8. Bố cục khóa luận
3.3. Nhóm giải pháp về chuẩn hoá các quy chế, quy định, quy trình hoạt động
3.3.3. Tăng cường việc phổ biến, hướng dẫn, kiểm tra và đánh giá các quy
định, quy trình hoạt động của văn phòng
Sau khi các quy chế, quy định được ban hành, Phòng HC - TH tiến hành scan và đăng trên nhóm chung của công ty, gửi email và thông báo đến các bộ phận. Trưởng các bộ phận có trách nhiệm nhắc nhở và phổ biến đến nhân viên, đảm bảo tất cả nhân sự phòng ban mình đều nắm rõ.
Đối với những nội dung quan trọng, công ty có thể tổ chức thêm các buổi phổ biến, hướng dẫn, giải đáp thắc mắc cho cán bộ nhân viên hoặc tổ chức phổ biến, hướng dẫn trong các cuộc họp giao ban, sinh hoạt tập thể, thảo luận chuyên môn, sinh hoạt văn hoá doanh nghiệp.
Ngoài ra, công ty cũng cần tiến hành kiểm tra định kỳ việc thực hiện các quy chế, quy định, quy trình của cán bộ nhân viên. Để làm được điều này, công ty cần thành lập tổ hoặc bộ phận kiểm tra có trách nhiệm theo dõi, lên kế hoạch kiểm tra và tổ chức khen thưởng đối với những phòng ban thực hiện tốt, xử lý kỷ luật đối với những phòng ban còn chưa tuân thủ đúng. Việc kiểm tra cũng giúp công ty có căn cứ để đánh giá sự phù hợp của các nội dung chuẩn hoá khi áp dụng vào thực tế và có những sửa chữa, bổ sung kịp thời để hoàn thiện công tác văn phòng.
Đặc biệt, để việc chuẩn hoá diễn ra đạt hiệu quả, công ty cũng cần xây dựng hệ thống tiêu chuẩn đánh giá phù hợp và xây dựng các văn bản hướng dẫn việc ứng dụng các quy trình vào trong giải quyết công việc. Hệ thống tiêu chuẩn này có thể do cán bộ nhân viên chuyên môn xây dựng hoặc mời chuyên gia xây dựng cho phù hợp với công ty.
58
Công ty cũng có thể dựa trên khung tiêu chí đánh giá kết quả chuẩn hoá hoạt động văn phòng do PGS.TS Vũ Thị Phụng (2021) xây dựng gồm 5 tiêu chí lớn, mỗi tiêu chí là 20 điểm, 5 tiêu chí là 100 điểm, cụ thể như sau: [14]
Tiêu chí 1. Nhận thức của lãnh đạo công ty về chuẩn hoá hoạt động văn phòng.
Tên tiêu
chí Yêu cầu chi tiết
Điểm xác định Điểm tự đánh giá Minh chứng Nhận thức của lãnh đạo công ty về chuẩn hoá hoạt động văn phòng
1.1. Lãnh đạo công ty đã có hiểu biết về chuẩn hoá hoạt động văn phòng 4 1.2. Lãnh đạo công ty cho rằng chuẩn hoá hoạt động văn phòng có vai trò quan trọng trong việc tạo ra chuẩn mực, sự ổn định, thống nhất của công ty
4
1.3. Lãnh đạo công ty đưa ra vấn đề chuẩn hoá hoạt động văn phòng vào các văn bản như chiến lược phát triển, kế hoạch hàng năm
4
1.4. Lãnh đạo công ty giao nhiệm vụ tham mưu, tổ chức thực hiện vấn đề chuẩn hoá hoạt động văn phòng cho một đơn vị hoặc chức danh cụ thể
4
1.5. Hàng năm, Lãnh đạo công ty yêu cầu văn phòng hoặc phòng hành chính báo cáo, đánh giá về kết quả chuẩn hoá hoạt động văn phòng
59
Tiêu chí 2. Các biện pháp chuẩn hoá hoạt động văn phòng của công ty.
Tên tiêu
chí Yêu cầu chi tiết
Điểm xác định Điểm tự đánh giá Điểm tổng Các biện pháp chuẩn hoá hoạt động văn phòng của công ty 2.1. Công ty đã xác định những hoạt động cần được chuẩn hoá (bằng các quy chế, quy định, quy trình) và thường xuyên cập nhật
4
2.2. Công ty có đầy đủ hệ thống quy chế, quy định, quy trình làm cơ sở cho các hoạt động quản lý hành chính
4
2.3. Công ty đã xây dựng và áp dụng các quy trình hoặc Hệ thống tiêu chuẩn ISO trong quản lý hành chính
4
2.4. Khi xây dựng các quy chế, quy định, quy trình, công ty đã căn cứ vào pháp luật hiện hành và tổ chức lấy ý kiến từ những đối tượng liên quan
4
2.5. Công ty thường xuyên phổ biến, hướng dẫn cho các đối tượng liên quan những quy chế, quy định, quy trình mới ban hành hoặc đã thay đổi
4
60
Tiêu chí 3. Hệ thống các quy chế, quy định của cơ quan đối với một số hoạt động văn phòng.
