Ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn tcvn iso 90012000 trong các hoạt động văn phòng cấp quận, huyện tại thành phố hồ chí minh thông qua nghiên cứu tại văn phòng ubnd

ĐỒN THANH NIÊN CỘNG SẢN HỒ CHÍ MINH BAN CHẤP HÀNH TP HỒ CHÍ MINH CƠNG TRÌNH DỰ THI GIẢI THƯỞNG " SINH VIÊN NGHIÊN CỨU KHOA HỌC – EUREKA" LẦN THỨ 10 NĂM 2008 TÊN CƠNG TRÌNH: ỨNG DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN TCVN ISO 9001:2000 TRONG CÁC HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG CẤP QUẬN, HUYỆN TẠI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH (THƠNG QUA NGHIÊN CỨU HOẠT ĐỘNG TẠI VĂN PHÒNG HĐND-UBND QUẬN 1) LĨNH VỰC NGHIÊN CỨU: Xà HỘI VÀ NHÂN VĂN THUỘC NHÓM NGÀNH: KHOA HỌC Xà HỘI Mã số cơng trình ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC Xà HỘI VÀ NHÂN VĂN CƠNG TRÌNH DỰ THI GIẢI THƯỞNG " SINH VIÊN NGHIÊN CỨU KHOA HỌC- EUREKA" LẦN THỨ 10 NĂM 2008 TÊN CƠNG TRÌNH: ỨNG DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN TCVN ISO 9001:2000 TRONG CÁC HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG CẤP QUẬN, HUYỆN TẠI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH (THƠNG QUA NGHIÊN CỨU TẠI VĂN PHÒNG UBND QUẬN 1) LĨNH VỰC NGHIÊN CỨU: Xà HỘI VÀ NHÂN VĂN THUỘC NHÓM NGÀNH: KHOA HỌC Xà HỘI Họ tên nhóm tác giả Giới tính Sinh viên năm thứ Nam IV Nữ IV Trưởng nhóm: Phạm Xuân Trường Nguyễn Thị Ly Người hướng dẫn: TS Nghiêm Kỳ Hồng Lĩnh vực chuyên môn: Văn thư- Văn phịng Đơn vị cơng tác: Khoa Lịch sử, Trường Đại học KHXH& NV MỤC LỤC ĐỀ MỤC TRANG DẪN LUẬN 1 Lý chọn đề tài Tình hình nghiên cứu đề tài Mục đích nhiệm vụ đề tài Đối tượng phạm vi nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Ý nghĩa đề tài Bố cục đề tài CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN ISO 9001: 2000 1.1 Một số khái niệm Hệ thống quản lý chất lượng 1.2 Khái quát ISO 1.3 Áp dụng ISO lĩnh vực hành 13 1.4 Tiện ích việc ứng dụng ISO hoạt động văn phòng 14 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN TCVN ISO 9001:2000 TRONG CÁC HOẠT ĐỘNG VĂN PHỊNG CẤP QUẬN, HUYỆN TẠI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH THƠNG QUA NGHIÊN CỨU CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI UBND QUẬN 17 2.1 Áp dụng ISO địa bàn nước 17 2.2 Áp dụng ISO thành phố Hồ Chí Minh 18 2.3 Áp dụng HTQLCL theo TCVN ISO 9001:2000 hoạt động văn phòng UBND quận 19 2.4 Những kết đạt 44 2.5 Ưu điểm việc ứng dụng ISO 9001:2000 vào công tác văn phòng UBND quận 47 2.6 Tồn trình áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 hoạt động văn phòng UBND quận 50 2.7 Nguyên nhân tồn ứng dụng hệ thống QLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 vào cơng tác văn phịng UBND quận 51 2.8 Nhận xét trình ứng dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN 9001:2000 cấp quận huyện Thành phố Hồ Chí Minh 52 2.9 Đánh giá áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 hoạt động văn phòng cấp quận, huyện Thành phố Hồ Chí Minh 58 2.10 Một số học kinh nghiệm trình áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 hoạt động văn phòng UBND cấp quận, huyện Thành phố Hồ Chí Minh 61 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NÂNG CAO HIỆU QUẢ ÁP DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN