1 Hoàng Minh Tâm – 1805QTNB ĐỀ CƯƠNG ÔN TẬP HỌC PHẦN QUẢN LÝ SỰ THAY ĐỔI TRONG TỔ CHỨC The documents were compiled by Hoang Minh Tam – 1805QTNB Chương 1 TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ SỰ THAY ĐỔI TRONG TỔ CHỨC 1 1 Những vấn đề cơ bản của thay đổi trong tổ chức a Sự thay đổi trong tổ chức Khái niệm Là quá trình cải tổ một cách chủ động chiến lược, mục tiêu, chức năng, nhiệm vụ, nhân sự, quy trình hoạt động, kiểm tra, đánh giá nhằm đạt mục tiêu đã định Đặc trưng của sự thay đổi Thay đổi có tính liên tục Tín.
ĐỀ CƯƠNG ÔN TẬP HỌC PHẦN: QUẢN LÝ SỰ THAY ĐỔI TRONG TỔ CHỨC The documents were compiled by Hoang Minh Tam – 1805QTNB Chương TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ SỰ THAY ĐỔI TRONG TỔ CHỨC 1.1 Những vấn đề thay đổi tổ chức a Sự thay đổi tổ chức Khái niệm: Là trình cải tổ cách chủ động chiến lược, mục tiêu, chức năng, nhiệm vụ, nhân sự, quy trình hoạt động, kiểm tra, đánh giá nhằm đạt mục tiêu định Đặc trưng thay đổi: - Thay đổi có tính liên tục - Tính phức tạp - Chưa thử nghiệm - Khó quản lý b Phân loại thay đổi - Thay đổi từ từ: thay đổi xảy chậm khoảng thời gian dài với tốc độ đặn/ biến đổi nhỏ cường độ - Thay đổi tức thì: thay đổi xảy bất ngờ đáng kể đem lại kết rõ ràng c Nguồn gốc thay đổi tổ chức - Nguyên nhân bên trong: Các yếu tố thuộc nội quy, quy chế, quy trình thực cơng việc tổ chức; Nguồn nhân lực; Văn hóa tổ chức - Ngun nhân bên ngồi: Khoa học cơng nghệ; Chính trị, xã hội pháp luật; Kinh tế d Nội dung thay đổi tổ chức - Công nghệ - Sản phẩm, dịch vụ - Cấu trúc tổ chức - Quy trình làm việc - Nhân tổ chức - Văn hóa tổ chức e Tác động thay đổi tổ chức - Thay đổi phần đời sống tổ chức cần thiết cho phát triển, nhiên, - Thay đổi thường đem lại số tổn thất: thời gian, chi phí Hoàng Minh Tâm – 1805QTNB - Thay đổi thường gây cảm xúc tiêu cực tổ chức: nản chí bực dọc… 1.2 Những vấn đề quản lý thay đổi tổ chức a Khái niệm Quản lý thay đổi tổ chức Là trình lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra, nguồn lực hoạt động tổ chức nhằm làm cho tổ chức đạt mục đích tổ chức với kết hiệu cao điều kiện môi trường biến động Các chức quản lý thay đổi Chức dự báo: Đây chức quan trọng tổ chức nói chung nhà quản lý tổ chức nói riêng Việc dự báo trước thay đổi giúp cho tổ chức chủ động trước tình huống, có thời gian chuẩn bị đối phó kịp thời với thay đổi Chức lập kế hoạch: Là trình mà tổ chức nhà quản lý xem xét thay đổi môi trường bên trong, mơi trường bên ngồi đánh giá nguồn lực cần thiết Bao gồm nội dung: - Xác định mục tiêu - Xác định điểm then chốt q trình thay đổi - Danh sách cơng việc phải thực - Những điểm cần cân nhắc… Chức tổ chức: Giúp cho nhà quản lý, tổ chức tạo chuỗi hoạt động có tính chất tối ưu nhất, thích ứng với thay đổi cách nhanh chóng, làm cho tổ chức hoạt động có hiệu quả; Là thực hoạt động phân công công việc, điều hành, giao quyền, thiết kế máy làm việc, xếp nhân Chức kiểm tra, đánh giá: Kiểm tra bao gồm tất hoạt động mà nhà quản lý thực nhằm bảo đảm chắn kết thực tế kết dự kiến kế hoạch Đánh giá xu hướng môi trường diễn thay đổi giúp tổ chức lựa chọn phương án hợp lý cho thay đổi sở dựa vào tình hình, đặc điểm tổ chức Chức điều chỉnh: Là hoạt động cập nhật thông tin liên quan đến thay đổi để điều chỉnh hợp lý, phù hợp với hoàn cảnh, thời điểm diễn thay đổi b Ý nghĩa Quản lý thay đổi tổ chức - Giúp tổ chức tồn phát triển điều kiện toàn cầu - Chủ động phát hiện, thúc đẩy điều khiển trình thay đổi tổ chức phù hợp với biến động môi trường - Tạo điều kiện để tổ chức tiến hành thay đổi chủ động, hướng thời điểm cần thiết Hoàng Minh Tâm – 1805QTNB - Nâng cao khả cạnh tranh cho tổ chức c Chủ thể quản lý thay đổi tổ chức Người lãnh đạo, quản lý: - Tạo tầm nhìn hấp dẫn cho thay đổi; - Phát triển chiến lược thực thay đổi - Thúc đẩy, tạo động lực cho nhân viên theo đuổi việc thực thay đổi Bộ phận quản trị nguồn nhân lực: - Hỗ trợ cấp quản lý việc tuyển dụng phân công nhà tư vấn - Phân công lại và/hoặc thay nhân yêu cầu trình thay đổi - Sắp xếp, huấn luyện nhân viên - Thực buổi họp hội thảo - Giúp thể chế hóa việc thay đổi thành công thông qua phát triển nhân viên, hệ thống thưởng thiết kế tổ chức Nhân viên - người thực thay đổi: - Nhận thức nhu cầu phải thay đổi - Truyền đạt thay đổi cách hiệu tới nhân viên khác - Có vai trị chất xúc tác q trình thực thay đổi - nên đưa vào vị trí then chốt Chuyên gia - nhà tư vấn: Chẩn đoán: thu thập thông tin nhằm: xác định thực trạng, lực thực tổ chức; vấn đề, nguyên nhân gốc rễ vấn đề tổ chức Đánh giá lực tài sản vật chất người tổ chức Xây dựng chiến lược: đào tạo nhân viên, tái thiết quy trình, tái cấu tổ chức, công nghệ thông tin mới… Thực hiện: đào tạo làm việc với nhóm nhân viên d Các cách tiếp cận quản lý thay đổi tổ chức Phạm trù Thuyết E Thuyết O Kết hợp thay đổi Mục tiêu Quyền lãnh đạo Bao quát mặt đối Tối đa hóa giá trị Phát triển lực tổ lập giá trị kinh tế kinh tế chức lực tổ chức Định hướng từ bên Quản lý thay đổi từ Khuyến khích tham yêu cầu cấp bên gia từ bên dưới thực Hoàng Minh Tâm – 1805QTNB Trọng tâm Xây dựng môi trường Tập trung đồng thời Tập trung vào văn hóa tổ chức; thái vào phần cứng cấu hệ thống độ cách ứng xử phần mềm nhân viên Quy trình Hoạch định Thử nghiệm rút Lập kế hoạch cho thiết lập chương kết luận tình phát sinh trình Chế độ khen Tạo động lực Tạo động lực thưởng cam kết – sử dụng hệ cách thưởng tài thống lương trao đổi cơng Sử dụng chế độ khen thưởng để củng cố trình thay đổi khơng biến thành ngun nhân để tiến hành thay đổi Sử dụng Các nhà tư vấn hỗ trợ Nhà tư vấn Các nhà tư vấn nhà tư vấn cấp quản lý việc nguồn chuyên gia có phân tích vấn đề hình thành giải pháp thể phân quyền cho đưa giải pháp riêng nhân viên 1.3 Những trở ngại trình quản lý thay đổi Trở ngại mang tính cá nhân - Q trình chọn lọc thông tin không đầy đủ - Sự lo sợ điều chưa biết - Mối đe dọa lợi ích kinh tế - Mức độ an tồn cơng việc - Thói quen Trở ngại mang tính tổ chức - Mối đe dọa việc phân bổ nguồn lực thiết lập - Mối đe dọa mối quan hệ quyền lực thiết lập - Mối đe dọa chuyên môn - Sức ỳ cấu - Sự tập trung có hạn cho thay đổi - Sức ỳ nhóm Yếu tố định thành cơng QL Thay đổi: - Lập kế hoạch thay đổi rõ ràng - Sự hỗ trợ từ cấp cao - Thiết lập nhóm dẫn đường đủ mạnh Hồng Minh Tâm – 1805QTNB - Cơ chế để thành viên tổ chức tham gia vào trình thay đổi 1.4 Các biện pháp khắc phục trở ngại a Giáo dục, tiếp xúc, trao đổi với nhân viên thay đổi b Tăng cường tham gia nhân viên vào trình định thay đổi c Hỗ trợ cho nhân viên trình thay đổi d Đàm phán thay đổi e Ép buộc Hoàng Minh Tâm – 1805QTNB Chương CÁC MƠ HÌNH QUẢN LÝ SỰ THAY ĐỔI 2.1 Mơ hình tiếp cận có hệ thống Bao gồm bước, Michael Beer hai đồng nghiệp Russell Eisenstat, Bert Spector đưa ra: Bước Xác định vấn đề tổ chức giải pháp đề xuất - Xác định rõ ràng vấn đề nan giải hoạt động tổ chức - Phát triển giải pháp cho vấn đề Bước Phát triển tầm nhìn chung Truyền đạt tầm nhìn với nội dung: - Việc