Chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại trường bồi dưỡng cán bộ tài chính

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN  TRƢƠNG QUANG ẢNH CHUẨN HÓA HOẠT ĐỘNG VĂN PHÕNG TẠI TRƢỜNG BỒI DƢỠNG CÁN BỘ TÀI CHÍNH LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ VĂN PHÕNG Hà Nội - 2019 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN - TRƢƠNG QUANG ẢNH CHUẨN HÓA HOẠT ĐỘNG VĂN PHÕNG TẠI TRƢỜNG BỒI DƢỠNG CÁN BỘ TÀI CHÍNH Chun ngành: Quản trị văn phịng Mã số: 60.34.04.06 LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ VĂN PHÕNG NGƢỜI HƢỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS.TS ĐÀO XUÂN CHÖC Hà Nội - 2019 LỜI CẢM ƠN Tơi xin bày tỏ lịng biết ơn chân thành đến PGS.TS Đào Xuân Chúc người thầy tận tình giúp đỡ, hướng dẫn tơi suốt thời gian nghiên cứu thực đề tài Tôi xin tỏ lòng cảm ơn chân thành sâu sắc đến giảng viên cán Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng, Phòng đào tạo Sau đại học Trường Đại học Khoa học xã hội Nhân văn tận tình giúp đỡ tơi suốt thời gian học tập nghiên cứu trường Tôi xin gửi lời cảm ơn tới tập thể công chức viên chức Trường Bồi dưỡng cán tài tận tình giúp đỡ tơi q trình nghiên cứu Cuối tơi xin bày tỏ lịng biết ơn người thân gia đình bạn bè, đồng nghiệp ln khuyến khích động viên giúp đỡ suốt thời gian qua để tơi hồn thành luận văn Mặc dù có nhiều cố gắng, nhiên luận văn khơng tránh khỏi thiếu sót hạn chế, tác giả mong nhận đóng góp chân thành thầy giáo, cô giáo, bạn đồng nghiệp để luận văn hồn thiện Tơi xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày …… tháng …… năm 2019 Tác giả Trƣơng Quang Ảnh LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan luận văn thạc sĩ với đề tài “Chuẩn hóa hoạt động văn phòng Trường Bồi dưỡng cán tài chính” cơng trình nghiên cứu tơi Trong cơng trình nghiên cứu này, tơi có tham khảo tổng hợp kết nhiều cơng trình nghiên cứu khác có thích theo quy định Cơng trình chƣa đƣợc cơng bố phƣơng tiện Tơi xin hồn tồn chịu trách nhiệm trƣớc Hội đồng khoa học nội dung nghiên cứu đề tài Hà Nội, ngày … tháng … năm 2019 Học viên Trƣơng Quang Ảnh MỤC LỤC MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Lịch sử nghiên cứu vấn đề Mục đích, mục tiêu, nhiệm vụ nghiên cứu Đối tƣợng phạm vi nghiên cứu Phƣơng pháp nghiên cứu 6 Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài CHƢƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA CHUẨN HÓA HOẠT ĐỘNG VĂN PHÕNG 1.1 Một số khái niệm 1.1.1 Khái niệm văn phòng 1.1.2 Khái niệm hoạt động văn phòng 1.1.3 Khái niệm chuẩn hóa chuẩn hóa hoạt động văn phịng 11 1.2 Cơ sở lý thuyết chuẩn hóa hoạt động văn phịng 13 1.3 Nguyên tắc chuẩn hóa hoạt động văn phòng 14 1.4 Ý nghĩa chuẩn hóa hoạt động văn phịng 15 1.5 Nội dung chuẩn hóa hoạt động văn phòng 16 1.5.1 Xây dựng quy chế, quy định hoạt động văn phòng 16 1.5.2 Thực phổ biến, hướng dẫn quy chế, quy định 18 1.5.3 Tổ chức kiểm tra, đánh giá xử lý vi phạm 19 CHƢƠNG THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG VĂN PHÕNG TẠI TRƢỜNG BỒI DƢỠNG CÁN BỘ TÀI CHÍNH 21 2.1 Khái quát Trƣờng Bồi dƣỡng cán tài 21 2.1.1 Quá trình hình thành phát triển Trường 21 2.1.2 Đặc điểm tổ chức quản lý Trường Bồi dưỡng cán tài 22 2.1.3 Đặc điểm hoạt động văn