Hoàn thiện hệ thống quy chế, quy định về hoạt động văn phòng tại trung tâm phát triển khoa học

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN - Nguyễn Thị Kim Phượng HOÀN THIỆN HỆ THỐNG QUY CHẾ, QUY ĐỊNH VỀ HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG TẠI TRUNG TÂM PHÁT TRIỂN KHOA HỌC, CÔNG NGHỆ VÀ TÀI NĂNG TRẺ (thuộc Trung ương Đồn TNCS Hồ Chí Minh) LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG HÀ NỘI - 2020 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN - Nguyễn Thị Kim Phượng HOÀN THIỆN HỆ THỐNG QUY CHẾ, QUY ĐỊNH VỀ HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG TẠI TRUNG TÂM PHÁT TRIỂN KHOA HỌC, CÔNG NGHỆ VÀ TÀI NĂNG TRẺ (thuộc Trung ương Đồn TNCS Hồ Chí Minh) Chuyên ngành: Quản trị văn phòng Mã số: 60 34 04 06 LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Giáo viên hướng dẫn: PGS.TS Vũ Thị Phụng HÀ NỘI - 2020 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan luận văn thạc sĩ “Hoàn thiện hệ thống quy chế, quy định hoạt động văn phòng Trung tâm Phát triển Khoa học, Công nghệ Tài trẻ (thuộc Trung ương Đồn TNCS Hồ Chí Minh)” cơng trình nghiên cứu tơi Trong q trình nghiên cứu tài liệu viết luận văn, tơi có tham khảo cơng trình nghiên cứu khác số tài liệu, văn Trung tâm Phát triển Khoa học, Công nghệ Tài trẻ, văn quan Trung ương Đoàn Trung tâm nghiệp tương ứng, nhiên tơi có thích cụ thể theo quy định Luận văn thực hướng dẫn PGS.TS.Vũ Thị Phụng, Chủ tịch Hội đồng Khoa học đào tạo, Trưởng mơn Quản trị Văn phịng, Khoa Lưu trữ học Quản trị Văn phòng Trường Đại học Khoa học xã hội Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội Các số liệu, kết nghiên cứu trình bày luận văn hồn tồn trung thực tơi thực khảo sát, tìm hiểu chưa công bố phương tiện Tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm trước Hội đồng khoa học nội dung nghiên cứu đề tài Hà Nội, ngày tháng năm 2020 HỌC VIÊN Nguyễn Thị Kim Phượng LỜI CẢM ƠN Tôi xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới PGS.TS Vũ Thị Phụng nói riêng Khoa Lưu trữ học Quản trị Văn phòng, Trường Đại học Khoa học xã hội Nhân văn tận tình hướng dẫn, bảo tạo điều kiện cho tiếp cận tư liệu Khoa để hồn thành luận văn thạc sĩ Tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành tới cá nhân đồng chí Nguyễn Đức Hồng, Giám đốc Trung tâm Phát triển Khoa học, Công nghệ Tài trẻ anh, chị Văn phòng Trung tâm tạo điều kiện cho tiếp cận tài liệu, quy định, quy chế Trung tâm để tơi hồn thiện luận văn thạc sĩ “Hoàn thiện hệ thống quy chế, quy định hoạt động văn phòng Trung tâm Phát triển Khoa học, Công nghệ Tài trẻ thuộc Trung ương Đồn TNCS Hồ Chí Minh” Mặc dù có nhiều cố gắng, nỗ lực thời gian có hạn kinh nghiệm nghiên cứu khoa học chưa nhiều nên luận văn cịn có hạn chế, tơi mong nhận ý kiến góp Thầy/Cô bạn bè, đồng nghiệp, đồng môn để luận văn hồn thiện Tơi xin chân thành cảm ơn! Học viên Nguyễn Thị Kim Phượng MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN MỤC LỤC DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT LỜI MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Mục tiêu Nhiệm vụ Lịch sử nghiên cứu Đối tƣợng, khách thể phạm vi nghiên cứu 10 Phƣơng pháp nghiên cứu 11 Đóng góp luận văn 11 Tài liệu tham khảo 12 Bố cục luận văn 12 CHƢƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA VIỆC XÂY DỰNG VÀ HOÀN THIỆN CÁC QUY CHẾ, QUY ĐỊNH VỀ HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG 13 1.1 Văn phịng vị trí, vai trị, chức năng, nhiệm vụ văn phòng 13 1.1.1 Văn phòng 13 1.1.2 Vị trí, vai trị văn phịng 14 1.1.3 Chức nhiệm vụ văn phòng 15 1.2 Quản trị văn phòng 19 1.3 Hoạt động văn phòng tổ chức khoa học hoạt động văn phòng 19 1.3.1 Hoạt động văn phòng 19 1.3.2 Tổ chức khoa học hoạt động văn phòng 19 1.4 Khái niệm quy chế, quy định loại quy chế, quy định hoạt động văn phòng 21 1.4.1 Khái niệm quy chế, quy định 21 1.4.2 Các loại quy chế, quy định hoạt động văn phòng 22 1.5 Tầm quan trọng việc xây dựng quy chế, quy định hoạt động văn phòng 24 1.5.1 Tạo thống quản lý, điều hành 24 1.5.2 Đưa hoạt động văn phịng vào khn khổ, nề nếp 24 1.5.3 Nâng cao suất công việc tiết kiệm thời gian, chi phí 25 1.5.4 Giảm bớt việc đạo cơng việc theo ý cá nhân người lãnh đạo 25 1.5.5 Là sở cho việc hướng dẫn, kiểm tra, đánh giá hoạt động văn phòng 26 1.6 Quy trình phƣơng pháp xây dựng quy chế, quy định 26 1.6.1 Xác định mục đích 26 1.6.2 Thu thập văn bản, tài liệu liên quan 27 1.6.3 Xây dựng dự thảo 27 1.6.4 Tổ chức lấy ý kiến thảo luận 28 1.6.5 Hoàn thiện ban hành 28 1.7 Trách nhiệm xây dựng tổ chức thực quy chế, quy định hoạt động văn phòng 28 1.7.1 Trách nhiệm người đứng đầu quan 29 1.7.2 Trách nhiệm văn phòng 29 1.7.3 Trách nhiệm người thực 30 Tiểu kết chương 31 CHƢƠNG THỰC TRẠNG XÂY DỰNG VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÁC QUY CHẾ, QUY ĐỊNH TẠI TRUNG TÂM PHÁT TRIỂN KHOA HỌC, CÔNG NGHỆ VÀ TÀI NĂNG TRẺ 32 2.1 Chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức Trung tâm Văn phòng Trung tâm Phát triển Khoa học, Công nghệ Tài trẻ 32 2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức Trung tâm KHCN 32 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức Văn phòng Trung tâm KHCN 34 2.2 Các quy chế, quy định có hoạt động Trung tâm Văn phòng Trung tâm KHCN 37 2.2.1 Quy chế làm việc 37 2.2.2 Quy chế chi tiêu nội 41 2.2.3 Quy định đánh giá xếp loại lao động hàng tháng CBNV 44 2.3 Quy trình phƣơng pháp xây dựng quy chế, quy định hoạt động Văn phòng Trung tâm KHCN 48 2.3.1 Quy trình 49 2.3.2 Nội dung phương pháp thực 50 2.4 Biện pháp tổ chức thực quy chế, quy định hoạt động Trung tâm Văn phòng Trung tâm KHCN 53 2.4.1 Phổ biến hướng dẫn thực quy chế, quy định 53 2.4.2 Kiểm tra, đánh giá việc thực quy chế, quy định 54 2.5 Khảo sát, đánh giá tình hình thực quy chế, quy định có Trung tâm Văn phịng Trung tâm KHCN 55 2.5.1 Đối với Quy chế làm việc 56 2.5.2 Đối với Quy chế chi tiêu nội 59 2.5.3 Đối với Quy định bình xét ABC 62 2.5.4 Đánh giá chung tình hình thực quy chế, quy định Văn phòng Trung tâm KHCN 64 2.6 Khảo sát so sánh tình hình thực quy chế, quy định số đơn vị khác thuộc Trung ƣơng Đoàn 68 2.6.1 Tình hình thực quy chế, quy định Trung tâm Giới thiệu việc làm niên 68 2.6.2 Tình hình thực quy chế, quy định Trung tâm Thanh thiếu nhi Trung ương 70 Tiểu kết chương 73 CHƢƠNG MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG QUY CHẾ, QUY ĐỊNH VỀ HOẠT ĐỘNG VĂN PHỊNG TẠI TRUNG TÂM PHÁT TRIỂN KHOA HỌC, CƠNG NGHỆ VÀ TÀI NĂNG TRẺ 74 3.1 Xác định danh mục loại quy chế, quy định, nội quy cần ban hành Trung tâm 75 3.1.1 Quy chế làm việc 75 3.1.2 Quy chế chi tiêu nội 76 3.1.3 Quy định thi đua, khen thưởng 76 3.1.4 Quy định văn hóa cơng sở đạo đức công vụ 76 3.1.5 Quy định công việc trách nhiệm nhân viên bảo vệ, lao công 76 3.1.6 Quy định chức trách, nhiệm vụ CBNV Văn phịng Bảng phân cơng cơng việc CBNV Văn phịng 76 3.2 Những quy chế, quy định cần chỉnh sửa, bổ sung 77 3.2.1 Quy chế làm việc 77 3.2.2 Quy chế chi tiêu nội 78 3.2.3 Quy định bình xét ABC 81 3.3 Những quy chế, quy định, nội quy cần xây dựng ban hành 82 3.3.1 Quy định văn hóa cơng sở đạo đức cơng vụ 82 3.3.2 Quy định chức trách, nhiệm vụ CBNV Văn phịng Bảng phân cơng cơng việc CBNV Văn phịng 84 3.3.3 Quy định công việc trách nhiệm nhân viên bảo vệ, lao công Nội quy làm việc nhân viên bảo vệ, lao công 87 3.4 Xây dựng quy trình ban hành/sửa đổi quy chế, quy định 88 3.4.1 Chuẩn bị dự thảo nội dung 88 3.4.2 Tổ chức lấy ý kiến 89 3.4.3 Thông qua văn 89 3.4.4 Trình ký ban hành văn 89 3.4.5 Quy trình ban hành văn 90 3.5 Biện pháp tổ chức thực quy chế, quy định 91 3.5.1 Phổ biến, hướng dẫn 91 