NỘI DUNG
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN THANH TOÁN
TRONG DOANH NGHIỆP 1.1.Một số vấn đề chung về kế toán thanh toán trong doanh nghiệp
1.1.1 Khái nhiệm về thanh toán
Trong giáo trình kế toán tài chính của Học viện Tài chính, do GS.TS NGND Ngô Thế Chi làm chủ biên, thanh toán được định nghĩa là quá trình chuyển giao tài sản từ một bên (cá nhân hoặc tổ chức) sang bên khác Thuật ngữ này thường được áp dụng trong các giao dịch liên quan đến việc trao đổi sản phẩm và dịch vụ, có tính chất ràng buộc về mặt pháp lý.
Kế toán thanh toán là quá trình lập và quản lý chứng từ kế toán, xây dựng hệ thống sổ sách chi tiết và tổng hợp, nhằm theo dõi các nghiệp vụ thanh toán và lập báo cáo định kỳ theo quy định Đây là một phần quan trọng trong công tác kế toán của doanh nghiệp, liên quan đến quản lý nợ phải thu và nợ phải trả Quản lý công nợ hiệu quả không chỉ cần thiết mà còn quyết định sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp Tùy thuộc vào đặc điểm, loại hình kinh doanh, quy mô và trình độ quản lý, doanh nghiệp cần tổ chức bộ máy kế toán phù hợp để nâng cao tình hình tài chính.
Nghiệp vụ thanh toán là mối quan hệ giữa doanh nghiệp và các bên liên quan như khách nợ, chủ nợ, ngân hàng, tổ chức tài chính, cùng các đối tác, liên quan đến các khoản phải thu, phải trả và khoản vay trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Quan hệ thanh toán chỉ hình thành khi có sự cam kết và thỏa thuận giữa chủ nợ và người vay về khoản vay nợ Sự thỏa thuận này phải tuân thủ quy định pháp luật và được xác nhận qua các hóa đơn, chứng từ và sổ sách hợp pháp.
Một số vấn đề chung về kế toán thanh toán trong doanh nghiệp
1.1.1 Khái nhiệm về thanh toán
Trong giáo trình kế toán tài chính của Học viện Tài chính, GS.TS NGND Ngô Thế Chi định nghĩa thanh toán là quá trình chuyển giao tài sản từ một bên (cá nhân hoặc tổ chức) sang bên khác, thường diễn ra trong các giao dịch sản phẩm và dịch vụ có tính pháp lý.
Kế toán thanh toán là quá trình lập và quản lý chứng từ kế toán, xây dựng hệ thống sổ sách để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế, hỗ trợ theo dõi tình hình thanh toán và lập báo cáo định kỳ Đây là một phần quan trọng trong công tác kế toán của doanh nghiệp, liên quan đến quản lý nợ phải thu và nợ phải trả Việc quản lý công nợ hiệu quả không chỉ là yêu cầu mà còn ảnh hưởng đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp Tổ chức bộ máy kế toán phù hợp với đặc điểm, loại hình kinh doanh và quy mô của doanh nghiệp là rất cần thiết, góp phần quan trọng vào tình hình tài chính của doanh nghiệp.
Nghiệp vụ thanh toán đóng vai trò quan trọng trong mối quan hệ giữa doanh nghiệp và các bên liên quan như khách nợ, chủ nợ, ngân hàng, tổ chức tài chính, và các đối tác Nó liên quan đến việc quản lý các khoản phải thu, khoản phải trả, và các khoản vay trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Quan hệ thanh toán hình thành khi có sự thỏa thuận giữa chủ nợ và người vay về khoản vay nợ, tuân thủ quy định pháp luật thông qua hóa đơn, chứng từ và sổ sách hợp lệ.
1.1.2 Phân loại các nghiệp vụ thanh toán
Các nghiệp vụ thanh toán trong doanh nghiệp rất đa dạng và có thể được phân loại theo nhiều tiêu chí khác nhau Việc phân loại này giúp quản lý các khoản phải thu và phải trả một cách hợp lý, từ đó nâng cao hiệu quả tài chính của doanh nghiệp.
1.1.2.1 Phân loại theo nghiệp vụ thanh toán
Doanh nghiệp có trách nhiệm thực hiện nghĩa vụ tài chính với Nhà nước trong quá trình hoạt động kinh doanh, bao gồm việc nộp thuế, phí, lệ phí và các khoản phải nộp khác Mức độ và loại hình thanh toán này có thể khác nhau tùy thuộc vào từng doanh nghiệp.
Quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp và người bán là một phần quan trọng trong quá trình mua sắm vật tư, hàng hóa và dịch vụ Các khoản thanh toán này bao gồm việc thanh toán cho nhà cung cấp hàng hóa, nguyên vật liệu, cũng như thanh toán cho các nhà thầu xây dựng và sửa chữa lớn.
Quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp và khách hàng hình thành khi doanh nghiệp bán sản phẩm, hàng hóa hoặc dịch vụ Khi khách hàng đồng ý thanh toán cho số lượng hàng hóa mà doanh nghiệp cung cấp hoặc khi họ đặt hàng, quan hệ thanh toán sẽ được thiết lập.
Quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp và các đối tác liên doanh phát sinh khi doanh nghiệp hợp tác với các công ty khác Các nghiệp vụ liên quan bao gồm việc nhận hoặc góp vốn, thu hồi hoặc trả vốn, và phân chia lợi nhuận.