thay đổi tiến hành nào? - Việc thay đổi mang lại lợi ích gì? Các hoạt động cần thực bước này: - Xác định tầm nhìn mạnh mẽ “diễn giải” thành hành động - Làm cho tầm nhìn tương thích với giá trị cốt lõi - giá trị trì Bước Xác định người lãnh đạo thay đổi đặc điểm người lãnh đạo thành công việc thay đổi tổ chức: - Có niềm tin kiên định - Có khả thuyết phục - Có kỹ người kiến thức tổ chức Bước Xác định kết cụ thể cho thay đổi - Tránh tập trung vào việc đánh giá quan tâm quản lý vào việc huấn luyện, sáng tạo theo nhóm, hoạt động khác - Đặt mục tiêu đạt mục tiêu cải thiện cơng tác thực cơng việc đánh giá được, dù ngắn hạn chiến dịch thay đổi dài hạn buộc phải trì liên tục Bước Bắt đầu từ thay đổi nhỏ - Bắt đầu thay đổi từ phận nhỏ; - Sau tiếp tục sang phận khác mà không cần thúc đẩy từ bên Bước Thể chế hóa thành cơng - Ban hành hệ thống sách cách thức thực cơng việc - Thiết lập hệ thống thông tin mối quan hệ Bước Kiểm soát điều chỉnh chiến lược (nếu cần) Hoàng Minh Tâm – 1805QTNB Quá trình thực chương trình thay đổi ln có vấn đề phát sinh Người quản lý phải linh động biết cách thích ứng Những kế hoạch cần phải thật vững để tồn lịch trình, thứ tự nhân bị thay đổi Kiểm sốt để đảm bảo thay đổi ln: - Lợi rõ ràng so sánh với trạng - Khả tương hợp với giá trị, kinh nghiệm nhu cầu người - Hiểu rõ yêu cầu đưa - Mọi người có quyền chọn lựa để thử nghiệm mơ hình cải tạo quy mơ nhỏ - Mọi người có khả quan sát kết trình thay đổi bối cảnh khác 2.2 Mơ hình John Kotter Bước Hình thành ý thức khẩn trương - Đánh giá thực trạng môi trường cạnh tranh - Xác định hội thách thức tổ chức - Thảo luận để thuyết phục thay đổi Bước Tạo phối hợp đạo mạnh mẽ - Xác định nhà lãnh đạo dẫn dắt thay đổi thực tổ chức - Yêu cầu cam kết từ người chủ chốt: ý chí, tinh thần làm việc cao, tinh thần đồng đội, tín nhiệm… Bước Tạo tầm nhìn - Xác định giá trị trung tâm tổ chức để hình thành tầm nhìn chiến lược cho thay đổi - Thiết lập tầm nhìn có định hướng, rõ ràng, tạo động lực, cam kết cho thay đổi - Xây dựng lựa chọn phương án thực Bước Truyền đạt tầm nhìn - Truyền đạt liên tục, thường xuyên - Phương pháp truyền đạt linh hoạt để đạt thấu hiểu cảm nhận mức cao - Truyền đạt, áp dụng tầm nhìn đánh giá dựa tầm nhìn hoạt động - Thúc đẩy nhóm dẫn đường hành động tạo động lực Bước Trao quyền cho người khác hành động theo tầm nhìn - Gỡ bỏ rào cản hành động - Khơng ngừng khuyến khích sáng tạo ý tưởng, hành động táo bạo cách trao quyền cho người vượt qua rào cản Bước Tạo chiến thắng ngắn hạn Hoàng Minh Tâm – 1805QTNB - Nỗ lực để tạo đà phát triển thành công dù nhỏ - Liên tục nhấn mạnh cột mốc thành cơng, tích cực - Khen thưởng, động viên cá nhân làm nên thắng lợi Bước Củng cố tiến trì đà phát triển - Phân tích chưa sau thành cơng, thắng lợi tổ chức - Tận dụng hội, tin tưởng - Đặt mục tiêu để tiếp tục củng cố đạt - Tiếp thêm nguồn lực gia tăng trình thay đổi Bước Thể chế hóa phương pháp mới, biến thay đổi thấm nhuần vào văn hóa tổ chức - Giữ thay đổi văn hóa tổ chức - Văn hóa tổ chức điều kiện đảm bảo cho tổ chức thích ứng với thay đổi bối cảnh áp lực tài nguyên, nguồn lực vật chất hạn hẹp tổ chức 2.3 Mơ hình Kurt Lewin Mơ hình Kurt Lewin: quản lý thay đổi từ trạng thái đến trạng thái Trạng thái cân cần phá vỡ (rã đông) nhằm loại bỏ hoàn toàn hành vi thái độ, cách thức tổ chức, vận hành văn hóa cũ trước chấp nhận thực thay đổi Bước Rã đông Các cách để Rã đông: - Tăng cường áp lực thúc đẩy việc thay đổi trạng - Giảm cản