(Luận văn thạc sĩ) quy trình ban hành văn bản hành chính tại ban cơ yếu chính phủ

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐẠO TẠO ……………./……… BỘ NỘI VỤ …… /…… HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA NGUYỄN THÚY MAI TÊN ĐỀ TÀI LUẬN VĂN QUY TRÌNH BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH TẠI BAN CƠ YẾU CHÍNH PHỦ LUẬN VĂN THẠC SĨ CHUYÊN NGÀNH QUẢN LÝ CÔNG HÀ NỘI, NĂM 2019 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐẠO TẠO ……………./……… BỘ NỘI VỤ …… /…… HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA NGUYỄN THÚY MAI TÊN ĐỀ TÀI LUẬN VĂN QUY TRÌNH BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH TẠI BAN CƠ YẾU CHÍNH PHỦ LUẬN VĂN THẠC SĨ CHUYÊN NGÀNH QUẢN LÝ CÔNG Mã số: 34 04 03 NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: TS NGUYỄN THỊ HÀ HÀ NỘI, NĂM 2019 LỜI CAM ĐOAN Tôi cam đoan cơng trình nghiên cứu riêng tơi Các số liệu, kết nêu luận văn trung thực chưa công bố cơng trình khác Tác giả Nguyễn Thúy Mai LỜI CẢM ƠN Tôi xin gửi lời cảm ơn trân trọng sâu sắc nhấtđến cô giáo TS Nguyễn Thị Hà - người tận tình giúp đỡ, hướng dẫn cho tơi suốt q trình nghiên cứu thực đề tài Tôi xin chân thành cảm ơn thầy, cô giáo công tác Học viện Hành Quốc Gia truyền dạy kiến thức quý báu, tạo điều kiện giúp đỡ trình học tập Học viện truyền đạt kinh nghiệm cho luận văn hoàn thành thuận lợi Đồng thời xin gửi lời cảm ơn Thủ trưởng quan, người đồng nghiệp tạo điều kiện mặt thời gian để tham gia hồn thành khóa học cách tốt Cảm ơn gia đình bạn bè người ln bên động viên, giúp đỡ tơi lúc khó khăn Xin trân trọng cảm ơn! Hà Nội, ngày 19 tháng năm 2019 Nguyễn Thúy Mai MỤC LỤC DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU MỞ ĐẦU CHƯƠNG 1.CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUY TRÌNH BAN HÀNHVĂN BẢN HÀNH CHÍNH 1.1 Khái quát chung văn hành 1.1.1 Một số khái niệm văn 1.1.2 Chức văn hành 10 1.1.3 Phân loại văn hành 13 1.1.4 Văn hành Ban yếu Chính phủ 19 1.2 Những yêu cầu kỹ thuật soạn thảo văn hành 20 1.2.1 Yêu cầu nội dung 20 1.2.2 Yêu cầu thể thức văn 23 1.2.3 Ngơn ngữ văn hành 24 1.3 Quy trình ban hành văn hành 28 1.3.1 Khái niệm quy trình ban hành văn 28 1.3.2 Quy trình ban hành văn hành 28 CHƯƠNG 2.THỰC TRẠNG QUY TRÌNH BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNHTẠI BAN CƠ YẾU CHÍNH PHỦ 35 2.1 Khái quát Ban Cơ yếu Chính phủ 35 2.1.1 Lịch sử hình thành phát triển 35 2.1.2 Vị trí, chức 37 2.1.3 Nhiệm vụ, quyền hạn 37 2.1.4 Cơ cấu tổ chức máy 39 2.2 Phân tích thực trạng quy trình ban hành văn hành Ban Cơ yếu Chính phủ 40 2.2.1 Thực trạng quy trình ban hành văn hành Ban Cơ yếu Chính phủ 40 2.2.2 Số lượng văn hành ban hành Ban Cơ yếu Chính phủ 49 2.2.3 Chất lượngvăn hành ban hành Ban Cơ yếu Chính phủ 52 2.3 Đánh giá, nhận xét chung quy trình ban hành văn hành Ban Cơ yếu Chính phủ 62 2.3.1 Những mặt đạt 62 2.3.2 Những hạn chế tồn 64 2.3.3 Nguyên nhân hạn chế, tồn 66 CHƯƠNG 3.MỘT SỐ GIẢI PHÁP HỒN THIỆN QUY TRÌNH BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH TẠI BAN CƠ YẾU CHÍNH PHỦ 69 3.1 Cơ sở đề xuất giải pháp 69 3.1.1 Chủ trương Đảng nhà nước việc nâng cao chất lượng xây dựng ban hành văn 69 3.1.2 Thực cơng cải cách hành nhà nước 72 3.1.3 Hội nhập quốc tế thực cách mạng công nghiêp lần thứ 73 3.2 Một số giải pháp