Quan hệ thanh toán nội bộ là mối quan hệ phát sinh giữa các doanh nghiệp thành viên hoặc trong nội bộ doanh nghiệp Quan hệ này bao gồm các khoản thanh toán giữa doanh nghiệp với cán bộ công nhân viên, các đơn vị trực thuộc về phân phối vốn, chi hộ, thu hộ, nghĩa vụ thu nộp, cấp phát, và mua bán nội bộ.
Quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp và công nhân viên bao gồm các khoản lương, thưởng, phụ cấp, tạm ứng và bồi thường vật chất dành cho các lao động trực tiếp tại công ty.
Quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp và các đối tác khác bao gồm việc quản lý giao dịch tài chính với ngân hàng và các tổ chức tài chính Điều này liên quan đến các khoản vay, thế chấp, ký quỹ và ký cược, đảm bảo rằng doanh nghiệp có khả năng duy trì dòng tiền ổn định và thực hiện các nghĩa vụ tài chính một cách hiệu quả.
1.1.2.2 Căn cứ theo thời hạn thanh toán
Phương thức thanh toán trước là hình thức mà khách hàng trả tiền cho doanh nghiệp trước khi nhận hàng, giúp đảm bảo giao dịch sẽ diễn ra Doanh nghiệp có lợi vì chắc chắn hàng sẽ được bán mà không lo khách hàng nợ, trong khi khách hàng có thể thiệt thòi do bị chiếm dụng vốn trong thời gian chờ nhận hàng Tuy nhiên, khách hàng cũng có cơ hội mua hàng với mức giá ưu đãi hơn và giảm thiểu rủi ro khi thị trường hàng hóa biến động.
Phương thức thanh toán ngay yêu cầu bên mua thanh toán cho bên bán ngay khi hàng hóa được giao Hình thức này thường được áp dụng cho các giao dịch có giá trị nhỏ hoặc khi hai bên chưa hoàn toàn tin tưởng lẫn nhau, giúp đảm bảo an toàn cho cả hai bên trong quá trình mua bán.
Phương thức thanh toán trả chậm cho phép người mua nhận hàng trước và thanh toán sau theo thỏa thuận, giúp người bán gia tăng doanh số và xây dựng mối quan hệ tốt với khách hàng Tuy nhiên, hình thức này cũng tiềm ẩn rủi ro như nợ xấu và nợ quá hạn Hiện nay, thanh toán sau và thanh toán trước là hai hình thức chủ yếu, tạo ra các khoản phải thu và phải trả trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
1.1.3 Đặc điểm các nghiệp vụ thanh toán
Trong doanh nghiệp, nghiệp vụ thanh toán có những đặc điểm sau đây:
Tổ chức công tác kế toán thanh toán trong doanh nghiệp
1.2.1.Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán thanh toán trong doanh nghiệp
Theo quy định của Luật Kế toán 2017, tài khoản kế toán có vai trò quan trọng trong việc phân loại và hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế, tài chính dựa trên nội dung kinh tế.
Hệ thống tài khoản kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc phản ánh tình hình thu, chi của doanh nghiệp Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán thanh toán là bước cần thiết để quản lý công tác kế toán một cách hiệu quả Việc phân loại và hệ thống hóa tình hình thanh toán giúp doanh nghiệp theo dõi đầy đủ và liên tục các hoạt động tài chính, cũng như biến động của từng đối tượng sử dụng tài khoản kế toán Trong quá trình sản xuất kinh doanh, sự đa dạng của khách hàng yêu cầu sử dụng các tài khoản khác nhau để đảm bảo việc ghi chép và phản ánh chính xác sự vận động của các đối tượng kế toán.
Tổ chức hệ thống tài khoản trong doanh nghiệp thông thường bao gồm các công việc sau:
- Xác định danh mục tài khoản
- Tổ chức phân loại tài khoản
- Tổ chức chi tiết tài khoản
Hệ thống tài khoản kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao khả năng thanh toán của doanh nghiệp, đồng thời phản ánh đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế và tài chính phát sinh.
Trong quá trình sản xuất và kinh doanh, các tài khoản chủ yếu được sử dụng bao gồm TK 131 - Phải thu của khách hàng, TK 331 - Phải trả cho người bán và các tài khoản liên quan khác, theo quy định tại Thông tư 133/2016/TT-BTC ngày 26 tháng 8 năm 2016 của Bộ Tài chính.
Để đáp ứng yêu cầu quản lý và giám sát hoạt động thanh toán cũng như sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, Nhà nước đã ban hành hệ thống tài khoản thống nhất theo thông tư 133/2016/BTC cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa Hệ thống này quy định một số tài khoản cấp 2 cần được mở để đảm bảo yêu cầu quản lý của Nhà nước Khi ghi sổ kế toán, doanh nghiệp cần dựa vào hệ thống tài khoản nhất định và có thể chi tiết hóa theo các cấp 2, 3, 4 để phù hợp với yêu cầu quản lý của mình.
*Quá trình tổ chức, vận dụng hệ thống tài khoản kế toán phục vụ cho kế toán thanh toán của doanh nghiệp cần đảm bảo các yêu cầu sau:
-Hệ thống tài khoản kế toán ở doanh nghiệp phải bao quát đầy đủ các hoạt động kinh tế tài chính phát sinh ở các bộ phận khác nhau
-Phù hợp với những quy định của nhà nước và các văn bản hướng dẫn thực hiện của cơ quan quản lý cấp trên
-Hệ thống tài khoản kế toán phải đƣợc xây dựng đơn giản, dễ làm
- Đảm bảo với mối quan hệ với các chỉ tiêu báo cáo kế toán
-Nội dung, kết cấu, phạm vi tài khoản phải đƣợc quy định phù hợp với đặc điểm của ngành
Hệ thống tài khoản kế toán xây dựng cần phải đáp ứng yêu cầu xử lý thông tin bằng máy tính và thỏa mãn nhu cầu thông tin cho các đối tượng sử dụng, giúp cho việc quản lý và phân tích dữ liệu trở nên dễ dàng và chính xác hơn.
