8. Bố cục khóa luận
2.1. Khái quát về Công ty TNHH Trek Asia
2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty TNHH Trek Asia
- Tên công ty: Công ty Trách nhiệm hữu hạn Trek Asia; - Tên giao dịch quốc tế: TREK ASIA COMPANY LIMITED; - Tên viết tắt: TREKA CO., LTD;
- Mã số thuế: số 0108492396 do Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hà Nội cấp ngày 30/10/2018;
- Giấy phép kinh doanh lữ hành quốc tế: số 01-1306/2019/TCDL-GP LHQT; - Địa chỉ đăng ký kinh doanh: Số 9, Ngách 124/75 Đường Âu Cơ, Phường Tứ Liên, Quận Tây Hồ, Thành phố Hà Nội;
- Văn phòng giao dịch tại Hà Nội: Số 84 Đường Cổ Bi, Xã Cổ Bi, Huyện Gia Lâm, Thành phố Hà Nội;
- Văn phòng giao dịch tại Sài Gòn: Số 411/24 Đường Dương Thị Mười, Phường Tân Chánh Hiệp, Quận 12, Thành phố Hồ Chí Minh;
- Website: trekatravel.vn hoặc treka.vn;
- Liên hệ: 02439 998 990 hoặc Hotline: 0918 291 287 - 0969 303 230; - Email: info@trekatravel.vn. [25]
Công ty TNHH Trek Asia là một doanh nghiệp trẻ được thành lập ngày 30 tháng 10 năm 2018 với số vốn điều lệ ban đầu là 2 tỷ đồng. Đây là đơn vị lữ hành tiên phong trong việc khai thác các dịch vụ và địa điểm du lịch mới nhằm mang lại trải nghiệm thú vị cho khách hàng.
Công ty đã trải qua quá trình gần 4 năm hoạt động trong lĩnh vực du lịch tiềm năng, đầy thách thức và được khách hàng đánh giá là một trong những đơn vị tổ chức tour du lịch và sự kiện chuyên nghiệp.
31
Công ty hiện nay có hai thương hiệu là Treka Travel chuyên phục vụ khách hàng nội địa và Trek Asia Travel chuyên phục vụ dòng khách hàng nước ngoài vào Việt Nam tham quan du lịch. Công ty đã có nhiều kinh nghiệm trong việc tổ chức các tour cho các nhóm nhỏ và tour đoàn cho các doanh nghiệp, nhà máy lớn với số lượng khách lên đến 1000 khách.
Các sản phẩm thế mạnh bao gồm:
- Thứ nhất là tour trong nước: công ty đã có kinh nghiệm tổ chức tour với số lượng lên đến trên 1000 khách tham quan ở các địa điểm như: Sầm Sơn, Hạ Long, Mộc Châu, Mai Châu, Đà Nẵng, Nha Trang, Phú Quốc… Công ty quy tụ đội ngũ tư vấn am hiểu thị trường, hướng dẫn viên chuyên nghiệp, đam mê với nghề được đào tạo bài bản, đã có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực du lịch nhằm mang đến cho khách hàng những kỳ nghỉ và trải nghiệm tuyệt vời.
- Thứ hai là dịch vụ du lịch gồm: tour du lịch tham quan; sản phẩm nghỉ dưỡng; Mice tour; gói dịch vụ Free and Easy; voucher tàu ngủ đêm Hạ Long giá rẻ; đặt phòng khách sạn; đặt vé máy bay; dịch vụ xe du lịch; dịch vụ visa.
Một số sản phẩm du lịch nổi bật: tổ chức du lịch cho tập đoàn Sun Group với số lượng 500 khách tại Hạ Long, Công ty Viễn thông Mobifone với số lượng 520 khách tại Serena Resort, Công ty May Việt Trí với 1000 khách tại Sầm Sơn... [25]
2.1.2. Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Trek Asia
* Chức năng
Công ty TNHH Trek Asia với thế mạnh là việc thiết kế, tổ chức các tour du lịch, teambuilding, gala dinner, các sản phẩm nghỉ dưỡng và cung cấp các dịch vụ du lịch mới nhằm mang lại những trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng.
Chính vì vậy công ty thực hiện chức năng là nhà cung cấp trung gian các dịch vụ, tổ chức sản xuất các chương trình du lịch và khai thác các chương trình du lịch khác. Với chức năng này, công ty là đơn vị kết nối giữa các nhà cung cấp và những khách hàng có nhu cầu du lịch.
32
Ngoài ra, công ty cũng có chức năng xây dựng các chương trình du lịch trọn gói và khai thác các dịch vụ du lịch mới như mice tour, free and easy…
* Nhiệm vụ, quyền hạn
Dựa trên chức năng đã được đề ra, Công ty TNHH Trek Asia có nhiệm vụ, quyền hạn như sau:
- Triển khai xây dựng và tổ chức hoạt động tuân theo điều lệ công ty.
- Chịu trách nhiệm tuân thủ, chấp hành các văn bản pháp luật: Luật doanh nghiệp, Luật kinh doanh, Luật kinh tế, Luật du lịch.
- Thực hiện tốt các chủ trương, chính sách, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội.
- Tìm hiểu và tư vấn các loại hình du lịch cho khách hàng.
- Thiết kế các tour du lịch, sự kiện phù hợp với nhu cầu của khách hàng. - Liên hệ hợp tác với các hãng máy bay, các nhà hàng, khách sạn, resort, đơn vị cung cấp xe du lịch trên toàn quốc để cung cấp các dịch vụ du lịch cho khách hàng với ưu đãi hấp dẫn.
