Trước khi trình người có thẩm quyền ký chính thức văn bản, thủ trưởng đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản. Chánh Văn phòng hoặc Trưởng phòng Hành chính (ở những cơ quan không có văn phòng) hoặc người được giao trách nhiệm giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức quản lý công tác văn thư phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản (theo Điều 9 Nghị định 110/2004/NĐ-CP). Sau khi đã kiểm tra, người chịu trách nhiệm về nội dung và người chịu trách nhiệm về thể thức, thủ tục, kỹ thuật trình bày văn bản phải ký tắt vào văn bản.
Điều 13 Nghị định 30/2020/NĐ-CP cũng đã quy định: “Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất cả văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành; có thể giao cấp phó ký thay các văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách và một số văn bản thuộc thẩm quyền của người đứng đầu. Trường hợp cấp phó được giao phụ trách, điều hành thì thực hiện ký như cấp phó ký thay cấp trưởng.
Người ký văn bản phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về văn bản do mình ký ban hành. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về toàn bộ văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành.
Đối với văn bản giấy, khi ký văn bản dùng bút có mực màu xanh, không dùng các loại mực dễ phai.
1.3. Những quy định về văn bản và việc soạn thảo ban hành văn bản hành chính
Đã có nhiều văn bản quy định về thẩm quyền, thể thức, kỹ thuật trình bày và mẫu hóa làm cơ sở cho các cơ quan trong việc soạn thảo, ban hành văn bản. Có thể kể ra một số tiêu chuẩn Việt Nam về văn bản như TCVN 5700:1992 văn bản quản lý nhà nước (mẫu trình bày) được ban hành bởi Quyết định số 228/QĐ ngày 31/12/1992 của Bộ Khoa học Công nghệ và Môi trường. Tiêu chuẩn này đã được sửa đổi và thay thể bởi Tiêu chuẩn Việt Nam: TCVN 5700:2002 văn bản quản lý nhà nước (mẫu trình bày) kèm theo Quyết định số 20/2002/QĐBKHCN ngày 31/12/2002 của Bộ Khoa học và Công nghệ. Ngoài ra, còn có một số văn bản của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định về thể thức, hình thức văn bản của các cơ quan quản lý hành chính nhà nước như Thông tư số 33-BT ngày 10/12/1992 của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về hình thức văn bản và việc ban hành văn bản của các cơ quan hành chính nhà nước; Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; Thông tư số 01/2011/TT-BNV về việc hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính và bản sao văn bản.
Mới đây nhất là Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư.
Trên cơ sở các văn bản của Nhà nước, Phân hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Thành phố Hồ Chí Minh cũng xây dựng và ban hành quy định về công tác văn thư, lưu trữ, trong đó có hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật
trình bày văn bản để giúp cho các đơn vị thực hiện thống nhất và triệt để các quy định của nhà nước.
Tiểu kết chương 1
Trong hoạt động giao tiếp giữa các cơ quan, tổ chức, cá nhân với nhau
hiện đang sử dụng nhiều phương tiện và cách thức để trao đổi và truyền đạt thông tin. Trong đó, thông tin bằng văn bản là một trong những phương tiện quan trọng, phổ biến nhất mà các cơ quan, tổ chức và cá nhân sử dụng để trao đổi, truyền đạt các thông tin thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình. Ở chương 1, nhóm đã khái quát về cơ sở lý luận và những quy định chung của nhà nước về công tác soạn thảo và ban hành văn bản như các khái niệm về văn bản, văn bản quản lý nhà nước, văn bản hành chính, văn bản chuyên ngành; các loại văn bản hành chính, yêu cầu về nội dung, thể thức và kỹ thuật soạn thảo văn bản; những quy định về văn bản và soạn thảo ban hành văn bản. Các nội dung được đề cập ở Chương 1 chính là cơ sở lý luận để nghiên cứu và làm rõ hơn công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Phân hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Thành phố Hồ Chí Minh.
Chương 2.
