Quy trình soạn thảo văn bản là các bước thực hiện để một văn bản ban hành đúng về thẩm quyền, nội dung, thể thức và kỹ thuật trình bày. Hiện nay, Nghị định 30/2020/NĐ-CP ban hành ngày 05/3/2020 là văn bản có giá trị pháp lý cao nhất giúp cho các cơ quan có cơ sở để xây dựng quy trình soạn thảo ban hành văn bản của cơ quan mình.
Từ thực trạng hệ thống văn bản hành chính phục vụ hoạt động tại Phân hiệu đã đặt ra nhiều vấn đề cho các nhà quản lý. Xét về mặt lý thuyết việc soạn thảo, ban hành văn bản không phải là hoạt động chính phản ánh chức năng, nhiệm vụ của Phân hiệu, nhưng trong thực tế mọi hoạt động đều được thể hiện bằng văn bản. Đây được xem là công cụ, phương tiện để thực hiện các hoạt động quản lý, điều hành của Phân hiệu.
Quy trình soạn thảo văn bản đã được thể chế hóa trong các văn bản quy phạm pháp luật của các cơ quan Nhà nước. Đối với văn bản hành chính được quy định trong Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư. Cụ thể:
Đơn vị hoặc cá nhân được giao chủ trì soạn thảo văn bản thực hiện các công việc:
- Xác định tên loại, nội dung và độ mật, mức độ khẩn của văn bản cần soạn thảo;
- Soạn thảo văn bản đúng hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày. Trên cơ sở quy trình soạn thảo văn bản được quy định trong Nghị định 30/2020/NĐ-CP nhóm tác giả đề xuất quy trình soạn thảo văn bản hành chính tại Phân hiệu với từng bước áp dụng cụ thể như sau:
Bước 1. Xác định tên loại, nội dung và độ mật, khẩn của văn bản
Muốn xác định được tên loại và nội dung của văn bản, người soạn thảo văn bản phải xác định mục đích ban hành văn bản, nghĩa là phải xác định rõ: Có cần thiết phải ban hành văn bản hay không? Ban hành văn bản để làm gì? Ban hành loại văn bản nào cho phù hợp với mục đích trên? Do đó, cần thực hiện các công việc cụ thể:
- Xác định mục đích ban hành văn bản
Trên cơ sở nhiệm vụ về soạn thảo văn bản mà Ban Giám đốc, Trưởng các đơn vị giao cho, người soạn thảo văn bản cần phải xác định được mục đích ban hành.
Xác định mục đích ban hành văn bản là một vấn đề quan trọng trong toàn bộ quy trình soạn thảo văn bản. Trước hết, cần xác định rõ mục đích của việc ban hành văn bản là để giải quyết vấn đề gì, nó cho phép xác định đúng cái đích mà người soạn thảo phải đạt được và là chỗ dựa cho tất cả các bước tiếp theo trong quy trình soạn thảo văn bản.
Xác định mục đích ban hành văn bản giúp người soạn thảo văn bản xác định được giới hạn nội dung của văn bản để văn bản ban hành đạt chất lượng, hiệu quả.
- Xác định tên loại văn bản
Việc xác định tên loại văn bản cần phải dựa vào mục đích ban hành văn bản, thẩm quyền ban hành văn bản của Phân hiệu và mức độ quan trọng của văn bản cũng như đối tượng nhận văn bản để xác định tên loại văn bản cho phù hợp.
Người được giao soạn thảo văn bản căn cứ vào nội dung văn bản đã được xác định và hình thức văn bản đã được chọn để dự kiến độ mật, độ khẩn nếu thấy cần thiết cho văn bản.
Bước 2. Thu thập, xử lý thông tin
- Thu thập thông tin
Khi tiến hành soạn thảo văn bản, người soạn thảo cần thu thập những thông tin liên quan đến vấn đề cần ra văn bản. Các thông tin cần thu thập để soạn thảo văn bản bao gồm thông tin về thẩm quyền ban hành văn bản và thông tin làm căn cứ pháp lý áp dụng và những thông tin phản ánh tình hình thực tế về vấn đề sẽ đề cập đến trong văn bản sắp ban hành. Đây là nguồn thông tin rất quan trọng, khi ban hành văn bản cần phải xem xét tình hình thực tế để văn ban hành có tính khả thi cao.
