8. Cấu trúc dự kiến trong báo cáo tổng hợp kết quả nghiên cứu của đề tài
3.2. Nhóm giải pháp đổi mới về thể chế
3.2.1. Rà soát lại toàn bộ các Quy chế, Quy định về hoạt động văn phòng tại CTCP Bellsystems24-Hoasao tại CTCP Bellsystems24-Hoasao
Trung tâm hành chính Văn phòng tham mưu cho ban lãnh đạo Công ty về việc chỉ đạo đơn vị rà soát lại toàn bộ các quy chế, quy định về hoạt động văn phòng tại Công ty. Trung tâm hành chính Văn phòng chủ trì xây dựng Tờ trình, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt chủ trương rà soát tổng thể lại toàn bộ các quy chế, quy định về hoạt động văn phòng tại CTCP Bellsystems24-Hoasao. Tờ trình cần nêu rõ các nội dung:
Nguyên tắc rà soát quy chế, quy định: Bảo đảm tính toàn diện, kịp thời, khách quan, công khai, minh bạch; đúng thẩm quyền, trình tự, thủ tục; Hoạt động rà soát quy chế, quy định phải được tiến hành định kỳ, đồng bộ; Bảo đảm tính thống nhất của hệ thống quy chế; quy định.
Việc rà soát lại toàn bộ các quy chế, quy định về hoạt động văn phòng tại Hội sở và các đơn vị khác trong hệ thống phải được tiến hành một cách khách quan, theo đúng quy định của pháp luật, có sự phối hợp chặt chẽ giữa các Phòng ban, Trung tâm, Khối có liên quan.
Quy chế, quy định được sử dụng để rà soát, hệ thống hóa lại phải theo thứ tự ưu tiên như sau: Bản gốc, bản chính quy chế; quy định. Không lợi dụng việc rà soát quy chế, quy định vì mục đích truộc lợi cá nhân, gây khó khăn cho hoạt động của Công ty.
Bộ phận văn phòng hoặc người có thẩm quyền rà soát quy chế, quy định, chịu trách nhiệm và lập báo cáo kết quả rà soát.
56
* Nội dung rà soát quy chế, quy định:
Rà soát về thẩm quyền ban hành quy chế, quy định gồm rà soát thẩm quyền về hình thức và rà soát thẩm quyền về nội dung; Trạng thái của quy chế, quy định;
- Rà soát về nội dung của quy chế; quy định;
- Rà soát về căn cứ ban hành; thể thức, kỹ thuật trình bày; trình tự, thủ tục xây dựng, ban hành quy chế, quy định.
- Rà soát trạng thái của quy chế, quy định còn phù hợp hay không còn phù hợp với văn bản quy phạm pháp luật của nhà nước và các quy chế, quy định nội bộ của CTCP Bellsystems24-Hoasao.
* Phương thức rà soát quy chế, quy định:
Hoạt động rà soát quy chế, quy định được tiến hành bằng các phương thức sau:
- Đầu mối các bộ phận nghiệp vụ thuộc Văn phòng tự rà soát quy chế, quy định;
- Rà soát quy chế, quy định theo thẩm quyền. Ví dụ do bộ phận Kiểm soát chất lượng thuộc Khối Vận hành và Công nghệ hoặc bộ phận Kiểm soát tài liệu nội bộ thuộc Khối Pháp chế hoặc Trung tâm Hành chính Văn phòng thuộc Khối Vận hành và Công nghệ hay người được phân quyền/ủy quyền ký ban hành quy chế; quy định;
57
- Kết hợp dự án rà soát tổng thể hệ thống văn bản của Công ty do
Khối Pháp chế đang chủ trì thực hiện (từ tháng 3/2018 đến tháng 8/2019), đầu mối các đơn vị thuộc Văn phòng tự rà soát các quy chế, quy định về hoạt động văn phòng tại CTCP Bellsystems24-Hoasao.
* Các loại quy chế, quy định về hoạt động văn phòng cần rà soát
1/ Về hoạt động quản lý hệ thống văn bản và lưu trữ hồ sơ
Ví dụ: Quy định số 0042/2011/QĐ ngày 18/10/2011 của Tổng giám đốc về
lập hồ sơ và quản lý hồ sơ của Bellsystems24-Hoasao; Quy định số 0009/2016/QĐ ngày 13 tháng 4 năm 2016 của Tổng giám đốc về hệ thống văn bản nội bộ…
2/ Về hoạt động quản lý tài sản, cơ sở vật chất và các trang thiết bị văn phòng
Ví dụ; Quy định số 0022/2017/QĐ-TGĐ ngày 22/8/2017 của Tổng giám đốc
về quản lý tài sản…
3/ Về hoạt động thiết kế không gian giao dịch
Ví dụ: Quy định số 0198/2016/QT ngày 9/11/2016 của Tổng giám đốc về phối hợp vận hành và quản lý hình ảnh Chi nhánh của Công ty…
Sau khi rà soát, các bộ phận báo cáo và Trung tâm Hành chính văn phòng có trách nhiệm tổng hợp và lập các Danh mục sau:
- Tổng hợp các quy chế, quy định về hoạt động văn phòng đã được ban hành;
- Tổng hợp các quy chế, quy định về hoạt động văn phòng còn hiệu lực và hết hiệu lực;
- Tổng hợp các quy chế, quy định về hoạt động văn phòng cần sửa đổi, bổ sung;
- Tổng hợp các quy chế, quy định về hoạt động văn phòng cần ban hành mới.
Việc rà soát lại các quy chế, quy định về hoạt động văn phòng tại Công ty và các đơn vị khác trong hệ thống còn nhằm tập hợp dữ liệu để công bố Tập hệ thống
hóa quy chế, quy định của CTCP Bellsystems24-Hoasao còn hiệu lực hay hết hiệu
lực, giúp cho việc xây dựng, áp dụng, thi hành quy chế được hiệu quả, thuận tiện, tăng cường tính công khai, minh bạch của hệ thống quy chế, quy định.
58
3.2.2. Nghiên cứu, ban hành thêm những Quy chế, Quy định mới
Quy chế, Quy định có vai trò quan trọng nhằm đảm bảo thông tin phục vụ quản lý, điều hành và quyết định hiệu quả hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Do đó, quy chế, quy định được soạn thảo và ban hành không đúng với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn sẽ không thể đảm bảo cho việc thực thi, ảnh hưởng đến hoạt động của bộ máy quản lý và công tác chỉ đạo, điều hành.