Chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại trường bồi dưỡng cán bộ tài chính

Một hệ lụy khác là nhiều hoạt động hành chính văn phòng đã không được đầu tư nguồn lực về con người, vật chất, tài chính và quan trọng hơn là đã hầu như không được quan tâm về quy trình

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ VĂN PHÕNG

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS.TS ĐÀO XUÂN CHÖC

Hà Nội - 2019

LỜI CẢM ƠN

Tôi xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành đến PGS.TS Đào Xuân Chúc - người thầy đã tận tình giúp đỡ, hướng dẫn tôi trong suốt thời gian nghiên cứu và thực hiện đề tài

Tôi xin được tỏ lòng cảm ơn chân thành và sâu sắc đến các giảng viên và cán bộ Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Phòng đào tạo Sau đại học Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn đã tận tình giúp đỡ tôi trong suốt thời gian học tập và nghiên cứu tại trường

Tôi xin gửi lời cảm ơn tới tập thể công chức viên chức Trường Bồi dưỡng cán bộ tài chính đã tận tình giúp đỡ tôi trong quá trình nghiên cứu

Cuối cùng tôi xin được bày tỏ lòng biết ơn đối với những người thân trong gia đình và bạn bè, đồng nghiệp đã luôn khuyến khích động viên và giúp đỡ tôi trong suốt thời gian qua để tôi hoàn thành được luận văn này

Mặc dù đã có nhiều cố gắng, tuy nhiên luận văn không tránh khỏi những thiếu sót và hạn chế, tác giả rất mong nhận được sự đóng góp chân thành của các thầy giáo, cô giáo, các bạn đồng nghiệp để luận văn được hoàn thiện hơn Tôi xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày …… tháng …… năm 2019

Tác giả

Trương Quang Ảnh

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan luận văn thạc sĩ với đề tài “Chuẩn hóa hoạt động

văn phòng tại Trường Bồi dưỡng cán bộ tài chính” là công trình nghiên cứu

của tôi Trong công trình nghiên cứu này, tôi có tham khảo và tổng hợp kết quả của nhiều công trình nghiên cứu khác và đã có chú thích theo quy định Công trình này chưa từng được công bố trên bất cứ phương tiện nào

Tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm trước Hội đồng khoa học về nội dung nghiên cứu của đề tài này

Hà Nội, ngày … tháng … năm 2019

Học viên

Trương Quang Ảnh

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Lịch sử nghiên cứu vấn đề 2

3 Mục đích, mục tiêu, nhiệm vụ nghiên cứu 5

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 6

5 Phương pháp nghiên cứu 6

6 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài 7

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA CHUẨN HÓA HOẠT ĐỘNG VĂN PHÕNG 8

1.1 Một số khái niệm cơ bản 8

1.1.1 Khái niệm văn phòng 8

1.1.2 Khái niệm hoạt động văn phòng 9

1.1.3 Khái niệm về chuẩn hóa và chuẩn hóa hoạt động văn phòng 11

1.2 Cơ sở lý thuyết của chuẩn hóa hoạt động văn phòng 13

1.3 Nguyên tắc chuẩn hóa hoạt động văn phòng 14

1.4 Ý nghĩa của chuẩn hóa hoạt động văn phòng 15

1.5 Nội dung của chuẩn hóa hoạt động văn phòng 16

1.5.1 Xây dựng quy chế, quy định về hoạt động văn phòng 16

1.5.2 Thực hiện phổ biến, hướng dẫn các quy chế, quy định 18

1.5.3 Tổ chức kiểm tra, đánh giá và xử lý vi phạm 19

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG VĂN PHÕNG TẠI TRƯỜNG BỒI DƯỠNG CÁN BỘ TÀI CHÍNH 21

2.1 Khái quát về Trường Bồi dưỡng cán bộ tài chính 21

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Trường 21

2.1.2 Đặc điểm tổ chức quản lý của Trường Bồi dưỡng cán bộ tài chính 22

2.1.3 Đặc điểm hoạt động văn phòng tại Trường Bồi dưỡng cán bộ tài chính hiện nay 24

2.2 Thực trạng một số hoạt động văn phòng tại Trường Bồi dưỡng cán

bộ tài chính hiện nay 27

2.2.1 Công tác tham mưu xây dựng kế hoạch công tác 27

2.2.2 Hoạt động xây dựng thể chế, quy chế nội bộ 28

2.2.3 Hoạt động văn thư 30

2.2 4 Hoạt động lưu trữ 35

2.2.5 Hoạt động tổ chức hội nghị, sự kiện 36

2.2.6 Mua sắm tài sản, văn phòng phẩm 38

2.3 Đánh giá về hoạt động văn phòng tại Trường Bồi dưỡng cán bộ tài chính 41

2.3.1 Những thành công 41

2.3.2 Một số hạn chế 42

2.3.3 Nguyên nhân của những hạn chế 43

2.4 Sự cần thiết phải chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại Trường Bồi dưỡng cán bộ tài chính 45

CHƯƠNG 3 GIẢI PHÁP CHUẨN HÓA HOẠT ĐỘNG VĂN PHÕNG TẠI TRƯỜNG BỒI DƯỠNG CÁN BỘ TÀI CHÍNH 48

3.1 Một số giải pháp chung nhằm chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại Trường Bồi dưỡng cán bộ tài chính 48

3.1.1 Rà soát, hoàn thiện các quy chế, quy định về hoạt động văn phòng tại Trường Bồi dưỡng cán bộ tài chính 48

3.1.2 Đẩy mạnh công tác truyền thông, phổ biến và giám sát, kiểm tra 51 3.1.3 Hoàn thiện công tác tổ chức quản lý 53

3.1.4 Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin 58

3.2 Giải pháp chuẩn hóa một số hoạt động văn phòng cụ thể 60

3.2.1 Chuẩn hóa công tác tham mưu 60

3.2.2 Chuẩn hóa công tác xây dựng kế hoạch công tác 61

3.2.3 Chuẩn hóa công tác văn thư 63

3.2.4 Chuẩn hóa công tác lưu trữ 67

3.2.5 Chuẩn hóa công tác tổ chức sự kiện, hội họp 69

3.2.6 Chuẩn hóa công tác quản lý tài sản, văn phòng phẩm 72

KẾT LUẬN 74

TÀI LIỆU THAM KHẢO 76

PHỤ LỤC 80

DANH MỤC CÁC CHỮ CÁI VIẾT TẮT

1 BDCB TC Bồi dưỡng cán bộ tài chính

4 EDocTC Chương trình quản lý văn bản và điều hành

ngành tài chính

5 ISO

International Organization for Standardization

Tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế

6 KPI Chỉ số đo lường và đánh giá hiệu quả

DANH MỤC BẢNG, BIỂU, SƠ ĐỒ

Bảng 2.1 Quy mô đào tạo bồi dưỡng do Trường BDCB tài chính thực hiện 22

Sơ đồ 2.1 Cơ cấu tổ chức Trường BDCB tài chính 23

Sơ đồ 2.2 Mô hình tập trung theo chức năng 26

Sơ đồ 2.3 Phòng TCHC và Phòng Tổng hợp thuộc Trung tâm 27

Biểu đồ 2.1: Cơ cấu, số lượng văn bản đến năm 2018 32

Bảng 2.2: Chi phí đầu tư mua sắm, trang bị cơ sở vật chất, văn phòng phẩm 39

Bảng 2.3 Công văn đi, đến giai đoạn 2014-2018 46

Sơ đồ 3.1 Các bước xây dựng quy chế tại Trường 49

Bảng 3.1: Xây dựng kế hoạch kiểm tra hoạt động chuẩn hóa 53

Sơ đồ 3.2: Mô hình tổ chức hoạt động văn phòng theo mô hình quản lý phân tán của Trường BDCB tài chính 54

Sơ đồ 3.3: Quy trình xử lý thư điện tử, văn bản điện tử 65

Sơ đồ 3.4: Thứ tự sắp xếp hồ sơ lưu trữ tại phòng lưu trữ .69

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Chủ tịch Hồ Chí Minh lúc sinh thời khi đến thăm Văn phòng Trung ương Đảng tại chiến khu Việt Bắc đã từng dạy: “Công tác Văn phòng có tầm quan trọng đặc biệt, giúp cho cán bộ lãnh đạo nắm được tình hình Cán bộ Văn phòng nắm tình hình sai thì lãnh đạo sẽ giải quyết công việc không đúng ”[1, tr 1] Như vậy, văn phòng có vai trò tương đối quan trọng trong hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp Văn phòng dù được hiểu theo nghĩa rộng hoặc nghĩa hẹp cũng có vai trò đặc biệt quan trọng trong quá trình quản

lý, phục vụ hoạt động của các cơ quan, doanh nghiệp Dù ở thời kỳ nào hay với quy mô lớn, nhỏ khác nhau, hoạt động văn phòng cũng đóng vai trò quan trọng hàng đầu bên cạnh hoạt động sản xuất, kinh doanh của cơ quan; đảm bảo hoạt động thông suốt, bình thường và góp phần định hướng xây dựng, phát triển của cơ quan, doanh nghiệp Tuy nhiên ngay tại từng cơ quan, doanh nghiệp thì hoạt động văn phòng đang bị chính những người làm văn phòng và các bộ phận khác có nhận thức chưa đầy đủ Người ta vẫn thường coi hoạt động văn phòng nói chung, bộ phận văn phòng nói riêng chẳng qua là hoạt động “bưng, bê, kê, đặt”, những người làm văn phòng thì tự coi mình là kẻ

