TỔNG QUAN TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU
Các nghiên cứu có liên quan trực tiếp
Vấn đề hoàn thiện bộ máy tổ chức cán bộ quản lý tại các tổ chức và doanh nghiệp đang thu hút sự chú ý lớn trong các luận án tiến sĩ và luận văn thạc sĩ Nhiều nghiên cứu đã phân tích vấn đề này từ nhiều góc độ khác nhau, nhấn mạnh tầm quan trọng của việc nâng cao hiệu quả quản lý và cải thiện cấu trúc tổ chức.
Luận văn thạc sĩ của Nguyễn Thị Hồng Nhung tập trung vào việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Tổng công ty cổ phần Xây lắp Thủy sản Việt Nam Nghiên cứu này nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và tối ưu hóa hoạt động của công ty trong bối cảnh ngành thủy sản đang phát triển mạnh mẽ Bài viết cung cấp những phân tích sâu sắc về các vấn đề hiện tại và đề xuất các giải pháp cải tiến phù hợp để đáp ứng nhu cầu thực tiễn.
Năm 2013 đã trình bày cơ sở lý luận về tổ chức bộ máy quản lý, phân tích các nhân tố tác động đến cơ cấu tổ chức, và xác định mục tiêu trong việc thiết kế cơ cấu tổ chức Bài viết cũng đề cập đến quy trình thiết kế cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý một cách chi tiết và rõ ràng.
Luận văn thạc sĩ của Nguyễn Văn Hà (2014) về "Mô hình tổ chức quản lý công ty lâm nghiệp Nghi Lộc" chỉ tập trung vào Bộ máy quản lý và cán bộ quản lý một cách riêng biệt, mà chưa khai thác mối liên hệ biện chứng chặt chẽ giữa hai yếu tố này.
Dựa trên tình hình nghiên cứu hiện tại, có thể khẳng định rằng chưa có đề tài nào công bố về bộ máy tổ chức quản lý của Tổng công ty Bưu điện Việt Nam, điều này cho thấy đề tài này là độc lập và không trùng lặp Trong quá trình thực hiện, đề tài sẽ kế thừa một số vấn đề lý luận cơ bản từ các công trình trước đó.
Các nghiên cứu có liên quan
Tại Việt Nam, nhiều nghiên cứu đã được thực hiện liên quan đến bộ máy quản lý và cán bộ quản lý trong các tổ chức và doanh nghiệp Các tài liệu này không chỉ đề cập đến việc hoàn thiện bộ máy quản lý mà còn tập trung vào xây dựng đội ngũ cán bộ quản lý Một số nghiên cứu tiêu biểu trong lĩnh vực này đã được công bố, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý.
Trần Xuân Sầm trong tác phẩm "Xác định cơ cấu và tiêu chuẩn cán bộ lãnh đạo chủ chốt trong hệ thống chính trị đổi mới" (Chính trị Quốc gia, Hà Nội, 1998) đã trình bày cơ sở lý luận và thực tiễn về tiêu chuẩn cán bộ Ông phân tích thực trạng thực hiện tiêu chuẩn đối với đội ngũ cán bộ lãnh đạo chủ chốt trong hệ thống chính trị và đề xuất các tiêu chuẩn cho những năm tới, cùng với phương hướng và giải pháp nhằm xây dựng đội ngũ cán bộ đáp ứng tiêu chuẩn đã xác định.
Nguyễn Phú Trọng và Trần Xuân Sầm trong cuốn sách "Luận cứ khoa học cho việc nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ trong thời kỳ đẩy mạnh công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước" đã trình bày cơ sở lý luận về tiêu chuẩn cán bộ trong công tác cán bộ Tác phẩm nêu rõ kinh nghiệm xây dựng tiêu chuẩn cán bộ của Đảng phù hợp với từng giai đoạn cách mạng, đồng thời đề xuất những quan điểm và phương hướng chung nhằm nâng cao chất lượng công tác cán bộ, đặc biệt nhấn mạnh đến việc “tiêu chuẩn hóa cán bộ” Cuốn sách khẳng định rằng cán bộ, công chức là nhân tố quyết định đối với sự phát triển của mỗi quốc gia.
