NỘI DUNG
VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 Các khái niệm về tiền lương và các khoản trích theo lương
1.1.1 Khái niệm về tiền lương
Theo quan niệm của Mác: Tiền lương là biểu hiện bằng tiền của giá trị sức lao động [2;98]
Trong nền kinh tế thị trường, sức lao động được coi là hàng hóa và tiền lương là giá cả của nó Để hiểu đúng về tiền lương trong bối cảnh hiện tại, cần phải xem xét các khía cạnh của tiền lương sao cho phù hợp với cơ chế quản lý mới và đáp ứng các yêu cầu của thị trường lao động đang phát triển.
- Coi sức lao động là hàng hóa của thị trường yếu tố sản xuất
Tiền lương là khoản tiền mà người lao động nhận được cho sức lao động của mình, phản ánh giá trị của lao động trên thị trường Giá cả của sức lao động được xác định bởi mối quan hệ cung cầu, ảnh hưởng đến mức lương mà người lao động có thể nhận.
Tiền lương đóng vai trò quan trọng trong thu nhập của người lao động và là một yếu tố thiết yếu trong chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Tiền lương, hay tiền công, là biểu hiện bằng tiền của giá trị sức lao động, phản ánh giá trị mà người sử dụng lao động phải trả cho người cung ứng sức lao động Mức lương này được xác định dựa trên nguyên tắc cung-cầu, giá cả thị trường và các quy định pháp luật hiện hành của nhà nước.
Bên cạnh tiền lương, có nhiều khái niệm liên quan như tiền lương danh nghĩa, tiền lương thực tế, tiền lương cơ bản và tiền lương tối thiểu Những khái niệm này đóng vai trò quan trọng trong việc hiểu rõ hệ thống tiền lương và ảnh hưởng đến đời sống người lao động.
Tiền lương danh nghĩa là số tiền mà người sử dụng lao động trả cho người lao động, và nó phụ thuộc vào năng suất lao động, hiệu quả làm việc, trình độ và kinh nghiệm của người lao động trong quá trình làm việc.
CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TRONG DOANH NGHIỆP
Các khái niệm về tiền lương và các khoản trích theo lương
1.1.1 Khái niệm về tiền lương
Theo quan niệm của Mác: Tiền lương là biểu hiện bằng tiền của giá trị sức lao động [2;98]
Trong nền kinh tế thị trường hiện đại, sức lao động được coi là hàng hóa và tiền lương là giá trị của hàng hóa đó Để hiểu đúng về tiền lương trong bối cảnh cơ chế quản lý mới, cần phải đảm bảo rằng các yếu tố liên quan đến tiền lương đáp ứng được các yêu cầu cụ thể của thị trường lao động.
- Coi sức lao động là hàng hóa của thị trường yếu tố sản xuất
Tiền lương là khoản thanh toán cho sức lao động, phản ánh giá trị của hàng hóa lao động dựa trên quan hệ cung cầu và giá cả trên thị trường lao động.
Tiền lương đóng vai trò quan trọng trong thu nhập của người lao động và cũng là một yếu tố chi phí đầu vào thiết yếu trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Tiền lương, hay tiền công, chính là biểu hiện bằng tiền của giá trị sức lao động, phản ánh giá trị mà người sử dụng lao động cần trả cho người lao động Mức lương này được xác định dựa trên nguyên tắc cung-cầu, giá cả thị trường và các quy định pháp luật hiện hành của nhà nước.
Tiền lương không chỉ đơn thuần là một khái niệm, mà còn bao gồm nhiều thuật ngữ liên quan như tiền lương danh nghĩa, tiền lương thực tế, tiền lương cơ bản và tiền lương tối thiểu.
Tiền lương danh nghĩa là số tiền mà người sử dụng lao động trả cho người lao động, chịu ảnh hưởng trực tiếp từ năng suất lao động, hiệu quả làm việc, cũng như trình độ và kinh nghiệm của người lao động trong quá trình làm việc.
Tiền lương thực tế là chỉ số phản ánh số lượng hàng hóa tiêu dùng và dịch vụ thiết yếu mà người lao động có khả năng mua sắm bằng tiền lương của mình.
- Tiền lương cơ bản: là tiền lương được chính thức ghi trong hợp đồng lao động, các quyết định về lương hay qua các thỏa thuận chính thức [4;156]
Tiền lương tối thiểu là mức lương được quy định cho những lao động thực hiện công việc đơn giản nhất trong điều kiện bình thường của xã hội, và mức lương này được pháp luật bảo vệ.
1.1.2 Khái niệm về các khoản trích theo lương
Ngoài tiền lương, người sử dụng lao động cần trích một phần tiền lương theo tỷ lệ phần trăm nhất định để hình thành các quỹ theo chế độ quy định, nhằm đảm bảo lợi ích cho người lao động Các khoản trích này được thực hiện theo chế độ tiền lương tại Việt Nam.
Quỹ bảo hiểm xã hội (BHXH) là quỹ hỗ trợ tài chính cho người lao động đã tham gia đóng góp, giúp họ vượt qua khó khăn khi gặp phải các tình huống như ốm đau, thai sản, hưu trí hoặc tai nạn lao động.
