8. Bố cục khóa luận
1.3. Quy trình chuẩn hoá hoạt động văn phòng
Quy trình chuẩn hoá hoạt động văn phòng gồm các bước sau: [14; 211 - 212] Bước 1: Xác định các hoạt động của văn phòng cần chuẩn hoá.
Bước 2: Lựa chọn hình thức chuẩn hoá.
Bước 3: Xây dựng và ban hành các tiêu chuẩn, quy chuẩn hoặc quy chế, quy trình thực hiện.
Bước 4: Phổ biến, hướng dẫn các tiêu chuẩn, quy chuẩn hoặc quy chế, quy trình thực hiện.
Bước 5: Tổ chức kiểm tra, đánh giá việc thực hiện các chuẩn mực. Bước 6: Điều chỉnh, bổ sung các chuẩn mực mới.
1.3.1. Xác định các hoạt động của văn phòng cần chuẩn hoá
a) Căn cứ xác định
Để lựa chọn hình thức chuẩn hoá, xây dựng và áp dụng quy định, quy trình đạt hiệu quả, các cơ quan, doanh nghiệp phải xác định được căn cứ chuẩn hoá.
Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của cả bộ máy văn phòng và của từng bộ phận, Văn phòng hoặc Phòng Hành chính tham mưu giúp lãnh đạo và tiến hành xác định những hoạt động cần chuẩn hoá, bao gồm:
- Những quy tắc làm việc, ứng xử chung cần được toàn cơ quan tuân thủ như: Quy chế làm việc; Quy chế văn hóa công sở; Quy chế chi tiêu nội bộ; Quy chế về chế độ thông tin, báo cáo...
- Những hoạt động chung, phổ biến và thường xuyên diễn ra, liên quan đến tất cả các bộ phận, cá nhân như thu thập, xử lý thông tin; hội họp, sự kiện; soạn thảo văn bản; lưu trữ hồ sơ; tham mưu cho lãnh đạo; báo cáo kết quả công việc...
- Quy trình (các bước tiến hành) và thủ tục hành chính liên quan đến quá trình thực thi công việc cụ thể thuộc phạm vi quản lý hành chính của từng bộ phận đơn vị
19
như quy trình tuyển dụng, quy trình đào tạo, quy trình và thủ tục thanh toán, quy trình và thủ tục xử lý kỷ luật lao động…
b) Lập danh mục những vấn đề hoạt động cần chuẩn hoá
Sau khi xác định được những vấn đề hoạt động cần chuẩn hoá, bộ phận tham mưu cần lập danh mục những vấn đề hoạt động cần chuẩn hoá và tiến hành rà soát:
- Những vấn đề hoạt động đã được chuẩn hoá và áp dụng vào thực tế bởi cơ quan nhà nước và cấp trên thì không cần ban hành các chuẩn mực mới. Nếu thấy những quy định của Nhà nước và cấp trên chưa sát thì cơ quan sẽ ban hành thêm các quy định cho phù hợp.
- Những vấn đề hoặc hoạt động đã được cơ quan quy định trong các văn bản có trước thì cần xem lại, nếu thấy không còn phù hợp, có thể bổ sung, chỉnh sửa hoặc bãi bỏ để ban hành văn bản mới.
- Những vấn đề hoặc hoạt động cần được tiếp tục chuẩn hoá bằng các tiêu chuẩn quy chuẩn hoặc quy chế quy định quy trình nội bộ.
Kết thúc bước xác định những hoạt động văn phòng cần chuẩn hoá, cơ quan cần lập được danh mục các vấn đề hoạt động cần chuẩn gồm các nội dung: Tên các hoạt động; Đã có chuẩn mực do Nhà nước và cấp trên quy định; Cơ quan đã có quy định, nhưng cần bổ sung, chỉnh sửa; Cần ban hành mới.
1.3.2. Lựa chọn hình thức chuẩn hoá
Ở bước lựa chọn hình thức chuẩn hoá, bộ phận tham mưu cần xác định hình thức văn bản phù hợp để chuẩn hoá các hoạt động văn phòng. Các loại hình thức văn bản được dùng như:
- Các quy chế, quy định, quy trình do cơ quan ban hành và áp dụng trong nội bộ, không trái với các quy định của nhà nước và cấp trên (gọi tắt là Quy phạm nội bộ).
- Các tiêu chuẩn, quy chuẩn: được xây dựng, ban hành và áp dụng theo Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn (ban hành năm 2006).