3.5.2 Kiểm tra, đánh giá 91 3.5.3 Tăng cường đầu tư sở vật chất, trang thiết bị làm việc đại 91 3.5.4 Xây dựng môi trường làm việc động, chuyên nghiệp 92 3.5.5 Nâng cao vai trò, trách nhiệm tham mưu, tổ chức thực quy chế, quy định Văn phòng Trung tâm 92 Tiểu kết chương 94 KẾT LUẬN 95 TÀI LIỆU THAM KHẢO 97 PHỤ LỤC DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT CBNV Cán bộ, nhân viên KHCN Khoa học, công nghệ TNT Tài trẻ CNTT Công nghệ thông tin KHKT Khoa học kỹ thuật ĐVTN Đoàn viên, niên TNCS Thanh niên cộng sản LỜI MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Văn phòng máy tham mƣu, tổng hợp, đầu mối điều phối hoạt động quan, tổ chức; trung tâm thu thập, xử lý cung cấp thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý, điều hành lãnh đạo; nơi chăm lo lĩnh vực quản trị, hậu cần, bảo đảm điều kiện vật chất cần thiết cho hoạt động chung quan, tổ chức Xuất phát từ thực tế, tồn văn phịng yếu tố khách quan, có vai trị vị trí đặc biệt quan trọng quan, tổ chức Hoạt động văn phòng đa dạng, phong phú phức tạp, tổ chức khoa học cơng tác văn phịng có ý nghĩa quan trọng, tạo tiền đề điều kiện cho quan, tổ chức hoàn thành tốt mục tiêu đề để tồn phát triển Trong trình hình thành phát triển nhƣ thực mục tiêu nhiệm vụ đề ra, Trung tâm Phát triển Khoa học, Công nghệ Tài trẻ thuộc Trung ƣơng Đồn TNCS Hồ Chí Minh (sau gọi tắt Trung tâm) khơng ngừng hồn thiện máy, cấu tổ chức, nhân nội quy, quy chế, quy định … Trung tâm nói chung văn phịng nói riêng Tuy nhiên trình làm việc, yếu tố chủ quan khách quan, hoạt động số phòng, ban Trung tâm bộc lộ nhiều mặt hạn chế bất cập Đặc biệt hoạt động văn phịng Trung tâm, việc thừa hành cơng việc nhân văn phòng chƣa đều, dẫn đến xung đột cơng việc, quyền lợi; có lĩnh vực cơng việc quy định chƣa phù hợp với tình hình thực tế gây khó khăn, bất cập cho ngƣời thực thi nhiệm vụ từ tốn nhân lực, vật lực, gây chậm xử lý công việc Nguyên nhân quy định, quy chế áp dụng văn phịng có điểm chƣa cụ thể, chƣa linh hoạt cịn cứng nhắc chung chung khó áp dụng; thứ hai công tác kiểm tra, giám sát chƣa thƣờng xuyên; việc sửa đổi, bổ sung quy định, quy chế cho phù hợp với tình hình thực tế xu xã hội chậm chƣa kịp thời, - Tham mƣu phƣơng án sử dụng, khai thác sở vật chất tòa nhà đề xuất phƣơng án mua sắm, tu, sửa chữa, bảo dƣỡng trang thiết bị, phƣơng tiện làm việc CBNV - Thực công việc khác Ban Giám đốc phân cơng * Phó Chánh văn phòng: điều hành trực tiếp thực công việc sau: - Tham mƣu xây dựng báo cáo kế hoạch công tác tháng, quý, năm Trung tâm Văn phịng - Đơn đốc, hƣớng dẫn theo dõi tình hình thực cơng việc nhân viên văn phịng: văn thƣ, lao cơng, bảo vệ, lái xe - Thực công việc khác Chánh Văn phịng phân cơng - Điều hành văn phịng Chánh Văn phịng vắng * Kế tốn - Thực cơng việc kế tốn Trung tâm xây dựng báo cáo thu, chi tài từ nguồn NSNN cấp, nguồn thu Trung tâm theo quy định Nhà nƣớc, quan Trung ƣơng Đoàn Giám đốc Trung tâm - Tham mƣu cho Chánh Văn phịng xây dựng văn tài chính, hợp đồng kinh tế, liên doanh, liên kết phƣơng án tăng nguồn thu nghiệp cho Trung tâm - Theo dõi, đơn đốc tốn cơng nợ thực kê khai, nộp thuế với Nhà nƣớc theo quy định - Tham mƣu đề xuất chế độ tiền lƣơng, tiền công thực chế độ bảo hiểm xã hội, y tế, thất nghiệp, … theo quy định cho CBNV - Xây dựng sổ sách thống kê theo dõi, quản lý tài sản, trang thiết bị có * Nhân viên hành chính, thủ quỹ - Tổ chức theo dõi, quản lý tài sản, vật tƣ, trang thiết bị CBNV Trung tâm - Tham mƣu cho Chánh Văn phịng cơng tác cấp phát, mua sắm sở vật chất, phƣơng tiện làm việc phục vụ hoạt động Trung tâm Văn phòng Trung tâm 85 - Xây dựng hệ thống sổ sách thu, chi tiền mặt quản lý tiền mặt Trung tâm theo quy định Trung tâm pháp luật hành - Là đầu mối công tác phục vụ hội họp, hội nghị chung … Trung tâm Văn phòng Trung tâm - Thực