- Quỹ bảo hiểm y tế (BHYT): là quỹ dùng để dài thọ người lao động có tham gia đóng góp quỹ trong các hoạt động khám chữa bệnh
- Kinh phí công đoàn (KPCĐ): là quỹ tài trợ cho hoạt động công đoàn các cấp
Quỹ bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) là khoản tiền hỗ trợ dành cho người lao động khi họ mất việc làm Quỹ này không chỉ giúp người lao động trang trải cuộc sống mà còn hỗ trợ họ trong việc học nghề, duy trì việc làm và tìm kiếm cơ hội việc làm mới, tất cả đều dựa trên việc đóng góp vào quỹ bảo hiểm thất nghiệp.
1.1.3 Bản chất và chức năng của tiền lương
Trong nhiều năm qua, cơ chế đổi mới thị trường đã mang lại những thành tựu đáng kể Tuy nhiên, thực tế cho thấy một số lĩnh vực xã hội vẫn chưa theo kịp với quá trình đổi mới chung của đất nước Đặc biệt, vấn đề tiền lương vẫn chưa đủ để tạo động lực cho sự phát triển kinh tế - xã hội.
Hiện nay, tiền lương được coi là giá cả của sức lao động, một hàng hóa đặc biệt trong quá trình sản xuất Dù chưa được công nhận chính thức, thị trường sức lao động đã tồn tại từ lâu và phổ biến ở nhiều vùng Tiền lương không chỉ là khoản đầu tư quan trọng mà còn là yếu tố quyết định trong hạch toán kinh doanh của các đơn vị Để xác định tiền lương hợp lý, cần có cơ sở tính toán đúng và đủ giá trị của sức lao động Người lao động nhận tiền công tương ứng với sức lao động đã bỏ ra để tạo ra sản phẩm, khẳng định rằng sức lao động thực sự là một loại hàng hóa đặc biệt.
Sức lao động, giống như mọi hàng hóa khác, có giá trị được xác định bởi số lượng tư liệu sinh hoạt cần thiết để sản xuất ra nó Giá trị của sức lao động gắn liền với con người và được đo bằng giá trị các tư liệu sinh hoạt nhằm đáp ứng nhu cầu tối thiểu cho cuộc sống như ăn, ở, học hành, và đi lại, cũng như những nhu cầu cao hơn Tuy nhiên, giá trị này cũng chịu sự chi phối của các quy luật kinh tế thị trường.
Tiền lương là giá cả của sức lao động, đóng vai trò quan trọng trong việc quyết định hành vi cung ứng lao động Là một yếu tố trong kinh tế hàng hóa, tiền lương chịu ảnh hưởng bởi các quy luật kinh tế khách quan Đồng thời, tiền lương cũng tác động đến quyết định của các chủ doanh nghiệp trong việc thiết lập thỏa thuận hợp đồng thuê lao động.
Tiền lương là một phạm trù kinh tế tổng hợp bao gồm các chức năng sau:
Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
1.2.1 Nhiệm vụ, vai trò của kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương Để thực hiện chức năng kế toán trong việc điều hành quản lý hoạt động của doanh nghiệp, kế toán tiền lương cần thực hiện những nhiệm vụ sau:
Tổ chức ghi chép và tổng hợp thông tin một cách trung thực và kịp thời về tình hình lao động, bao gồm số lượng, chất lượng lao động, việc sử dụng thời gian lao động và kết quả đạt được.
- Tính toán chính xác, kịp thời đúng chính sách, chế độ các khoản tiền lương, tiền thưởng, các khoản trợ cấp phải trả cho người lao động
Kiểm tra tình hình huy động và sử dụng lao động là cần thiết để đảm bảo việc chấp hành các chính sách và chế độ về lao động tiền lương Đồng thời, cần theo dõi tình hình sử dụng quỹ tiền lương, quỹ bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT), kinh phí công đoàn (KPCĐ) và bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) để nâng cao hiệu quả quản lý nguồn lực lao động.
- Tính toán và phân bổ chính xác, đúng đối tượng các khoản tiền lương, các khoản theo lương vào chi phí sản xuất kinh doanh
Kế toán chịu trách nhiệm lập báo cáo về lao động tiền lương, tổ chức phân tích tình hình sử dụng lao động và quỹ tiền lương Đồng thời, cần xem xét các khoản trích theo lương và đề xuất biện pháp nhằm khai thác hiệu quả tiềm năng lao động, từ đó tăng năng suất lao động.
Chi phí lao động, bao gồm tiền lương và các khoản trích theo lương, không chỉ là mối quan tâm của doanh nghiệp mà còn là quyền lợi thiết yếu của người lao động Do đó, việc tính toán chính xác thù lao lao động và đảm bảo thanh toán đầy đủ, kịp thời cho người lao động là vô cùng cần thiết.
1.2.2 Kế toán chi tiết tiền lương và các khoản trích theo lương
Hạch toán lao động trong doanh nghiệp không chỉ hỗ trợ quản lý lao động mà còn đảm bảo tính chính xác trong việc tính lương cho từng nhân viên Nội dung hạch toán bao gồm việc ghi nhận số lượng lao động, thời gian làm việc, kết quả lao động và tiền lương của người lao động.
