Chuẩn hóa hoạt động của văn phòng tại công ty cổ phần bellsystem24 hoasao khối dự án miền bắc

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG KHỐ LUẬN TỐT NGHIỆP CHUẨN HĨA HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN BELLSYSTEM24-HOASAOKHỐI DỰ ÁN MIỀN BẮC Khoá luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Người hướng dẫn : TS NGUYỄN MẠNH CƯỜNG Sinh viên thực : NGUYỄN HẢI MY Mã số SV, Khoá, Lớp : 1805QTVA037, 2018 - 2022, ĐH QTVP 18A Hà Nội - 2022 LỜI CẢM ƠN Trong thời gian học tập đào tạo trường Đại học Nội vụ Hà Nội, thực Khóa luận tốt nghiệp hoạt động vơ quan trọng khơng thể thiếu, q trình giúp cho sinh viên có thời gian trải nghiệm, học hỏi để tiếp thu nhiều kinh nghiệm làm việc thực tế tự khẳng định quan trọng việc chuẩn bị hành trang kiến thức cho thân để tìm kiếm cơng việc phù hợp tương lai Đồng thời dịp để sinh viên vận dụng kiến thức học vào thực tế để rèn luyện kỹ năng, nghiệp vụ quản trị văn phòng, bổ sung nâng cao kiến thức tiếp thu trình học tập trường, giúp sinh viên rèn luyện kỹ năng, nghiệp vụ, tác phong, lề lối làm việc văn phịng cơng sở Trước tình hình dịch bệnh diễn biến vô phức tạp, điều gây nhiều khó khăn trình nghiên cứu học hỏi sinh viên Nhưng với cố gắng không ngừng nghỉ tinh thần nỗ lực thân, giúp đỡ nhiệt tình thầy giáo Khoa Quản trị văn phòng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, tơi hồn thành báo cáo khóa luận tốt nghiệp nghiên cứu số hoạt động quản trị Công ty Cổ phần Bellsystem24 – HoaSao – Khối dự án miền Bắc Để hồn thành khóa luận này, tơi xin bày tỏ lịng biết ơn sâu sắc tới TS Nguyễn Mạnh Cường, người trực tiếp hướng dẫn giúp đỡ suốt thời gian làm khóa luận Đồng thời, tơi xin cảm ơn thầy giáo Khoa Quản trị văn phịng dày cơng truyền đạt kiến thức bổ ích suốt thời gian học tập hoạt động trường Tôi xin chân thành cảm ơn đến phận tuyển dụng quý công ty tạo điều kiện giúp đỡ tơi q trình làm khóa luận tốt nghiệp nghiên cứu Cuối cùng, xin kính chúc q thầy Khoa Quản trị văn phịng, trường Đại học Nội vụ hà Nội nhiệt huyết, cháy với cơng trồng người Chúc Cơng Ty cổ phần Bellsystem24 - HoaSao - Khối dự án miền Bắc có bước chuyển mạnh mẽ thời gian tới, ngày mở rộng quy mô tạo dựng thương hiệu trái tim khách hàng Tối xin chân thành cảm ơn! LỜI CAM ĐOAN Tơi xin cam đoan tồn nội dung Khóa luận tốt nghiệp kết nghiên cứu riêng Các kết trung thực hồn tồn khách quan Tơi xin cam đoan báo cáo khóa luận tốt nghiệp với đề tài “Chuẩn hóa hoạt động văn phịng Cơng ty cổ phần Bellsystem24-Hoasao- Khối dự án miền Bắc”, kết tìm hiểu nghiên cứu riêng tơi dựa tham khảo thơng tin, tìm tịi kĩ qua khảo sát thực tế học hỏi Các thông tin kết nghiên cứu tơi tự tìm hiểu , đúc kết phân tích cách trung thực phù hợp với tình hình thực tế Các thơng tin Khóa luận tốt nghiệp ghi rõ ràng nguồn gốc Hà Nội, ngày 25 tháng năm 2022 Người thực Nguyễn Hải My DANH MỤC NHỮNG TỪ VIẾT TẮT STT TỬ VIẾT TẮT NGHĨA ĐẦY ĐỦ CTCP Công ty cổ phần MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài: Mục tiêu nhiệm vụ nghiên cứu Tổng quan tình hình nghiên cứu: Đối tượng