8. Bố cục khóa luận
1.5. Trách nhiệm trong việc chuẩn hoá hoạt động văn phòng
Để chuẩn hoá đạt được hiệu quả thì cần áp dụng triển khai trên diện rộng đối với tất cả các bộ phận, cá nhân. Do đó, chuẩn hoá các hoạt động nói chung và chuẩn hoá hoạt động văn phòng nói riêng là trách nhiệm của toàn cơ quan, từ lãnh đạo đến nhân viên. Tuy nhiên, tùy theo từng chức danh và vị trí, trách nhiệm của mỗi người được xác định khác nhau. Nhìn chung, trách nhiệm chuẩn hoá hoạt động văn phòng có thể chia thành những nhóm sau:
26
1.5.1. Trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, doanh nghiệp
Người đứng đầu cơ quan, doanh nghiệp là người quyết định cuối cùng việc xây dựng, ban hành, phổ biến và hướng dẫn, kiểm tra, đánh giá và điều chỉnh các chuẩn mực. Do đó, người đứng đầu cơ quan, doanh nghiệp có trách nhiệm cao nhất trong việc chuẩn hoá hoạt động văn phòng. Để xây dựng và có các biện pháp chuẩn hoá phù hợp, chỉ đạo các bộ phận, cá nhân thực hiện hiệu quả thì người đứng đầu cần nhận thức đúng vai trò và sự cần thiết của việc chuẩn hoá hoạt động văn phòng.
Việc nhận thực đúng cùng với sự theo dõi, chỉ đạo sát sao của người đứng đầu cơ quan sẽ giúp hoạt động văn phòng của cơ quan đi vào nề nếp, thống nhất và giảm xảy ra xung đột trong quá trình triển khai, thực hiện.
Trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, doanh nghiệp trong việc chuẩn hoá là cần phải có hiểu biết nhất định và nhận thức đúng, đủ về nội dung và tầm quan trọng của vấn để chuẩn hoá hoạt động văn phòng; giao trách nhiệm cho bộ phận tham mưu, giúp lãnh đạo phụ trách việc triển khai, tổ chức thực hiện và phải yêu cầu các đơn vị, bộ phận thường xuyên báo cáo kết quả để có thể kịp thời điều chỉnh khi cần thiết.
1.5.2. Trách nhiệm của người hoặc bộ phận được giao quyền
Chuẩn hoá hoạt động văn phòng chỉ là một nội dung trong quản trị văn phòng. Người đứng đầu cơ quan không thể chỉ tập trung vào việc chuẩn hoá mà còn phải quan tâm, định hướng, chỉ đạo và điều hành rất nhiều vấn đề chung khác trong cơ quan, doanh nghiệp. Vì thế, người đứng đầu không thể trực tiếp tổ chức triển khai thực hiện từng công việc trong chuẩn hoá mà chỉ giữ vai trò quyết định, còn việc tham mưu, tổ chức triển khai thực hiện cần được giao quyền, ủy quyền cho cấp dưới.
Bộ phận văn phòng, cụ thể là Chánh văn phòng hoặc Trường phòng Hành chính thường là bộ phận hoặc người sẽ được giao quyền, ủy quyền phụ trách vấn đề chuẩn hoá hoạt động văn phòng trong cơ quan, doanh nghiệp. Trong một số trường hợp, lãnh đạo một số cơ quan, doanh nghiệp có thể giao nhiệm vụ này cho trợ lý hoặc giám đốc hành chính.
27
Trách nhiệm của những người được giao quyền, ủy quyền trong việc chuẩn hoá hoạt động văn phòng gồm:
- Tham mưu cho người đứng đầu về những hoạt động văn phòng cần được chuẩn hoá bằng các tiêu chuẩn, quy chuẩn hoặc quy chế, quy định, quy trình.
- Tổ chức việc nghiên cứu, khảo sát và xây dựng các tiêu chuẩn, quy chuẩn hoặc quy chế, quy định, quy trình; tổ chức lấy ý kiến đóng góp, chỉnh sửa, hoàn thiện để trình người đứng đầu xem xét, quyết định ban hành.