trở thay đổi - Kết hợp hai cách Bước Chuyển tiếp - Cung cấp thông tin mới, hành vi mới, cách nghĩ cho người lao động - Tạo điều kiện cho người lao động học hỏi áp dụng kỹ năng, quan niệm Bước Tái đông cứng - Tạo áp lực thúc đẩy tiến hành loại bỏ áp lực cản trở thay đổi - Tạo điều kiện để người lao động hịa nhập bình thường hóa với hành vi, thái độ thay đổi Hoàng Minh Tâm – 1805QTNB Chương LẬP KẾ HOẠCH THAY ĐỔI TRONG TỔ CHỨC 3.1 Quy trình lập kế hoạch thay đổi tổ chức Khái niệm: Lập kế hoạch thay đổi tổ chức hiểu trình xác định mục tiêu thay đổi tổ chức phương thức tốt để đạt mục tiêu Vai trị lập kế hoạch thay đổi: - Chủ động ứng phó với thay đổi môi trường xung quanh - Hướng nỗ lực tổ chức vào việc hoàn thành mục tiêu, tạo khả tiết kiệm nguồn lực - Thúc đẩy tinh thần hợp tác tổ chức - Nâng cao trình độ người quản lý Các bước lập kế hoạch Bước Đánh giá thực trạng - Thay đổi mơi trường bên ngồi tổ chức - Hiện trạng tổ chức: + Phát khẳng định nhu cầu thay đổi + So sánh tương quan lực lượng thúc đẩy cản trở Bước Xác định nhu cầu thay đổi Xác định tính cấp bách phải thay đổi tổ chức: - Thay đổi cấp bách; - Thay đổi đòi hỏi sửa chữa không lớn - Thay đổi người tiên phong phát Nhu cầu thay đổi khu vực công: - Cải cách thể chế - Sử dụng hệ thống quản lý thực công việc theo định hướng kết - Xây dựng máy hành đại, hiệu - Tăng cường tham gia người dân vào hoạt động quản lý HCNN - Sử dụng mối quan hệ hợp tác cấu thứ bậc hoạt động hành Nhu cầu thay đổi tổ chức tư nhân: - Thay đổi cấu - Thay đổi cắt giảm chi phí - Quy trình thực cơng việc hệ thống thông tin tổ chức - Văn hóa tổ chức Bước Xác định sứ mệnh, mục tiêu thay đổi Hoàng Minh Tâm – 1805QTNB Mục tiêu thay đổi trạng thái xác định tương lai tổ chức số yếu tố cấu thành Yêu cầu mục tiêu thay đổi tổ chức: - Tính khả thi - Tính thách thức - Tính cụ thể - Cần xác định mục tiêu ưu tiên hệ thống mục tiêu Lưu ý xác định mục tiêu thay đổi tổ chức: - Lý thay đổi? Nhằm giải vấn đề gì? Sự thay đổi có cần thiết đáng làm hay khơng? - Có hạn chế nào? - Công việc tổ chức bị ảnh hưởng nào? Bước Xác định nguồn lực thực thay đổi - Tài - Nhân lực - Công nghệ - Khác: thời gian… Bước Dự báo - Các kết quả, lợi ích từ thay đổi - Những tác động tiêu cực biện pháp giảm thiểu tác động tiêu cực - Dự kiến tình bất lợi - Chuẩn bị kế hoạch dự phịng tình bất ngờ - Dự kiến phản hồi chương trình thay đổi Bước Xây dựng đánh giá phương án thực thay đổi Các giải pháp vượt qua cản trở: - Tăng cường tham gia nhân viên tổ chức - Cung cấp đầy đủ thơng tin - Lịng nhiệt tình cho thay đổi quản lý, trưởng nhóm Các giải pháp khuyến khích lực lượng thúc đẩy: - Xác định nhà lãnh đạo thực tổ chức - yêu cầu cam kết từ người chủ chốt - Xây dựng nhóm làm việc thực liên minh - Rà soát phát khâu yếu, đảm bảo phối hợp phận tổ chức Các giải pháp đảm bảo tiến trình thay đổi thành cơng: - Khuyến khích sáng tạo, cải tiến tổ chức - Tạo thắng lợi ngắn hạn 10 Hoàng Minh Tâm – 1805QTNB - Khen thưởng, tôn vinh kết đạt - Đặt mục tiêu thách thức - Tạo động lực thường xuyên cho tổ chức Bước Chương trình tổng thể hóa Bản kế hoạch thay đổi tổ chức 3.2 Một số phương pháp sử dụng lập kế hoạch thay đổi tổ chức 3.2.1 Mơ hình phân tích PEST P - Political Factors - Đường lối, sách Đảng cầm quyền định hướng trị tương lai - Môi trường pháp lý nhà nước quy định: + Thuế, quyền sở hữu, mức độ tham nhũng, tội phạm… + Các sách doanh nghiệp trách nhiệm xã hội doanh nghiệp E - Economic Factors - Mức độ ổn