1.2.2.1 Hạch toán số lượng lao động Để quản lý lao động về mặt số lượng, doanh nghiệp sử dụng “Số sách theo dõi lao động của doanh nghiệp” thường do phòng lao động theo dõi Sổ này hạch toán về mặt số lượng từng loại lao động theo nghề nghiệp, công việc và trình độ tay nghề (cấp bậc kỹ thuật) của công nhân viên Phòng lao động có thể lập sổ chung cho toàn doanh nghiệp và lập sổ riêng cho từng bộ phận để nắm chắc tình hình phân bổ, sử dụng lao động hiện có trong doanh nghiệp
1.2.2.2 Hạch toán thời gian lao động
Hạch toán thời gian lao động là quá trình ghi chép chính xác và kịp thời số ngày và giờ làm việc thực tế của từng nhân viên, bao gồm cả ngày nghỉ và ngừng việc Dựa vào thông tin này, doanh nghiệp sẽ tính toán lương phải trả cho từng người lao động trong các bộ phận và phòng ban khác nhau.
Bảng chấm công là tài liệu quan trọng để hạch toán thời gian lao động trong doanh nghiệp, ghi chép thời gian làm việc và vắng mặt của nhân viên trong tháng Mỗi tổ sản xuất và phòng ban cần lập bảng chấm công riêng, do tổ trưởng hoặc trưởng phòng ghi nhận số lao động có mặt và vắng mặt đầu ngày Những ngày nghỉ theo quy định như lễ, tết, thứ bảy, chủ nhật phải được ghi rõ Cuối tháng, bảng chấm công sẽ được gửi đến phòng kế toán để tính lương Đối với trường hợp nghỉ việc do ốm đau, thai sản hay tai nạn lao động, cần có phiếu nghỉ ốm từ cơ sở y tế Các trường hợp ngừng việc trong ngày cũng phải được phản ánh vào biên bản để làm căn cứ tính lương và xử lý thiệt hại Những chứng từ này sẽ được phòng kế toán sử dụng để tính trợ cấp và BHXH, dựa trên các ký hiệu quy định trong bảng chấm công.
1.2.2.3 Hạch toán kết quả lao động
Hạch toán kết quả lao động là một phần quan trọng trong quản lý và hạch toán lao động tại các doanh nghiệp sản xuất Việc ghi chép chính xác và kịp thời về số lượng, chất lượng sản phẩm hoặc khối lượng công việc hoàn thành của từng cá nhân và tập thể là cần thiết để tính toán và trả lương đúng đắn.
Tùy thuộc vào loại hình và đặc điểm sản xuất của doanh nghiệp, các chứng từ ban đầu khác nhau được sử dụng để hạch toán kết quả lao động Những chứng từ phổ biến bao gồm phiếu xác nhận sản phẩm công việc hoàn thành và hợp đồng giao khoán.
1.2.3.1 Chứng từ sử dụng hạch toán
Kế toán tiền lương của các doanh nghiệp thường sử dụng các chứng từ ban đầu bắt buộc (theo chế độ chứng từ kế toán) như sau:
Bảng chấm công (Mẫu số 01-LĐTL) là công cụ quan trọng để theo dõi ngày công làm việc thực tế, cũng như các ngày nghỉ và nghỉ hưởng BHXH Việc sử dụng bảng chấm công giúp xác định căn cứ tính lương, BHXH thay lương cho từng nhân viên, đồng thời hỗ trợ quản lý lao động hiệu quả trong đơn vị.
Cuối tháng, người chấm công và người phụ trách bộ phận sẽ ký vào Bảng chấm công và gửi kèm các chứng từ liên quan đến bộ phận kiểm tra Bộ phận này sẽ đối chiếu và quy ra công để tính lương và bảo hiểm xã hội Kế toán tiền lương dựa vào ký hiệu chấm công của từng cá nhân để xác định số ngày công tương ứng với từng loại.
Bảng thanh toán tiền lương (Mẫu số 02-LĐTL) là chứng từ quan trọng để thực hiện việc chi trả lương, phụ cấp và các khoản thu nhập bổ sung cho người lao động Nó không chỉ giúp kiểm tra quy trình thanh toán lương trong doanh nghiệp mà còn cung cấp dữ liệu cần thiết cho việc thống kê lao động và tiền lương.
Bảng thanh toán tiền lương được lập hàng tháng dựa trên các chứng từ liên quan như bảng chấm công và phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành.
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY BẢO VIỆT PHÚ THỌ
Khái quát chung về Công ty Bảo Việt Phú Thọ
2.1.1 Tên và địa chỉ công ty
- Tên công ty: Công ty Bảo Việt Phú Thọ
- Trụ sở chính: 2207 Đại lộ Hùng Vương, Thành phố Việt Trì, Tỉnh Phú Thọ
- Email: pt-pnt@baoviet.com.vn
- Website: www.baoviet.com.vn
- Giấp phép kinh doanh: 45GP
VIỆT TRÌ/ NGÂN HÀNG TMCV
NGOẠI THƯƠNG VN/ NGÂN HÀNG
TMCP BẢO VIỆT/ NGÂN HÀNG HSBC HÀ NỘI
- Ngành nghề chính: Bảo hiểm phi nhân thọ khác
2.1.2 Thời điểm thành lập và các mốc lịch sử quan trọng
Tổng công ty Bảo Hiểm Việt Nam, hay còn gọi là Bảo Việt, được thành lập theo Quyết định 179/CP ngày 17/12/1964 của Thủ tướng Chính phủ và chính thức hoạt động từ ngày 15/01/1965.
Công ty Bảo Việt Phú Thọ, thành viên của Tổng công ty Bảo hiểm Việt Nam, được thành lập vào năm 1980, đánh dấu sự khởi đầu của một trong những doanh nghiệp bảo hiểm hàng đầu tại Việt Nam.
Tổ bảo hiểm với biên chế là 3 cán bộ Tổ bảo hiểm được làm việc tại trụ sở Tài chính của tỉnh Phú Thọ
Trong quá trình hoạt động của mình, trải qua nhiều thời kỳ thay đổi,cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty ngày càng được mở rộng:
Vào tháng 2 năm 1989, theo Quyết định số 27/TC/QĐ-TCCB của Bộ trưởng Bộ Tài Chính, phòng đại diện tỉnh Vĩnh Phú đã chính thức chuyển đổi thành Công ty bảo hiểm Vĩnh Phú.
- Đến 15/01/1997 theo QĐ 73/TC/QĐ/TCCB, công ty đổi tên thành Công ty bảo hiểm Phú Thọ
Công ty Bảo Việt Phú Thọ, trụ sở chính tại thành phố Việt Trì, sở hữu 4 phòng nghiệp vụ, bao gồm hai phòng phục vụ khách hàng tại thị xã Phú Thọ và Lâm Thao, cùng với phòng Tổng hợp và phòng Tài chính kế toán Ngoài ra, công ty còn có một số văn phòng bảo hiểm tại các huyện trong tỉnh Hiện tại, Bảo Việt Phú Thọ có 41 cán bộ chính thức và hàng trăm đại lý, tư vấn viên bán bảo hiểm chuyên nghiệp, hưởng hoa hồng.
2.1.3 Chức năng, nhiệm vụ của công ty
2.1.3.1 Chức năng của công ty
Chức năng cơ bản nhất của Bảo Việt Phú Thọ là khai thác hợp đồng mới và chăm sóc khách hàng
Đại lý tại Bảo Việt Phú Thọ đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng mối quan hệ giữa khách hàng và công ty, hoạt động như cầu nối giúp khách hàng tiếp cận dịch vụ của Bảo Việt Mối quan hệ này đặc biệt quan trọng vì nó liên quan đến việc chuyển giao rủi ro từ khách hàng sang công ty Nguyên tắc "Trung thực tuyệt đối" là yếu tố then chốt để thiết lập niềm tin giữa khách hàng và Bảo Việt Phú Thọ Khi khách hàng nhận thức rõ về bản chất và lợi ích của dịch vụ, họ sẽ sẵn sàng mua sản phẩm Đại lý là nhân tố tích cực thúc đẩy mối quan hệ này.
Trong quá trình khai thác hợp đồng mới, Bảo Việt Phú Thọ hỗ trợ doanh nghiệp tìm kiếm khách hàng tiềm năng, những người có nhu cầu và khả năng thanh toán Việc này không chỉ giúp các công ty dự đoán nhu cầu thực sự về sản phẩm mà còn mở rộng thị phần và tăng cường khả năng cạnh tranh Thông qua việc tiếp xúc và phỏng vấn trực tiếp, đại lý có thể nắm bắt nhu cầu sản phẩm và khả năng tài chính của khách hàng, đồng thời khơi dậy nhu cầu mua sắm mà họ chưa từng biết đến.
Bảo Việt Phú Thọ đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin về các nghiệp vụ bảo hiểm nhân thọ cho khách hàng, giúp họ hiểu rõ hơn về sản phẩm bảo hiểm vô hình và mới mẻ này Do đặc thù của sản phẩm, các điều khoản trong hợp đồng có thể khó hiểu, và người tiêu dùng thường phải trả tiền trước khi nhận được dịch vụ, dẫn đến nhiều thắc mắc về quyền lợi và nội dung hợp đồng Thêm vào đó, thời gian ký kết hợp đồng dài khiến khách hàng cần sự hỗ trợ để giải đáp những băn khoăn, đặc biệt khi mỗi công ty bảo hiểm thể hiện tên sản phẩm theo nhiều cách khác nhau.
Đại lý không chỉ cung cấp thông tin cho khách hàng mà còn nâng cao uy tín của doanh nghiệp trên thị trường, giúp công ty ký kết hợp đồng và tạo ra lợi nhuận Việc đền bù tổn thất nhanh chóng và thực hiện đầy đủ cam kết với khách hàng góp phần tạo dựng hình ảnh tích cực và lòng tin lâu dài Họ đóng vai trò quan trọng trong việc ký kết hợp đồng, tăng lợi nhuận cho Bảo Việt Phú Thọ, đồng thời nâng cao khả năng cạnh tranh và mở rộng thị phần cho doanh nghiệp bảo hiểm Qua việc so sánh và nhấn mạnh những lợi thế sản phẩm như phí bảo hiểm thấp, an toàn quyền lợi và chất lượng dịch vụ sau bán hàng, đại lý thực hiện hiệu quả chiến lược Marketing của công ty.