* Cơ cấu tổ chức của công ty
Sơ đồ 2.1. Cơ cấu tổ chức Công ty TNHH Trek Asia
(Nguồn: Phòng HC - TH) Giám đốc Phòng Hành chính - Tổng hợp Phòng Nhân sự Phòng Kinh doanh Phòng Tài chính - Kế toán
33
2.1.3. Đặc điểm hoạt động của Văn phòng tại Công ty TNHH Trek Asia
* Chức năng của Phòng HC - TH
- Phòng HC – TH là một phòng chuyên môn thuộc Công ty TNHH Trek Asia, có chức năng tham mưu, tổng hợp cho Giám đốc về hoạt động của công ty; tham mưu, giúp Giám đốc quản lý đối với lĩnh vực hành chính; tham mưu cho Giám đốc về việc chỉ đạo, điều hành công ty; cung cấp thông tin phục vụ quản lý; bảo đảm cơ sở vật chất, kỹ thuật và ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của công ty.
* Nhiệm vụ, quyền hạn
- Tổ chức các hoạt động của công ty và Giám đốc trong chỉ đạo, điều hành các hoạt động chung của bộ máy cơ cấu tổ chức; giúp Giám đốc tổ chức việc điều hoà, phối hợp hoạt động của các phòng ban chuyên môn thuộc công ty để thực hiện ý kiến chỉ đạo, kết luận của Giám đốc và nhiệm vụ, chương trình công tác; tham mưu giúp công ty về công tác hành chính văn phòng.
- Xây dựng chương trình làm việc, kế hoạch công tác tháng, quý, năm của công ty. Theo dõi, đôn đốc và tiến hành kiểm tra việc thực hiện các chương trình, kế hoạch và công tác phối hợp giữa các phòng chuyên môn.
- Xây dựng các quy chế, quy định, nội quy làm việc của công ty. - Xây dựng và phát triển văn hoá doanh nghiệp.
- Quản lý thống nhất các loại văn bản đến, văn bản đi của công ty theo đúng quy định trong việc tiếp nhận, soạn thảo, sao in, đóng dấu, chuyển giao kịp thời và bảo mật.
- Thực hiện lưu trữ văn bản theo quy định của công ty.
- Tổ chức các phiên họp, buổi làm việc, tiếp khách và các hoạt động của công ty; đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện văn bản quy định của công ty.
- Tiến hành thu thập, xử lý thông tin, chuẩn bị các tài liệu phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo điều hành của Giám đốc. Thực hiện công tác báo cáo công việc định kỳ, đột xuất về tình hình hoạt động của công ty.
34
- Quản lý tài chính, tài sản của Phòng HC - TH.
- Tổ chức mua sắm, kiểm tra, sửa chữa vật tư, trang thiết bị văn phòng của công ty và tiến hành thanh lý khi hết giá trị sử dụng.
- Ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành và hoạt động của công ty.
- Đảm bảo cung ứng điện, nước sạch, cảnh quan và vệ sinh môi trường, an ninh trật tự, phòng cháy chữa cháy và đáp ứng kịp thời các phương tiện cho các hoạt động cần thiết của công ty.
- Quản lý biên chế, thực hiện các chế độ đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật, đào tạo và bồi dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ đối với cán bộ nhân viên thuộc phạm vi quản lý của Phòng HC - TH.
- Thực hiện một số nhiệm vụ khác do Giám đốc giao.
* Tổ chức của Phòng HC - TH
Phòng HC – TH có một trưởng phòng chịu trách nhiệm điều hành, chỉ đạo và phân công cá nhân thực hiện công việc của phòng.
Trưởng phòng HC - TH với vai trò là người lãnh đạo và điều hành công việc của phòng có nhiệm vụ đôn đốc, kiểm tra công tác của các nhân sự thuộc Phòng HC - TH; phân công công tác cho các nhân viên; quyết định các vấn đề thuộc nhiệm vụ, quyền hạn của phòng. Trưởng phòng HC - TH phải chịu trách nhiệm cá nhân về việc thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của mình và chịu trách nhiệm cùng với toàn thể phòng về hoạt động của Phòng HC - TH trước Giám đốc. Sự điều hành của Trưởng phòng đảm bảo tính thống nhất trong hoạt động quản lý hành chính văn phòng nói chung của công ty.
* Hoạt động của Phòng HC - TH
Các cuộc họp là hình thức hoạt động chủ yếu của Phòng HC – TH nói riêng và công ty nói chung. Thông qua các phiên họp, phần lớn nhiệm vụ, quyền hạn thuộc thẩm quyền của phòng được thực hiện. Mỗi tháng Phòng HC - TH họp một lần để
35
tổng kết công việc trong tháng và triển khai công việc tháng mới, họp kiểm điểm phòng vào cuối mỗi năm.
Bên cạnh các phiên họp thì việc thực hiện theo chỉ đạo của người quản lý trực tiếp là Trưởng phòng cũng là một hình thức hoạt động thường xuyên của Phòng HC - TH. Trưởng phòng HC -TH sẽ lãnh đạo công tác hành chính văn phòng của công ty bằng các văn bản chỉ đạo, phân công nhân viên phụ trách giải quyết công việc và báo cáo lại kết quả thực hiện.
Các nhân viên của Phòng HC - TH trực tiếp thực hiện giải quyết các công việc được giao, thực hiện các nghiệp vụ hành chính văn phòng và báo cáo tiến độ với Trưởng phòng.
* Cơ cấu tổ chức của Phòng HC – TH
Phòng HC – TH Công ty TNHH Trek Asia bao gồm: - 01 Trưởng phòng HC – TH;
- 01 chuyên viên Hành chính – Tổng hợp; - 01 nhân viên Công nghệ thông tin. - 01 nhân viên tạp vụ.