịng 18 1.3.1 Xác định hoạt động văn phịng cần chuẩn hố 18 1.3.2 Lựa chọn hình thức chuẩn hố 19 1.3.3 Xây dựng ban hành tiêu chuẩn, quy chuẩn quy chế, quy trình thực 20 1.3.4 Phổ biến, hướng dẫn tiêu chuẩn, quy chuẩn quy chế, quy trình thực 22 1.3.5 Tổ chức kiểm tra, đánh giá việc thực chuẩn mực 22 1.3.6 Điều chỉnh, bổ sung chuẩn mực 23 1.4 Nguyên tắc chuẩn hố hoạt động văn phịng 23 1.4.1 Nguyên tắc đơn giản hoá 23 1.4.2 Nguyên tắc phù hợp 24 1.4.3 Nguyên tắc khoa học 24 1.4.4 Nguyên tắc pháp lý .24 1.4.5 Nguyên tắc linh hoạt 25 1.5 Trách nhiệm việc chuẩn hố hoạt động văn phịng .25 1.5.1 Trách nhiệm người đứng đầu quan, doanh nghiệp 26 1.5.2 Trách nhiệm người phận giao quyền 26 1.5.3 Trách nhiệm người phận thực .27 Tiểu kết chương 29 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CHUẨN HỐ HOẠT ĐỘNG VĂN PHỊNG TẠI CÔNG TY TNHH TREK ASIA 30 2.1 Khái quát Công ty TNHH Trek Asia 30 2.1.1 Quá trình hình thành phát triển Công ty TNHH Trek Asia 30 2.1.2 Cơ cấu tổ chức Công ty TNHH Trek Asia 31 2.1.3 Đặc điểm hoạt động Văn phòng Công ty TNHH Trek Asia 33 2.2 Thực trạng chuẩn hố hoạt động văn phịng Cơng ty TNHH Trek Asia 35 2.2.1 Nhận thức ban lãnh đạo cơng ty chuẩn hố hoạt động văn phòng 35 2.2.2 Quy trình chuẩn hố hoạt động văn phịng công ty .37 2.2.3 Hệ thống quy chế, quy định công ty số hoạt động văn phòng 41 2.2.4 Kết xây dựng, áp dụng quy trình thực cơng việc hoạt động văn phịng cơng ty .44 2.2.5 Các biện pháp kiểm tra, đánh giá việc thực quy chế, quy định, quy trình thực ban hành 45 2.2.6 Điều chỉnh, bổ sung chuẩn mực hoạt động văn phịng cơng ty 46 2.3 Đánh giá chung chuẩn hoá hoạt động văn phịng Cơng ty TNHH Trek Asia 47 2.3.1 Ưu điểm 47 2.3.2 Hạn chế 48 2.3.3 Nguyên nhân 49 Tiểu kết chương 51 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CHUẨN HOÁ HOẠT ĐỘNG VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY TNHH TREK ASIA 52 3.1 Nhóm giải pháp nâng cao nhận thức trình độ chuẩn hố hoạt động văn phịng 52 3.1.1 Nâng cao nhận thức lãnh đạo công ty 52 3.1.2 Nâng cao nhận thức cán nhân viên cơng ty 53 3.1.3 Nâng cao trình độ cho cán nhân viên chuẩn hoá hoạt động văn phòng 53 3.2 Nhóm giải pháp thể chế 54 3.3 Nhóm giải pháp chuẩn hố quy chế, quy định, quy trình hoạt động văn phòng 55 3.3.1 Hoàn thiện quy chế, quy định, quy trình hành công ty 55 3.3.2 Nghiên cứu ban hành thêm quy chế, quy định, quy trình 56 3.3.3 Tăng cường việc phổ biến, hướng dẫn, kiểm tra đánh giá quy chế, quy định, quy trình hoạt động văn phịng 57 Tiểu kết chương 64 PHẦN KẾT LUẬN 65 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO .67 PHỤ LỤC 69 PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Văn phòng thuật ngữ quen thuộc quan, tổ chức, doanh nghiệp Đây phận quan trọng, có chức tham mưu tổng hợp, trợ giúp điều hành hậu cần Văn phòng thành lập để giúp ban lãnh đạo quản lý điều hành công việc chung, đồng thời đảm bảo điều kiện sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung quan, tổ chức Các hoạt động văn phòng quan trọng gồm nhiều nội dung như: tổ chức máy văn phòng; xây dựng quy chế, nội quy cho quan; hoạt động văn thư – lưu trữ; hoạt động lễ tân; tổ chức hội họp, kiện; tổ chức chuyến công tác; hoạt động thu thập, xử lý đảm bảo thông tin quản lý; quản trị trang thiết bị sở vật chất số hoạt động khác Chính văn phịng có nhiều hoạt động liên quan đến nhiều nghiệp vụ chun mơn, việc chuẩn hố hoạt động văn phịng điều cần thiết giúp cơng tác văn phịng vào nề nếp, đảm bảo chất lượng hiệu công việc Nhà nước ta nhận