phạm vi nghiên cứu 5 Phương pháp nghiên cứu 6 Giả thuyết nghiên cứu 7 Đóng góp đề tài Cấu trúc dự kiến báo cáo tổng hợp kết nghiên cứu đề tài… PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG LÝ LUẬN CHUNG VỀ HOẠT ĐỘNG CHUẨN HĨA VĂN PHỊNG 1.1 Một số khái niệm 1.1.1 Khái niệm văn phòng 1.1.2 Khái niệm hoạt động văn phòng 10 1.1.4 Khái niệm chuẩn hóa hoạt động văn phịng 11 1.2 Mục đích, ý nghĩa việc chuẩn hóa hoạt động văn phịng 12 1.3 Quy trình chuẩn hóa hoạt động văn phịng 13 1.3.1 Xác định hoạt động văn phịng cần chuẩn hóa 13 1.3.3 Xây dựng ban hành tiêu chuẩn, quy chuẩn quy chế quy trình thực 13 1.3.4 Phổ biến, hướng dẫn tiêu chuẩn, quy chuẩn quy chế, quy trình thực 14 1.3.5 Tổ chức kiểm tra, đánh giá việc thực chuẩn mực 14 1.3.6 Điều chỉnh, bổ sung chuẩn mực 15 1.4 Nguyên tắc chuẩn hóa hoạt động văn phịng 15 1.5 Trách nhiệm việc chuẩn hóa hoạt động văn phòng 16 1.5.1 Trách nhiệm người đứng đầu quan, doanh nghiệp 16 1.5.2 Trách nhiệm người/ phận giao quyền 17 1.5.3 Trách nhiệm người/ phận thực 17 TIẾU KẾT CHƯƠNG 18 CHƯƠNG THỰC TRẠNG CHUẨN HĨA HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHỊNG TẠI BELLSYSTEM24 -HOASAO 19 2.1 Khái quát công ty 19 2.1.1 Quá trình hình thành phát triển Công ty 19 2.1.3 Đặc điểm hoạt động Văn phòng Công ty 28 2.2 Nhận thức hoạt động chuẩn hóa cơng tác văn phịng Công ty 29 2.2.1 Nhận thức lãnh đạo Công ty 29 2.3 Các hoạt động chuẩn hóa 30 2.3.1 Về công tác văn thư lưu trữ 30 2.3.2 Về hoạt động lễ tân 33 2.3.3 Về hoạt động hội, họp, kiện 34 2.3.4 Về hoạt động quản lý tài sản, sở vật chất trang, thiết bị văn phòng 35 2.3.5 Về hoạt động thiết kế khơng gian văn phịng 37 2.4 Kiểm tra, đánh giá việc thực quy chế, quy định hoạt động văn phòng xử lý vi phạm 38 2.4.1 Kiểm tra, đánh giá việc thực quy chế, quy định 38 2.4.2 Xử lý kỷ luật vi phạm quy chế, quy định 39 2.5 Điều chỉnh, bổ sung quy chế, quy định hoạt động văn phòng 41 2.6 Đánh giá chung 42 2.6.1 Kết đạt 42 2.7.2 Hạn chế nguyên nhân 51 TIỂU KẾT CHƯƠNG 53 Chương MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN BELLSYSTEMS24HOASAO 54 3.1 Nâng cao nhận thức chuẩn hóa hoạt động văn phịng Cơng ty tồn hệ thống 54 3.2 Nhóm giải pháp đổi thể chế 55 3.2.1 Rà sốt lại tồn Quy chế, Quy định hoạt động văn phòng CTCP Bellsystems24-Hoasao 55 3.2.2 Nghiên cứu, ban hành thêm Quy chế, Quy định 58 3.3 Nhóm giải pháp chuẩn hóa quy trình hoạt động văn phịng 58 3.3.1 Tiếp tục tăng cường việc truyền thông, hướng dẫn, kiểm tra, đánh giá 58 3.3.2.Chú trọng nâng cao Cơng tác chuẩn hóa văn phịng Cơng ty 60 TIỂU KẾT CHƯƠNG 62 KẾT LUẬN 63 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 65 PHỤ LỤC 67 PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài: Hiện nay, văn phòng quan doanh nghiệp nơi làm việc trụ sở liên lạc, giao dịch thức doanh nghiệp với quan, đối tác bên ngồi Văn phịng coi “bộ tổng tham mưu”, phận “đầu não” doanh nghiệp có chức tham mưu hỗ trợ đắc lực cho nhà quản trị việc ban hành thực định quản lý cách nhanh chóng xác Hiệu hoạt động văn phịng doanh nghiệp có ý nghĩa định đặc biệt