Chính vì vậy, việc thu thập thông tin rất quan trọng, cần được thực hiện tốt trước khi ban hành văn bản. Thông tin thực tế còn là cơ sở dữ liệu để tổng hợp, rút ra những nhận xét, những kết luận có cơ sở khoa học.
- Xử lý thông tin
Các thông tin thu thập được đều phải tiến hành xử lý. Một trong những yêu cầu đưa thông tin vào văn bản cần phải tiến hành xử lý, lựa chọn những thông tin chính xác, có độ tin cậy cao. Để xử lý thông tin có hiệu quả, cần phải phân loại các thông tin thành các nhóm như thông tin chính thức, nhóm thông tin trùng lặp, nhóm thông tin phụ.
Việc thu thập và xử lý thông tin được thực hiện sau khi xác định được tên loại của văn bản. Tuy nhiên, việc thu thập và xử lý thông tin có thể được thực hiện trong các bước tiếp theo, nếu trong quá trình soạn thảo văn bản còn thiếu những thông tin cần thiết.
Bước 3. Xây dựng đề cương và dự thảo văn bản
- Xây dựng đề cương
Sau khi có đủ các thông tin cần thiết thì tiến hành xây dựng đề cương và viết dự thảo của văn bản.
Trước hết, cần xây dựng đề cương của văn bản. Đề cương của văn bản là cái khung để người soạn thảo văn bản định hướng sẽ đưa những nội dung gì vào văn bản, những nội dung đó sẽ được trình bày thế nào, nội dung nào trình bày trước, nội dung nào trình bày sau…
Trong bước này, cần xác định rõ, nội dung của văn bản gồm có những phần nào, mỗi phần gồm có bao nhiêu mục lớn, mỗi mục lớn gồm có bao nhiêu mục nhỏ, mỗi mục nhỏ gồm có bao nhiêu điểm, mỗi điểm gồm có những nội dung cụ thể nào. Đề cương của văn bản càng cụ thể, càng chi tiết sẽ tạo những điều kiện hết sức thuận lợi để việc soạn thảo văn bản được nhanh chóng và có chất lượng cao.
- Thảo văn bản
Dựa vào đề cương, cá nhân soạn thảo tiến hành xây dựng bản thảo, lần lượt trình bày từng phần, mục lớn, mục nhỏ, từng điểm cho đến khi hoàn thành bản thảo.
Sau khi viết xong bản thảo, cần đọc lại để kiểm tra lại mục đích ban hành văn bản, tên loại văn bản đã phù hợp chưa; các trình bày văn bản đã chặt chẽ chưa.
Cần kiểm tra từng câu, từng đoạn văn, từng phần để xác định những sai sót về ngữ pháp và chính tả. Ở bản thảo đầu tiên, các câu văn thường dài, do đó cần thiết phải đặt câu hỏi xem có thể cắt bớt được những từ ngữ nào mà ý của câu văn không thay đổi và cách trình bày lại chặt chẽ, chính xác hơn. Lỗi chính tả cũng thường gặp, vì vậy cần có sự quan tâm thỏa đáng.
Mỗi giai đoạn có quy định về cách viết hoa khác nhau. Do đó, cần đối chiếu với các quy định hiện hành về viết hoa để viết hoa cho thống nhất. Ngoài ra, cần kiểm tra cách dùng các dấu câu trong văn bản dự thảo được chính xác.
Bước 4. Duyệt bản thảo, ký văn bản
Dự thảo của văn bản, sau khi được kiểm tra và sửa chữa, sẽ được trình để duyệt. Việc trình duyệt văn bản tùy theo từng loại văn bản mà có quy trình khác nhau.
Để bản thảo văn bản đảm bảo về nội dung và thể thức, văn bản phải được trưởng đơn vị kiểm tra về mặt nội dung và Trưởng phòng Hành chính kiểm tra về mặt thể thức. Sau khi nhận được bản thảo người có thẩm quyền phê duyệt cần phải xem xét về thẩm quyền ban hành, nội dung, thể thức, kỹ thuật trình bày. Nếu văn bản còn có những sai sót thì sửa trực tiếp trên bản thảo và chuyển lại cho người trực tiếp soạn thảo văn bản chỉnh sửa và hoàn thiện để trình ký chính thức.