Nội dung tổ chức hệ thống tài khoản phục vụ cho kế toán thanh toán của doanh nghiệp gồm:
- Xác định số lƣợng tài khoản kế toán sử dụng tại doanh nghiệp (bao gồm tài khoản tổng hợp và tài khoản chi tiết)
- Xác định nội dung, kết cấu và phương pháp ghi chép của các tài khoản sao cho phù hợp đặc điểm hoạt động sản xuất của từng doanh nghiệp
Kiểm tra việc mở tài khoản và ghi chép các tài khoản được thực hiện và đăng ký bởi doanh nghiệp là rất quan trọng để đảm bảo thông tin kế toán được ghi nhận chính xác, đầy đủ và kịp thời, phục vụ cho nhu cầu của các nhà quản trị.
Kết cấu của các tài khoản thanh toán trong kế toán bao gồm cả tài khoản loại 1 và loại 3, dẫn đến việc có số dư ở cả bên Nợ và bên Có Đặc biệt, tài khoản nợ phải trả có cấu trúc riêng biệt, phản ánh nghĩa vụ tài chính của doanh nghiệp đối với các bên thứ ba.
- Số tiền đã trả cho người bán
- Số nợ được giảm do người bán chấp nhận giảm giá, chiết khấu
- Số nợ được giảm do hàng mua trả lại người bán
- Số tiền ứng trước cho người bán để mua hàng
- Xử lý nợ không có chủ
- Số tiền phải trả cho người bán
Điều chỉnh số chênh lệch giữa giá tạm tính và giá thực tế của vật tư, hàng hóa, dịch vụ đã nhận là cần thiết khi có hóa đơn hoặc thông báo giá chính thức.
- Đánh giá lại các khoản phải trả cho người bán bằng ngoại tệ (trường hợp tỷ giá ngoại tệ tăng so với Đồng Việt Nam)
Số dư bên Nợ (nếu có): Số tiền đã ứng trước cho người bán hoặc số đã trả nhiều hơn số phải trả cho người bán
Số dư bên Có :Số tiền còn phải trả cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu
Khi lập bảng Cân đối kế toán, kế toán cần lấy số dư chi tiết của từng đối tượng từ tài khoản để ghi vào hai chỉ tiêu: "tài sản" và "nguồn vốn".
Tài khoản này phản ánh tình hình thanh toán nợ phải trả của doanh nghiệp đối với người bán vật tư và nhà cung cấp theo hợp đồng đã ký Mỗi đối tượng phải trả được theo dõi riêng biệt để đảm bảo quản lý tài chính hiệu quả.
Ngoài ra kế toán còn sử dụng các tài khoản khác liên quan nhƣ: TK 111, TK
112, TK 152, TK 153, TK 211… b.Kết cấu tài khoản nợ phải thu
-Sổ tiền phải thu của khách hàng về sản phẩm đã giao, dịch vụ, lao vụ đã hoàn thành đƣợc xác định là tiêu thụ
- Số tiền thừa trả lại cho khách hàng
- Đánh giá lại các khoản phải thu bằng ngoại tệ (trường hợp tỷ giá ngoại tệ tăng so với Đồng Việt Nam
-Số tiền khách hàng đã trả nợ
-Số tiền đã nhận ứng trước, trả trước của khách hàng
-Số nợ phải thu giảm do chấp nhận giảm giá, chiết khấu, hoặc do khách hàng trả lại hàng đã bán
- Đánh giá lại các khoản phải thu bằng ngoại tệ (trường hợp tỷ giá ngoại tệ giảm so với Đồng Việt Nam)
Số dƣ bên Nợ: Số tiền còn phải thu của khách hàng
Số dư bên Có(nếu có): Số tiền nhận trước hoặc số tiền đã thu nhiều hơn số phải thu của khách hàng
Tài khoản này ghi nhận các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán từ khách hàng liên quan đến tiền bán sản phẩm, hàng hóa, bất động sản đầu tư, tài sản cố định và dịch vụ cung cấp Việc theo dõi tài khoản được thực hiện chi tiết theo từng đối tượng khách hàng cụ thể.
Ngoài ra kế toán còn sử dụng các tài khoản liên quan nhƣ: TK 511, TK 515,
Doanh nghiệp thực hiện phân kế toán thanh toán theo thông tư 133/2016/BTC, bao gồm kế toán các khoản nợ phải trả và các khoản nợ phải thu Để ghi nhận các khoản nợ phải thu, doanh nghiệp sử dụng tài khoản 131 “Phải thu của khách hàng”, trong khi các khoản nợ phải trả được hạch toán qua tài khoản 331 “Phải trả người bán”.
Trong hệ thống tài khoản thống nhất theo thông tư 133/2016/TT-BTC dành cho doanh nghiệp nhỏ và vừa, các tài khoản cấp 1 không được phép sửa đổi Một số tài khoản cấp 2 cần được mở ra để đáp ứng yêu cầu quản lý của Nhà nước Khi ghi sổ kế toán, doanh nghiệp phải tuân theo hệ thống tài khoản nhất định và có thể chi tiết hóa theo các cấp (cấp 2, 3, 4, ) để phù hợp với yêu cầu quản lý nội bộ.