Tên tiêu
chí Yêu cầu chi tiết
Điểm xác định Điểm tự đánh giá Điểm tổng Hệ thống các quy chế, quy định của công ty đối với một số hoạt động văn phòng
3.1. Công ty đã có quy chế làm việc 2 3.2. Công ty đã có quy định về giữ gìn cảnh quan, môi trường (nơi làm việc), đảm bảo trang thiết bị, phương tiện làm việc
2
3.3. Công ty đã có quy chế hoặc quy định về quy trình soạn thảo, ban hành; thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản
2
3.4. Công ty đã có quy chế hoặc quy định về lập và lưu trữ hồ sơ công việc 2 3.5. Công ty đã có quy chế hoặc quy định về tổ chức các hoạt động hội họp, sự kiện 2 3.6. Công ty đã có quy chế hoặc quy định về công tác lễ tân, giao tiếp hành chính 2 3.7. Công ty đã có quy chế hoặc quy định về quản lý cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng
2
3.8. Công ty đã có quy chế hoặc quy định
về chi tiêu nội bộ 2
3.9. Công ty đã có quy chế hoặc quy định
về thi đua, khen thưởng 2
3.10. Công ty đã có quy chế hoặc quy định về văn hóa tổ chức văn hóa công sở hoặc văn hóa doanh nghiệp)
61
Tiêu chí 4. Kết quả xây dựng hoặc áp dụng các quy trình thực hiện công việc trong hoạt động của công ty.
Tên tiêu
chí Yêu cầu chi tiết
Điểm xác định Điểm tự đánh giá Điểm tổng Kết quả xây dựng hoặc áp dụng các quy trình thực hiện công việc trong hoạt động của công ty 4.1. Công ty đã tự xây dựng, áp dụng các quy trình thực hiện công việc hoặc áp dụng Tiêu chuẩn ISO trong hoạt động hành chính, văn phòng
2
4.2. Công ty đã xây dựng và tuyên bố sứ mệnh, mục tiêu, giá trị cốt lõi 2
4.3. Công ty đã xây dựng và áp dụng được các quy trình ISO đối với trên 50% các công việc, nhiệm vụ thường xuyên
4
4.4. Kết quả áp dụng ISO đã được cơ quan Tổ chức tiêu chuẩn quốc gia (hoặc quốc tế) công nhận
4
4.5. Hàng năm, công ty đã tiến hành đánh giá kết quả thực hiện các quy trình ISO
4
4.6. Hàng năm, công ty đã có biện pháp khắc phục hạn chế và cải tiến một số Quy trình ISO
4
62
Tiêu chí 5. Các biện pháp kiểm tra, đánh giá việc thực hiện quy chế, quy định, quy trình đã ban hành.
Tên tiêu
chí Yêu cầu chi tiết
Điểm xác định Điểm tự đánh giá Điểm tổng Các biện pháp kiểm tra, đánh giá việc thực hiện quy chế, quy định, quy trình đã ban hành
5.1. Công ty đã xây dựng các tiêu chí, tiêu chuẩn để làm cơ sở kiểm tra, đánh giá kết quả thực hiện các quy chế, quy định, quy trình
4
5.2. Hàng năm, công ty đã có kế hoạch, biện pháp rõ ràng được thể hiện bằng văn bản) về việc kiểm tra, đánh giá kết quả thực hiện các quy chế, quy định, quy trình
4
5.3. Công ty đã giao nhiệm vụ kiểm tra, đánh giá kết quả thực hiện các quy chế, quy định, quy trình cho một hoặc một số bộ phận phòng ban bằng văn bản
4
5.4. Hàng quý, hàng năm, công ty đã tổng hợp kết quả kiểm tra, đánh giá việc thực hiện quy chế, quy định, quy trình của các đơn vị, cá nhân
4
5.5. Hàng năm, công ty đã có biện pháp khen thưởng hoặc xử lý vi phạm sau khi có kết quả kiểm tra, đánh giá việc thực hiện quy chế, quy định, quy trình của các đơn vị, cá nhân
4
Bên cạnh việc xây dựng khung tiêu chí đánh giá kết quả chuẩn hoá hoạt động văn phòng, Công ty TNHH Trek Asia cũng cần xây dựng thêm quy chế xử lý với những bộ phận, cá nhân vi phạm các quy định, quy trình thực hiện trong hoạt động văn phòng. Quy chế xử lý này quy định các nội dung vi phạm và hình thức xử lý. Tuỳ
63
vào mức độ nghiêm trọng của hành vi vi phạm mà công ty ban hành các mức xử lý khác nhau. Đối với các hành vi vi phạm gây hậu quả chưa nghiêm trọng, mức độ xử lý từ nhắc nhở, phạt hành chính đến sa thải với cá nhân vi phạm 3 lần trở lên trong một tháng. Đối với những hành vi vi phạm gây hậu quả nghiêm trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến công ty thì cần xử lý phạt hành chính và thậm chí là sa thải ngay lập tức. Việc quy định xử lý vi phạm việc thực hiện các chuẩn mực sẽ giúp các bộ phận, cá nhân nghiêm túc chấp hành và cẩn thận hơn trong giải quyết công việc.