đến hiệu hoạt động chung toàn doanh nghiệp Chính vậy, bối cảnh nay, quản trị văn phòng vấn đề nhà quản trị doanh nghiệp đặc biệt quan tâm, lo lắng giải pháp nhằm giúp doanh nghiệp Việt Nam phát triển bền vững Vai trò chuẩn hóa nâng cao hiệu quản lý, tạo nề nếp thống công việc Để công tác văn phòng doanh nghiệp vào nề nếp, hiệu quả, vấn đề quan trọng cần phải chuẩn hố động văn phịng Trong vài năm trở lại đây, chuẩn hóa coi yếu tố quan trọng để đảm bảo chất lượng, hiệu công việc lĩnh vực hoạt động nào, có hoạt động cơng tác văn phòng Trong năm qua, nhận thức rõ vai trò, tầm quan trọng văn phòng quản trị văn phịng, Cơng ty Cổ phần Bellsystems24 Hoasao quan tâm đến sát đến vấn đề chuẩn hóa động văn phịng Nhiều quy chế, quy định hoạt động văn phòng xây dựng, ban hành hướng dẫn thực như: Các quy định văn thư, lưu trữ, thủ tục hành chính, tổ chức kiện Tuy nhiên, hoạt động chuẩn hóa cơng tác văn phịng quan tâm có nhiều biện pháp thiết thực, hiệu quả, số tồn tại, hạn chế như: Một số lĩnh vực chưa chuẩn hóa; việc phổ biến, kiểm tra, đánh giá lại hoạt động chuẩn hóa chưa thực tốt Vì vậy, với mong muốn đóng góp cho hát triển Công ty cổ phần Bellsystems24 Hoasao, đặc biệt đưa hoạt động văn phịng vào nề nế, tơi định chọn đề tài “Chuẩn hóa hoạt động văn phịng Công ty Cổ phần Bellsystems24 Hoasao“ làm đề tài cho khóa luận tốt nghiệp Mục tiêu nhiệm vụ nghiên cứu 2.1 Mục tiêu nghiên cứu Phân tích, đánh giá điểm mạnh, yếu chuẩn hóa hoạt động văn phịng cơng ty Xây dựng giải pháp, phương án đẩy mạnh văn hóa cơng sở cơng ty rong năm Khóa luận đặt tập trung giải mục tiêu sau: -Thứ nhất: Hệ thống làm rõ sở lý luận chuẩn hóa hoạt động văn phòng -Thứ hai: Khảo sát đánh giá kết chuẩn hóa số hoạt động văn phịng Cơng ty cổ phần Bellsystems24 – Hoasao Từ hạn chế vấn đề cần tiếp tục chuẩn hóa -Thứ ba: Đề xuất số giải pháp tiếp tục chuẩn hóa hoạt động Văn phịng Cơng ty cổ phần Bellsystems24 - Hoasao 2.2 Nhiệm vụ nghiên cứu Để đạt mục đích nghiên cứu, tác giả cần thực nhiệm vụ sau: - Tổng quan nghiên cứu hệ thống hóa sở lý luận chuẩn hóa cơng tác văn phịng doanh nghiệp; - Thu thập thơng tin, phân tích thực trạng chuẩn hóa cơng ty; - Phân tích đánh giá kết đạt được, tồn tại, ngun nhân hoạt động chuẩn hóa cơng tác văn hịng cơng ty - Đề xuất giải pháp đẩy mạnh chuẩn hóa cơng tác văn hịng Cơng ty cổ phần Bellsystems24- Hoasao Tổng quan tình hình nghiên cứu: Theo khảo sát chúng tôi, vấn đề chuẩn hóa hoạt động văn phịng đề cập đến số cơng trình nghiên cứu Trong khoảng chục năm trở lại đây, có nhiều sách chuyên khảo, giáo trình văn phịng quản trị văn phịng, tổ chức điều hành cơng sở cơng bố xuất như: - Sách Cẩm nang tổ chức hành văn phịng, (2003), Hồ Ngọc Cẩn (Chủ biên), NXB Tài chính, Hà Nội; Muốn nâng cao chất lượng công tác hiệu kinh doanh, phải ý xây dựng hoàn thiện phận tham mưu để giúp cho thủ trưởng làm tốt chức điều hành đơn vị Đó phần tổ chức quản trị hành văn phịng có vai trị ngời thư ký Cuốn sách Cẩm nang tổ chức quản trị hành văn phịng tác giả Hồ Ngọc Cẩn, chuyên viên nghiên cứu Luật hành cao cấp chủ biên dẫn cụ thể nghiệp vụ thuộc nội dung hy vọng cung cấp nhiều tư liệu tham khảo bổ ích giúp, cho công việc bạn ngày thăng tiến - Giáo trình Quản trị Văn phịng, (2015) nhóm tác giả Nghiêm Kỳ Hồng, Lê Văn In, Đỗ Văn Học, Nguyễn Văn Báu, Đỗ Văn Thắng, NXB Đại học Quốc gia TP Hồ Chí Minh có nội dung lý luận quản trị văn phòng Tuy nhiên, chưa đề cập nhiều tới nội dung chuẩn hóa; - Sách Quản trị hành văn phịng (2000) tác giả Mike Harvey, dịch Kỹ Nghiệp vụ văn phòng tác giả Vương Hoàng Tuấn, NXB Trẻ, TP Hồ Chí Minh; Quản trị văn phịng theo thuật ngữ chun môn, tập hợp hoạt động hàng ngày có liên quan đến lập kế hoạch tài chính, lưu trữ hồ sơ, tài chính, nhân sự, phân phối vật lý hậu cần công ty, doanh nghiệp, tổ chức định Một nhân viên thực hoạt động thường gọi quản trị viên văn phòng hay quản lý văn phòng, họ đóng vai trị sở hạ tầng tổ chức nào, quy mô lớn hay nhỏ Nhìn chung, thơng qua khái niệm này, nhìn tầm quan trọng hoạt động quản trị văn phòng Những cá nhân làm việc phạm vi lĩnh vực có vai trị trong việc đảm bảo tất chức quản trị văn phòng phối hợp để đạt mức suất cao cho công ty, doanh nghiệp, tổ chức - Giáo trình Quản trị văn phịng (2005) PGS.TS Nguyễn Hữu Tri (chủ biên), NXB Khoa học Kỹ thuật, Hà Nội; Trong xu phát triển kinh tế tri thức nay, công tác văn phòng nhiệm vụ then chốt nhiều quan, đơn vị để bảo quản, cung cấp đầy đủ, kịp thời thơng tin có chất lượng cho * Nội dung rà soát quy chế, quy định: Rà soát thẩm quyền ban hành quy chế, quy định gồm rà sốt thẩm quyền hình thức rà soát thẩm quyền nội dung; Trạng thái quy chế, quy định; - Rà soát nội dung quy chế; quy định; - Rà soát ban hành; thể thức, kỹ thuật trình bày; trình tự, thủ tục xây dựng, ban hành quy chế, quy định - Rà soát trạng thái quy chế, quy định cịn phù hợp hay khơng cịn phù hợp với văn quy phạm pháp luật nhà nước quy chế, quy định nội CTCP Bellsystems24-Hoasao * Phương thức rà soát quy chế, quy định: Hoạt động rà soát quy chế, quy định tiến hành phương thức sau: - Đầu mối phận nghiệp vụ thuộc Văn phịng tự rà sốt quy chế, quy định; - Rà soát quy chế, quy định theo thẩm quyền Ví dụ phận Kiểm sốt chất lượng thuộc Khối Vận hành Công nghệ phận Kiểm soát tài liệu nội thuộc Khối Pháp chế Trung tâm Hành Văn phịng thuộc Khối Vận hành Công nghệ hay người phân quyền/ủy quyền ký ban hành quy chế; quy định; 56 Kết hợp dự án rà soát tổng thể hệ thống văn Công ty - Khối Pháp chế chủ trì thực (từ tháng 3/2018 đến tháng 8/2019), đầu mối đơn vị thuộc Văn phòng tự rà soát quy chế, quy định hoạt động văn phòng CTCP Bellsystems24-Hoasao Các loại quy chế, quy định hoạt động văn phịng cần rà sốt * 1/ Về hoạt động quản lý hệ thống văn lưu trữ hồ sơ Ví dụ: Quy định số 0042/2011/QĐ ngày 18/10/2011 Tổng giám đốc lập hồ sơ quản lý hồ sơ Bellsystems24-Hoasao; Quy định số 0009/2016/QĐ ngày 13 tháng năm 2016 Tổng giám đốc hệ thống văn nội bộ… 2/ Về hoạt động quản lý tài sản, sở vật chất trang thiết bị văn phịng Ví dụ; Quy định số 0022/2017/QĐ-TGĐ ngày 22/8/2017 Tổng giám đốc quản lý tài sản… 3/ Về hoạt động thiết kế khơng gian giao dịch Ví dụ: Quy định