Trong kế toán thanh toán, tài khoản 131 - phải thu của khách hàng không có tài khoản cấp hai, trong khi tài khoản 331 - phải trả cho người bán có nhiều phương pháp chi tiết khác nhau Do đó, doanh nghiệp có thể theo dõi chi tiết từng đối tượng trong tài khoản thanh toán.
1.2.2 Tổ chức chứng từ kế toán thanh toán
THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN THANH TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG VÀ THƯƠNG MẠI ĐỨC ANH
Khái quát chung về Công ty Cổ phần xây dựng và thương mại Đức Anh
2.1.1.Tên và địa chỉ Công ty Cổ phần xây dựng và thương mại Đức Anh
Tên doanh nghiệp: Công ty Cổ phần xây dựng và thương mại Đức Anh Địa chỉ: Khu 13 – xã Cổ Tiết – huyện Tam Nông – tỉnh Phú Thọ
Ngày thành lập: Ngày 28 tháng 02 năm 2007
Loại hình doanh nghiệp: Công ty Cổ phần
Số giấy phép ĐKKD: 1803 000 470 do Sở Kế hoạch và Đầu tƣ tỉnh Phú Thọ cấp ngày 28 tháng 02 năm 2007
Vốn điều lệ: 7.000.000.000 đồng (Bằng chữ: Bảy tỷ đồng chẵn.)
Người đại diện pháp luật: (Bà) Thạch Thị Thu
Chức danh: Chủ tịch HĐQT - Giám đốc Công ty Điện thoại: 0210 3794 588 – 0912 076 892 – 0914 806 459
2.1.2 Quá trình hình thành và phát triển của công ty
Từ khi thành lập, Công ty đã tham gia thi công nhiều công trình lớn với tiêu chuẩn chất lượng và tiến độ cao Qua thời gian, lãnh đạo công ty và đội ngũ kỹ sư trẻ đã đoàn kết, vượt qua khó khăn, thường xuyên học hỏi và nâng cao trình độ Công ty chú trọng đầu tư trang thiết bị hiện đại để phục vụ cho công việc xây dựng Nhờ những nỗ lực này, Công ty ngày càng trưởng thành và phát triển.
Công ty Cổ phần Xây dựng và Thương mại Đức Anh tự hào sở hữu đội ngũ cán bộ công nhân viên và kỹ thuật đông đảo, đóng góp tích cực vào sự phát triển và thành công của công ty.
Công ty Cổ phần Xây dựng và Thương mại Đức Anh chuyên giải quyết các vấn đề khoa học kỹ thuật và công nghệ trong nhiều lĩnh vực như xây dựng cơ bản, dân dụng, công nghiệp, cầu đường, thủy lợi, thủy điện, hạ tầng kỹ thuật và vật liệu xây dựng Với đội ngũ lãnh đạo gọn nhẹ, năng động và phù hợp với cơ chế thị trường, cùng đội ngũ kỹ sư giàu kinh nghiệm và công nhân kỹ thuật lành nghề, công ty cam kết đáp ứng mọi yêu cầu của khách hàng về chất lượng và tiến độ cho các công trình lớn nhỏ với giá thành hợp lý nhất.
Gần đây, đội ngũ cán bộ của công ty đã phát huy tiềm lực khoa học kỹ thuật trong nhiều lĩnh vực tiên tiến của khoa học xây dựng, đóng góp đáng kể cho sản xuất Qua quá trình thành lập và phát triển, công ty đã đạt được nhiều thành tựu nổi bật.
Công ty Cổ phần Xây dựng và Thương mại Đức Anh đã khẳng định uy tín trong lĩnh vực xây dựng tại tỉnh Phú Thọ Các dự án mà công ty thực hiện đều đảm bảo chất lượng cao, đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về kỹ thuật và mỹ thuật, được chủ đầu tư đánh giá rất tích cực.
2.1.3 Chức năng , nhiệm vụ của Công ty Cổ phần Xây dựng và Thương mại Đức Anh
2.1.3.1 Chức năng của công ty
Ngành, nghề kinh doanh của Công ty Cổ phần Xây dựng và Thương mại Đức Anh đăng kí nhƣ sau:
Chúng tôi chuyên xây dựng các công trình dân dụng và công nghiệp, bao gồm hạ tầng giao thông, thủy lợi, cấp thoát nước Ngoài ra, chúng tôi còn thực hiện các công trình trung hạ thế, lắp đặt trạm biến áp 560KVA và các hạ tầng kỹ thuật khác, đảm bảo chất lượng và tiến độ thi công.
- Tƣ vấn, lập, thẩm định dự án, thiết kế, dự toán, hồ sơ mời dự thầu, đấu thầu, chấm thầu các công trình xây dựng;
Chúng tôi chuyên tư vấn, khảo sát và thiết kế các công trình giao thông, thủy lợi, dân dụng và công nghiệp Dịch vụ của chúng tôi được điều chỉnh linh hoạt theo tính chất và quy mô của từng loại công trình, đảm bảo đáp ứng tốt nhất nhu cầu của khách hàng.
37 thiết kế xây dựng công trình có thể được lập một bước, hai bước hoặc ba bước và các bước thiết kế khác theo quy định
- Khảo sát địa chất, thủy văn các công trình xây dựng dân dụng, giao thông, thủy lợi;
Tư vấn và giám sát thi công xây dựng là hoạt động quan trọng nhằm theo dõi liên tục quá trình thi công của nhà thầu Mục tiêu của giám sát là đảm bảo tiến độ, chất lượng và an toàn lao động cho các công trình, bao gồm công trình dân dụng, công nghiệp, hạ tầng kỹ thuật, giao thông như cầu, hầm, đường bộ, cũng như các công trình thủy lợi và thủy điện.