Nguyễn Hữu Tri trong tác phẩm "Kiện toàn và đổi mới tổ chức bộ máy của Đảng đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ mới" (2006) nhấn mạnh vai trò quan trọng của tổ chức trong hoạt động của con người và xã hội Tổ chức không chỉ tạo ra sự thống nhất mà còn nhân lên sức mạnh của tập thể và cá nhân Trong cuộc đấu tranh giành chính quyền, như Lênin đã nói, giai cấp vô sản không có vũ khí nào hiệu quả hơn "sự tổ chức".
- Trần Đình Hoan, Đánh giá quy hoạch, luân chuyển cán bộ lãnh đạo, quản lý thời kỳ công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước, Chính trị quốc gia,
Hà Nội, 2009 Nghiên cứu "Những vấn đề lý luận và thực tiễn về đánh giá, quy hoạch luân chuyển cán bộ lãnh đạo, quản lý" khẳng định dưới sự lãnh đạo của Đảng Cộng sản Việt Nam, cách mạng Việt Nam đã đạt nhiều thắng lợi, từ một nước nô lệ trở thành quốc gia độc lập và tiên phong trong phong trào giải phóng dân tộc Công cuộc đổi mới trong hơn 20 năm qua đã mang lại nhiều thành tựu quan trọng, tạo nền tảng vững chắc cho phát triển đất nước Những thành công này có được nhờ đường lối chính trị đúng đắn và sự xây dựng đội ngũ cán bộ đáp ứng yêu cầu của từng giai đoạn cách mạng Hồ Chí Minh từng nhấn mạnh rằng cán bộ là gốc của mọi công việc, và quan điểm này luôn được Đảng quán triệt Trong bối cảnh hiện nay, đội ngũ cán bộ lãnh đạo ngày càng năng động, sáng tạo, đóng góp vào thành tựu của đất nước Tuy nhiên, sự tác động của kinh tế thị trường đã bộc lộ nhiều yếu kém trong đội ngũ cán bộ, với một bộ phận không nhỏ bị thoái hóa về chính trị và phẩm chất, tham nhũng, lãng phí, và mất đoàn kết Chất lượng, số lượng và cơ cấu của đội ngũ cán bộ hiện nay chưa đáp ứng được yêu cầu của thời kỳ đẩy mạnh.
Cuốn sách của Đỗ Minh Cương, "Quy hoạch cán bộ lãnh đạo quản lý," xuất bản năm 2009 tại Hà Nội, nhấn mạnh sự cần thiết của công tác quy hoạch cán bộ lãnh đạo trong việc xây dựng Đảng vững mạnh Tác giả trình bày các yêu cầu và quan điểm đối với quy hoạch cán bộ, khẳng định vai trò quan trọng của nó trong công tác cán bộ và việc đào tạo, bồi dưỡng nhân lực Nội dung cuốn sách cung cấp tài liệu hữu ích cho nghiên cứu luận văn, nhấn mạnh rằng việc đào tạo bồi dưỡng cán bộ cần gắn liền với quy hoạch cán bộ để đáp ứng hiệu quả yêu cầu tổ chức.
Các nghiên cứu hiện có đều nhấn mạnh tầm quan trọng của cán bộ, công chức và các tiêu chuẩn liên quan, coi yếu tố con người là yếu tố quyết định thành công hay thất bại của tổ chức Một số nghiên cứu cũng chỉ ra rằng con người cần gắn bó với tổ chức để phát huy sức mạnh tập thể Để tối ưu hóa việc sử dụng nguồn nhân lực, cần quy hoạch cán bộ quản lý và lãnh đạo trong các tổ chức chính quyền và Đảng Các tài liệu đã cung cấp nhiều kiến thức quý báu về xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức và lãnh đạo Tuy nhiên, đề tài “Hoàn thiện bộ máy tổ chức quản lý của Tổng công ty Bưu điện Việt Nam” có đối tượng nghiên cứu khác biệt, do Tổng công ty Bưu điện Việt Nam là doanh nghiệp nhà nước, dẫn đến yêu cầu về bộ máy quản lý và cán bộ quản lý cũng khác so với bộ máy chính quyền.