định/phát triển kinh tế - Mức thu nhập khách hàng xu hướng thay đổi thời gian tới - Tỉ lệ thất nghiệp? Trình độ lực lượng lao động? - Mức độ tiếp cận với nguồn tín dụng - Sự ảnh hưởng giới tồn cầu đến mơi trường kinh tế S - Social Factors - Tương quan tăng trưởng độ tuổi dân số xu hướng tương lai - Tác động khác biệt hệ - Chất lượng lực lượng lao động khía cạnh: sức khỏe, giáo dục, di động xã hội… - Xu hướng việc làm, thị trường lao động - Văn hóa, tơn giáo lối sống T - Technical Factors - Công nghệ sử dụng xu hướng công nghệ - Công nghệ đối thủ cạnh tranh sử dụng - Cơng nghệ phủ sở giáo dục tập trung nghiên cứu - Sự thay đổi sở hạ tầng Cách thức thực Xem xét, đánh giá yếu tố PEST Tìm kiếm hội Tìm kiếm mối đe dọa Hành động 11 Hoàng Minh Tâm – 1805QTNB 3.2.2 Mơ hình phân tích Delphi Phân tích Delphi phương pháp bao gồm nhóm q trình thực nhằm đảm bảo việc trí cao dự báo sở tiến hành cách nghiêm ngặt, động, linh hoạt việc nghiên cứu lấy ý kiến chuyên gia Có nhóm người tham gia vào trình dự báo: − Những người định − Các nhân viên − Các chuyên gia Các bước thực hiện: − Lựa chọn nhân (các nhà chuyên mơn, điều phối viên nhóm định) Xây dựng câu hỏi điều tra lần đầu, gửi đến chuyên gia − Phân tích câu trả lời, tổng hợp viết lại bảng câu hỏi − Xây dựng câu hỏi điều tra lần đầu, gửi đến chuyên gia − Soạn thảo bảng câu hỏi lần hai gửi tiếp cho chuyên gia − Thu thập, phân tích bảng trả lời lần thứ hai 3.2.3 Mơ hình phân tích SWOT S - Strengths: Điểm mạnh Đặc điểm mang lại lợi cho tổ chức W - Weaknesses: Điểm yếu Đặc điểm khiến tổ chức yếu O - Opportunities: Cơ hội Các yếu tố môi trường khai thác để giành lợi T - Threats: Thách thức Các yếu tố môi trường tác động tiêu cực đến tổ chức Các yếu tố bên cần xem xét phân tích SWOT: - Nguồn lực tổ chức: Nguồn nhân lực; Hệ thống thông tin; Tài chính; Cơng nghệ; Sản phẩm, dịch vụ… - Tình hình, đặc điểm tổ chức - Năng lực triển vọng phát triển tổ chức Các yếu tố bên ngồi cần xem xét phân tích SWOT: - Khả cung, cầu phát triển NNL tổ chức - Tiềm phát triển tổ chức - Năng lực cạnh tranh - Các chế độ, sách liên quan - Xu phát triển xã hội 3.2.4 Cơng thức đổi 12 Hồng Minh Tâm – 1805QTNB DxVxF>R Trong đó: D - Sự khơng thỏa mãn với tình trạng tổ chức - Sự khơng thỏa mãn nhân tố thúc đẩy người tiến hành thay đổi - Nhà quản lý tiến hành khảo sát để phân tích tình trạng tại: - Điều xảy ra? - Tại lại xảy điều đó? V - Tầm nhìn - Tầm nhìn thúc đẩy người thực đổi đồng thời vạch hướng để đạt đổi - Nhà quản lý cần trả lời câu hỏi: - Tại không lòng với thực tại? - Sự thay đổi mang lại cho gì? F - Những bước - Các bước thực là: - Xác định rõ mục tiêu - Xác định rõ ưu tiên - Các sáng kiến kế hoạch hành động hướng đến tương lai R - Các lực lượng kháng cự - Nhân viên cảm thấy lịng với khơng muốn khỏi “vùng thoải mái” - Chi phí đổi phát sinh có thay đổi 3.3 Một số yêu cầu lập kế hoạch thay đổi tổ chức Cơ sở cho việc lập kế hoạch - Mục tiêu, định hướng phát triển kinh tế xã hội - Môi trường pháp lý nhà nước quy định - Các nguồn lực có khả huy động - Các kết đạt việc thực kế hoạch trước - Năng lực lập kế hoạch Một số điểm cần tránh lập kế hoạch - Thiếu đầu tư cho việc lập kế hoạch, dẫn đến tình trạng kế hoạch sơ sài, khơng khách quan, khơng có giá trị thực tiễn - Năng lực lập kế hoạch yếu - Thiếu định hướng phát triển, chiến lược tổ chức - Xác định mục tiêu khơng rõ ràng - Khơng có đầy đủ thơng tin cho việc lập kế hoạch 13 Hoàng Minh Tâm – 1805QTNB Chương TỔ CHỨC