nhằm hồn thiện quy trình ban hành văn hành Ban Cơ yếu Chính phủ 74 3.2.1 Nhóm giải pháp chung 74 3.2.2 Nhóm giải pháp cụ thể 78 KẾT LUẬN 90 TÀI LIỆU THAM KHẢO 92 PHỤ LỤC 95 DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU Hình, bảng biểu Nội dung Trang Sơ đồ 2.1 Cơ cấu tổ chức Ban Cơ yếu Chính phủ 38 Sơ đồ 2.2 Quy trình ban hành văn hành Ban Cơ yếu Chính phủ 39 Sơ đồ 2.3 Quy trình ban hành văn hành đề xuất Ban Cơ yếu Chính phủ 80 Biểu đồ 2.1 Tổng số văn hành ban hành Ban Cơ yếu Chính phủ (Từ 01/2012 đến 12/2017) 48 Biểu đồ 2.2 Cơ cấu loại văn hành Ban Cơ yếu Chính phủ giai đoạn 2012-2017 49 Biểu đồ 2.3 Tỉ lệ văn mắc lỗi thể thức theo năm từ 20122017 53 Biểu đồ 2.4 Tần suất mắc lỗi thể thức theo thành phần thể thức văn từ 2012-2017 55 Bảng 2.1 Thống kê số lượng văn hành ban hành từ 01/01/2012 đến hết 31/12/2017 Ban Cơ yếu Chính phủ 49 Bảng 2.2 Tỉ lệ văn mắc lỗi thể thức qua năm từ 20122017 53 Bảng 2.3 Tần suất xuất lỗi thể thức theo thành phần thể thức văn từ 2012-2017 54 MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Văn hành đóng vai trò quan trọng quan, tổ chức văn hành cơng cụ, phương tiện giúp cho quan, tổ chức quản lý, điều hành hoạt động quan, tổ chức cách có hiệu Chính vậy, để văn hành trở thành cơng cụ, phương tiện quản lý, điều hành có hiệu quả, quan, tổ chức cần phải trọng cách mực đến nhiều hoạt động, từ việc xây dựng ban hành quy chếquy định đến quy trình xây dựng văn hành đến việc bồi dưỡng nâng cao lực cán bộ, công chức, viên chức công tác soạn thảo văn bản,cho đến việc quy định chế tài cá nhân, tổ chức soạn thảo văn chưa đảm bảo chất lượng Song nội dung quan trọng mà quan, tổ chức cần phải trọng xây dựng quy trình quy định việc xây dựng ban hành văn hành quan, tổ chức Việc quan tâm mực đến quy trình soạn thảo ban hành văn hành góp phần tích cực vào việc tăng cường hiệu lực, hiệu quản lý hành nhà nước Trên thực tế, quy trình soạn thảo ban hành văn quy phạm pháp luật nhà nước quy định cụ thể Luật Ban hành văn quy phạm pháp luật (2015) Nghị định số 34/2016/ NĐ - CP ban hành ngày 14 tháng năm 2016 có hiệu lực kể từ ngày 01/7/2016 quy định biện pháp thi hành số điều Luật Ban hành văn quy phạm pháp luật Còn hệ thống văn hành áp dụng theo quy định Nghị định số 110/2004/NĐCP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ Cơng tác Văn thư Nghị định 09/2010/ NĐ - CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 sửa đổi bổ sung số điều Nghị định 110, nhiên để phù hợp với mối quan, tổ chức tuỳ theo chức năng, nhiệm vụ tính chất cơng việc cấu tổ chức khác quan, tổ chức cần quy định riêng quy trình xây dựng ban hành văn hành Chính vậy, cơng tác xây dựng ban hành văn hành thực tế cịn có nhiều hạn chế, đặc biệt nhiều văn cịn có lỗi thể thức, lỗi ngơn ngữ, chí có văn nội dung trái pháp luật, văn ban hành khơng khả thi Những văn gây ảnh hưởng không nhỏ mặt đời sống xã hội, làm giảm uy tín hiệu tác động quan hành nhà nước Ban Cơ yếu Chính phủ quan mật mã quốc gia, quản lý chuyên ngành yếu, đặt đạo trực tiếp Bộ Trưởng Bộ Quốc phịng, có trách nhiệm giúp Bộ trưởng Bộ Quốc phịng tham mưu cho Đảng, Nhà nước cơng tác yếu, thực quản lý nhà nước yếu phạm vi nước Hàng năm, Ban Cơ yếu Chính phủ ban hành nhiều văn hành để quản lý điều hành hoạt động mình, xác định vai trị văn