Theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP, người đứng đầu đơn vị soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật về nội dung văn bản. Người được giao trách nhiệm kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
Sau khi văn bản đã được đánh máy xong, văn bản được chuyển lại cho người soạn thảo văn bản để kiểm tra sự thống nhất giữa bản thảo đã được duyệt và bản đánh máy.
Trước khi trình người có thẩm quyền ký chính thức văn bản, trưởng đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản. Trưởng phòng Hành chính hoặc văn thư kiểm tra và chịu trách nhiệm về hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản và phải ký tắt vào văn bản.
Tại Phân hiệu, về cơ bản các văn bản sau khi soạn thảo, trình cho Giám đốc hoặc Phó Giám đốc ký đều có chữ ký tắt của trưởng các đơn vị. Tuy nhiên, vẫn còn một số văn bản khi trình ký, ban hành còn thiếu chữ ký tắt chịu trách nhiệm về nội dung và thể thức của các đơn vị có liên quan. Văn bản trình ký vẫn chưa thực sự được kiểm tra một cách chặt chẽ, một số văn
bản khi ký ban hành vẫn còn chưa chính xác về thể thức và nội dung. (Phụ lục
số 2)
Ví dụ:
- Quyết định số 326/QĐ-PHHCM ngày 01/4/2020 về việc thành lập Tổ trực cơ quan trong giai đoạn thực hiện các biện pháp cấp bách phòng chống dịch Covid-19.
Một số nội dung chưa đúng trong quyết định như:
+ Căn cứ áp dụng 3 và 4 sau phần ký hiệu sử dụng dấu phẩy (,) là sai. + Căn cứ cuối cùng sử dụng dấu chấm phẩy (;) theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định sử dụng dấu chấm (.).
+ Kết thúc Điều 1 thiếu dấu chấm (.).
- Thông báo số 456/TB-PHHCM ngày 11/5/2020 về việc đăng ký học cùng lúc hai chương trình, học lại, học cải thiện điểm (đợt 2) năm học 2019 - 2020
Một số nội dung chưa đúng trong thông báo như: + Điểm 1 và 2 không có dấu chấm cuối câu (.)
- Quyết định số 838/QĐ-PHHCM ngày 19/6/2020 về việc thành lập Câu lạc bộ Pháp luật. Một số nội dung trình bày trong quyết định chưa đúng như:
+ Các căn cứ ban hành văn bản không in nghiêng, theo quy định theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP thì các căn cứ ban hành quyết định phải in nghiêng.
+ Căn cứ cuối cùng sử dụng dấu phẩy (,) theo quy định phải sử dụng dấu chấm (.).
+ Nơi nhận văn bản dòng lưu chưa đúng “Lưu: VT. (KPLHC).” theo quy định phải là “Lưu: VT, KPLHC.”
- Kế hoạch số 1069/KH-PHHCM ngày 21/7/2020 về Thi, chấm thi kết thúc học kỳ I lớp Đại học liên thông Lưu trữ học hình thức VLVH (1908LTHB). Trong mục đích ban hành Kế hoạch “Thực hiện Kế hoạch đào tạo và căn cứ tình hình thực tế, đảm bảo đúng tiến độ đề ra của lớp đại học liên thông Quản trị văn phòng hình thức VLVH (1908QTVB)”.
Đây là Kế hoạch thi của lớp Đại học liên thông Lưu trữ học nhưng lại thực hiện Kế hoạch đào tạo của lớp đại học liên thông Quản trị văn phòng.
- Quyết định số 1517/QĐ-PHHCM ngày 08/9/2020 của Giám đốc Phân hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại TP. Hồ Chí Minh ban hành Nội quy ký túc xá Phân hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại TP. Hồ Chí Minh; Quyết định số 1518/QĐ-PHHCM ngày 08/9/2020 của Giám đốc Phân hiệu
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại TP. Hồ Chí Minh ban hành Quy định đối với sinh viên ở trong ký túc xá Phân hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại TP. Hồ Chí Minh.