Kiểm định chất lƣợng các công trình xây dựng:
+Đánh giá sức chịu tải, mức độ an toàn của các công trình: Dân dụng, Công nghiệp, Giao thông, thủy điện, thủy lợi, hạ tầng kỹ thuật,
+ Kiểm định, đánh giá nguyên nhân sự cố và mức độ thiệt hại phục vụ cho bảo hiểm và các mục đích khác;
- Chuẩn bị mặt bằng công trình xây dựng (san, ủi, )
Khai thác và chế biến khoáng sản, lâm sản, thủy hải sản, cùng với dịch vụ du lịch lữ hành nội địa và quốc tế, là những lĩnh vực quan trọng trong nền kinh tế Ngoài ra, vận tải nguyên vật liệu hóa và sản xuất kinh doanh vật liệu xây dựng cũng đóng góp đáng kể vào sự phát triển bền vững của ngành công nghiệp.
-Tư vấn đào tạo hướng nghiệp, giới thiệu việc làm cho doanh nghiệp trong nước, môi giới lao động cho doanh nghiệp xuất khẩu lao động;
Quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình là nhiệm vụ quan trọng của nhà quản lý, bao gồm việc đại diện cho chủ đầu tư để quản lý toàn bộ hoặc từng hạng mục của dự án Công việc này đòi hỏi giám sát chất lượng và tiến độ thi công, đảm bảo thực hiện đúng các điều khoản trong hợp đồng, cũng như quản lý chi phí đầu tư xây dựng một cách hiệu quả trong suốt quá trình triển khai dự án.
- Thực hiện đầy đủ các thủ tục đăng ký kinh doanh và nghĩa vụ đối với Nhà nước
- Tuân thủ các quy định của pháp luật
- Sử dụng hợp lý và có hiệu quả các nguồn vốn, tối đa hóa giá trị công ty, hoạt động hiệu quả theo yêu cầu của cổ đông
2.1.3.2.Nhiệm vụ của công ty
Doanh nghiệp cần chấp hành nghiêm chỉnh các chính sách và chế độ quản lý kinh tế của nhà nước, bao gồm việc kinh doanh đúng ngành nghề đã đăng ký và thực hiện đầy đủ, trung thực các báo cáo tài chính.
-Làm tròn nghĩa vụ đóng thuế và các khoản phải nộp khácvào ngân sách nhà nước theo đúng quy định
- Áp dụng những tiến bộ về khoa học kỹ thuật nhằm hợp lý hóa sản xuất, nâng cao chất lƣợng cho các công trình
Không ngừng phát triển công ty ngày càng lớn mạnh,từng bước nâng cao đời sống vật chất , tinh thần cho cán bộ ,công nhân viên
- Xây dựng công trình đạt tiêu chuẩn cho dân và các đơn vị trong địa bàn tỉnh Phú Thọ và các vùng lân cận
-Đấu thầu kí nhiều hợp đồng xây dựng đem lại công ăn việc làm và thu nhập ổn định cho công nhân lao động của công ty
Tổ chức cần thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với nhà nước, đồng thời tuân thủ các quy định của chính quyền địa phương và pháp luật hiện hành.
Công ty CP XD và TM Đức Anh có các nhiệm vụ sau:
-Nhận thầu xây dựng các công trình hạ tầng cơ sở và dân dụng nhƣ: xây dựng giao thông, cầu cống, hạ tầng cơ sở,…
-Là đơn vị hạch toán độc lập
- Đƣợc quyền chủ động trong sản xuất kinh doanh
-Đƣợc quyền tự chủ về mặt tài chính, tuyển chọn lao động theo quy định của pháp luật…
2.1.4 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Cổ phần xây dựng và thương mại Đức Anh
Bộ máy quản lý của công ty cổ phần xây dựng và thương mại Đức Anh được thể hiện trong sơ đồ dưới đây:
(Nguồn: Phòng tổ chức hành chính)
Sơ đồ 1.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý
Chủ tịch HĐQT kiêm giám đốc là người đại diện hợp pháp của công ty, có trách nhiệm chỉ đạo toàn bộ hoạt động kinh doanh và ra quyết định trong mọi lĩnh vực thông qua hội đồng quản trị.
Phó giám đốc: Thay quyền giám đốc khi giám đốc vắng mặt, giúp việc cho giám đốc và cùng chỉ đạo các vấn đề trong Công ty
Phòng tổ chức hành chính có trách nhiệm quản lý nhân sự và tư vấn cho giám đốc về tổ chức và công tác hành chính.
Phòng kế hoạch và NVL có trách nhiệm xây dựng và kiểm tra thực hiện các kế hoạch của Công ty, đồng thời phối hợp với các phòng ban chức năng khác để quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh Phòng cũng tham gia hoàn thiện các chỉ tiêu kinh tế kỹ thuật nhằm xây dựng giá thành nội bộ phù hợp với thực tiễn, từ đó đảm bảo hiệu quả sản xuất kinh doanh của Công ty.
Thực trạng tổ chức công tác kế toán thanh toán tại Công ty Cổ phần xây dựng và thương mại Đức Anh
2.2.1 Đặc điểm quản lý về thanh toán tại công ty
Nghiệp vụ thanh toán là mối quan hệ giữa doanh nghiệp và các đối tượng liên quan đến các khoản phải thu và phải trả trong hoạt động kinh doanh Công ty Cổ phần xây dựng và thương mại Đức Anh, với quy mô lớn trong lĩnh vực sản xuất, có nghiệp vụ thanh toán đa dạng về cả đối tượng và quy mô.