2.1.3.2 Nhiệm vụ của công ty
- Khắc phục hậu quả rủi ro, đảm bảo ổn định đời sống và hoạt động sản xuất kinh doanh cho người được bảo hiểm
- Là hình thức huy động vốn nhàn rỗi trong dân, huy động nội lực để giúp cho sự nghiệp công nghiệp hóa và hiện đại hóa đất nước
Việc đề phòng và hạn chế rủi ro không chỉ giúp cuộc sống con người trở nên an toàn hơn mà còn giảm bớt nỗi lo cho cá nhân và doanh nghiệp.
2.1.4 Đặc điểm về tổ chức bộ máy quản lý của công ty
Sơ đồ bộ máy quản lý của công ty:
(Nguồn: Công ty Bảo Việt Phú Thọ)
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy của công ty Đứng đầu Bộ máy quản lý công ty là Giám đốc, dưới Giám đốc là các Phó
Giám đốc, tiếp đến là các Trưởng phòng ban chức năng
Giám đốc là người điều hành mọi hoạt động kinh doanh của Công ty, đồng thời chịu trách nhiệm trước Tổng Công ty Bảo Hiểm Bảo Việt, cũng như trước pháp luật và các cơ quan tài chính.
Nhà nước về việc điều hành hoạt động của công ty
- Phó Giám đốc: Giúp việc cho Giám đốc và chịu trách nhiệm về việc điều hành một số lĩnh vực do GĐ phân công trong hoạt động kinh doanh
Phòng TC-KT chịu trách nhiệm hạch toán toàn bộ tài sản, tiền vốn và các hoạt động thu chi tài chính của công ty Ngoài ra, phòng còn lập báo cáo tài chính và kế hoạch kinh doanh hàng năm, đồng thời kiểm tra và giám sát các hoạt động kế toán, tài chính nội bộ để đảm bảo tính chính xác và minh bạch.
+ Lập kế hoạch kinh doanh và kế hoạch tài chính hàng năm của công ty
+ Giám sát việc quản lý và chấp hành chế độ tài chính kế toán chung của nhà nước và của Bảo Việt tại đơn vị
Phòng tổ chức chịu trách nhiệm về đào tạo và tuyển dụng, đồng thời theo dõi và quản lý các chính sách liên quan đến người lao động Ngoài ra, phòng cũng tổ chức sắp xếp các cuộc họp và hội nghị cho công ty.
- Các phòng nghiệp vụ bảo hiểm:
+ Phòng Thị Xã Phú Thọ
Chức năng chính của bộ phận là tham mưu cho giám đốc công ty và tổ chức thực hiện các nghiệp vụ bảo hiểm, đảm bảo phù hợp với từng loại hình bảo hiểm của các phòng ban khác nhau.
2.1.5 Tình hình lao động của công ty
Bảng 1.2 Tình hình lao động của công ty từ năm 2017 – 2019
( Nguồn số liệu: Phòng kế toán)
Năm 2017 Năm 2018 Năm 2019 So sánh 2018/2017 So sánh 2019/2018
Tốc độ phát triển bình quân(%)
1.Theo trình độ Đại học 30 81.08 32 84.21 37 90.24 2 6.67 5 13.51 10.09
Trong ba năm qua, tình hình lao động của công ty đã có sự biến động rõ rệt, thể hiện qua sự thay đổi về cả số lượng lẫn trình độ của nhân viên.
Tỷ lệ lao động có trình độ chuyên môn tại công ty đạt 100%, trong đó lao động có trình độ đại học tăng từ 81,08% năm 2017 lên 90,24% năm 2019 Ngược lại, tỷ lệ lao động có trình độ cao đẳng giảm từ 18,92% năm 2017 xuống 9,76% năm 2019 Công ty không có lao động trình độ trung cấp và phổ thông, điều này cho thấy công ty đang sở hữu nguồn nhân lực chất lượng cao, tạo lợi thế tích cực cho sự phát triển bền vững trong tương lai.
Thực trạng công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công
2.2.1 Đặc điểm tổ chức và quản lý lao động tại công ty
2.2.1.1 Hạch toán số lượng lao động
Công ty Bảo Việt Phú Thọ sử dụng “Danh sách cán bộ công nhân viên công ty” để hạch toán số lượng lao động
Bảng phân bổ lương và BHXH
Sổ chi tiết tài khoản
Công ty lập bảng tổng hợp chi tiết dựa trên các chứng từ ban đầu liên quan đến tuyển dụng, nâng bậc và thôi việc, cùng với các chứng từ bổ sung khác do phòng Tổ chức – Hành chính quản lý Danh sách này được sử dụng để xác định hệ số lương cho từng nhân viên, căn cứ vào trình độ đào tạo, số năm công tác và phòng ban làm việc.