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI PHÂN HIỆU TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
TẠI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
2.1. Khái quát về Phân hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Thành phố Hồ Chí Minh Thành phố Hồ Chí Minh
Phân hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Thành phố Hồ Chí Minh là đơn vị trực thuộc Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. Tiền thân của Phân hiệu là Văn phòng đại diện của trường tại Thành phố Hồ Chí Minh (được thành lập theo Quyết định số 879/QĐ-ĐHNV ngày 17/10/2012). Ngày 18/12/2015, Bộ trưởng Bộ Nội vụ đã ra Quyết định số 1877/QĐ-BNV về thành lập Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Thành phố Hồ Chí Minh.
Thực hiện chủ trương của Bộ Nội vụ về thu gọn đầu mối, ngày 14/11/2016, Bộ trưởng Bộ Nội vụ ra Quyết định số 4035/QĐ-BNV về việc giải thể Trường Trung cấp Văn thư - Lưu trữ Trung ương trực thuộc Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước, chuyển giao nguyên trạng cơ sở vật chất, tài chính, giáo viên, người lao động và học viên về Trường Đại học Nội vụ Hà Nội quản lý.
Ngày 27/12/2016, Hiệu trưởng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội ban hành Quyết định số 2165/QĐ-ĐHNV về việc giao nguyên trạng cơ sở vật chất, tài chính, giáo viên, người lao động, học viên Trường Trung cấp Văn thư - Lưu trữ Trung ương cho Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại TP. Hồ Chí Minh quản lý và sử dụng.
Đến ngày 27/12/2018, Bộ Giáo dục và Đào tạo đã ban hành Quyết định số 5600/QĐ-BGDĐT về việc thành lập Phân hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Thành phố Hồ Chí Minh (trên cơ sở kế thừa đội ngũ nhân lực, cơ sở vật chất của Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Thành phố Hồ Chí Minh).
2.1.1. Vị trí, chức năng
Phân hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Thành phố Hồ Chí Minh (Phân hiệu Thành phố Hồ Chí Minh) là cơ sở giáo dục đại học công lập thuộc hệ thống giáo dục quốc dân, trực thuộc Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, có chức năng đào tạo trình độ đại học, sau đại học; nghiên cứu khoa học, chuyển giao công nghệ; hợp tác quốc tế và dịch vụ công phục vụ ngành nội vụ, nền công vụ và yêu cầu của xã hội.
Phân hiệu chịu sự lãnh đạo, quản lý trực tiếp của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội; chịu sự quản lý nhà nước về giáo dục đào tạo của Bộ Giáo dục và Đào tạo.
2.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn
Phân hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Thành phố Hồ Chí Minh có nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể, đó là:
Xây dựng, trình cấp có thẩm quyền chiến lược, kế hoạch phát triển Phân hiệu và tổ chức thực hiện sau khi được phê duyệt;
Phối hợp với đơn vị có liên quan tổ chức tuyển sinh, đào tạo nguồn nhân lực các ngành trình độ đại học, sau đại học; thực hiện quy trình cấp chứng chỉ môn học, giấy xác nhận theo quy định;
Phối hợp các đơn vị liên quan của Trường phát triển chương trình đào tạo, bảo đảm sự liên thông giữa các chương trình và trình độ đào tạo; tổ chức thực hiện các chương trình, kế hoạch, biện pháp giáo dục và quản lý người học;
Tham gia tự đánh giá chất lượng giáo dục và chịu sự kiểm định chất lượng giáo dục của cơ quan có thẩm quyền;
Nghiên cứu khoa học và công nghệ; ứng dụng, phát triển và chuyển giao, chuyển nhượng kết quả hoạt động khoa học và công nghệ; bảo vệ lợi ích của Nhà nước và xã hội, quyền và lợi ích hợp pháp của cá nhân trong hoạt động đào tạo, khoa học và công nghệ của Phân hiệu;