số 0198/2016/QT ngày 9/11/2016 Tổng giám đốc phối hợp vận hành quản lý hình ảnh Chi nhánh Cơng ty… Sau rà sốt, phận báo cáo Trung tâm Hành văn phịng có trách nhiệm tổng hợp lập Danh mục sau: - Tổng hợp quy chế, quy định hoạt động văn phòng ban - Tổng hợp quy chế, quy định hoạt động văn phòng hiệu lực hành; hết hiệu lực; - Tổng hợp quy chế, quy định hoạt động văn phòng cần sửa đổi, bổ sung; - Tổng hợp quy chế, quy định hoạt động văn phòng cần ban hành Việc rà soát lại quy chế, quy định hoạt động văn phịng Cơng ty đơn vị khác hệ thống nhằm tập hợp liệu để cơng bố Tập hệ thống hóa quy chế, quy định CTCP Bellsystems24-Hoasao hiệu lực hay hết hiệu lực, giúp cho việc xây dựng, áp dụng, thi hành quy chế hiệu quả, thuận tiện, tăng cường tính cơng khai, minh bạch hệ thống quy chế, quy định 57 3.2.2 Nghiên cứu, ban hành thêm Quy chế, Quy định Quy chế, Quy định có vai trị quan trọng nhằm đảm bảo thơng tin phục vụ quản lý, điều hành định hiệu hoạt động quan, tổ chức Do đó, quy chế, quy định soạn thảo ban hành không với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn đảm bảo cho việc thực thi, ảnh hưởng đến hoạt động máy quản lý cơng tác đạo, điều hành Hiện nay, có hoạt động văn phịng Cơng ty chưa có quy chế, quy định để vận hành Ví dụ, hoạt động Lễ tân; Hoạt động hội, họp, kiện Các hoạt động có hướng dẫn thực hiện, chưa có quy định, quy chế thể nguyên tắc vận hành có sở pháp lý, chặt chẽ Bởi vậy, theo tơi, Trung tâm Hành Văn phịng cần thiết phải tham mưu cho ban lãnh đạo Công ty đạo đơn vị nghiệp vụ xây dựng quy chế, quy định hoạt động lễ tân hoạt động hội, họp, kiện Công ty Các quy chế, quy định cần xây dựng mẫu hóa kịch bản, quy trình, chương trình, kế hoạch, dự tốn kinh phí để áp dụng cho việc tổ chức hội họp, kiện có tính thường xun, phổ biến; nghiên cứu, xây dựng mẫu hướng dẫn áp dụng hình thức trang trí, số ghi thức lễ tân khánh tiết cho loại hội họp, kiện có tính thường xun, phổ biến; mẫu hóa số tài liệu sử dụng thường xuyên tổ chức hội họp, kiện như: kịch MC, phát biểu (phổ biến) lãnh đạo, thông tin sử dụng truyền thơng… 3.3 Nhóm giải pháp chuẩn hóa quy trình hoạt động văn phịng 3.3.1 Tiếp tục tăng cường việc truyền thơng, hướng dẫn, kiểm tra, đánh giá Ban lãnh đạo CTCP Bellsystems24-Hoasao xác định phân công cho Trung tâm hành Văn phịng có trách nhiệm tăng cường truyền thơng, hướng dẫn, kiểm tra, đánh giá việc chuẩn hóa hoạt động văn phịng Cơng ty như: - Về cơng tác Văn thư Lưu trữ; - Về hoạt động lễ tân; - Về hoạt động hội, họp, kiện; 58 - Về hoạt động quản lý tài sản, sở vật chất trang thiết bị văn phòng; - Về hoạt động thiết kế không gian giao dịch Thứ nhất, truyền thông cho đầu mối đơn vị nghiệp vụ thấu hiểu cần phải chuẩn hóa hoạt động văn phòng? Nếu hoạt động văn phòng khơng chuẩn hóa dẫn tới khó khăn vấn đề rủi ro gì? Thực tế, q trình vận hành hoạt động văn phịng Cơng ty, ghi nhận vấn đề khó khăn, lúng túng rủi ro vận hành hoạt động văn phịng CTCP Bellsystems24-Hoasao Chính vậy, việc chuẩn hóa hoạt động văn phịng Cơng ty nói riêng tồn hệ thống nói chung quan trọng Vì hoạt