- Tổ chức phổ biến, hướng dẫn, kiểm tra, đánh giá việc thực hiện các tiêu chuẩn, quy chuẩn hoặc quy chế, quy định, quy trình cho các đối tượng liên quan; báo cáo, đề xuất với người đứng đầu việc xử lý những vi phạm (nếu có) và những vấn đề cần tiếp tục chuẩn hoá.
1.5.3. Trách nhiệm của người hoặc bộ phận thực hiện
Nếu người đứng đầu cơ quan có trách nhiệm quyết định, người được giao quyền có trách nhiệm tổ chức triển khai thực hiện thì các bộ phận, cá nhân thực hiện cũng có trách nhiệm rất lớn trong việc chuẩn hoá hoạt động văn phòng tại cơ quan, doanh nghiệp. Đây là đối tượng trực tiếp thực hiện các chuẩn mực. Nếu các bộ phận, cá nhân thực hiện tốt sẽ đem lại hiệu quả tích cực và ngược lại nếu quá trình thực hiện các nội dung chuẩn hoá không tuân thủ nghiêm túc, không có sự phối hợp thực hiện thì mọi kế hoạch, chỉ đạo điều hành của người đứng đầu và các biện pháp tổ chức thực hiện của người được giao quyền đều sẽ không thu được kết quả tốt. Chính vì vậy, để cho các hoạt động văn phòng được chuẩn hoá, vai trò của các bộ phận, cá nhân trực tiếp thực hiện rất quan trọng.
Trong cơ quan, doanh nghiệp, người trực tiếp thực hiện các quy chế, quy định, quy trình về hoạt động văn phòng chính là các cán bộ, nhân viên trong bộ máy và bộ phận văn phòng.
Như vậy, chuẩn hoá hoạt động văn phòng không phải là trách nhiệm của một cá nhân hay bộ phận mà bao gồm toàn bộ cơ quan, doanh nghiệp, từ lãnh đạo đến nhân viên. Để quá trình chuẩn hoá đạt được kết quả tốt, mỗi bộ phận, cá nhân đều phải hiểu rõ trách nhiệm của mình và nghiêm túc thực hiện. Nếu thực hiện tốt, việc
28
chuẩn hoá sẽ mang lại rất nhiều lợi ích cho cơ quan như tạo sự thống nhất, ổn định và nề nếp, chuyên nghiệp trong hoạt động quản lý hành chính của bộ máy văn phòng, đồng thời tạo điều kiện cho sự phát triển của hoạt động chuyên môn nói riêng và hoạt động của toàn cơ quan, doanh nghiệp nói chung. [14]
29
Tiểu kết chương 1
Chương 1 tác giả đã làm rõ các lý luận cơ bản về văn phòng và chuẩn hoá hoạt động văn phòng; mục tiêu và lợi ích của việc chuẩn hoá hoạt động văn phòng. Đồng thời tác giả cũng xác định được nguyên tắc, trách nhiệm của người thực hiện và 6 bước trong quy trình chuẩn hoá hoạt động văn phòng gồm: Xác định các hoạt động của văn phòng cần chuẩn hoá; lựa chọn hình thức chuẩn hoá; xây dựng và ban hành các tiêu chuẩn, quy chuẩn hoặc quy chế, quy trình thực hiện; phổ biến, hướng dẫn các tiêu chuẩn, quy chuẩn hoặc quy chế, quy trình thực hiện; tổ chức kiểm tra, đánh giá việc thực hiện các chuẩn mực; điều chỉnh, bổ sung các chuẩn mực mới. Đây là cơ sở lý thuyết quan trọng giúp tác giả có định hướng để tìm hiểu, phân tích và đưa ra đánh giá khách quan về việc chuẩn hoá hoạt động văn phòng tại Công ty TNHH Trek Asia trong Chương 2.
30
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CHUẨN HOÁ HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY TNHH TREK ASIA