Thực hiện tư vấn, dịch vụ về đào tạo, bồi dưõng, khoa học và công nghệ, hợp tác công tư; cung cấp các dịch vụ công phục vụ ngành Nội vụ, nền công vụ và yêu cầu của xã hội phù hợp với năng lực của Phân hiệu và quy định của pháp luật;
Thực hiện hợp tác với các tổ chức, cá nhân trong nước và nước ngoài trong việc đào tạo và nghiên cứu khoa học theo quy định;
Thực hiện quy chế dân chủ; xây dựng nếp sống văn hoá và môi trường sư phạm; thực hiện cải cách hành chính theo chương trình, kế hoạch cải cách hành chính của Bộ Nội vụ. Tham mưu các quy định, quy chế quản lý nội bộ phù hợp quy định pháp luật hiện hành;
Tiếp nhận, quản lý đội ngũ viên chức, người lao động và thực hiện ký kết hợp đồng thời vụ theo quy định của pháp luật, phân cấp quản lý của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội;
Quản lý, sử dụng các nguồn lực tài chính để thực hiện các nhiệm vụ theo quy định của pháp luật và phân cấp của Trường; được Nhà nước giao hoặc cho thuê đất, cơ sở vật chất; được vay vốn, được miễn, giảm thuế theo quy định của pháp luật;
Tham gia xây dựng, góp ý thẩm định các dự án, chính sách, quy hoạch, kế hoạch phát triển của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội theo sự phân công của Hiệu trưởng;
Quản lý và sử dụng cơ sở dữ liệu của Phân hiệu về đội ngũ viên chức, người lao động; các hoạt động đào tạo, khoa học và công nghệ, hợp tác quốc tế; xây dựng và phát triển hệ thống thông tin, thư viện và các trang thiết bị phục vụ đào tạo và nghiên cứu khoa học đáp ứng yêu cầu nâng cao chất lượng đào tạo;
Xuất bản và phát hành Nội san Phân hiệu, các ấn phẩm khoa học; phối hợp với các đơn vị của Trường biên soạn và phát hành các chương trình, giáo trình, tài liệu phục vụ công tác giảng dạy, học tập và nghiên cứu;
Thực hiện chế độ thông tin, báo cáo và chịu sự giám sát, kiểm tra, thanh tra của Bộ Nội vụ, Bộ Giáo dục và Đào tạo, Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội và chính quyền địa phương các cấp theo quy định;
Thực hiện chế độ khen thưởng, kỷ luật theo quy định; Thực hiện các nhiệm vụ khác do hiệu trưởng giao.
Hiện nay, Phân hiệu thực hiện tuyển sinh trên phạm vi toàn quốc các bậc và ngành đào tạo cụ thể như sau:
Bậc đại học đào tạo (04 ngành): Luật, Quản lý nhà nước, Quản trị văn
phòng, Lưu trữ học;
Bậc cao học: Luật, Quản lý công; Lưu trữ học.
2.1.3. Cơ cấu tổ chức
Ngày 26/02/2019 Hiệu trưởng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã ban
hành Quyết đi ̣nh số 372/QĐ-ĐHNV quy đi ̣nh chứ c năng, nhiê ̣m vu ̣, quyền
hạn và cơ cấu tổ chức của Phân hiệu Trường Đa ̣i ho ̣c Nô ̣i vu ̣ Hà Nô ̣i ta ̣i
Thành phố Hồ Chí Minh.
Hiện nay, Phân hiệu có tổng số 95 viên chức và người lao động. Về tổ
chức bộ máy gồm: Ban Giám đốc; 05 phòng chức năng; 05 khoa chuyên môn và 03 trung tâm.
Cơ cấu tổ chức của Phân hiệu hiện nay bao gồm:
- Ban Giám đốc. (gồm có: Giám đốc và các Phó Giám đốc) - Các phòng chức năng
Gồm có:
+ Phòng Hành chính - Quản trị - Tổ chức
Phòng Hành chính - Quản trị - Tổ chức là đơn vị chức năng thuộc Phân hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Thành phố Hồ Chí Minh, có chức năng tham mưu và giúp Giám đốc Phân hiệu trong việc quản lý, thực hiện công tác hành chính, tổng hợp, cơ sở vật chất và tổ chức bộ máy, nhân sự;
thực hiện chế độ, chính sách; công tác thanh tra, bảo vệ chính trị nội bộ của Phân hiệu.