động tạo rủi ro vô nghiêm trọng Công ty khơng chuẩn hóa hoạt động văn phịng Ví dụ, cơng tác văn thư, lưu trữ khơng chuẩn hóa quy chế, quy định, để đơn vị nghiệp vụ vận hành cách tùy tiện xảy rủi ro văn sai thẩm quyền hình thức; sai thẩm quyền mặt nội dung cán văn thư cho phát hành đóng dấu sai thẩm quyền, đóng dấu khống chỉ… Thứ hai, hướng dẫn đơn vị nghiệp vụ chuẩn hóa hoạt động văn phòng mức độ ban hành quy chế, quy định quy trình/hướng dẫn thực hoạt động Hướng dẫn đầu mối đơn vị nghiệp vụ thuộc Văn phòng xác định rõ hoạt động văn phòng cần ban hành quy chế, quy định Ví dụ, hoạt động văn thư, lưu trữ cần ban hành Quy định công tác văn thư lưu trữ, quản lý sử dụng dấu/Hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ, quản lý sử dụng dấu; Hoạt động lễ tân cần ban hành Quy định Lễ tân/Hướng dẫn nghiệp vụ Lễ tân; Hoạt động hội, họp, kiện cần ban hành Quy định hội, họp, kiện/Hướng dẫn thực hội, họp, kiện, Thứ ba, kiểm tra, đánh giá đơn vị nghiệp vụ thuộc Văn phịng thực chuẩn hóa hoạt động văn phịng hàng năm, có báo cáo đánh giá khen thưởng, kỷ luật công khai, minh bạch 59 3.3.2.Chú trọng nâng cao Cơng tác chuẩn hóa văn phịng Cơng ty - Cơng tác chuẩn hóa hoạt động văn phòng CTCP Bellsystems24- Hoasao cần đội ngũ Ban lãnh đạo trọng quan tâm mức Cần đưa vấn đề chuẩn hoá hoạt động văn phịng cụ thể hóa vào văn hay chiến lược phát triển Công ty - Bản thân cán nhân viên cần nhận thức việc chuẩn hóa hoạt động văn phịng, đề xuất lãnh đạo Trung tâm Hành Văn phịng ban hành quy chế, quy định hoạt động phụ trách hay thực để có sở làm việc khoa học, minh bạch; - Ban lãnh đạo Công ty cần đạo ban lãnh đạo Khối Vận hành Cơng nghệ áp tiêu chuẩn hóa hoạt động văn phịng vào kế hoạch cơng tác hàng năm Trung tâm Hành Văn phịng đo lường, đánh giá hiệu công việc cuối năm phận Kiểm sốt chất lượng – Khối Vận hành cơng nghệ; - Trung tâm Hành Văn phịng áp tiêu chuẩn hóa hoạt động văn phịng vào kế hoạch công công tác đơn vị nghiệp vụ thuộc Văn phòng đo lường, đánh giá Giám đốc Trung tâm Hành Văn phịng hàng năm; - CTCP Bellsystems24-Hoasao cần đại hóa cơng tác chuẩn hóa hoạt động văn phòng, đặc biệt giai đoạn cách mạng công nghiệp 4.0 Công tác chuẩn hóa hoạt động văn phịng phải trọng nâng cao để bắt kịp với xu thời đại Sự phát triển mạnh mẽ khoa học công nghệ tác động lớn đến quy chế, quy định hoạt động văn phòng Ví dụ, ứng dụng phần mềm cơng nghệ thơng tin Công tác văn thư, lưu trữ; Ứng dụng phần mềm hoạt động quản lý tài sản, sở vật chất trang, thiết bị văn phòng; Ứng dụng phần mềm quản lý phòng họp… - Hiện nay, Quản trị văn phòng ngành học triển khai đào tạo bậc đại học cao học, đó, vấn đề chuẩn hóa hoạt động văn phòng nội dung quan trọng cần thiết Tuy nhiên, trình thực luận văn, thấy hệ thống lý luận lý thuyết vấn đề chưa đề cập nhiều cơng trình nghiên cứu, đặc biệt tập giảng, giáo trình 60 Vì vậy, để giúp quan, doanh nghiệp vấn đề này, sở đào tạo cần nghiên cứu xây dựng hệ thống lý luận chuẩn hóa hoạt động văn phịng, viết tài liệu, giáo trình mở rộng quy mô, phạm vi đào tạo Thực tốt công tác đào tạo, đặc