8. Cấu trúc dự kiến trong báo cáo tổng hợp kết quả nghiên cứu của đề tài
2.7.2. Hạn chế và nguyên nhân
a/ Hạn chế
Bên cạnh những kết quả đã đạt được trong chuẩn hóa hoạt động văn phòng thì CTCP Bellsystems24-Hoasao cũng còn có những hạn chế cần được khắc phục để nâng cao hơn nữa hiệu quả của hoạt động này, cụ thể đó là:
Một là, chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại CTCP Bellsystems24-Hoasao
chưa được chú trọng triệt để và quan tâm sát sao mà mới chỉ tập chung vào công tác ban hành quy chế/quy định;
Hai là, việc xác định nhu cầu công việc của nhân viên và phân tích công
việc chưa được thực hiện kỹ càng dẫn đến xây dựng quy chế/quy định trong công việc gặp khó khăn, CTCP Bellsystems24-Hoasao chưa nắm bắt được kịp thời các thông tin về nhu cầu, mong muốn và sự hài lòng của người lao động về công việc và các quy định nói chung,...
Ba là, hệ thống các quy chế, quy định, tiêu chuẩn củaCTCP Bellsystems24-
Hoasao chưa có sự đồng bộ, dẫn đến sự chồng chéo giữa các tiêu chuẩn. Việc ban hành nhiều các quy chế, quy định, tiêu chuẩn cũng gây ra tâm lý gò bó và tạo nhiều áp lực cho người lao động. Bên cạnh đó, các các quy chế, quy định, tiêu chuẩn cũng chưa thực sự rõ ràng, nhiều điều khoản còn khó hiểu khiến quá trình thực thi còn lúng túng và nhân viên thường xuyên phải xin ý kiến chỉ đạo của cấp trên trực thuộc dẫn đến mất nhiều thời gian;
Bốn là, CTCP Bellsystems24-Hoasao chưa xem xét và thực hiện đánh giá
một cách toàn diện cả quá trình, chưa cho thấy rõ chất lượng thực sự của chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại đây;
Năm là, Quá trình giám sát chuẩn hóa hoạt động văn phòng của CTCP
Bellsystems24-Hoasao còn lỏng lẻo dẫn đến tình trạng kỹ năng thực hiện của người cán bộ Văn phòng và khối Pháp chế và Kiểm soát tuân thủ chưa tốt. Các bộ phận này đã không giải thích cho các nhân viên khác mục đích của hoạt động chuẩn hóa và lợi ích mà các nhân viên đó nhận được khi áp dụng các tiêu chuẩn mới nên họ không biết rõ về những quyền lợi có thể được hưởng cũng như những điều kiện cần có để có thể áp dụng tiêu chuẩn một cách hiệu quả nhất.
52
b/ Nguyên nhân của những hạn chế
Ban lãnh đạo Công ty vẫn chưa coi việc chuẩn hóa hoạt động văn phòng là một nhiệm vụ trong chiến lược và kế hoạch phát triển chung của
Công ty;
- Một là, lãnh đạo Trung tâm Hành chính Văn phòng cũng chưa xác định
việc chuẩn hóa hoạt động văn phòng là một nhiệm vụ quan trọng trong kế hoạch công tác hàng năm;
- Hai là, chuẩn hóa hoạt động văn phòng là lĩnh vực mới nên trong quá
trình thực hiện còn nhiều tồn tại và gặp nhiều khó khăn, kinh nghiệm chỉ đạo còn hạn chế, đặc biệt là nội dung tham mưu, lấy ý kiến nhân viên trong công tác xây dựng các quy chế, quy định, tiêu chuẩn gần như chưa được quan tâm. Từ đó, việc nhận thức, cũng như thực hiện hoạt động này ở tại CTCP Bellsystems24 còn mang nặng tính hình thức;
- Ba là, các cán bộ Văn phòng và khối Pháp chế và Kiểm soát tuân thủ chưa chủ động trực tiếp trao đổi với các nhân viên trong từng khối cụ thể về nhu cầu trong công việc của họ cũng như về hoạt động chuẩn hóa tại CTCP Bellsystems24-Hoasao nói chung;
- Bốn là, nhận thức của các nhân viên còn hạn chế. Phần lớn họ chỉ quan
tâm đến việc cố gắng làm sao làm việc thật tốt mà không chú ý đến quyền được tham mưu, đóng góp ý kiến.