bản, thời gian gần công tác ban hành văn cấp lãnh đạo quan tâm đạo nên việc ban hành văn đảm bảo quy định nhà nước Nhưng bên cạnh điểm đạt bộc lộ số hạn chế, chẳng hạn, cịn có văn đơn vị soạn thảo trình lãnh đạo ký bị trả sai thể thức; có văn khơng thẩm quyền phịng ban chun mơn Một lý cịn có việc sai sót theo chúng tơi Quy trình xây dựng ban hành văn quan chưa quy định rõ ràng, có trường hợp có quy định khơng tn thủ làm theo, chẳng hạn, nội dung văn phải phù hợp với chức nhiệm vụ phịng, ban khơng làm dẫn đến sai thẩm quyền phải trả về, làm ảnh hưởng đến hiệu công việc Xuất phát từ lý trên, chọn đề tài: “Quy trình ban hành văn hành Ban Cơ yếu Chính phủ”nghiên cứu làm luận văn thạc sỹ quản lý cơng 2 Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài luận văn Nghiên cứu văn hành nói chung quy trình xây dựng ban hành văn hành nói riêng nhà khoa học quan tâm nghiên cứu từ lâu có nhiều cơng trình khoa học cơng bố, nêu số cơng trình tiêu biểu sau đây: - Nguyễn Văn Thâm (2010), Soạn thảo xử lý văn QLNN, Nxb Chính trị Quốc gia, (Xuất lần thứ có sửa đổi, bổ sung) Cuốn sách tác giả nghiên cứu sở lý thuyết văn QLNN; khái niệm, chức năng, vai trị văn QLNN; ngơn ngữ văn quản lý nhà nước quy trình xây dựng văn bản; kỹ soạn thảo văn bản; Kỹ thuật soạn thảo số loại văn bản; sách đề cập đến việc đánh giá tổ chức sử dụng văn bản; giới hoá tự động hoá việc soạn thảo xử lý văn - Lưu Kiếm Thanh (1998), Hướng dẫn soạn thảo văn quản lý hành nhà nước, Nhà xuất Thống kê Cuốn sách tác giả chủ yếu đề cập đến kỹ thuật soạn thảo văn hành nhà nước bao gồm: tổng quan văn hành nhà nước; yêu cầu kỹ thuật soạn thảo văn hành nhà nước; quy trình xây dựng ban hành van hành chính; Kỹ thuật soạn thảo số loại văn hành Cuốn sách cung cấp sở lý thuyết quan trọng, giúp người đọc nhận diện loại văn hành kỹ thuật soạn thảo loại văn hành cụ thể - Tạ Hữu Ánh (1998), Soạn thảo ban hành văn quan, tổ chức, Nxb Lao động - Nguyễn Thị Hà (2013), Hướng dẫn soạn thảo văn quản lý hành cho cán bộ, cơng chức xã, phường, thị trấn, Nxb Chính trị Quốc gia, Hà Nội giúp cho việc triển khai nội dung văn bị không bị lạc chủ đề, tránh tình trạng trùng lặp ý, thừa hay thiếu ý; đồng thời giúp cho nội dung văn xếp theo trình tự lôgic chặt chẽ hợp lý điều kiện cho phép - Viết dự thảo, trao đổi, chỉnh lý dựthảo Trong viết thảo, cần lưu ý luôn phải dựa vào đề cương tuân theo yêu cầu bố cục, văn phong, ngôn ngữ hành Bản thảo viết xong phải người viết kiểm tra chi tiết nội dung hình thức.Và viết, kiểm tra thảo, người viết điều chỉnh lại trật tự luận điểm cho thật hợp lý, khoahọc Trong trường hợp cần thiết, chuyên viên soạn thảo có quyền đề xuất với người đứng đầu quan, tổ chức việc tham khảo ý kiến quan, tổ chức đơn vị, cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để điều chỉnh nhằm hoàn thiện thảo trước thông qua Cần lưu ý rằng: việc hồn thiện văn mặt nội dung phải có xem xét đạo trưởng đơn vị chuyên mơn Và người đứng đầu phận văn phịng, hành quan tư vấn phương diện thể thức, ngơn ngữ, trình bày văn cá nhân đơn vị chức chủ trì soạn thảo có nhu cầu Bước Kiểm tra dự thảo trước ký ban hành Dự thảo văn sau soạn thảo xong cần chuyển cho đơn vị chức kiểm tra trước trình lãnh đạo xem xét, thông qua ký ban hành Theo quy định pháp luật hành, người đứng đầu đơn vị