thức rõ tầm quan trọng văn phịng, lợi ích việc chuẩn hố hoạt động văn phòng ổn định, phát triển hiệu công việc quan, tổ chức Do Quốc hội, Chính phủ ban hành nhiều văn quy phạm pháp luật quy định cụ thể, rõ ràng để làm cho quan chuẩn hố hoạt động văn phịng Một số văn hiệu lực thi hành như: Luật số 68/2006/QH11 ngày 12/07/2006 Quốc hội ban hành Luật Tiêu chuẩn Quy chuẩn kỹ thuật hoạt động xây dựng, công bố áp dụng tiêu chuẩn, xây dựng, ban hành áp dụng quy chuẩn kỹ thuật, đánh giá phù hợp với tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật; Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/03/2020 Chính phủ quy định công tác văn thư; Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 Quốc hội ban hành ngày 11/11/2011; Quyết định số 45/2018/QĐ-TTg ban hành ngày 09/11/2018 Thủ tướng Chính phủ quy định chế độ hội họp hoạt động quản lý, điều hành quan thuộc hệ thống hành nhà nước Những văn quy định rõ nội dung cần thực số hoạt động văn phòng Mặc dù có văn nhà nước quy định hướng dẫn nghiệp vụ cơng tác văn phịng, nhiều quan, doanh nghiệp chưa chuẩn hố hoạt động văn phịng việc chuẩn hố chưa đạt hiệu Cơng ty TNHH Trek Asia công ty hoạt động lĩnh vực du lịch, thành lập từ năm 2018 vào vận hành từ năm 2019 Với phát triển tăng vọt ngành du lịch, cơng ty có thuận lợi thành lập đạt thành công định Tuy nhiên, kể từ năm 2020 ảnh hưởng nặng nề dịch bệnh Covid – 19 dẫn đến hoạt động công ty vấn đề nhân thay đổi liên tục Đây thời điểm khiến ban lãnh đạo cơng ty nhìn nhận đánh giá lại tình hình hoạt động phịng ban, đặc biệt Phòng HC - TH chuyên phụ trách, hỗ trợ công việc chung công ty Nhận thấy hoạt động văn phịng cịn nhiều thiếu sót, cơng việc giải chậm, quy trình làm việc thiếu khoa học, nhân viên vào tiếp nhận bàn giao khó để nắm bắt hết hoạt động triển khai thực tiếp cơng việc phịng Từ lý trên, công ty cho xây dựng lại ban hành số quy định, nội quy, quy chế Ban lãnh đạo công ty quan tâm nhiều đến việc chuẩn hoá hoạt động văn phòng, coi việc quan trọng, cần thực Việc chuẩn hố hoạt động văn phịng Công ty TNHH Trek Asia triển khai có kết định Tuy nhiên, cơng ty cịn gặp nhiều khó khăn hạn chế thực chuẩn hố u cầu đặt cơng ty cần phải có nghiên cứu rõ ràng thực trạng chuẩn hố hoạt động văn phịng để giúp Phịng HC - TH cơng ty có sở xây dựng biện pháp thiết thực giúp nâng cao suất, hiệu công việc đưa hoạt động phòng vào nề nếp, khoa học Xuất phát từ lý trên, định lựa chọn đề tài “Chuẩn hố hoạt động Văn phịng Cơng ty TNHH Trek Asia” để làm khóa luận tốt nghiệp Tổng quan tình hình nghiên cứu Hiện nay, quan, doanh nghiệp để tập trung phát triển lâu dài, nâng cao suất, chất lượng cơng việc cho cán nhân viên cơng tác quản trị nói chung quản trị văn phịng nói riêng cần thiết Đặc biệt quản trị văn 74 75 76 77 Phụ lục 03: Chế tài xử lý vi phạm nội quy lao động Công ty TNHH Trek Asia (Nguồn: Tác giả) 78 79 80 81 82 83 Phụ lục 03: Thông báo thay đổi làm việc Công ty TNHH Trek Asia (Nguồn: Tác giả) 84 BẢN NHẬN XÉT ĐỒ ÁN/KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP (Áp dụng cho giảng viên hướng dẫn) I Thông tin chung - Họ tên người hướng dẫn: TS Nguyễn Mạnh Cường - Học hàm, học vị: Tiến sĩ - Chuyên ngành: Lưu trữ học Quản trị văn phịng - Đơn vị cơng tác: Khoa Quản trị văn phòng – Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Họ tên người làm đồ án/KLTN: Hoàng Thị Thúy Hiền - Lớp: Đại học Quản trị văn phòng 1805QTVC - Khoa: Quản trị văn phòng - Tên đồ án/KLTN: Chuẩn hố hoạt động Văn phịng Công ty TNHH Trek