Trước khi trình Giám đốc, Phó Giám đốc ký chính thức vào văn bản, Trưởng các Phòng, Khoa, Trung tâm phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản. Trưởng phòng Hành chính - Quản trị - Tổ chức phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản (Sau khi đã kiểm tra, người chịu trách nhiệm về nội dung và người chịu trách nhiệm về thể thức, thủ tục, kỹ thuật trình bày văn bản phải ký tắt vào văn bản.
Bước 5. Nhân bản, đóng dấu, ban hành, lưu văn bản
Văn bản sau khi đã được ký, văn thư hoàn thiện đầy đủ các thành phần thể thức như số văn bản, ngày tháng năm ban hành văn bản và sẽ tiến hành nhân bản đủ theo số lượng ở phần nơi nhận. Việc này tuy nhỏ, đơn giản nhưng cũng phải có kiểm tra vì trong thực tế có nhiều văn bản ban hành thiếu số, ngày, tháng năm ban hành văn bản.
Văn bản sau khi nhân bản đúng số lượng theo phần nơi nhận, văn thư phải tiến hành đóng dấu lên tất cả các loại văn bản trước khi phát hành. Mỗi văn bản đi đều phải giữ lại hai bản, bản gốc lưu tại văn thư Phân hiệu, bản chính lưu trong hồ sơ công việc của đơn vị soạn thảo văn bản.
Ngoài ra, cần phải thực hiện chế độ khen thưởng và kỷ luật đối với việc soạn thảo và ban hành văn bản. Những đơn vị, cá nhân làm tốt việc soạn thảo văn bản phải được khen thưởng nhằm khuyến khích động viên, ngược lại nếu văn bản soạn thảo không đạt yêu cầu cần phải có hình thức xử lý nghiêm. Sự kết hợp khen thưởng và kỷ luật một cách chặt chẽ, công bằng sẽ tạo động lực và là
điều kiện để xây dựng một đội ngũ viên chức, giảng viên có kỹ năng soạn thảo văn bản ngày càng cao.
3.2.4. Ứng dụng công nghệ thông tin trong việc soạn thảo và ban hành văn bản
Ngày nay với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học công nghệ thông tin và Internet, việc ứng dụng các thành tựu nghiên cứu của công nghệ thông tin vào hoạt động ban hành văn bản hành chính đã đem lại không ít những thành công và hiệu quả to lớn. Việc dần thay thế từ thủ công sang tin học hóa các thủ tục giấy tờ giúp cho các cơ quan có phong cách làm việc mới, đồng thời hỗ trợ các cán bộ, công chức hoàn thành tốt công việc được giao.
Trong xu hướng của cuộc cách mạng 4.0 đang phát triển vượt bậc và rộng rãi nên việc ứng dụng công nghệ thông tin trong soạn thảo và ban hành văn bản là một việc làm đem lại hiệu quả cao cho cơ quan, tổ chức.. Ứng dụng công nghệ thông tin trong soạn thảo và ban hành văn bản được Đảng và Nhà nước hết sức quan tâm vì đây là lĩnh vực mang tính thời đại và hội nhập quốc tế, đồng thời góp phần nâng cao việc cải cách hành chính hiện nay ở nước ta.
Qua kết quả khảo sát việc ứng dụng công nghệ thông tin trong soạn thảo, ban hành văn bản tại Phân hiệu chưa thực sự mang lại hiệu quả. Chính vì vậy, việc ứng dụng công nghệ thông tin là cần mẫu hóa văn bản để đưa vào cơ sở dữ liệu nội bộ, hướng dẫn cho viên chức, giảng viên trong Phân hiệu sử dụng thống nhất trong toàn cơ quan. Mẫu hóa được các văn bản trên phần mềm và hoàn thiện lại quy trình sẽ giúp cho các đơn vị soạn thảo văn bản được dễ dàng, tránh những sai sót về mặt thể thức, nội dung nhằm mang lại hiệu quả cao trong công việc.
Cần xây dựng và ban hành hướng dẫn về việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Phân hiệu.
