8. Cấu trúc dự kiến trong báo cáo tổng hợp kết quả nghiên cứu của đề tài
2.3. Các hoạt động chuẩn hóa
2.3.1. Về công tác văn thư lưu trữ
Căn cứ vào Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ và Luật Lưu trữ năm 2011, Lãnh đạo CTCP Bellsystems24-Hoasao đã thành lập bộ phận Văn thư - Lưu trữ chuyên trách trực thuộc Trung tâm hành chính Văn phòng và quy định rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của bộ phận văn thư, lưu trữ trong cơ cấu tổ chức của Công ty, cụ thể như sau:
- Chức năng của bộ phận văn thư, lưu trữ là tổ chức thực hiện công tác văn thư lưu trữ của Công ty;
- Nhiệm vụ của của bộ phận văn thư, lưu trữ:
- Tham mưu cho lãnh đạo Công ty về việc tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của Công ty;
31
- Giúp Chủ tịch Hội đồng quản trị/Tổng giám đốc phổ biến, tập huấn cho các cán bộ trong Công ty phương pháp soạn thảo văn bản và phương pháp quản lý văn bản, tài liệu; lập và quản lý hồ sơ lưu trữ;
- Quản lý văn bản đi, đến của Công ty;
- Hướng dẫn lập Danh mục hồ sơ cho Công ty và các đơn vị;
- Tham mưu giúp lãnh đạo Công ty và Giám đốc Trung tâm Hành chính Văn phòng quy định và ban hành kế hoạch giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan;
- Tổ chức tốt quá trình cung cấp thông tin cho hoạt động quản lý;
- Tổ chức quản lý, sử dụng con dấu đúng quy định nội bộ và quy định của pháp luật;
- Tham gia phục vụ các hội nghị kinh doanh của Công ty, bao gồm các công việc chuẩn bị cho hội nghị (gửi giấy mời họp, tài liệu hội nghị, lập danh sách đại biểu tham dự hội nghị);
- Cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ nhân viên khi đi công tác;
- Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ (Xây dựng phần mềm quản lý văn bản đi/đến; lưu trữ tài liệu);
- Giúp lãnh đạo Công ty soạn thảo và ban hành các văn bản quy định/Hướng dẫn về thực hiện công tác văn thư lưu trữ trong Công ty.
Để chuẩn hóa các hoạt động văn thư, lưu trữ, CTCP Bellsystems24-Hoasao đã căn cứ vào các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hướng dẫn của nhà nước, đồng thời căn cứ vào điều kiện cụ thể của một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực nhân sự và điều phối nhân sự.
Những văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hướng dẫn của nhà nước được Công ty cổ phần Bellsystems24-Hoasao sử dụng làm căn cứ cho việc chuẩn hóa công tác văn thư, lưu trữ, bao gồm:
- Luật Lưu trữ năm 2011 và các văn bản hướng dẫn thực hiện;
- Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ
32
- Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 7 năm 2016 của Chính phủ
về quản lý và sử dụng con dấu;
- Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 quy đinḥ về thời haṇ bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức;
Trên cơ sở thực hiện các quy định và hướng dẫn của Nhà nước, trong thời gian qua, Trung tâm Hành chính văn phòng đã tham mưu cho lãnh đạo CTCP Bellsystems24-Hoasao-Khối dự án miền Bắc ban hành một số quy định và hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ như sau:
- Quy định số 0042/2011/QĐ ngày 18/10/2011 của Phó tổng giám đốc về
lập hồ sơ và quản lý hồ sơ của Công ty;
- Quy trình số 0173/2013/QT ngày 17/12/2013 về việc đăng ký chữ ký mẫu để giao dịch của cán bộ nhân viên thuộc Công ty;
- Quy định số 0009/2016/QĐ ngày 13 tháng 4 năm 2016 của Phó tổng giảm đốc về hệ thống văn bản nội bộ;
- Quy định số 0003/2016/QĐ ngày 28 tháng 01 năm 2016 về chứng từ kế
toán và lưu trữ tài liệu kế toán tại Công ty;
- Quy định số 0017/2017/QĐ-HĐQT ngày 17 tháng 6 năm 2017 của Phó
tổng giám đốc về công tác văn thư lưu trữ;
- Hướng dẫn số 0074/2017/HD ngày 19 tháng 6 năm 2017 về công tác văn
thư lưu trữ, quản lý và sử dụng con dấu của Phó Tổng Giám đốc.
Những văn bản trên là những căn cứ, cơ sở, chuẩn mực cho việc thực hiện thống nhất công tác văn thư, lưu trữ trong tất cả các đơn vị thuộc Công ty. Ví dụ:
- Trong Quy định về hệ thống văn bản nội bộ CTCP Bellsystems24-Hoasao số 0009/2016/QĐ - CT HĐQT, ngày 13/4/2016 của Tổng giám đốc đã xác định: nguyên tắc, thẩm quyền phê duyệt, ban hành và nội dung đối với từng loại văn bản; Đảm bảo tính nhất quán trong công tác ban hành và quản lý văn bản nội bộ của Công ty; Thiết lập hệ thống văn bản nội bộ đạt chất lượng, hiệu quả, đảm bảo sự đồng nhất thực hiện nghiệp vụ trên toàn Công ty, là cơ sở cho quản lý, kiểm
33
soát và cải tiến. Văn bản này cũng quy định về trách nhiệm và quy trình soạn thảo, ban hành văn bản.
- Quy định số 0017/2017/QĐ – CT HĐQT, ngày 17/6/2017 của Tổng giám đốc về công tác văn thư lưu trữ, quản lý và sử dụng con dấu. Văn bản này quy định thống nhất về công tác văn thư, lưu trữ, quản lý và sử dụng con dấu tại CTCP Bellsystems24-Hoasao; Quy định nguyên tắc, yêu cầu, quy trình, phương pháp, thủ tục, minh chứng về quản lý văn bản đi, văn bản đến và quản lý sử dụng con dấu pháp nhân của Công ty.
- Quy định quản lý hồ sơ của CTCP Bellsystems24-Hoasao số 0042/2011/QĐ – CTHĐQT, ngày 18/10/2011 của Chủ tịch Hội đồng quản trị đã chuẩn hóa việc quản lý hồ sơ như sau: quy định rõ trách nhiệm của tất cả các cán bộ, nhân viên trong việc lập hồ sơ để minh chứng về các công việc đã làm, đã giải quyết; Hướng dẫn nguyên tắc, yêu cầu, quy trình và phương pháp lập hồ sơ cho cán bộ, nhân viên; quy định Trung tâm Hành chính văn phòng có trách nhiệm tham mưu, hướng dẫn lập Danh mục hồ sơ, kiểm tra hồ sơ của các đơn vị, cá nhân; quy định các đơn vị lập Danh mục hồ sơ cần lập và Danh mục hồ sơ thực tế để gửi Trung tâm Hành chính văn phòng.