Asia II Nội dung nhận xét Tính cấp thiết đồ án/KLTN: Sinh viên biết cách nhận vấn đề nêu tính cấp thiết đề tài hoạt động chuẩn hoá văn phịng Cơng ty TNHH Trek Asia Tổng quan: Tổng quan tình hình nghiên cứu viết tốt Phương pháp nghiên cứu: Áp dụng phương pháp nghiên cứu khoa học Kết nghiên cứu đạt được: Tác giả thực đạt mục tiêu đề ra: - Thứ hệ thống hoá vấn đề lý luận, sở lý thuyết văn phịng chuẩn hố hoạt động văn phịng - Thứ hai tìm hiểu, phân tích thực tiễn chuẩn hố hoạt động văn phịng Cơng ty TNHH Trek Asia Từ đánh giá ưu điểm, hạn chế tồn nguyên nhân hạn chế việc chuẩn hố hoạt động văn phịng cơng ty - Thứ ba nghiên cứu, đề xuất giải pháp để tiếp tục hoàn thiện nâng cao hiệu chuẩn hố hoạt động văn phịng Cơng ty TNHH Trek Asia Về kết cấu đồ án/KLTN: Kết cấu hợp lí, khoa học với Chương: - Chương 1: Lý luận chung chuẩn hoá hoạt động văn phịng Nội dung chương trình bày khái niệm, mục tiêu lợi ích, quy trình, ngun tắc trách nhiệm chuẩn hố hoạt động văn phịng Đây tiền đề để tác giả khảo sát đánh giá thực trạng chuẩn hố hoạt động văn phịng Công ty TNHH Trek Asia - Chương 2: Thực trạng chuẩn hố hoạt động văn phịng Cơng ty TNHH Trek Asia Từ sở lý luận trình bày chương 1, tác giả tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức Công ty TNHH Trek Asia Phịng HC – TH Qua tác giả tiến hành khảo sát tình hình thực tiễn chuẩn hố hoạt động văn phịng cơng ty có đánh giá, nhận xét ưu điểm đạt được, hạn chế tồn nguyên nhân hạn chế - Chương 3: Một số giải pháp nâng cao hiệu chuẩn hố hoạt động văn phịng Công ty TNHH Trek Asia Từ thực tiễn khảo sát đánh giá chương 2, tác giả nghiên cứu đề xuất số giải pháp nhằm nâng cao hiệu chuẩn hố hoạt động văn phịng Công ty TNHH Trek Asia thời gian tới Trình bày văn phong khoa học: Diễn đạt mạch lạc, rõ ràng Trích dẫn tài liệu: Thực nghiêm túc, trung thực; quy định Những nội dung cần bổ sung, chỉnh sửa: Rà soát từ ngữ diễn đạt III Đánh giá tinh thần, thái độ làm việc, nghiên cứu người học Tinh thần làm việc cầu thị, nghiêm túc IV Kết luận - Đồ án/KLTN chưa đạt yêu cầu: ĐẠT YÊU CẦU - Đề nghị: Đồng ý cho bảo vệ X Không đồng ý cho bảo vệ NGƯỜI HƯỚNG DẪN TS Nguyễn Mạnh Cường TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG CỘNG HỒ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Hà Nội, ngày 24 tháng 05 năm 2022 BẢN XÁC NHẬN HOÀN THIỆN BÀI KLTN THEO BIÊN BẢN HỘI ĐỒNG ĐÁNH GIÁ Họ tên sinh viên: Hoàng Thị Thuý Hiền Lớp: 1805QTVC017 Tên đề tài KLTN: Chuẩn hố hoạt động Văn phịng Cơng ty TNHH Trek Asia Sau nhận Biên họp Hội đồng đánh giá KLTN, sinh viên giảng viên làm việc nghiêm túc, chỉnh sửa KLTN theo yêu cầu Hội đồng Cam kết thật, có sai sót sinh viên xin chịu hoàn toàn trách nhiệm trước Hội đồng đánh giá KLTN NGƯỜI THỰC HIỆN KLTN (Ký ghi rõ họ tên) GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN KLTN (Ký ghi rõ họ tên) Hoàng Thị Thuý Hiền Nguyễn Mạnh Cường ... quan việc chuẩn hố hoạt động văn phịng Cơng ty TNHH Trek Asia Chương 29 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CHUẨN HỐ HOẠT ĐỘNG VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY TNHH TREK ASIA 2.1 Khái quát Công ty TNHH Trek Asia 2.1.1... 2.1.2 Cơ cấu tổ chức Công ty TNHH Trek Asia 31 2.1.3 Đặc điểm hoạt động Văn phịng Cơng ty TNHH Trek Asia 33 2.2 Thực trạng chuẩn hố hoạt động văn phịng Cơng ty TNHH Trek Asia ... THỰC TRẠNG CHUẨN HỐ HOẠT ĐỘNG VĂN PHỊNG TẠI CÔNG TY TNHH TREK ASIA 30 2.1 Khái quát Công ty TNHH Trek Asia 30 2.1.1 Quá trình hình thành phát triển Công ty TNHH Trek Asia 30 2.1.2