20
Trong trường hợp lựa chọn hình thức quy phạm nội bộ, bộ phận tham mưu cần xem xét để xác định rõ các hoạt động cần ban hành quy chế và các hoạt động cần ban hành quy định. Hai văn bản trên hiện nhà nước chưa có quy định về phạm vi cụ thể. Trong đó, quy chế thường quy định những vấn đề có tính nguyên tắc chung, yêu cầu chung, ngược lại quy định thì cần cụ thể, chi tiết từng nội dung. Vì thế, trong thực tế các cơ quan có quy mô lớn, phạm vi hoạt động rộng thì thường ban hành nhiều quy chế và ban hành thêm một số quy định để cụ thể hoá các nguyên tắc, yêu cầu đã ghi trong quy chế. Các cơ quan nhỏ thường chỉ ban hành một quy chế chung (quy chế làm việc), còn lại là các quy định cụ thể cho từng hoạt động. Riêng quy trình, có thể xây dựng và ban hành cho tất các công việc quản lý hành chính. Điều quan trọng là các hoạt động chung của cơ quan có rất nhiều, do đó các cơ quan cần chú ý là xác định giới hạn phạm vi công việc dựa vào tình hình thực tế.
1.3.3. Xây dựng và ban hành các tiêu chuẩn, quy chuẩn hoặc quy chế, quy trình thực hiện thực hiện
Sau khi xác định được các hoạt động cần chuẩn hoá và hình thức văn bản phù hợp, các cơ quan tiến hành thực hiện bước xây dựng và ban hành các tiêu chuẩn, quy chuẩn hoặc quy chế, quy trình thực hiện.
Việc ban hành các tiêu chuẩn, quy chuẩn cần thực hiện theo quy định tại Chương 2 và Chương 3 Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn năm 2016.
Đối với các quy chế, quy định, việc soạn thảo và ban hành cần thực hiện như sau: [3]
a) Xác định mục đích và đối tượng, phạm vi điều chỉnh
Trước khi ban hành, bộ phận có trách nhiệm cần xác định: mục đích ban hành quy chế, quy định; đối tượng và phạm vi áp dụng.
b) Thu thập văn bản, tài liệu liên quan
Để xây dựng quy chế, quy định, người được giao trách nhiệm cần thu thập các thông tin pháp lý và thông tin thực tiễn. Thông tin pháp lý là những văn bản quy phạm
21
pháp luật làm căn cứ cho việc ban hành; thông tin thực tiễn là yêu cầu đặt ra hoặc những vấn đề tồn tại cần có chuẩn mực để làm cơ sở cho việc thực thi.
c) Xây dựng dự thảo quy chế, quy định
Trước khi xây dựng dự thảo, người hoặc bộ phận có trách nhiệm cần xác định nội dung cơ bản hoặc những vấn đề chính cần được chuẩn hoá trong văn bản. Trên cơ sở đó, bộ phận soạn thảo sẽ xây dựng đề cương gồm các chương, mục và dự thảo các quy định cụ thể.
d) Tổ chức lấy ý kiến góp ý cho dự thảo
Các chuẩn mực xây dựng lên để các bộ phận, cá nhân thống nhất khi thực hiện công việc. Do đó trước khi ban hành cần tổ chức lấy ý kiến góp ý dự thảo để thu thập ý kiến của các cá nhân, bộ phận về những công việc, trách nhiệm của họ dự kiến sẽ phải làm. Nếu có những nội dung chưa đúng chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban, hay các bước trong quy trình chưa phù hợp thì bộ phận tham mưu tổng hợp lại ý kiến, xem xét và đề xuất chỉnh sửa cho phù hợp. Các hình thức lấy ý kiến như gửi email, tổ chức hội họp để lắng nghe ý kiến đóng góp.
Sau khi tiếp thu, nếu có sự chỉnh sửa, tùy tính chất quan trọng và tình hình góp ý, ban soạn thảo có thể gửi lại bản dự thảo để lấy thêm ý kiến phản hồi hoặc tổ chức hội nghị lấy ý kiến góp ý trực tiếp. Ngược lại, trong trường hợp không chỉnh sửa, ban soạn thảo cần có sự giải thích rõ ràng.
Bước tổ chức lấy ý kiến góp ý cho dự thảo có thể lặp đi, lặp lại nhiều lần đến khi các bộ phận, các nhân không còn ý kiến đóng góp, phản hồi. Tuy nhiên lãnh đạo cơ quan sẽ là người quyết định cuối cùng.
e) Hoàn thiện và ban hành các quy chế, quy định
Sau khi đã tổ chức lấy ý kiến góp ý và chỉnh sửa người đứng đầu cơ quan sẽ ký hoặc ủy quyền cho cấp phó ký ban hành và được chuyển đến bộ phận văn thư làm các thủ tục phát hành và triển khai tới các bộ phận, cá nhân liên quan.
Đối với các quy trình, nếu cơ quan áp dụng Bộ Tiêu chuẩn ISO, việc xây dựng và ban hành sẽ phải thực hiện theo quy định của tổ chức ISO.