64
Tiểu kết chương 3
Trên cơ sở khảo sát thực trạng việc chuẩn hoá hoạt động văn phòng tại Công ty TNHH Trek Asia ở chương 2, tác giả đã tiến hành tìm hiểu, nghiên cứu và đề xuất một số giải pháp cụ thể để nâng cao hiệu quả chuẩn hoá hoạt động văn phòng tại công ty. Các giải pháp tác giả đưa ra gồm 03 nhóm chính là nhóm giải pháp về nâng cao nhận thức và trình độ, nhóm giải pháp về thể chế và nhóm giải pháp về chuẩn hoá các quy trình hoạt động của văn phòng. Các nhóm giải pháp này nhằm nâng cao hiệu quả chuẩn hoá hoạt động văn phòng, tạo ra một văn phòng làm việc chuyên nghiệp, nề nếp, thống nhất và hiệu quả.
65
PHẦN KẾT LUẬN
Văn phòng là một bộ phận rất quan trọng mà bất kỳ cơ quan nào cũng cần phải có để giúp ban lãnh đạo điều hành, quản lý các công việc chung của cơ quan. Hoạt động của văn phòng rất đa dạng và ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả công việc của các phòng ban khác. Chính vì vậy, các cơ quan, doanh nghiệp luôn tìm các biện pháp để tạo ra sự thống nhất trong hoạt động quản lý và điều hành, đảm bảo hiệu quả, góp phần tăng năng suất và tạo ra sự chuyên nghiệp trong giải quyết công việc cho cán bộ nhân viên. Xuất phát từ mục tiêu đó, chuẩn hoá hoạt động văn phòng đã trở thành nội dung rất quan trọng trong quản trị văn phòng.
Nhận thức được tầm quan trọng và lợi ích to lớn của chuẩn hoá hoạt động văn phòng trong các cơ quan, doanh nghiệp và thực trạng chuẩn hoá tại Công ty TNHH Trek Asia, tác giả đã lựa chọn nghiên cứu đề tài “Chuẩn hoá hoạt động của Văn
phòng tại Công ty TNHH Trek Asia”. Qua quá trình nghiên cứu, đề tài đã đạt được
03 mục tiêu sau: Thứ nhất là hệ thống hoá được các vấn đề lý luận, cơ sở lý thuyết về văn phòng và chuẩn hoá hoạt động văn phòng. Thứ hai là đề tài đã đi sâu tìm hiểu được thực trạng chuẩn hoá hoạt động văn phòng tại Công ty TNHH Trek Asia; đặc biệt là tác giả đã đưa ra được những đánh giá, nhận xét về ưu điểm, hạn chế còn tồn tại và nguyên nhân của những hạn chế đó. Thứ ba là đưa ra những giải pháp tối ưu nhằm nâng cao hiệu quả chuẩn hoá hoạt động văn phòng tại công ty. Các giải pháp đó chia thành các giải pháp giúp nâng cao nhận thức và trình độ chuẩn hoá hoạt động văn phòng; nhóm các giải pháp về thể chế và nhóm các giải pháp về chuẩn hoá quy chế, quy định, quy trình hoạt động văn phòng. Trong đó, nổi bật nhất là tác giả đã đề xuất công ty áp dụng khung tiêu chí đánh giá kết quả chuẩn hoá hoạt động văn phòng và áp dụng quy chế xử phạt để đánh giá kết quả chuẩn hoá công ty thực hiện được, có kế hoạch triển khai các nội dung chuẩn hoá cho phù hợp và khen thưởng, xử phạt để nhân viên thực hiện nghiêm túc hơn.
