8. Bố cục khóa luận
3.3. Nhóm giải pháp về chuẩn hoá các quy chế, quy định, quy trình hoạt động
3.3.1. Hoàn thiện các quy chế, quy định, quy trình hiện hành của công ty
Công ty TNHH Trek Asia đã xây dựng xong dự thảo quy trình của một số hoạt động như quy trình văn thư – lưu trữ, quy trình tuyển dụng, quy trình đào tạo hội nhập, quy trình nghỉ việc, quy trình tính lương, quy trình thanh toán và quy trình giải thủ tục ngân hàng. Do đó, để áp dụng các quy trình trên vào thực tiễn, công ty cần tiến hành rà soát, đánh giá xem các bước trong quy trình đã khoa học, đã đầy đủ người thực hiện và biểu mẫu quy trình. Đồng thời, công ty cũng cần kiểm tra xem các quy định hiện hành của nhà nước về quản lý công tác hành chính văn phòng.
56
Ví dụ như kiểm tra quy trình văn thư của công ty xây dựng so với quy định trong Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư. Cụ thể quy trình quản lý văn thư của cơ quan xây dựng gồm các nội dung: Các loại hình thức văn bản; Kỹ thuật soạn thảo văn bản; Hình thức trình bày văn bản; Thẩm quyền ký văn bản; Các hình thức văn bản; Thể thức sao văn bản; Nguyên tắc chung về quản lý văn bản đi, văn bản đến; Chuyển phát văn bản đi; Lưu trữ hồ sơ, tài liệu. Trong quy trình trên, cơ quan còn thiếu một nội dung quan trọng cần bổ sung là quản lý về con dấu.
Như vậy, việc rà soát và kiểm tra các văn bản quy định của cơ quan và nhà nước làm căn cứ xây dựng, bổ sung quy trình là rất cần thiết và quan trọng. Ngoài ra, sau khi xây dựng xong, công ty còn cần kiểm tra các bước trong quy trình đã phù hợp với tình hình thực tiễn của công ty để sửa đổi linh hoạt hơn.
3.3.2. Nghiên cứu và ban hành thêm những quy chế, quy định, quy trình mới
Hiện nay, trong hệ thống các quy chế, quy định, quy trình của công ty đối với một số hoạt động văn phòng của Công ty TNHH Trek Asia còn rất nhiều nội dung cần xây dựng và ban hành. Do đó để hoạt động văn phòng được thực hiện tốt, công ty cần phải ban hành và hoàn thiện thêm các quy chế, quy định về thi đua khen thưởng, công tác tổ chức hội họp, sự kiện, quản lý cơ sở vật chất và văn hoá doanh nghiệp. Cụ thể như sau:
- Quy định về thi đua, khen thưởng: gồm các tiêu chí, tiêu chuẩn để thi đua, khen thưởng và đánh giá, xếp loại hàng tháng, hàng năm đối với cán bộ nhân viên. Đây cũng là cơ sở để tạo động lực phấn đấu, thi đua trong công ty, tạo ra môi trường làm việc cạnh tranh lành mạnh, công bằng, minh bạch.
- Quy trình tổ chức hội họp, sự kiện: quy định các bước tổ chức hội họp, sự kiện gồm 03 giai đoạn là công tác chuẩn bị, công tác tổ chức điều hành và công tác kết thúc hội họp, sự kiện. Quy trình này quy định rõ cả trách nhiệm, vai trò của người thực hiện từng bước trong việc tổ chức hội họp, sự kiện.
- Quy định về quản lý cơ sở vật chất: quy định các nội dung về xây dựng kế hoạch, mua sắm, sử dụng, kiểm tra định kỳ, sửa chữa và thanh lý tài sản.
57
- Quy chế văn hóa công sở: quy định cụ thể về trang phục; tinh thần, thái độ làm việc, giao tiếp, ứng xử, đạo đức, lối sống; bài trí công sở. Quy chế này nhằm xây dựng môi trường văn hoá công sở văn minh, lịch sự, tạo ra văn hoá doanh nghiệp riêng, gây ấn tượng với khách hàng và đối tác khi đến làm việc tại công ty.
Đây là những quy chế, quy định, quy trình cơ bản mà công ty cần khẩn trương nghiên cứu và xây dựng để đảm bảo hoạt động văn phòng được thông suốt và hiệu quả.