22
1.3.4. Phổ biến, hướng dẫn các tiêu chuẩn, quy chuẩn hoặc quy chế, quy trình thực hiện thực hiện
Mục đích của việc phổ biến và hướng dẫn các tiêu chuẩn, quy chuẩn, quy chế, quy định, quy trình về hoạt động văn phòng là giúp những đối tượng có liên quan nắm bắt được nhiệm vụ và trách nhiệm, hiểu rõ được các nội dung chuẩn hoá để thực hiện cho đúng và giúp các bộ phận phối hợp thực hiện nhịp nhàng, hiệu quả. Việc phổ biến, hướng dẫn phải được thực hiện dưới nhiều hình thức như: sao chụp và gửi các quy chế, quy định tới các cá nhân, bộ phận; tổ chức họp để thông báo và phổ biến; tổ chức các khoá đào tạo, tập huấn nội bộ; hướng dẫn trực tiếp cho từng đối tượng... Việc phổ biến, hướng dẫn cán bộ nhân viên các nội dung đã chuẩn hoá là bước cần được các cơ quan, doanh nghiệp quan tâm trong quá trình chuẩn hoá hoạt động văn phòng để tránh tình trạng các cá nhân, bộ phận không nắm rõ cách thức thực hiện dẫn đến thực hiện sai, ảnh hưởng đến hiệu quả công việc chung.
1.3.5. Tổ chức kiểm tra, đánh giá việc thực hiện các chuẩn mực
Các cơ quan, doanh nghiệp xây dựng và áp dụng các chuẩn mực để nâng cao hiệu quả quản lý, tạo sự nề nếp và thống nhất trong công việc. Do đó, ngoài việc xây dựng và đưa các chuẩn mực áp dụng vào thực tế, các cơ quan, doanh nghiệp cần có sự kiểm tra, đánh giá để đảm bảo các bộ phận, cá nhân tuân thủ đúng các bước trong quy trình giải quyết công việc, thực hiện đúng các quy định, quy chuẩn chung. Đồng thời, trên cơ sở các nội dung kiểm tra, cơ quan, doanh nghiệp sẽ có căn cứ để đánh giá được hiệu quả áp dụng của chuẩn hoá. Nếu quá trình thực hiện, các bộ phận, cá nhân gặp nhiều khó khăn, nhiều bước trong quy trình khi áp dụng vào thực tế không phù hợp với tình hình hoạt động của công ty thì cần có sự nghiên cứu và điều chỉnh cho phù hợp. Trên cơ sở kiểm tra, các cơ quan, doanh nghiệp cũng đánh giá đúng kết quả thực hiện và có biện pháp xử lý những vi phạm vì không thực hiện theo chuẩn mực đã định, gây ảnh hưởng đến hoạt động chung của cơ quan. Tổ chức kiểm tra, đánh giá định kỳ cũng là biện pháp để các bộ phận, cá nhân có ý thức tuân thủ và thực hiện các chuẩn mực đã ban hành.
23
Tuy nhiên, để bước kiểm tra, đánh giá đạt hiệu quả, các cơ quan, doanh nghiệp cần xây dựng và áp dụng tiêu chí đánh giá kết quả chuẩn hoá hoạt động văn phòng để có căn cứ, cơ sở đánh giá khoa học và rõ ràng. Các tiêu chí đánh giá này có thể do những người có chuyên môn, quản lý các bộ phận đóng góp xây dựng.
1.3.6. Điều chỉnh, bổ sung các chuẩn mực mới
Đây là nội dung cuối cùng trong việc chuẩn hoá hoạt động văn phòng. Sau khi kiểm tra và đánh giá, các cơ quan, doanh nghiệp sẽ phát hiện ra những quy định chưa phù hợp hoặc không còn phù hợp. Từ cơ sở đó, cơ quan, doanh nghiệp tiếp tục thay đổi các nội dung chuẩn hoá cho phù hợp hơn, ban hành bổ sung các quy chuẩn, quy chế, quy định, quy trình mới. Việc thường xuyên rà soát, sửa đổi bổ sung hệ thống tiêu chuẩn, quy chuẩn, quy chế, quy định, quy trình trong hoạt động văn phòng sẽ giúp cơ quan, doanh nghiệp ngày càng hoàn thiện và nâng cao tính phù hợp, hiệu quả của xây dựng chuẩn hoá với áp dụng thực tế.
Vì nền kinh tế - xã hội phát triển không ngừng, bối cảnh và yêu cầu về mỗi lĩnh vực, ngành nghề sẽ thay đổi thường xuyên. Do đó việc thường xuyên đổi mới và cải tiến các quy trình là là yêu cầu bắt buộc, để cập nhật những phương pháp quản lý mới, đặc biệt là những cơ quan đã áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO.