- Công tác chuẩn hóa hoạt động văn phòng của CTCP Bellsystems24- Hoasao cần được đội ngũ Ban lãnh đạo chú trọng và quan tâm đúng mức hơn nữa. Cần đưa vấn đề chuẩn hoá hoạt động văn phòng và cụ thể hóa vào các văn bản hay chiến lược phát triển của Công ty.
- Bản thân mỗi cán bộ nhân viên cần nhận thức đúng việc chuẩn hóa hoạt động văn phòng, đề xuất lãnh đạo Trung tâm Hành chính Văn phòng ban hành các quy chế, quy định đối với hoạt động mình phụ trách hay thực hiện để có cơ sở làm việc khoa học, minh bạch;
- Ban lãnh đạo Công ty cần chỉ đạo ban lãnh đạo Khối Vận hành và Công nghệ áp chỉ tiêu chuẩn hóa hoạt động văn phòng vào kế hoạch công tác hàng năm của Trung tâm Hành chính Văn phòng và được đo lường, đánh giá hiệu quả công việc cuối năm bởi bộ phận Kiểm soát chất lượng – Khối Vận hành và công nghệ;
- Trung tâm Hành chính Văn phòng áp chỉ tiêu chuẩn hóa hoạt động văn phòng vào kế hoạch công công tác của các đơn vị nghiệp vụ thuộc Văn phòng và được đo lường, đánh giá bởi Giám đốc Trung tâm Hành chính Văn phòng hàng năm;
- CTCP Bellsystems24-Hoasao cần hiện đại hóa công tác chuẩn hóa hoạt
động văn phòng, đặc biệt trong giai đoạn cách mạng công nghiệp 4.0 như hiện nay. Công tác chuẩn hóa hoạt động văn phòng càng phải được chú trọng và nâng cao hơn nữa để có thể bắt kịp với xu thế của thời đại. Sự phát triển mạnh mẽ của khoa học công nghệ tác động lớn đến các quy chế, quy định trong hoạt động văn phòng. Ví dụ, ứng dụng phần mềm công nghệ thông tin trong Công tác văn thư, lưu trữ; Ứng dụng phần mềm trong hoạt động quản lý tài sản, cơ sở vật chất và các trang, thiết bị văn phòng; Ứng dụng phần mềm trong quản lý phòng họp…
- Hiện nay, Quản trị văn phòng là một ngành học mới được triển khai đào tạo ở bậc đại học và cao học, trong đó, vấn đề chuẩn hóa hoạt động văn phòng là một nội dung rất quan trọng và cần thiết. Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện luận văn, chúng tôi thấy hệ thống lý luận và lý thuyết về vấn đề này còn chưa được đề cập nhiều trong các công trình nghiên cứu, đặc biệt là các tập bài giảng, giáo trình.
61
Vì vậy, để giúp các cơ quan, doanh nghiệp trong vấn đề này, các cơ sở đào tạo cần nghiên cứu xây dựng hệ thống lý luận về chuẩn hóa hoạt động văn phòng, viết tài liệu, giáo trình và mở rộng quy mô, phạm vi đào tạo.
Thực hiện tốt công tác đào tạo, đặc biệt là đào tạo nội dung chuẩn hóa HĐVP văn phòng sẽ góp phần nâng cao nhận thức của những người đứng đầu, nâng cao khả năng tham mưu của những người được ủy quyền (hoặc phụ trách bộ phận văn phòng), góp phần đưa hoạt động văn phòng ở các cơ quan, doanh nghiệp đi vào nền nếp.