phòng Trường Bồi dưỡng cán tài 24 2.2 Thực trạng số hoạt động văn phòng Trƣờng Bồi dƣỡng cán tài 27 2.2.1 Công tác tham mưu xây dựng kế hoạch công tác 27 2.2.2 Hoạt động xây dựng thể chế, quy chế nội 28 2.2.3 Hoạt động văn thư 30 2.2 Hoạt động lưu trữ 35 2.2.5 Hoạt động tổ chức hội nghị, kiện 36 2.2.6 Mua sắm tài sản, văn phòng phẩm 38 2.3 Đánh giá hoạt động văn phòng Trƣờng Bồi dƣỡng cán tài 41 2.3.1 Những thành công 41 2.3.2 Một số hạn chế 42 2.3.3 Nguyên nhân hạn chế 43 2.4 Sự cần thiết phải chuẩn hóa hoạt động văn phịng Trƣờng Bồi dƣỡng cán tài 45 CHƢƠNG GIẢI PHÁP CHUẨN HÓA HOẠT ĐỘNG VĂN PHÕNG TẠI TRƢỜNG BỒI DƢỠNG CÁN BỘ TÀI CHÍNH 48 3.1 Một số giải pháp chung nhằm chuẩn hóa hoạt động văn phịng Trƣờng Bồi dƣỡng cán tài 48 3.1.1 Rà sốt, hồn thiện quy chế, quy định hoạt động văn phòng Trường Bồi dưỡng cán tài 48 3.1.2 Đẩy mạnh công tác truyền thông, phổ biến giám sát, kiểm tra 51 3.1.3 Hồn thiện cơng tác tổ chức quản lý 53 3.1.4 Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin 58 3.2 Giải pháp chuẩn hóa số hoạt động văn phòng cụ thể 60 3.2.1 Chuẩn hóa cơng tác tham mưu 60 3.2.2 Chuẩn hóa cơng tác xây dựng kế hoạch công tác 61 3.2.3 Chuẩn hóa cơng tác văn thư 63 3.2.4 Chuẩn hóa cơng tác lưu trữ 67 3.2.5 Chuẩn hóa cơng tác tổ chức kiện, hội họp 69 3.2.6 Chuẩn hóa cơng tác quản lý tài sản, văn phòng phẩm 72 KẾT LUẬN 74 TÀI LIỆU THAM KHẢO 76 PHỤ LỤC 80 DANH MỤC CÁC CHỮ CÁI VIẾT TẮT Từ viết tắt STT Nội dung từ viết tắt BDCB TC Bồi dƣỡng cán tài CCVC Công chức viên chức ĐTBD Đào tạo bồi dƣỡng EDocTC Chƣơng trình quản lý văn điều hành ngành tài ISO International Organization for Standardization Tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế KPI Chỉ số đo lƣờng đánh giá hiệu TC-HC Tổ chức – Hành TCVN Tiêu chuẩn Việt Nam DANH MỤC BẢNG, BIỂU, SƠ ĐỒ Bảng 2.1 Quy mô đào tạo bồi dƣỡng Trƣờng BDCB tài thực 22 Sơ đồ 2.1 Cơ cấu tổ chức Trƣờng BDCB tài 23 Sơ đồ 2.2 Mơ hình tập trung theo chức .26 Sơ đồ 2.3 Phòng TCHC Phòng Tổng hợp thuộc Trung tâm 27 Biểu đồ 2.1: Cơ cấu, số lƣợng văn đến năm 2018 32 Bảng 2.2: Chi phí đầu tƣ mua sắm, trang bị sở vật chất, văn phòng phẩm .39 Bảng 2.3 Công văn đi, đến giai đoạn 2014-2018 46 Sơ đồ 3.1 Các bƣớc xây dựng quy chế Trƣờng 49 Bảng 3.1: Xây dựng kế hoạch kiểm tra hoạt động chuẩn hóa .53 Sơ đồ 3.2: Mơ hình tổ chức hoạt động văn phịng theo mơ hình quản lý phân tán Trƣờng BDCB tài 54 Sơ đồ 3.3: Quy trình xử lý thƣ điện tử, văn điện tử .65 Sơ đồ 3.4: Thứ tự xếp hồ sơ lƣu trữ phòng lƣu trữ 69 MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Chủ tịch Hồ Chí Minh lúc sinh thời đến thăm Văn phòng Trung ƣơng Đảng chiến khu Việt Bắc dạy: “Công tác Văn phịng có tầm quan trọng đặc biệt, giúp cho cán lãnh đạo nắm đƣợc tình hình Cán Văn phịng nắm tình hình sai lãnh đạo giải công việc không ”[1, tr 1] Nhƣ vậy, văn phịng có vai trị tƣơng đối quan trọng hoạt động quan, doanh nghiệp Văn phòng dù đƣợc hiểu theo nghĩa rộng nghĩa hẹp có vai trị đặc biệt quan trọng q trình quản lý, phục vụ hoạt động quan, doanh nghiệp Dù thời kỳ hay với quy mơ lớn, nhỏ khác nhau, hoạt động văn phịng đóng vai trị quan trọng hàng đầu bên cạnh hoạt động sản xuất, kinh doanh quan; đảm bảo hoạt động thơng suốt, bình thƣờng góp phần định hƣớng xây