“làm dâu trăm họ” Chính vì quan niệm đó khiến cho hoạt động văn phòng thiếu được sự quan tâm Một hệ lụy khác là nhiều hoạt động hành chính văn phòng đã không được đầu tư nguồn lực về con người, vật chất, tài chính và quan trọng hơn là đã hầu như không được quan tâm về quy trình thực hiện, chuẩn hóa; thông qua đó giảm nhẹ áp lực cho cán bộ văn phòng trực tiếp thực hiện, đơn giản hóa thủ tục hành chính đối với các đối tượng cần tiếp cận hoạt động đó và tạo nên một môi trường làm việc chuyên nghiệp, phân công, phân nhiệm rõ ràng, hiệu quả

Tại Hội nghị lần thứ 6 Ban chấp hành Trung ương Đảng khóa XII đã ban hành Nghị quyết số 19-NQ/TW ngày ngày 25 tháng 10 năm 2017 về tiếp tục

đổi mới hệ thống tổ chức và quản lý, nâng cao chất lượng và hiệu quả hoạt động của các đơn vị sự nghiệp công lập Theo Nghị quyết nêu trên, mục tiêu quan trọng được xác định đó là không ngừng đổi mới hệ thống tổ chức, nâng cao chất lượng, hiệu quả hoạt động…; gắn với việc nâng cao năng lực tự chủ, đảm bảo tinh gọn và có quản trị tiên tiến Việc xây dựng các tiêu chuẩn, áp dụng các chuẩn mực vào hoạt động văn phòng của các đơn vị sự nghiệp công lập nhằm đáp ứng nhu cầu về cung ứng các dịch vụ công theo mục tiêu của Nghị quyết số 19-NQ/TW tiến tới một nền quản trị tiên tiến đang trở thành nhu cầu thực tiễn, bức thiết trong hoạt động văn phòng các đơn vị sự nghiệp công lập nói riêng Việc xây dựng các quy định, quy chế hay thiết lập chuẩn mực nhất định đối với từng loại công tác văn phòng đang được thực hiện một cách manh mún, tự phát và có tính chủ quan, áp đặt nhiều hơn là xây dựng và

áp dụng chuẩn dựa trên cơ sở khoa học, hiệu quả và hiệu lực khi thực thi Trường Bồi dưỡng cán bộ tài chính là đơn vị trực thuộc Bộ Tài chính, hàng năm diễn ra các hoạt động hành chính văn phòng đa dạng, tuy nhiên thực trạng chung còn rất lộn xộn, chưa có chuẩn mực nào trong thực hiện, đánh giá Hậu quả dẫn đến là nhiều vấn đề phát sinh, gây khó khăn trong công tác, dẫn đến một số hậu quả pháp lý nhất định

Chính vì vậy, chúng tôi lựa chọn đề tài “Chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại Trường Bồi dưỡng cán bộ tài chính” làm đề tài luận văn thạc sĩ

Thông qua đề tài sẽ góp phần làm rõ thực trạng hoạt động văn phòng, quá trình bước đầu thực hiện chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại Trường Bồi dưỡng cán bộ tài chính Thông qua đó, tác giả đề xuất tổ chức chuẩn hóa một

số hoạt động văn phòng điển hình tại cơ quan nghiên cứu làm mẫu; đề xuất một số giải pháp nhằm thực hiện chuẩn hóa hoạt động văn phòng có hiệu quả, phù hợp với thực tế mỗi đơn vị hành chính sự nghiệp

2 Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Về vấn đề chuẩn hóa hoạt động văn phòng ở Việt Nam hiện nay chưa có

nhiều đề tài nghiên cứu sâu và cụ thể Tuy vậy, thông qua quá trình nghiên cứu, tìm hiểu tác giả nhận thấy các tài liệu có liên quan cụ thể như sau:

Nhóm thứ nhất: Một số đề tài nghiên cứu khoa học

- PGS.TS Văn Tất Thu: Tổ chức khoa học lao động trong các cơ quan hành chính nhà nước (Đề tài cấp Bộ - Bộ Nội vụ, đã nghiệm thu năm 2000)

- PGS.TS Đào Xuân Chúc: Quản trị hành chính văn phòng – vấn đề lý luận và thực tiễn (Đề tài cấp Bộ - Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn, đã nghiệm thu năm 2004)

- Th.s Trịnh Thị Hà: Nghiên cứu chuẩn hóa một số nghiệp vụ lưu trữ cơ bản tại các Trung tâm Lưu trữ quốc gia (Đề tài cấp Bộ - Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, đã nghiệm thu năm 2014)

- Th.s Nguyễn Mạnh Cường: Chuẩn hoá một số quy trình, thủ tục để giải quyết công việc của các đơn vị thuộc Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội (Đề tài cấp cơ sở - Trường Đại học Nội vụ, đã nghiệm thu năm 2014)

Nhóm thứ hai: Một số đề tài, luận án, luận văn và nghiên cứu khác

- Hữu Đạt: Vấn đề chuẩn hóa ngôn ngữ trong phong cách hành chính công vụ, (Tạp chí khoa học Đại học Quốc gia Hà Nội, số 2, 1996)

- PGS.TS Nguyễn Văn Hàm (chủ trì biên tập): Tổ chức lao động khoa học công tác văn phòng – Một nội dung của quản trị văn phòng, Kỷ yếu hội thảo khoa học Quản trị văn phòng: Lý luận và thực tiễn do Đại học Khoa học

xã hội và nhân văn, Đại học quốc gia Hà Nội tổ chức năm 2005

- Hồ Anh Tú: Ứng dụng ISO 9000 vào công tác văn thư tại một số cơ quan nhà nước, Khóa luận tốt nghiệp đại học lưu trữ học, 2005

- Nguyễn Thị Chinh: Nghiên cứu áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 vào công tác khai thác, sử dụng tài liệu tại các Trung tâm lưu trữ Quốc gia, Luận văn thạc sỹ lưu trữ học, 2006

- Th.s Trịnh Thị Hà, Th.s Dương Thị Thanh Huyền: Hoạt động tiêu chuẩn hóa trong công tác văn thư lưu trữ giai đoạn 1962-2012, Kỷ yếu Tổng

kết hoạt động khoa học, công nghệ về văn thư, lưu trữ từ năm 1962 đến năm

2012 và định hướng hoạt động khoa học, công nghệ đến năm 2020, 2012 do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tổ chức

- Nguyễn Văn Quang: Nghiên cứu giải pháp chuẩn hóa hồ sơ giao nộp vào lưu trữ hiện hành ở cơ quan Văn phòng Trung ương Đảng cộng sản Việt Nam, Luận văn thạc sỹ lưu trữ học, 2015

- Ninh Viết Thành: Nghiên cứu chuẩn hóa nguồn nhân lực làm công tác văn thư, lưu trữ trong Bộ Quốc phòng, Luận văn thạc sỹ lưu trữ học, 2015

- Th.s Liêng Bích Ngọc: Thực trạng và giải pháp áp dụng tiêu chuẩn hóa văn bản quản lý nhà nước trong các cơ quan cấp sở tại Tp Hồ Chí Minh, Trường cán bộ Tp Hồ Chí Minh, truy cập website ngày 18/02/2019

- Phùng Thị Phương Liên: Chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại Hội sở ngân hàng thương mại cổ phần kỹ thương Việt Nam, Luận văn thạc sỹ quản trị văn phòng, 2019

- Và một số khóa luận, niên luận và nghiên cứu của các sinh viên, học viên khác có liên quan về tổ chức hoạt động văn phòng, chuẩn hóa một số công tác nghiệp vụ văn phòng…

Bên cạnh đó, còn nhiều văn bản, công trình nghiên cứu có liên quan chuẩn hóa, hoàn thiện và nâng cao chất lượng hoạt động văn phòng; tuy nhiên

do thời gian nghiên cứu và khả năng tiếp cận các tài liệu có hạn nên người viết mới chỉ nêu một số tài liệu Qua đó khái quát thực trạng nghiên cứu nội dung liên quan đến đề tài luận văn mà người viết đang thực hiện

Trên cơ sở đó, các tài liệu và nghiên cứu về hành chính, văn phòng hầu như mới đề cập đến một số vấn đề sau:

- Thông qua các nghiên cứu đã làm rõ phần nào về quản trị văn phòng nói chung và thực trạng, giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả tổ chức thực hiện một số hoạt động văn phòng cụ thể nói riêng như văn thư, lưu trữ

- Các công trình nghiên cứu bước đầu khái quát và định nghĩa rõ thế nào

là chuẩn hóa, mối quan hệ giữa khái niệm này với các khái niệm khác như tổ chức lao động khoa học văn phòng, định mức, tiêu chuẩn

- Các nghiên cứu, bài viết tập trung đến việc áp dụng một số công cụ và chuẩn hóa một hoặc một nhóm hoạt động văn phòng cụ thể, việc khái quát về chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại các cơ quan, doanh nghiệp chưa được đề cập nhiều, thường xuyên

- Một số luận văn thạc sĩ đã bước đầu nghiên cứu về công tác chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại các cơ quan, doanh nghiệp

Như vậy đã có một số ít văn bản, tài liệu đặt vấn đề nghiên cứu cụ thể, toàn diện chuẩn hóa hoạt động văn phòng Những vấn đề mới cần làm rõ để tiếp tục được nghiên cứu, đề xuất như thế nào là chuẩn hóa? Chuẩn hóa hoạt động văn phòng bao gồm những đối tượng nào? Giải pháp, cách thức nhằm giúp các hoạt động văn phòng được chuẩn hóa hơn so với hiện nay Với những nghiên cứu trong luận văn này sẽ góp phần làm rõ hơn chuẩn hóa trong hoạt động văn phòng; giúp nhận thức cách thực hiện, quá trình áp dụng các phương pháp để chuẩn hóa hoạt động văn phòng, cụ thể ở đây là tại Trường Bồi dưỡng cán bộ tài chính (sau đây viết tắt là Trường BDCB tài chính)

3 Mục đích, mục tiêu, nhiệm vụ nghiên cứu

- Mục đích:

Thông qua tìm hiểu lý luận và khảo sát, đánh giá thực tiễn tại Trường BDCB tài chính về tổ chức công tác văn phòng và chuẩn hóa hoạt động văn phòng; từ đó làm rõ sự cần thiết phải thực hiện chuẩn hóa hoạt động văn phòng và đề xuất giải pháp nhằm thực hiện chuẩn hóa hoạt động văn phòng;

áp dụng thực hiện chuẩn hóa một số hoạt động văn phòng tại Trường BDCB tài chính

- Mục tiêu:

Đánh giá đúng thực trạng hoạt động văn phòng và những biểu hiện ban đầu về chuẩn hóa một số hoạt động văn phòng tại Trường BDCB tài chính để

xây dựng giải pháp giúp công tác chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại Trường tốt hơn, đáp ứng quá trình phát triển

* Luận văn đề xuất một số giải pháp và tổ chức chuẩn hóa một số hoạt động văn phòng giúp nâng cao chất lượng, hiệu quả hoạt động này tại Trường BDCB tài chính

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu: các hoạt động văn phòng cụ thể và vấn đề chuẩn hóa các hoạt động đó Luận văn đặc biệt quan tâm đến yêu cầu chuẩn hóa các hoạt động văn phòng điển hình, cụ thể có tính phổ biến, thực hiện rộng rãi

- Phạm vi nghiên cứu: Luận văn nghiên cứu toàn bộ các hoạt động văn phòng, công tác quản trị, quản lý và tổ chức chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại Trường hiện nay Từ phân tích thực trạng, nguyên nhân hạn chế đến đề xuất giải pháp chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại Trường BDCB tài chính

5 Phương pháp nghiên cứu

- Các phương pháp nghiên cứu duy vật biện chứng và duy vật lịch sử

- Phương pháp tổng hợp tài liệu liên quan đến vấn đề nghiên cứu hoặc có nội dung tương tự nhằm tìm hiểu lý luận và thực tiễn, tránh việc trùng lặp nội dung, ý tưởng và góp phần phục vụ cho việc khảo sát thực tế

- Phương pháp khảo sát thực tế Phương pháp này được tiến hành thông qua các quá trình làm việc trực tiếp, quan sát, tổng hợp các thông tin về đối tượng nghiên cứu trong phạm vi Trường BDCB tài chính

- Phương pháp so sánh là phương pháp có tính bắt buộc khi tác giả khảo

sát tình hình thực tế, đánh giá thực trạng và xây dựng các giải pháp, chuẩn hóa hoạt động văn phòng

- Ngoài ra, tác giả sử dụng thêm các phương pháp phân tích chức năng nhằm tiếp cận, đánh giá từng mặt, từng hoạt động văn phòng; Phương pháp phân tích hệ thống để đánh giá chung về hoạt động văn phòng tại Trường BDCB tài chính, xây dựng hệ thống các giải pháp

6 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài

- Ý nghĩa về mặt lý luận: Luận văn góp phần tìm hiểu một số lý luận về

hoạt động văn phòng và chuẩn hóa hoạt động văn phòng trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức

- Ý nghĩa về mặt thực tiễn:

* Luận văn góp phần phân tích thực trạng hoạt động văn phòng tại Trường BDCB tài chính hiện nay từ đó nêu những khó khăn, bất cập và hạn chế trong tổ chức thực hiện hoạt động văn phòng tại Trường

* Đề xuất kiến nghị, giải pháp nhằm thực hiện chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại Trường BDCB tài chính Đây là đòi hỏi cấp bách, có tính chiến lược của đơn vị trong định hướng phát triển tầm nhìn đến năm 2030

* Luận văn góp phần vào việc xây dựng lộ trình thực hiện chuẩn hóa hoạt động văn phòng, nâng cao năng suất lao động và chuẩn bị cho Trường BDCB tài chính nâng cấp lên trở thành Học viện quản lý cán bộ tài chính trong tương lai giai đoạn 2025-2030

* Trên cơ sở nghiên cứu của luận văn sẽ góp phần làm nền tảng trong phát triển các nghiên cứu khác về tổng kết, đánh giá hoạt động của Trường BDCB tài chính nói chung và hoạt động văn phòng tại đơn vị nói riêng

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA CHUẨN HÓA

HOẠT ĐỘNG VĂN PHÕNG 1.1 Một số khái niệm cơ bản

1.1.1 Khái niệm văn phòng

Trong bất kỳ một cơ quan tổ chức nào, dù đó là một đơn vị quản lý hành chính nhà nước, tổ chức phi chính phủ hay một doanh nghiệp nào thì luôn tồn tại mọi công việc mang tính chất hành chính, văn phòng Điều đó dẫn tới lẽ tất nhiên là việc xuất hiện, tồn tại và phát triển của văn phòng hay bộ phận văn phòng Tuy nhiên đó chỉ được hiểu là một nghĩa hẹp của việc giải thích văn phòng là gì Trong hoạt động của các cơ quan, doanh nghiệp hoặc tổ chức, văn phòng được coi như vị trí trung tâm có vai trò kết nối các hoạt động quản lý điều hành giữa các cấp lãnh đạo, quản lý và các bộ phận trong đơn vị Văn phòng được hình thành nhằm phục vụ cho công tác lãnh đạo quản lý, hoạt động bình thường của các cơ quan, đơn vị Tại nhiều cơ quan, hoạt động văn phòng thường chỉ được hiểu là việc gắn liền với công tác văn thư, lưu trữ,

sổ sách, hậu cần…

Văn phòng là một thực thể tồn tại tất yếu khách quan phục vụ cho quá trình quản trị và được hình thành trên cơ sở quy mô, cơ cấu và hoạt động của

cơ quan, đơn vị Trong giáo trình Quản trị văn phòng được xuất bản năm

2005 của PGS.TS Nguyễn Hữu Tri, văn phòng được hiểu theo hai nghĩa rộng

và nghĩa hẹp như sau:

Theo nghĩa rộng: Văn phòng bao gồm toàn bộ bộ máy quản lý của đơn

vị từ cấp cao nhất đến cơ sở với các nhân sự làm quản trị trong hệ thống quản

lý của tổ chức; bao gồm toàn bộ cơ sở vật chất kỹ thuật và môi trường phục

vụ cho hoạt động của tổ chức nói chung, cho hệ thống quản lý nói riêng Văn phòng có đầy đủ tư cách pháp nhân trong hoạt động đối nội, đối ngoại để thực hiện mục tiêu chung của tổ chức [35, tr 10]

Theo nghĩa hẹp: Văn phòng là bộ máy trợ giúp nhà quản trị công việc trong chức năng được giao; là bộ phận cấu thành trong cơ cấu tổ chức, chịu

sự điều hành của nhà quản trị cấp cao Văn phòng chức năng không phải là một pháp nhân độc lập trong các hoạt động đối ngoại [35, tr 10]

Tuy nhiên, hiện nay cũng có nhiều cách hiểu khác nhau về văn phòng cũng với nghĩa rộng và nghĩa hẹp như sau:

Theo nghĩa rộng: Văn phòng là một bộ máy làm các công tác về tổng hợp và thực hiện chức năng nhiệm vụ trợ giúp cho nhà quản trị trong quản lý, điều hành hoạt động của cơ quan, đơn vị Như vậy, theo nghĩa nêu trên văn phòng là một bộ phận trong cơ cấu tổ chức của cơ quan chịu trách nhiệm trong các hoạt động hành chính, tổng hợp, đối ngoại, đối nội và tùy thuộc vào quy mô mà được định nghĩa bằng tên gọi khác nhau Trong luận văn, tác giả dựa trên cơ sở định nghĩa này để nghiên cứu, phân tích và làm rõ những vấn

đề có liên quan

Theo nghĩa hẹp có thể hiểu văn phòng là cơ sở vật chất, nơi làm việc của

cơ quan, tổ chức, là địa điểm để cơ quan thực hiện các hoạt động thường xuyên, tổ chức đối nội và đối ngoại [20, tr 1]

Tuy nhiên dù được hiểu theo cách nào, văn phòng cũng là thực thể tồn tại tất yếu của mỗi tổ chức dù lớn hoặc nhỏ; sự tổ chức của văn phòng tùy thuộc vào đặc điểm tình hình của tổ chức và thực hiện các chức năng quan trọng của văn phòng như chức năng xử lý thông tin, tham mưu tổng hợp, giúp việc điều hành, hậu cần Hiểu rõ về văn phòng giúp cho thực hiện quá trình xây dựng các tiêu chuẩn và áp dụng chuẩn được thuận lợi

1.1.2 Khái niệm hoạt động văn phòng

Hoạt động văn phòng xét theo một khía cạnh nào đó có thể hiểu là công việc văn phòng Trong một tổ chức, công việc văn phòng có rất nhiều và liên quan đến nhiều bộ phận khác nhau không riêng gì bộ phận hành chính, văn phòng Chính vì vậy để nhận biết thế nào là hoạt động văn phòng cần hiểu

hoạt động văn phòng được thực hiện tại đâu và điều hành như thế nào Theo PGS.TS Nguyễn Hữu Tri trong giáo trình Quản trị văn phòng xuất bản năm

2005, “Công tác văn phòng là một chỉnh thể gồm một tổ chức, quản lý và sử dụng thông tin, dữ liệu để duy trì hoạt động của một cơ quan, tổ chức nhằm đạt được kết quả mong muốn” [35, tr 12] Hoạt động văn phòng là một chỉnh thể thống nhất, tác động qua lại với nhau, mỗi nhiệm vụ có vai trò của mình Mỗi công việc văn phòng được tổ chức, phân công thực hiện bởi các nhân viên, bộ phận khác nhau và được đánh giá bởi các yếu tố như kết quả, quá trình, quy trình thực hiện Các công việc văn phòng phục vụ cho hoạt động của tổ chức, phục vụ hoạt động của mỗi bộ phận trong tổ chức và có tác động trực tiếp hoặc gián tiếp đến các mặt hoạt động khác nhau của toàn bộ tổ chức đó Việc thực hiện các công việc văn phòng có liên quan mật thiết đến thực hiện các chức năng của văn phòng như tham mưu tổng hợp, phục vụ hậu cần, phục vụ điều hành chỉ đạo…