Xây dựng cơ chế khuyến khích ứng dụng công nghệ thông tin trong soạn thảo và ban hành văn bản. Ban Giám đốc cần chỉ đạo, thống nhất, đồng
bộ việc ứng dụng công nghệ thông tin là nhiệm vụ quan trọng và cấp thiết trong chiến lược phát triển của Phân hiệu; Tổ chức thường xuyên các lớp tập huấn ngắn hạn và dài hạn về việc ứng dụng công nghệ thông tin.
Thường xuyên, tổ chức và kiểm tra năng lực ứng dụng công nghệ thông tin đối với viên chức tham gia công tác soạn thảo văn bản.
Tóm lại, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản phải trở thành phương tiện, công cụ để làm tăng hiệu quả và chất lượng trong công tác soạn thảo, ban hành văn bản tại Phân hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Thành phố Hồ Chí Minh, thúc đẩy công cụ đổi mới, phát triển nhanh và hiện đại hóa trong lĩnh vực soạn thảo và ban hành văn bản nói riêng và công tác văn phòng nói chung.
Tiểu kết chương 3
Văn bản hành chính vừa là phương tiện, vừa là sản phẩm hoạt động của một cơ quan, được sử dụng để truyền tải các thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý. Chính vì vậy, công tác soạn thảo và ban hành văn bản có vai trò quan trọng trong quá trình hoạt động của các cơ quan nói chung và Phân hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Thành phố Hồ Chí Minh nói riêng.
Để nâng cao chất lượng soạn thảo, ban hành văn bản, tại Phân hiệu cần phải có những giải pháp đồng bộ từ nâng cao nhận thức về vai trò của văn bản đối với hoạt động của Phân hiệu từ đó nâng cao chất lượng công tác soạn thảo và ban hành văn bản; thường xuyên tập huấn, bồi dưỡng về kiến thức và kỹ năng soạn thảo văn bản; hoàn thiện quy trình soạn thảo văn bản một cách chi tiết để làm cơ sở cho viên chức, giảng viên tiến hành các công việc theo trình tự nhất định; mẫu hóa các văn bản; đầu tư trang thiết bị cho việc soạn thảo, ban hành văn bản được đồng bộ.
Công tác soạn thảo, ban hành văn bản được nâng cao góp phần thúc đẩy chất lượng, hiệu quả công việc của Phân hiệu ngày càng tốt hơn.
KẾT LUẬN
Công tác văn thư nói chung, soạn thảo ban hành văn bản nói riêng là một nội dung quan trọng trong hoạt động quản lý nhà nước. Như chúng ta đã biết, văn bản là phương tiện hoạt động quản lý của cơ quan, nó phản ánh đầy đủ hoạt động của cơ quan, tổ chức. Khi ban hành văn bản các cơ quan, tổ chức đều mong muốn văn bản do cơ quan mình ban hành phải đáp ứng được những yêu cầu đề ra. Quy trình soạn thảo, ban hành văn bản là một quy trình phức tạp đòi hỏi mỗi đơn vị, mỗi cá nhân khi tham gia phải xác định được nhiệm vụ của mình trong từng khâu công việc.
Đề tài “Công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Phân hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Thành phố Hồ Chí Minh, thực trạng và giải pháp” được thực hiện nhằm khảo sát, đánh giá một cách tổng thể về công tác soạn thảo, ban hành văn bản tại Phân hiệu. Qua nghiên cứu, khảo sát, nhóm rút ra một số kết luận như sau:
Một là, đề tài đã khái quát các vấn đề cơ bản về cơ sở pháp lý, lý luận
về văn bản, công tác văn thư và những nội dung cơ bản của công tác soạn thảo, ban hành văn bản nói chung và tại Phân hiệu nói riêng.
Hai là, khái quát về chức năng, nhiệm vụ của Phân hiệu để qua đó biết
được các loại văn bản do Phân hiệu soạn thảo, ban hành. Đồng thời qua khảo sát đánh giá được công tác soạn thảo, ban hành văn bản tại Phân hiệu.
Ba là, đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác soạn thảo và ban hành văn bản.
Tại Phân hiệu việc soạn thảo, ban hành văn bản có nhiều ưu điểm như bố cục văn bản ngắn gọn, nội dung văn bản rõ ràng, thể thức văn bản đầy đủ.