TCVN ISO 9001:2000 TRONG HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG CẤP QUẬN, HUYỆN TẠI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH 63 3.1 Trong hoạt động văn phòng 63 3.2 Trong công tác văn thư 66 3.3 Trong công tác lưu trữ 81 KẾT LUẬN 91 DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT TRONG ĐỀ TÀI HTQLCL HĐND- UBND Hệ thống quản lý chất lượng Hội đồng nhân dân- Ủy ban nhân dân NC Non- conformity- Những điểm không phù hợp QM Quality management- Quản lý chất lượng Quyết định 144/2006/ QĐ- TTg ngày 20/6/2006 Thủ tướng Quyết định 144 Chính phủ việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2000 hoạt động quan hành nhà nước TĨM TẮT CƠNG TRÌNH NGHIÊN CỨU Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 tập hợp thành tựu, kinh nghiệm quản lý mới, tiên tiến giới Nó thích hợp cho loại hình tổ chức, kể dịch vụ hành ISO đảm bảo dịch vụ thỏa mãn nhu cầu khách hàng; sở để trì, cải tiến nâng cao hiệu hoạt động tổ chức Ứng dụng ISO tạo phương pháp làm việc khoa học, tạo suất chất lượng cao; tối ưu hóa thủ tục hành chính, đáp ứng kịp thời nguyện vọng đáng nhân dân Vì vậy, ứng dụng ISO trở thành công cụ hỗ trợ đắc lực cho cơng cải cách hành Nội dung tiêu chuẩn ISO 9001:2000 quản lý hành là: viết làm, làm viết, đánh giá làm điều chỉnh khác biệt Áp dụng ISO hoạt động hành nói chung hoạt động văn phịng nói riêng cần thiết quan trọng Nó tác động trực tiếp đến tiến trình cải cách hành chính, đến nội quan đến người dân Thực định số 144/2006/QĐ-TTg ngày 20 tháng năm 2006 Thủ tướng Chính phủ việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 vào hoạt động quan quản lý hành nhà nước, Bộ Khoa học cơng nghệ ban hành tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 để quan hành nhà nước nói chung, ủy ban nhân dân cấp quận, huyện thành phố Hồ Chí Minh nói riêng áp dụng Theo báo cáo số 33/BC-UBND ngày 05 tháng năm 2008 UBND thành phố Hồ Chí Minh tổng hợp thực hiện đại hóa hành cho thấy: thành phố triển khai ISO đến 24/24 sở - ngành, 24/24 quận – huyện, 79/322 phường Trong có 13/24 sở - ngành, 21/24 quận – huyện, 36/36 phường cấp giấy chứng nhận đạt hệ thống quản lý chất lượng TCVN ISO 9001:200 hoạt động hành số lĩnh vực Trong số 24 quận – huyện Thành phố quận đơn vị ứng dụng ISO Tuy nhiên việc áp dụng ISO hoạt động văn phịng quận nói riêng quận – huyện thành phố Hồ Chí Minh nói chung cịn khiêm tốn nhóm tác giả mạnh dạn chọn đề tài: “Ứng dụng HTQLCL theo chuẩn TCVN ISO 9001:2000 hoạt động văn phòng cấp quận – huyện thành phố Hồ Chí Minh (thơng qua nghiên cứu văn phòng UBND quận 1)” Đề tài tiến hành khảo sát trình ứng dụng tiêu chuẩn ISO tronh hoạt động văn phòng UBND quận cấp quận – huyện địa bàn thành phố Hồ Chí Minh từ rút kết đạt tồn trình ứng dụng Trên sở nhóm tác giả xây dựng qui trình sản phẩm cho số hoạt động thuộc chức năng, nhiệm vụ văn phòng HĐND – UBND cấp quận – huyện địa bàn Thành phố như: qui trình báo cáo tháng, sáu tháng; qui trình soạn thảo ban hành văn qui phạm pháp luật; qui trình kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; qui trình quản lý văn – đến; qui trình cho cơng tác lưu trữ… Trong qui trình có lưu đồ trách nhiệm thực hiện, cơng việc thực thời gian hồn thành Kết nghiên