Bảng 2.1 (Trích) Danh sách cán bộ công nhân viên trong công ty
2.2.1.2 Hạch toán thời gian lao động
- Chế độ làm việc của Công ty Bảo Việt Phú Thọ:
+ Niên độ kế toán bắt đầu từ mùng 01 tháng 01 đến 31 tháng 12 hàng năm
+ Kỳ kế toán được xác định là 1 tháng
+ Đơn vị tiền tệ được sử dụng là: Đồng Việt Nam
- Thời gian làm việc: 6 ngày trong tuần, 8 tiếng 1 ngày
- Các ngày nghỉ theo luật quy định bao gồm: Tết dương lịch, tết âm lịch,
- Nghỉ phép khác: Chỉ chấp nhận nghỉ phép để đi thi (báo trước), khám bệnh hoặc bị bệnh, nghỉ đẻ thai sản
- Được hưởng các chế độ khác theo quy định của công ty và luật lao động
2.2.1.3 Hạch toán kết quả lao động
Dựa trên bảng chấm công cùng với các chế độ quy định của công ty và luật lao động, chúng ta có thể xác định mức lương của cán bộ nhân viên trong công ty.
- Kế toán căn cứ vào Bảng chấm công để tổng hợp thời gian lao động và kiểm soát việc tính toán tiền lương của người lao động
Bảng chấm công là công cụ quan trọng để theo dõi ngày công làm việc và ngày nghỉ của từng nhân viên trong công ty Mỗi tháng, bảng chấm công được lập cho từng phòng ban, tổ đội và xưởng sản xuất Cuối tháng, các bảng chấm công sẽ được gửi lên phòng tổng hợp để kế toán tiền lương tính toán lương cho từng cá nhân Sau khi hoàn tất, kế toán viên sẽ tiến hành chi trả lương cho nhân viên.
- Ngoài bảng chấm công các chứng từ khác cũng được sử dụng như: Giấy điều động công tác, đơn xin nghỉ phép…
Ví dụ : Tổng hợp ngày công của nhân viên của công ty vào tháng 11/2019 (Phụ lục 2)
2.2.2 Hình thức trả lương tại công ty
Tại công ty Bảo Việt Phú Thọ, tiền lương của công nhân viên được xác định dựa trên lương cơ bản, hệ số lương và các khoản phụ cấp, đồng thời tính đến các khoản trích theo quy định của Nhà nước Lương sẽ được thanh toán vào cuối tháng sau khi đã trừ đi các khoản giảm trừ như tạm ứng và các khoản phải nộp Công ty áp dụng hình thức trả lương khoán theo doanh thu, và kế toán sẽ căn cứ vào mức lương cơ bản, các phụ cấp cùng bảng chấm công để tính lương cho từng nhân viên.
Công ty căn cứ vào Nghị định số 205/2004/NĐ-CP của chính phủ ký ngày 14/12/2004 để quy định về bậc lương cho người lao động
Công ty thực hiện việc tạm ứng lương hàng tháng cho công nhân viên, và vào cuối năm sẽ tiến hành quyết toán lương cả năm Mức tạm ứng lương được xác định theo từng phòng ban trong công ty, dựa trên việc so sánh giữa doanh thu kế hoạch và doanh thu thực tế để tính toán tỷ lệ hoàn thành Từ tỷ lệ này, công ty sẽ nhân với mức lương tạm ứng định mức hàng tháng của từng vị trí công việc Đối với bộ phận quản lý, lương sẽ được tính dựa trên doanh thu toàn công ty.
Khi lĩnh lương, mỗi cán bộ công nhân viên sẽ được công ty chuyển tiền vào tài khoản cá nhân vào ngày 15 hàng tháng
Dựa vào bảng chấm công và cơ chế trả lương của công ty, bộ phận kế toán sẽ thực hiện việc tính lương và lập bảng thanh toán tiền lương hàng tháng cho cán bộ nhân viên.
Lương thực lĩnh = Lương tạm ứng theo tháng + Các khoản phụ cấp – (BHXH +
BHTN + Đảng phí + KPCĐ) Trong đó:
Lương tạm ứng được tính dựa theo kế hoạch doanh thu từng tháng mà công ty đưa ra Công ty được chia làm 2 bộ phận:
- Bộ phận trực tiếp: Là những người bán bảo hiểm
- Bộ phận gián tiếp: Là lao động kí hợp đồng chính thức trong công ty, sẽ được hưởng doanh thu của cả công ty
Công ty định mức lương tạm ứng theo chức vụ như sau:
Hàng tháng, xem kết quả doanh thu của cả công ty và từng phòng thực hiện được là bao nhiêu sẽ tính ra lương tạm ứng của từng người
Lương tạm ứng = Định mức lương tạm ứng × Doanh thu thực hiện được
Ngoài mức lương cơ bản, nhân viên kinh doanh còn nhận được phụ cấp tiền ăn ca và tiền công tác phí, được thanh toán hàng tháng.
