8. Bố cục khóa luận
3.2. Nhóm giải pháp về thể chế
Thứ nhất là rà soát lại hệ thống các cơ chế, chính sách, văn bản chỉ đạo, hướng dẫn chuẩn hoá hoạt động văn phòng tại công ty
Phòng HC – TH tham mưu cho lãnh đạo công ty về việc rà soát lại toàn bộ các quy định về chuẩn hoá hoạt động văn phòng tại công ty và lên kế hoạch rà soát tổng thể. Kế hoạch rà soát phải có đầy đủ mục đích, thời gian, địa điểm, nội dung và bộ phận phụ trách tiến hành rà soát.
Việc rà soát phải đảm bảo tính toàn diện, kịp thời, khách quan; đúng thẩm quyền, trình tự, thủ tục và đảm bảo tiến hành rà soát đồng bộ, có sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban.
Phòng HC – TH là bộ phận có thẩm quyền theo chỉ thị của lãnh đạo tiến hành việc rà soát.
Nội dung rà soát hệ thống các cơ chế, chính sách, văn bản chỉ đạo, hướng dẫn chuẩn hoá hoạt động văn phòng tại công ty gồm:
- Rà soát văn bản quy định thành lập công ty và văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban.
- Rà soát việc đưa nội dung chuẩn hoá hoạt động văn phòng vào kế hoạch phát triển của công ty.
- Rà soát các văn bản phân công nhiệm vụ, trách nhiệm của các phòng ban và hướng dẫn việc triển khai chuẩn hoá hoạt động văn phòng tại công ty.
Thứ hai là nghiên cứu, xây dựng và hoàn thiện các cơ chế, chính sách, văn bản chỉ đạo, hướng dẫn chuẩn hoá hoạt động văn phòng tại công ty
55
Sau khi tiến hành rà soát, Phòng HC – TH cần tổng hợp lại và tham mưu cho lãnh đạo về việc xây dựng những văn bản chỉ đạo, hướng dẫn cụ thể về chuẩn hoá hoạt động văn phòng. Đây là nội dung quan trọng góp phần nâng cao hiệu quả chuẩn hoá hoạt động văn phòng tại công ty.
Các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn khi xây dựng phải đảm bảo chi tiết, đầy đủ, triệt để và rõ ràng. Cụ thể, công ty cần đưa chuẩn hoá hoạt động văn phòng vào là một trong những mục tiêu đạt được trong kế hoạch phát triển của công ty. Vì chỉ khi các hoạt động đi vào nề nếp, thống nhất mới tạo ra hiệu quả công việc, tạo ra sự chuyên nghiệp và nâng cao thương hiệu của công ty.
Công ty cũng cần bổ sung vào văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Phòng HC – TH và các phòng ban khác nội dung chuẩn hoá hoạt động văn phòng. Như vậy, Phòng HC – TH cần thêm nhiệm vụ tham mưu cho lãnh đạo và tổ chức thực hiện việc chuẩn hoá hoạt động văn phòng tại công ty; các phòng ban khác có nhiệm vụ hỗ trợ Phòng HC - TH và thực hiện chuẩn hoá tại phòng ban nghiêm túc và hiệu quả.
Ngoài ra, công ty cũng cần xây dựng kế hoạch chuẩn hoá hợp lý, giao chỉ tiêu cho các phòng ban số lượng quy chế, quy định, quy trình phải xây dựng được theo tháng và định kỳ theo quý.