biệt đào tạo nội dung chuẩn hóa HĐVP văn phịng góp phần nâng cao nhận thức người đứng đầu, nâng cao khả tham mưu người ủy quyền (hoặc phụ trách phận văn phịng), góp phần đưa hoạt động văn phòng quan, doanh nghiệp vào nếp 61 TIỂU KẾT CHƯƠNG Trên sở tồn cơng tác chuẩn hóa hoạt động văn phòng CTCP Bellsystems24-Hoasao nguyên nhân chủ yếu trình bày chương 2, chương luận văn đề xuất số giải pháp sau: 3.1 Nâng cao nhận thức chuẩn hóa hoạt động văn phịng Cơng ty tồn hệ thống; 3.2.1 Rà sốt lại tồn Quy chế, Quy định hoạt động văn phịng Cơng ty đơn vị khác hệ thống; 3.2.2 Nghiên cứu, ban hành thêm Quy chế, Quy định mới; 3.3.1 Tiếp tục tăng cường việc truyền thông, hướng dẫn, kiểm tra, đánh giá Ngoài ra, chương này, luận văn đưa số kiến nghị CTCP Bellsystems24-Hoasao sở đào tạo quản trị văn phịng với mong muốn đẩy mạnh việc chuẩn hóa hoạt động văn phòng quan, doanh nghiệp nói chung CTCP Bellsystems24-Hoasao nói riêng, góp phần nâng cao hiệu hoạt động Công ty thời gian tới 62 KẾT LUẬN Bài khóa luận tốt nghiệp đặt tập trung giải vấn đề như: hệ thống làm rõ sở lý luận chuẩn hóa hoạt động văn phịng; khảo sát đánh giá kết chuẩn hóa số hoạt động Văn phịng CTCP Bellsystems24-Hoasao, từ hạn chế vấn đề cần tiếp tục chuẩn hóa; sở đó, đề xuất số vấn đề cần tiếp tục chuẩn hóa hoạt động Văn phịng CTCP Bellsystems24-Hoasao Khóa luận sâu phân tích thực trạng chuẩn hóa hoạt động văn phòng CTCP Bellsystems24-Hoasao theo nội dung: (1) Xây dựng quy đinh; quy chế sở hoạt động văn phòng; (2) Ban hành áp dụng tiêu chuẩn hoạt động văn phòng; (3) Kiểm tra, giám sát thực chuẩn hóa hoạt động văn phịng Kết nghiên cứu có nhiều nguyên nhân ảnh hưởng đến thực trạng chuẩn hóa hoạt động văn phịng CTCP Bellsystems24-Hoasao bao gồm: - Chuẩn hóa hoạt động văn phịng lĩnh vực mới, kinh nghiệm đạo hạn chế; - Các quy định, quy chế chồng chéo chưa đồng bộ; - Các cán Văn phòng khối Pháp chế Kiểm soát tuân thủ chưa chủ động trực tiếp trao đổi với cán nhân viên; - Nhận thức cán nhân viên văn phịng cịn hạn chế Kết khơng có đóng góp lý luận mà cịn giúp quan có định hướng nhóm giải pháp cụ thể nhằm chuẩn hóa hoạt động văn phịng CTCP Bellsystems24-Hoasao.Với kết nghiên cứu trên, tác giả hy vọng góp phần vào chuẩn hóa hoạt động văn phịng CTCP Bellsystems24-Hoasao Đây vấn đề có ý nghĩa, lâu dài với mong muốn Khối dự án miền bắc nói riêng tồn hệ 63 thống Cơng ty nói chung hoạt động ngày hiệu Tuy nhiên, giới hạn kiến thức, thời gian phạm vi nghiên cứu nên khóa luận khơng tránh khỏi thiếu sót cần nghiên cứu, bổ sung tiếp tục hoàn thiện Tác giả mong nhận góp ý kiến Q thầy cơ, Hội đồng chấm khóa luận độc giả để khóa luận tốt nghiệp hồn thiện hơn./ Tơi xin trân trọng cảm ơn! 64 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Hồ Ngọc Cẩn (2006), Cẩm nang tổ chức hành văn phịng NXB Tài Nghiêm Kỳ Hồng (Chủ biên),Lê Văn In, Đỗ Văn Học, Nguyễn Văn Báu, Đỗ Văn Thắng (2015) Giáo trình Quản trị Văn phịng NXB Đại học Quốc gia TP Hồ Chí Minh PGS.TS Nguyễn Hữu Tri (2005) Quản trị văn phòng NXB Khoa học Kỹ thuật, Hà Nội Kỷ yếu Hội thảo khoa học Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn- Đại học Quốc gia Hà Nội (2005) Quản trị văn phòng - Lý luận thực tiễn NXB Đại học Quốc gia Hà Nội Khoa Văn Cơng nghệ Hành chính- Học viện Hành Quốc gia (2006) Giáo trình Hành văn phòng quan nhà nước NXB Giáo dục, Hà Nội PGS.TS Văn Tất Thu (2011) Tổ chức hoạt động Văn phòng Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ NXB Chính trị quốc gia GS.TSKH Nguyễn Văn Thâm (2011) Tổ chức, điều hành hoạt động công sở (tái lần thứ hai) NXB Chính trị Quốc gia, Hà Nội Bộ Khoa học Công nghệ (2007), Thông tư số 21/2007/TT- BKHCN ngày 28 tháng năm 2007 việc Hướng dẫn xây dựng áp dụng tiêu chuẩn Nguyễn Thành Độ, Nguyễn Ngọc Diệp Trần Phương Hiền (2012), Quản trị Văn phòng NXB Đại học Kinh tế quốc dân, Hà nội 12 Đào Duy Huân Nguyễn Đình Chính (1998), Quản trị hành văn phịng NXB Thống kê, Hà Nội 13 Nguyễn Thị Ngọc Huyền (2002), Giáo trình Quản trị học, NXB Tài chính, Hà Nội 65 14 CTCP Bellsystems24-Hoasao (2018-2020) Văn bản, quy chế, công văn số tài liệu thực tế, Hà Nội 15 Nguyễn Tuấn Phước (1998), Quản trị học – Những vấn đề NXB Đồng Nai 16 PGS.TS Vũ Thị Phụng (2021) Giáo trình Lý luận quản trị văn phòng, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội 17 Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam (2006), Luật tiêu chuẩn quy chuẩn kỹ thuật, NXB Lao động – Xã hội, Hà Nội 18 Nguyễn Hải Sản (2003) Quản trị học NXB Thống kê, Hà Nội 19 Nguyễn Hữu Tri (2001) Nghiệp vụ văn phòng, NXB Thống kê, Hà 20 Nguyễn Hữu Tri (2005), Quản trị văn phòng, NXB Khoa học Nội Kỹ thuật, Hà Nội 20 Quy định số 0042/2011/QĐ ngày 18/10/2011 Tổng giám đốc lập hồ sơ quản lý hồ sơ CTCP Bellsystems24-Hoasao 21 Quy trình số 0173/2013/QT ngày 17/12/2013 việc đăng ký chữ ký mẫu để giao dịch cán nhân viên thuộc CTCP Bellsystems24-hoasao 22 Quy định xử lý kỷ luật số 0186A/2015/QĐ-TGĐ ngày 14/8/2015 Tổng Giám đốc quy định nội quy lao động 23 Quy định số 0009/2016/QĐ ngày 13 tháng năm 2016 Tổng giám đốc hệ thống văn nội 24 Quy định số 0003/2016/QĐ ngày 28 tháng 01 năm 2016 công tác chuẩn hóa Bellsystems24-Hoasao 25 https://bell24-hoasao.com/ 66 PHỤ LỤC Sảnh lễ tân văn phịng CTCP Bellsystems24- Hoasao 67 Hình ảnh thực tập CTCP Bellsystems24- Hoasao 68 Phòng họp CTCP Bellsystem24- Hoasao Tổ chức tiệc sinh nhật cho thành viên CTCP Bellsystems24- Hoasao 69 Trang trí tiệc sinh nhật CTCP Bellsystems24- Hoasao Các buổi hội thảo tổ chức CTCP Bellsystems24- Hoasao 70 ... chuẩn hóa hoạt động văn phịng Chương 2: Thực trạng chuẩn hóa hoạt động văn phịng CTCP Bellsystems24 -Hoasao Nếu khái quát Công ty Bellsystems24 -Hoasao, nhận thức hoạt động chuẩn hóa cơng tác văn. .. sở lý luận chuẩn hóa hoạt động văn phòng -Thứ hai: Khảo sát đánh giá kết chuẩn hóa số hoạt động văn phịng Cơng ty cổ phần Bellsystems24 – Hoasao Từ hạn chế vấn đề cần tiếp tục chuẩn hóa -Thứ ba:... văn phòng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, tơi hồn thành báo cáo khóa luận tốt nghiệp nghiên cứu số hoạt động quản trị Công ty Cổ phần Bellsystem24 – HoaSao – Khối dự án miền Bắc Để hồn thành khóa