dựng, phát triển quan, doanh nghiệp Tuy nhiên quan, doanh nghiệp hoạt động văn phịng bị ngƣời làm văn phịng phận khác có nhận thức chƣa đầy đủ Ngƣời ta thƣờng coi hoạt động văn phịng nói chung, phận văn phịng nói riêng chẳng qua hoạt động “bƣng, bê, kê, đặt”, ngƣời làm văn phịng tự coi kẻ “làm dâu trăm họ” Chính quan niệm khiến cho hoạt động văn phòng thiếu đƣợc quan tâm Một hệ lụy khác nhiều hoạt động hành văn phịng khơng đƣợc đầu tƣ nguồn lực ngƣời, vật chất, tài quan trọng hầu nhƣ không đƣợc quan tâm quy trình thực hiện, chuẩn hóa; thơng qua giảm nhẹ áp lực cho cán văn phòng trực tiếp thực hiện, đơn giản hóa thủ tục hành đối tƣợng cần tiếp cận hoạt động tạo nên môi trƣờng làm việc chuyên nghiệp, phân công, phân nhiệm rõ ràng, hiệu Tại Hội nghị lần thứ Ban chấp hành Trung ƣơng Đảng khóa XII ban hành Nghị số 19-NQ/TW 25 tháng 10 năm 2017 tiếp tục Sơ đồ 3.4: Thứ tự xếp hồ sơ lưu trữ phòng lưu trữ Trƣờng nên tăng cƣờng lƣu trữ hồ sơ dƣới dạng lƣu điện tử, phƣơng tiện điện tử nhƣ: đĩa mềm, đĩa CD-ROM, chụp scan Đối với loại hồ sơ nhƣ Tiểu luận, Bài thu hoạch cuối khóa lớp học nên đƣợc lƣu file mềm nộp, có điểm chấm Đối với hồ sơ văn thƣ nhƣ cơng văn đến (có số lƣợng văn khơng lớn) nên đƣợc scan lƣu mềm dạng file pdf hệ thống máy tính, ổ cứng Việc lƣu trữ giúp việc tìm kiếm, sử dụng dễ dàng, thuận tiện khơng cần tìm đến giấy Đối với văn nhận qua Email cần đƣợc tải lƣu trữ hệ thống máy tính, ổ cứng Có quy trình cụ thể để thực 3.2.5 Chuẩn hóa cơng tác tổ chức kiện, hội họp Trong hoạt động thƣờng ngày thực nhiệm vụ trị, Trƣờng khơng có hoạt động văn phòng liên quan đến giấy tờ, thủ tục hành nhƣ văn thƣ, lƣu trữ, xây dựng kế hoạch cơng tác, báo cáo… mà cịn thực nhiều hoạt động liên quan đến tổ chức kiện, hội họp Các kiện, hội họp có vai trị quan trọng trình lãnh đạo, quản lý diễn biến hoạt động Trƣờng hàng năm Nhiều kiện, chƣơng trình hội họp có quy mơ, ý nghĩa lớn, ảnh hƣởng đến hình ảnh, uy tín Trƣờng có sử dụng nguồn kinh phí tổ chức lớn Chuẩn hóa nâng cao chất lƣợng tổ chức kiện, hội họp có vai trị khơng tiết kiệm kinh phí, nâng cao hình ảnh chun nghiệp mà cịn đóng góp khơng nhỏ cho thành cơng mặt nội dung, hiệu kiện, hội họp 69 Hàng năm, Trƣờng thƣờng tổ chức loại kiện, hội họp nhƣ sau: - Sự kiện hàng năm: chƣơng trình gặp mặt cán hƣu trí; chƣơng trình Khai xuân (ngày làm năm âm lịch); chƣơng trình kỷ niệm ngày Quốc tế phụ nữ 8/3; kỷ niệm Ngày Thành lập Trƣờng 9/3; ngày Quốc tế thiếu nhi 1/6; Ngày Phụ nữ Việt Nam 20/10; Ngày Hiến chƣơng Nhà giáo Việt Nam 20/11; chƣơng trình tổ chức sinh nhật thƣờng kỳ hàng quý số kiện đột xuất khác - Cuộc họp, hội nghị hàng năm: * Phục vụ hoạt động thƣờng xuyên: Họp giao ban Trƣờng hàng tháng; Hội nghị sơ kết; Hội nghị tổng kết; Hội nghị công chức viên chức * Phục vụ hoạt động đột xuất: Họp góp ý quy chế, chƣơng trình kế hoạch; Họp phục vụ Hội đồng; Đại hội thƣờng niên đoàn thể; Họp theo triệu tập Ban Giám đốc… - Sự kiện, lễ liên quan công tác khai giảng, bế giảng tổng kết lớp học - Hội nghị liên quan đến công tác đào tạo bồi dƣỡng theo kế hoạch năm - Hội thảo quốc tế chủ đề kinh tế - tài năm Nhƣ vậy, thông qua liệt kê loại kiện, hội nghị, hội thảo nêu cho thấy mức độ dày đặc yêu cầu khối lƣợng công việc lớn cho tổ chức