CHƢƠNG 3 : PHƢƠNG PHÁP VÀ THIẾT KẾ NGHIÊN CỨU
5.2. Giải pháp hoàn thiện bộ máy tổ chức quản lý cấp Tổng công ty
5.2.3. Hoàn thiện việc phân định chức năng của từng bộ phận trong bộ máy
5.2.3.1. Yêu cầu hoàn thiện
Rà soát và phân định rõ các chức năng của Tổng công ty đến các Ban chức năng, Văn phòng Tổng công ty.
Đảm bảo rõ ràng vai trò của từng Ban chức năng trong một việc, lĩnh vực cụ thể. Không bị chồng chéo chức năng nhiệm vụ giữa các Ban.
Đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng giữa các Ban chức năng của Tổng công ty.
Chế độ trách nhiệm của Lãnh đạo Ban với Ban Tổng giám đốc.
5.2.3.2. Giải pháp hoàn thiện
Thực hiện rà soát chức năng nhiệm vụ, trách nhiệm của từng cấp quản lý là Lãnh đạo Tổng công ty đến cấp quản lý là Lãnh đạo các Ban chức năng chuyên
môn nghiệp vụ. Công tác này đảm bảo sự điều hành của đội ngũ lãnh đạo Tổng công ty đƣợc hiệu quả, không bị chồng chéo. Trách nhiệm, quyền hạn đƣợc làm rõ để dễ dàng quy trách nhiệm khi có sai phạm hoặc công tác điều hành quản lý của Lãnh đạo Tổng công ty không hiệu quả. Mỗi cấp quản lý phải xác định rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi quản lý. Khi chức năng nhiệm vụ, quyền hạn của mỗi cấp quản lý, mỗi ban chức năng đƣợc xác định rõ sẽ xác định đƣợc vai trò của từng lãnh đạo Tổng công ty chỉ đạo những lĩnh vực gì sự phối hợp giữa các Lãnh đạo khi hai lĩnh vực phụ trách có mỗi liên quan theo từng công việc cụ thể. Với mỗi nhiệm vụ cũng xác định đƣợc vai trò của Ban chức năng nào là vai trò chủ trì, Ban nào là phối hợp. Ban chủ trì phải có trách nhiệm đôn đốc và chịu trách nhiêm chính về nhiệm vụ đƣợc giao.
Chức năng nhiệm vụ của từng Ban chức năng đã đƣợc hoàn thiện, các Ban chức năng phải phân công công việc đến từng Lãnh đạo Ban, Lãnh đạo phòng và cá nhân trong Ban để đảm bảo công tác sử dụng lao động hiệu quả. Đồng thời mỗi cá nhân cũng đƣợc xác định rõ vai trò chủ trì hay phối hợp đối với mỗi công việc cụ thể. Việc phân công công việc cụ thể đến từng cá nhân trong Ban chức năng sẽ thúc đẩy tính tự chủ trong công việc đối từng cán bộ.
Chức năng nhiệm vụ của từng Ban chức năng phải tƣơng ứng với trách nhiệm quyền hạn để tránh trƣờng hợp đƣợc giao chức năng nhƣng quyền hạn không có hoặc nhiệm vụ đƣợc giao nhƣng không đề cập đến trách nhiệm. Nội dung này cần phải đƣợc rà soát và bổ sung đến từng cá nhân từ Lãnh đạo các Ban chức năng đến chuyên viên của từng bộ phận trong Ban. Có thực hiện đƣợc nhƣ vậy thì bộ máy tổ chức quản lý của Tổng công ty mới vận hành hiệu quả và đồng bộ.