chủ trì soạn thảo văn phải kiểm tra chịu trách nhiệm độ xác nội dung văn bản, ký nháy/tắt vào cuối nội dung văn Chánh Văn phịng (hoặc Trưởng phịng hành chính) giúp người đứng đầu quan tổ chức kiểm tra lần cuối chịu trách nhiệm thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành văn quan, tổ chức phải ký nháy/tắt vào vị trí cuối “Nơi nhận” 81 Bước Xem xét, thông qua dự thảo Việc xem xét, thông qua dự thảo văn thực tuỳ theo tính chất hoạt động quan, tổ chức tính chất dự thảo Dự thảo văn xem xét, thông qua cá nhân thủ trưởng quan người uỷ quyền quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng tính chất vấn đề cần phê duyệt nội dung dự thảo thuộc trách nhiệm cá nhân người đứng đầu Trường hợp thủ trưởng quan, tổ chức ký trực tiếp uỷ quyền cho cấp phó ký thay Dự thảo văn cịn xem xét, thông qua tập thể trường hợp văn thông qua tập thể với vấn đề quan trọng quan, tổ chức mà theo quy định pháp luật, phải thảo luận tập thể định theo đa số Bước Ban hành gửi, lưu văn - Ban hành văn Việc ban hành văn thực cách đăng tải trang thông tin điện tử quan, tổ chức ban hành văn gửi trực tiếp văn đến quan, tổ chức, cá nhân đối tượng nhận văn phương thức khác, tuỳ theo yêu cầu cần truyền đạt thông tin văn cụ thể - Gửi lưu văn Việc gửi vănbản cần đảm bảo nguyên tắc:Chuyển tuyến, đốitượng; Chuyển thờihạn; Không chuyển vượtcấp Việc lưu văn đảm bảo nguyên tắc lưu hai nơi: gốc lưu Văn thư quan, tổ chức lưu hồ sơ Bản gốc lưu Văn thư quan, tổ chức phải đóng dấu xếp theo thứ tự đăng ký Có thể tổng thể hóa Quy trình ban hành văn hành nêu sơ đồ sau đây: 82 Nêu sáng kiến Giao nhiệm vụ dự thảo, soạn thảo Cán phụ trách, đơn vị chức Soạn thảo, lấy ý kiến góp ý xây dựng dự thảo Thủ trưởng quan Kiểm tra dự thảo trước ký ban hành Xem xét, thông qua dự thảo Ban hành gửi, lưu văn Bộ phận văn thư Sơ đồ 2.3 Quy trình vềban hành văn hành đề xuất Ban Cơ yếu Chính phủ 3.2.2.2 Mẫu hóa văn theo đặc thù hoạt động Ban yếu Chính phủ Mẫu hóa văn việc trình bày văn theo tiêu chuẩn hình thức quan có thẩm quyền phê duyệt dùng làm mẫu để đơn vị, cá nhân tuân theo trình soạn thảo ban hành văn Trên thực tế, mẫu hóa văn tạo điều kiện thuận lợi cho việc tiến hành tiêu chuẩn hóa văn quan, nhằm tạo điều kiện cho việc soạn thảo, ban hành văn thống việc quản lí văn tiến hành nhanh, hiệu Hiện nay, Ban Cơ yếu Chính phủ bắt đầu tiến hành việc mẫu hóa văn văn đơn giản Các loại mẫu văn niêm yết công khai phận Văn thư để cá nhân, đơn vị có nhu cầu tham 83 khảo Tuy nhiên, loại văn có giá trị quan trọng lưu trữ phận Văn thư-Lưu trữ Ban lại chưa mẫu hóa Chính vậy, tình trạng văn ban hành mắc lỗi thể thức phổ biến (như tác giả thống kê chương luận văn này) Chính vậy, cần tăng cường mẫu hóa tồn văn hành Ban, đặc biệt văn hành cá biệt văn hành thơng thường quan trọng thành hệ thống văn mẫu để tất đơn vị, cá nhân sử dụng cách thuận lợi, thống Tiếp đó, hệ thống hóa tồn quy trình ban hành văn hành tất mẫu văn hành để xây dựng sở liệu văn mẫu Ban Sau hoàn thành sở liệu văn mẫu sử dụng Website mạng thông tin nội Ban để tất các đơn vị cá nhân tải sử dụng chung Giải pháp vừa giảm thời gian soạn thảo nhân viên soạn thảo vừa đảm bảo tính thống quy chuẩn thể thức văn 3.2.2.3 Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin Ngồi yếu tố “con người”, yếu tố