62
TIỂU KẾT CHƯƠNG 3
Trên cơ sở các tồn tại trong công tác chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại CTCP Bellsystems24-Hoasao và nguyên nhân chủ yếu được trình bày ở chương 2, trong chương 3 luận văn đã đề xuất một số giải pháp sau: 3.1. Nâng cao nhận thức về chuẩn hóa hoạt động văn phòng ở Công ty và trong toàn hệ thống; 3.2.1. Rà soát lại toàn bộ các Quy chế, Quy định về hoạt động văn phòng tại Công ty và các đơn vị khác trong hệ thống; 3.2.2. Nghiên cứu, ban hành thêm những Quy chế, Quy định mới; 3.3.1. Tiếp tục tăng cường việc truyền thông, hướng dẫn, kiểm tra, đánh giá. Ngoài ra, cũng trong chương này, luận văn đã đưa ra một số kiến nghị đối với CTCP Bellsystems24-Hoasao và các cơ sở đào tạo về quản trị văn phòng với mong muốn đẩy mạnh việc chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại các cơ quan, doanh nghiệp nói chung và CTCP Bellsystems24-Hoasao nói riêng, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Công ty trong thời gian tới.
63
KẾT LUẬN
Bài khóa luận tốt nghiệp của tôi đặt ra và tập trung giải quyết những vấn đề như: hệ thống và làm rõ cơ sở lý luận về chuẩn hóa hoạt động văn phòng; khảo sát và đánh giá kết quả chuẩn hóa một số hoạt động Văn phòng tại CTCP Bellsystems24-Hoasao, từ đó chỉ ra những hạn chế và những vấn đề cần tiếp tục được chuẩn hóa; trên cơ sở đó, đề xuất một số vấn đề cần tiếp tục chuẩn hóa hoạt động Văn phòng tại CTCP Bellsystems24-Hoasao.
Khóa luận đã đi sâu phân tích thực trạng chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại CTCP Bellsystems24-Hoasao theo các nội dung: (1) Xây dựng quy đinh; quy chế cơ sở về hoạt động văn phòng; (2) Ban hành và áp dụng tiêu chuẩn hoạt động văn phòng; (3) Kiểm tra, giám sát thực hiện chuẩn hóa hoạt động văn phòng.
Kết quả nghiên cứu chỉ ra có nhiều nguyên nhân ảnh hưởng đến thực trạng chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại CTCP Bellsystems24-Hoasao bao gồm:
- Chuẩn hóa hoạt động văn phòng là lĩnh vực mới, kinh nghiệm chỉ đạo còn hạn chế;
-Các quy định, quy chế chồng chéo chưa đồng bộ;
- Các cán bộ Văn phòng và khối Pháp chế và Kiểm soát tuân thủ chưa chủ động trực tiếp trao đổi với các cán bộ nhân viên;
-Nhận thức của các cán bộ nhân viên văn phòng còn hạn chế.
Kết quả này không chỉ có những đóng góp về lý luận mà còn giúp cơ quan có định hướng về các nhóm giải pháp cụ thể nhằm chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại CTCP Bellsystems24-Hoasao.Với kết quả nghiên cứu trên, tác giả hy vọng góp phần vào chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại CTCP Bellsystems24-Hoasao. Đây là vấn đề có ý nghĩa, cơ bản và lâu dài với mong muốn Khối dự án miền bắc nói riêng và toàn hệ
64
thống Công ty nói chung hoạt động ngày một hiệu quả hơn. Tuy nhiên, do giới hạn về kiến thức, thời gian và phạm vi nghiên cứu nên khóa luận sẽ không tránh khỏi những thiếu sót cần được nghiên cứu, bổ sung và tiếp tục hoàn thiện. Tác giả rất mong nhận được sự góp ý kiến của Quý thầy cô, Hội đồng chấm khóa luận và các độc giả để bài khóa luận tốt nghiệp hoàn thiện hơn./.
65
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Hồ Ngọc Cẩn (2006), Cẩm nang tổ chức hành chính văn phòng. NXB Tài chính.
2. Nghiêm Kỳ Hồng (Chủ biên),Lê Văn In, Đỗ Văn Học, Nguyễn Văn Báu, Đỗ Văn Thắng (2015). Giáo trình Quản trị Văn phòng. NXB Đại học Quốc gia TP. Hồ Chí Minh.
