3.2.2. Ban hành và tổ chức thực hiện các văn bản hướng dẫn về soạn thảo và ban hành văn bản thảo và ban hành văn bản
Một trong những yếu tố pháp lý giúp cho việc thực hiện công tác soạn thảo, ban hành văn bản có hiệu quả, đúng quy trình là hệ thống các văn bản quy phạm pháp luật của các cơ quan nhà nước chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư nói chung, soạn thảo và ban hành văn bản hành chính nói riêng.
Tại các cơ quan, ngoài việc chấp hành những quy định trong các văn bản của Nhà nước, còn phải thực hiện những quy định của cơ quan ban hành. Những cơ quan được sự quan tâm của lãnh đạo thường ban hành những quy chế, quy định những nội dung chi tiết về soạn thảo văn bản và trách nhiệm cụ thể của công chức, viên chức trong việc soạn thảo, ban hành văn bản.
Phân hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Thành phố Hồ Chí Minh, mặc dù đã ban hành quyết định, quy định về quy trình trình ký văn bản để viên chức, giảng viên thực hiện. Tuy nhiên, để có cơ sở pháp lý cho việc soạn thảo, ban hành văn bản, Ban Giám đốc cần ban hành Quy chế về công tác văn thư, lưu trữ trong đó quy định rõ quy trình sọan thảo và ban hành văn bản để viên chức, giảng viên thực hiện thống nhất.
Trên cơ sở các văn bản quy định về soạn thảo và ban hành văn bản của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền, đồng thời phát huy thế mạnh của Phân hiệu là cơ sở đào tạo có uy tín về công tác hành chính, Phân hiệu cần xây dựng và ban hành quy định về soạn thảo và ban hành văn bản nhằm hướng dẫn về quy trình soạn thảo văn bản của Phân hiệu. Nội dung quy định ngoài việc hướng dẫn chi tiết, cụ thể các quy định của nhà nước hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, Phân hiệu cần quy định thống nhất cách thức sử dụng quy tắc chính tả, cách diễn đạt thống nhất trong văn bản. Bên cạnh đó Phân hiệu cũng nên quy định rõ về thẩm quyền soạn thảo, ký ban hành văn bản nhằm nâng cao ý thức, trách nhiệm của viên chức, người lao động nhất là những người trực tiếp tham gia vào việc soạn thảo, ban hành văn bản.
Tuyên truyền, phổ biến, triển khai văn bản hướng dẫn về soạn thảo văn bản bằng nhiều hình thức như viết bài trên trang Website của Phân hiệu, tổ chức tập huấn cho viên chức, giảng viên trong Phân hiệu.
Đi đôi với việc ban hành, thực hiện các văn bản hướng dẫn, một giải pháp quan trọng hiện nay giúp cho việc ban hành văn bản đạt hiệu quả cao là Phân hiệu cần tiến hành mẫu hóa một số loại văn bản được dùng phổ biến
trong hoạt động của Phân hiệu. Để tiến hành mẫu hóa văn bản cần xác định đối tượng gồm thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, bố cục của văn bản, ngôn ngữ trình bày văn bản. Đồng thời để đảm bảo tính pháp lý, khả thi trong việc áp dụng cần dựa trên một số nguyên tắc nhất định, đó là: Thống nhất cho từng loại văn bản; Đơn giản hóa và giải thích rõ ràng các ý trong văn bản. Tất cả các loại văn bản cần phải được chuẩn hóa theo mẫu về quy trình, thể thức và kỹ thuật trình bày, về nội dung, ngôn ngữ theo đúng các quy định của pháp luật hiện hành.