+ Phụ cấp ăn trưa: 730.000 đồng/tháng
+ Phụ cấp công tác phí: 400.000 đồng/tháng
Trường hợp nghỉ phép năm không được hưởng tiền phụ cấp Mức phụ cấp thay đổi theo thời gian, theo mức sống chung của xã hội
Cuối năm, công ty sẽ quyết toán lương cho nhân viên tính như sau:
Lương của người lao động = (Q/∑ki × ai ×bi) × (ki × ai × bi)
Tổng lương đem chia gọi là Q
Hệ số chất lượng công việc gọi là ki
Ngày công thực tế dựa theo bảng chấm công gọi là ai
Hệ số trả lương theo công việc là bi
Tính ra được hệ số từng người = ki × ai × bi
Lương đã lĩnh = số lương tạm ứng mỗi tháng × 12
Lương còn được lĩnh = Lương của người lao động - Lương đã lĩnh
Ví dụ: Tháng 12/2019, tính lương cho ông Nguyễn Thủy Hoàn như sau:
Căn cứ vào các phụ lục liên quan đến hợp đồng lao động và các khoản thanh toán trong tháng 12/2019, ông Hoàn, chuyên viên của công ty Bảo Việt, nhận mức lương tạm ứng 7.000.000 đồng do doanh thu của công ty đạt 100% Các tài liệu bao gồm tờ trình thanh toán lương, danh sách tạm ứng lương và các khoản phải thu khác, cùng với danh sách chi tiền lương, ăn ca, công tác phí và các khoản thu khác, đều được lập theo quy định của công ty.
Số tiền lương thực lĩnh = (7.000.000 + 730.000 + 400.000) – (631.050 + 500.000 + 120.200) = 6.878.750đ
Cuối năm, lương của ông Hoàn được tính như sau:
Tổng lương đem chia là Q = 4.753.870.794đ
2.2.2 Kế toán tiền lương tại công ty
Kế toán tiền lương ở công ty Bảo Việt Phú Thọ sử dụng chứng từ sau:
- Bảng tổng hợp ngày công
- Giấy đề nghị tạm ứng lương
- Bảng thanh toán tiền lương qua thẻ ATM
Trình tự luân chuyển và ghi sổ chứng từ tiền lương:
Sơ đồ 2.6 Trình tự luân chuyển và ghi sổ chứng từ tiền lương Ghi chú:
Ghi chép hàng ngày và tổng hợp vào cuối tháng là hoạt động quan trọng, dựa trên nội quy của công ty và tình hình thực tế làm việc của cán bộ công nhân viên.
Khi nhận Bảng chấm công, phòng kế toán sẽ kiểm tra và đối chiếu với các chứng từ liên quan, sau đó lập Bảng tạm ứng lương Mỗi phòng ban sẽ có một bản tạm ứng lương riêng biệt theo cơ chế của công ty.
Dựa trên bảng tạm ứng lương, kế toán sẽ lập phiếu tính lương thông thường thành hai bản: một bản được lưu giữ tại phòng kế toán và một bản được gửi cho người lao động khi thực hiện tính lương.
Dựa trên Bảng tạm ứng lương, kế toán sẽ lập Bảng phân bổ tiền lương cùng với các khoản bảo hiểm xã hội (BHXH) và bảo hiểm y tế (BHYT) để theo dõi số tiền BHXH, BHYT cần nộp cho người lao động, đồng thời làm căn cứ để phân bổ vào chi phí.
Mỗi tháng, phòng tổ chức hành chính sẽ lập danh sách công nhân viên từ các bộ phận để chuyển cho kế toán thanh toán vốn bằng tiền Sau khi kiểm tra tính hợp pháp của phiếu, kế toán sẽ chuyển cho thủ quỹ ký và chi tiền lương tạm ứng cho người nhận ký Cuối cùng, ủy nhiệm chi sẽ được sử dụng làm căn cứ để ghi vào sổ báo cáo thu chi.
Nội quy công ty Bảng doanh thu hàng tháng của công ty
Giấy nghỉ phép, nghỉ ốm
Bảng thanh toán tiền lương
Phiếu tính lương Bảng phân bổ tiền lương và BHXH Chứng từ ghi sổ
Kế toán sử dụng tài khoản 334 “Phải trả người lao động” để hạch toán tiền lương Tài khoản 334 gồm 2 tài khoản cấp 2:
- TK 3341: Phải trả công nhân viên
- TK 3348: Phải trả người lao động khác
Ngoài ra kế toán còn sử dụng một số tài khoản khác như TK 338, TK 111, TK
Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương đã được thực hiện đúng quy định pháp luật và nội bộ công ty Các chứng từ lương từ các phòng ban sẽ được gửi đến bộ phận kế toán để nhập liệu vào phần mềm.
Vào tháng 12 năm 2019, bộ phận kế toán đã thực hiện việc tính toán và làm thủ tục xin thanh toán cho các khoản lương, tiền ăn ca, công tác phí và các khoản phải thu khác cho cán bộ công ty, kèm theo bảng kê chi tiết.
- Người lao động thực lĩnh ( Chi – Thu): 310.248.210
Kế toán tiến hành hạch toán vào phần mềm
Trình tự hạch toán vào phần mềm như sau:
Đánh giá công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công
*) Về tổ chức bộ máy kế toán
Bộ máy tổ chức quản lý của công ty được thiết kế gọn nhẹ và linh hoạt, với các phòng ban chức năng hoạt động hiệu quả Điều này giúp ban lãnh đạo quản lý kinh tế, tổ chức sản xuất, giám sát thi công và thực hiện kế toán một cách khoa học và hợp lý.