cứu đề tài tư liệu tham khảo cho quan, đơn vị cá nhân tham gia nghiên cứu, học tập bước ứng dụng tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 vào hoạt động văn phòng quan, đơn vị DẪN LUẬN Lý chọn đề tài Việt Nam giai đoạn hội nhập mạnh mẽ với kinh tế khu vực giới Để có kinh tế đủ sức cạnh tranh đòi hỏi nước ta phải tiếp cận với hệ thống quản lý tiên tiến nhằm đổi quản lý hành nhà nước, tạo điều kiện cho kinh tế phát triển Chính Đảng Nhà nước ta có nhiều văn quy phạm pháp luật làm tiền đề cho hoạt động cải cách hành Ngày 17/9/2001 Thủ tướng Chính phủ ban hành định số 136/2001/QĐ-TTg chương trình tổng thể cải cách hành nhà nước giai đoạn 2001-2010 Nằm chương trình này, Thủ tướng Chính phủ tiếp tục ban hành Quyết định số 169/2003/QĐ-TTg đề án đổi phương thức điều hành đại hóa cơng sở, có tiểu đề án thí điểm triển khai áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng( gọi tắt HTQLCL) vào hoạt động quan hành nhà nước Đây xem cơng nghệ đại chương trình cải cách hành Để đẩy mạnh việc ứng dụng HTQLCL, năm 2006 Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số 144/2006/QĐ-TTg ngày 20/6/2006 việc áp dụng HTQLCL theo TCVN ISO 9001:2000 vào hoạt động quan hành nhà nước(gọi tắt Quyết định 144) Theo đó, giai đoạn từ năm 2006 – 2010 quan hành nhà nước từ cấp quận, huyện trở lên phải áp dụng HTQLCL theo TCVN ISO 9001:2000 vào hoạt động hành Quyết định 144 động lực thúc đẩy cơng tác cải cách hành quan nhà nước Thế quy định khoảng thời gian năm để áp dụng đồng ISO thực tạo áp lực cho quan Việc áp dụng ISO đem lại lợi ích cụ thể tiến trình cải cách hành chính, song q trình áp dụng nảy sinh nhiều trở ngại áp lực thời gian, nhân sự, kinh phí hay hạn chế nhận thức ISO Thành phố Hồ Chí Minh trung tâm kinh tế- trịvăn hóa lớn nước Để đảm bảo phát triển kinh tế- xã hội, Thành phố đặt yêu cầu cải cách hành nhà nước địa bàn Quận địa phương tiên phong nước thực cải cách hành Là ba quận, huyện Thành phố chọn thực thí điểm chế “một cửa, dấu” Sau 10 năm triển khai, cơng tác cải cách hành Quận có nhiều chuyển biến tích cực, đơng đảo nhân dân đồng tình ủng hộ Trên sở đánh giá kết bước đầu tiếp tục bổ sung, hoàn thiện, nâng cao chất lượng giải công việc công dân, quan, tổ chức, Quận đặt yêu cầu: phải tiếp tục hồn chỉnh, cải tiến chất lượng phục vụ cơng dân, đảm bảo chất lượng đầu vào đầu sản phẩm theo hướng nhanh- gọn- pháp luật Vì vậy, nghiên cứu để tìm hướng đáp ứng yêu cầu hành phục vụ tốt nhu cầu đáng nhân dân yêu cầu cần thiết Bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2000 coi bước đột phá đem lại hiệu cho hoạt động quan hành nhà nước Tuy nhiên, việc ứng dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 Thành phố triển khai chủ yếu lĩnh vực dịch vụ công cịn hoạt động Văn phịng chưa áp dụng phổ biến Đó lý thúc đẩy tác giả định chọn đề tài: “Ứng dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2000 vào hoạt động văn phòng UBND cấp quận, huyện thành phố Hồ Chí Minh ( thơng qua nghiên cứu UBND quận 1)” Tình hình nghiên cứu đề tài Việc ứng dụng ISO 9001:2000 nhiều quan, tổ chức cá nhân quan tâm Thời gian gần xuất số đề tài nghiên cứu ISO lĩnh vực kinh tế hành Tại thủ Hà Nội, Thành phố Hồ Chí Minh, Huế, Bến Tre… tổ chức nhiều hội