Theo tác giả, ngoài cách hiểu là các công việc văn phòng, hoạt động văn phòng nên được hiểu rộng hơn là toàn bộ các chức năng văn phòng được mỗi đơn vị, bộ phận có chức năng, nhiệm vụ, tổ chức khác nhau trong cùng tổ chức thực hiện Thực hiện hoạt động văn phòng của các bộ phận khác nhau có

sự giống nhau và khác nhau cơ bản đối với hoạt động văn phòng của bộ phận văn phòng trong tổ chức

Như vậy, hoạt động văn phòng gồm các hoạt động nhằm tổ chức thực hiện các chức năng trọng tâm của văn phòng như chức năng xử lý thông tin, tham mưu tổng hợp, chức năng giúp việc điều hành, chức năng hậu cần Các hoạt động văn phòng thường thấy tại các tổ chức như: Tổng hợp, xây dựng và triển khai kế hoạch công tác; thu thập, xử lý thông tin; công tác văn thư, lưu trữ; tổ chức hội nghị; công tác lễ tân khánh tiết; giao tiếp hành chính, đối nội, đối ngoại… Đây là cách hiểu quan trọng để luận văn phân biệt giữa hoạt động hành chính văn phòng với các hoạt động chuyên môn nghiệp vụ khác

1.1.3 Khái niệm về chuẩn hóa và chuẩn hóa hoạt động văn phòng

Do tính chất của các hoạt động văn phòng tương đối phong phú về số lượng, được thực hiện không chỉ tại bộ phận văn phòng mà còn được thực hiện và liên quan đến nhiều bộ phận chức năng chuyên môn khác nhau nên rất cần được chuẩn hóa; đồng thời mỗi hoạt động văn phòng lại bao gồm các quy trình, sử dụng các biểu mẫu, công cụ thực hiện khác nhau Tiêu chuẩn hóa hay chuẩn hóa hoạt động văn phòng được thực hiện đồng bộ, thống nhất và hợp lý hóa giúp tạo ra lợi ích lớn cho thực hiện các hoạt động văn phòng Quan niệm về chuẩn hóa được các từ điển và một số tài liệu nghiên cứu, bài viết với các tác giả khác nhau bàn đến và định nghĩa Chuẩn hóa được sử dụng trong hầu hết các ngành, lĩnh vực như kỹ thuật, dịch vụ, du lịch, môi trường… Chuẩn hóa, tiêu chuẩn hóa được hiểu ngắn gọn là các quy tắc, quy trình hoặc tập hợp các quy tắc, quy trình được áp dụng trong một lĩnh vực để kiểm soát quá trình thực hiện, kiểm soát và đánh giá chất lượng trong lĩnh vực, hoạt động đó

Hiện nay có nhiều định nghĩa khác nhau phản ánh các quan điểm khác nhau và thay đổi theo thời gian về tiêu chuẩn Tổ chức Tiêu chuẩn hoá quốc tế (ISO) tại Thụy Sỹ đưa ra định nghĩa về tiêu chuẩn được nhiều quốc gia, tổ chức công nhận: “Tiêu chuẩn là hoạt động thiết lập các điều khoản để sử dụng chunng và lặp đi lặp lại đối với những vấn đề thực tế hoặc tiềm ẩn nhằm đạt được mức độ trật tự tối ưu trong một khung cảnh nhất định” [37, tr 1]

Tại Điều 3, Chương I, Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn kỹ thuật số 68/2006/QH11 được Quốc hội thông qua đã định nghĩa tiêu chuẩn cụ thể như sau: “Tiêu chuẩn là quy định đặc tính kỹ thuật và yêu cầu quản lý dùng làm chuẩn để phân loại, đánh giá sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, quá trình, môi trường và các đối tượng khác trong hoạt động kinh tế - xã hội nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả của các đối tượng này” [37, tr 2]

Có 02 dạng tiêu chuẩn bao gồm: Tiêu chuẩn do một tổ chức công bố

dưới dạng văn bản để tự nguyện áp dụng và tiêu chuẩn bắt buộc áp dụng một phần hoặc toàn bộ khi được viện dẫn trong văn bản quy phạm pháp luật Đồng thời theo lý thuyết về chuẩn hóa gồm 02 mức độ là: tiêu chuẩn và quy chuẩn Trong hoạt động hành chính văn phòng, việc phân định rạch ròi giữa tiêu chuẩn và quy chuẩn không lớn, chủ yếu liên quan đến việc áp dụng các quy chế, quy định trong hoạt động văn phòng do cơ quan, đơn vị xây dựng Nội hàm chuẩn hóa khi áp dụng trong thực tế bao gồm các nội dung sau: Xây dựng các chuẩn mực, tiêu chuẩn; Phổ biến, hướng dẫn các chuẩn mực đến các đối tượng và hoạt động; Tổ chức kiểm tra, giám sát và xử lý kết quả thực hiện theo các tiêu chuẩn, chuẩn mực đó Cụ thể như sau:

- Chuẩn hóa hoạt động văn phòng bao gồm các tiêu chuẩn, định mức, quy trình, quy tắc… được áp dụng trong lĩnh vực văn phòng nhằm phục vụ cho tổ chức, thực hiện hoạt động văn phòng;

- Mỗi hoạt động văn phòng lại có tiêu chuẩn riêng và được thực hiện chuẩn hóa khác nhau;

- Thực hiện chuẩn hóa hoạt động văn phòng phải được thực hiện trong từng tổ chức và có thể được ban hành thành các quy tắc thông qua các văn bản quy định cụ thể;

- Xây dựng, ban hành và áp dụng các tiêu chuẩn phải dựa trên tinh thần thỏa thuận tự nguyện nếu đó là cấp tiêu chuẩn của tổ chức; bắt buộc phải thực hiện nếu đó là cấp tiêu chuẩn quốc gia được quy định trong các văn bản quy phạm pháp luật; đồng thời được quan tâm, phổ biến thực hiện rộng rãi;

- Kết quả của mỗi hoạt động văn phòng đạt được khi áp dụng các tiêu chuẩn phải đạt kết quả tốt và có thể đánh giá, so sánh được

Như vậy, chuẩn hóa hoạt động văn phòng là hoạt động xây dựng, ban hành, phổ biến, hướng dẫn thực hiện và tiến hành công tác kiểm tra, đánh giá hiệu quả thực hiện các tiêu chuẩn, định mức trong hoạt động hành chính văn phòng của cơ quan, tổ chức

Như vậy, hiểu cụ thể về nội dung chuẩn hóa hoạt động văn phòng và phân biệt chuẩn hóa trong các lĩnh vực khác nhau của kinh tế - xã hội sẽ góp phần nhằm đánh giá thực trạng hoạt động văn phòng tại Trường Bồi dưỡng cán bộ tài chính; xây dựng các giải pháp, đề xuất việc thực hiện chuẩn hóa một số hoạt động văn phòng tại Trường hiện nay

1.2 Cơ sở lý thuyết của chuẩn hóa hoạt động văn phòng

Chuẩn hóa hoạt động văn phòng mặc dù là một trong những khái niệm còn khá mới mẻ tại Việt Nam và cũng được áp dụng thời gian chưa dài trên thế giới, tuy nhiên quá trình nghiên cứu về chuẩn hóa hoạt động văn phòng có liên quan đến nhiều ngành, môn khoa học khác nhau Thông qua các ngành, môn khoa học, kinh nghiệm thực tiễn có thể liệt kê một số khoa học có liên quan như: Quản trị học, quản trị văn phòng, quản trị nhân lực, tổ chức lao động khoa học, tâm lý học, xã hội học, luật học…

Từ nhu cầu thực tế là sự chuyên môn hóa, chuyên nghiệp hóa và áp dụng ngày càng tăng các tiêu chuẩn, định mức; đồng thời yêu cầu của nghiên cứu khoa học quản trị văn phòng đã thúc đẩy sự ra đời và phát triển của việc nghiên cứu chuẩn hóa, áp dụng các tiêu chuẩn để tổ chức hoạt động văn phòng nền nếp, hiệu quả Do đó nghiên cứu chuẩn hóa hoạt động văn phòng hiệu quả giúp làm tăng hiệu quả hoạt động của tổ chức Đây là vấn đề cơ bản được lý thuyết quản trị khoa học và hành chính hình thành từ cuối thế kỷ XIX, đầu thế kỷ XX với các đại biểu như F.W.Taylor, Henri Fayol…

Chuẩn hóa hoạt động văn phòng có liên quan mật thiết đến việc xây dựng thể chế chính sách, quy chế và quy định Chuẩn hóa phải được dựa trên các quy định chung, được thỏa thuận công nhận và thực hiện, hoặc được xây dựng và ban hành trên cơ sở các khung pháp lý Chuẩn hóa hoạt động văn phòng cũng có liên quan đến ngành hành chính học Chuẩn hóa trong văn phòng cũng có thể được tìm hiểu như một phân hệ trong hành chính học và tổ chức lao động khoa học hoạt động văn phòng

Chuẩn hóa hoạt động văn phòng nghiên cứu đến nhiều yếu tố như thuộc tính tâm lý của người lao động, tính thỏa thuận hoặc bắt buộc trong việc áp dụng các quy trình, vị trí, chức năng của người lao động Bên cạnh đó còn nghiên cứu về kỹ năng quản trị, lãnh đạo của nhà quản lý đối với nhân viên và hoạt động quản trị văn phòng