công việc khác đƣợc lãnh đạo Văn phòng yêu cầu * Nhân viên văn thư, lưu trữ - Quản lý, sử dụng bảo quản dấu; làm thủ tục cấp phát giấy giới thiệu, giấy đƣờng, … theo quy định cho CBNV - Tiếp nhận, phân loại văn đi, đến tổ chức phát hành văn theo đạo Ban Giám đốc, Chánh Văn phòng; tổ chức chỉnh lý, phân loại lƣu trữ tài liệu hàng năm theo quy định - Tham gia phục vụ họp, hội nghị chung Văn phòng Trung tâm - Thực công việc khác đƣợc lãnh đạo Văn phòng yêu cầu * Nhân viên lái xe - Quản lý xe ô tô, lái xe phục vụ hoạt động Ban Giám đốc điều động Chánh Văn phòng - Cùng với tổ bảo vệ thực công việc tu, sửa chữa điện, nƣớc sinh hoạt, thang máy, theo định kỳ sảy cố - Thực công việc khác đƣợc lãnh đạo Văn phòng yêu cầu * Nhân viên bảo vệ - Bảo vệ, thƣờng trực quan - Tổ chức chấm công làm việc hàng ngày CBNV, hàng tháng báo cáo Chánh Văn phòng - Tổ chức tu, bảo dƣỡng khắc phục cố điện, nƣớc sinh hoạt, thang máy, … tịa nhà - Thực cơng việc khác đƣợc Chánh Văn phòng yêu cầu * Nhân viên lao công - Vệ sinh trụ sở phòng làm việc theo nội dung quy định phụ lục công việc ký kết 86 - Thực công việc khác đƣợc Chánh Văn phịng u cầu 3.3.3 Quy định cơng việc trách nhiệm nhân viên bảo vệ, lao công Nội quy làm việc nhân viên bảo vệ, lao cơng: Theo tác giả cần thiết phải có Quy định/Nội quy riêng cho nhân viên thực công việc này, cơng việc đặc thù với thời gian làm việc hành chính, gần nhƣ phận “tai, mắt” lãnh đạo Thứ hai vị trí nhân viên bảo vệ hàng ngày tiếp xúc với nhiều ngƣời ngồi Trung tâm, thứ ba trình độ đa dạng, nhận thức khác cần phải có Quy định/Nội quy riêng, quy định cụ thể việc đƣợc khơng đƣợc làm để lãnh đạo Văn phịng có sở để quản lý, điều hành công việc đƣợc tốt hơn: * Đối với nhân viên bảo vệ: nội dung chung đƣợc quy định Quy chế làm việc theo tác giả Quy định/Nội quy cần tập trung vào nội dung sau: - Chấp hành nghiêm quy chế, quy định nội quy Trung tâm - Thƣờng trực, bảo vệ tài sản quan 24/24h tất ngày tuần (kể ngày thứ Bảy, Chủ nhật ngày nghỉ lễ) - Khi làm việc hành phải mặc trang phục đƣợc cấp - Chỉ dẫn cho khách đến liên hệ cơng tác xếp, bố trí chỗ để xe gọn gàng ngăn nắp, nơi quy định - Trong ca trực không làm việc riêng, không tổ chức trông giữ phƣơng tiện cá nhân ô tô, xe máy, xe đạp bên ngồi tịa nhà Hết ca trực phải kiểm tra, bàn giao đầy đủ thông tin liên quan cho ca sau Sổ giao ca - Hết làm việc phải kiểm tra hệ thống điện, nƣớc sinh hoạt cửa phòng làm việc tịa nhà Khi phát cố có điều bất thƣờng phải kịp thời giải báo lãnh đạo Văn phòng, đồng thời ghi vào Sổ theo dõi ca trực - Thƣờng xuyên tuần tra, canh gác để xảy mát, hƣ hỏng tài sản tịa nhà phải hồn tồn chịu trách nhiệm trƣớc lãnh đạo Văn phòng lãnh đạo Trung tâm KHCN 87 - Tiết kiệm sử dụng điện, nƣớc sinh hoạt, không sử dụng điện để làm việc cá nhân Giữ gìn vệ sinh chung, đặc biệt khu vực phịng bảo vệ tuyệt đối khơng tiếp khách đƣa ngƣời lạ, ngƣời quen vào tòa nhà ca trực * Đối với nhân viên lao công: - Chấp hành nghiêm quy chế, quy định qội quy Trung tâm - Tuân thủ đầy đủ nội dung hợp đồng phụ lục công việc ký kết - Có trách nhiệm bảo vệ tài sản, trang thiết bị, vật dụng phòng làm việc CBNV Nếu sơ xảy làm mất, làm hỏng phải đền bù theo giá trị hành - Khi làm việc xong phải đóng cửa phịng cẩn thận có chứng kiến, kiểm tra chéo bảo vệ tòa nhà - Nghiêm túc chấp hành bảo vệ tòa nhà yêu cầu kiểm tra đột xuất tƣ trang cá nhân - Có ý thức sử dụng trang thiết bị điện, nƣớc công cộng, … bị phát có hành vi sử dụng lãng phí thiếu ý thức thực tế trừ vào ngày công lao động đền bù theo giá trị hành 3.4 Xây dựng quy trình ban hành/sửa đổi quy chế, quy định Việc xây dựng quy trình ban hành/sửa đổi quy chế, quy định theo tác giả phải đáp ứng đầy đủ nội dung quy trình nhƣ sau: 3.4.1 Chuẩn bị dự thảo nội dung gồm: xác định mục đích, yêu cầu tổ chức sƣu