*Các phương thức thanh toán hiện đang áp dụng tại công ty
Tùy thuộc vào từng nhóm nhà cung cấp và loại hàng hóa, dịch vụ, công ty áp dụng các phương thức thanh toán đa dạng như trả chậm, trả trước hoặc trả ngay, với nhiều hình thức thanh toán khác nhau.
Thanh toán bằng tiền mặt là phương thức thanh toán trực tiếp khi mua sắm hàng hóa hoặc dịch vụ, áp dụng cho những đơn hàng có tổng giá trị dưới 20.000.000 đồng.
Thanh toán không dùng tiền mặt bao gồm các hình thức như thanh toán bằng séc, ủy nhiệm chi và thanh toán bù trừ, trong đó giao dịch phát sinh giữa nhà cung cấp và công ty, với nhà cung cấp cũng đóng vai trò là khách hàng.
2.2.2 Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán thanh toán
Công ty cổ phần xây dựng và thương mại Đức Anh tổ chức hệ thống tài khoản kế toán thanh toán theo hướng dẫn của thông tư 133/2016/BTC, được ban hành vào ngày 26 tháng 8 năm 2016.
Bộ Tài chính quy định hệ thống tài khoản kế toán được xây dựng dựa trên bản chất, quy mô và nội dung hoạt động của công ty Hệ thống này áp dụng nguyên tắc phân loại và hạch toán theo quy định, đồng thời được mã hóa chi tiết trên phần mềm kế toán để nâng cao hiệu quả quản lý.
Dựa trên tình hình hoạt động và các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh, công ty đã mở và sử dụng các tài khoản kế toán chi tiết theo hệ thống tài khoản do Bộ Tài chính ban hành Các tài khoản này được thiết lập để phản ánh các đối tượng kế toán theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp Đặc biệt, trong phần hành kế toán thanh toán, công ty đã thống nhất chi tiết tài khoản theo từng đối tượng khách hàng và nhà cung cấp nhằm phục vụ hiệu quả cho công tác tài chính.
* Chi tiết TK 131 (theo dõi theo từng đối tƣợng)
- Đối tƣợng“TAMNONG“ Ban QLDA công trình công cộng Huyện Tam Nông
- Đối tƣợng“TANSON“ Ban QLDA QH&XDCSHT Huyện Tân Sơn
- Đối tượng“UBHNHA“ UBND xã Hương Nha
- Đối tƣợng“UBMDAI“ UBND xã Minh Đài
* Chi tiết TK 331 (theo dõi cho từng đối tƣợng)
- Đối tượng “ T&Q” Công ty cổ phần xây dựng thương mại T&Q
-Đối tƣợng “NUIHUNG” Công ty cổ phần Núi Hùng
-Đối tƣợng “HALINH” Công ty TNHH vật liệu xây dựng Hà Linh
2.2.3 Tổ chức chứng từ kế toán thanh toán a Xác định doanh mục chứng từ
Công ty cổ phần xây dựng và thương mại Đức Anh áp dụng hệ thống chứng từ kế toán thanh toán theo quy định của Thông tư 133/2016/BTC của Bộ Tài chính Hệ thống chứng từ này được thiết kế phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp Qua khảo sát thực tế các nghiệp vụ kế toán vốn bằng tiền, tác giả đã tổng hợp danh mục một số chứng từ sử dụng tại công ty, được thể hiện trong Phụ lục 2.1.
Công tác lập chứng từ thanh toán đã đáp ứng đầy đủ yêu cầu của chế độ kế toán, với các chứng từ hợp lý, hợp lệ và hợp pháp, phản ánh đầy đủ nội dung ghi chép Tuy nhiên, trong quá trình quan sát, một số chứng từ đôi khi được lập để đảm bảo tính kịp thời, dẫn đến việc thiếu sót trong một số yếu tố.
Việc sử dụng 56 dung và chữ ký chưa đầy đủ cùng với nội dung ghi chép viết tắt đã làm giảm tính rõ ràng của chứng từ kế toán Do đó, cần tổ chức lại quy trình luân chuyển chứng từ để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong công tác kế toán.
Qua khảo sát thực tế tại doanh nghiệp, nhận thấy rằng khi phát sinh các nghiệp vụ kinh tế tài chính, chứng từ kế toán sẽ được lập hoặc tiếp nhận từ bên ngoài và sau đó chuyển đến bộ phận kế toán Tiếp theo, chứng từ sẽ được luân chuyển theo một trình tự cụ thể.
*Quy trình luân chuyển chứng từ thanh toán
Quy trình luân chuyển chứng từ thanh toán tại Công ty cổ phần xây dựng và thương mại Đức Anh được thông qua sơ đồ 2.3 như sau:
Sơ đồ 2.3 Quy trình luân chuyển chứng từ thanh toán tại Công ty cổ phần xây dựng và thương mại Đức Anh
- Người đề nghị gửi chứng từ yêu cầu thanh toán cho kế toán thanh toán
- Kế toán thanh toán đối chiếu chứng từ thanh toán đảm bảo yêu cầu hợp lý hợp lệ
+ Giấy đề nghị thanh toán
+ Giấy đề nghị tạm ứng
-Đối chiếu chứng từ -Lập UNC
Kiểm tra và ký vào bộ chứng từ thanh toán
Giám đốc Phê duyệt chứng từ (ký vào UNC)
Kế toán thanh toán sẽ chuyển bộ chứng từ cho kế toán trưởng để kiểm tra Sau khi kiểm tra, kế toán trưởng sẽ ký duyệt bộ chứng từ cùng với ủy nhiệm chi (UNC) và sau đó trả lại cho kế toán thanh toán.