Nghiên cứu này khẳng định tính độc đáo của đề tài, không trùng lặp với các công trình đã được công bố Tuy nhiên, một số vấn đề lý luận liên quan đến bộ máy và cán bộ quản lý sẽ được luận văn kế thừa có chọn lọc và phát triển trong khung lý thuyết của đề tài.
NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ BỘ MÁY TỔ CHỨC QUẢN LÝ CỦA DOANH NGHIỆP
Những vấn đề lý luận cơ bản về bộ máy tổ chức quản lý
2.1.1 Quản lý, bộ máy quản lý và chức năng tổ chức trong quản lý
Quản lý được hiểu là quá trình thiết kế và duy trì môi trường làm việc, nơi các cá nhân trong nhóm có thể hợp tác để hoàn thành nhiệm vụ và mục tiêu Đây là một hoạt động có tổ chức và có mục đích, bao gồm các bước hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra - kiểm soát nhằm đạt được các mục tiêu của tổ chức.
Quản lý là quá trình tác động của chủ thể quản lý đối với đối tượng quản lý, nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức trong bối cảnh môi trường biến động.
Trong khái niệm trên có các yếu tố:
Chủ thể quản lý luôn là con người, bao gồm cả cá nhân và tập thể trong bộ máy quản lý Hoạt động của toàn bộ hệ thống quản lý phụ thuộc vào trình độ, năng lực, phẩm chất và tư cách của đội ngũ lao động quản lý Sự mạnh hay yếu, hiệu quả hay kém hiệu quả của một tổ chức, cũng như tính gọn nhẹ, năng động hay cồng kềnh, chồng chéo của tổ chức đó, đều được quyết định bởi chất lượng đội ngũ quản lý.
Đối tượng quản lý trong luận văn này được xác định là một tập thể gồm những con người đa dạng về tính cách, hoàn cảnh, trình độ văn hóa, chuyên môn và nghề nghiệp Những cá nhân này luôn nỗ lực hoạt động nhằm đạt được mục tiêu chung của tổ chức.
Mục tiêu quản lý là trạng thái mong đợi mà toàn bộ hệ thống cần đạt được, với định hướng ngắn hạn và hoạt động cụ thể, có thể đo lường trong tương lai Do đó, mục tiêu càng rõ ràng, chính xác và khả thi thì hiệu quả hoạt động quản lý sẽ càng cao.
Môi trường và các nguồn lực bao gồm những yếu tố bên ngoài tác động đến tổ chức, như môi trường chính trị pháp lý, kinh tế xã hội, và các yếu tố vĩ mô, vi mô Những yếu tố này ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động quản lý và mục tiêu của tổ chức Do môi trường luôn biến động, việc phân tích và đánh giá môi trường là yêu cầu quan trọng đối với mỗi nhà quản lý để có thể vận dụng hiệu quả vào hoạt động của tổ chức.
Những yếu tố trên tác động lẫn nhau thể hiện nội dung cơ bản của khái niệm quản lý nói chung và quản lý ngành nói riêng
Hình 2.1: Mối quan hệ trong quản lý
(Nguồn : Tác giả tổng hợp) 2.1.1.2 Bộ máy quản lý
Khái niệm bộ máy quản lý
Bộ máy quản lý, theo quan điểm lý luận cổ điển, được xem như một ẩn dụ phản ánh triết lý "cơ học", trong đó tổ chức được hiểu như một cơ cấu hoạt động hiệu quả Triết lý này nhấn mạnh sự quan trọng của các yếu tố cấu thành và mối liên hệ giữa chúng trong việc đảm bảo sự vận hành trơn tru của hệ thống quản lý.