thảo với chuyên đề cải cách hành có nội dung ứng dụng ISO 9000 vào dịch vụ hành cơng Các đề tài nội dung hội thảo nghiên cứu ứng dụng ISO cung ứng dịch vụ hành cơng, chưa sâu nghiên cứu ứng dụng ISO hoạt động văn phòng UBND cấp quận, huyện Do đề tài: “Ứng dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 hoạt động Văn phòng cấp quận, huyện Thành phố Hồ Chí Minh( thơng qua nghiên cứu Văn phòng UBND quận 1)” đề tài nghiên cứu ứng dụng ISO hoạt động liên quan đến chức năng, nhiệm vụ Văn phòng HĐND- UBND cấp quận, huyện Thành phố Hồ Chí Minh Mục đích, nhiệm vụ đề tài Đề tài khái quát sở lý luận ứng dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 hoạt động hành nói chung hoạt động Văn phịng nói riêng; khảo sát, phân tích q trình ứng dụng ISO vào hoạt động Văn phịng UBND quận số quận khác thành phố Hồ Chí Minh; kiến nghị giải pháp nâng cao hiệu ứng dụng ISO vào hoạt động hành Văn phịng UBND cấp quận, huyện địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh Đối tượng phạm vi nghiên cứu Đề tài nghiên cứu trình triển khai ứng dụng ISO 9001:2000 hoạt động Văn phòng theo nghĩa hẹp UBND quận 1, khảo sát tình hình ứng dụng ISO hoạt động văn phịng số quận khác phạm vi Thành phố Hồ Chí Minh Đề tài đề cập đến việc ứng dụng tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 hoạt động Văn phịng cấp quận, huyện Thành phố Hồ Chí Minh TCVN ISO 9001:2000 tiêu chuẩn chất lượng áp dụng nhiều Việt Nam Phương pháp nghiên cứu 78 3.2.4.1 Quy trình quản lý văn đến Trách nhiệm Quy trình Tiếp nhận văn đến Phân loại, bóc bì Đóng dấu đến, Ghi số ngày đến 1/ Nhân viên quản lý văn đến Đăng ký văn đến Trình Chánh Văn phịng Xem xét, đạo 2/ Chánh Văn phòng HĐNDUBND quận 3/ Cán giải văn Phó Văn phịng, Cán quản lý văn đến Nghiên cứu, giải Theo dõi, đôn đốc giải Thống kê văn hạn, chưa giải Tài liệu tham khảo Thời gian Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày tháng năm 2004 Chính phủ công tác văn thư Công văn 425/VTLT-NVTW ngày 18/7/2006 Cục VTLT Nhà nước quản lý văn đi, đến - Quyết định 451/QĐ- Tron UBND ngày g 30/5/2007 UBND ngày quận ban hành quy định công tác văn thư quan UBND quận Công văn 608/LTNN-TTNC ngày 19/11/1999 Cục Lưu trữ Nhà nước ứng dụng công nghệ thông tin văn thư Tron g ngày Phiếu đề xuất giải Thô văn đến ng thườ ng: 05 ngày Phức tạp: 79 10 ngày 4/ Cán quản lý văn đến Tron g ngày 3.2.4.2 Mơ tả quy trình quản lý văn đến a Cán quản lý văn đến  Tiếp nhận văn đến Văn đến từ nguồn tập trung phận văn thư HĐND-UBND quận để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký  Phân loại, bóc bì văn đến Trừ trường hợp bì văn đến bình thường, việc tiếp nhận xử lý bì văn đến có ký hiệu, có dấu mức độ, ghi danh theo chức vụ xử lý sau: Trường hợp bì văn đến có ký hiệu mật, tối mật, tuyệt mật; có dấu mức độ khẩn có tên người bóc, phận văn thư khơng bóc bì, ghi vào sổ đăng ký chuyển đến Chánh Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân Chánh Văn phịng có trách nhiệm chuyển đến người nhận người có trách nhiệm xử lý Chánh Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân Quận chịu trách nhiệm trực tiếp quản lý văn có ký hiệu mật, tối mật, tuyệt mật theo quy định pháp luật sau văn xử lý người có thẩm quyền Trường hợp bì văn đến