Đổi mới hoạt động văn phòng cấp bộ tại bộ khoa học và công nghệ đáp ứng nhu cầu hiện đại hóa công tác hành chính nhà nước

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG *********** KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐỔI MỚI HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG CẤP BỘ TẠI BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ ĐÁP ỨNG NHU CẦU HIỆN ĐẠI HĨA CƠNG TÁC HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Người hướng dẫn : THS NGUYỄN PHÚ THÀNH Sinh viên thực : TẠ THỊ NHẬT LỆ Mã số sinh viên, khóa, lớp : 1405QTVA026, 2014 – 2018, ĐH.QTVP14A HÀ NỘI - 2018 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan cơng trình nghiên cứu tơi thời gian qua Tơi xin chịu hồn tồn trách nhiệm có không trung thực thông tin sử dụng công trình nghiên cứu SINH VIÊN Tạ Thị Nhật Lệ LỜI CẢM ƠN Được đồng ý Khoa Quản trị văn phòng hướng dẫn ThS Nguyễn Phú Thành, tơi thực khóa luận tốt nghiệp với đề tài: “Đổi cơng tác văn phịng cấp Bộ Bộ Khoa học Công nghệ đáp ứng nhu cầu đại hóa cơng tác hành nhà nước” Với tình cảm lịng biết ơn chân thành, tơi xin bày tỏ lịng biết ơn tới: Các giảng viên Khoa Quản trị văn phịng nói riêng giảng viên trường Đại học Nội vụ Hà Nội truyền đạt cho kiến thức, kỹ cần thiết để thực hoạt động nghiên cứu hồn thành khóa luận tốt nghiệp Đặc biệt, tơi xin bày tỏ lịng biết ơn sâu sắc tới ThS Nguyễn Phú Thành – Chánh Văn phòng Đảng – Đồn thể, cán hướng dẫn tận tình bảo, định hướng, hỗ trợ cho lời khuyên, học kinh nghiệm hữu ích ln động viên để tơi hồn thành khóa luận tốt nghiệp Tơi xin trân trọng cảm ơn lãnh đạo, cán bộ, công chức thuộc Văn phịng Bộ Khoa học Cơng nghệ nói chung đặc biệt cán bộ, cơng chức Phịng Tổng hợp – nơi trực tiếp thực tập tốt nghiệp ủng hộ, cộng tác, giúp đỡ tạo điều kiện cho tơi suốt q trình khảo sát, thu thập thông tin, tài liệu phục vụ cho đề tài Mặc dù dành nhiều nỗ lực, cố gắng để thực khóa luận, song thời gian thực tập có hạn, kinh nghiệm thực tế chưa có khơng thể tránh khỏi thiếu sót, hạn chế Kính mong q thầy đồng nghiệp góp ý để khóa luận tốt nghiệp tơi hồn thiện Xin trân trọng cảm ơn! BẢNG KÝ KIỆU VÀ CHỮ VIẾT TẮT S TT Cụm từ viết tắt Cụm từ viết đầy đủ CNTT Công nghệ thông tin LTH &QTVP Lưu trữ học Quản trị văn phòng NXB Nhà xuất Văn phòng Bộ Văn phòng Bộ Khoa học Công nghệ VT, LT Văn thư, lưu trữ MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU 1 Lý lựa chọn đề tài Mục tiêu, nhiệm vụ nghiên cứu 2.1 Mục tiêu nghiên cứu 2.2 Nhiệm vụ nghiên cứu Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 3.1 Đối tượng nghiên cứu 3.2 Phạm vi nghiên cứu Tổng quan tình hình nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Đóng góp đề tài Bố cục đề tài PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ ĐỔI MỚI CƠNG TÁC VĂN PHỊNG 1.1 Cơ sở lý luận 1.1.1 Cơ sở lý luận văn phòng 1.1.1.1 Khái niệm văn phòng 1.1.1.2 Vị trí, vai trị văn phịng 1.1.1.3 Chức năng, nhiệm vụ văn phòng 1.1.2 Cơ sở lý luận đổi cơng tác văn phịng 1.1.2.1 Khái niệm đổi công tác văn phòng 1.1.2.2 Những yêu cầu phải đổi công tác văn phòng 1.1.2.3 Nội dung đổi cơng tác văn phịng 10 1.1.2.4 Ý nghĩa đổi công tác văn phòng 15 1.2 Cơ sở lý luận 17 1.3 Cơ sở thực tiễn 17 Tiểu kết chương 19 CHƯƠNG THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI BỘ KHOA HỌC VÀ CƠNG NGHỆ 20 2.1 Khái quát chung Bộ Khoa học Công nghệ 20 2.1.1 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Bộ Khoa học Công nghệ 20 2.1.2 Cơ cấu tổ chức Bộ Khoa học Công nghệ 20 2.2 Khái quát chung Văn phòng Bộ Khoa học Công nghệ 22 2.2.1 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Văn phịng Bộ Khoa học Cơng nghệ 22 2.2.2 Cơ cấu tổ chức Văn phòng Bộ Khoa học Công nghệ 22 2.3 Thực trạng cơng tác văn phịng Bộ Khoa học Công nghệ 23 2.3.1 Tổ chức thực nghiệp vụ văn phòng 23 2.3.1.1 Công tác xây dựng theo dõi thực chương trình, kế hoạch cơng tác 23 2.3.1.2 Công tác văn thư, lưu trữ quan 26 2.3.1.3 Công tác tổ chức phục vụ hội nghị, họp cho quan 35 2.3.1.4 Công tác đảm bảo thông tin cho hoạt động quan 40 2.3.2 Tổ chức máy chất lượng nhân làm cơng tác văn phịng 41 2.3.3 Cơ sở vật chất, trang thiết bị kỹ thuật văn phòng 43 2.3.3.1 Mua sắm, sửa chữa, bổ sung trang thiết bị văn phòng 44 2.3.3.2 Quản lý, theo dõi trang thiết bị kỹ thuật văn phòng 44 2.3.3.3 Thanh lý trang thiết bị kỹ thuật văn phòng 45 Tiểu kết Chương 45 CHƯƠNG ĐÁNH GIÁ CHUNG VÀ ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM ĐỔI MỚI CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI BỘ KHOA HỌC VÀ CƠNG NGHỆ ĐÁP ỨNG NHU CẦU HIỆN ĐẠI HĨA CƠNG TÁC HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC7 47 3.1 Đánh giá chung cơng tác văn phịng Bộ Khoa học Công nghệ 47 3.1.1 Về ưu điểm 47 3.1.1.1 Về công tác tổ chức thực nghiệp vụ văn phòng 47 3.1.1.2 Tổ chức máy chất lượng đội ngũ nhân văn phòng 52 3.1.1.3 Cơ sở vật chất, trang thiết bị kỹ thuật văn phòng 53 3.1.2 Về hạn chế 53 3.1.2.1 Tổ chức thực nghiệp vụ văn phòng 53 3.1.2.2 Tổ chức máy chất lượng đội ngũ nhân văn phòng 56 3.1.2.3 Cơ sở vật chất, trang thiết bị kỹ thuật văn phòng 57 3.1.3 Nguyên nhân hạn chế 58 3.2 Một số giải pháp nhằm đổi cơng tác văn phịng Bộ Khoa học Công nghệ đáp ứng nhu cầu đại hóa cơng tác hành nhà nước 60 3.2.1 Giải pháp đổi nhận thức 60 3.2.2 Giải pháp đổi thể chế 61 3.2.3 Giải pháp tăng cường ứng dụng CNTT vào nghiệp vụ văn phòng 61 3.2.4 Giải pháp tổ chức máy nâng cao chất lượng đội ngũ nhân 63 3.2.5 Giải pháp đầu tư tài chính, sở vật chất trang thiết bị văn phòng 64 Tiểu kết Chương 65 PHẦN KẾT LUẬN 67 TÀI LIỆU THAM KHẢO 68 PHỤ LỤC 70 PHẦN MỞ ĐẦU Lý lựa chọn đề tài Trong máy hoạt động quan, tổ chức, văn phịng ln đánh giá phận vô quan trọng, “siêu đơn vị” có tầm ảnh hưởng lớn trình hoạt động phát triển quan Bởi lẽ, văn phòng trung tâm cung cấp xử lý thông tin phục vụ cho hoạt động lãnh đạo, quản lý Đồng thời, với hai chức tham mưu tổng hợp đảm bảo điều kiện sở vật chất phục vụ hoạt động quan, hoạt động văn phòng phủ khắp chi phối đến đến tất hoạt động quan, tổ chức Do vậy, công tác quản trị văn phòng quan, tổ chức đặc biệt coi trọng Trong bối cảnh Cách mạng công nghiệp 4.0 tới gần xu cải cách hành cơng đẩy mạnh thực năm gần đây, yêu cầu đổi công tác văn phòng để xây dựng văn phòng đại trở thành tất yếu nhiều quan, tổ chức quan tâm nhanh chóng triển khai thực Bởi lẽ “Cải cách hành phải gắn liền với đổi mới, đại hóa cơng tác văn phịng, thực lộ trình điện tử Chính phủ”1 Như vậy, cải cách hành đổi cơng tác văn phòng mối quan hệ chặt chẽ tác động mãnh mẽ lẫn “Bộ Khoa học Công nghệ quan Chính phủ, thực chức quản lý nhà nước khoa học công nghệ”[2;1] phạm vi nước Đặc biệt, vai trò Bộ Khoa học Công nghệ ngày khẳng định phát triển hoạt động khoa học cơng nghệ nhiệm vụ trọng tâm Đảng Nhà nước đặt giai đoạn phát triển nay, thể Nghị Hội nghị lần thứ Ban Chấp hành Trung ương Đảng khóa XI (Nghị số 20-NQ/TW) phát triển khoa học công nghệ phục vụ nghiệp cơng nghiệp hóa, đại hóa đặc biệt vai trị khoa học công nghệ thể rõ nét nghị trung ương Khóa XII Với vai trị đặc biệt quan trọng mình, năm gần đây, cơng tác cải cách hành có đổi cơng tác văn phịng Bộ Khoa học Cơng nghệ đặc biệt quan tâm Chỉ số xếp loại cải cách hành quốc gia Bộ liên tục cải thiện: Năm 2014 đứng thứ 192, năm 2015 đứng thứ 173, năm 2016 đứng thứ 34 tổng số 19 Bộ, quan ngang Bộ (Chỉ sau Ngân hàng Nhà nước Việt Nam Bộ Tài chính) Nhằm tổng hợp hệ thống sở khoa học, nâng cao vốn kiến thức chuyên ngành Vũ Đình Khang – Chánh Văn phòng HĐND-UBND thành phố Hải Phòng, Kỷ yếu Hội nghị Khoa Quản trị văn phòng – Lý luận thực tiễn, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội Báo cáo kết xác định số cải cách Hành 2014, tr 23 Báo cáo kết xác định số cải cách Hành 2015, tr 11 Báo cáo kết xác định số cải cách Hành 2016, tr 13 lực nghiên cứu khoa học thân lĩnh vực đổi cơng tác văn phịng; đồng thời nhận thức tầm quan trọng, tính cấp thiết cơng tác tìm hiểu rõ thực trạngcơng tác văn phịng Bộ Khoa học Cơng nghệ Khoa học Cơng nghệ từ đề xuất giải pháp nhằm đổi công tác văn phòng theo hướng đại nhằm nâng cao hiệu quả, chất lượng cơng việc, vai trị Văn phịng Bộ đáp ứng đổi nhanh chóng yêu cầu thực tiễn, định lựa chọn đề tài “Đổi cơng tác văn phịng cấp Bộ Bộ Khoa học Công nghệ đáp ứng nhu cầu đại hóa cơng tác hành nhà nước” làm đề tài Khóa luận tốt nghiệp Mục tiêu, nhiệm vụ nghiên cứu 2.1 Mục tiêu nghiên cứu Đề tài nghiên cứu nhằm đạt mục tiêu sau đây: - Chứng minh tầm quan trọng, tính tất yếu ý nghĩa đổi cơng tác văn phịng xu cải cách cơng tác hành nay; - Tính tất yếu thực tiễn đổi công tác văn phòng quan cấp Bộ đặc biệt Bộ Khoa học Công nghệ đề xuất giải pháp thực tiễn phù hợp; - Nâng cao kiến thức, trình độ thân cơng tác quản trị văn phòng hoạt động nghiên cứu khoa học 2.2 Nhiệm vụ nghiên cứu Để đạt mục tiêu kể trên, cần phải thực số nhiệm vụ sau đây: Thứ nhất, làm sáng tỏ sở khoa học đổi cơng tác văn phịng; Thứ hai, giới thiệu vị trí, vai trị, chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức Bộ Khoa học Cơng nghệ Văn phịng Bộ; Thứ ba, khảo sát thực trạng cơng tác văn phịng Bộ Khoa học Công nghệ; Thứ tư, nhận xét, đánh giá cơng tác văn phịng Bộ Khoa học Công nghệ đề xuất số giải pháp nhằm đổi cơng tác văn phịng Bộ Khoa học Công nghệ Khoa học Công nghệ đáp ứng nhu cầu đại hóa cơng tác hành nhà nước Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 3.1 Đối tượng nghiên cứu Đề tài tập trung nghiên cứu nội dung đổi công tác văn phịng cấp Bộ Khoa học Cơng nghệ với nội dung sau: Một là, đổi nghiệp vụ văn phòng; Hai là, đổi tổ chức máy chất lượng đội ngũ nhân làm cơng tác văn phịng; Ba là, đổi sở vật chất trang thiết bị kỹ thuật văn phòng PHỤ LỤC 02 12 13 PHỤ LỤC 03: SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ 14 PHỤ LỤC 04 15 16 17 18 PHỤ LỤC 05: SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC VĂN PHỊNG BỘ KHOA HỌC VÀ CƠNG NGHỆ PHỤ LỤC SỐ 06: NHÂN SỰ LÀM CÔNG TÁC VĂN THƯ CHUYÊN TRÁCH, LƯU TRỮ BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ Bảng 6.1 Nhân làm công tác Văn thư chuyên trách Bộ Khoa học Công nghệ STT Họ tên Chức vụ Trình độ Chun ngành Hồng Thu Hằng Phó Trưởng phòng Đại học Xã hội học Phan Thị Kim Hoa Cán Cao đẳng Nông nghiệp Lê Thị Oánh Chuyên viên Đại học LTH &QTVP Hoàng Thị Thương Chuyên viên Đại học LTH &QTVP Nguyễn Minh Thanh Chuyên viên Đại học LTH &QTVP Bảng 6.2 Nhân làm công tác Lưu trữ Bộ Khoa học Cơng nghệ STT Họ tên An Hồng Hoa Chức vụ Trưởng phịng Trình độ Chun ngành Thạc sỹ LTH &QTVP Nguyễn Thị Lan Anh Chuyên viên Đại học LTH &QTVP Phạm Văn Hoành Chuyên viên Đại học Luật Vũ Thị Nhạn Chuyên viên Đại học Văn thư PHỤ LỤC SỐ 07: MỘT SỐ HÌNH ẢNH VỀ CÁC GIAO DIỆN CỦA PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ HỒ SƠ CƠNG VIỆC Hình 9.1 Giao diện thực thao tác đăng ký văn Hình 9.2 Giao diện tìm kiếm văn Hình 9.3 Giao diện ý kiến đạo Chánh văn Phòng hạn xử lý văn PHỤ LỤC SỐ 08: MỘT SỐ HÌNH ẢNH VỀ CÁC GIAO DIỆN CỦA PHẦN MỀM NEOARCHIVE Hình 12.1 Danh mục tài liệu lưu trữ 12.2 Thẻ chỉnh lý tài liệu Hình 12.3 Giao diện cơng cụ tra tìm phần mềm NeoARCHIVE Hình 12.4 Giao diện ứng dụng NeoARCHIVE thu thập tài liệu PHỤ LỤC SỐ 09: MẪU CHƯƠNG TRÌNH NGHỊ SỰ CHƯƠNG TRÌNH HỘI NGHỊ GIÁM ĐỐC SỞ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ NĂM 2016 (Thời gian: 15/4/2016) –––––––––––––– Thời gian Nội dung Thực Vụ PTKHCN địa 8h00 Đón tiếp đại biểu phương & Văn phòng Bộ 8h30 Tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu 8h35 Phát biểu khai mạc Hội nghị Chánh Văn phòng Bộ Thứ trưởng Phạm Công Tạc 8h50 Đ/c: Nguyễn Văn Báo cáo đánh giá kết hoạt động KH&CN địa Liễu, Vụ trưởng Vụ phương năm 2015, nhiệm vụ trọng tâm năm PTKHCN địa 2016, định hướng công tác thời gian tới phương Đ/c: Trần Văn Báo cáo tổng hợp kiến nghị đề xuất địa Quang, Phó Vụ 9h10 9h30 phương ý kiến trả lời Bộ Khoa học trưởng Công nghệ PTKHCN phương Tham luận, trao đổi tham luận đại biểu tham dự Hội nghị (mỗi đại biểu 7-10p, ưu tiên ý Chủ trì Hội nghị kiến địa phương) 10h15 Nghỉ giải lao 10h30 Tiếp tục tham luận, trao đổi tham luận Chủ trì Hội nghị 11h15 Phát biểu kết luận bế mạc Hội nghị Bộ trưởng 12h00 Kính mời vị đại biểu ăn trưa tầng 1, Nhà khách Trung tâm Thể thao Viettel Vụ địa PHỤ LỤC SỐ 10: MỘT SỐ TRANG THIẾT BỊ SỬ DỤNG TRONG CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ Máy in Máy fax Máy hủy tài liệu Máy in đa Màn hình quan sát kết nối từ đầu thu ghi hình Camera Hệ thống báo cháy Camera ... Quản trị văn phòng hướng dẫn ThS Nguyễn Phú Thành, tơi thực khóa luận tốt nghiệp với đề tài: ? ?Đổi cơng tác văn phịng cấp Bộ Bộ Khoa học Công nghệ đáp ứng nhu cầu đại hóa cơng tác hành nhà nước? ??... TÁC VĂN PHỊNG TẠI BỘ KHOA HỌC VÀ CƠNG NGHỆ ĐÁP ỨNG NHU CẦU HIỆN ĐẠI HĨA CƠNG TÁC HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC7 47 3.1 Đánh giá chung cơng tác văn phịng Bộ Khoa học Công nghệ 47 3.1.1 Về... Bộ đáp ứng đổi nhanh chóng yêu cầu thực tiễn, định lựa chọn đề tài ? ?Đổi cơng tác văn phịng cấp Bộ Bộ Khoa học Công nghệ đáp ứng nhu cầu đại hóa cơng tác hành nhà nước? ?? làm đề tài Khóa luận tốt