Chủ thể quản lý Đối tƣợng quản lý
Môi trường và nguồn lực
Mục tiêu thành đạt được thiết kế theo những nguyên lý nhất định, tạo ra cơ cấu quyết định cơ chế vận hành phù hợp Trong tổ chức có sự tham gia của con người, mỗi cá nhân được xem như một chi tiết máy quan trọng Khi quản lý một tổ chức lớn, sẽ hình thành bộ máy quản lý với hai phân hệ: phân hệ quản lý và phân hệ bị quản lý.
Bộ máy quản lý thực hiện chức năng của phân hệ quản lý, giữ vai trò chủ thể trong quá trình quản lý, trong khi phân hệ bị quản lý là đối tượng của sự quản lý Từ đó, có thể rút ra một số đặc điểm quan trọng của bộ máy quản lý.
Quản lý là một hệ thống bao gồm nhiều bộ phận khác nhau, hoạt động đồng bộ để thực hiện các chức năng quản lý nhằm đạt được các mục tiêu đề ra.
Các bộ phận trong bộ máy quản lý hình thành cơ cấu tổ chức quản lý, đảm nhận các chức năng và nhiệm vụ khác nhau Mục tiêu cuối cùng của những hoạt động này là đạt được các mục tiêu quản lý đã được xác định.
Các bộ phận trong bộ máy quản lý có mối quan hệ chặt chẽ, tạo thành một hệ thống thống nhất với sự tương tác qua lại theo trật tự thứ bậc Mặc dù có các mối quan hệ ngang và dọc, nhưng tính đồng bộ và thống nhất luôn được đảm bảo để thực hiện hiệu quả chức năng của chủ thể quản lý.
Bộ máy quản lý vừa có tính hệ thống vừa là một phần của hệ thống lớn hơn Nếu thiếu tính hệ thống, các bộ phận sẽ hoạt động rời rạc và không có sự phối hợp đồng bộ, dẫn đến việc không hình thành nên bộ máy Ngược lại, trong mối quan hệ với các hệ thống khác, bộ máy đó lại được xem là một phần của một cấu trúc lớn hơn Do đó, quan niệm về bộ máy luôn mang tính tương đối.
Bộ máy quản lý và các bộ phận cấu thành của nó cần sự ổn định để duy trì hoạt động liên tục, nhưng cũng cần linh hoạt để thích ứng với những thay đổi trong điều kiện và hoàn cảnh Khi có yêu cầu mới, bộ máy quản lý phải điều chỉnh để phù hợp với thực tiễn.
- Cơ cấu tổ chức quyết định cơ chế vận hành hay cơ chế hoạt động của bộ máy quản lý
Bộ máy quản lý của một tổ chức được định nghĩa là hệ thống các bộ phận và con người liên kết với nhau theo nguyên tắc nhất định, tạo thành cơ cấu và cơ chế hoạt động đồng bộ Mục tiêu của bộ máy này là thực hiện các chức năng quản lý nhằm đạt được các mục tiêu đã xác định.
2.1.1.3 Chức năng tổ chức trong quản lý
Hoàn thiện bộ máy tổ chức quản lý
2.2.1 Quan niệm về hoàn thiện bộ máy tổ chức quản lý
Theo từ điển tiếng Việt, "hoàn thiện" có nghĩa là "tốt và đầy đủ đến mức không cần làm gì thêm nữa", nhưng khái niệm này chỉ tồn tại trong một khoảng thời gian nhất định Trong thực tế, bộ máy tổ chức quản lý chịu ảnh hưởng từ các yếu tố bên trong và bên ngoài luôn biến động Yếu tố bên trong bắt nguồn từ chức năng hoạt động của tổ chức, trong khi yếu tố bên ngoài yêu cầu bộ máy quản lý phải thích nghi Vì vậy, việc hoàn thiện bộ máy tổ chức quản lý cần được hiểu là một quá trình liên tục, không ngừng điều chỉnh để phù hợp với những thay đổi trong môi trường.
Hoàn thiện bộ máy quản lý bao gồm việc rà soát và sắp xếp các bộ phận để đảm bảo tính tinh gọn và sự phối hợp nhịp nhàng, ổn định Điều này giúp loại bỏ sự chồng chéo và trùng lặp nhiệm vụ, từ đó nâng cao hiệu lực và hiệu quả hoạt động của bộ máy quản lý trong một giai đoạn nhất định.