chƣơng trình kiện, hội họp Trƣờng hàng năm Xác lập yêu cầu, xây dựng quy trình có quy định cụ thể tổ chức kiện, hội họp đƣợc coi giải pháp giúp chuẩn hóa hoạt động nói Trƣờng Từ năm 2017 đến nay, chƣa ban hành Quy chế làm việc chƣa có quy định cụ thể khác đƣợc ban hành nên Trƣờng tổ chức kiện, hội họp quy định Quy chế tổ chức hội nghị, họp hoạt động quan Bộ Tài ban hành kèm theo Quyết định số 222/QĐ-BTC ngày 27/10/2017; đồng thời tuân thủ quy định chi phí tổ chức Quyết định 148/QĐ-BTC Bộ Tài ngày 21/01/2013; sau Thông tƣ 40/2017/TTBTC Bộ Tài ngày 28/4/2017; Quyết định 2013/QĐ-BTC ngày 70 21/10/2018 Bộ Tài Đến tháng 12/2018, Trƣờng ban hành Quy chế làm việc có quy định tổ chức hội nghị, họp nhƣng chƣa cụ thể việc áp dụng hạn chế Nhằm ngày chuẩn hóa cơng tác tổ chức kiện, họp cần lƣu ý thực số nội dung sau: - Điều kiện pháp lý, điều kiện ngƣời điều kiện sở vật chất kiện, họp - Xây dựng nội dung tổ chức kiện, họp theo hƣớng cụ thể hóa giai đoạn cơng việc, trách nhiệm thực hiện, cụ thể: * Giai đoạn chuẩn bị gồm: Xác định mục tiêu; thành phần, thời gian, địa điểm; văn mời dự; chƣơng trình dự kiến; chuẩn bị kinh phí; chuẩn bị văn kiện điều kiện sở vật chất * Giai đoạn tiến hành kiện, họp, gồm: Đón tiếp đại biểu; Điều hành kiện, họp; diễn biến kiện, họp ghi biên * Kết thúc họp, kiện giải vấn đề có liên quan sau kết thúc Trong điều kiện tình hình thực tế tổ chức kiện, họp Trƣờng, để đảm bảo ngày hoàn chỉnh nâng cao hiệu tổ chức nội dung nêu cần quan tâm ý: - Tăng cƣờng đầu tƣ, chuẩn hóa hệ thống thơng tin liên lạc, tổng đài, hệ thống máy tính, truyền hình, truyền tin để áp dụng mạnh mẽ hình thức họp, kiện trực tuyến nội Trƣờng kết nối với Website, hệ thống họp trực tuyến Bộ Tài - Quy định trách nhiệm đơn vị loại kiện, họp để đảm bảo tiến trình tổ chức diễn sn sẻ, khơng bị bỏ sót - Đảm bảo yêu cầu, định mức đƣợc quy định Thơng tƣ, Quyết định Bộ Tài kiện, họp, tiếp khách liên quan đến công tác đào tạo bồi dƣỡng sử dụng ngân sách cho đào tạo bồi dƣỡng 71 - Nâng cao ý thức, trách nhiệm đơn vị, cá nhân chịu trách nhiệm chính; đồng thời nâng cao chất lƣợng cơng tác chuẩn bị tài liệu, nội dung - Nâng cao, chuẩn hóa cơng tác lễ tân, khánh tiết tổ chức kiện, họp; đặc biệt lƣu ý đến lễ tân, khánh tiết MC tổ chức Lễ khai giảng, bế giảng khóa học đào tạo bồi dƣỡng - Xây dựng chƣơng trình đào tạo bồi dƣỡng chuyên sâu, bồi dƣỡng cập nhật kiến thức nội dung tổ chức kiện, họp Trƣờng đơn vị thực đào tạo bồi dƣỡng nên có điều kiện để tham gia học tập, xây dựng thêm kỹ qua chƣơng trình đào tạo bồi dƣỡng nhƣ Bồi dƣỡng ngạch Chuyên viên (Chuyên đề 12: Kỹ tổ chức Điều hành hội họp); Bồi dƣỡng kỹ năng, nghiệp vụ hành văn phịng (Chun đề 7: Kỹ tổ chức hội họp – kiện) - Cụ thể hóa, thể chế hóa quy định, hƣớng dẫn văn bản, quy chế nhƣ Quy chế làm việc, Quy chế văn hóa cơng sở, xây dựng Quy chế tổ chức kiện, họp… 3.2.6 Chuẩn hóa cơng tác quản lý tài sản, văn phòng phẩm Hoạt động liên quan đến việc quản lý tài ngân sách nên cần đƣợc quan tâm Ban Giám đốc đạo, giám sát liệt Ban Giám đốc thƣờng xuyên đôn đốc, kiểm tra phân quyền cho Phòng Tổ chức Hành trực tiếp thực cơng việc, trách nhiệm mua sắm, quản lý văn phòng phẩm Tuân thủ nghiêm nghặt quy định Nhà nƣớc, Bộ Tài ban hành đấu thầu mua