8. Bố cục khóa luận
1.4. Nguyên tắc chuẩn hoá hoạt động văn phòng
1.4.1. Nguyên tắc đơn giản hoá
Văn phòng gồm rất nhiều hoạt động và mỗi hoạt động đều có nhiều nội dung chuyên môn nghiệp vụ. Bên cạnh đó, hoạt động văn phòng là hoạt động cơ bản hỗ trợ rất nhiều công việc cho các phòng ban khác trong công ty. Do đó việc chuẩn hoá hoạt động văn phòng cần được thực hiện đơn giản hoá.
Nguyên tắc đơn giản hoá thể hiện ở việc tinh gọn các công đoạn, quy trình, thủ tục mà vẫn đảm bảo công việc được thực hiện hiệu quả. Khi xây dựng các quy trình giải quyết công việc cần tiến hành đơn giản các bước thực hiện, rút gọn các khâu trung gian không cần thiết, tránh sự rườm rà và một người có thể làm nhiều việc, giảm thiểu sử dụng sức lao động, trí não cho một việc. Nguyên tắc đơn giản hoá cũng giúp cho cán bộ nhân viên dễ nhớ, dễ thực hiện và tiết kiệm thời gian.
24
1.4.2. Nguyên tắc phù hợp
Mỗi cơ quan, doanh nghiệp đều có lĩnh vực hoạt động, định hướng, cách thức quản lý và con người khác nhau. Do đó, tất cả các cơ quan, doanh nghiệp không thể áp dụng chung một bộ chuẩn hoá hoạt động văn phòng. Khi xây dựng các nội dung chuẩn hoá cần căn cứ vào tình hình thực tế, yêu cầu của mỗi cơ quan, doanh nghiệp để việc chuẩn hoá thực sự hiệu quả.
Bên cạnh đó, nguyên tắc phù hợp còn thể hiện ở sự phù hợp giữa xây dựng các quy chế, quy định, quy trình và việc áp dụng vào thực tế, tránh tình trạng xây dựng xong nhưng khi triển khai áp dụng không giải quyết được vấn đề cho cơ quan và không đạt được mục đích chuẩn hoá.
1.4.3. Nguyên tắc khoa học
Đây là nguyên tắc quan trọng được áp dụng trong quản trị nói chung. Đối với việc chuẩn hoá hoạt động văn phòng cũng không thể thiếu nguyên tắc khoa học.
Nguyên tắc này được thể hiện ở việc các cơ quan, doanh nghiệp khi thực hiện chuẩn hoá đầu tiên phải xây dựng kế hoạch. Nội dung kế hoạch gồm các nội dung cơ quan như mục đích, thời gian, các bước chuẩn hoá, thứ tự nội dung chuẩn hoá, người phụ trách, người đánh giá, dự tính kinh phí…
Việc chuẩn hoá phải tiến hành một cách đồng bộ, thống nhất, tránh chồng chéo. Trong khi xây dựng cần xem xét sự đồng bộ giữa các loại hình chuẩn hoá. Ngoài ra phải chú ý đến sự đồng bộ của khâu xây dựng và áp dụng tiêu chuẩn.
Đặc biệt khi xây dựng quy chế, quy định, quy trình khoa học cũng sẽ tránh được sự xung đột nhiệm vụ, công việc và tạo ra khung mẫu cho cán bộ nhân viên thực hiện theo, nâng cao phong cách làm việc chuyên nghiệp và tạo nên uy tín cho cơ quan, doanh nghiệp.
1.4.4. Nguyên tắc pháp lý
Hoạt động văn phòng là hoạt động cơ bản của mỗi cơ quan, doanh nghiệp. Do đó, các nội dung công việc văn phòng đã được nhà nước quan tâm chú trọng và ban hành các văn bản quy định. Ví dụ như ngoài Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn kỹ thuật
25
năm 2006 áp dụng chung cho chuẩn hoá thì đối với từng hoạt động của văn phòng cũng có quy định riêng: công tác văn thư có Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/03/2020 của Chính phủ quy định về công tác văn thư; công tác lưu trữ có Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13; công tác tổ chức hội họp có Quyết định số 45/2018/QĐ- TTg ban hành ngày 09/11/2018 của Thủ tướng Chính phủ quy định chế độ hội họp trong hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan thuộc hệ thống hành chính nhà nước... Đây đều là những văn bản quy phạm pháp luật được nghiên cứu, xây dựng và công bố rộng rãi, do đó cơ quan, doanh nghiệp cũng thuộc phạm vi đối tượng áp dụng. Khi xây dựng quy chế, quy định, quy trình, các cơ quan, doanh nghiệp cũng phải tuân theo các văn bản quy định này.
1.4.5. Nguyên tắc linh hoạt
Nguyên tắc linh hoạt nghĩa là chuẩn hoá hoạt động văn phòng phải có sự thay đổi thích hợp với văn hoá của cơ quan, doanh nghiệp, với sự phát triển của thế giới, đặc biệt là việc ứng dụng công nghệ vào trong giải quyết công việc ngày càng mạnh mẽ. Đối với lĩnh vực quản trị văn phòng là việc giảm thiểu tài liệu giấy, ứng dụng quản lý bằng phần mềm, hỗ trợ của máy móc, thiết bị điện tử vào giải quyết công việc… Do đó, chuẩn hoá hoạt động văn phòng cần thường xuyên cập nhật tình hình thực tế và thay đổi linh hoạt cho phù hợp. Việc chỉ áp dụng cái cũ, quá cứng nhắc sẽ khiến các nội dung đã chuẩn hoá của hoạt động văn phòng không còn phù hợp, lạc hậu và làm giảm hiệu quả công việc.
Các nội dung chuẩn hoá phải được xem xét nghiên cứu và soát xét lại một cách định kỳ hay bất cứ lúc nào nếu thấy cần thiết để thay đổi kịp thời. [8]