8. Bố cục khóa luận
2.3. Đánh giá chung về chuẩn hoá hoạt động văn phòng tại Công ty TNHH
Asia
2.3.1. Ưu điểm
Chuẩn hoá hoạt động văn phòng là nội dung quan trọng và có vai trò to lớn tạo ra sự chuyên nghiệp, nề nếp, thống nhất trong công việc. Nhận thấy điều này, Công ty TNHH Trek Asia đã tiến hành chuẩn hoá hoạt động văn phòng tại công ty và đã có những ưu điểm đạt được như sau:
Thứ nhất là lãnh đạo công ty đã có nhận thức về chuẩn hoá hoạt động văn phòng. Giám đốc Công ty TNHH Trek Asia đã có sự tìm hiểu và đánh giá cao về tầm quan trọng của việc chuẩn hoá. Đây là yếu tố rất quan trọng vì khi lãnh đạo có nhận thực đúng sẽ có biện pháp chỉ đạo thực hiện đúng. Đó là việc Giám đốc công ty đã chỉ thị các phòng ban thực hiện và phân công Phòng HC – TH có nhiệm vụ tham mưu và tổ chức triển khai việc chuẩn hoá hoạt động văn phòng tại công ty. Giám đốc công ty cũng thường xuyên nhấn mạnh với cán bộ nhân viên về tầm quan trọng của chuẩn hoá hoạt động văn phòng trong các cuộc họp và nhắc nhở mọi người tích cực đóng góp ý kiến và nghiêm túc thực hiện.
Thứ hai là công ty đã có thực hiện việc xác định những hoạt động cần chuẩn hoá trước khi đưa ra các biện pháp. Phòng HC – TH của công ty đã căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ và thực tiễn hoạt động, chất lượng giải quyết công việc của các phòng ban để xác định những hoạt động cơ bản cần được ưu tiên chuẩn hoá.
Thứ ba là Phòng HC – TH đã có áp dụng hệ thống tiêu chuẩn ISO khi xây dựng các quy chế, quy định, quy trình cho công ty. Cụ thể, phòng tham mưu cho lãnh đạo và áp dụng Tiêu chuẩn quản lý chất lượng TCVN ISO 9001:2015 vào trong xây dựng chuẩn hoá. Đây là bộ tiêu chuẩn mới nhất và đang được áp dụng rộng rãi tại các cơ quan, doanh nghiệp.
Thứ tư là khi xây dựng các biện pháp chuẩn hoá, phòng đã có căn cứ vào các văn bản quy định của công ty và văn bản do nhà nước ban hành. Tuỳ vào lĩnh vực hoạt động của công ty; chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban; quy định của nhà nước về các hoạt động văn phòng mà Phòng HC – TH xây dựng các quy chế, quy
48
định, quy trình cho phù hợp với tình hình thực tiễn của công ty và không trái với các quy định của nhà nước.
Thứ năm là Phòng HC – TH đã có tiến hành phổ biến, hướng dẫn cán bộ nhân viên trong công ty về những nội dung chuẩn hoá. Hình thức phổ biến thông tin của phòng đa dạng từ phổ biến trực tiếp và gián tiếp, tiến hành đào tạo, hướng dẫn nhân viên thực hiện trong giải quyết công việc.
Thứ sáu là công ty đã xây dựng được một số quy chế, quy định, quy trình để chuẩn hoá hoạt động văn phòng. Các chuẩn hoá hiện đang được quy định chung trong một số văn bản vì quy mô công ty còn chưa được mở rộng lớn mạnh. Các vấn đề cơ bản nhất đã được công ty chuẩn hoá qua các văn bản như nội quy, quy chế. Bên cạnh đó, công ty cũng đã tuyên bố sứ mệnh, tầm nhìn, giá trị cốt lõi và xây dựng xong dự thảo một số quy trình giải quyết công việc cho các phòng ban.
Ngoài ra, Phòng HC – TH cũng thường xuyên tiếp thu, lắng nghe ý kiến của cán bộ nhân viên để kịp thời điều chỉnh các chuẩn mực về hoạt động văn phòng tại công ty cho phù hợp.
2.3.2. Hạn chế
Bên cạnh những ưu điểm đạt được, chuẩn hoá hoạt động văn phòng tại Công ty TNHH Trek Asia vẫn còn tồn tại một số hạn chế sau:
Thứ nhất là việc chuẩn hoá hoạt động văn phòng tại công ty diễn ra chưa rõ ràng. Mặc dù Giám đốc công ty đã có chỉ thị về việc triển khai chuẩn hoá hoạt động văn phòng đến các phòng ban. Tuy nhiên, nội dung này vẫn chưa được văn bản hoá quy định rõ ràng. Hiện trong các văn bản thể hiện chiến lược, kế hoạch phát triển của công ty chưa có nội dung chuẩn hoá, việc phân công Phòng HC – TH tham mưu và thực hiện chuẩn hoá hoạt động văn phòng cũng chưa được quy định rõ trong chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của phòng ban. Điều này khiến cho khi xây dựng và áp dụng các nội dung chuẩn hoá, các phòng ban còn thiếu sự hợp tác, chồng chéo công việc của nhau, ý kiến khó thống nhất.