sắm tài sản, quy định định mức tiêu chuẩn mua sắm Bên cạnh đó, với việc ban hành áp dụng Quyết định số 347/QĐ-BDCB ngày 24/11/2017 Quy trình đấu thầu, mua sắm Trƣờng BDCB tài làm cho cơng tác Trƣờng đạt chuẩn hơn, có hiệu Đây quy trình hợp lý với bƣớc thực đƣợc quy định rõ ràng, phù hợp với tình hình thực tế mua sắm Trƣờng 72 Hàng năm phải xây dựng danh mục mua sắm, kiểm sốt phân phối, kiểm sốt cơng tác quản lý sử dụng tiết kiệm chi tiêu ngân sách cho hoạt động nêu Tuân thủ nghiêm nội dung quy định Quy chế quản lý sử dụng tài sản công đƣợc ban hành năm 2017 sửa đổi, bổ sung năm 2019 Xây dựng ban hành nội quy sử dụng tài sản, văn phòng phẩm tiết kiệm, hiệu nhằm tránh tình trạng mua sắm, sử dụng tài sản, văn phịng phẩm manh mún, nhỏ lẻ, chƣa tiết kiệm chƣa hiệu Tăng cƣờng hiệu dự án đầu tƣ sở vật chất, ứng dụng công nghệ thông tin chƣa cao, việc áp dụng thực tế gặp nhiều khó khăn Đồng thời giúp sử dụng văn phịng phẩm vào mục đích phục vụ đào tạo bồi dƣỡng nguồn ngân sách đào tạo bồi dƣỡng nghiệp rạch ròi, tiết kiệm 73 KẾT LUẬN Tổ chức quản trị văn phịng khơng cịn vấn đề Việt Nam Với bùng nổ cơng nghệ thơng tin, mạng thơng tin tồn cầu ngày kết nối tri thức giới với nhau; tài liệu, nghiên cứu ứng dụng khoa học tổ chức hoạt động văn phòng đƣợc Việt Nam tiếp nhận, học tập nhiều Khái niệm xu hƣớng tiêu chuẩn hóa lĩnh vực, ngành nghề đƣợc ngành sản xuất, quản trị nƣớc ta du nhập Trong hoạt động văn phòng, nhiều tiêu chuẩn, quy chuẩn đƣợc xây dựng, ban hành áp dụng thực tế Thông qua trình xây dựng, áp dụng tiêu chuẩn nâng cao chất lƣợng hoạt động văn phịng, giúp hoạt động có bƣớc tiến nhằm phục vụ hiệu cho công việc tổ chức, tiếp cận phù hợp với yêu cầu quốc tế khắt khe Đặc biệt công tác văn thƣ, lƣu trữ công tác đặc trƣng hoạt động văn phịng có nhiều quy định Nhà nƣớc, tiêu chuẩn ISO, tiêu chuẩn Cục Văn thƣ Lƣu trữ Nhà nƣớc ban hành Tuy nhiên, hoạt động văn phịng đa dạng, nhiều cơng việc khác liên quan đến nhiều lĩnh vực chun mơn khác quan, tổ chức; việc xây dựng tiêu chuẩn, áp dụng chúng vào hoạt động văn phịng vấn đề khó Mặc dù chuẩn hóa hoạt động văn phịng đem đến nhiều lợi ích cho quan, tổ chức nhƣng phức tạp thực hiện, trình thời gian áp dụng tâm lý ngại thay đổi, làm theo lối mịn hạn chế hiệu chuẩn hóa nhiều quan, tổ chức Từ thực trạng hoạt động văn phòng thời gian vừa qua cần thiết phải tổ chức lại, đại hóa, tiến tới chuẩn hóa hoạt động văn phịng; Trƣờng Bồi dƣỡng cán tài nhận thức đƣợc tầm quan trọng chuẩn hóa hoạt động văn phịng hoạt động tầm nhìn phát triển Trƣờng Từ năm 2016 đến nay, hoạt động chuẩn hóa hoạt động văn phòng Trƣờng ngày đƣợc quan tâm, trọng thông qua xây dựng quy chế, xây dựng quy trình thực hoạt động văn phịng; biểu mẫu, 74 quy định đánh giá đƣợc trọng xây dựng, áp dụng; hoạt động đầu tƣ kinh phí, sở vật chất, cơng nghệ thơng tin góp phần đẩy nhanh q trình chuẩn hóa Trƣờng số lĩnh vực trọng tâm nhƣ công tác văn thƣ, xây dựng kế hoạch, lập báo cáo, tổ chức hội nghị, hội thảo Những nội dung bƣớc đầu chuẩn hóa hoạt động văn phòng Trƣờng cho thấy ý nghĩa, tầm quan trọng chuẩn hóa, nâng cao chất lƣợng hoạt động văn phịng; thay đổi tầm nhìn, ý thức, trách nhiệm quy trình thực cơng chức, viên chức; tạo hiệu tiết kiệm thời gian, chi phí