2.2.2 Mục tiêu và yêu cầu hoàn thiện bộ máy tổ chức quản lý
Mục tiêu chính của việc hoàn thiện bộ máy tổ chức quản lý là xây dựng một hệ thống gọn nhẹ và hợp lý Cơ cấu tổ chức cần được thiết kế tinh gọn với chức năng, nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạn được xác định rõ ràng và minh bạch Đồng thời, cơ chế hoạt động phải đồng bộ và thống nhất, dựa trên các luận cứ khoa học vững chắc và phù hợp với thực tế Điều này sẽ đảm bảo cho bộ máy quản lý hoạt động hiệu quả, đáp ứng tốt các chức năng quản lý cần thiết.
Bộ máy quản lý tinh gọn đề cập đến việc tối ưu hóa số lượng và chất lượng các bộ phận trong cơ cấu tổ chức, đảm bảo đủ để hoàn thành các chức năng và nhiệm vụ mà tổ chức đề ra, không thừa thãi cũng không thiếu hụt.
Số lượng và chất lượng của từng bộ phận là yếu tố quyết định mà cán bộ quản lý cần chú trọng Việc lựa chọn đúng người và giao đúng công việc theo định biên sẽ đảm bảo nguồn nhân lực đạt chất lượng cao.
Cơ cấu hoạt động và phối hợp trong tổ chức cần phải đồng bộ theo chiều ngang giữa các khâu chức năng, đồng thời thống nhất theo chiều dọc giữa các cấp quản lý.
Yêu cầu hoàn thiện bộ máy quản lý phải đảm bảo đƣợc các yêu cầu
- Bộ máy quản lý gọn, nhẹ đáp ứng đƣợc yêu cầu và phạm vi quản lý của tổ chức
- Chuyên môn hoá các hoạt động của Bộ máy quản lý đặc biệt là những lĩnh vực quan trọng của tổ chức
- Sự phối hợp hài hoà, đồng bộ ăn khớp trong toàn bộ máy hướng tới mục tiêu đã xác định
- Sự thống nhất của điều hành và mệnh lệnh của mối quan hệ trực tuyến (theo chiều dọc) của tổ chức
- Sự tương thích giữa chức năng, nhiệm vụ với trách nhiệm, quyền hạn và sự cân bằng giữa trách nhiệm với thẩm quyền
- Sự phân chia các bộ phân hợp lý và có khả năng liên kết cao
- Khả năng linh hoạt, sáng tạo cao thích ứng với các điều kiện thay đổi
2.2.3 Căn cứ để hoàn thiện bộ máy tổ chức quản lý Để hoàn thiện bộ máy tổ chức quản lý của tổ chức nói chung, doanh nghiệp nói riêng phải dựa vào các căn cứ sau:
- Căn cứ vào mục tiêu của việc hoàn thiện
- Căn cứ vào nguyên tắc xây dựng bộ máy quản lý
- Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của tổ chức trong giai đoạn cần hoàn thiện
Dựa trên kết quả đánh giá bộ máy tổ chức quản lý hiện tại, cần xác định những hạn chế tồn tại, nguyên nhân gây ra những hạn chế đó và đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống quản lý.
2.2.4 Nội dung và quy trình hoàn thiện bộ máy tổ chức quản lý Đây là nội dung do bộ phận chức năng chuyên sâu về tổ chức nhân sự thực hiện theo phạm vi chức năng tổ chức trong quản lý Chức năng tổ chức là chức năng kế tiếp của chức năng hoạch định và đến lƣợt mình chức năng tổ chức tạo ra tiền đề để thực hiện các chức năng lãnh đạo và kiểm tra Nó có vị trí, vai trò rất quan trọng quyết định tới hoạt động có hiệu quả của cả tổ chức Nội dung hoàn thiện bộ máy tổ chức quản lý bao gồm:
2.2.4.1 Xác định chức năng cụ thể của tổ chức trong giai đoạn hiện tại
Chức năng quản lý là những nhiệm vụ tổng quát mà chủ thể quản lý cần thực hiện để đạt được mục tiêu quản lý Chức năng tổ chức giúp xác định những công việc cần làm trong quá trình quản lý, với bộ máy quản lý của tổ chức đóng vai trò chủ thể Ý nghĩa cơ bản của chức năng quản lý là nền tảng để thiết kế và đánh giá hoạt động của bộ máy quản lý Do đó, việc hoàn thiện bộ máy tổ chức quản lý cần bắt nguồn từ việc xác định rõ chức năng cụ thể của tổ chức trong giai đoạn hiện tại.
