8. Bố cục khóa luận
2.2. Thực trạng chuẩn hoá hoạt động văn phòng tại Công ty TNHH Trek
2.2.1. Nhận thức của ban lãnh đạo công ty về chuẩn hoá hoạt động văn phòng
Nhà lãnh đạo là người có tầm ảnh hưởng rất lớn đến định hướng phát triển, đưa ra các quyết định, tổ chức điều hành công ty và xây dựng văn hoá doanh nghiệp. Trong đó, chuẩn hoá hoạt động văn phòng có được đánh giá cao hay không cũng chịu ảnh hưởng từ phía nhà lãnh đạo. Để đánh giá được thực trạng chuẩn hoá hoạt động văn phòng tại Công ty TNHH Trek Asia, điều đầu tiên phải đánh giá được nhận thức lãnh đạo công ty về hoạt động chuẩn hoá, đồng thời cho thấy sự quan tâm và đánh giá của họ về vai trò quan trọng của hoạt động này.
Tại buổi gặp gỡ và trao đổi về vấn đề chuẩn hoá hoạt động văn phòng, bà Tạ Thị Loan - Giám đốc công ty và bà Nguyễn Thị Chuyên - Trưởng phòng HC – TH
36
đã bày tỏ sự quan tâm đến vấn đề trên của công ty. Cụ thể nhận thức của lãnh đạo công ty về chuẩn hoá hoạt động văn phòng như sau:
Về vấn đề hiểu biết đối việc chuẩn hoá hoạt động văn phòng:
Giám đốc công ty đã trả lời rằng khi công ty mới thành lập chỉ tập trung ngay vào việc kinh doanh, tìm kiếm khách hàng và mở rộng các tour du lịch, vì vào thời điểm cuối năm 2018 và năm 2019 ngành du lịch vẫn còn rất phát triển. Các hoạt động của phòng ban khác như Phòng HC – TH chưa thực sự được quan tâm và đánh giá vai trò còn thấp. Tuy nhiên khi dịch Covid – 19 xảy ra và gây ảnh hưởng mạnh mẽ đến ngành du lịch nói riêng và các ngành kinh tế khác nói chung, vấn đề nội bộ công ty xảy ra nhiều bất cập. Nhân viên cũ nghỉ việc, nhân viên mới vào không thể nắm bắt được tình hình công việc, đặc biệt với nhân sự chưa có kinh nghiệm, công ty không có tài liệu hướng dẫn công việc cụ thể. Các hoạt động diễn ra lộn xộn, không có thứ tự, chồng chéo giữa các phòng ban. Nhận thấy vấn đề trên, Giám đốc công ty mới bắt đầu tìm hiểu các giải pháp, trong đó có việc chuẩn hoá hoạt động văn phòng. Theo Giám đốc công ty TNHH Trek Asia, việc chuẩn hoá hoạt động văn phòng có thể hiểu là việc xây dựng và áp dụng các quy trình, quy định, nội quy, quy chế… làm chuẩn mực để cán bộ nhân viên thực hiện theo và là cơ sở để đánh giá tình hình hoạt động của công ty, hiệu quả làm việc của nhân viên. Để hiểu thêm rõ hơn về hoạt động chuẩn hoá, ban lãnh đạo công ty đã đọc rất nhiều tài liệu và có tham khảo ý kiến của các chuyên gia về nội dung này.
Về vấn đề đánh giá tầm quan trọng của việc chuẩn hoá hoạt động văn phòng:
Giám đốc công ty đã đánh giá hoạt động chuẩn hoá có vai trò rất quan trọng với tình hình thực tiễn tại công ty hiện nay. Chuẩn hoá hoạt động văn phòng sẽ giúp công ty tạo ra sự chuẩn mực, ổn định và thống nhất giữa các phòng ban. Thông qua việc chuẩn hoá, lãnh đạo công ty cũng muốn thay đổi tác phong làm việc cho nhân viên chuyên nghiệp hơn và nâng cao hiệu quả công việc.
Về việc lãnh đạo công ty đưa các vấn đề chuẩn hoá hoạt động văn phòng vào các văn bản:
37
Hiện nay, mặc dù việc chuẩn hoá hoạt động văn phòng chưa được văn bản hoá trong chiếc lược hay kế hoạch phát triển hàng năm của công ty. Tuy nhiên ban lãnh đạo công ty vẫn thường xuyên chỉ đạo, phân công và nhắc nhở thực hiện hoạt động này trong các cuộc họp thường niên của công ty. Tại các cuộc họp, Giám đốc công ty đã nhắc nhở các trưởng bộ phận về việc triển khai, theo dõi quá trình chuẩn hoá và nhấn mạnh với nhân viên tầm quan trọng của việc chuẩn hoá hoạt động văn phòng. Giám đốc công ty cũng thường xuyên yêu cầu các đơn vị, bộ phận của công ty tham mưu cho lãnh đạo để ban hành các quy chế, chính sách, quy định hay xây dựng quy trình làm việc.
Về việc phân công nhiệm vụ cho đơn vị phụ trách việc chuẩn hoá hoạt động văn phòng tại công ty:
Phòng HC – TH hiện đang là bộ phận đảm nhận việc tham mưu, tổ chức thực hiện vấn đề chuẩn hoá hoạt động văn phòng tại công ty, tuy nhiên nhiệm vụ này chưa được xác định rõ trong văn bản quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Phòng HC - TH. Phòng được giao nhiệm vụ tìm ra các hoạt động cần chuẩn hoá để tham mưu cho lãnh đạo, xây dựng, tiến hành áp dụng và theo dõi việc thực hiện các nội dung chuẩn hoá.
Về việc yêu cầu phòng HC – TH công ty báo cáo, đánh giá về kết quả chuẩn hóa hoạt động văn phòng:
Phòng HC – TH Công ty TNHH Trek Asia vẫn báo cáo tiến độ thực hiện chuẩn hoá hoạt động văn phòng cho Giám đốc định kỳ theo tháng và tổng kết, đánh giá kết quả thực hiện được theo năm. Tuy nhiên, ban lãnh đạo công ty vẫn chưa thể theo dõi sát sao và có ý kiến chỉ đạo kịp thời để giải quyết các vấn đề khó khăn trong việc triển khai chuẩn hoá hoạt động văn phòng.
Như vậy, nhìn chung lãnh đạo Công ty TNHH Trek Asia đã có nhân thực về việc chuẩn hoá nói chung và chuẩn hoá hoạt động văn phòng nói riêng.