có ghi danh ghi theo chức vụ Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân văn ngành Cơng an, Qn Trung ương, Chính phủ; Thành ủy, Ủy ban nhân dân thành phố; đơn thư khiếu nại, tố cáo thư riêng; phận văn thư tiếp nhận thực ký giao, nhận bì văn 80 với trợ lý tổng hợp Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân theo bì văn ghi danh ghi chức vụ Sau có bút phê Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân vào văn đến, trợ lý tổng hợp Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân chuyển đến phận Văn thư thuộc Văn phòng để đăng ký, vào sổ theo dõi trước xử lý bút phê Trường hợp bì văn đến có ghi danh ghi theo chức vụ Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân không thuộc quy định nêu trên, văn thư Văn phịng thực xé bì văn chuyển đến Chánh Văn phòng phân loại, xử lý: thuộc chức tham mưu xử lý Phòng, Ban Chánh Văn phịng chuyển đến Phịng Ban xử lý; văn có nội dung cần xin ý kiến Chủ tịch, Phó Chủ tịch Chánh Văn phịng trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân có ý kiến đạo  Đóng dấu đên, ghi số ngày đến Tất văn đến thuộc diện đăng ký văn thư phải đóng dấu đến, ghi số ngày đến Đối với văn đến không thuộc diện đăng ký văn thư khơng phải đóng dấu đến mà chuyển cho người có trách nhiệm giải  Đăng ký văn đến Loại vào sổ: Văn có ký hiệu mật, tối mật, tuyệt mật; thư mời họp, đơn thư có ghi tên chức vụ người nhận Loại văn trả lại nơi gửi: Văn khơng có số, không ghi ngày, tháng, năm, không rõ người ký Chánh Văn phòng định việc trả văn lại nơi gửi trường hợp Các loại văn lại cập nhật vào mạng tin học để quản lý theo dõi trình xử lý chung Trung tâm ứng dụng công nghệ thông tin Quận có trách nhiệm đảm bảo yêu cầu quản lý truy xuất, in ấn theo mẫu sổ quản lý văn thư để lưu trữ theo quy định hành  Trình Chánh Văn phịng để xin ý kiến đạo chuyển văn đến người giải 81 Chánh Văn phòng: Xem xét, đạo người giải Lãnh đạo Cán nghiên cứu giải văn đến Phó Văn phịng, cán quản lý văn thư đến theo dõi, đôn đốc giải văn b Cán quản lý văn đến: Thống kê văn đến hết hạn giải chưa giải 3.3 Xây dựng quy trình sản phẩm cho cơng tác lưu trữ Xuất phát từ vị trí, vai trị cơng tác lưu trữ cho thấy Văn phòng UBND quận cần xây dựng quy trình sản phẩm cho cơng tác lưu trữ, để công tác lưu trữ vừa quy trình nghiệp vụ hỗ trợ cho lĩnh vực khác vừa quy trình sản phẩm, văn hóa nghiệp vụ dạng quy trình Với tầm vóc sinh viên, tác giả mạnh dạn đề xuất: Quy trình chung cho cơng tác lưu trữ quy trình khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ nội quan cho người dân Tác giả bổ sung tiếp nghiệp vụ lại cơng tác lưu trữ dạng quy trình thời gian tới 3.3.1 Quy trình chung cho cơng tác lưu trữ 82 3 Quy trình chung cho công tác lưu trữ Trách nhiệm Nhân viên lưu trữ Quy trình Thời gian Thơng báo nộp hồ sơ đến đơn vị Theo định kỳ Đơn vị giao nộp Giao tài liệu Thu thập, tiếp nhận tài liệu Trong tuần Nhân viên lưu trữ Kiểm tra hồ sơ, tài liệu giao nộp Thống kê tuần Hội đồng xác định giá trị tài Xác định giá trị tài liệu Trong năm liệu lưu trữ Bảo quản Nhân viên lưu trữ Nhân viên lưu trữ Khai thác, sử dụng bạn đọc( Trong tuần quan) Xem xét Nhân viên lưu trữ Báo cáo Theo định kỳ 83 3.3.1.2 Mơ tả quy trình a Thơng báo, thu thập tài liệu