THỰC HIỆN SỰ THAY ĐỔI TRONG TỔ CHỨC 4.1 Quy trình tổ chức thực thay đổi 4.1.1 Bước Xác định cá nhân, tổ chức liên quan Người lãnh đạo, quản lý: - Tạo tầm nhìn hấp dẫn cho thay đổi; - Phát triển chiến lược thực thay đổi - Thúc đẩy, tạo động lực cho nhân viên theo đuổi việc thực thay đổi Bộ phận quản trị nguồn nhân lực: - Hỗ trợ cấp quản lý việc tuyển dụng phân công nhà tư vấn - Phân công lại và/hoặc thay nhân yêu cầu trình thay đổi - Sắp xếp, huấn luyện nhân viên - Thực buổi họp hội thảo - Giúp thể chế hóa việc thay đổi thành công thông qua phát triển nhân viên, hệ thống thưởng thiết kế tổ chức Nhân viên - người thực thay đổi: - Nhận thức nhu cầu phải thay đổi - Truyền đạt thay đổi cách hiệu tới nhân viên khác - Có vai trị chất xúc tác q trình thực thay đổi - nên đưa vào vị trí then chốt Chuyên gia - nhà tư vấn: - Chẩn đoán: thu thập thông tin nhằm: xác định thực trạng, lực thực tổ chức; vấn đề, nguyên nhân gốc rễ vấn đề tổ chức - Đánh giá lực tài sản vật chất người tổ chức - Xây dựng chiến lược: đào tạo nhân viên, tái thiết quy trình, tái cấu tổ chức, công nghệ thông tin mới… - Thực hiện: đào tạo làm việc với nhóm nhân viên Chú ý: Các đặc điểm người xúc tiến thay đổi - Hợp tác tốt - Làm việc không ngơi nghỉ - Hăng hái việc thay đổi - Thực tế - Trao đổi hiệu - Chăm lắng nghe - Người có ý tưởng 4.1.2 Bước Phổ biến, tuyên truyền thay đổi 14 Hoàng Minh Tâm – 1805QTNB Các nội dung cần phổ biến, tuyên truyền: - Thông báo thay đổi - Đưa tranh toàn cảnh thay đổi tổ chức - Lôi kéo người tham gia Các biện pháp để trao đổi chương trình thay đổi: - Phương tiện truyền thơng: mẩu tin tạp chí, báo, sử dụng mạng, video - Trình bày thơng qua buổi làm việc với nhóm khác - Huấn luyện: buổi huấn luyện, từ hội thảo quản lý đến buổi huấn luyện kỹ nơi làm viêc - Họp nhóm làm việc: buổi họp với nhân viên để thảo luận, đề nghị giải pháp giải khó khăn 4.1.3 Bước Giao nhiệm vụ phân quyền thực Thành viên xúc tiến thay đổi: - Vai trị: có vai trị then chốt chương trình; họ gương điển hình khuyến khích người khác thay đổi - Trách nhiệm: + Tiên phong việc thay đổi + Tạo ảnh hưởng lớn họp… Các thành viên khác tổ chức: - Vai trị: Có vai trị lan tỏa chương trình thay đổi - Trách nhiệm: + Chủ động việc thực thay đổi phận, đơn vị + Việc phân cơng cơng việc dựa kỹ nhân lực sẵn có ràng buộc chức danh công việc hay cấp bậc Các bước phân cơng cơng việc: - Phân tích thay đổi mà bạn muốn đạt - Quyết định thực - Lên kế hoạch công việc cụ thể cho người - Thảo luận kế hoạch với người - Nhận thông tin phản hồi để kiểm tra cam kết tham gia người Chú ý phân công công việc: - Nên: + Phát huy tinh thần đồng đội người xúc tiến thay đổi + Hãy giao người xúc tiến thay đổi nhiệm vụ cao để đảm trách nhiều tương lai + Khuyến khích nhân viên hình thành theo đuổi ý tưởng thay đổi 15 Hoàng Minh Tâm – 1805QTNB + Hãy lắng nghe người xúc tiến thay đổi nói tinh thần làm việc phản ứng - Không nên: + Đừng cho người lớn tuổi thường bảo thủ nên làm người xúc tiến thay đổi + Đừng làm nản lòng người khác cách đối xử đặc biệt với người xúc tiến thay đổi + Đừng ngăn cản người xúc tiến thay đổi phát huy sáng kiến + Đừng tạo bí mật phạm vi cơng ty 4.1.4 Bước Phối hợp hoạt động cá nhân, tổ chức Tạo phối hợp cam kết việc thực thay đổi thông qua: - Dẫn dắt chương trình thay đổi - Ghi nhận kiến nghị - Tiến phía trước Trong cần ý: - Đưa mục tiêu cá nhân cho thành viên tổ chức để họ tập trung phấn đấu, việc đạt mục đích giúp họ củng cố động - Phân cơng tạm thời cố định vai trò lãnh đạo người hỗ trợ để khuyến khích thành viên tổ chức mở rộng tầm nhìn phát triển kỹ - Làm cho công việc thú vị cách tổ chức ăn mừng, phần thưởng, để khuyến khích người tham gia - Khen ngợi nhân viên: Khen ngợi nhân viên cách công khai riêng tư để nhân viên tận tụy với công việc phải đảm bảo đưa tiêu chuẩn cao khơng bỏ qua sai sót - Thưởng cho cá nhân để thúc đẩy thay đổi: Nên trả cơng hào phóng thành đạt Nhân viên thay đổi nhanh chóng cách ứng xử thưởng xứng đáng - Tạo môi trường cho thay đổi: Dời văn phòng, thiết kế lại hay trang trí lại, di chuyển hay loại bỏ số vật dụng khác để tạo nên khơng khí mẻ ảnh hưởng đến cách ứng xử người - Thay đổi thủ tục: Thay đổi cách bạn điều hành họp hay cách trao quyền lực để liên kết người công việc 4.1.5 Bước Duy trì thay đổi tổ chức - Theo dõi tiến độ: đo lường kết đạt được, trì cân bằng, đo lường phản ứng 16 Hoàng Minh Tâm – 1805QTNB - Xem xét lại giả định: “mục tiêu chương trình thay đổi khơng phải khơng thể thay đổi” Có thể xem xét lại để cải tiến xếp lại thứ tự ưu tiên, xem xét lại thái độ tránh tự mãn - Duy trì động viên: chọn chủ đề hành động cho giai đoạn, kết hợp giáo dục, huấn luyện 4.2 Vai trò nhà quản trị quản lý thay đổi 4.2.1 Vị trí, chức nhà quản trị quản lý thay đổi Nhà quản trị cấp cao: - Bao quát, điều hành, lãnh đạo hoạt động tất phận, lĩnh vực tổ chức - Có vai trò quan trọng việc quản lý thay đổi Nhà quản trị cấp trung: - Có vai trị trung gian: - Nắm bắt thay đổi phận phía dưới, từ đưa biện pháp điều chỉnh kịp thời - Hỗ trợ cấp quản lý thay đổi tổ chức Nhà quản trị cấp sở: Trực tiếp nắm bắt thay đổi xuất lịng tổ chức để thơng báo cho cấp trên/ kịp thời điều chỉnh, đồng thời cấp trực tiếp tổ chức thực nhu cầu tổ chức 4.2.2 Vai trò lãnh đạo thay đổi a) Xác định vấn đề, dự báo thay đổi: - Tạo khủng hoảng cách cho phép thua lỗ - Đặt nhà quản lý vào nơi có khó khăn lớn, đối mặt với đối thủ cạnh tranh - Cho phép sai phạm xảy - Nhấn mạnh khách hàng khơng hài lịng, nhà cung cấp không vừa ý - Đề mục tiêu doanh thu, thu nhập, suất, hài lòng khách hàng mức cao b) Xác định mục tiêu thay đổi c) Tạo liên minh định hướng Thơng qua: • Quyền lực vị trí • Chun mơn • Sự tín nhiệm • Sự lãnh đạo d) Lựa chọn thay đổi, xây dựng kế hoạch thay đổi 17 Hồng Minh Tâm – 1805QTNB 4.2.3 Vai trị quản trị xung đột trình thay đổi - Trao quyền thực thay đổi - Làm việc nhóm - Cung cấp thơng tin phản hồi - Đánh giá thực thay đổi 4.2.4 Yêu cầu đòi hỏi nhà quản trị - Hiểu rõ tổ chức - Có lực sử dụng quản lý nhân - Kỹ truyền đạt thông tin - Kỹ lập kế hoạch - Kỹ làm việc theo nhóm - Kỹ giải tình - Kỹ giao tiếp 18 Hoàng Minh Tâm – 1805QTNB Chương KIỂM TRA, ĐÁNH GIÁ SỰ THAY ĐỔI TRONG TỔ CHỨC 5.1 Khái niệm Kiểm tra: Là hoạt động thường xuyên chủ thể quản lý nhằm xem xét, theo dõi việc tổ chức thực thay đổi tổ chức Kết kiểm tra sở để đưa đánh giá hiệu thực tế thay đổi tổ chức Đánh giá: Là q trình xem xét có hệ thống thức việc thực thay đổi tổ chức phương pháp đánh giá phù hợp, từ rút kết luận, định hướng điều chỉnh hoạt động quản lý thay đổi tương lai Mục đích kiểm tra, đánh giá: - Nắm bắt trạng - Điều chỉnh hoạt động tương lai - Khen thưởng, thúc đẩy thay đổi - Phòng ngừa, xử lý vi phạm, vấn đề nảy sinh Nguyên tắc kiểm tra, đánh giá: - Nguyên tắc khách quan - Nguyên tắc toàn diện - Nguyên tắc cụ thể - Nguyên tắc tuân thủ đầy đủ quy định 5.2 Nội dung kiểm tra, đánh giá - Mục tiêu: + Các mục tiêu thay đổi gì? Xác