Hiện tượng bộ máy quản lý cồng kềnh và kém hiệu quả xuất phát từ việc xây dựng dựa trên lợi ích cá nhân của một số cán bộ cụ thể Cách làm này không chỉ ngược lại với nguyên tắc tổ chức mà còn thể hiện sự tùy tiện trong việc thiết lập bộ máy quản lý.
2.2.4.2 Lựa chọn và hoàn thiện cơ cấu bộ máy tổ chức quản lý phù hợp
Cơ cấu bộ máy tổ chức quản lý chịu ảnh hưởng từ nhiều yếu tố, trong đó chức năng của tổ chức là yếu tố then chốt Ngoài ra, quy mô và địa bàn hoạt động cũng cần được xem xét kỹ lưỡng Lựa chọn cơ cấu phù hợp là điều kiện tiên quyết để nâng cao hiệu lực và hiệu quả quản lý Mặc dù có nhiều mẫu cơ cấu tổ chức đã được nghiên cứu và tổng kết, nhưng không thể áp dụng một cách máy móc cho từng tổ chức cụ thể Hơn nữa, cơ cấu tổ chức không chỉ quyết định cơ chế hoạt động mà còn ảnh hưởng đến mục tiêu và các cá nhân trong tổ chức Do đó, việc thiết kế cơ cấu tổ chức cần phải linh hoạt và thường xuyên được hoàn thiện để phù hợp với sự phát triển của tổ chức.
Một cơ cấu bộ máy tổ chức đƣợc đánh giá là hợp lý khi đảm bảo các yêu cầu sau đây:
- Chức năng, nhiệm vụ của tổ chức đƣợc phân chia và phân công rõ ràng, không chồng chéo
Để đảm bảo sự phối hợp hiệu quả giữa cơ cấu tổ chức và chức năng, nhiệm vụ của tổ chức, cần thiết phải có đủ các bộ phận cần thiết nhằm thực hiện tốt các chức năng và nhiệm vụ đã được phân công.
- Sự phân công nhiệm vụ hợp lý cho từng bộ phận và cá nhân
Cơ cấu tổ chức hợp lý cần phải có một cơ cấu hoạt động rõ ràng và đồng bộ, nhằm đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận trong tổ chức.
- Lựa chọn được con người có đủ năng lực, phẩm chất, kỹ năng để thực hiện tốt các nhiệm vụ đƣợc giao
2.2.4.3 Phân chia hợp lý chức năng, nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn cho các bộ phận, các vị trí làm việc trong bộ máy quản lý
Sau khi thiết lập cơ cấu tổ chức hợp lý, việc phân chia chức năng và nhiệm vụ phù hợp với quyền hạn của từng bộ phận là yếu tố quyết định đến hiệu quả hoạt động của Bộ máy quản lý Sự phân định rõ ràng và minh bạch về quyền hạn và trách nhiệm không chỉ phản ánh triết lý quản lý của tổ chức mà còn tạo điều kiện cho việc phát huy sáng kiến và trí tuệ của cấp dưới Điều này cũng là nền tảng cho việc phân cấp, ủy quyền quản lý, cũng như kiểm tra và đánh giá hiệu quả công việc Các văn bản quy chế hoạt động của Bộ máy quản lý và các bộ phận trực thuộc là công cụ thiết yếu để thực hiện những nội dung này.
2.2.4.4 Chọn đúng người, giao đúng việc vào các vị trí làm việc trong cơ cấu bộ máy tổ chức