công nghệ giúp đặt tảng cho công khai, minh bạch, hiệu cho hoạt động quan, tổ chức, Ban yếu Chính phủ khơng ngoại lệ Công nghệ thông tin động lực quan trọng phát triển, ứng dụng công nghệ thơng tin nhằm thúc đẩy giải nhanh chóng công việc tổ chức, tiết kiệm thời gian, tiền bạc cho nhân dân - Ứng dụng công nghệ thông tin vào tra cứu liệu văn Để thực việc tra cứu liệu qua mạng cần xây dựng cổng thơng tin điện tử có đầy đủ thơng tin quy trình thủ tục thực dịch vụ, giấy tờ cần thiết, bước tiến hành, thời gian thực hiện, chi phí thực Ngồi ra, cổng thơng tin điện tử cho phép người sử dụng tải mẫu đơn, hồ sơ để người sử dụng in giấy, điền vào mẫu đơn 84 - Ứng dụng công nghệ thông tin vào giải việc nội tổ chức Bằng cách sử dụng phần mềm chuyên dụng, việc nhận hồ sơ, luân chuyển quản lý, điều hành việc xử lý hồ sơ theo quy trình thống Các phần mềm mơ chi tiết công đoạn xử lý thời gian xử lý công việc Luân chuyển hồ sơ công đoạn phân chia hồ sơ cho chuyên viên xử lý thực phần mềm Chuyên viên cần ấn chuột mở hồ sơ, xử lý phần mềm ghi nhận tên người xử lý hồ sơ, thời gian hoàn thành, hạn hay trễ - Xây dựng phần mềm thực việc quản lý sở liệu tình hình tổ chức, hoạt động lĩnh vực phòng, ban Ban yếu Chính phủ Việc xây dựng phần mềm cho đơn vị quản lý, CBCC nắm số lượng, tình hình cụ thể lĩnh vực, mảng hoạt động phạm vi quản lý, thực trạng tổ chức hoạt động để có biện pháp xử lý kịp thời trường hợp có vi phạm xảy ngăn chặn vi phạm xảy ra, đồng thời hỗ trợ, tư vấn pháp luật cho tổ chức trường hợp cần thiết Muốn xây dựng phần mềm có sở liệu hồn chỉnh mảng phạm vi quản lý phòng, ban, đơn vị theo phạm vi hoạt động vấn đề khơng q khó Cái khó xây dựng có số liệu chung, đưa nhìn tổng thể hoạt động đơn vị phòng, ban Ban yếu Chính phủ cập nhật kịp thời thay đổi thời điểm Để làm điều đòi hỏi chế độ thông tin báo cáo việc tổ chức hoạt động phòng, ban phải thực đầy đủ, kịp thời, thông tin đưa phải xác thống từ cấp đến cấp Thực tế cho thấy, việc thực chế độ thông tin báo cáo đơn vị liên quan công tác quản lý 85 năm gần tốt son bối cảnh công nghệ thông tin phát triển cách mạng công nghiệp 4.0 nay, lãnh đạo Ban yếu Chính phủ cần đầu tư cơng nghệ để có thơng tin, số liệu xác thực hoạt động quản lý có hiệu 3.2.2.4 Đầu tư trang thiết bị phục vụ công tác xây dựng ban hành văn Cơ sở vật chất phương tiện để thực thi cơng vụ Yếu tố có ảnh hưởng lớn đến hiệu thực thi công việc Trong thời gian qua, trang thiết bị phục vụ công tác xây dựng ban hành văn Ban yếu phủ đầu tư, nhiều hạn chế, chưa đáp ứng nhu cầu CBCC q trình thực thi cơng vụ Chính vậy, u cầu đặt cần phải đầu tư trang thiết bị nhằm nâng cao hiệu công tác soạn thảo ban hành văn 3.2.2.5 Hiện đại hóa sở vật chất, trang thiết bị văn phòng Điều kiện làm việc tốt giúp cán nhiều việc tổ chức sử dụng văn Phân loại phòng, ban làm việc theo tiêu chuẩn xác định Tìm phịng, ban chưa đạt chuẩn, có kế hoạch ưu tiên xây dựng, đảm bảo giải dứt điểm phịng, ban có trang thiết bị làm việc chưa không đạt yêu cầu Thực mức đầu tư trang bị điều kiện làm việc pháp luật quy định Có kế hoạch trang bị khẩn trương, đầy đủ thiết bị văn phòng, thiết bị công nghệ thông tin phục vụ chế độ công vụ Văn phòng cánh tay đắc lực giúp Ban lãnh đạo việc điều hành hoạt động Ban Văn phịng có trách nhiệm tạo mơi trường