vào lưu trữ quan Theo định kỳ hàng năm, nhân viên lưu trư quan có trách nhiệm: Thông báo cho đơn vị Uỷ ban chuẩn bị hồ sơ, tài liệu để giao nộp Hướng dẫn đơn vị, cá nhân lập danh mục hồ sơ, tài liệu cần nộp thống kê thành “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” Chuẩn bị kho tàng phương tiện để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu kho lưu trữ, lập Biên bàn giao hồ sơ (01 lưu trữ quan giữ, 01 đơn vị nộp hồ sơ giữ) Hồ sơ lưu trữ đơn vị sau 01 năm cán văn thư đơn vị thu thập nộp vào lưu trữ quan theo yêu cầu (thời gian, địa điểm) ghi thông báo kho lưu trữ Bộ b Thu thập, tiếp nhận tài liệu Căn vào danh mục hồ sơ đơn vị lập, nhân viên lưu trữ tiến hành tiếp nhận hồ sơ tài liệu đơn vị nộp c kiểm tra lại việc chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu Lưu trữ quan tiến hành kiểm tra hồ sơ đơn vị lập sơ q trình giải cơng việc Tài liệu sau chỉnh lý phải đạt yêu cầu sau: Toàn tài liệu phải phân loại lập thành hồ sơ, tài liệu; đóng nhãn hộp (cặp); Biên mục hồ sơ gồm nội dung sau: - Đánh số tờ; - Viết mục lục văn in sẵn bìa hồ sơ theo chuẩn ngành TCN 01:2002 “Bìa hồ sơ”được ban hành kèm theo Quyết định số 62/QĐ-LTNN ngày 07/5/2002 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước - Viết chứng từ kết thúc; - Viết bìa hồ sơ 84 Xác định lại thời hạn bảo quản cho loại hồ sơ, tài liệu (vĩnh viễn có thời hạn) Sau kiểm tra việc chỉnh lý xác định giá trị tài liệu giai đoạn văn thư, lưu trữ quan vào chức nhiệm vụ đơn vị để tiến hành xác định lại giá trị tài liệu làm sở định thời hạn bảo quản cho tài liệu gồm: * Những tài liệu UBND ban hành: + Để lãnh đạo, đạo hoạt động Uỷ ban Quyết định, Chương trình, Kế hoạch cơng tác, báo cáo tổng kết phản ánh chức năng, nhiệm vụ hoạt động ngành có ý nghĩa lịch sử bảo quản vĩnh viễn + Những tài liệu chuyên ngành phục vụ lâu dài cho hoạt động Uỷ ban khơng có ý nghĩa lịch sử bảo quản 10 năm lưu trữ quan; + Những tài liệu phục vụ cho hoạt động hàng ngày Uỷ ban có giá trị pháp lý thời gian ngắn bảo quản tạm thời * Hội đồng Xác định giá trị tài liệu Uỷ ban: 1.Khi tiến hành xác định giá trị tài liệu, cán lưu trữ có trách nhiệm tham mưu cho lãnh đạo Uỷ ban thành lập Hội đồng Xác định giá trị tài liệu Do Chánh Văn phòng làm Chủ tịch Hội đồng, Đại diện đơn vị có tài liệu, Đại diện Lưu trữ quan làm uỷ viên Nhiệm vụ Hội đồng: Tư vấn cho Bộ trưởng định Mục lục hồ sơ, tài liệu cần giữ lại bảo quản quan Danh mục tài liệu hết giá trị cần tiêu huỷ Phương thức làm việc: Từng thành viên Hội đồng xem xét mục lục hồ sơ, tài liệu cần giữ lại, Danh mục tài liệu hết giá trị cần tiêu huỷ; thảo luận tập thể biểu theo đa số; thơng qua biên bản, trình Bộ trưởng định d Thống kê bảo quản tài liệu Thực hệ thống hoá hồ sơ, tài liệu; Xây dựng hệ thống cơng cụ tra tìm phục vụ cho công tác khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ như: Lập Mục lục hồ sơ, tài liệu, thẻ chuyên đề, phần mềm tra cứu hồ sơ; Lập danh mục tài liệu hết giá trị loại để tiêu huỷ 85 Hồ sơ chỉnh lý xong, thống kê theo khung phân loại nhập vào kho, bảo quản theo Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ e Xác định giá trị tài liệu lưu trữ Công việc thực Hội đồng xác định giá trị tài liệu quan f Khai thác, sử