Tại Phân hiệu chưa thành lập tổ văn thư, lưu trữ mà chỉ bố trí một viên chức làm công tác văn thư thuộc phòng Hành chính - Quản trị - Tổ chức để giúp Phân hiệu thực hiện các công việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản và quản lý văn bản đi, đến của cơ quan.
+ Phòng Quản lý đào tạo và Công tác sinh viên
Phòng Quản lý đào tạo và Công tác sinh viên có chức năng tham mưu và giúp Giám đốc trong công tác đào tạo và tuyển sinh các bậc đào tạo của Phân hiệu, đề xuất hướng giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình đào tạo, phối hợp với các khoa chuyên môn và các đơn vị chức năng của Phân hiệu quản lý sinh viên và nâng cao chất lượng đào tạo.
+ Phòng Kế hoạch - Tài chính
Phòng Kế hoạch - Tài chính có chức năng tham mưu và giúp Giám đốc về phương hướng, biện pháp, quy chế quản lý tài chính; xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế chi tiêu nội bộ, thực hiện công tác thống kê theo quy định hiện hành của Nhà nước.
+ Phòng Quản lý khoa học, Hợp tác quốc tế và Thông tin thư viện Phòng Quản lý khoa học, Hợp tác quốc tế và Thông tin thư viện có chức năng tham mưu giúp Giám đốc Phân hiệu Quản lý và thực hiện các hoạt động nghiên cứu khoa học và chuyển giao công nghệ, hợp tác quốc tế, thông tin thư viện tại Phân hiệu.
+ Phòng Khảo thí và Đảm bảo chất lượng
Phòng Khảo thí và Đảm bảo chất lượng có chức năng tham mưu và giúp Giám đốc Phân hiệu quản lý, tổ chức công tác khảo thí, tổ chức hoạt động đánh giá chất lượng giáo dục và đảm bảo chất lượng tại Phân hiệu theo quy định.
+ Các khoa chuyên môn
Các khoa chuyên môn có chức năng tổ chức và thực hiện hoạt động giáo dục, đào tạo trình độ Đại học, Sau đại học thuộc ngành quản lý; tổ chức hoạt động bồi dưỡng nghiệp vụ gắn với chuyên môn của Khoa; thực hiện hoạt động hợp tác quốc tế; khoa học và công nghệ phù hợp mới mục tiêu, phương hướng phát triển của Trường và của Phân hiệu.
2.2. Thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Phân hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Thành phố Hồ Chí Minh hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Thành phố Hồ Chí Minh
Nhận thức vai trò, tầm quan trọng của công tác soạn thảo và ban hành
văn bản trong hoạt động quản lý và điều hành của Phân hiệu. Phân hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Thành phố Hồ Chí Minh xác định công tác soạn thảo và ban hành văn bản là một nhiệm vụ quan trọng, mang tính chất thường xuyên, đặc biệt trong giai đoạn đẩy mạnh cải cách hành chính hiện nay.
Từ năm 2019 đến nay, số lượng văn bản tại Phân hiệu được hình thành trong quá trình hoạt động tương đối nhiều, năm sau cao hơn năm trước.
Cụ thể:
Thời gian Văn bản đi Văn bản đến
Năm 2019 3202 1957
Năm 2020 2550 2275
Các loại văn bản hành chính được ban hành tại Phân hiệu bao gồm: Quyết định, báo cáo, thông báo, tờ trình, kế hoạch, công văn…
Việc soạn thảo và ban hành văn bản tại Phân hiệu được thực hiện theo trình tự các bước theo quy định của Nhà nước.
2.2.1. Soạn thảo văn bản
Soạn thảo văn bản là một trong những nội dung quan trọng trong quy trình soạn thảo và ban hành văn bản tại Phân hiệu Trường Đại học Nội vụ tại Thành phố Hồ Chí Minh.
Căn cứ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và mục đích, nội dung của văn bản cần soạn thảo, các phòng, khoa, trung tâm thực hiện việc soạn thảo các