hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Thành phố Hồ Chí Minh
Nhận thức vai trò, tầm quan trọng của công tác soạn thảo và ban hành
văn bản trong hoạt động quản lý và điều hành của Phân hiệu. Phân hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Thành phố Hồ Chí Minh xác định công tác soạn thảo và ban hành văn bản là một nhiệm vụ quan trọng, mang tính chất thường xuyên, đặc biệt trong giai đoạn đẩy mạnh cải cách hành chính hiện nay.
Từ năm 2019 đến nay, số lượng văn bản tại Phân hiệu được hình thành trong quá trình hoạt động tương đối nhiều, năm sau cao hơn năm trước.
Cụ thể:
Thời gian Văn bản đi Văn bản đến
Năm 2019 3202 1957
Năm 2020 2550 2275
Các loại văn bản hành chính được ban hành tại Phân hiệu bao gồm: Quyết định, báo cáo, thông báo, tờ trình, kế hoạch, công văn…
Việc soạn thảo và ban hành văn bản tại Phân hiệu được thực hiện theo trình tự các bước theo quy định của Nhà nước.
2.2.1. Soạn thảo văn bản
Soạn thảo văn bản là một trong những nội dung quan trọng trong quy trình soạn thảo và ban hành văn bản tại Phân hiệu Trường Đại học Nội vụ tại Thành phố Hồ Chí Minh.
Căn cứ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và mục đích, nội dung của văn bản cần soạn thảo, các phòng, khoa, trung tâm thực hiện việc soạn thảo các văn bản thuộc chức năng, nhiệm vụ của đơn vị được giao. Các đơn vị hoặc cá nhân được giao chủ trì soạn thảo văn bản thực hiện các công việc: xác định tên loại, nội dung và độ mật, mức độ khẩn của văn bản cần soạn thảo; thu thập, xử lý thông tin có liên quan; soạn thảo văn bản đúng hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày.
Như vậy, đối chiếu với quy định chung công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Phân hiệu thực hiện đúng theo quy định, bao gồm các bước:
Bước 1. Xác định mục đích ban hành văn bản.
Mục đích ban hành văn bản là một vấn đề quan trọng trong toàn bộ quy trình soạn thảo văn bản. Nó cho phép xác định đúng cái đích mà người soạn thảo phải đạt được và là chỗ dựa cho tất cả các bước tiếp theo trong quy trình soạn thảo văn bản.
Xác định mục đích ban hành văn bản có tác dụng nhiều mặt. Trước hết, xác định mục đích cho phép giới hạn được nội dung của văn bản. Khi mục đích của việc ban hành văn bản đã được xác định, nghĩa là vấn đề cần giải quyết cũng được xác định. Như vậy, nội dung của văn bản sẽ được giới hạn trong phạm vi của vấn đề mà văn bản cần giải quyết.
Nhóm tác giả đã sử dụng phương pháp phỏng vấn trực tiếp đối với một số viên chức, giảng viên đang công tác tại Phân hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Thành phố Hồ Chí Minh để trao đổi về vấn đề xác định mục đích ban hành văn bản cụ thể: “Với hình thức là công văn, khi được ban hành nhằm mục đích gì? Việc xác định mục đích văn bản có vai trò quan trọng như thế nào đối với việc soạn thảo văn bản?”.
Kết quả phỏng vấn cho thấy mục đích của việc ban hành công văn là để hướng dẫn, để đôn đốc, để trả lời, để triệu tập cuộc họp và để chỉ đạo. Chỉ khi xác định được mục đích ban hành thì việc soạn thảo văn bản trở nên rất dễ dàng,
tránh trường hợp soạn thảo và ban hành sai tên loại, thể thức và nội dung của văn bản theo quy định.
Ngoài ra, trong quá trình thực hiện đề tài nhóm tiến hành khảo sát về các nội dung như: thông báo Lịch nghỉ tết và thông báo thời gian đóng học phí có cần phải ban hành văn bản không? Tỷ lệ người được khảo sát trả lời cần phải ban hành văn bản là 100% và không cần ban hành văn bản là 0% trên tổng số 18 viên chức và giảng viên được khảo sát. Nội dung của hai văn bản trên đều nhằm mục đích thông báo, thông tin tới sinh viên về thời gian nghỉ Tết và thời gian đóng học phí của Phân hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Thành phố Hồ Chí Minh. Điều đó đã chứng minh rằng việc xác được mục đích khi ban hành văn bản (nhằm để thông báo) đóng vai trò rất quan trọng và 100% viên chức và giảng viên đang công tác tại Phân hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Thành phố Hồ Chí Minh đều xác định được chính xác mục đích ban hành văn bản.
Qua khảo sát thực tế tại Phân hiệu, trên cơ sở nhiệm vụ được giao người soạn thảo văn bản bắt đầu tiến hành xây dựng dự thảo văn bản. Người được giao trách nhiệm soạn thảo văn bản xác định rõ mục đích của việc ban hành văn bản là để giải quyết vấn đề gì (để quy định chế độ, chính sách; để giải thích, hướng dẫn thực hiện một văn bản của cấp trên; báo cáo công tác định kỳ hoặc đột xuất; để trả lời đề nghị của cơ quan hoặc cá nhân…). Trong việc xác định mục đích ban hành văn bản, các cá nhân soạn thảo đã chú ý những vấn đề mà văn bản sẽ giải quyết thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan và đơn vị mình chịu trách nhiệm.