Nghiên cứu cơ sở lý thuyết của chuẩn hóa hoạt động văn phòng có ý nghĩa lớn trong áp dụng vào thực tiễn hoạt động văn phòng Trong đó lý thuyết về quản trị học, hành chính học có ý nghĩa lớn giúp luận văn này tiếp cận, nghiên cứu tốt hơn vấn đề chuẩn hóa hoạt động văn phòng

1.3 Nguyên tắc chuẩn hóa hoạt động văn phòng

Khi thực hiện chuẩn hóa hoạt động văn phòng dù áp dụng phương pháp chuẩn hóa nào thì cũng cần tuân thủ các nguyên tắc Mỗi nguyên tắc được tuân thủ góp phần giúp quá trình chuẩn hóa diễn ra thuận lợi, thống nhất và hiệu quả Tác giả đề xuất rõ hơn các nguyên tắc nên được tuân thủ như sau:

Nguyên tắc 1 Đơn giản hóa, dễ thực hiện

Chuẩn hóa được thực hiện nhằm đơn giản hóa công đoạn, quy trình, thủ tục, tránh sự rườm rà, lộn xộn Do đó nên mỗi công việc văn phòng có thể được thực hiện tinh gọn hơn, một người có thể làm nhiều việc, giảm thiểu được nhiều khâu, giảm thiểu sử dụng sức lao động, trí não cho một việc

Nguyên tắc 2 Nguyên tắc thống nhất

Sự đồng thuận thống nhất trong cơ quan để tổ chức thực hiện chuẩn hóa

và áp dụng các tiêu chuẩn vào hoạt động văn phòng rất quan trọng Đồng thời, trong toàn bộ cơ quan, việc áp dụng các tiêu chuẩn để thực hiện cũng phải thống nhất, tránh sự chồng chéo

mạnh mẽ công nghệ vào nhằm giảm thiểu các quy trình, sai sót, tiết kiệm thời gian, sức lao động và tận dụng mọi không gian

Vấn đề chuẩn hóa phải phù hợp với tình hình, yêu cầu thực tế hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức

Nguyên tắc 4 Kiểm tra, giám sát

Kiểm tra là khâu quan trọng trong bất kỳ chu trình quản lý nào, trong hoạt động chuẩn hóa cũng vậy Mục tiêu của chuẩn hóa là sự đơn giản và hoàn thiện Thông qua kiểm tra sẽ làm rõ những sai sót, bất cập, tìm biện pháp khắc phục và phát huy những điểm đã làm tốt

Nguyên tắc 5 Lựa chọn ưu tiên

Chuẩn hóa hoạt động văn phòng không nền được thực hiện ồ ạt, tràn lan Phải tổ chức thực hiện có kế hoạch, lộ trình Dựa trên cơ sở tình hình cụ thể, nên lựa chọn ưu tiên các hoạt động văn phòng cần thiết được chuẩn hóa sớm, mặc dù cần thực hiện đồng bộ nhưng không thể nào thực hiện ngay cùng lúc nhiều hoạt động chuẩn hóa

1.4 Ý nghĩa của chuẩn hóa hoạt động văn phòng

Trong những năm gần đây, tại Việt Nam việc áp dụng các định mức, tiêu chuẩn đã trở nên hết sức phổ biến và được tổ chức áp dụng rộng rãi trong nhiều ngành, nhiều lĩnh vực và hoạt động khác nhau trong đời sống kinh tế -

xã hội Không phải nghiễm nhiên mà việc áp dụng các định mức, tiêu chuẩn,

tổ chức chuẩn hóa lại được quan tâm và thực hiện ngày càng nhiều Trong hoạt động văn phòng, chuẩn hóa được nhìn nhận như một công cụ, yếu tố quan trọng nhằm thiết lập các quy phạm thực hiện các hoạt động văn phòng nói riêng và thúc đẩy hoạt động của mỗi tổ chức ngày càng tốt hơn, hiệu quả hơn, đồng thời tiến gần đến việc hội nhập quốc tế Mục đích của chuẩn hóa hoạt động văn phòng là việc xây dựng các hoạt động này trong mỗi cơ quan được thực hiện thống nhất, đảm bảo hiệu quả, góp phần tăng năng suất lao động, giảm các chi phí cho chính cơ quan và người lao động Chuẩn hóa hoạt

động văn phòng vì vậy có ý nghĩa tương đối quan trọng:

- Chuẩn hóa hoạt động văn phòng giúp đơn giản hóa, thống nhất hóa và tạo thuận lợi trong phân công, hợp tác lao động, tăng năng suất lao động, tiết kiệm thời gian và sức lao động Xây dựng phong cách làm việc khoa học, chuyên nghiệp Có nhận thức rõ ràng hơn về chất lượng công việc, tuân thủ các quy định, ý thức tự giác ngày càng tăng và ý thức kỷ luật Động viên, khuyến khích tinh thần làm việc, sự đóng góp của người lao động

- Tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình giám sát, kiểm tra Từ việc thuận lợi trong kiểm tra, thủ trưởng cơ quan sẽ kiểm soát được quá trình giải quyết công việc trong nội bộ tổ chức để có điều chỉnh kịp thời, hợp lý

- Góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu quả công tác chỉ đạo, quản lý và cung cấp các dịch vụ, sản phẩm hoạt động văn phòng đáp ứng chuẩn Đồng thời giúp tổ chức ngày càng hoàn thiện cơ cấu tổ chức, thể chế, xây dựng hoàn thiện hệ thống văn bản quản lý, điều hành

- Tạo thuận lợi cho giao dịch, trao đổi thông tin Thông qua việc các tổ chức không ngừng chuẩn hóa hoạt động văn phòng của mình, quá trình trao đổi, giao dịch với nhau giữa các tổ chức trở nên thuận lợi hơn nhờ những thống nhất về tiêu chuẩn, định mức, phương pháp làm việc

1.5 Nội dung của chuẩn hóa hoạt động văn phòng

1.5.1 Xây dựng quy chế, quy định về hoạt động văn phòng

Theo Nguyễn Hữu Tri trong giáo trình Quản trị văn phòng, NXB Khoa học kỹ thuật năm 2005, mỗi tổ chức đều có cơ chế hoạt động được hình thành

và là tổng thể nhiều yếu tố, nhiều biện pháp có liên quan chặt chẽ, hỗ trợ cho nhau Có thể nói cơ chế hoạt động bao gồm các thể lệ, quy tắc, nguyên tắc, quy chế hoạt động, lề lối làm việc [35, tr 45] Mỗi tổ chức cần xây dựng cho riêng mình các quy định, quy tắc chung dựa trên sự đồng thuận trong tổ chức

và có tính chất bắt buộc Việc thực hiện chuẩn hóa hoạt động văn phòng cũng nên được thực hiện theo biện pháp đó Thông qua sự đồng thuận và ban hành

các quy tắc chung bắt buộc giúp các hoạt động văn phòng của tổ chức diễn

ra nền nếp, có quy trình, được tuân thủ và khả năng kiểm tra, đánh giá Hiện nay, để thực hiện tốt công tác quản lý và điều hành mọi công việc, các

tổ chức đều tổ chức ban hành quy định, quy chế, quy tắc chung Khi tổ chức có sự biến động, nếu cần thiết, các quy định, quy chế có thể được thay đổi cho phù hợp

Quan điểm của Fererick Winslow Taylor (1856-1915) đã chỉ ra rằng tiêu chuẩn hóa công việc là cách thức giúp hoàn thành các công việc một cách tốt nhất Thông qua các văn bản, quy chế, quy định do tổ chức ban hành trên cơ

sở tình hình thực tế phục vụ đắc lực cho việc cải tiến lề lối làm việc; thông qua các biện pháp vừa khuyến khích, vừa bắt buộc làm tăng năng suất lao động, hiệu quả công tác và là biện pháp nhằm tích cực cải cách thủ tục hành chính trong nội bộ tổ chức, giao dịch bên ngoài [13, tr 207]

Tại Việt Nam, Nhà nước ban hành một số văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến công tác văn phòng; các cơ quan có thẩm quyền ban hành các văn bản về công tác văn thư, lưu trữ, quy chế làm việc, văn hóa công sở… Đến các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp soạn thảo và ban hành các quy chế, quy định về tổ chức, thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình Các quy chế thường được các tổ chức xây dựng và ban hành như: Quy chế làm việc; Quy chế xây dựng kế hoạch công tác, sơ kết, tổng kết công tác; Quy chế về công tác thi đua, khen thưởng; Quy chế văn thư lưu trữ; Quy chế sử dụng, bảo dưỡng máy móc thiết bị văn phòng…

Trong thực tế có nhiều tổ chức có tổ chức bộ máy nhỏ hoặc ít biên soạn, ban hành văn bản riêng và thường giải quyết công việc, thực hiện theo quy chế, quy định của cơ quan cấp trên trực tiếp Mỗi quy chế, quy định đều được ban hành kẻm theo quyết định của thủ trưởng tổ chức, cơ quan Trong nhiều trường hợp, quy chế, quy định của tổ chức thực chất là sự cụ thể hóa văn bản của cơ quan cấp trên, ứng dụng các tiêu chuẩn được công nhận rộng rãi vào

hoạt động của tổ chức mình như các văn bản quy phạm, tiêu chuẩn ISO… Tuy việc ban hành và áp dụng các quy chế, quy định của mỗi tổ chức trong giải quyết công việc, chuẩn hóa công tác văn phòng; tuy nhiên hạn chế của thực tiễn việc biên soạn, ban hành và áp dụng các quy định, quy chế tương đối lớn, cụ thể như: Nội dung chưa sát thực tiễn hoạt động; Biên soạn

và ban hành theo cảm tính của người biên soạn hoặc thủ trưởng cơ quan; Nhiều lĩnh vực bị bỏ ngỏ chưa có quy định cụ thể; Áp dụng tùy tiện các tiêu chuẩn, định mức sẵn có và vi phạm bản quyền khi tham khảo các tiêu chuẩn quốc

tế, các tiêu chuẩn đã được ban hành;

