8. Cấu trúc dự kiến trong báo cáo tổng hợp kết quả nghiên cứu của đề tài
2.3. Các hoạt động chuẩn hóa
2.3.3. Về hoạt động hội, họp, sự kiện
Lãnh đạo CTCP Bellsystems24-Hoasao đã nhận thức được lợi ích của việc chuẩn hóa các hoạt động hội họp, sự kiện. Tuy nhiên, Ban lãnh đạo chưa có quy chế hoặc quy định riêng về tổ chức các hoạt động hội họp, sự kiện mà mới chuẩn hóa ở mức ban hành Hướng dẫn số 0248/2015/HD- TGĐ ngày 05/11/2015 của Tổng Giám đốc về việc hướng dẫn cuộc họp hiệu quả. Mục đích của văn bản này là: hướng dẫn cách thức thực hiện và trách nhiệm của các đơn vị, cá nhân liên quan trong việc tổ chức và quản lý các cuộc họp nội bộ trong Công ty nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng thời gian họp và chất lượng các cuộc họp. Hướng dẫn này đã đưa ra một số yêu cầu chung như: tất cả các cuộc họp cần được thực hiện đúng thời gian, thời lượng, tập trung vào chủ đề chính; Thành viên tham dự họp cần tuân thủ nghiêm túc thời gian họp, nghiên cứu tài liệu trước cuộc họp và ra quyết định trong phạm vi thẩm quyền của mình; Các đơn vị có trách nhiệm cam kết hạn chế số lượng cuộc họp không có kế hoạch trước (tối đa bao nhiêu cuộc họp không có kế hoạch trước/tháng); Các đơn vị cần thường xuyên trao đổi về tính hiệu quả của cuộc họp để rút kinh nghiệm cho các cuộc họp tiếp theo; Cuộc họp được coi là hiệu quả khi thành viên tham gia đều hiểu rõ mục đích và các kết luận đề ra của cuộc họp…
Bên cạnh đó, Công ty cũng có văn bản hướng dẫn chế độ ghi âm, ghi hình trong cuộc họp. Cụ thể: nghiêm cấm việc sử dụng các thiết bị có tính năng ghi âm, ghi hình, thu phát tín hiệu như micro, vô tuyến, điện thoại di động….trong các cuộc họp nội bộ của Công ty, trừ các trường hợp được Chủ tọa cuộc họp cho phép (không áp dụng trường hợp ngoại lệ cho các cuộc họp theo chế độ bảo mật). Các thành viên tham dự cuộc họp phải tắt (chế độ Power off) tất cả các thiết bị di động hay thiết bị có tính năng ghi âm, ghi hình, thu phát vô tuyến trong suốt thời gian tiến hành cuộc họp. Chủ tọa cuộc họp có quyền yêu cầu người vi phạm quy định
35
này rời khỏi phòng họp ngay lập tức; Bộ phận IT, Thư ký cuộc họp và các bộ phận liên quan (nếu có) có trách nhiệm rà soát hệ thống voice call, video call để đảm bảo không có phần mềm, không có chế độ ghi âm tự động, lưu trữ tự động nội dung các cuộc điện thoại, video conference để phát hiện ra các hành vi vi phạm nguyên tắc sử dụng thiết bị ghi âm, ghi hình tại các cuộc họp, đối với các thiết bị có chức năng tự động ghi âm/ghi hình phải được tắt hoàn toàn chức năng trước khi bắt đầu cuộc họp.
Như vậy, việc chuẩn hóa các hoạt động hội, họp, sự kiện tại CTCP Bellsystems24-Hoasao, trong hướng dẫn mới đề cập đến một số vấn đề chung và yêu cầu về chế độ ghi âm, ghi hình, còn lại chưa xây dựng và mẫu hóa được các kịch bản, quy trình, chương trình, kế hoạch, dự toán kinh phí để áp dụng cho việc tổ chức các hội họp, sự kiện có tính thường xuyên, phổ biến; chưa nghiên cứu, xây dựng mẫu và hướng dẫn áp dụng các hình thức trang trí, một số ghi thức lễ tân khánh tiết cho các loại hội họp, sự kiện có tính thường xuyên, phổ biến; Chưa mẫu hóa một số tài liệu được sử dụng thường xuyên trong tổ chức hội họp, sự kiện như: kịch bản MC, các bài phát biểu (phổ biến) của lãnh đạo, các thông tin được sử dụng trong truyền thông…Đây là những điểm cần thiết phải cải tiến và chuẩn hóa để đạt hiệu quả cao hơn trong việc tổ chức các hoạt động hội, họp, sự kiện của CTCP Bellsystem24-Hoasao.