8. Cấu trúc dự kiến trong báo cáo tổng hợp kết quả nghiên cứu của đề tài
3.3. Nhóm giải pháp về chuẩn hóa các quy trình hoạt động của văn phòng
quy định để vận hành. Ví dụ, về hoạt động Lễ tân; Hoạt động hội, họp, sự kiện. Các hoạt động này mới có hướng dẫn thực hiện, chưa có quy định, quy chế thể hiện nguyên tắc vận hành có cơ sở pháp lý, chặt chẽ.
Bởi vậy, theo tôi, Trung tâm Hành chính Văn phòng cần thiết phải tham mưu cho ban lãnh đạo Công ty chỉ đạo đơn vị nghiệp vụ xây dựng mới quy chế, quy định về hoạt động lễ tân và hoạt động hội, họp, sự kiện của Công ty. Các quy chế, quy định cần xây dựng và mẫu hóa được các kịch bản, quy trình, chương trình, kế hoạch, dự toán kinh phí để áp dụng cho việc tổ chức các hội họp, sự kiện có tính thường xuyên, phổ biến; nghiên cứu, xây dựng mẫu và hướng dẫn áp dụng các hình thức trang trí, một số ghi thức lễ tân khánh tiết cho các loại hội họp, sự kiện có tính thường xuyên, phổ biến; mẫu hóa một số tài liệu được sử dụng thường xuyên trong tổ chức hội họp, sự kiện như: kịch bản MC, các bài phát biểu (phổ biến) của lãnh đạo, các thông tin được sử dụng trong truyền thông…
3.3. Nhóm giải pháp về chuẩn hóa các quy trình hoạt động của văn phòng phòng
3.3.1. Tiếp tục tăng cường việc truyền thông, hướng dẫn, kiểm tra, đánh giá giá
Ban lãnh đạo CTCP Bellsystems24-Hoasao xác định và phân công cho Trung tâm hành chính Văn phòng có trách nhiệm tăng cường truyền thông, hướng dẫn, kiểm tra, đánh giá việc chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại Công ty như:
- Về công tác Văn thư Lưu trữ; - Về hoạt động lễ tân;
59
- Về hoạt động quản lý tài sản, cơ sở vật chất và các trang thiết bị văn phòng;
- Về hoạt động thiết kế không gian giao dịch
Thứ nhất, truyền thông cho đầu mối các đơn vị nghiệp vụ thấu hiểu tại sao cần phải chuẩn hóa các hoạt động văn phòng? Nếu các hoạt động văn phòng không được chuẩn hóa có thể dẫn tới những khó khăn và vấn đề rủi ro gì? Thực tế, trong quá trình vận hành các hoạt động văn phòng tại Công ty, đã ghi nhận những vấn đề khó khăn, lúng túng hoặc rủi ro trong vận hành hoạt động văn phòng tại CTCP Bellsystems24-Hoasao. Chính vì vậy, việc chuẩn hóa các hoạt động văn phòng tại Công ty nói riêng và trên toàn hệ thống nói chung rất quan trọng. Vì các hoạt động này có thể tạo ra các rủi ro vô cùng nghiêm trọng nếu Công ty không chuẩn hóa các hoạt động văn phòng. Ví dụ, công tác văn thư, lưu trữ không chuẩn hóa bằng quy chế, quy định, để đơn vị nghiệp vụ vận hành một cách tùy tiện sẽ xảy ra các rủi ro như văn bản sai thẩm quyền về hình thức; sai thẩm quyền về mặt nội dung nhưng cán bộ văn thư vẫn cho phát hành hoặc đóng dấu sai thẩm quyền, đóng dấu khống chỉ….
Thứ hai, hướng dẫn các đơn vị nghiệp vụ chuẩn hóa hoạt động văn phòng ở
mức độ ban hành các quy chế, quy định hoặc quy trình/hướng dẫn thực hiện các hoạt động đó. Hướng dẫn đầu mối các đơn vị nghiệp vụ thuộc Văn phòng xác định rõ hoạt động văn phòng nào cần ban hành quy chế, quy định. Ví dụ, hoạt động văn thư, lưu trữ cần ban hành Quy định về công tác văn thư lưu trữ, quản lý và sử dụng con dấu/Hướng dẫn các nghiệp vụ văn thư, lưu trữ, quản lý và sử dụng con dấu; Hoạt động lễ tân cần ban hành Quy định về Lễ tân/Hướng dẫn các nghiệp vụ Lễ tân; Hoạt động hội, họp, sự kiện cần ban hành Quy định về hội, họp, sự kiện/Hướng dẫn thực hiện hội, họp, sự kiện,..
Thứ ba, kiểm tra, đánh giá các đơn vị nghiệp vụ thuộc Văn phòng thực hiện
chuẩn hóa hoạt động văn phòng hàng năm, có báo cáo đánh giá và khen thưởng, kỷ luật công khai, minh bạch.
60