Theo tác giả, đối với một cơ quan, tổ chức cụ thể, để thực hiện tốt chuẩn hóa các hoạt động văn phòng nên áp dụng biện pháp xây dựng, ban hành các quy chế của riêng mình Thông qua tự xây dựng và áp dụng các quy chế đó giúp “guồng máy làm việc của cơ quan chạy đều” [13, tr 206] Các quy chế, quy định riêng của tổ chức có thể coi như các tiêu chuẩn đơn lẻ hoặc là tiêu chuẩn hóa của tổ chức Các tiêu chuẩn hóa của tổ chức là một chu trình từ soạn thảo, ban hành, tổ chức áp dụng và kiểm tra, đánh giá, hoàn thiện các tiêu chuẩn đã có

1.5.2 Thực hiện phổ biến, hướng dẫn các quy chế, quy định

Để các quy chế, quy định và tiêu chuẩn được áp dụng trong cuộc sống và hoạt động văn phòng của mỗi cơ quan thì khâu phổ biến tuyên truyền giữ một vai trò rất quan trọng Cũng cần một thời gian để các quy chế, quy định này được tất cả mọi người trong cơ quan biết đến, tuy nhiên đối với một mệnh lệnh mang tính hành chính, khi được lãnh đạo cơ quan ký quyết định ban hành thì phải nhanh chóng được ban hành rộng rãi, được biết Công tác phổ biến này có thể được thực hiện dưới nhiều hình thức khác nhau, nhưng đơn vị được giao chủ trì biên soạn dự thảo quy chế, quy định phải là đơn vị đầu mối giúp tuyên truyền, phổ biến Những cách thức truyền thống như sao chụp, gửi văn bản bằng công văn, tóm tắt thành một số mục quan trọng để ở nơi dễ

nhìn; hoặc những cách thức hiện đại như qua sao gửi văn bản điện tử, “chat” nhóm với các nội dung nổi bật… Tuy nhiên, cũng cần lưu ý đến hình thức hội nghị trao đổi, phổ biến, bởi qua đó sẽ tập hợp được nhiều đối tượng tham gia,

có thời gian trao đổi, tập trung tìm hiểu các quy chế, quy định rõ ràng hơn Một nội dung quan trọng là khi tiến hành phổ biến phải có sự tổng hợp thông tin, tránh việc chỉ tiến hành phổ biến một chiều mà bỏ qua những ý kiến, phản ánh của đối tượng được tuyên truyền và sau này trực thực hiện

Hướng dẫn thực hiện các quy chế, quy định phải được thực hiện song song trong cả quá trình phổ biến, cả trong quá trình thực hiện công tác lâu dài Một số khâu, một số nội dung phải được thực hiện theo hình thức cầm tay chỉ việc, dựa trên các tiêu chuẩn được quy định trong văn bản đã ban hành để hướng dẫn thực hiện Trong quá trình này, ngoài hướng dẫn theo quy định mới ban hành thì cần kết hợp với xử lý theo phương thức cũ để tránh khó khăn khi thay đổi đột ngột hoặc do lý do khách quan mà chưa áp dụng tốt được tiêu chuẩn mới

1.5.3 Tổ chức kiểm tra, đánh giá và xử lý vi phạm

Thường xuyên kiểm tra nhằm có những phát hiện, đánh giá quá trình thực hiện các quy định về chuẩn hóa hoạt động văn phòng Tiến hành kiểm tra trên cơ sở theo dõi quá trình thực hiện của các cá nhân, bộ phận; qua việc kiểm tra hậu kiểm với các kết quả công việc đã triển khai để từ đó nắm bắt những khó khăn khi thực hiện, những bất cập của các quy định, tác động của các yếu tố chủ quan và khách quan Ngoài ra, khi kiểm tra nên chú ý đến vấn

đề con người vì ý thức những người trực tiếp thực hiện rất quan trọng, phải tạo cho họ sự chủ động, tích cực nghiên cứu học tập, làm theo Thông qua kiểm tra như vậy để đốc thúc quá trình thực hiện, làm cơ sở để kiểm chứng sự phù hợp giữa thực tế và các quy định, sớm có đánh giá và tiến hành điều chỉnh, xử lý vi phạm để tạo tác dụng tích cực hơn

Mỗi cơ quan cần quan tâm đến công tác kiểm tra, đánh giá, không nên

coi công tác này như một gánh nặng tâm lý đối với nhân viên, mà phải coi là một công cụ trong quản lý, điều hành Kiểm tra cũng tránh tràn lan, ồ ạt mà tiến hành có kế hoạch, mục tiêu, mục đích và các kết quả tổng hợp được phản ánh đúng khách quan thực tiễn

Kết quả của kiểm tra, đánh giá là tổng kết việc áp dụng các quy chế, quy định để xem quá trình thực hiện và kết quả của việc thực hiện Đồng thời, có biện pháp và phương thức hợp lý để xử lý những vi phạm từ nhỏ đến lớn, từ gây hậu quả đến việc dự báo hậu quả Việc xử lý vi phạm nhằm răn đe, phòng ngừa để nâng cao tinh thần trách nhiệm, ý thức tự giác của đối tượng thực hiện Trong mỗi cơ quan, tổ chức có nhiều biện pháp và hình thức xử lý vi phạm khác nhau Song song với đó là việc động viên, khuyến khích và công tác khen thưởng hợp lý

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG VĂN PHÕNG TẠI

TRƯỜNG BỒI DƯỠNG CÁN BỘ TÀI CHÍNH 2.1 Khái quát về Trường Bồi dưỡng cán bộ tài chính

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Trường

Trường Bồi dưỡng cán bộ tài chính (sau đây gọi tắt là Trường BDCB tài chính) là một đơn vị sự nghiệp trực thuộc Bộ Tài chính

Trụ sở chính của Trường đặt tại: Số 291 Ngõ 343 Đội Cấn, Phường Liễu Giai, Quận Ba Đình, Hà Nội

Tên giao dịch quốc tế: Institute Of Financial Training (viết tắt là IFT) Trường được thành lập từ năm 1995 và phát triển qua nhiều giai đoạn cho đến ngày nay Quá trình phát triển của Trường BDCB tài chính được phân ra thành hai giai đoạn rõ rệt Giai đoạn từ ngày 7/3/1995 đến ngày 10/4/2006, Trường BDCB Tài chính có tiền thân là Trung tâm bồi dưỡng cán

bộ tài chính trực thuộc Học viện tài chính Sau đó, Trung tâm bồi dưỡng cán

bộ tài chính tách ra khỏi Học viện tài chính và trở thành Trường Bồi dưỡng cán bộ tài chính theo Quyết định số 564/QĐ- TTg ngày 10/4/2006 của Thủ tướng Chính phủ Ngày 04/5/2011, Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành Quyết định kèm theo quy chế tổ chức và hoạt động của Trường BDCB tài chính theo quyết định số 999/QĐ-BTC Trải qua quá trình phát triển, đến ngày 18/11/2014 Bộ trưởng Bộ Tài chính tiếp tục ban hành Quyết định số 2969/QĐ-BTC quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trường BDCB tài chính để thay thế cho Quyết định số 999/QĐ-BTC ngày 04/5/2011

Trường Bồi dưỡng cán bộ tài chính có nhiệm vụ, chức năng và quyền hạn như sau: Xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng hàng năm của Trường BDCB tài chính trình Bộ trưởng Bộ Tài chính phê duyệt; Biên soạn, công bố các chương trình, tài liệu đào tạo bồi dưỡng ngành tài chính; Tổ chức công tác đào tạo bồi dưỡng theo kế hoạch của Bộ Tài chính và đáp ứng nhu cầu xã hội; Nghiên cứu khoa học, trao đổi, hợp tác về đào tạo bồi dưỡng ngành tài chính;

Thực hiện các nhiệm vụ khác do Bộ trưởng Bộ Tài chính giao

Ngày 03/7/2013 Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành quyết định số 1577/QĐ-BTC phê duyệt chiến lược phát triển Trường BDCB tài chính giai đoạn 2013-2020 và định hướng đến năm 2030, theo đó Trường BDCB tài chính

sẽ phát triển trở thành Học viện cán bộ quản lý tài chính nhằm đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực quản lý tài chính có chất lượng cao, đáp ứng yêu cầu phát triển và hiện đại hóa ngành Tài chính

Bảng 2.1 Quy mô đào tạo bồi dưỡng do Trường BDCB tài chính thực hiện

(Đơn vị tính: người)

Nội dung ĐTBD 2014 2015 2016 2017 2018 Tổng

Đào tạo bồi dưỡng lý

Đào tạo bồi dưỡng

theo tiêu chuẩn ngạch 977 511 803 891 428 3610 Đào tạo bồi dưỡng

Đào tạo bồi dưỡng

nguồn thu sự nghiệp 6141 5669 9919 18373 30815 70917 Hoạt động hội thảo

2.1.2 Đặc điểm tổ chức quản lý của Trường Bồi dưỡng cán bộ tài chính

Căn cứ Quyết định số 2969/ QĐ-BTC ngày 18/11/2014 của Bộ trưởng

Bộ Tài chính, Trường BDCB tài chính có Giám đốc, các Phó Giám đốc, 03 khoa, 04 phòng chức năng và 03 đơn vị trực thuộc Từ năm 2017, căn cứ tình hình thực tiễn và nhu cầu phục vụ tổ chức quản lý địa bàn hoạt động trong cả nước, Trường đã thành lập thêm 02 Ban mềm trực thuộc sự điều hành quản lý của Ban Giám đốc và Phòng Quản lý đào tạo và Khoa học Đặc điểm tổ chức quản lý nêu trên đã ảnh hưởng không nhỏ đến quá trình tổ chức, thực hiện các hoạt động văn phòng và ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình chuẩn hóa hoạt động văn phòng của Trường Bồi dưỡng cán bộ tài chính Hiện tại, Trường có