Bước 2. Chọn tên loại văn bản.
Việc xác định mục đích ban hành văn bản giúp cho việc xác định được tên loại của văn bản mà các đơn vị trong Phân hiệu được phân công soạn thảo. Về cơ bản, khi soạn thảo văn bản các đơn vị, cá nhân đã xác định được mục đích ban hành văn bản vì vậy các văn bản soạn thảo đã xác định được đúng tên loại.
Để có được tên loại văn bản chính xác, ngoài việc dựa vào mục đích ban hành văn bản, các đơn vị, cá nhân khi soạn thảo văn bản còn dựa vào thẩm quyền ban hành văn bản của đơn vị mình.
Theo kết quả khảo sát đối với Trưởng, Phó các phòng và một số giảng viên tại Phân hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phân hiệu tại Thành phố Hồ Chí Minh (18 người) cho thấy 100% viên chức và giảng viên đang công tác tại Phân hiệu đều xác định được đúng tên loại văn bản khi ban hành (Phụ lục số 1).
Tại Phân hiệu chỉ được ban hành các văn bản hành chính nên việc xác định tên loại văn bản các đơn vị, cá nhân soạn thảo đã cơ bản xác định đúng tên loại văn bản mà đơn vị cần ban hành.
Bước 3. Thu thập, xử lý thông tin.
Thu thập thông tin là quá trình xác định nhu cầu thông tin, tìm nguồn thông tin, thực hiện tập hợp thông tin theo yêu cầu nhằm đáp ứng mục tiêu đã được định trước.
Một văn bản ban hành có chất lượng tốt, đem lại hiệu quả cao trong giải quyết công việc, người soạn thảo văn bản cần phải thu nhập đầy đủ thông tin liên quan đến nội dung văn bản qua các nguồn, kênh thông tin khác nhau. Mỗi kênh thông tin có những ưu điểm và nhược điểm riêng, phù hợp với mỗi loại thông tin cần thu thập. Việc lựa chọn nguồn thông tin thích hợp đảm bảo hiệu quả quá trình thu thập thông tin và chất lượng của thông tin.
Tại Phân hiệu việc thu thập, xử lý thông tin là nội dung rất quan trọng trong soạn thảo văn bản. Vì vậy khi soạn thảo bất kỳ một loại văn bản nào các viên chức được giao nhiệm vụ đều phải thu thập, xử lý thông tin. Thực tế, khi soạn thảo văn bản các viên chức tại Phân hiệu đều là những người có chuyên môn nghiệp vụ nên các văn bản ban hành về cơ bản đạt chất lượng. Tuy nhiên, bên cạnh những ưu điểm thì vẫn còn có những văn bản sau khi ban hành mới phát hiện ra sai sót về mặt nội dung cần phải đính chính hoặc thu hồi.
Để đảm bảo tính khách quan, nhóm nghiên cứu đã trực tiếp phỏng vấn một số viên chức và giảng viên đang công tác tại Phân hiệu về vấn đề thu thập, xử lý thông tin trong quá trình soạn thảo văn bản.
Nội dung phỏng vấn đó là:
1. Theo ông/bà khi soạn thảo văn bản các đơn vị, cá nhân có cần phải thu thập đầy đủ các thông tin liên quan tới văn bản cần soạn thảo không?
2. Khó khăn của ông/bà khi thu thập thông tin phục vụ cho việc soạn thảo văn bản như thế nào?
Nhóm nghiên cứu đã nhận được câu trả lời như sau:
1. Có, vì khi có đầy đủ các thông tin sẽ tạo điều kiện thuận lợi, dễ dàng trong việc xây dựng đề cương và soạn thảo văn bản đúng mục đích ban hành.
2. Khó khăn là: đôi khi thiếu thông tin cần thu thập hoặc quá nhiều thông tin nên gây ra nhiễu loạn.
Ngoài ra, trong quá trình thực hiện đề tài nhóm đã khảo sát 18 viên chức trong Phân hiệu đó là những người thường xuyên tham gia soạn thảo văn bản. Qua đó, chúng ta có thể thấy việc thu thập và xử lý thông tin trong soạn thảo văn bản lên đến 94,4% trên tổng số viên chức được khảo sát còn gặp khó khăn trong việc thu thập và xử lý thông tin để soạn thảo văn bản.
2.2.2. Duyệt bản thảo
Văn bản sau khi được soạn thảo, sẽ được trình cho người có thẩm quyền để phê duyệt. Việc trình duyệt văn bản tùy theo từng loại văn bản mà có quy trình khác nhau.
Theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư, quy định: “Bản thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký văn bản duyệt. Trường hợp bản thảo văn bản đã được phê duyệt nhưng cần sửa chữa bổ sung thì phải trình người có thẩm quyền ký xem xét, quyết định”.
Tại Phân hiệu văn bản do các đơn vị soạn thảo thường được giao cho các chuyên viên tự soạn thảo, đánh máy trực tiếp sau đó chuyển cho trưởng
đơn vị kiểm tra về mặt nội dung và ký tắt vào cuối nội dung văn bản. Nhưng trong thực tế một số văn bản không thực hiện bước duyệt bản thảo vì vậy có những văn bản ký ban hành vẫn còn có sai sót về nội dung.