8. Bố cục khóa luận
2.2. Thực trạng chuẩn hoá hoạt động văn phòng tại Công ty TNHH Trek
2.2.2. Quy trình chuẩn hoá hoạt động văn phòng tại công ty
Tiếp sau nhận thức của lãnh đạo là quy trình chuẩn hoá hoạt động văn phòng của công ty. Công ty đã tiến hành chuẩn hoá hoạt động văn phòng như sau:
38
Thứ nhất là xác định những hoạt động cần được chuẩn hoá và thường xuyên cập nhật.
Phòng HC – TH là bộ phận tham mưu cho Giám đốc về các hoạt động cần chuẩn hoá. Trong đó, các quy chế, quy định chung của công ty và các quy chế, quy định, quy trình về các hoạt động chuyên môn của Phòng HC – TH sẽ do phòng tổ chức xây dựng và triển khai thực hiện. Đối với các quy chế, quy định, quy trình của các phòng ban khác, Phòng HC – TH sẽ phối hợp thực hiện cùng và là đơn vị đầu mối báo cáo kết quả với ban lãnh đạo.
Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, Phòng HC – TH của công ty đã xác định những hoạt động cơ bản cần được chuẩn hoá gồm:
Sơ đồ 2.2. Những hoạt động văn phòng cơ bản cần chuẩn hóa tại Công ty
TNHH Trek Asia. (Nguồn: Tác giả)
Để xây dựng được các quy chế, quy định, Phòng HC – TH đã xác định dựa trên các căn cứ cơ bản sau:
- Quyết định thành lập của công ty.
- Quyết định ban hành chức năng, nhiệm vụ. Những hoạt động cơ bản cần được chuẩn hoá
Công tác văn thư, lưu trữ
Công tác tổ chức hội họp, sự kiện
Công tác quản lý cơ sở vật chất
Công tác thu thập, xử lý và cung cấp thông tin
Công tác lễ tân
39
- Các văn bản quy định của cơ quan nhà nước về các hoạt động trong văn phòng như văn thư, lưu trữ, tổ chức hội họp, sự kiện, đón tiếp khách…
Ngoài xác định những hoạt động cần chuẩn hoá cho phòng ban mình, Phòng HC – TH còn tham mưu, hỗ trợ xác định những hoạt động cần chuẩn hoá của các phòng ban khác trong công ty như hoạt động tuyển dụng, đào tạo hội nhập của phòng Nhân sự, hoạt động thanh quyết toán của phòng Kế toán…
Thứ hai là lựa chọn hình thức chuẩn hoá.
Công ty TNHH Trek Asia có quy mô chưa lớn, do đó khi chuẩn hoá, Phòng HC – TH chủ yếu xây dựng và ban hành thành các quy chế, quy trình chung cho toàn thể công ty áp dụng. Các chuẩn mực cho hoạt động chung của công ty và hoạt động riêng của phòng được thể hiện qua một số loại văn bản nhưng hiện nay chưa được ban hành đầy đủ.
Thứ ba là xây dựng và áp dụng các quy trình hoặc hệ thống tiêu chuẩn ISO trong quản lý hành chính.
Cuối năm 2021, ban lãnh đạo công ty đã chỉ đạo các phòng ban thống nhất áp dụng xây dựng hệ thống quy trình theo “Tiêu chuẩn quản lý chất lượng TCVN ISO 9001:2015”. Qua khảo sát, các quy trình quản lý của công ty hiện vẫn đang được xây dựng thành các bản dự thảo và chờ để tiến hành đánh giá. Một số dự thảo đã được công ty xây dựng như: quy trình quản lý văn thư – lưu trữ, quy trình đào tạo hội nhập, quy trình tuyển dụng, quy trình tính lương và quy trình nghỉ việc. Các quy trình quản lý khác hiện vẫn được công ty cho triển khai xây dựng theo hệ thống tiêu chuẩn ISO.
