soạn thảo văn bản thực trạng và giải pháp ban hành văn bản công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại phân hiệu trường đại học nội vụ hà nội tại thành phố hồ chí minh
BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI BÁO CÁO TỔNG KẾT ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU KHOA HỌC CỦA NGƯỜI HỌC CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI PHÂN HIỆU TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI TẠI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH, THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP Mã số: PHMN.ĐTSV.2020.23 Chủ nhiệm đề tài: Lớp: Cán hướng dẫn: Nguyễn Đức Hải 1905QTVD ThS Nguyễn Thị Bình THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH, NĂM 2021 BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI BÁO CÁO TỔNG KẾT ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU KHOA HỌC CỦA NGƯỜI HỌC CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI PHÂN HIỆU TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI TẠI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH, THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP Mã số: PHMN.ĐTSV.2020.23 Chủ nhiệm đề tài: Thành viên tham gia: Lớp: Nguyễn Đức Hải Ngô Văn Đơ Tơ Văn Bình Đỗ Thị Hương 1905QTVD THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH, NĂM 2021 LỜI CAM ĐOAN Chúng tơi xin cam đoan cơng trình nghiên cứu nhóm thực chưa cơng bố cơng trình nghiên cứu khoa học khác Trong q trình nhóm thực đề tài có tham khảo tài liệu có liên quan việc tham khảo nguồn tài liệu trích dẫn theo quy định Chủ nhiệm đề tài Nguyễn Đức Hải LỜI CẢM ƠN Để hồn thiện đề tài “Cơng tác soạn thảo ban hành văn Phân hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Thành phố Hồ Chí Minh, thực trạng giải pháp” lời xin chân thành cảm ơn ThS Nguyễn Thị Bình tận tình dẫn giúp đỡ chúng tơi suốt q trình nghiên cứu, thực hồn thành đề tài; Chúng tơi xin trân trọng cảm ơn thầy, cô giáo Khoa Quản trị văn phòng Lưu trữ trực tiếp giảng dạy, thầy Hội đồng tạo điều kiện, đóng góp ý kiến cho chúng tơi suốt q trình học tập hồn thiện đề tài; Chúng tơi xin trân trọng cảm ơn Ban Giám đốc, Phòng HC-QTTC cung cấp số liệu, thông tin liên quan đến đề tài có nhiều đóng góp q báu; Chúng tơi xin ghi nhận động viên, giúp đỡ bạn bè động viên, giúp đỡ q trình học tập, nghiên cứu hồn thành đề tài; Nhóm cố gắng, chắn đề tài khơng thể tránh khỏi sai sót, mong nhận nhiều ý kiến góp ý, dẫn giúp đỡ Xin chân thành cảm ơn! MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO, BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH 1.1 Khái qt cơng tác soạn thảo ban hành văn 1.1.1 Các khái niệm 1.1.1.1 Văn 1.1.1.2 Văn hành 1.1.2 Đặc điểm văn hành 1.1.3 Chức văn 10 1.1.4 Các loại văn hành 12 1.1.5 Yêu cầu văn hành 14 1.2 Quy trình soạn thảo văn hành 17 1.2.1 Soạn thảo văn 17 1.2.2 Duyệt thảo 18 1.2.3 Kiểm tra văn trước ban hành 18 1.2.4 Ký ban hành văn 19 1.3 Những quy định văn soạn thảo ban hành văn hành 20 Chương THỰC TRẠNG CƠNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI PHÂN HIỆU TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI TẠI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH 22 2.1 Khái quát Phân hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Thành phố Hồ Chí Minh 22 2.1.1 Vị trí, chức 23 2.