Một số nội dung trong quyết định chưa đúng như:
+ Căn cứ cuối cùng sử dụng dấu phẩy (,) theo Nghị định 30/2020/NĐ- CP quy định sử dụng dấu chấm (.).
+ Kết thúc Điều 1 thiếu dấu chấm (.).
- Thông báo số 1769/TB-PHHCM ngày 07/10/2020 về việc mua Bảo hiểm y tế, Bảo hiểm thân thể năm học 2020-2021; Thông báo số 1987a/TB- PHHCM ngày 02 tháng 11 năm 2020 của Phân hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại TP. Hồ Chí Minh về việc mua Bảo hiểm y tế, Bảo hiểm thân thể năm học 2020-2021 (Đợt 2); Công văn số 1061/PHHCM-QLĐT&CTSV ngày 21 tháng 7 năm 2020 về việc thực hiện quy định đánh giá kết quả rèn luyện học kỳ II, năm học 2019 - 2020 cho sinh viên hệ đại học chính quy.
Một số lỗi như:
Thông báo số 1769/TB-PHHCM và Thông báo số 1987a/TB-PHHCM phần căn cứ áp dụng bị lỗi khoảng cách giữa các chữ với nhau.
Công văn số 1061/PHHCM-QLĐT&CTSV mục 2.1 bị lỗi khoảng cách giữa các chữ với nhau.
Ngoài ra còn một số văn bản chưa chuẩn xác và thiếu thống nhất trong cách viết chữ cái “i” và “y”.
2.2.4. Ký ban hành văn bản
Theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định: Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất cả văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành; có thể giao cho cấp phó ký thay các văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách và một số văn bản thuộc thẩm quyền của người đứng đầu. Trường hợp cấp phó được giao phụ trách, điều hành thì thực hiện ký như cấp phó ký thay cấp trưởng.
Tại Phân hiệu, các văn bản sau khi đã có chữ ký tắt của trưởng các đơn vị soạn thảo chịu trách nhiệm về nội dung, chữ ký tắt của Trưởng phòng Hành chính về thể thức, Giám đốc hoặc Phó Giám đốc sẽ ký chính thức vào văn bản.
Văn bản sau khi được ký văn thư sẽ hoàn thiện văn bản về mặt thể thức như số, ký hiệu, ngày, tháng năm, độ khẩn, mật nếu có.
Tại Phân hiệu, quy trình trình ký văn bản của Phân hiệu được ban hành kèm theo Quyết định số 1519/QĐ-PHHCM ngày 08/9/2020 trong đó quy định 6
bước gồm: (Phụ lục số 3).
Bước 1. Viên chức được giao nhiệm vụ chuyên môn theo vị trí việc làm và công việc phụ trách lập phiếu trình giải quyết công việc theo mẫu.
Bước 2. Viên chức trình cho Trưởng, Phó đơn vị, căn cứ vào điều kiện thực tiễn và các quy định hiện hành, nhu cầu, khả năng thực hiện để có ý kiến chính thức.
Bước 3. Các công việc cần sự phối hợp với đơn vị nào thì xin ý kiến của trưởng đơn vị đó để phối hợp.
Bước 4. Viên chức chuyên môn chuyển hồ sơ đến Phòng Hành chính - Quản trị - Tổ chức để kiểm tra hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
Bước 5. Viên chức chuyên môn trình xin ý kiến chính thức của Phó Giám đốc phụ trách (nếu văn bản do Giám đốc ký). Sau đó chuyển về văn thư trình ký.
Bước 6. Sau khi có ý kiến đầy đủ của các bộ phận liên quan, Giám đốc hoặc Phó Giám đốc ký sẽ chuyển lại cho văn thư để lấy số, đóng dấu.
Tuy nhiên, trong thực tế tại Phân hiệu có một số văn bản đã được ký, đóng dấu và ban hành nhưng nội dung, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản chưa chính xác.