định xem mục tiêu cần thiết? + Chúng ta có đạt mục tiêu khơng? So sánh tiến độ với mục tiêu ban đầu + Mọi người ủng hộ mục tiêu? Đảm bảo người hiểu ủng hộ mục tiêu + Những cần phải đạt được? Liệt kê tất khiếm khuyết giao mục tiêu cho nhóm cụ thể - Tiến độ thực hiện: Quá trình đảm bảo thực mục tiêu thay đổi theo kế hoạch định sẵn Trong ý yếu tố: thời gian thực hiện, phận, đơn vị có liên quan - Thái độ nhân viên tổ chức: bao gồm thái độ tích cực hỗ trợ cho chương trình thái độ tiêu cực, làm suy giảm tinh thần làm việc - Phản ứng khách hàng tổ chức: Tỉ lệ % khách hàng mua nhiều hay hơn; Tỉ lệ % khách hàng quay lại hay 19 Hoàng Minh Tâm – 1805QTNB Kết đạt được: Kết bán hàng, doanh thu, lợi nhuận tổ chức; Sự trung thành khách hàng; Thị phần… 5.3 Quy trình kiểm tra, đánh giá B1: Xác định vấn đề: Nội dung vấn đề kiểm tra, đánh giá? Phạm vi vấn đề kiểm tra, đánh giá? Đối tượng kiểm tra, đánh giá? B2: Lập kế hoạch kiểm tra, đánh giá: - Mục đích - Phân cơng nhiệm vụ, trách nhiệm - Thời gian, địa điểm, nguồn lực… B3: Chuẩn bị tiến hành - Xây dựng tiêu chí - Xác định phương pháp kiểm tra đánh giá - Thu thập thông tin - Tập huấn - Mẫu báo cáo B4: Tổ chức thực - Thu thập thông tin - Tổng hợp thơng tin - Xử lý tình phát sinh B5: Kết thúc, xử lý kết - Hoàn chỉnh báo cáo - Xử lý kết 5.4 Các phương pháp thu thập thông tin cho kiểm tra, đánh giá Phương pháp Phương pháp vấn Phỏng vấn thực với cá nhân, với nhóm người thực để thu thập thơng tin nội dung kiểm tra đánh giá Ưu điểm : - Cho phép thu thập thông tin hoạt động mối quan hệ quan trọng mà phương pháp khác khơng thể tìm - Tạo hội giải thích yêu cầu chức cơng việc, nhiệm vụ Nhược điểm: - Có thể có thái độ thiếu hợp tác người vấn - Thơng tin nhận khơng xác đầy đủ - Mất nhiều thời gian mà thơng tin thu Chú ý: - Nghiên cứu nội dung cần đánh giá trước vấn - Giải thích cho người bị vấn mục đích vấn 20 Hồng Minh Tâm – 1805QTNB - Câu hỏi rõ ràng, có gợi ý cho người vấn dễ trả lời Phương pháp Phương pháp điều tra phiếu câu hỏi Người thực kiểm tra, đánh giá chuẩn bị trước bảng câu hỏi phát cho khách hàng/nhân viên trả lời điền câu trả lời Ưu điểm: • Nhanh, tiết kiệm thời gian dễ thực phương pháp vấn • Cùng thời điểm thu thập thông tin nhiều đối tượng nhiều khu vực khác Nhược điểm : • Phiếu câu hỏi khó tìm hiểu rõ thơng tin quan trọng phản ứng hay thái độ khách hàng/ nhân viên khó mơ tả lời viết Chú ý: - Cấu trúc câu hỏi - Cách thức đặt câu hỏi Phương pháp Phương pháp quan sát Quan sát thay đổi thực thực tế Ưu điểm: • Tránh lỗi bỏ sót thổi phồng • Dễ dàng xác định môi trường yếu tố ảnh hưởng Nhược điểm : • Ảnh hưởng có mặt người quan sát Chú ý: - Kết hợp với phương tiện kỹ thuật quay phim, video, đèn chiếu, đồng hồ bấm giây… - Nói chuyện trực tiếp với nhân viên/khách hàng để tìm hiểu điều chưa rõ bổ sung điều bỏ sót 21 Hoàng Minh Tâm – 1805QTNB ... tổ chức nhằm làm cho tổ chức đạt mục đích tổ chức với kết hiệu cao điều kiện môi trường biến động Các chức quản lý thay đổi Chức dự báo: Đây chức quan trọng tổ chức nói chung nhà quản lý tổ chức. ..- Thay đổi thường gây cảm xúc tiêu cực tổ chức: nản chí bực dọc… 1.2 Những vấn đề quản lý thay đổi tổ chức a Khái niệm Quản lý thay đổi tổ chức Là trình lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo,... thay đổi tổ chức Khái niệm: Lập kế hoạch thay đổi tổ chức hiểu trình xác định mục tiêu thay đổi tổ chức phương thức tốt để đạt mục tiêu Vai trị lập kế hoạch thay đổi: - Chủ động ứng phó với thay