Thứ tư là căn cứ vào pháp luật hiện hành và tổ chức lấy ý kiến từ những phòng ban liên quan để xây dựng các quy chế, quy định, quy trình.
Ngoài căn cứ tình hình thực tế và các văn bản quy định của công ty, khi xây dựng các quy chế, quy định, quy trình, Phòng HC – TH còn căn cứ vào các văn bản pháp luật hiện hành. Đây là căn cứ chính và quan trọng để công ty xây dựng chuẩn hoá. Cụ thể như sau:
40
- Đối với chuẩn hoá hoạt động văn thư: công ty căn cứ vào Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/03/2020 của Chính phủ quy định về công tác văn thư. Đây là chuẩn mực bắt buộc đối với các loại văn bản hành chính. Căn cứ vào đó, khi soạn thảo, quản lý văn bản đến/đi, quản lý con dấu, công ty phải tuân thủ theo quy định về thể thức văn bản nói trên. Nếu không đủ và không đúng về thể thức, văn bản đó sẽ bị coi là không hợp pháp và không hợp lệ, không được sử dụng trong các giao dịch hành chính.
- Đối với chuẩn hoá hoạt động lưu trữ: công ty căn cứ vào Luật số 01/2011/QH13 ban hành ngày 11/11/2011 của Quốc hội về Luật lưu trữ. Đây là cơ sở để xây dựng quy định của công ty đối với hoạt động thu thập, xử lý, sắp xếp, bảo quản và sử dụng tài liệu lưu trữ của công ty.
- Đối với chuẩn hoá hoạt động tính lương: Phòng HC – TH phối hợp với Phòng Tài chính – Kế toán của công ty để xây dựng quy trình tính lương. Hai phòng ban này căn cứ vào Luật số 45/2019/QH14 ban hành ngày 20/11/2019 của Quốc hội về Bộ luật Lao động và Nghị định số 145/2020/NĐ-CP ban hành ngày 14/12/2020 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Bộ luật Lao động về điều kiện lao động và quan hệ lao động. Dựa vào các căn cứ pháp lý trên, phòng đã xây dựng quy trình tính lương gồm các quy định về trách nhiệm của người thực hiện, các bước của quy trình tính lương, hình thức trả lương, cách tính tiền lương làm thêm giờ cho cán bộ nhân viên.
- Đối với chuẩn hoá hoạt động tuyển dụng, đào tạo hội nhập và nghỉ việc: Phòng HC – TH phối hợp với Phòng Nhân sự của công ty nghiên cứu các văn bản pháp luật làm căn cứ như Luật số 45/2019/QH14 ban hành ngày 20/11/2019 của Quốc hội về Bộ luật Lao động để xây dựng quy trình tuyển dụng, đào tạo hội nhập, nghỉ việc; xây dựng hợp đồng lao đồng và giải quyết các thủ tục nghỉ việc của cán bộ nhân viên.
Thứ năm là phổ biến, hướng dẫn cho các đối tượng liên quan những quy chế, quy định, quy trình mới ban hành hoặc đã thay đổi.
41
Phòng HC – TH tiến hành giới thiệu nội quy, quy chế xử phạt với cán bộ nhân viên ngay khi được vào làm việc tại công ty.
Đối với các quy trình giải quyết công việc sẽ phổ biến trên group chung của công ty, gửi văn bản giấy cho trưởng các bộ phận phổ biến đến nhân viên và gửi file mềm qua email công ty. Bên cạnh đó, phòng còn kết hợp tổ chức các buổi đào tạo trực tuyến qua phần mềm Zoom Meeting để hướng dẫn cán bộ nhân viên những quy trình liên quan đến giải quyết công việc.
Như vậy, Công ty TNHH Trek Asia đã có quy trình chuẩn hoá hoạt động văn phòng riêng. Tuy nhiên, quy trình này cần tiếp tục nghiên cứu xây dựng và hoàn thiện hơn.