để Ban yếu vận hành khoa học, có hiệu quả, tránh chồng chéo bỏ sót cơng việc Trong bối cảnh nước ta nay, văn phòng phải có ý thức trước đơn vị khác 86 việc đổi nhằm đáp ứng tốt yêu cầu thực tế giai đoạn Hiện đại hóa sở vật chất, trang thiết bị văn phòng yêu cầu thiết yếu trình đại hóa cơng tác văn phịng Cơ sở vật chất đại, trang thiết bị tiên tiến giúp cán giảm thiểu sức lực, tiết kiệm chi phí, hỗ trợ đắc lực giải cơng việc, đem lại hiệu suất cao hoạt động văn phòng Trên sở yêu cầu cụ thể q trình giải cơng việc, Lãnh đạo phịng, ban nghiên cứu đề xuất với Lãnh đạo Ban yếu Chính phủ cấp có thẩm quyền bước trang bị sở vật chất, trang thiết bị văn phòng đại, đáp ứng đầy đủ yêu cầu đặt Đầu tư xây dựng sở vật chất, phòng làm việc theo hướng đảm bảo yêu cầu sức khỏe như: ánh sáng, tiếng ồn, lưu thơng khơng khí, phịng cháy chữa cháy…; quy định diện tích làm việc, bàn, ghế, tủ tài liệu… Trang bị thiết bị cần phải có văn phịng gồm: máy vi tính, máy in, máy photocopy, máy quét, máy fax, điện thoại, hệ thống mạng… Trong bối cảnh phát triển vũ bão công nghệ thông tin giới, việc đại hóa trang thiết bị văn phòng cần phải đảm bảo ứng dụng tiện ích mà cơng nghệ thơng tin mang lại; đẩy mạnh tin học hóa cơng tác văn phịng; bước xây dựng, sử dụng quản lý hệ thống thông tin, sở liệu phục vụ hoạt động quản lý; đồng thời có biện pháp bảo mật, đảm bảo an ninh, an tồn thơng tin hệ thống tin học văn phòng 3.2.2.6 Tối ưu hóa kỹ thuật hành văn phịng Kỹ thuật hành văn phịng phương thức, kỹ điều hành tổ chức công việc quan, biện pháp mang tính nghiệp vụ gắn liền với việc sử dụng công cụ cần thiết q trình điều hành Có thể hiểu kỹ thuật hành văn phịng cách thức sử dụng phương tiện 87 người quan cách đơn giản, rõ ràng hiệu quả; sợi dây kết nối điều kiện vật chất, người với tạo hài hòa kết cấu mặt văn phòng (cơ sở vật chất, nghiệp vụ, người), biến tiềm văn phòng thành hiệu thiết thực Để xây dựng hệ thống kỹ thuật hành văn phịng tiên tiến, phù hợp với địi hỏi cuả thực tiễn đại hóa cơng tác Văn phòng nay, cần phải tập trung giải vấn đề sau: - Thể chế văn phòng: nghiên cứu đưa quy chế chung tổ chức máy văn phịng; quy trình hoạt động, điều hành văn phịng; tiêu chuẩn hóa cơng việc văn phịng - Tổ chức văn phịng: nghiên cứu xây dựng mơ hình tổ chức máy tối ưu; phân công rõ trách nhiệm, quyền hạn cá nhân, phận - Quy trình cơng tác văn phịng: xây dựng tiêu chuẩn hóa quy trình giải cơng việc văn phịng với mục tiêu đơn giản hóa quy trình, thủ tục; cắt bỏ thao tác thừa, không cần thiết; đặc biệt dễ dàng kiểm sốt cơng đoạn trình thực thi nhiệm vụ - Chất lượng sản phẩm: cần đưa tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm văn phòng; đồng thời phải xây dựng chế kiểm tra, giám sát để kịp thời ngăn chặn, loại bỏ sản phẩm khơng đạt u cầu; có biện pháp để đảm bảo trì chất lượng sản phẩm - Tin học hóa hoạt động văn phịng: nghiên cứu ứng dụng thành công nghệ thông tin vào việc thu thập, xử lý, lưu trữ truyền tải thông tin; ứng dụng tin học hỗ trợ tác nghiệp cụ thể văn phòng 88 Tiểu kết chương Trên sở phân tích thực trạng quy trình ban hành văn hành nguyên nhân hạn chế công tác Chương 2, tác giả đưa sở thực tiễn quan trọng để xây dựng giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình ban hành văn hành Ban Cơ yếu Chính phủ Chương tác giả đưa đề xuất số giải pháp như: tăng cường giáo dục nâng cao nhận thức công tác soạn thảo, ban hành quản lý văn cho cán cơng tác Ban Cơ yếu Chính phủ; ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào quy trình ban hành văn hành để rút ngắn thời gian thực quy trình soạn thảo, ban hành quản lý văn hành chính; tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ soạn thảo, ban hành quản lý văn hành chính;…Những giải pháp mang tính cấp thiết, nhiên để chất lượng quy trình ban hành văn hành nâng cao rõ rệt ổn định, quan trọng quy trình phải quy định thành hệ thống bước theo thứ tự, đồng thời việc nâng cao trình độ, nhận thức người tổ chức giải pháp cốt lõi.Bởi bất hợp lý quy trình ngun nhân phần lớn hạn chế, tồn công tác soạn thảo, ban hành văn hành Ban Cơ yếu Chính phủ, có quy trình cụ thể mà chủ thể thực khơng tn thủ khơng thể đạt hiệu 89 KẾT LUẬN Trong thực tiễn hoạt động quản lí nhà nước nói riêng quản lí nói chung, hoạt động ban hành văn nội dung quan trọng có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu hoạt động Với chức mình, văn hành cơng cụ hữu hiệu để thực chức năng, nhiệm vụ mình, đóng góp cho phát triển chung tồn xã hội Chính thế, cơng tác soạn thảo, ban hành quản lí văn địi hỏi người làm cơng tác phải có trình độ chun mơn hành nắm rõ quy định pháp luật nhà nước Trong bối cảnh nước ta phấn đấu xây dựng nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa nay, việc ban hành pháp luật thực văn pháp luật ngày coi trọng tiêu chí đánh giá mức độ văn minh quản lí hành nhà nước Trong tổ chức vậy, việc ban hành văn quản lí tổ chức địi hỏi phải tuân thủ nghiêm chỉnh pháp luật đồng thời chấp hành nội quy, quy chế hoạt động tổ chức nhằm tạo ý thức pháp luật cá nhân, tồn tổ chức tồn xã hội Có vậy, tổ chức tạo cho hình ảnh riêng khẳng định vị xã hội Ban Cơ yếu Chính phủ nói riêng quan mật trọng yếu, có chức năng, nhiệm vụ bảo vệ bí mật quốc gia Việc soạn thảo, ban hành quản lí văn Ban thực tuân thủ nghiêm chỉnh pháp luật góp phần nâng cao tầm quan trọng Ban công tác yếu, đồng thời công cụ pháp luật chặt chẽ hành vi vi phạm bảo mật thơng tin quốc gia Chính thế, công tác cần phải thực ngày tốt để phát huy hết hiệu Nghiên cứu quy trình ban hành văn hành Ban Cơ yếu Chính phủ, tác giả nhận thấy nỗ lực đáng khích lệ toàn thể cán bộ, nhân viên Ban cơng tác ban hành văn hành phục vụ nhu 90 cầu hoạt động Ban Song bên cạnh kết đó, cịn tồn khơng vấn đề cần giải hoàn thiện thời gian tới Tác giả nghiên cứu, khái quát số lượng văn hành từ năm 2012 – 2017, với số lượng văn hàng năm tăng, chất lượng văn ngày nâng cao, tức số lượng văn sai thể thức ngôn ngữ giảm đáng kể, chưa có quy định cụ thể trình tự ban hành văn Tác giả chí điểm đạt điểm chưa đạt được, nguyên nhân hạn chế bất cập Bên cạnh đó, tác giả đề xuất với Ban yếu Chính phủ thời gian tới Ban cần sớm ban hành quy chế văn thư, lưu trữ có quy định cụ thể quy trình xây dựng ban hành văn bản, có vậy, chất lượng ban hành văn ngày chất lượng 91 TÀI LIỆU THAM KHẢO A Các văn pháp luật Bộ Nội vụ - Văn phịng Chính phủ (2005), Thơng tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng năm 2005 hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn Bộ Nội vụ (2011), Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Bộ Quốc phịng (2017), Thông tư số 92/2012/TT-BQP ngày 26/7/2012 Hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành quan, đơn vị Quân đội Bộ Quốc phịng (2017), Thơng tư số 52/2017/TT-BQP ngày 10/3/2017 Ban hành Quy chế làm việc Bộ Quốc phòng Chính phủ (2004), Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 công tác văn thư Chính phủ (2009),Nghị định số 24/2009/NĐ-CP ngày 05 tháng năm 2009 quy định chi tiết thi hành số điều Luật Ban hành văn quy phạm pháp luật năm 2008 Chính phủ (2010), Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 cơng tác văn thư Chính phủ (2010), Nghị định số 40/2010/NĐ-CP ngày 05 tháng năm 2010 kiểm tra xử lý văn quy phạm pháp luật Chính phủ (2011), Nghị 30c/NQ-CP ngày 08 tháng 11 năm 2011 ban hành Chương trình tổng thể cải cách hành nhà nước giai đoạn 2011-2020 92 10 Chính phủ (2016), Nghị định số 34/2016/NĐ-CP ngày 14 tháng năm 2016 quy định số điều biện pháp thi hành Luật ban hành văn quy phạm pháp luật 11 Chính phủ (2016), Nghị định số164/2017/NĐ-CP ngày 30/12/2017 Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Bộ Quốc phịng 12 Thủ tướng Chính phủ (2001), Quyết định số 136/2001/QĐ-TTg ngày 17 tháng năm 2001 phê duyệt chương trình tổng thể cải cách hành nhà nước giai đoạn 2001-2010 13 Thủ tướng Chính phủ (2007), Quyết định số 30/QĐ-TTg ngày 10 tháng 01 năm 2007 phê duyệt Đề án đơn giản hóa thủ tục hành lĩnh vực quản lý nhà nước giai đoạn 2007-2010 14 Quốc hội (2013),Luật số 80/2015/QH13 năm 2013 Ban hành văn quy phạm pháp luật B Các tài liệu, cơng trình khoa học 15 Tạ Hữu Ánh (1999), Soạn thảo, ban hành quản lý văn quản lý nhà nước, Nxb Chính trị Quốc gia, Hà Nội 16 Học viện Hành Quốc gia (2008), Giáo trình kỹ thuật xây dựng ban hành văn bản, Nxb Khoa học - Kỹ thuật, Hà Nội 17 PGS.TS Lưu Kiếm Thanh (1999), Hướng dẫn soạn thảo văn quản lý nhà nước, Nxb Thống kê, Hà Nội 18 PGS TS Lưu Kiếm Thanh (2000), Hướng dẫn soạn thảo văn quản lý hành nhà nước (xuất lần hai, có sửa chữa bổ sung), Nxb Thống kê, Hà Nội 19 GS.TSKH Nguyễn Văn Thâm (2006), Soạn thảo xử lý văn quản lý nhà nước (tái lần thứ tư), Nxb Chính trị Quốc gia, Hà Nội 93 20 GS.TSKH Nguyễn Văn Thâm (2010) Soạn thảo xử lý văn hoạt động quyền cấp xã, Nxb Chính trị Quốc gia, Hà Nội 21 PGS.TS Văn Tất Thu (2013), Văn công tác văn quan nhà nước, Nxb Chính trị Quốc gia, Hà Nội 22 Trung tâm Ngơn ngữ Văn hóa Việt Nam (1998) Đại từ điển Tiếng Việt, Nxb Văn hóa - Thơng tin, Hà Nội 23 Viện Nghiên cứu hành (2002), Thuật ngữ hành chính, Học viện Hành Quốc gia, Hà Nội 24 Website: http://tratu.soha.vn/dict/vn_vn/V%C4%83n_b%E1%BA%A3n 94 PHỤ LỤC CÁC VĂN BẢN HÀNH CHÍNH CỦA BAN CƠ YẾU CHÍNH PHỦ ĐƯỢC TÁC GIẢLỰA CHỌN LÀM VÍ DỤ MINH HỌA TẠI CHƯƠNG 95 ... thực trạng quy trình ban hành văn hành Ban Cơ yếu Chính phủ 2.2.1 Thực trạng quy trình ban hành văn hành Ban Cơ yếu Chính phủ Nghiên cứu thực tế q trình ban hành văn hành Ban Cơ yếu Chính phủ, tác... ĐỒ, BẢNG BIỂU Hình, bảng biểu Nội dung Trang Sơ đồ 2.1 Cơ cấu tổ chức Ban Cơ yếu Chính phủ 38 Sơ đồ 2.2 Quy trình ban hành văn hành Ban Cơ yếu Chính phủ 39 Sơ đồ 2.3 Quy trình ban hành văn hành. .. học Nhưng chưa có cơng trình nghiên cứu quy trình ban hành văn hành Ban Cơ yếu Chính phủ Chính vậy, việc tác giả chọn đề tài nghiên cứu quy trình ban hành văn hành Ban yếu phủ thời điểm hoàn