dụng tài liệu ( tìm hiểu mục 3.3.2 3.3.3 ) 3.3.1.3 Tài liệu tham khảo Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia số 34/2001/PL- UBTVQH10 ngày 04/4/2002 UBTVQH; Nghị định 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ quy định chi tiết số điều Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia; Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004 Cục Văn thư lưu trữ Nhà nước việc ban hành bảng hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính; Công văn số 25/ NV ngày 10/9/1975 Cục lưu trữ Phủ thủ tướng việc ban hành Bảng thời hạn bảo quản văn kiện mẫu; Quyết định số 18/TC-KHKT ngày 12/01/1990 Cục Lưu trữ Nhà nước tiêu chuẩn tra tìm tài liệu lưu trữ; Công văn số 111/ NVĐP ngày 04/4/1995 Cục Lưu trữ Nhà nước việc hướng dẫn bảo quản tài liệu lưu trữ 3.3.2 Quy trình khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ nội quan 3.3.2.1 Quy trình khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ nội quan Trách nhiệm thực Nội dung Thời gian 86 Yêu cầu khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ ngày Nhân viên quan Cung cấp hồ sơ, tài liệu theo phê duyệt ngày Vào sổ theo dõi hồ sơ, tài liệu mượn kiểm soát Nhân viên Lưu trữ Nhận kiểm tra lại hồ sơ, tài liệu Ngay nhân viên trả hồ sơ, tài liệu Vào sổ nhận lại hồ sơ, tài liệu Xếp hồ sơ, tài liệu vào vị trí quy định 3.3.2.2 Mơ tả chi tiết: a Yêu cầu khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ Nhân viên Lưu trữ có trách nhiệm tiếp nhận xem xét yêu cầu người đến khai thác hồ sơ, tài liệu lưu trữ; Nếu người đến khai thác có đủ điều kiện theo quy định khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, Nhân viên yêu cầu người đến khai thác hồ sơ, tài liệu kê khai vào biểu mẫu (Phiếu khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu); 87 Nếu người đến khai thác khơng đủ giấy tờ trả lại u cầu b Xem xét phê duyệt Đối với yêu cầu khai thác văn Quy phạm pháp luật Lãnh đạo Văn phịng xem xét phê duyệt; Các tài liệu Quản lý Nhà nước, tài liệu Khoa học kỹ thuật, tài liệu Mật, Tuyệt mật, Tối mật lãnh đạo Văn phịng chuyển trình lãnh đạo Quận; c Cung cấp tài liệu theo phê duyệt Nhân viên Lưu trữ cung cấp hồ sơ, tài liệu lưu trữ theo phê duyệt lãnh đạo Văn phòng lãnh đạo Quận d Thực vào sổ kiểm soát Nhân viên Lưu trữ phục vụ người đến khai thác hồ sơ, tài liệu theo phê duyệt Lãnh đạo Văn phòng, Lãnh đạo Quận phiếu khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu; Kiểm soát hồ sơ, tài liệu suốt trình người đến khai thác sử dụng hồ sơ, tài liệu; Vào sổ theo dõi khai thác hồ sơ, tài liệu theo biểu mẫu; Nếu người đến khai thác yêu cầu cung cấp Photocopy hồ sơ, tài liệu đối với: Tài liệu Quản lý nhà nước giải ngày; Tài liệu Khoa học kỹ thuật tuỳ thuộc vào số lượng hồ sơ, tài liệu người đến khai thác yêu cầu để hẹn thời gian cho phù hợp; Tài liệu Mật, Tuyệt mật, Tối mật tuyệt đối không phục vụ Photocopy e Kiểm tra lại hồ sơ, tài liệu người khai thác trả lại Khi người đến khai thác trả hồ sơ, tài liệu, nhân viên lưu trữ thu hồi, kiểm tra lại hồ sơ, tài liệu Nếu hồ sơ, tài liệu bị hỏng, rách, trang thông báo cho người đến khai thác lãnh đạo Văn phòng xem xét, xử lý; f Vào sổ nhận lại hồ sơ, tài liệu Nhân viên lưu trữ có nhiệm vụ sau người đến