- Kế toán thanh toán chuyển chứng từ kế toán trưởng duyệt cho giám đốc
- Giám đốc phê duyệt và gửi lại chứng từ đã duyệt cho kế toán thanh toán
- Kế toán thanh toán ra ngân hàn thực hiện UNC cho khách hàng
*Kế toán thanh toán đối với khách hàng
Quy trình thanh toán cho khách hàng khi mua hàng bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản được minh họa trong sơ đồ 2.4.
Kế toán Thanh toán Giám đốc
Sơ đồ 2.4 Quy trình thanh toán với khách hàng
- Ngời mua hàng, đơn vị ký thuật khi khối lƣợng hoàn thành yêu cầu lập hóa đơn bán hàng
-Kế toán thanh toán lập hóa đơn bán hàng gửi Giám đốc
Nhận hóa đơn và bộ chứng từ mua hàng
Thu tiền ngay bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản
-Giám đốc nhận và ký duyệt sau đó chuyển lại cho kế toán thanh toán
Kế toán thanh toán thực hiện việc nhận hóa đơn và chuyển giao cho khách hàng, đồng thời ghi nhận số tiền mặt hoặc tiền chuyển khoản nếu khách hàng thanh toán ngay.
Trường hợp 2: Quy trình thanh toán với khách hàng với trường hợp khách hàng chƣa thanh toán, kế toán ghi nhận công nợ
Kế toán thanh toán Ngân hàng Khách hàng Giám đốc
Sơ đồ 2.5 Quy trình thu hồi công nợ của khách hàng
- Kế toán thanh toán kiểm tra sổ sách, lập giấy đề nghị thanh toán gửi cho Giám đốc
- Giám đốc nhận và ký duyệt chuyển lại cho kế toán thanh toán
- Kế toán thanh toán nhận lại bản ký duyệt và gửi lại cho khác hàng
- Khách hàng nhận giấy đề nghị sau đó trả tiền qua ngân hàng
- Khi ngân hàng nhận đƣợc tiền từ khách hàng ngân hàng lập giấy báo có
- Kế toán thanh toán nhận đƣợc giấy báo kế toán tiến hành ghi sổ sau đó in và kẹp chứng từ
*Kế toán thanh toán đối với nhà cung cấp
Kiểm tra sổ sách Lập đề nghị thanh toán
Nhận đề nghị thanh toán
Nhận đƣợc tiền từ khác hàng lập giấy báo có
Kế toán ghi sổ và in kẹp chứng từ
Sơ đồ 2.6 Quy trình luân chuyển chứng từ mua hàng
- Khi hợp đồng thỏa thuận được ký kết, nhà cung cấp ( người bán) lập hóa đơn GTGT bán háng cùng bộ chứng từ
- Kế toán thanh toán nhận hóa đơn và bộ chứng từ kiểm tra đối chiếu và chuyển cho kế toán tổng hợp
TH1: Công ty thanh toán ngay cho nhà cung cấp
TH2: công ty chƣa trả tiền kế toán ghi sổ chi tiết nợ nhà cung cấp theo đối tƣợng
- Kế toán tổng hợp kiểm tra và ghi nhận lại d.Tổ chức kiểm tra chứng từ
Tất cả chứng từ kế toán, dù do đơn vị lập hay từ bên ngoài, cần được gửi đến bộ phận kế toán để kiểm tra và xác minh tính chính xác trước khi ghi sổ Việc kiểm tra chứng từ kế toán bao gồm nhiều nội dung quan trọng.
- Kiểm tra tính chính xác của số liệu thông tin trên chứng từ
- Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của nghiệp vụ kinh tế phát sinh
- Kiểm tra tính đấy đủ, rõ ràng, trung thực các chỉ tiêu phản ánh trên chứng từ
- Kiểm tra việc chấp hành quy chế quản lý nội bộ, kiểm tra xét duyệt đối với từng loại nghiệp vụ kinh tế tài chính
Đánh giá thực trạng tổ chức công tác kế toán thanh toán tại Công ty Cổ phần xây dựng và thương mại Đức Anh
- Về bộ máy kế toán :
Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức hoàn chỉnh, đáp ứng tốt yêu cầu của nhà quản lý Các nhân viên kế toán đều có trình độ cao, được đào tạo chuyên ngành và rất nhiệt tình trong công việc Phần hành thanh toán tại công ty được thực hiện nghiêm túc và chặt chẽ, do đó, sai sót và nhầm lẫn ít khi xảy ra.
Công ty sở hữu đội ngũ kế toán viên có trình độ cao, nhiệt tình và năng động, với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực kế toán Họ thực hiện tốt các nhiệm vụ được giao, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý và kinh tế toàn công ty Công tác kế toán được phân chia theo các phần hành, giúp kế toán viên chuyên môn hóa, tích lũy kinh nghiệm và xử lý công việc nhanh chóng Quan hệ tác nghiệp giữa các kế toán viên cũng tạo điều kiện cho việc trao đổi thông tin kịp thời, cung cấp số liệu và báo cáo cho ban lãnh đạo khi cần thiết.
- Về hệ thống chứng từ
Việc sử dụng hình thức nhật ký chung là lựa chọn hợp lý cho quy mô và chuyên môn kế toán của công ty Các sổ tổng hợp và sổ chi tiết được ghi chép đầy đủ, bao gồm sổ cái các tài khoản và sổ kế toán chi tiết đối tượng.
Quá trình hạch toán ban đầu chính xác và đầy đủ là yếu tố quyết định để phần mềm có thể tạo ra sổ sách và báo cáo chính xác Hầu hết các sổ kế toán được thiết kế với kết cấu đơn giản và rõ ràng, giúp người sử dụng dễ dàng theo dõi và quản lý thông tin tài chính.