tầm tài liệu liên quan * Ví dụ dự thảo Quy định văn hóa cơng sở đạo đức công vụ: tài liệu cần sƣu tầm nghiên cứu là: - Văn quy định Chính phủ, quan Trung ƣơng Đoàn Bộ, ngành để tham khảo nội dung liên quan - Các quy định có Trung tâm có nội dung đề cập đến - Tham khảo quy định quan, đơn vị trực thuộc Trung ƣơng Đoàn đề cập đến vấn đề nêu 88 - Quy định văn hóa cơng sở đạo đức cơng vụ quan doanh nghiệp * Ví dụ Quy định/Phân cơng cơng việc CBNV Văn phịng - Các văn quy chế, quy định có - Hợp đồng lao động ký kết CBNV - Hồ sơ cán - Nghiên cứu sở trƣờng, sở đoản CBNV * Ví dụ dự thảo Nội quy làm việc nhân viên bảo vệ, lao công - Các văn quy chế, quy định có - Hợp đồng Phụ lục hợp đồng ký kết * Ví dụ quy chế, quy định cần sửa đổi ngƣời dự thảo cần có văn giải trình lý do, mục đích việc sửa đổi văn báo cáo lãnh đạo, sau đƣợc chấp thuận bắt tay vào xây dựng 3.4.2 Tổ chức lấy ý kiến (hình thức qua email trực tiếp họp): văn đƣợc Chánh Văn phòng dự thảo xong đƣợc gửi tới CBNV góp ý để tranh thủ trí tuệ tập thể Chánh Văn phòng ngƣời trực tiếp tiếp thu ý kiến đóng góp, sau văn lại tiếp tục đƣợc chỉnh sửa (các bƣớc lặp đi, lặp lại nhiều ý kiến trái chiều, không đồng thuận) Văn trƣớc ký ban hành đƣợc tổ chức lấy ý kiến công khai lần cuối họp để trao đổi, phản hồi thống nội dung Chủ trì họp lãnh đạo Trung tâm, ký văn ban hành đƣợc phân cấp theo chức năng, nhiệm vụ 3.4.3 Thông qua văn bản: thƣ ký họp tổng hợp ý kiến kết luận họp, rà soát văn bản; sốt xét bố cục, hình thức theo quy định trình Chánh Văn phịng, Chánh Văn phịng tiếp tục xem xét lần cuối trƣớc trình lãnh đạo Trung tâm 3.4.4 Trình ký ban hành văn bản: văn sau đƣợc ngƣời có trách nhiệm ký xong, nhân viên văn thƣ thực bƣớc hoàn thiện: vào số, dấu tổ chức ban hành văn tới tất phòng, ban, CBNV liên quan hệ thống mạng LAN Trung tâm chuyển cứng báo cáo cho Ban Giám đốc lãnh đạo Văn phịng, phận CBNV cịn lại có nhu cầu dùng có dấu đỏ chủ động liên hệ văn thƣ 89 3.4.5 Quy trình ban hành văn Bước thực Nội dung công việc Người thực Phối hợp Chuẩn bị - Tổ chức sƣu tầm nghiên Chánh Văn phòng Các phòng, dự thảo nội cứu văn liên quan từ ban dung quan cấp trên, ngang cấp CBNV liên đơn vị có chức tƣơng quan đồng - Nghiên cứu văn quy định chức năng, nhiệm vụ vấn đề/nội dung liên quan đƣợc quy định - Bắt tay viết dự thảo, hoàn thiện dự thảo Tổ chức lấy ý kiến - Gửi văn xin ý kiến qua Chánh Văn phịng Tồn email, qua tổ chức họp chuyên viên tổng CBNV - Tiếp thu, chỉnh sửa hợp thể - Tiếp tục xin ý kiến - Tiếp thu phản hồi văn bản, trao đổi trực tiếp Thông qua văn - Hồn thiện văn Chánh Văn phịng Những - Soát xét thể thức, bố cục văn chuyên viên tổng CBNV liên hợp - Trình ký - Lãnh đạo Trung Toàn ban hành - Hoàn thiện ban hành tâm văn - Phát hành tổ chức lƣu trữ Văn phịng (theo quan Trình ký quan Chánh CBNV liên quy định phân cấp) - Nhân viên văn thƣ, lƣu trữ 90 thể 3.5 Biện pháp tổ chức thực quy chế, quy định 3.5.1 Phổ biến, hướng dẫn - Sau quy chế, quy định đƣợc ban hành thức, Văn phịng có nhiệm vụ tổ chức chụp, scan quy định, nội quy, bảng phân công (gọi tắt quy chế, quy định) đăng tin nội bộ, group để CBNV tra cứu, tìm hiểu - Tổ chức quán triệt, giải đáp thắc mắc (nếu có) buổi giao ban tập thể gần - Tổ chức sinh hoạt theo chuyên đề, phận chủ trì 01 chuyên đề mời báo cáo viên đến nói chuyện, trao đổi, tọa đàm vấn đề liên quan - Định kỳ tổ chức lớp đào tạo, bồi dƣỡng nâng cao chuyên môn, nghiệp vụ tạo điều kiện cho CBNV đƣợc học tập, giao lƣu, trao đổi kinh nghiệm cá nhân họ có nhu cầu có thay đổi sách, chủ trƣơng chung Bên cạnh 01 năm/lần tổ chức sát hạch, bồi dƣỡng cách giao tiếp, ứng xử tình huống, tay nghề, kỹ năng, … vị trí cơng tác: nhân viên hành chính, kế tốn, bảo vệ, lao cơng, lái xe - Tổ chức biên tập xây dựng hình ảnh, hoạt động CBNV tiêu biểu thực quy chế, quy