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 23 2.1.3 Cơ cấu tổ chức 25 2.2 Thực trạng công tác soạn thảo ban hành văn Phân hiệu 27 2.2.1 Soạn thảo văn 27 2.2.2 Duyệt thảo 31 2.2.3 Kiểm tra văn trước ký ban hành 32 2.2.4 Ký ban hành văn 34 2.3 Nhận xét chung 35 2.3.1 Kết đạt 35 2.3.2 Hạn chế 36 2.3.2 Nguyên nhân hạn chế 37 Chương MỘT SỐ GIẢI PHÁP GĨP PHẦN NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CƠNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI PHÂN HIỆU TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI TẠI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH 39 3.1 Cơ sở đề xuất giải pháp 39 3.1.1 Cơ sở pháp lý 39 3.1.2 Cơ sở thực tiễn 39 3.2 Các giải pháp cụ thể 40 3.2.1 Nâng cao ý thức trách nhiệm công chức, viên chức việc soạn thảo ban hành văn 40 3.2.2 Ban hành tổ chức thực văn hướng dẫn soạn thảo ban hành văn 41 3.2.3 Tổ chức thực quy trình soạn thảo văn quy định 43 3.2.4 Ứng dụng công nghệ thông tin soạn thảo ban hành văn 48 KẾT LUẬN 50 TÀI LIỆU THAM KHẢO 52 PHỤ LỤC 55 PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Văn hành phương tiện quan trọng khơng thể thiếu hoạt động quan, tổ chức Nó cơng cụ hữu hiệu giúp cho quan quản lý điều hành hoạt động quan Soạn thảo ban hành văn nội dung quan trọng giúp cho hoạt động quan diễn cách có hệ thống đảm bảo thống việc giải công việc quan Trong năm qua, công tác soạn thảo ban hành văn góp phần tích cực việc đáp ứng yêu cầu quản lý nhà nước lĩnh vực đời sống xã hội Đặc biệt sau Chính phủ ban hành Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng năm 2020 công tác văn thư, công tác soạn thảo ban hành văn quan ngày vào nề nếp, khắc phục nhược điểm trước Tuy nhiên, thực tế, công tác soạn thảo ban hành văn số quan nói chung Phân hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Thành phố Hồ Chí Minh nói riêng cịn nhiều hạn chế, chất lượng văn ban hành chưa cao, văn ban hành cịn nhiều sai sót nội dung, thể thức kỹ thuật trình bày Do vậy, để tìm hiểu thực trạng công tác soạn thảo ban hành văn Phân hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Thành phố Hồ Chí Minh làm rõ ưu điểm, hạn chế công tác này, sở đưa giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác soạn thảo ban hành văn Phân hiệu Vì vậy, lựa chọn đề tài “Công tác soạn thảo ban hành văn Phân hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Thành phố Hồ Chí Minh, thực trạng giải pháp” để nghiên cứu Tổng quan tình hình nghiên cứu Nghiên cứu cơng tác soạn thảo ban hành văn có nhiều nhà khoa học nghiên cứu Tại Việt Nam, có nhiều cơng trình nghiên cứu lĩnh vực cơng trình nghiên cứu khoa học, giáo trình soạn thảo văn bản; viết báo, tạp chí, luận văn tốt nghiệp, khố luận… Trong q trình thực đề tài, nhóm tiếp cận với nhiều tài liệu, cơng trình nghiên cứu có liên quan đến vấn đề mà nhóm nghiên cứu Đây nguồn tài liệu phong phú giúp cho việc định hướng, lựa chọn nội dung quan trọng để thực đề tài Một số sách, giáo trình, khóa luận, luận văn có liên quan đến công tác soạn thảo văn như: Khóa luận “Cơng tác soạn thảo ban hành văn hành số trường Đại học địa bàn thành phố Hà Nội”, năm 2018 tác giả Phan Huệ Dương Khóa luận thực trạng công tác soạn thảo ban hành văn hành số trường đại học địa bàn Thành phố Hà Nội qua yếu tố như: thẩm quyền ban hành văn bản, nội dung văn bản, thể thức kỹ thuật trình bày văn bản, văn phong - ngơn ngữ quy trình soạn thảo ban hành văn Trên sở thực trạng tác giả nghiên cứu để góp phần cố chất lượng hiệu hoạt động trường đại học địa bàn Thành phố Hà Nội Khóa luận “Nâng cao chất lượng cơng tác soạn thảo ban hành văn Ủy ban nhân dân huyện Kỳ Anh, tỉnh Hà Tĩnh”, năm 2016 tác giả Phan Thị Kim Tuyến Trên sở thực trạng tác giả đưa đánh giá ưu, nhược điểm đề xuất số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác soạn thảo ban hành văn quan Khóa luận “Soạn thảo ban hành văn hành Học viện Hành Quốc gia” năm 2018 tác giả Vũ Thị Hiền Tác giả đề xuất số giải pháp nhằm cải thiện nâng cao công tác soạn thảo ban hành văn Học viện Hành Quốc gia để bước hồn thiện cơng tác Luận văn thạc sĩ, chuyên ngành Lưu trữ học, Đa ̣i ho ̣c Khoa ho ̣c Xã hô ̣i và Nhân văn Hà Nội, “Nghiên cứu chuẩn hoá hệ thống văn phục vụ hoạt động đào tạo Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội” năm 