Hệ thống kế toán được thiết kế rõ ràng và dễ hiểu, đảm bảo phản ánh đầy đủ thông tin cần thiết cho công tác kế toán và quản lý Điều này giúp việc lưu trữ, tổng hợp và đối chiếu số liệu trở nên thuận tiện và nhanh chóng.
- Về hệ thống tài khoản:
Công ty đã phát triển hệ thống tài khoản và danh mục từ điển thanh toán cho khách hàng, người mua, người lao động và thanh toán với nhà nước, phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh và quy mô của mình Đồng thời, việc sử dụng phần mềm kế toán giúp giảm tải công việc, cung cấp sổ sách và báo cáo nhanh chóng, chính xác và chi tiết theo từng đối tượng quản lý, tuân thủ quy định và chuẩn mực kế toán hiện hành.
- Về hạch toán kế toán thanh toán :
Công ty luôn hoàn thành công tác hạch toán kế toán thanh toán và đã mở sổ chi tiết để theo dõi công nợ của từng khách hàng cũng như các khoản phải thanh toán với nhà nước Việc theo dõi chi tiết này giúp kế toán tổng hợp nhanh chóng, cung cấp thông tin chính xác về tình hình công nợ cho người quản lý Nhờ đó, người quản lý có thể nắm bắt tình hình tài chính và đưa ra các chiến lược phù hợp Công ty cũng theo dõi công nợ phải thu và phải trả một cách khoa học, với sự phối hợp và đối chiếu thường xuyên, đảm bảo công nợ được phản ánh chính xác và đầy đủ, đáp ứng sự hài lòng của khách hàng.
- Về hình thức kế toán sử dụng:
Công ty hiện đang áp dụng hình thức kế toán máy vi tính theo phương pháp nhật ký chung, phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh và quy mô hoạt động Việc sử dụng phần mềm kế toán không chỉ giảm bớt khối lượng công việc mà còn cung cấp sổ sách và báo cáo nhanh chóng, chính xác và chi tiết cho từng đối tượng quản lý, tuân thủ đúng quy định và chuẩn mực kế toán hiện hành.
2.3.2 Hạn chế và nguyên nhân
Mặc dù có nhiều ưu điểm, nhưng việc hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với người bán, khách hàng, nhà nước và người lao động vẫn còn một số hạn chế cần được cải thiện.
Bộ máy kế toán của công ty hiện tại chỉ thực hiện chức năng thu thập, xử lý và cung cấp thông tin kế toán tài chính, mà chưa có bộ phận hỗ trợ cho yêu cầu quản trị và phân tích hoạt động kinh doanh Điều này cho thấy sự thiếu hụt bộ phận kế toán quản trị trong cơ cấu tổ chức kế toán của công ty.
Công tác kế toán trong công ty hiện tại chủ yếu phục vụ cho việc kiểm tra và quyết toán thuế, dẫn đến việc hệ thống chứng từ kế toán, quy trình luân chuyển chứng từ và hệ thống tài khoản kế toán chưa được chú trọng xây dựng Điều này cần được cải thiện để hướng tới mục tiêu tích hợp giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị, nhằm nâng cao hiệu quả quản lý tài chính trong doanh nghiệp.
Chứng từ và sổ sách kế toán hiện tại chưa được sắp xếp một cách khoa học và chưa hoàn thiện đầy đủ chữ ký của các bên liên quan Nhiều tài liệu chung chung vẫn bị xếp vào chứng từ kế toán, dẫn đến tình trạng sổ sách kế toán không đầy đủ và không liên tục theo năm Hệ thống chứng từ và sổ sách cần được cải thiện để trở nên gọn gàng và khoa học hơn.
- Chƣa phân loại chứng từ một cách khoa học nên việc tìm kiếm chứng từ kế toán cần thiết còn thực sự khó khăn
Việc thu thập chứng từ và sổ sách liên quan đến các giao dịch kinh tế giữa người bán và người mua chưa được thực hiện kịp thời, dẫn đến khó khăn trong quá trình hạch toán và ghi sổ.
- Các phòng ban chƣa phối hợp chặt chẽ, thống nhất với nhau trong việc bảo quản là lưu trữ chứng từ kế toán
- Kế toán thanh toán chƣa thực hiện hết chức năng nhiệm vụ của mình tại công ty
Việc theo dõi công nợ với người bán và người mua thường diễn ra thủ công, dẫn đến khả năng bỏ sót các nghiệp vụ quan trọng Để nâng cao hiệu quả quản lý công nợ, các doanh nghiệp cần áp dụng các giải pháp tự động hóa và công nghệ thông tin, giúp giảm thiểu sai sót và tối ưu hóa quy trình theo dõi.
- Việc theo dõi những khoản nợ quá hạn cũng chƣa đƣợc thực hiện một cách chi tiết
Công ty chưa thực hiện việc trích lập dự phòng cho khoản phải thu khó đòi, điều này dẫn đến rủi ro lớn trong quản lý nguồn vốn kinh doanh Việc trích lập dự phòng là cần thiết để bảo vệ công ty khỏi những tình huống xấu như khách hàng phá sản hoặc bỏ trốn, giúp công ty chủ động hơn trong việc xử lý nợ Nếu không có biện pháp kịp thời, công ty có thể gặp khó khăn tài chính và buộc phải bán tài sản để thanh toán nợ đến hạn Do đó, việc khắc phục thiếu sót này là rất quan trọng để đảm bảo sự ổn định và phát triển bền vững cho công ty.