sức lao động viên chức thực Đồng thời cho thấy hạn chế, khó khăn, lúng túng mà Trƣờng BDCB tài gặp phải trình thực Trong thời gian tới, Trƣờng cần có thay đổi tầm nhìn chiến lƣợc hoàn thiện quan điểm đạo tiếp tục thực bƣớc chuẩn hóa hoạt động văn phịng Bên cạnh cần kết hợp giải pháp cụ thể vừa mang tính kỹ thuật, quy trình nhƣ xây dựng quy chế, lƣu đồ, biểu mẫu; vừa làm vừa tổng kết học, đánh giá thực trạng xây dựng giải pháp tối ƣu chuẩn hóa; vừa định hƣớng lâu dài nhƣ kết hợp với Đề án, chƣơng trình phát triển Trƣờng trở thành Học viện cán tài đến năm 2025 Xu hƣớng cơng tác văn phịng đại ngày đƣợc đại hóa, khơng ngừng chuẩn hóa đáp ứng yêu cầu hội nhập, phù hợp với thơng lệ quốc tế Hoạt động văn phịng Trƣờng Bồi dƣỡng cán tài phải khơng nằm ngồi xu hƣớng phải bƣớc thích hợp để ngày hồn thiện, đóng góp xứng đáng cho thực nhiệm vụ trình phát triển Trƣờng Qua kết nghiên cứu nêu trên, luận văn đạt đƣợc yêu cầu mục tiêu đề Tác giả hy vọng, với kết đạt đƣợc giải pháp đề xuất luận văn đóng góp tích cực cho thực tiễn hoạt động Trƣờng BDCB tài nói chung cơng tác văn phịng Trƣờng nói riêng 75 TÀI LIỆU THAM KHẢO Ban Quản lý Lăng Chủ tịch Hồ Chí Minh (2015), Lời dạy Chủ tịch Hồ Chí Minh cơng tác văn phịng, (http://www.bqllang.gov.vn), [Ngày truy cập: 04/02/2018] Bộ Tài (2016), Quyết định 2693/QĐ-BTC năm 2016 Kế hoạch cải cách hành Bộ Tài năm 2017, Hà Nội Bộ Tài (2017), Quyết định số 2222/QĐ-BTC ngày 27/10/2017 ban hành Quy chế tổ chức hội nghị, họp hoạt động quan Bộ Tài chính, Hà Nội Bộ Tài (2017), Quyết định số 469/QĐ-BTC ngày 13/03/2017 ban hành Quy chế làm việc Bộ Tài chính, Hà Nội Bộ Tài (2016), Quyết định số 1616/QĐ-BTC ngày 19/7/2016 ban hành Quy chế công tác văn thư, Hà Nội Công ty cổ phần Ced (2017), Áp dụng phương pháp 5S cơng tác văn phịng hiệu (http://cedvietnam.com), [Ngày truy cập: 28/01/2018] Chính phủ nƣớc Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam (2017), Nghị định Chính phủ quy định tiêu chuẩn, định mức sử dụng trụ sở làm việc, sở hoạt động nghiệp, (http://tulieuvankien.dangcongsan.vn), [Ngày truy cập: 04/02/2018] Đào Xuân Chúc (2017), Bài giảng Chức công nghệ quản trị văn phòng, Đại học Khoa học xã hội Nhân văn, Hà Nội Đào Xuân Chúc (2005), Văn phòng Quản trị văn phòng - Một số nhận thức lý luận, Kỷ yếu hội thảo khoa học “ Quản trị văn phòng – lý luận thực tiễn, NXB Đại học quốc gia Hà Nội, Hà Nội 10 Đào Xuân Chúc (2005), Suy nghĩ xác định mục tiêu chương trình đào tạo ngành lưu trữ học Quản trị văn phịng thời kỳ cơng nghiệp hố, đại hóa đất nước, Kỷ yếu Hội thảo khoa học “Những vấn đề khoa học lƣu trữ tỉnh phía nam thời kỳ cơng nghiệp 76 hoá đại hoá đất nƣớc NXB Đại học Quốc gia TP Hồ Chí Minh, TP Hồ Chí Minh 11 Trƣơng Hoàng Hoa Duyên (2013), Những vấn đề tiêu chuẩn hóa ISO, (http//:duytan.edu.vn), [Ngày truy cập 12/12/2018] 12 Đảng Cộng sản Việt Nam (2017), Nghị Hội nghị lần thứ Ban chấp hành Trung ương Đảng Cộng sản Việt Nam khóa XII tiếp tục đổi hệ thống tổ chức quản lý, nâng cao chất lượng hiệu hoạt động đơn vị nghiệp công lập, (http://tulieuvankien.dangcongsan.vn), [Ngày truy cập: 05/02/2018] 13 Đại học Khoa học xã hội nhân văn (2005), Quản trị văn phòng – Lý luận thực tiễn (Kỷ yếu hội thảo khoa học), NXB Đại học quốc gia Hà