3. PGS.TS Nguyễn Hữu Tri (2005). Quản trị văn phòng. NXB Khoa
học và Kỹ thuật, Hà Nội.
4. Kỷ yếu Hội thảo khoa học của Trường Đại học Khoa học Xã hội
và Nhân văn- Đại học Quốc gia Hà Nội (2005). Quản trị văn phòng - Lý luận và
thực tiễn. NXB Đại học Quốc gia Hà Nội.
5. Khoa Văn bản và Công nghệ Hành chính- Học viện Hành chính Quốc gia (2006). Giáo trình Hành chính văn phòng trong cơ quan nhà nước.
NXB Giáo dục, Hà Nội.
6. PGS.TS. Văn Tất Thu (2011). Tổ chức và hoạt động của Văn
phòng Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ. NXB Chính trị quốc
gia.
7. GS.TSKH. Nguyễn Văn Thâm (2011). Tổ chức, điều hành hoạt động của các công sở (tái bản lần thứ hai). NXB Chính trị Quốc gia, Hà Nội.
8. Bộ Khoa học và Công nghệ (2007), Thông tư số 21/2007/TT- BKHCN ngày 28 tháng 9 năm 2007 về việc Hướng dẫn về xây dựng và áp dụng tiêu chuẩn.
9. Nguyễn Thành Độ, Nguyễn Ngọc Diệp và Trần Phương Hiền (2012), Quản trị Văn phòng. NXB Đại học Kinh tế quốc dân, Hà nội.
12. Đào Duy Huân và Nguyễn Đình Chính (1998), Quản trị hành chính
văn phòng. NXB Thống kê, Hà Nội.
13. Nguyễn Thị Ngọc Huyền (2002), Giáo trình Quản trị học, NXB Tài chính, Hà Nội.
66
14. CTCP Bellsystems24-Hoasao (2018-2020). Văn bản, quy chế, công
văn và một số tài liệu thực tế, Hà Nội.
15. Nguyễn Tuấn Phước (1998), Quản trị học – Những vấn đề cơ bản. NXB Đồng Nai.
16. PGS.TS. Vũ Thị Phụng (2021). Giáo trình Lý luận về quản trị văn
phòng, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội.
17. Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam (2006), Luật tiêu chuẩn và quy chuẩn kỹ thuật, NXB Lao động – Xã hội, Hà Nội.
18. Nguyễn Hải Sản (2003). Quản trị học. NXB Thống kê, Hà Nội.
19. Nguyễn Hữu Tri (2001). Nghiệp vụ văn phòng, NXB Thống kê, Hà Nội.
20. Nguyễn Hữu Tri (2005), Quản trị văn phòng, NXB Khoa học và
Kỹ thuật, Hà Nội.
20. Quy định số 0042/2011/QĐ ngày 18/10/2011 của Tổng giám đốc về lập hồ sơ và quản lý hồ sơ của CTCP Bellsystems24-Hoasao.
21. Quy trình số 0173/2013/QT ngày 17/12/2013 về việc đăng ký chữ ký mẫu để giao dịch của cán bộ nhân viên thuộc CTCP Bellsystems24-hoasao.
22. Quy định xử lý kỷ luật số 0186A/2015/QĐ-TGĐ ngày 14/8/2015 của Tổng Giám đốc về quy định nội quy lao động.
23. Quy định số 0009/2016/QĐ ngày 13 tháng 4 năm 2016 của Tổng giám đốc về hệ thống văn bản nội bộ.
24. Quy định số 0003/2016/QĐ ngày 28 tháng 01 năm 2016 về công tác chuẩn hóa tại Bellsystems24-Hoasao.
67
PHỤ LỤC
68
69
Phòng họp tại CTCP Bellsystem24- Hoasao
70
Trang trí tiệc sinh nhật tại CTCP Bellsystems24- Hoasao