khai thác trả lại hồ sơ, tài liệu phải vào sổ lưu hồ sơ 88 g Xếp hồ sơ, tài liệu vào vị trí quy định Nhân viên lưu trữ đặt lại hồ sơ, tài liệu vào vị trí quy định 3.3.2.3 Tài liệu tham khảo: Pháp lệnh lưu trữ quốc gia số 34/2001/PL-UBTVQH10 ngày 04/4/2001 bảo vệ tài liệu quốc gia Nghị định 111/2004/NĐ – CP ngày 08/4/2004 Quy định chi tiết thi hành số điều Pháp lệnh lưu trữ quốc gia Công văn 283/ VTLTNN- NVTW ngày 19/5/2004 v/v ban hành Hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành Quy chế công tác văn thư – lưu trữ Quận TCVN ISO 9001 : 2000 Sổ tay chất lượng 3.3.3 Quy trình khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ cho người dân Trách nhiệm Quy trình Tài liệu liên quan Thời gian 89 Nhân viên lưu trữ Tiếp nhận yêu cầu Xem xét Lãnh đạo phòng Văn Lấy gốc chụp liệu lục - Sổ nhật ký khai thác tài liệu lưu trữ ngày hành - phiếu yêu cầu Chứng thực lưu trữ ngày Nhân viên lưu trữ Trình ký Xem xét Lãnh đạo Giao tài liệu cho khách hàng Sổ nhật ký khai thác sử dụng tài liệu ngày Nhân viên lưu trữ Báo cáo Biểu mẫu Theo báo cáo năm định kỳ Như vậy, ứng dụng ISO hoạt động Văn phòng phù hợp khả thi thực cải cách hành chính, tạo bước đột phá việc vận dụng khoa học quản lý hệ thống vào hoạt động Văn phịng cấp quận, huyện Thành phố Hồ Chí Minh Tuy nhiên, ứng dụng ISO hoạt động Văn phòng cấp quận, huyện 90 Thành phố chưa phồ biến Vì tác giả mạnh dạn đề xuất số quy trình sản phẩm hoạt động Văn phịng như: Quy trình xây dựng báo cáo, soạn thảo ban hành văn bản, kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn bản, quản lý văn đi- đến, quy trình cho cơng tác lưu trữ … KẾT LUẬN Trên sở nghiên cứu vấn đề Hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2000 như: Lịch sử hình thành, mục tiêu, nguyên tắc, yêu cầu 91 ISO, ISO với vấn đề cải cách hành Việt Nam, đồng thời tiến hành khảo sát trình ứng dụng tiêu chuẩn hoạt động văn phòng UBND quận cấp quận, huyện địa bàn thành phố Hồ Chí Minh Đề tài tổng kết kết đạt tồn trình ứng dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2000 hoạt động văn phịng UBND quận Thơng qua nghiên cứu trình chuẩn bị, triển khai Hệ thống quản lý chất lượng ISO UBND Quận từ năm 1999 đến Đề tài rút học kinh nghiệm dựa kết ứng dụng UBND quận số quận khác áp dụng ISO địa bàn Thành phố Đó sở để kết hợp Hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2000 với tiến trình cải cách thủ tục hành hoạt động quan quản lý nhà nước Việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2000 hoạt động quan quản lý Nhà nước thực năm gần khu vực dịch vụ cơng, tính hiệu khẳng định nhiều nơi, nhiều lĩnh vực Do vậy, cần triển khai sâu rộng việc áp dụng ISO hoạt động thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Văn phòng cấp quận, huyện thuộc Thành phồ Hồ Chí Minh Mặt khác, lãnh đạo cần quán triệt chủ trương Đảng, Nhà nước q trình áp dụng tảng định thành công ISO Sự phát triển đất nước giai đoạn buộc người phải có thay đổi mức độ định để hịa nhập vào mơi trường quốc tế với cạnh tranh khốc liệt, với đòi hỏi ngày cao công việc Đối quận, huyện thành phố Hồ Chí Minh việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2000 xem biện pháp hữu hiệu để xây dựng hành đại, hiệu - hành phục vụ “của dân, dân dân” 92