Nội, Hà Nội 14 Xuân Đào (2005), Tổ chức lao động khoa học công tác văn phòng: Một nội dung quản trị văn phòng, Kỷ yếu Hội thảo Quản trị văn phòng: Lý luận thực tiễn, NXB Đại học quốc gia Hà Nội, Hà Nội 15 Nguyễn Thành Độ (2012), Giáo trình quản trị văn phòng, NXB Đại học kinh tế quốc dân, Hà Nội 16 Học viện cơng nghệ bƣu viễn thơng (2013), Bài giảng Quản trị văn phòng, Hà Nội 17 Học viện Hành (2012), Tài liệu bồi dưỡng quản lý hành nhà nước (Chương trình chun viên chính), NXB Khoa học Kỹ thuật, Hà Nội 18 Trịnh Thị Hà, Dƣơng Thị Thanh Huyền (2015), Hoạt động tiêu chuẩn hóa cơng tác văn thư, lưu trữ giai đoạn 1962-2012, (http://luutruvn.com), [Ngày truy cập: 18/02/2018] 19 Hoàng Trần Hậu (2016), Đề án xây dựng Học viện cán tài Việt Nam, Trƣờng Bồi dƣỡng cán tài chính, Hà Nội 20 Khoa Quản trị kinh doanh (2013), Bài giảng quản trị văn phòng, Học 77 viện cơng nghệ bƣu viễn thơng, Hà Nội 21 Lê Thị Nguyệt Lƣu (2018), Bài giảng mơn tiêu chuẩn hóa công tác văn thư lưu trữ, Đại học Nội vụ, Hà Nội 22 Nguyễn Thị Kim Liên (2014), Xây dựng danh mục chuẩn hóa hồ sơ hình thành hoạt động Thủ tướng Chính phủ, Luân văn Thạc sĩ, Đại học Khoa học xã hội Nhân văn, Hà Nội 23 Phùng Thị Phƣơng Liên (2019), Chuẩn hóa hoạt động văn phịng Hội sở ngân hàng TMCP Kỹ thương Việt Nam, Luận văn thạc sĩ, Đại học Khoa học xã hội nhân văn, Hà Nội 24 Đỗ Đức Minh (2013), Tài liệu Đào tạo bồi dưỡng lãnh đạo cấp phịng, NXB Tài chính, Hà Nội 25 Nghiêm Kỳ Hồng – Chủ biên (2015), Giáo trình Quản trị văn phòng, NXB Đại học quốc gia TP Hồ Chí Minh 26 Nguyễn Lệ Nhung (2010), Cơng tác văn thư lưu trữ với việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng TCVN 9001:2000, (http://vanthuluutru.com), [Ngày truy cập: 02/02/2018] 27 Hồng Thị Phƣơng (2018), Hiện đại hóa văn phịng Bộ Tài đáp ứng u cầu cải cách hành chính, Khóa luận tốt nghiệp, Đại học Nội vụ, Hà Nội 28 Vƣơng Đình Quyền (2015), Lịch sử, lý luận, thực tiễn lưu trữ quản trị văn phòng: Tuyển chọn viết, NXB Đại học quốc gia Hà Nội, Hà Nội 29 Nguyễn Hải Sản (2005), Quản trị học, NXB Thống kê, Hà Nội 30 Lê Văn Tâm (2008), Giáo trình quản trị doanh nghiệp, NXB Đại học kinh tế quốc dân, Hà Nội 31 Lƣu Kiếm Thanh (2013), Cơng tác văn phịng bối cảnh đại hóa hành nhà nước, (http://tcnn.vn), [Ngày truy cập: 04/02/2018] 32 Lƣu Kiếm Thanh (2002), Hành văn phịng quan nhà nước, 78 NXB Đại học quốc gia Hà Nội, Hà Nội 33 Ninh Viết Thành (2015), Nghiên cứu chuẩn hóa nguồn nhân lực làm công tác văn thư, lưu trữ Bộ Quốc phòng, Luận văn Thạc sĩ, Đại học Khoa học xã hội Nhân văn, Hà Nội 34 Nguyễn Hữu Tri (2013), Quản trị học, NXB Khoa học xã hội, Hà Nội 35 Nguyễn Hữu Tri (2005), Quản trị văn phòng, NXB Khoa học Kỹ thuật, Hà Nội 36 Văn Tất Thu (2012), Về khoa học tổ chức công tác tổ chức nhà nước, Tạp chí xã hội học, số (119), tr 3-10 37 Tổ chức Tiêu chuẩn hoá quốc tế (ISO) - International Organization for Standarlization (ISO) (2018), (http//dangcongsan.vn), [Ngày truy cập 12/12/2018] 38 Nguyễn Thị Thu Vân (2013), 150 câu hỏi - đáp nghiệp vụ hành văn phịng, NXB Chính trị quốc gia – Sự thật, Hà Nội 39 Đàm Thị Xuân (2009), Tổ chức điều hành hoạt động văn phịng Tập đồn Bưu viễn thơng Việt Nam - Thực trạng kiến nghị, Luận văn thạc sĩ, Đại học Khoa học xã hội