2014 tác giả Vũ Thị Hà Trên sở thực trạng hệ thống văn phục vụ hoạt động đào tạo tác giả nghiên cứu để chuẩn hóa văn nhằm nâng cao chất lượng hoạt động đào tạo Luận văn thạc sĩ Quản lý công, Học viện Hành Quốc gia, “Chất lượng ban hành văn hành của Ủy ban nhân dân phường, quận Gị Vấp, Thành phố Hồ Chí Minh” năm 2016 tác giả Trần Thị Nhàn Luận văn hạn chế công tác ban hành văn hành đề xuất số giải pháp nâng cao chất lượng ban hành văn hành UBND phường địa bàn quận Gị Vấp Ngồi ra, cịn có viết, nghiên cứu - trao đổi công tác soạn thảo ban hành văn hành đăng tải tạp chí khoa học kỷ yếu hội thảo khoa học công tác văn thư - lưu trữ như: Thể thức văn thể thức văn quản lý nhà nước, số vấn đề lý luận thực tiễn PGS Vương Đình Quyền (Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam số 01/2004) Một số vấn đề soạn thảo, ban hành định (cá biệt) Nguyễn Văn Kết (Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam số 10/2008) Phương pháp soạn thảo, kỹ thuật soạn thảo văn hành (Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam số 07/2015) Tuy nhiên, đến thời điểm tại, chưa có cơng trình nghiên cứu công tác soạn thảo ban hành văn Phân hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Thành phố Hồ Chí Minh, chúng tơi chọn đề tài “Công tác soạn thảo ban hành văn Phân hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Thành phố Hồ Chí Minh, thực trạng giải pháp” để nghiên cứu Mục tiêu nhiệm vụ nghiên cứu - Mục tiêu nghiên cứu Nhằm nâng cao chất lượng hồn thiện cơng tác soạn thảo ban hành văn Phân hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Thành phố Hồ Chí Minh - Nhiệm vụ nghiên cứu + Nghiên cứu hệ thống sở lý luận pháp lý liên quan đến công tác soạn thảo ban hành văn bản; + Khảo sát, đánh giá thực trạng công tác soạn thảo ban hành văn Phân hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Thành phố Hồ Chí Minh, ưu điểm, hạn chế, nguyên nhân; + Đề xuất giải pháp nhằm góp phần nâng cao chất lượng cơng tác soạn thảo ban hành văn Phân hiệu Đối tượng phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: Công tác soạn thảo ban hành văn Phân hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Thành phố Hồ Chí Minh - Phạm vi nghiên cứu: + Về mặt không gian: Đề tài thực khảo sát công tác soạn thảo ban hành văn Phân hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Thành phố Hồ Chí Minh + Về mặt thời gian: Từ năm 2019 đến + Về mặt nội dung: Công tác soạn thảo ban hành văn Phân hiệu từ năm 2019 đến Phương pháp nghiên cứu Để thực đề tài này, nhóm sử dụng phương pháp như: - Phương pháp phân tích - tổng hợp: Trên sở quy định pháp luật, thông tin từ tài liệu tham khảo, nhóm tác giả sử dụng phương pháp phân tích để đánh giá cơng việc soạn thảo ban hành văn Dựa kết phân tích từ đánh giá tồn diện lý luận thực tiễn nhằm rút học kinh 62 - Thường xuyên tổ chức lớp bồi dưỡng nâng cao lực soạn thảo văn bản, Phòng HC-QT-TC tổ chức buổi phổ biến, triển khai, hướng dẫn văn quy định 63 PHỤ LỤC SỐ Một số văn Phân hiệu ban hành 64 65 66 67 68 69 70 71 72 73 PHỤ LỤC SỐ Quy trình trình ký văn Phân hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Thành phố Hồ Chí Minh 74 75 76 ... Khi soạn thảo văn hành lựa chọn chức phù hợp giúp cho việc ban hành văn nâng cao chất lượng, hiệu lực, hiệu văn nâng cao Văn hành có số chức bản: - Chức thông tin Đây chức tổng quát văn quản lý... văn tập hợp thành phần cấu thành văn bản, bao gồm thành phần áp dụng tất loại văn thành phần bổ sung trường hợp cụ thể số loại văn định” Thể thức văn hành bao gồm thành phần chính: + Quốc hiệu Tiêu... trình hoạt động tương đối nhiều, năm sau cao năm trước Cụ thể: Thời gian Văn Văn đến Năm 2019 3202 1957 Năm 2020 2550 2275 Các loại văn hành ban hành Phân hiệu bao gồm: Quyết định, báo cáo, thơng