53
TIỂU KẾT CHƯƠNG 2
Trên cơ sở hệ thống lý luận ở Chương 1, trong Chương 2, chúng tôi đã tiến hành khảo sát, đánh giá thực trạng chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại CTCP Bellsystems24-Hoasao qua những vấn đề chính như sau: Nhận thức của lãnh đạo CTCP Bellsystems24-Hoasao về chuẩn hóa hoạt động văn phòng; Việc ban hành các quy chế, quy định về hoạt động văn phòng; Việc phổ biến, hướng dẫn các quy chế, quy định về hoạt động văn phòng; Việc kiểm tra, đánh giá kết quả thực hiện các các quy chế, quy định về hoạt động văn phòng; Việc đổi mới, cải tiến các quy chế, quy định về hoạt động văn phòng. Bên cạnh đó, luận văn cũng đã chỉ ra được một số hạn chế và các nguyên nhân cơ bản của việc chuẩn hóa hoạt động văn phòng. Đây sẽ là những căn cứ để tác giả đưa ra được các giải pháp chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại CTCP Bellsystems24-Hoasao trong chương 3.
54
Chương 3
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BELLSYSTEMS24-HOASAO
Trên cơ sở khảo sát, đánh giá ở chương 2, có thể thấy, mặc dù đã có những kết quả nhất định, nhưng vấn đề chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại CTCP Bellsystems24-Hoasao vẫn còn một số hạn chế. Để khắc phục và tiếp tục đẩy mạnh việc chuẩn hóa hoạt động văn phòng ở Công ty, chúng tôi đề xuất một số nhóm giải pháp sau:
3.1. Nâng cao nhận thức về chuẩn hóa hoạt động văn phòng Công ty và trong toàn hệ thống
Để nâng cao nhận thức về chuẩn hóa hoạt động văn phòng ở Công ty và trong toàn hệ thống thì trước hết phải nâng cao nhận thức về vai trò, trách nhiệm và tầm quan trọng của việc chuẩn hóa hoạt động văn phòng trong đội ngũ lãnh đạo và nhân viên, đặc biệt phải quán triệt nhận thức coi việc chuẩn hóa hoạt động văn phòng là trách nhiệm chung của cả Công ty.
Hai là tăng cường năng lực của lãnh đạo và nhân viên trong việc chuẩn hóa hoạt động văn phòng. Trước mắt, đề nghị Công ty lập Đề án nâng cao năng lực đội ngũ văn phòng toàn Công ty, trong đó quy hoạch tổng thể, điều tra, khảo sát, đánh giá các vị trí xem mức độ đáp ứng công việc của đội ngũ cán bộ, trên cơ sở đó có kế hoạch đào tạo bồi dưỡng.
Ba là tăng cường kiểm tra, kiểm soát và có chế tài thưởng phạt phù hợp. Liên quan đến giải pháp này, đề nghị Trung tâm Hành chính Văn phòng CTCP Bellsystems24-Hoasao xây dựng quy trình xử lý văn bản với sự phân công trách nhiệm cụ thể, xây dựng cơ chế phối hợp hoạt động giữa Trung tâm Hành chính Văn phòng CTCP Bellsystems24-Hoasao và các đơn vị trong và ngoài
Công ty. Đối với công tác tổng hợp, thư ký, Trung tâm hành chính Văn phòng CTCP Bellsystems24-Hoasao là đầu mối chỉ đạo chuẩn hoá hệ thống mẫu văn bản thống kê trong toàn Công ty.
Bốn là, cần sớm xây dựng và triển khai đề án nâng cao hiệu quả sử dụng của các nguồn lực chung tạo môi trường cảnh quan đẹp, phù hợp với điều kiện, vị thế
55
và yêu cầu nhiệm vụ của Công ty. Theo quy hoạch đó, các mối quan hệ phối hợp trong hoạt động dịch vụ cần quy về một đầu mối; chuyên nghiệp hoá dịch vụ; thống nhất trong việc phối hợp hoạt động giữa các đơn vị trong Công ty liên quan đến vấn đề môi trường cảnh quan, an ninh, dịch vụ…