nhân văn, Hà Nội 40 Đinh Thị Hải Yến (2016), Ứng dụng tiêu chuẩn IOS 9000 cơng tác văn phịng, Đề cƣơng giảng, Đại học Nội vụ, Hà Nội 79 PHỤ LỤC PHỤ LỤC SỐ 01 XÂY DỰNG, BAN HÀNH QUY CHẾ NỘI BỘ Ngƣời thực Nội dung Mô tả ghi - BGĐ yêu cầu kế hoạch, văn Ban Giám đốc Kế hoạch, dự thảo văn dự thảo; - Hoặc kế hoạch giao hàng năm - Tham mƣu với BGĐ vấn Trƣởng phòng TCHC đơn vị chịu trách nhiệm đề xây dựng văn bản; Tham mƣu, giao việc xây dựng dự thảo - Giao việc cho chuyên viên/nhóm chuyên viên - Nghiên cứu văn có liên Chuyên viên / Nhóm chuyên viên Phòng/Khoa/Trung tâm quan; Xây dựng dự thảo văn Lấy ý kiến góp ý - Xây dựng kết cấu, nội dung dự thảo Qua hình thức: Gửi cơng văn, họp góp ý kiến Nghiên cứu văn bản, tổng hợp Chun viên / Nhóm chun viên Hồn thiện dự thảo ý kiến tham mƣu nội dung điều chỉnh - Trƣởng phòng TCHC / đơn vị Giám đốc Trƣờng Ký phê duyệt Giám đốc Trung tâm soạn thảo ký nháy; - Giám đốc ký ban hành - Sao văn theo số lƣợng “Nơi nhận”; Văn thƣ đơn vị Sao, lấy số văn - Lấy số văn sổ Quyết định nhân khác; - Đóng dấu - Ban hành nội Trƣờng; Văn thƣ đơn vị đơn Ban hành, công bố vị soạn thảo văn - Văn cần thiết gửi Bộ Tài chính; - Lƣu văn thƣ đơn vị soạn thảo 80 PHỤ LỤC SỐ 02 XÂY DỰNG KẾ HOẠCH CÔNG TÁC THÁNG, NĂM Các bước tổ chức xây dựng kế hoạch công tác hàng năm: Bƣớc Bước Bước Nội dung xây dựng kế hoạch Kế hoạch đào tạo bồi dƣỡng Bộ Tài giao Kế hoạch cơng tác năm đơn vị đăng ký Dự thảo Kế hoạch năm Trƣờng Bước Lãnh đạo duyệt Bước Hoàn thiện Kế hoạch dạng Báo cáo tổng kết Bước Công bố Kế hoạch Hội nghị tổng kết, gửi đơn vị 81 Thực - Chuyên viên tổng hợp - Trước ngày 10/12 năm - Chuyên viên tổng hợp, trình Trưởng phịng TCHC duyệt - Trước 20/12 năm - Ban Giám đốc cho ý kiến - Giám đốc ký duyệt sau TP TCHC ký nháy Chuyên viên tổng hợp - Ban Giám đốc - Văn thư - Trước 25/12 năm Các bước tổ chức xây dựng kế hoạch công tác hàng tháng: Bƣớc Bước Nội dung xây dựng kế hoạch Đăng ký kế hoạch đơn vị thuộc Trƣờng Thực - Chuyên viên tổng hợp - Trước ngày 19 hàng tháng - Chuyên viên Bước Dự thảo Kế hoạch tháng Trƣờng tổng hợp - Trước ngày 21 hàng tháng - Giám đốc Ký duyệt Kế hoạch Bước Phó Giám đốc Gửi Bộ Tài để báo cáo Cơ sở để Lập dự thảo Báo cáo giao ban Bước Kết luận giao ban hàng tháng để công bố kế hoạch thực duyệt - Trước ngày 21 hàng tháng - Giám đốc - Trước ngày hàng tháng 82 PHỤ LỤC 03 MỘT SỐ VĂN BẢN, QUY CHẾ, BIỂU MẪU ÁP DỤNG TẠI TRƢỜNG BỒI DƢỠNG CÁN BỘ TÀI CHÍNH Quyết định 456/QĐ-BTC ngày 28/3/2019 quản lý văn điện tử Quyết định 347/QĐ-BDCB ngày 24/11/2017 Quy trình đấu thầu, mua sắm Trƣờng BDCB tài Cơng văn 218/BDCB-TCHC ngày 12/6/2019 Hƣớng dẫn chuẩn hóa biểu mẫu lập Báo cáo sơ kết tháng 83 ... niệm chuẩn hóa chuẩn hóa hoạt động văn phòng 11 1.2 Cơ sở lý thuyết chuẩn hóa hoạt động văn phịng 13 1.3 Ngun tắc chuẩn hóa hoạt động văn phịng 14 1.4 Ý nghĩa chuẩn hóa hoạt động văn phịng... hoạt động văn phòng Trƣờng Bồi dƣỡng cán tài chính; xây dựng giải pháp, đề xuất việc thực chuẩn hóa số hoạt động văn phòng Trƣờng 1.2 Cơ sở lý thuyết chuẩn hóa hoạt động văn phịng Chuẩn hóa hoạt. .. tổ chức quản lý Trường Bồi dưỡng cán tài 22 2.1.3 Đặc điểm hoạt động văn phịng Trường Bồi dưỡng cán tài 24 2.2 Thực trạng số hoạt động văn phòng Trƣờng Bồi dƣỡng cán tài