01 Giám đốc, 01 Phó Giám đốc và được tổ chức theo sơ đồ sau:

(Nguồn: Khảo sát của tác giả)

Sơ đồ 2.1 Cơ cấu tổ chức Trường BDCB tài chính

Các đơn vị trực thuộc bao gồm Trung tâm Phát triển đào tạo và tư vấn tài chính, Trung tâm Bồi dưỡng cán bộ tài chính Miền Trung đặt tại Thừa

Khoa Quản lý hành chính nhà nước

Khoa Bồi dưỡng lãnh đạo quản lý

Trung tâm Phát triển đào tạo và Tư vấn tài chính

Trung tâm ĐTBD cán bộ tài chính Miền Trung

Trung tâm ĐTBD cán bộ tài chính Miền Nam

Tổ Giám sát hoạt

động ĐTBD tại

Miền Nam

Thiên Huế, Trung tâm Bồi dưỡng cán bộ tài chính Miền Nam tại Thành phố

Hồ Chí Minh Mỗi Trung tâm có 01 Giám đốc và từ 01 đến 02 Phó Giám đốc Mỗi Trung tâm có vị trí đặt tại Hà Nội, Thành phố Huế, Thành phố Hồ Chí Minhcó cơ chế quản lý tài chính độc lập, hoạt động văn phòng riêng

Do mô hình tổ chức quản lý phân tán nêu trên của Trường đã ảnh hưởng không nhỏ đến quá trình thực hiện các hoạt động văn phòng và chuyên môn Đặc biệt trong việc xây dựng, thực hiện các quy chế về văn hóa công sở, quy chế làm việc, quy chế văn thư lưu trữ Trong một số hoạt động cụ thể như hoạt động văn thư, luân chuyển văn thư, công văn, xin ý kiến, tham mưu, tổng hợp thông tin cũng đòi hỏi một quy trình đảm bảo sự nhanh chóng, thuận tiện và phù hợp với đặc điểm tổ chức Trường

2.1.3 Đặc điểm hoạt động văn phòng tại Trường Bồi dưỡng cán bộ tài chính hiện nay

a, Đặc điểm hoạt động văn phòng tại Trường hiện nay:

Căn cứ cơ cấu tổ chức, các đơn vị thuộc Trường có thể được phân chia thành hai loại: Khối hành chính văn phòng (02 Phòng) và Khối chuyên môn nghiệp (02 Phòng, 03 Trung tâm, 03 Khoa và 02 Ban mềm)

Trường Bồi dưỡng cán bộ tài chính tổ chức hoạt động văn phòng theo

mô hình tập trung theo địa bàn và mô hình tập trung theo chức năng Mô hình tập trung theo địa bàn như việc giao các công việc hành chính văn phòng cho Phòng Tổ chức Hành chính của Trường đảm nhiệm Mô hình tập trung theo chức năng là việc phân chia các hoạt động văn phòng, nghiệp vụ hành chính thành các bộ phận chuyên môn theo chức năng như Tổ Tổng hợp, Tổ Hành chính, Tổ Quản trị

- Hoạt động văn phòng phục vụ hoạt động, nhiệm vụ đối nội và đối ngoại của Trường Nhiệm vụ này được Phòng Tổ chức Hành chính và Phòng Tài chính Kế toán thực hiện qua các công việc như: công tác văn thư, lưu trữ, tham mưu, xây dựng kế hoạch, báo cáo, tổ chức hội nghị, tài chính

- Hoạt động văn phòng phục vụ nhiệm vụ chuyên môn: Hoạt động văn phòng dạng này hết sức đa dạng và liên quan đến tất cả các bộ phận, đơn vị trong toàn Trường Không chỉ liên quan đến Phòng Tổ chức Hành chính trong việc phân bổ nhân sự, chuẩn bị cơ sở vật chất cho các hoạt động đào tạo bồi dưỡng ; Phòng Quản lý đào tạo và Khoa học trong công tác quản lý, điều hành, tham mưu, tổng hợp báo cáo về hoạt động đào tạo bồi dưỡng; hoạt động văn phòng phục vụ nhiệm vụ chuyên môn còn được thực hiện tại mỗi đơn vị Trung tâm như việc tổ chức thành Phòng Tổng hợp tại 03 Trung tâm, thực hiện các hoạt động về tổng hợp, báo cáo, văn thư, chuẩn bị cơ sở vật chất tại mỗi Phòng/Khoa/Trung tâm trong hoạt động đào tạo bồi dưỡng Tuy vậy, các hoạt động văn phòng tại Trường vẫn phải được kiểm soát, quản lý và thực hiện bởi một đầu mối cụ thể Mỗi đơn vị, bộ phận phải căn cứ chức năng, nhiệm vụ của mình để thực hiện các nhiệm vụ văn phòng cụ thể; đồng thời phối hợp chặt chẽ và theo sự hướng dẫn, kiểm tra của đầu mối

- Các hoạt động hành chính văn phòng cụ thể, đặc trưng tại Trường Bồi dưỡng cán bộ tài chính hiện nay, cụ thể như sau:

* Công tác tổng hợp, gồm: Xây dựng báo cáo, kế hoạch công tác, công

tác tổ chức cán bộ, bảo hiểm, tổ chức hội họp, tổ chức cơ sở vật chất cho hoạt động ĐTBD ngân sách

* Công tác quản trị, gồm: Quản lý trang thiết bị văn phòng, trang thiết bị

tòa nhà, phương tiện làm việc, kiểm kê tài sản, mua sắm và sửa chữa trang thiết bị của cơ quan

* Công tác văn thư, lưu trữ gồm: Tiếp nhận công văn, giấy tờ; luân

chuyển công văn; quản lý con dấu; tiếp nhận và quản lý lưu trữ hồ sơ theo phân công

* Công tác lễ tân, khánh tiết: Phục vụ các công việc đối nội, đối ngoại

hàng ngày của Trường; hoạt động khai giảng, bế giảng lớp ĐTBD; lễ tân, phục vụ các hội nghị, hội thảo

* Tổ chức hội nghị, hội thảo: Hội nghị giao ban thường kỳ; họp đột xuất;

các hội nghị về công tác ĐTBD tại các địa phương

* Tổ chức cơ sở vật chất cho tổ chức mở lớp ĐTBD: đây là hoạt động

thường xuyên, liên tục và rất đặc trưng của công tác văn phòng tại Trường BDCB tài chính

* Thực hiện công tác tài chính phục vụ các lớp ĐTBD

mô hình tập trung theo chức năng, thể hiện qua mô hình sau:

(Nguồn: Khảo sát của tác giả)

Sơ đồ 2.2 Mô hình tập trung theo chức năng

Phòng Tổ chức Hành chính thực hiện các nhiệm vụ cụ thể sau: Công tác tham mưu, tổng hợp; tổ chức cán bộ, bố trí nhân sự, thi đua khen thưởng, phân loại; công tác văn thư, lưu trữ, điện tín, photo, scan văn bản; mua sắm văn phòng phẩm, vật tư văn phòng; Tổ chức phục vụ cho các lớp học tại Trường và địa bàn cả nước; Tham mưu cho Ban Giám đốc về tổ chức công tác văn phòng, nâng cao chất lượng hoạt động hành chính

Tại mỗi Trung tâm thuộc Trường đều tổ chức riêng Phòng Tổng hợp với tổng số 12 người làm việc; mỗi đơn vị Phòng, Khoa trong Trường lại bố trí nhân sự phụ trách công tác văn thư gồm 01 người

TRƯỞNG PHÕNG

TỔ CHỨC

HÀNH CHÍNH

BỘ PHẬN HÀNH CHÍNH

BỘ PHẬN QUẢN TRỊ

BỘ PHẬN TỔNG HỢP

Về mối quan hệ giữa Phòng Tổ chức Hành chính và Phòng Tổng hợp thuộc các Trung tâm vừa mang mối quan hệ độc lập tương đối khi thực hiện chức năng, nhiệm vụ; nhưng lại có quan hệ chịu sự quản lý về nghiệp vụ, tổ chức nhân sự và các tiêu chuẩn, định mức chung do Trường ban hành Xét về

vị trí trong tổ chức của Trường thì Phòng TCHC là đơn vị ngang cấp với các Trung tâm và thay mặt Ban Giám đốc quản lý các Trung tâm về công tác quản trị văn phòng, tham mưu về nhân sự, cơ sở vật chất, trang bị văn phòng

(Nguồn: Khảo sát của tác giả)

Sơ đồ 2.3 Phòng TCHC và Phòng Tổng hợp thuộc Trung tâm

2.2 Thực trạng một số hoạt động văn phòng tại Trường Bồi dưỡng cán bộ tài chính hiện nay

2.2.1 Công tác tham mưu xây dựng kế hoạch công tác

Hoạt động lập và thực hiện kế hoạch công tác là một nội dung quan trọng trong hoạt động văn phòng Trường được Bộ Tài chính giao nhiệm vụ xây dựng chương trình, kế hoạch đào tạo bồi dưỡng công chức viên chức ngành tài chính hàng năm; đồng thời phối hợp với Vụ Tổ chức cán bộ về việc xây dựng và thực hiện đề án đào tạo bồi dưỡng công chức viên chức ngành tài chính theo từng giai đoạn 5 năm Trên cơ sở đó, Trường tổ chức các công việc nhằm vừa thực hiện kế hoạch hằng năm, vừa xây dựng kế hoạch đào tạo bồi dưỡng năm tiếp theo