Công ty đã phát triển một mô hình quản lý kế toán khoa học và hợp lý, phù hợp với yêu cầu của nền kinh tế thị trường, giúp nâng cao tính chủ động trong sản xuất kinh doanh Quá trình hạch toán ban đầu và kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của các chứng từ được thực hiện một cách cẩn thận, đảm bảo rằng các số liệu kế toán có căn cứ pháp lý vững chắc, từ đó tránh được việc phản ánh sai lệch các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Công ty sở hữu đội ngũ kế toán chuyên nghiệp, với trình độ cao và nhiều năm kinh nghiệm, luôn nhiệt tình và năng động trong việc thực hiện các nhiệm vụ và chức năng của từng thành viên.
- Việc áp dụng nhanh nhạy các thành tựu tiến bộ của khoa học kỹ thuật đã góp phần giảm nhẹ số lượng công việc cho phòng kế toán
*) Về tổ chức công tác kế toán
Việc lập và luân chuyển chứng từ theo đúng quy định hiện hành là rất quan trọng, nhằm cung cấp kịp thời số liệu cho các đối tượng quan tâm như Giám đốc và Phó giám đốc.
Công ty áp dụng phương thức kế toán tập trung, giúp kiểm tra và chỉ đạo được thực hiện một cách thống nhất dưới sự quản lý của kế toán trưởng trong quá trình sản xuất kinh doanh.
Doanh nghiệp áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung giúp dễ dàng kiểm tra và đối chiếu số liệu Hình thức này phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý của công ty.
*) Về công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
Công ty hiện đang áp dụng hình thức trả lương thời gian cho bộ phận văn phòng và lương theo thời gian ngày cho bộ phận bán hàng Hình thức trả lương này đơn giản và dễ dàng trong việc tính toán.
Công ty cam kết thực hiện đầy đủ các chính sách Bảo hiểm Nhà nước, đảm bảo quyền lợi cho người lao động thông qua việc đóng Bảo hiểm xã hội và Bảo hiểm y tế cho tất cả những lao động có trong danh sách.
Bên cạnh những ưu điểm vẫn tồn tại những nhược điểm sau:
- Về bộ máy kế toán:
Phòng kế toán hiện tại chưa thực hiện luân chuyển công tác giữa các kế toán viên, dẫn đến việc mỗi kế toán viên chỉ nắm vững phần hành riêng của mình Điều này gây khó khăn trong việc thay thế khi có sự cố bất ngờ xảy ra, làm gián đoạn quy trình kế toán và gây ùn tắc khi một kế toán viên chưa hoàn thành công việc của mình.
- Về tổ chức công tác kế toán
Việc luân chuyển chứng từ và ghi sổ vẫn còn chậm trễ
Việc áp dụng hình thức trả khoán trong công ty có thể dẫn đến khó khăn trong việc xác định chính xác mức lương Điều này khiến công nhân viên tập trung chủ yếu vào doanh thu và vượt chỉ tiêu để nhận lương cao, mà không chú ý đầy đủ đến các công việc khác trong quá trình giao khoán.
Công ty không trích lập các khoản nghỉ phép, nghỉ mát và các hoạt động khác cho cán bộ nhân viên kinh doanh, dẫn đến chi phí kinh doanh tăng cao hàng năm Việc ghi sổ bằng chứng từ gây ra tình trạng ghi chép nhiều và thường xuyên bị trùng lặp Thêm vào đó, việc kiểm tra và đối chiếu số liệu chỉ được thực hiện vào cuối tháng, làm chậm trễ trong việc cung cấp thông tin.
Công ty không có sổ Cái, chỉ có sổ chi tiết các tài khoản
- Về hạch toán lương và các khoản trích theo lương
+) Tố chức chứng từ công tác tiền lương:
Bảng chấm công đóng vai trò quan trọng trong mỗi công ty, đặc biệt là tại công ty bảo hiểm Bảo Việt, nơi việc kiểm soát chấm công chưa được thực hiện hiệu quả Thiếu bảng chấm công cho giờ làm thêm và sự chi tiết trong quy trình chấm công đã dẫn đến độ chính xác thấp, điều này có thể ảnh hưởng tiêu cực đến việc tính lương của kế toán.
+) Tổ chức hệ thống tài khoản:
Một số nghiệp vụ hạch toán lương chưa tuân thủ quy định kế toán, chẳng hạn như khi tạm ứng lương, kế toán thường ghi nợ tài khoản 3388 và có tài khoản 112.
+) Hệ thống sổ kế toán tiền lương và báo cáo liên quan
Công ty không mở sổ cái mà chỉ mở sổ chi tiết diều đó sẽ gây khó khăn trong việc tập hợp số liệu
Hệ thống báo cáo của công ty cần được cải thiện để trở nên chi tiết và đầy đủ hơn Cần lập thêm các bảng và sổ để nhân viên có thể dễ dàng theo dõi các khoản đã đóng và nộp, cũng như xác minh tính chính xác trong việc tính toán của công ty Việc này sẽ giúp nhân viên có khả năng đối chiếu thông tin một cách hiệu quả.