định thành clip, slide sinh động, hấp dẫn để trình chiếu, tổng kết kỳ sinh hoạt tập thể để tất CBNV xem, suy ngẫm tự rút kinh nghiệm cho thân 3.5.2 Kiểm tra, đánh giá Văn phịng cần tăng cƣờng cơng tác kiểm tra, đánh giá tổng kết rút kinh nghiệm theo định kỳ, 03 tháng/lần để kịp thời có hình thức khen thƣởng tƣơng xứng CBNV thực tốt quy chế, quy định hồn thành tốt nhiệm vụ đƣợc giao, ngƣợc lại có có hình thức kỷ luật tƣơng xứng CBNV vi phạm 3.5.3 Tăng cường đầu tư sở vật chất, trang thiết bị làm việc đại Trung tâm cần kịp thời thay đổi công nghệ trang thiết bị thiết yếu tác động trực tiếp đến hiệu công việc CBNV: máy tính, 91 máy in, máy scan, máy photocopy thay thế, nâng cấp phần mềm: phần mềm văn thƣ, lƣu trữ; phần mềm kế tốn; phần mềm cơng tác cán bộ, … Áp dụng triệt để việc tận dụng công cụ trao đổi thông tin, phối hợp cơng việc theo hình thức online, app, group để CBNV làm, kiểm tra chéo 3.5.4 Xây dựng môi trường làm việc động, chuyên nghiệp - Văn phòng Trung tâm tiếp tục kế thừa không ngừng xây dựng môi trƣờng làm việc thân thiện, khoa học có sắc riêng đơn vị trực thuộc tổ chức đồn niên Ví dụ, trì chủ trƣơng mặc áo truyền thống Đồn vào thứ hai hàng tuần chào cờ phát động công việc vào sáng thứ hai, tuần tháng Thứ hai, tham dự kiện quan trọng Trung tâm, Trung ƣơng Đoàn đất nƣớc toàn thể CBNV dƣới 35 tuổi bắt buộc phải mặc trang phục áo truyền thống đoàn - Tổ chức xếp, bố trí chỗ ngồi phù hợp, thuận tiện với vị trí việc làm; khơng gian làm việc để theo hƣớng văn phòng mở, trang bị thêm xanh, bồn tiểu cảnh mini để khu vực làm việc CBNV văn minh, đại, xếp khơng gian sinh hoạt chung (có thể tận dụng từ phòng họp) máy karaoke, âm loa đài, máy chiếu để CBNV sinh hoạt văn hóa, văn nghệ, xem chƣơng trình vui chơi, giải trí nghỉ trƣa sinh nhật, chào mừng ngày lễ lớn đất nƣớc đoàn niên - Thƣờng xuyên nhắc nhở, động viên CBNV nâng cao ý thức việc áp dụng tối ƣu hóa thiết bị văn phịng đại vào cơng việc hàng ngày, không tán gẫu điện thoại, không sử dụng ứng dụng điện thoại thơng minh vào mục đích cá nhân làm việc; nhẹ, nói khẽ; tác phong văn minh, lịch để không làm ảnh hƣởng đến môi trƣờng làm việc chung 3.5.5 Nâng cao vai trò, trách nhiệm tham mưu, tổ chức thực quy chế, quy định Văn phòng Trung tâm Trước hết, để nâng cao vai trị, trách nhiệm cơng tác tham mƣu tổ chức thực quy chế, quy định phải nâng cao nhận thức cho 92 CBNV tầm quan trọng việc thực tốt quy chế, quy định Trung tâm nói chung Văn phịng nói riêng trách nhiệm tồn thể CBNV khơng phải riêng Thứ hai, lãnh đạo Trung tâm lãnh đạo Văn phòng phải ngƣời gƣơng mẫu, phát huy hết vai trò, trách nhiệm ngƣời đứng đầu việc thực thi công “văn minh” quy chế, quy định Hiểu rộng nghĩa có hình thức thƣởng, phạt nghiêm tồn thể CBNV, khơng có vùng cấm, kể ngƣời vi phạm quy chế, quy định “lãnh đạo” Thứ ba, tổ chức lớp đào tạo, bồi dƣỡng chuyên môn, nghiệp vụ phù hợp với vị trí việc làm để CBNV liên tục đƣợc tiếp thu “cái mới”, “văn minh” để hồn thiện thân, nâng cao trình độ, hiểu biết công việc đƣợc giao, nhận thức tốt sống làm việc có trách nhiệm Thứ tư, đƣa vào quy hoạch cán nòng cốt, tâm “trong”, chí “sáng” để bồi dƣỡng, đào tạo đội ngũ lãnh đạo kế cận, cánh tay nối dài cấp lãnh đạo, giúp cho việc quản lý, điều hành CBNV thuận lợi 93 Tiểu kết chương Trên sở tình hình thực tế việc thực quy chế, quy định có Trung tâm KHCN Văn phịng Trung tâm nói riêng, từ nguyên nhân chủ yếu tồn tại, hạn chế việc tổ chức thực quy chế, quy định chƣơng 2, chƣơng đề xuất số giải pháp hoàn thiện hệ thống quy chế, quy định biện pháp tổ chức thực hiện, cụ thể nhƣ sau: Thứ nhất, xác định danh mục loại quy chế, quy định, nội quy cần ban hành Trung tâm Thứ hai, liệt kê quy chế, quy định có nhƣng cần chỉnh sửa, bổ sung Thứ ba, đề xuất quy chế, quy định, nội quy cần xây dựng ban hành Thứ tư, xây dựng quy trình ban hành/sửa đổi quy chế, quy định Ngoài chƣơng này, luận văn đƣa số biện pháp cần thiết để công tác tổ chức thực quy chế, quy định Văn phòng Trung tâm KHCN ngày đƣợc hiệu lực, hiệu hơn: tăng cƣờng công tác phổ biến quy chế, quy định; tổ chức hƣớng dẫn, kiểm tra, đánh giá tình hình thực tập trung đầu tƣ sở vật chất, trang thiết bị làm việc đại, xây dựng môi trƣờng làm việc động, chun nghiệp, đặc biệt phân tích vai trị, trách nhiệm Văn phịng Trung tâm cơng tác tham mƣu tổ chức thực quy chế, quy định góp phần nâng cao hiệu hoạt động Trung tâm KHCN nói chung 94 KẾT LUẬN Văn phịng có vị trí quan trọng hoạt động quan, đơn vị đƣợc coi trung tâm kết nối hoạt động quản lý, điều hành lãnh đạo với CBNV Để đảm bảo hoạt động văn phịng ln thông suốt, nề nếp, giảm thiểu thủ tục hành khơng cần thiết việc xây dựng quy chế, quy định, nội quy để điều tiết hoạt động văn phòng việc quan trọng cần thiết Trong phạm vi hiểu biết thân, luận văn tập trung giải vấn đề: hệ thống hóa sở lý luận văn phòng, quản trị văn phòng, tổ chức khoa học hoạt động văn phịng Bên cạnh tác giả tiến hành phân tích vị trí, vai trị chức năng, nhiệm vụ văn phòng; liệt kê loại quy chế, quy định phân tích tầm quan trọng, quy trình, phƣơng pháp việc xây dựng quy chế, quy định để chuẩn hóa hoạt động văn phòng nhƣ làm rõ tầm quan trọng trách nhiệm ngƣời đứng đầu, CBNV việc tuân thủ quy chế, quy định Trên sở lý luận trên, luận văn sâu khảo sát, phân tích tình hình thực quy chế, quy định có Trung tâm KHCN nói chung Văn phịng Trung tâm nói riêng bao gồm nội dung: khảo sát nội dung quy chế, quy định có; quy trình phƣơng pháp xây dựng; biện pháp tổ chức thực tiến hành khảo sát tình hình thực quy chế, quy định có Trung tâm Văn phòng Trung tâm nhƣ khảo sát, đánh giá tình hình thực quy chế, quy định 02 đơn vị khác thuộc quan Trung ƣơng Đoàn Từ kết nghiên cứu khảo sát tác giả nguyên nhân chủ yếu tồn tại, hạn chế việc tổ chức thực quy chế, quy định Văn phòng Trung tâm KHCN để đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống quy chế, quy định nhƣ biện pháp tổ chức thực đƣợc hiệu hơn, cụ thể nhƣ sau: - Căn chức năng, nhiệm vụ để xác định rõ danh mục loại quy chế, quy định, nội quy cần ban hành Văn phòng Trung tâm 95 - Liệt kê mặt hạn chế cần chỉnh sửa, bổ sung quy chế, quy định có - Đề xuất quy chế, quy định, nội quy cần xây dựng ban hành - Xây dựng quy trình ban hành sửa đổi quy chế, quy định Ngoài tác giả đề xuất số biện pháp để công tác tổ chức thực quy chế, quy định Văn phòng Trung tâm KHCN ngày đƣợc hiệu lực, hiệu hơn, đặc biệt nhấn mạnh vai trò, trách nhiệm Văn phòng Trung tâm công tác tham mƣu tổ chức thực quy chế, quy định góp phần nâng cao hiệu hoạt động Trung tâm KHCN nói chung Với kết nghiên cứu trên, tác giả hy vọng đóng góp phần cơng sức nhỏ bé việc giúp Văn phịng Trung tâm hồn thiện hệ thống quy chế, quy định đƣa biện pháp để tổ chức thực hiệu lực, hiệu thời gian tới Do nhận thức, kỹ nghiên cứu thân cịn hạn chế luận văn khơng tránh khỏi thiếu sót cần đƣợc chỉnh sửa, bổ sung hồn thiện Tác giả mong nhận đƣợc đóng góp nhiệt tâm từ thầy, đặc biệt Hội đồng chấm luận văn thạc sĩ để luận văn tác giả đƣợc hoàn thiện 96 TÀI LIỆU THAM KHẢO A CÁC CƠNG TRÌNH NGHIÊN CỨU Nguyễn Thị Kim Bình (số 03/2019), viết: Hệ thống văn nội điều chỉnh hoạt động hành văn phịng quan: khái niệm, văn trị quy trình xây dựng, Tạp chí Dấu ấn thời gian Đào Xuân Chúc (2017), Tập giảng Chức Cơng nghệ Quản trị văn phịng (tài liệu lƣu hành nội bộ) Ngơ Thị Diên (khóa 2012-2016), Báo cáo thực tập đại hóa văn phịng Văn phòng Bộ Lao động Thương binh xã hội Nguyễn Thành Độ, Nguyễn Ngọc Diệp, Trần Phƣơng Huyền (2012), Giáo trình Quản trị học, Nhà xuất Kinh tế quốc dân Hà Nội Nguyễn Thị Hồng Huệ (khóa CH2016-2018), luận văn tốt nghiệp Thạc sĩ ngành Quản