Từ kết quả nghiên cứu này đã gợi ý và mở ra cho tác giả hướng nghiên cứu tiếp theo trong tương lai như nghiên cứu giải pháp hoàn thiện hệ thống quy chế, quy định, quy trình về hoạt động văn phòng; giải pháp nâng cao hiệu quả thực hiện các chuẩn mực về hoạt động văn phòng; giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý văn phòng...
66
Qua việc thực hiện đề tài khoá luận này đã giúp tác giả củng cố được kiến thức, vận dụng lý thuyết vào thực tiễn. Từ đó, làm sáng tỏ lý luận và đề xuất những giải pháp kịp thời đối với công ty.
Để hoàn thiện đề tài này, tác giả đã nhận được sự quan tâm, giúp đỡ tận tình của ban lãnh đạo và cán bộ nhân viên công ty. Đặc biệt là sự giúp đỡ tận tình của giảng viên hướng dẫn. Tôi rất mong tiếp tục nhận được sự quan tâm, góp ý của quý thầy cô giảng viên để bài khoá luận tốt nghiệp được hoàn thiện hơn.
67
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Nguyễn Phương Anh (2020), Chuẩn hoá hoạt động văn phòng tại Trung tâm Hỗ trợ sinh viên – Đại học Quốc gia Hà Nội, Luận văn thạc sĩ ngành Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội;
2. Trương Quang Ảnh (2019), Chuẩn hoá hoạt động văn phòng tại trường Bồi dưỡng cán bộ tài chính, Luận văn thạc sĩ ngành Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội;
3. Nguyễn Thị Kim Bình (2019), Hệ thống văn bản nội bộ điều chỉnh hoạt động hành chính văn phòng của các cơ quan: khái niệm, vai trò và quy trình xây dựng, Tạp chí Dấu ấn thời gian, Số 03/2019.
4. Trần Văn Chánh (1999), Từ điển Hán Việt, NXB Trẻ, TP. Hồ Chí Minh (dẫn theo https://hvdic.thivien.net/);
5. Chính phủ (2020), Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/03/2020 quy định về công tác văn thư;
6. Công ty TNHH Trek Asia (2021), Nội quy lao động ban hành ngày 25/12/2021; 7. Công ty TNHH Trek Asia (2021), Chế tài xử lý vi phạm nội quy lao động ban hành ngày 25/12/2021;
8. Trương Hoàng Hoa Duyên (2013), Những vấn đề cơ bản về tiêu chuẩn hoá ISO,
Đại học Duy Tân,
https://kqtkd.duytan.edu.vn/Home/ArticleDetail/vn/88/931/nhung-van-de-co-ban- ve-tieu-chuan-hoa-iso, ngày truy cập 28/03/2022;
9. Nguyễn Thành Độ, Nguyễn Ngọc Diệp, Trần Phương Hiền (2012), Giáo trình Quản trị văn phòng, NXB Đại học Kinh tế quốc dân;
10. Nghiêm Kỳ Hồng và Trần Như Nghiêm (2003), Giáo trình Quản trị văn phòng, Trường Trung học lưu trữ và nghiệp vụ văn phòng TW1, Hà Nội;
11. Mike Harvey (1996), Quản trị hành chính văn phòng, bản dịch của Cao Xuân Đỗ, NXB Thống kê, Hà Nội;
68
12. Phùng Thị Phương Liên (2018), Chuẩn hoá hoạt động văn phòng tại Hội sở Ngân hàng Thương mại cổ phần Kỹ thương Việt Nam, Luận văn thạc sĩ ngành Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội; 13. Hoàng Phê (2013), Từ điển Tiếng Việt, NXB Đà Nẵng;
14. Vũ Thị Phụng (2021), Giáo trình Lý luận về Quản trị văn phòng, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội;
15. Đồng Thị Thanh Phương và Nguyễn Thị Ngọc An (2009), Quản trị hành chính văn phòng, NXB Thống Kê;
16. Nguyễn Thị Kim Phượng (2020), Hoạt động hệ thống quy chế, quy định về hoạt động văn phòng tại Trung tâm phát triển khoa học công nghệ và tài năng trẻ (thuộc Trung ương Đoàn TNCS Hồ Chí Minh), Luận văn thạc sĩ ngành Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội;
17. Quốc hội (2011), Luật số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 Luật Lưu trữ;
18. Quốc Hội (2006), Luật số 68/2006/QH11 ngày 12/07/2006 Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn kỹ thuật;
19. Văn Tân (1997), Từ điển Tiếng Việt, NXB Khoa học Xã hội, Hà Nội; 20. Vương Hoàng Tuấn (2000), Kỹ năng và nghiệp vụ văn phòng, NXB Trẻ;
21. Nguyễn Hữu Tri (2005), Quản trị văn phòng, NXB Khoa học và Kỹ thuật, Hà