Trách nhiệm xây dựng kế hoạch đào tạo bồi dưỡng hằng năm của Trường được giao trực tiếp cho Phòng Quản lý đào tạo và Khoa học chủ trì, các Khoa và Trung tâm thuộc Trường phối hợp thực hiện

Phòng Tổ chức Hành chính được giao nhiệm vụ xây dựng các kế hoạch

Phòng Tổng hợp Trung tâm thuộc

công tác chung của Trường, đây là nhiệm vụ quan trọng nhằm xác định các phần việc, lĩnh vực và chương trình công tác, hoạt động của Trường như: Lịch công tác, kế hoạch hoạt động hàng tuần; Chương trình công tác hàng tháng; Chương trình kế hoạch công tác hàng quý; Phương hướng, nhiệm vụ, kế hoạch công tác hàng năm;Kế hoạch về các công tác như tổ chức bộ máy, hành chính tổng hợp, quản trị, mua sắm tài sản

Phòng Tổ chức Hành chính chịu trách nhiệm là đầu mối chính tổ chức công tác xây dựng kế hoạch công tác thường xuyên của đơn vị; đồng thời là đơn vị tham mưu, giúp việc cho Ban Giám đốc tổ chức triển khai và kiểm tra, đánh giá việc thực hiện các kế hoạch nêu trên của từng bộ phận trong Trường Bước 1 Thu thập, xử lý thông tin

Bước 2 Xây dựng dự thảo kế hoạch Kế hoạch thường được thể hiện thông qua các văn bản như: Lịch công tác hàng tuần được xuất bản trên Website; Báo cáo tình hình thực hiện công tác hàng tháng và kế hoạch tháng tiếp theo; Kết luận họp giao ban hàng tháng do Ban Giám đốc hoặc Trưởng Phòng Tổ chức Hành chính ký, ban hành; Báo cáo tổng kết hàng năm

Bước 3: Ký và ban hành kế hoạch

- Lịch công tác hàng tuần: Chuyên viên Phòng Tổ chức Hành chính tổng hợp, trình Giám đốc ký duyệt và đăng tại Website của đơn vị để theo dõi, thực hiện trong toàn Trường

- Báo cáo công tác hàng tháng, hàng quý: Trình Phó Giám đốc phụ trách

ký ban hành và gửi các đơn vị trong Trường, Văn phòng Bộ và Vụ Tổ chức cán bộ để tổng hợp báo cáo chung

- Báo cáo tổng kết năm, kế hoạch năm tiếp theo: Trình Giám đốc ký ban hành, gửi đến từng đơn vị trong Trường và các đơn vị khác có liên quan tại

Bộ Tài chính thẩm định, tổng hợp

- Kế hoạch thường xuyên hoặc đột xuất khác: Tùy theo loại kế hoạch, tính chất công việc được các cấp có thẩm quyền ký ban hành

2.2.2 Hoạt động xây dựng quy định, quy chế nội bộ

Thực tế việc xây dựng thể chế hay các nội quy, quy chế nội bộ có vai trò

quan trọng đối với hoạt động của mỗi tổ chức TS Văn Tất Thu đã nêu “Tổ chức cần có bộ máy và con người, nhưng như thế chưa đủ, phải có cơ chế và thể chế chặt chẽ để bộ máy hoạt động có hiệu quả” từ đó ông khẳng định “có

bộ máy, có con người, có cơ chế, thể chế thì bộ máy có thể hoạt động” [36, tr 10] Thể chế thực chất là chính sách, hành lang pháp lý được xây dựng bởi mỗi tổ chức dựa trên các quy định chung của Nhà nước hoặc cơ quan cấp trên Thể chế được thể hiện thông qua các quyết định hành chính, các quy chế, nội quy được ban hành thể hiện tư duy, tầm nhìn, cụ thể hóa chỉ thị của lãnh đạo tổ chức Trường BDCB tài chính rất coi trọng hoạt động xây dựng thể chế, quy chế nội bộ, nhất là đối với các quy chế về tổ chức hoạt động và liên quan đến hoạt động văn phòng, hoạt động tài chính và kế toán

Quy chế nội bộ của Trường được chia làm nhiều loại:

* Thể chế, quy chế do Trường xây dựng, ban hành:

+ Các thể chế, quy chế liên quan đến cơ cấu tổ chức, hành chính văn phòng; thể chế, cơ chế chung cho hoạt động của Trường: Phòng Tổ chức Hành chính là đơn vị đầu mối chủ trì xây dựng;

+ Các thể chế, quy chế chuyên môn chuyên ngành phục vụ nhiệm vụ chuyên môn của Trường: các đơn vị, bộ phận chuyên môn tổ chức xây dựng

và triển khai thực hiện;

* Thể chế, quy chế do các Trung tâm, Phòng/Khoa ban hành: Là các quy chế nội bộ được xây dựng dựa trên cơ sở tuân thủ các quy định của Nhà Trường đã ban hành, cụ thể hóa bằng các quy định của các Trung tâm như Quy chế chi tiêu nội bộ, Quy chế tổ chức và hoạt động của các Phòng thuộc Trung tâm Các Phòng/Khoa của Trường chỉ được ban hành và áp dụng trong nội bộ Phòng/Khoa quy chế về quản lý, sử dụng tài chính của đơn vị Căn cứ chức năng, nhiệm vụ đã quy định, Phòng Tổ chức Hành chính thường là đơn vị được giao trực tiếp tổ chức xây dựng các thể chế, quy chế nội bộ Trong quá trình thực hiện, những người được giao soạn thảo không những phải nghiên cứu các văn bản quy định cao hơn mà phải theo dõi, tổng

hợp và chỉnh sửa những nội dung cho phù hợp với điều kiện thực tiễn

Thống kê sau đây cho thấy việc xây dựng và ban hành các quy chế, quy định nội bộ nói chung và quy chế phục vụ hoạt động văn phòng nói riêng tại Trường trong giai đoạn 2014-2018 (bao gồm các quy chế xây dựng mới và sửa đổi, bổ sung các quy chế đã ban hành):

* Năm 2014: 04 quy chế * Năm 2015: 06 quy chế

* Năm 2016: 07 quy chế * Năm 2017: 07 quy chế

* Năm 2018: 10 quy chế

2.2.3 Hoạt động văn thư

Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 của Chính phủ về công tác văn thư; Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ về sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 110/2004/NĐ-CP đã quy định rõ các hoạt động trong công tác văn thư Hầu hết các hoạt động của cơ quan, tổ chức đều có liên quan đến công tác văn thư, đặc biệt là hoạt động quản lý, chỉ đạo và điều hành Vì vậy, công tác văn thư rất được các cơ quan, tổ chức quan tâm Công tác này thể hiện rõ sự quan trọng, nội dung chủ yếu của hoạt động văn phòng trong nhận thức của nhiều người, trong đó có lãnh đạo cơ quan Trường BDCB tài chính tổ chức thực hiện và tiến tới chuẩn hóa công tác văn thư thông qua việc thường xuyên cải tiến nghiệp vụ, qua sự chỉ đạo của lãnh đạo Trường, Trưởng Phòng Tổ chức Hành chính; thông qua việc ban hành, áp dụng Quy chế văn thư kèm theo Quyết định số 144/QĐ-BDCB ngày 26/6/2012 và thay thế bởi Quy chế văn thư kèm theo Quyết định số 378/QĐ-BDCB ngày 06/12/2018 Ngoài ra, nhằm đáp ứng các yêu cầu về công tác văn thư do Bộ Tài chính đề ra, Trường cũng tuân thủ các quy định tại Quyết định

số 1616/QĐ-BTC ngày 19/7/2016 về ban hành Quy chế văn thư Bộ Tài chính Tại Việt Nam, công tác xây dựng và ban hành các quy định, tiêu chuẩn công tác văn thư lưu trữ đã được thực hiện một cách nghiêm túc, khoa học Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đã nghiên cứu xây dựng được một số tiêu

chuẩn Việt Nam, tiêu chuẩn quốc gia và tiêu chuẩn ngành về những vấn đề thiết yếu của công tác văn thư lưu trữ [19, tr 1] Trong xu thế hội nhập quốc

tế, toàn cầu hóa, công tác văn thư càng phải có sự mở rộng, trao đổi với quốc

tế Các nghiệp vụ, quy trình áp dụng trong công tác văn thư được Nhà nước quy định chung sẽ góp phần giúp công tác văn thư phát triển, hội nhập và ngày càng được nâng cao

- Năm 1992: Quyết định 228/QĐ-BKHCN ngày 31/01/1992 của Bộ Khoa học công nghệ và Môi trường về ban hành tiêu chuẩn Văn bản quản lý nhà nước – mẫu trình bày;

- Năm 2005: Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ ban hành Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 6/5/2005 về hướng dẫn về thể thức

và kỹ thuật ban hành văn bản;

- Năm 2008: Quốc hội ban hành Luật số 17/2008/QH12 ngày 03/6/2008

về ban hành văn bản quy phạm pháp luật;

- Năm 2015: Quốc hội ban hành Luật số 80/2015/QH13 ngày 22/6/2015

về ban hành văn bản quy phạm pháp luật;

- Trên cơ sở các Luật của Quốc hội, Chính phủ ban hành Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01/4/2009 về quản lý và sử dụng con dấu; Nghị định 34/2006/NĐ-CP ngày 14/5/2016 quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật; Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính; Thông tư 21/2012/TT-BCA ngày 13/04/2012 của Bộ Công an quy định về con dấu của các cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước; Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản

lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan…

Trên cơ sở tuân thủ các quy định chung của Nhà nước, Bộ Tài chính nêu; Trường tổ chức công tác văn thư nhằm đáp ứng những yêu cầu về quản lý nhà