lý hành cơng, Học viện Hành Quốc gia Học viện Hành (2009) Giáo trình Hành văn phịng quan nhà nƣớc, Nhà xuất Khoa học Kỹ thuật Hà Nội Nghiêm Kỳ Hồng, Lê Văn In, Đỗ Văn Học, Nguyễn Văn Báu, Đỗ Văn Thắng (2015), Giáo trình Quản trị văn phòng, Nhà xuất Đại học Quốc gia thành phố Hồ Chí Minh Phùng Thị Phƣơng Liên (khóa QH-2016-2019), luận văn tốt nghiệp Thạc sĩ ngành Quản trị Văn phòng, Trƣờng Đại học Khoa học xã hội Nhân văn (gọi tắt KHXH NV), Đại học Quốc gia Hà Nội Vũ Thị Phụng (số 03/2018), Văn phịng - góc độ tiếp cận định nghĩa, Tạp chí Dấu ấn thời gian 10 Đồng Thị Thanh Phƣơng, Nguyễn Thị Ngọc An (2005), Giáo trình Quản trị hành Văn phịng (office management), Nhà xuất Thống kê 11 Nguyễn Minh Phƣơng (2014), Giáo trình Quản lý giải văn quan, tổ chức, Nhà xuất Chính trị Quốc gia 12 Trần Anh Tài (tái lần năm 2017), Giáo trình Quản trị học, Nhà xuất Đại học Quốc gia Hà Nội 97 13 Vƣơng Hồng Tuấn (2000), Giáo trình Kỹ nghiệp vụ Văn phòng, Nhà xuất trẻ Tp Hồ Chí Minh 14 Tập thể tác giả Khoa Lƣu trữ học Quản trị Văn phòng, Trƣờng Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn (2005), Kỷ yếu Hội thảo Khoa học Lưu trữ học Quản trị Văn phịng 15 Nguyễn Hữu Tri (2013), Giáo trình Quản trị học, Nhà xuất khoa học xã hội 16 Văn Tất Thu (2011), Tổ chức hoạt động Văn phòng Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ, Nhà xuất Chính trị Quốc gia 17 Lƣu Kiếm Thanh (2008), viết: Công tác văn phịng bối cảnh đại hóa hành nhà nước, Tạp chí Tổ chức Nhà nƣớc số 11/2008 B VĂN BẢN CỦA CẤP TRÊN VÀ CÁC BỘ, NGÀNH LIÊN QUAN Bộ Tài (2017), Thơng tư số 40/2017/TT-BTC ngày 28/4/2017 quy định chế độ cơng tác phí, chế độ chi hội nghị Bộ Nội vụ (2011), Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Chính phủ (2015), Nghị định số 16/2015/NĐ-CP ngày 14/02/2015 quy định chế tự chủ đơn vị nghiệp cơng lập Trung ƣơng Đồn (2009), Quyết định số 850/QĐ-TWĐTN ngày 27/10/2009 Ban Bí thư Trung ương Đoàn ban hành Quy chế tổ chức, hoạt động Trung tâm Phát triển Khoa học, Công nghệ Tài trẻ Trung ƣơng Đoàn (2009), Quyết định số 851/QĐ-TWĐTN ngày 27/10/2009 Ban Bí thư Trung ương Đồn ban hành Quy chế tổ chức, hoạt động Trung tâm Giới thiệu việc làm niên Trung ƣơng Đoàn (2011), Quyết định số 2598/QĐ-TWĐTN ngày 28/11/2011 Ban Bí thư Trung ương Đồn ban hành Quy chế tổ chức, hoạt động Trung tâm Thanh thiếu nhi Trung ương 98 Trung tâm Phát triển Khoa học, Công nghệ Tài trẻ (2018), Quyết định số 13-QĐ/KHCN ngày 18/6/2018 Giám đốc việc ban hành Quy định đánh giá, xếp loại lao động hàng tháng cán bộ, công chức, viên chức người lao động Trung tâm Phát triển Khoa học, Công nghệ Tài trẻ Trung tâm Phát triển Khoa học, Công nghệ Tài trẻ (2015), Quyết định số 32-QĐ/KHCN ngày 15/9/2015 Giám đốc việc ban hành Quy chế làm việc Trung tâm Phát triển Khoa học, Công nghệ Tài trẻ Trung tâm Phát triển Khoa học, Công nghệ Tài trẻ (2015), Quyết định số 08-QĐ/KHCN ngày 06/5/2015 Giám đốc việc ban hành Quy chế chi tiêu nội Trung tâm Phát triển Khoa học, Công nghệ Tài trẻ 10 Trung tâm Phát triển Khoa học, Công nghệ Tài trẻ (2016), Quyết định số 08-QĐ/KHCN ngày 06/5/2016 Giám đốc việc thành lập Hội đồng tư vấn Trung tâm Phát triển Khoa học, Công nghệ Tài trẻ 99 ... chức khoa học hoạt động văn phòng 19 1.3.1 Hoạt động văn phòng 19 1.3.2 Tổ chức khoa học hoạt động văn phòng 19 1.4 Khái niệm quy chế, quy định loại quy chế, quy định hoạt động văn. .. Cao học Quản trị Văn phịng, trƣờng Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn thuộc Đại học Quốc gia Hà Nội, định chọn đề Hoàn thiện hệ thống quy chế, quy định hoạt động văn phòng Trung tâm Phát triển Khoa. .. thực quy chế, quy định hoạt động văn phòng quan cụ thể Vì vậy, đề tài Hồn thiện hệ thống quy chế, quy định hoạt động văn phịng Trung tâm Phát triển Khoa học, Cơng nghệ Tài trẻ (thuộc Trung ương