Thứ hai là công ty còn nhiều nội dung chưa được chuẩn hoá như quy chế hoặc quy định về tổ chức hội họp, sự kiện; quy chế hoặc quy định về quản lý cơ sở vật chất;
49
quy chế hoạch quy định về thi đua khen thưởng… Đây đều là những hoạt động cơ bản cần được chuẩn hoá để khi giải quyết công việc được rõ ràng, nề nếp.
Thứ ba là việc áp dụng thực hiện các nội dung chuẩn hoá còn gặp nhiều khó khăn. Sau khi xây dựng các quy chế, quy định, quy trình, công ty đưa vào thực hiện vẫn chưa được thống nhất, nhân viên vẫn còn chưa nắm rõ, hiểu rõ để thực hiện.
Thứ tư là công ty vẫn chưa có kế hoạch kiểm tra, đánh giá kết quả thực hiện việc chuẩn hoá hoạt động văn phòng. Điều này dẫn đến ban lãnh đạo chưa nắm bắt được tình hình thực hiện chuẩn hoá của công ty đã đi vào nề nếp chưa, còn gặp khó khăn gì để đưa ra hướng xử lý kịp thời. Bên cạnh đó, công ty cũng xuất hiện tình trạng cán bộ nhân viên thực hiện hời hợt vì không có chịu sự kiểm soát, kiểm tra của lãnh đạo.
Việc chưa có kế hoạch kiểm tra, đánh giá cũng đã dẫn đến chưa có biện pháp khen thưởng hoặc xử lý vi phạm rõ ràng đối với việc thực hiện quy chế, quy định, quy trình.
Ngoài ra, công tác tham mưu về chuẩn hoá hoạt động văn phòng còn nhiều hạn chế. Chuẩn hoá là một nội dung khó, cần tìm hiểu và nghiên cứu sâu thì mới áp dụng hiệu quả vào công ty.
2.3.3. Nguyên nhân
Những hạn chế tồn tại trong chuẩn hoá hoạt động văn phòng tại Công ty TNHH Trek Asia xuất phát từ những nguyên nhân sau:
Thứ nhất là do lãnh đạo công ty chưa có sự theo dõi sát sao đến việc chuẩn hoá hoạt động văn phòng tại công ty. Lãnh đạo có vai trò rất lớn, ảnh hưởng đến kết quả của việc chuẩn hoá. Việc Giám đốc công ty chưa theo dõi sát sao sẽ dẫn đến không đưa ra được ý kiến chỉ đạo kịp thời, nhân viên thực hiện chưa nghiêm túc, khiến quá trình chuẩn hoá diễn ra lâu, mất thời gian, công ty mãi không đi vào nề nếp, thống nhất.
50
Thứ hai là công ty chưa ban hành các văn bản quy định cụ thể định hướng, kế hoạch thực hiện, nhiệm vụ, trách nhiệm của các phòng ban liên quan đến thực hiện chuẩn hoá hoạt động văn phòng.
Thứ ba là do quá trình chuẩn hoá diễn ra chưa đồng bộ. Trong nguyên tắc khoa học của chuẩn hoá hoạt động văn phòng đã chỉ rõ việc chuẩn hoá phải tiến hành một cách đồng bộ, thống nhất, tránh chồng chéo. Tuy nhiên, việc chuẩn hoá ở công ty lại đang diễn ra ở một vài hoạt động mà chưa triển khai hết được, nhiều nội dung chưa được xây dựng quy chế, quy định, quy trình thực hiện.
Thứ tư là do một số quy trình vẫn đang là dự thảo và chưa được cơ quan chuyên môn đánh giá. Công tác đánh giá là rất quan trọng vì dựa vào đó để thấy được các quy chế, quy định, quy trình công ty xây dựng ra đã thực hiện đúng theo Tiêu chuẩn ISO và phù hợp với thực tiễn công ty. Đồng thời việc đánh giá cũng khẳng định sự quan tâm đến công tác quản lý điều hành của công ty, đảm bảo các nội dung chuẩn hoá đã phù hợp để đưa vào áp dụng tại công ty.
Thứ năm là do công tác hướng dẫn chưa hiệu quả khiến nhân viên chưa hiểu rõ để thực hiện theo. Mặc dù công ty đã tổ chức những buổi hướng dẫn, đào tạo nội bộ, tuy nhiên tần suất diễn ra không nhiều. Thời lượng buổi đào tạo chỉ đủ để giới thiệu các nội dung trong các quy chế, quy định, quy trình mà chưa có thời gian trao đổi thêm, giải đáp các vấn đề khó hiểu của nhân viên khi thực hiện.
Ngoài ra còn do đội ngũ nhân lực của công ty chưa có đủ năng lực, kiến thức để tham mưu cho lãnh đạo. Đây cũng là nguyên nhân ảnh hưởng đến tình hình chuẩn hoá hoạt động văn phòng tại công ty.
51
Tiểu kết chương 2
Trên cơ sở lý luận đã nghiên cứu ở Chương 1, trong Chương 2 tác giả đã tiến hành tìm hiểu thực tế chuẩn hoá hoạt động văn phòng tại Công ty TNHH Trek Asia. Từ tình hình thực tế đó, tác giả đã có những nhận xét về ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân của những hạn chế trong chuẩn hoá hoạt động văn phòng tại công ty. Từ những nhận xét, đánh giá này tác giả sẽ căn cứ làm cơ sở để đề xuất những giải pháp giải quyết vấn đề cho phù hợp với công ty ở Chương 3.
52
CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CHUẨN HOÁ